Afaceri	Agricultura	Economie	Management	Marketing	Protectia muncii
	Transporturi

Asigurari

Index » business » » afaceri » Asigurari
» TRAINING TEHNIC PENTRU PROMOTERII RCA

TRAINING TEHNIC PENTRU PROMOTERII RCA

TRAINING TEHNIC PENTRU PROMOTERII RCA

Mic dictionar practic si operatiunile tehnice in stand

Mic dictionar practic de termeni utili pentru promoterii RCA

A) Despre actorii implicati in procesul de asigurare

1. Asigurator = compania de asigurare care emite polita de asigurare pe care o incheie promoterii cu clientii, la care "varsam" toti banii pe care ii incasam pe aceste polite, si este cea care va acorda despagubirile in cazul in care clientul va produce un accident (dauna).

La stand promovam polite RCA de la 3 asiguratori, fiecare cu propriile lui polite (chiar daca ele au acelasi format).

2. Asigurat (valabil in cazul RCA) persoana fizica (PF - persoana particulara) sau juridica (PJ - societate comerciala, societate de leasing, companie, firma, cabinet medical, cabinet de avocatura etc.) care apare in talonul masinii ca proprietar ("detinator", "proprietarul vehiculului").

3. Proprietar persoana fizica (PF) sau persoana juridica (PJ) ce este trecuta in talonul masinii la rubrica "Detinator" / "Proprietarul vehiculului".

4. Utilizator = stricto senso, utilizator nu este persoana care utilizeaza pur si simplu masina ci persoana care dovedeste calitatea de utilizator prin unul din urmatoarele acte:

- contract de inchiriere / contract de comodat / contract de leasing.

5. Broker de asigurare compania care ofera servicii de asigurare clientilor, inclusiv serviciul de a aduce cat mai aproape de client oferte RCA de la mai multi asiguratori (cum e cazul companiei Otto Broker in campania RCA).

6. Client = persoana care se prezinta la stand pentru a incheia polita RCA, si care poate fi chiar proprietarul masinii (asiguratul) dar poate fi si o alta persoana care are legatura cu proprietarul de drept;

unul din membrii familiei (proprietar - deci asigurat - fiind un alt membru al familiei, adica o alta PF);

soferul companiei (proprietar - deci asigurat - fiind compania, adica o PJ);

patronul companiei (proprietar - deci asigurat - fiind compania, adica o PJ chiar daca patronul, ca persoana fizica, este proprietarul companiei);

persoana care are in derulare un contract de leasing (si care, potrivit legii, are astfel calitatea de utilizator, proprietarul fiind compania de leasing) etc.

B) Despre componentele (rubricile) politei

7. Asigurarea RCA este o asigurare obligatorie legal pentru toti proprietarii ("Detinatorii" / "Proprietarii") de vehicule. In baza asigurarii RCA, atunci cand provoaca un accident din vina sa proprietarul (asiguratul) obtine dreptul ca asiguratorul sa despagubeasca victima pentru daunele rezultate din accident. Asigurarea RCA este valabila numai pe teritoriul Romaniei.

8. Polita RCA este un document cu regim special, care, dupa completare si semnare, are valoare de contract comercial intre cele 2 parti semnatare: asiguratorul si asiguratul. Calitatea de document cu regim special inseamna ca aceste documente au un regim strict in ceea ce priveste evidenta emiterii si evidenta consumurilor si a existentului pe teren. Tocmai de aceea, in stand promoterii trebuie sa respecte strict regulile prezentate in acest suport de training privind administrarea politelor.

9. Vigneta se livreaza separat de polita RCA si are acelasi numar cu aceasta. Aceasta reprezinta o dovada vizibila a politei de asigurare RCA.

ATENTIE !!! - Fiecare polita are numai o singura vigneta valabila (=cea care are acelasi numar cu polita), de aceea trebuie sa fiti atenti la stand sa "potriviti" corect polita cu vigneta ei).

10. Asigurarea Carte Verde asiguarea internationala pentru autovehicule, care este oferita in mod gratuit alaturi de compania de asigurarea RCA.

C) Despre brokerul de asigurare Otto Broker

Otto Broker de Asigurare SRL este o companie independenta de brokeraj in asigurari, cu capital 100% romanesc, prezenta pe piata asigurarilor din Romania din anul 2001. Otto Broker este autorizat de Comisia de Supraveghere a Asigurarilor din Romania (CSA) si functioneaza in conformitate cu Legea nr. 32/2000, fiind inregistrata in Registrul Brokerilor sub numarul RBK 001. Pana la sfarsitul anului 2008 activam sub denumirea de Total Advisor Insurance Broker, dar din motive strategice si de marketing ne-am re-brand-uit in Otto Broker de Asigurare.

