Smq - procedura de lucru

C.N. ROMARM S.A.

S.C. INSTITUTUL DE CERCETARE PROIECTARE SISTEME DE PRODUCTIE S.A.

SMQ

PROCEDURA DE LUCRU

1 SCOP

Prezenta procedura are drept scop stabilirea metodelor de control al tuturor documentelor interne ale institutului, precum si ale celor de provenienta externa.

Procedura defineste metodele de control necesare pentru :

a)      a aproba documentele, inainte de emitere, in ceea ce priveste adecvarea acestora;

b)      a analiza, a actualiza daca este cazul, si a re-aproba documentele;

c)      a se asigura ca sunt identificate modificarile si stadiul revizuirii curente ale documentelor;

d)     a se asigura ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la punctele de utilizare;

e)      a se asigura ca documentele raman lizibile si identificabile cu usurinta;

f)       a se asigura ca documentele de provenienta externa sunt identificate iar distributia lor este controlata;

g)      a preveni utilizarea neintentionata a documentelor perimate si a le aplica o identificare adecvata daca sunt pastrate pentru orice alt scop.

2 DOMENIUL DE APLICARE

Controlul documentelor include documentele SQ, specificatiile si standardele referitoare la calitate, documentele externe, documentele aferente aprovizionarii, proiectarii, fabricatiei si inspectiei, documentele specifice SFC, BRU si BDS.

3 DEFINITII SI PRESCURTARI

3.1 Definitii

3.1.1 Document = Informatie impreuna cu mediul sau suport;

3.1.1 Specificatie = Document care stabileste cerinte;

3.1.2 Inregistrare = Document prin care se declara rezultate obtinute sau furnizeaza dovezi ale activitatilor realizate.

Prescurtari

BCP = Birou Contractare Programare;

CSSDE = Compartiment Structura de Securitate, Documentare, Editie;

CRU = Compartiment Resurse Umane;

BQ = Biroul Calitate;

CTA = Comisia Tehnica de Avizare;

DG = Directorul General;

DCP = Director Cercetare-Proiectare;

DP = Director Proiectare;

DT = Director Tehnic;

MC = Manualul Calitatii;

PS = Procedura de Sistem;

PL/IL = Procedura de Lucru/Instructiune de Lucru

RMC = Reprezentantul Managementului pentru Calitate;

RQ = Responsabil cu Calitatea din compartiment;

SQ = Sistemul de management al calitatii;

4 DOCUMENTE DE REFERINTA SI CONEXE

4.1 Documente de referinta

SR EN ISO 9001 : 2001;

SR EN ISO 9000 : 2001;

MC-01 = "Manualul Calitatii al S.C. ICPSP S.A.";

Legea 182 / 2002 privind protectia informatiilor clasificate

4.2 Documente conexe

DOC-PL-01 = "Elaborarea, codificarea si revizuirea documentelor sistemului calitatii";

DOC-PL-03 = "Primirea, inregistrarea, manipularea, difuzarea si pastrarea documentelor cu caracter secret";

DOC-PL-04 = "Gestionarea si manipularea documentatiei tehnice (originale si copii) a literaturii, licentei si standardelor din BDE";

DOC-PL-06 = "Protectia si securitatea datelor pe calculatoarele electronice";

DOC-PL-07 = "Manipularea si arhivarea datelor pe suport magnetic".

5 DESCRIEREA PROCEDURII

5.1 Principalele elemente de control al documentelor sunt descrise in diagrama flux prezentata in Anexa A.

5.2 Prin controlul documentelor, indiferent de suportul acestora, se asigura ca:

a) editiile in vigoare ale documentelor aplicabile sunt disponibile in toate locurile unde se executa activitati esentiale pentru functionarea eficace a SQ;

b) documentele care nu sunt valabile si/sau sunt perimate sunt retrase prompt si controlat, prin consemnare in lista de difuzare-retragere, din toate punctele de difuzare sau de utilizare, sau sunt asigurate impotriva utilizarii neintentionate;

c) documentele perimate pastrate in scopuri juridice si/sau de conservare a cunostintelor sunt identificate prin inscriptionarea "INFORMATIV" pe pagina de garda.