Ca o confirmare a performantei si a dezvoltarii sale solide, din anul 2005 Otto Broker a devenit membru U.N.S.I.C.A.R. (Uniunea Nationala a Societatilor de Intermediere si Consultanta in Asigurari din Romania).

Otto Broker ofera clientilor sai absolut toate tipurile de asigurari (CASCO, locuinte, cladiri, bunuri, medicale, raspundere, viata etc.) inclusiv asigurarea RCA.

Pentru clientii de la stand care sunt interesati si de alte asigurari in afara de RCA, promoterii trebuie sa procedeze astfel:

Sa noteze numele clientului, numarul de telefon si asigurarea de care acesta este interesat.

Sa comunice clientului ca va fi sunat a doua zi de cineva de la companie pentru a discuta cu el.

In aceeasi zi sa transmita coordonatorului de locatie cele notate.

 

Tipul si ordinea de efectuare a operatiunilor tehnice ce trebuie efectuate in stand

Operatiunile tehnice in stand pe care trebuie sa le efectueze promoterii sunt repartizate in 2 grupe:

A)   Operatiunile tehnice in prezenta clientului.

B)   Operatiunile tehnice in absenta clientului - administrarea politelor, chitantelor, borderourilor si a banilor incasati.

A) Operatiunile tehnice in prezenta clientului.

1. Operarea cu tarifarele - stabilirea primei de asigurare pentru autoturismul clientului, la fiecare dintre cele 3 companii de asigurare.

2. Completarea chitantei.

3. Completarea politei ("fara semnatura asiguratului").

4. Incasarea primei de asigurare de la client.

5. Semnarea si inmanarea politei 1 (+ chitanta 1).

6. Capsarea chitantei 2 la polita 2 si depunerea lor in mapa personala.

B) Operatiunile tehnice in absenta clientului - Administrarea politelor, chitantelor, borderourilor si a banilor incasati.

1. Solicitarea de polite si chitantiere de la cordoonatorul de locatie.

2. Preluarea in gestiune personala, pe baza de bonuri de consum, a pachetelor de polite si chitantierelor.

3. Inscrierea in borderoul intern individual a politelor "consumate".

4. Operatiunile de predare - predarea borderourilor interne completate, a politelor si chitantelor consumate.

5. Operatiunile de verificare a documentelor necompletate ramase la final de tura.

6. La final de proiect, predarea - pe baza de bon de retur - a politelor si a chitantierelor ramase.

Operatiunile tehnice in prezenta clientului includ, in momentul operarii cu tarifarele, prezentarea standard a ofertei si avantajelor:

1. "- Buna ziua, poftiti va rog! Cum va pot fi de folos?"

2. "- Noi va oferim posibilitatea sa alegeti intre mai multe oferte RCA."

3. "- Avem pentru Dvs. 3 oferte RCA de la 3 companii de asigurare: ."

4. "- Le-am selectat pe acestea 3 pentru ca sunt cele mai bune pentru Dvs. Dintre toate care exista in acest moment."

5. "- Dati-mi, va rog, talonul Dvs., ca sa va pot spune EXACT prima la toate aceste 3 companii."

6. Operati cu tarifarele - identificati primele de asigurare in toate cele 3 tarifare si cititi-le clientului in ordinea:

a) tariful cel mai mare; b) tariful mediu; c) tariful cel mai mic.

7. Rezumatul persuasiv + intrebarea de comutare:

"- Aceastea sunt cele mai bune 3 oferte care exista acum pe piata. Care dintre ele va convine cel mai mult?"

PARTEA I

OPERATIUNILE TEHNICE IN PREZENTA CLIENTULUI

I. Operarea cu tarifarele - Stabiliti prima de asigurare pentru autoturismul clientului, la fiecare dintre cele 3 companii de asigurare

Aceasta este prima operatiune tehnica pe care o efectuati la stand in prezenta clientului si trebuie sa o faceti in timpul prezentarii ofertei si avantajelor, la pasul al 5-lea (vezi modelul standard al prezentarii ofertei).

Atentie maxima sa faceti corect acesta operatiune absolut in toate cazurile!

a) Polita pe care ati incheiat-o nu este valabila (pentru ca de fapt clientul plateste prima pentru un alt fel de masina decat cea pe care o are!) - clientul de fapt nu este asigurat - compania de asigurare nu va plati eventualele depagubiri in caz de dauna - clientul poate cere depagubiri de la Otto Broker pentru polita prost incheiata.

b) Trebuie sa contactati clientul in cauza, sa va deplasati la el si sa incheiati corect polita (lucru neplacut pentru el, mai ales daca trebuie sa mai platesca o diferenta de prima!)

c) Daca observa clientul inaintea voastra greseala facuta, poate reveni la stand si poate face (justificat!) atmosfera neplacuta - inclusiv poate sa ceara rezilierea politei si sa ii dati banii inapoi.

 

Ce inseamna, de fapt, sa stabiliti prima de asigurare la cele 3 companii de asigurare?

Inseamna sa efectuati urmatorii 2 pasi:

1. Utilizati talonul autoturismului (sau cartea de identitate a vehiculului - CIV):

Va informati din talon (sau CIV) cu pirivire la acele dat (PJ/PF, capacitate cilindrica etc.) care va sunt necesare pentru a putea urmari in fiecare din cele 3 tarifare nivelul de prima la care se incadreaza respectivul autoturism:

Datele din talon (format vechi sau nou) si CIV necesare pentru a va orienta in tarifare
Pentru orientarea pe prima coloana din tarifare	Pozitia
	In talon (format vechi)	In talon (format nou)		In CIV (verso)
Masa totala maxima autorizata	11. " Masele Totala max. autorizata"	F.1 "Masa incarcata maxim admisa d.p.d.v tehnic"		7. "Masele Totala max. autorizata"
Categoria autovehiculului	6. "Categoria"	J."Categoria vehiculului"		1. "Categoria"
Capacitatea cilindrica	17. "Motorul Cilindree"	P.1"Capacitatea motorului"		10."MotorulCilindree"
Numar total locuri pe scaune	13. "Numarul de locuri total"	S.1 "Nr de locuri inclusiv locul soferului"		8. "Numarul de locuri total"
Puterea motorului	17. "Motorul Putere maxima"	P.2 "Puterea neta maxima"		10. "Motorul Putere maxima"
Pentru orientarea pe linia - cap de tarifar	Pozitia
	In talon (format vechi)	In talon (format nou)	In CIV (fata)
PF / PJ	5. "Detinatorul/Adresa"	C.2"Proprietarul vehiculului"	1. "Nr. De inmatriculare. Detinator. Adresa"
Mentiune pt. pers. cu deficiente locomotorii	21. "Observatii"	Observatii	Mentiuni

Note privind utilizarea CIV

a) Toate datele inscrise in talonul vehiculului le gasiti si in CIV, dar numerotate diferit.

b) Atentie la fata CIV: pe aceasta fata exista o singura rubrica (1. "Nr. De inmatriculare. Detinator. Data nasterii. Adresa") ce se repeta de 6 ori (este destinata inscrierii proprietarilor succesivi, ca urmare a procesului repetat de vanzare-cumparare). Trebuie sa luati "de bune" intotdeauna numai datele inscrise in ultima rubrica ce a fost completata (pentru ca numai ea va spune cine este proprietarul actual)

c) Atentie la coloanele de pe verso-ul CIV: sunt 3 coloane care cuprind, fiecare in parte, pozitii numerotate de la 1 la 19. Trebuie sa luati "de bune" intotdeauna numai datele inscrise in ultima coloana completata (aceasta "ultima coloana completata" poate fi chiar prima, poate fi a doua sau poate fi a treia).

Explicatie pentru posibila existenta a mai multor coloane completate: Ori de cate ori se modifica una din caracteristicile vehiculului inscrise la poz. 1-19 din prima coloana, acesta modificare duce obligatoriu la completarea urmatoarei coloane - in care singului lucru care difera de prima coloana este doar pozitia ce a trebuit modificata.

d) Seria CIV se afla inscrisa si pe fata, si pe verso sub codul de bare.

2. Identificati in tarifare prima corecta pentru vehiculul clientului.

Tinand cont de ceea ce cititi in talon (carte de identitate), urmariti si identificati in talon prima ce corespunde situatiei clientului respectiv.

Pentru a stabili prima corecta de asigurare trebuie sa luati in considerare de la inceput toti factorii care influenteaza tariful (si pe care ii aveti inscrisi in tarifarul de la fiecare companie de asigurare):

1. Factorul "PF / PJ"

Pentru a stabili daca proprietarul e PF sau PJ (primele de asigurare sunt diferite intre PJ si PF),    trebuie sa va uitati in talon la pozitia "Detinator" / "Proprietarul vehiculului" (sau in CIV la rubrica 1 de pe fata CIV) si vedeti daca e trecut un nume de persoana fizica sau un nume de persoana juridica ("S.C. ").