5.3 Toate documentele sunt elaborate, verificate, analizate si aprobate in conformitate cu responsabilitatile din Anexa B.

5.4 Declaratia de politica a calitatii si Programul anual de management al calitatii, care contine obiectivele masurabile declarate de managementul de la cel mai inalt nivel, reprezinta documente controlate. Stadiul revizuirii curente a acestor documente este identificat prin data la care au fost emise.

5.5 Elaborarea, actualizarea si modificarea documentelor SQ se face conform procedurii

DOC-PL-01. Difuzarea documentelor SQ (pozitiile 1-6 din anexa B), la compartimentele implicate se face de catre BQ, pe baza listei de difuzare-retragere aprobata de directorul general.

Evidenta si controlul documentelor SQ existente la compartimente se efectueaza de catre RQ prin tinerea la zi a "Listei documentelor SQ in vigoare" (Anexa C).

Pentru documentatia tehnica de executie, documentatie tehnico-economica (documentele de la pozitia 7 din anexa B), difuzarea se face de catre elaborator conform procedurii cod

DOC-PL-04 = "Gestionarea si manipularea documentatiei tehnice, a literaturii, licentei si standardelor din CSSDE".

Documentatia tehnica de executie si documentele aferente, specifice unui produs sunt tinute sub control de catre seful CSSDE, sefii de compartimente, respectiv seful Grupei ITC, conform procedurii DOC-PL-04.

Pastrarea documentatiei tehnice este pe perioada nedeterminata, cu precizarea necesitatii retragerii, distrugerii sau identificarii prin inscriptionarea cu mentiunea "INFORMATIV" a documentatiilor iesite din uz sau inlocuite.

5.7 Tehnologiile de inspectie, elaborate in cazul produselor complexe, sau listele de verificari in cazul produselor unicat sau de serie mica, sunt tinute sub control de seful Grupei ITC, conform procedurilor de inspectie aferente.

5.8 Standardele profesionale militare se elaboreaza conform Instructiunilor M.Ap.N. si sunt tinute sub control conform procedurii DOC-PL-04.

5.9 Documentele cu caracter secret de stat si secret de serviciu sunt tinute sub control conform procedurii DOC-PL-03 - "Primirea, inregistrarea si manipularea documentelor cu caracter secret".

5.10 Documentele specifice altor compartimente / activitati (secretariat, SFC, BCP, CRU, Serviciul Administrativ, Registratura) sunt tinute sub control conform procedurilor de lucru sau metodologiilor specifice.

11 Inregistrarile calitatii (pozitia 10 din Anexa A) sunt tinute sub control conform procedurii "Controlul inregistrarilor calitatii" cod PS-4.2.4 si procedurilor de lucru specifice.

5.12 Revizuirile / modificarile documentelor vor fi analizate si aprobate de aceleasi functii care le-au analizat si aprobat initial. Functiile desemnate vor avea acces la informatii adecvate, pe care sa-si fundamenteze analiza si aprobarea.

Pentru documentele SQ, continutul reviziei sau modificarii va fi identificat prin intocmirea Raportului de revizie /modificare conform procedurii DOC-PL-01.

5.13 Documentele si datele pe suport magnetic sunt tinute sub control conform procedurilor:

DOC-PL-06 = "Protectia si securitatea datelor pe calculatoarele electronice" si

DOC-PL-07 = "Manipularea si arhivarea datelor pe suport magnetic".

5.14 Documentatia de provenienta externa (standarde, publicatii si alte documente de referinta - suport al activitatii de cercetare-dezvoltare) se regaseste in compartimente, la Seful ITC si la Biblioteca tehnica. Acestea sunt organizate pe sectiuni specifice tipurilor de documentatii identificabile in raport cu produsele sau procesele in cauza, asigurandu-se regasirea lor rapida.