Situatii particulare posibile la incadrarea PF sau PJ:

Atunci cand in talon sau    CIV la pozitia "Detinator" / "Proprietarul vehiculului" apare o denumire care incepe cu "S.C. .." trebuie sa incadrati ca PJ (adica sa stabiliti prima de PJ).

Situatiile particulare apar atunci cand la acesta rubrica ("Detinator" / "Proprietarul vehiculului") din talon sunt inscrise urmatoarele entitati juridice:

In toate aceste 3 situatii, trebuie sa incadrati fie ca PF, fie ca PJ in functie de urmatoarea informatie pe care o solicitati de la client: "- Cum este inregistrat cabinetul la Registrul Comertului, cu CNP sau cu CIF?" ♦ Daca clientul spune ca respectivul cabinet are CIF de la Registrul comertului - atunci incadrati ca PJ (stabiliti prima de PJ). Daca clientul spune ca respectivul cabinet NU are CIF ci este inregistrat la Registrul Comertului cu CNP-ul clientului - atunci incadrati ca PF (stabiliti prima de PF). Atentie! Nu uitati sa avertizati clientul ca acesta informatie pe care v-o ofera este pe propria lui raspundere (in situatia in care cabinetul in cauza este inregistrat cu CIF dar clientul va spune ca este inregistrat cu CNP, atunci polita nu este vabalila si asiguratorul nu va acorda despagubirile in caz de accident de circulatie).

1. Cabinet individual avocat

2. Cabinet individual notar

3. Cabinet medical

4. Compania de leasing: in acest caz incadrati in acest caz incadrati intotdeauna ca PJ, indiferent ca respectivul contract de leasing este cu o PF (o persoana particulara care isi cumpara in leasing un vehicul) sau cu o PJ (o firma care isi cumpara in leasing un vehicul).

Nota: Pentru toate vehiculele aflate in perioada de leasing, detinatorul - proprietarul - este tot compania de leasing; clientul in cauza, chiar daca el foloseste vehiculul, va deveni proprietar abia dupa achitarea ultimei rate catre compania de leasing. Pe toata perioada leasingului, clientul are calitatea e "Utilizator" si la aceasta rubrica il veti inscrie in polita RCA. In Carte Verde trebuie, insa, sa il treceti pe client la rubrica 7, "Numele si adresa asiguratului".

5. Proprietar PF care are un contract de comodat cu o PJ: in acest caz incadrati ca PJ (persoana juridica), chiar daca proprietarul este PF.

2. Factorul "Drept la reducere"

Sunt 2 categorii de reduceri care se fac la incheierea RCA:

A. Reducearea legala obligatorie

Drept la reducearea legala obligatorie (reducerea pe care o acorda toti asiguratorii) au urmatoarele 2 categorii de clienti PF (persoane fizice), dar numai in conditiile in acre pot face dovada ca detin acest drept:

a) Pensionarii

Dovada = un talon de pensie din ultimele 3 luni (sau o copie xerox).

Aceasta copie trebuie sa o atasati la polita! Daca respectivul client Nu are la el talonul, NU ii puteti acorda reducerea (chiar daca este vizibil dupa varsta ca nu poate fi decat pensionar!). Ii puteti incheia polita la pretul fara reducere.

b) Persoanele cu deficiente locomotorii

Dovada = mentiune in talon la pozitia "Observatii" atestand faptul ca interiorul vehiculului a fost modificat pentru a se adapta deficientei locomotorii; daca respectivul client are CIV, atunci dovada este mentiunea la rubrica "Mentiuni" privind acelasi tip de modificare ca cel de mai sus.

Daca aceasta metiune este inscrisa acolo, atunci ii acordam reducerea legala.

Daca mentiunea NU este inscrisa, NU puteti acorda reducerea, chiar daca este vizibil ca repectivul client are deficienta pe care o invoca si chiar daca, eventual, va arata orice alt fel de act doveditor (certificate medicale, decizii etc.).

B. Reducerile optionale pe care le ofera companiile de asigurare

De regula, fiecare companie de asigurare ofera si ea unele reduceri, in functie de strategia de vanzari pe care si-a stabilit-o. Exemplu:

Reducerea pentru plata integrala la asigurarea pe 1 an (este cel mai obisnuit tip de reducere practicat de majoritatea companiilor de asigurare).