Utilizarea documentelor de provenienta externa se controleaza specificand versiunea valabila a documentului extern si eliminand sau identificand conform pct. 5.2 c), documentele nevalabile sau perimate.

Daca prin contract nu se specifica editia documentelor externe aplicabile, se utilizeaza ultima editie a documentului aflat in vigoare.

5.15 Pentru a confirma faptul ca documentele emise in interiorul institutului au un continut tehnic si operational acceptabil, este important de a asigura ca aceste documente sunt complete, corecte ca format si ca nu contin greseli care ar putea duce la neintelegeri. Acest lucru se obtine prin monitorizarea si confirmarea fiecarei etape a procesului de elaborare a documentului. In Anexa D este prezentata diagrama flux a elaborarii si aprobarii documentelor.

5.16 In cazurile in care un document este aplicabil mai multor functii / compartimente si daca este necesara analiza prealabila a documentului respectiv, elaboratorul intocmeste un proiect al documentului si "Formularul de analiza a proiectului documentului", (Anexa D) care insoteste documentul pe parcursul circuitului de analiza.

5.17 Toate documentele aprobate sunt identificate in mod unic (prin numar de inregistrare / cod unic de identificare). Atunci cand apare o noua versiune a unui document aprobat, copiile tuturor versiunilor anterioare se distrug.

6 ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI

6.1 Directorul General:

a)      Aproba documentele emise in interiorul institutului, conform Anexa B;

b)      Semneaza Declaratia de politica a calitatii, avand in acest sens autoritatea desemnata din partea Managementului de la cel mai inalt nivel al institutului;

c)      Aproba difuzarea la factorii implicati a documentelor sistemului de management al calitatii si a celorlalte documente, conform procedurilor de lucru specifice;

d)     Nominalizeaza responsabilii pentru elaborarea diferitelor tipuri de documente.

6.2 DCP / DP / DT:

a)      Stabilesc responsabilii pentru editarea si verificarea documentelor elaborate in cadrul compartimentelor direct subordonate;

6.3 Reprezentantul Managementului pentru Calitate:

a)      Intocmeste Programul anual de management al calitatii;

b)      Analizeaza si, dupa caz, aproba documentele specifice ale sistemului de management al calitatii, conform procedurilor aplicabile.

6.4 Sefii de compartimente:

b)    Raspund de stabilirea Listei documentelor in vigoare, aplicabile activitatilor pe care le desfasoara;

c)    Asigura accesul personalului la documentele aplicabile activitatii desfasurate;

d)     Asigura securitatea documentelor si protectia impotriva unor modificari, copieri sau eliminari neautorizate;

e)      Stabilesc responsabilii pentru editarea si verificarea documentelor elaborate in cadrul compartimentelor;

f)       Decid retinerea sau iesirea din uz a documentelor elaborate in cadrul compartimentelor.

6.5 Seful BQ:

a)   Verifica prin audituri interne modul in care sunt satisfacute cerintele privind controlul documentelor si anume:

existenta la compartimente a documentelor SQ aplicabile, difuzate pe baza listei aprobate, sau disponibilitatea acestora prin reteaua informatica a institutului;

pentru toate documentele SQ controlate, verifica daca editiile utilizate in momentul auditului corespund cu ultimele editii ale acestora aflate in evidenta BQ,

verifica daca activitatile specifice compartimentului auditat se desfasoara conform procedurilor specifice aprobate.

b)  Raspunde de activitatile de control al documentelor ce ii revin prin fiecare procedura;

c)   Pregateste si gestioneaza documentele necesare in vederea certificarii SQ de catre organisme abilitate in acest sens;

d)     Propune masuri pentru imbunatatirea activitatii de control al documentelor.

6.6 Responsabilii cu Calitatea din compartimente:

a) Raspund de tinerea evidentei documentelor in vigoare, intocmind in acest sens un dosar/registru de evidenta a documentelor.

b) Pentru documentele SQ tin la zi "Lista documentelor SQ in vigoare", pusa la dispozitie de BQ, marcand pe aceasta copiile pe suport hartie ale documentelor SQ existente la compartiment.