II. Completarea chitantei

Inainte de a trece sa completati chitanta, trebuie sa intrebati clientul daca stie (sau daca are la el vreun act care contin urmatoarele date / daca are la cine apela telefonic):

CNP-ul (atunci cand proprietarul este PF);

CIF-ul (atunci cand proprietarul este PJ).

Daca uitati sa faceti acest lucru, veti avea neplacuta surpriza ca veti incepe sa scrieti polita dar nu veti putea sa si terminati completarea ei pentru ca nu veti putea inscrie nimic in rubrica "CNP/CUI Proprietar".

Cum arata o chitanta

TEX - ASIGURARI S.A. Cod de Inregistrare Fiscala: 8430276 Nr. De inmatriculare in Registrul Comertului/anul: J40/10673/1996 Sediul: Bucuresti, Sector 3,    Seria ABR Nr. 0002958 Str. George Enescu Nr. 35 CHITANTA nr. Data ..200 Am primit de la . Adresa Suma de .. adica Reprezentand: Casier,

Ce este chitantierul si la ce servesc chitantele

Chitantierul in sine este un document contabil care atesta, din punct de vedere financiar-contabil si juridic, faptul ca intre doua entitati (in cazul de fata: compania noastra si clientul) s-a efectuat o plata in numerar.

Chitantele se afla intr-un pachet compact numit chitantier.

Chitantierul este compus dintr-un numar de triplete de chitante autocopiative. Asta inseamna ca, practic, in chitantier fiecare chitanta se afla in triplu exemplar iar ceea ce promoterul scrie pe prima chitanta din triplet se imprima automat si pe celelalte doua.

Atentie!!! Feriti-ca de urmatoarea greseala!!!

Fiecare companie de asigurare are propriiile ei chitantiere. Este gresit sa dati o polita de la un asigurator si sa "taiati" o chitanta de la alt asigurator.

Daca ati facut greseala aceasta, trebuie sa o rezolvati singuri conform urmatorilor pasi:

Luati rapid legatura cu clientul (in aceeasi zi, inainte sa predati polita la coordonator) si anuntati-l de greseala facuta;

Stabiliti o intalnire cu el (daca nu poate veni la stand trebuie sa va deplasati voi la client) si: luati chitanta gresita de la client si "taiati"-i chitanta corecta;

Capsati la locul ei in chitantier chitanta gresita preluata de la client, puneti placuta despartitoare la finalul tripletului, trageti o linie diagonala si scrieti deasupra ei cu majuscule si mare "ANULAT".

Reguli de manipulare a chitantierului

a)        Aveti grija de chitantier, nu il pierdeti si nu il deteriorati !

b)       Nu lasati chitantierul pe pupitrul de scris atunci cand nu scrieti vreo chitanta (poate sa "dispara").

c)        Verificati si puneti placuta despartitoare de fiecare data cand incepeti sa scriti o chitanta.

Daca nu puneti placuta despartitoare intre triplete, atunci cand scrieti prima chitanta dintr-un triplet, ceea ce scrieti se autocopiaza nu numai pe urmatoarele 2 exemplare ale tripletului in cauza, ci si pe urmatorul triplet (lucru care nu trebuie sa se intample). In acest caz trebuie sa anulati respectivul triplet.

Cum completam chitanta

a)   Completam corect si integral toate rubricile chitantei, in spatiile special destinate.

b)   SCRIEM CITET ATAT LITERELE, CAT SI CIFRELE.

Cand completam chitanta

a)   Completam cate o chitanta pentru fiecare client care cumpara o polita de asigurare, fie ca este PF, fie ca este PJ (in contabilitate, chitanta "spune" ca plata intre cumparator si vanzator s-a facut in numerar).

Situatii speciale:

♦ Daca un client cumpara 2 polite, dar la asiguratori diferiti, completam 2 chitante: cate o chitanta pentru fiecare din cele doua polite.

Pe numele cui completam chitanta

La acest capitol exista o regula generala si cateva exceptii de la aceasta regula.

Regula generala: chitanta o completam pe numele proprietarului din talon al vehiculului.

Exceptii de la regula generala:

♦ Cazul 1 - Scriem chitanta pe numele utilizatorului (si nu pe cel al proprietarului din talon):

cand proprietarul este o companie de leasing;

cand clientul de la stand ne arata un contract de comodat sau de inchiriere si solicita sa facem chitanta pe numele utilizatorului trecut in aceste contracte.

♦ Cazul 2 - Scriem chitanta pe numele unei alte persoane (care nu e nici proprietarul, nici utilizatorul):

cand proprietarul din talon este decedat (scriem chitanta pe numele persoanei indicate de clientul la stand). Polita, insa, o veti scrie pe numele proprietarului din talon, chiar daca el este decedat.

daca persoana de la stand (care nu are calitatea de proprietar, nici pe cea de utilizator) insista sa faceti chitanta pe numele ei.

In acest caz 2 procedati astfel:

La rubrica "Am primit de la .." scrieti numele persoanei care plateste sau care insista sa fie trecuta in chitanta, iar in paranteza scrieti numele proprietarului.

Exemplu:

"Am primit de la Enahe Mihnea (pentru Alterescu George)".

Cand (in ce moment al vanzarii) completam chitanta

Regula: chitanta o completam dupa ce am completat tarifele, am pus intrebarea privind CNP-ul/CIF-ul si am incasat banii. Abia dupa ce completam chitanta, incepem sa completam si polita.

III. Completarea politei (fara "Semnatura asiguratului")

Precizari:

Este interzis promoterilor sa "imprumute" polite unii de la altii!!!

Cronologic, etapa de completare a politei urmeaza dupa ce ati facut prezentarea ofertei si avantajelor si ati operat cu tarifarele (deci ati stabilit prima de asigurare), si dupa ce ati completat chitanta, fara sa o "rupeti" din chitantier.

Daca ati urmat strict regulile de prezentare a ofertei si avantajelor (inclusiv solicitand talonul masinii la momentul care vi s-a indicat in suportul de training), atunci in momentul cand treceti la completarea efectiva a politei aveti deja in mana talonul masinii sau cartea de identitate a masinii sau polita veche a masinii.

In momentul in care treceti la completarea politei, deja ati facut incadrarea masinii clientului in tarifare (ati stabilit care este prima de asigurare). De aceea, in capitolul d fata nu vom mai prezenta si procedura de incadrare a masinii in tarifare.

Cum trebuie promoterii sa pastreze la stand topurile de polite

a) Fiecare promoter trebuie sa aiba grija de politele pe care le are in posesie, astfel incat sa nu se   

amestece cu politele colegului de stand.

b) Pentru a-si usura munca, este recomandat ca promoterul sa isi pastreze politele din dotare

grupate dupa cum urmeaza (pe rafturile interioare):

Politele de la asiguratorul X		Polite de la asiguratorul Y
Topul de polite necompletate	Politele completate	Topul de polite necompletate	Politele completate

In ce ordine trebuie promoterii sa introduca in uz politele

a)   Fiecare promoter trebuie sa utilizeze politele in ordinea numerelor acestor polite, si nu "pe sarite" (se previne in acest fel "ratacirea" politelor).

b)   Atunci cand au de completat o polita de la un anumit asigurator, promoterii NU trebuie sa ia de pe raftul interior al standului intregul top de polite ci numai polita (cele 2 exemplare) pe care o va completa in acel moment.

Cum trebuie promoterii sa completeze    politele

a)   OBLIGATORIU, PROMOTERII TREBUIE SA SCRIE CITET ATAT LITERELE, CAT SI CIFRELE.

b)   OBLIGATORIU TREBUIE COMPLETATE CORECT TOATE RUBRICILE.

Orice omisiune sau chiar o litera/cifra gresita inseamna ca polita pentru care plateste clientul nu esre de fapt valabila (deci in caz de dauna compania de asigurare nu va plati despagubirea).

Ordinea pasilor pentru completarea politei

In principiu, fiecare pas in completarea politei corespunde unei rubrici sau unei portiuni din polita. In acest fel, pentru fiecare rubrica    va sunt prezentate mai jos toate detaliile necesare pentru o buna completare.

	Pasul 1 Tineti in fata talonul masinii (sau cartea de identitate sau polita veche)		Pentru completarea politei aveti obligatoriu nevoie de talonul masinii. Numai in cazul in care clientul nu are talonul la el, atunci puteti utiliza pentru completarea politei unul din urmatoarele documente: Cartea de identitate a vehiculului (curpinde toate datele necesare, ca si talonul). Polita veche a masinii. Situatii particulare: 1. Clientul are la dispozitie doar polita veche In acest caz, spuneti clientului ca ii puteti incheia RCA pe baza politei vechi, dar atentionati-l ca nu suntem raspunzatori pentru eventualele greseli pe care acesta polita veche le poate contine in ea (si pe care voi le trecti automat pe polita noua). 2. Clientul nu are nici un document dar zice ca stie "pe de rost" datele In acest caz puteti accepta ca respectivul client sa sune pe cineva cunoscut care se afla in acel moment in posesia telefonului si sa ii comunice datele necesare prin telefon. Atentie: sa nu vorbiti voi direct cu respetiva persoana ci numai clientul. Daca nici persoana de la telefon nu are talonul in fata ochilor, atunci nu puteti incheia polita.