6.7 Atributiile si responsabilitatile pentru elaborarea, verificarea, analizarea si aprobarea documentelor sunt cele prezentate in Anexa A astfel:

6.7.1Elaboratorii documentelor:

a)     Raspund de continutul tehnic al documentului elaborat, precum si de modul de prezentare a acestuia,

b)      Executa amendarea la timp a tuturor documentelor elaborate, pe toata perioada in care acestea se folosesc in activitatile la care se refera.

6.7.2 Verificatorii documentului controlat:

a)     Executa verificarea de forma si de fond a documentului avand in vedere reglementarile / procedurile / instructiunile ce stau la baza elaborarii documentului.

b)    Semneaza documentul daca acesta corespunde cerintelor sau fac propuneri de corectare / completare a acestuia.

6.7.3 Persoanele nominalizate pentru analiza documentelor:

a) Primesc de la elaborator proiectul de document insotit de Formularul de analiza a proiectului documentului (formular cod F-S-4.2.3-2 prezentat in anexa E) si inscriu pe acest formular observatiile si comentariile pe care le au fata de forma si continutul proiectului de document.

7 INREGISTRARI

7.1 Pentru aplicarea prezentei proceduri se utilizeaza urmatoarele formulare:

"Lista documentelor SQ in vigoare", formularul cod F-S-4.2.3-1, prezentat in anexa C;

"Formular de analiza a proiectului documentului", cod F-S-4.2.3-2, prezentat in anexa E.

7.2 Documentele mentionate la cap. 6 al prezentei proceduri se inregistreaza in conformitate cu procedurile specifice.

7.3 Lista documentelor SQ in vigoare este elaborata anual, inregistrata de catre BQ si difuzata la toate compartimentele. Revizuirea Listei documentelor SQ in vigoare se face de catre BQ, ori de cate ori este nevoie, indicandu-se stadiul reviziei pe pagina corespunzatoare.

7.4 RQ gestioneaza si tin la zi Lista documentelor SQ in vigoare conform pct. 6.6 b) al prezentei proceduri.

8 ANEXE

Prezenta procedura contine urmatoarele anexe:

ANEXA A: Diagrama flux a procesului de control al documentelor;

ANEXA B: Responsabilitatile in cadrul ICPSP privind elaborarea documentelor;

ANEXA C: "Lista documentelor SQ in vigoare", formular cod F-S-4.2.3-1;

ANEXA D: Diagrama flux a procesului de aprobare a documentelor;

ANEXA E: "Formular de analiza a proiectului documentului", formular cod F-S-4.2.3-2.

ANEXA A

Diagrama flux a procesului de control al documentelor

ANEXA B

RESPONSABILITATILE IN CADRUL SC ICPSP SA PRIVIND ELABORAREA DOCUMENTELOR

ANEXA C

ANALIZAT

REPREZENTANTUL MANAGEMENTULUI

pentru CALITATE, INTOCMIT

BQ,

________________ ____

_______________

F-S-4.2.3-1 Editia 2

ANEXA D

Diagrama flux a procesului de aprobare a documentelor

Analiza proiectului documentului

ANEXA E

S.C. ICPSP S.A. Bucuresti

Comp. . .

FORMULAR DE ANALIZA

a proiectului documentului

I. Informatii privind documentul elaborat

Denumirea documentului si editia: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Initiator (persoana care a dispus elaborarea documentului): . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Scopul documentului: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Beneficiar (cui se adreseaza documentul): . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Documente de referinta: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Elaborator: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

II. Persoanele desemnate sa analizeze proiectul documentului

III. Comentarii, observatii (inclusiv lipsurile proiectului documentului) in raport cu scopul declarat si documentele de referinta:

NOTE: *) - Daca una din persoanele care analizeaza proiectul documentului nu are observatii, se consemneaza acest lucru in tabel

**) - Daca spatiul alocat nu este suficient, se continua pe alte file atasate.

F-S-4.2.3-2 Editia 2