 

	Pasul 2 Completati rubricile "Sucursala/Agentia" si "Tel./Fax"		Aceste prime 2 randuri se refera la datele de contact ale companiei de asigurare la care incheiati polita (una dintre cele trei ale caror polite le vom promova in stand). Ce scrieti Datele necesare pentru completarea acestor rubrici le veti avea inscrise pe un bilet pe care ii veti folosi in stand.

	Pasul 3 Completati rubricile "Denumire broker/Agent" si "Cod broker/Agent"		Ce scrieti La "Denumire broker / Agent" scrieti "Otto Broker" La "Cod broker / Agent" scrieti CIF-ul companiei Otto Broker, pe care il veti avea pe un bilet pe care il folositi in stand.

	Pasul 4 Completati rubrica "Nume / Denumire Asigurat: PROPRIETAR"
			Ce scrieti In acesta rubrica treceti: - fie numele (daca e PF) care sunt trecute in talon la pozitia - fie denumirea (daca e PJ) "5. Detinatorul/Adresa" (talon vechi) / "C.2 Proprietarul vehiculului" (talon nou) Nota: Nu exista nici un fel de exceptie de la acesta regula, indiferent de orice altceva contrar ar sustine vreun client! Cum scrieti Trebuie sa scrieti foarte mic si strans (dar CITET!!!), astfel incat sa cuprindeti numele PF/denumirea PJ intregi, fara prescurtari (atentie la denumirile lungi ale firmelor si la persoanele care au 2-3 prenume). Atentie! Evident, raman valabile cele prezentate in capitolul "Operarea cu tarifarele! Referitoare la cine este PF si cine este PJ (deci nu le mai reluam aici).

	Pasul 5 Completati rubrica "CUI/CNP Proprietar"		Nota: CUI = Cod Unic de Inregistrare - il folositi doar pentru PJ (firme); il solicitati verbal de la client (in prezent, CUI este inlocuit de CIF = Cod de Inregistrare Fiscala CNP = Cod Numeric Personal - il folositi doar pentru PF (persoane fizice); il solicitati verbal. Atentie! CNP-ul trebuie sa aiba 13 caractere. Ce scrieti In aceasta rubrica treceti doar datele "Proprietarului": numai CNP (daca la rubrica "Proprietar" ati trecut o PF); numai CUI (daca la rubrica "Proprietar" ati trecut o PJ).

	Pasul 6 Completati rubrica "Nume / Denumire Asigurat: UTILIZATOR" numai atunci cand e cazul		Ce scrieti Rubrica "Utilizator" o completati numai in 3 tipuri de situatii (in rest, rubrica ramane necompletata): a)     Cand proprietar e o companie de leasing (1) (pe care o trecem in polita la rubrica "Proprietar") si firesc, in baza contractului de leasing, clientul are calitatea de "utilizator". b)     Cand exista un contract de comodat (2) sau de inchiriere (3) intre un proprietar de drept - care poate fi PF sau PJ (pe care il trecem in polita la "Proprietar") si un utilizator (pe care il trecem in polita la "Utilizator") care poate fi, de asemenea, PF sau PJ. Nota Nu exista nici un fel de exceptie de la regula de mai sus, indiferent ce orice altceva contrar ar putea bsustine vreun client! Atentie! Pot exista clienti care sa va ceara (chiar sa insiste!) sa ii inscrieti la rubrica "Utilizator" din polita (desi nu se incadreaza in nici una dintre situatiile de mai sus) sustinand diverse motive de aparent "bun simt", ca de exemplu: masina e pe numele sotiei si "firesc" sotul ar fi "utilizatorul" chiar daca nu are nici un act. (Gresit! Sa nu il treceti in polita!) masina e pe numele firmei si el, cel din fata voastra, este soferul firmei si numai el foloseste masina, deci ar fi "firesc" sa fie trecut in polita ca "utilizator". (Gresit! Sa nu il treceti in polita!)

	Pasul 7 Completati rubrica "CUI/CNP Utilizator"		Regula Aceasta rubrica trebuie sa o completati numai si numai daca ati completat si rubrica "Utilizator". In aceasta eventualitate trebuie sa scrieti: CNP daca utilizatorul este PF; CUI (CIF) daca utilizatorul este PJ.

	Pasul 8 Completati rubrica "Adresa Asigurat / Utilizator"		Ce scrieti a) Daca nu aveti Utilizator legal (leasing, inchirire, comodat), aici trebuie sa scrieti adresa completa a celui (PF sau PJ) pe care l-ati trecut la rubrica "Proprietar", adica exact ceea ce scrie in talon, poz. "5. Detinatorul/Adresa" (talon vechi), poz. "C.2.3 Adresa de domiciliu/sediu" (talon nou). b) Daca aveti Utilizator legal (leasing, inchiriere, comodat), atunci aici puteti scrie adresa acestuia, insa numai adresa scrisa in respectivul contract (de leasing, inchiriere, comodat) si nu adresa din CI (acestea doua pot fi diferite). Componentele adresei trebuie sa le treceti in urmatoarea ordine obligatorie: 1. Localitate 2. Sector 3. Strada 4. Numar 5. Bloc 6. Apartament Atentie In polita trebuie sa scrieti strcit numai adresa din talon a clientului, chiar si daca in prezent clientul are alta adresa in BI sau CI. Cum scrieti Trebuie sa scrieti foarte mic si foarte strans (dar CITET!!!), astfel incat in spatiul foarte redus al rubricii sa puteti forma, la nevoie, si 2 randuri de scris.

	Pasul 9 Scrieti nr. de telefon al clientului		Chiar daca pe polita nu exista o rubrica speciala destinata, sub rubrica "Adresa Asigurat/Utilizator" si deasupra rubricii "Valabilitate polita", scrieti mic dar clar si citet NUMARUL DE TELEFON AL PROPRIETARULUI / UTILIZATORULUI

	Pasul 10 Completati rubrica "Fel. Tip. Marca, Model Vehicul"		Ce scrieti In spatiul acestei rubrici trebuie sa scrieti pe 2 randuri: - Pe randul de sus: felul (categoria) - talon (format vechi) poz. "6.Categoria"; talon (format nou) poz. "J. Categoria". - Pe randul de jos: tipul, marca si modelul - talon (format vechi) poz. "8. Marca" + "9. Tipul. Variana"; talon (format nou) poz. "D.3. Descrierea comerciala"

	Pasul 11 Completati rubrica "Nr. inmatriculare/ inregistrare"		Ce scrieti Scrieti numarul de inmatriculare scris in talon (format vechi) poz. "1. Nr. inmatriculare" (nu luata in considerare adaugirea "nr. inregistrare")

	Pasul 12 Completati rubrica "Nr. identificare - Serie CIV / nr. inventar"		Nota CIV = Cartea de Identitate a Vehiculului. Ce scrieti In spatiul acestei rubrici trebuie sa scrieti pe 2 randuri: - Pe spatiul de sus: numarul de identificare, pe care il gasiti in talon (format vechi) poz. "3. Numarul de identificare" sau in talon (format nou) poz. "E. Numar de identificare al vehiculului". (Acest numar mai este cunsocut si sub denumirea "serie de sasiu".) - Pe randul de jos: seria CIV in a doua jumatate scrieti seria CIV: talon (format vechi) poz. "4. Seria cartii de identitate" sau in talon (format nou) poz. "X. Seria cartii de identitate a vehiculului'. Atentie! Daca aveti la dispozitie Cartea de Identitate a Vehiculului, seria acesteia o gasiti sub codul de bare inscris pe acesta (si pe fata, si pe verso). Atentie! - Pentru a va autoverifica atunci cand scrieti polita, trebuie sa stiti ca numarul de identificare este format din 17 caractere (litere + cifre). Exceptie fac doar masinile foarte vechi, care au numere de identificare mai "scurte". Atentie! - Nr. de identificare nu are nimic de-a face cu numarul de omologare scris la poz. 10 in talon (format vechi) sau la poz. K in talon (format nou).

	Pasul 13 Completati rubrica "Capacitate cilindrica / Putere"		Ce scrieti In aceasta rubrica scrieti astfel: - in partea stanga: capacitatea cilindrica din talon (format vechi) poz. "17. . Cilindree" sau in talon (format nou) poz. "P.1 Capacitatea motorului". - apoi lasati un spatiu mai mare; - in partea drepata: puterea din talon (format vechi) poz. "17. Putere max." sau din talon (format nou) poz. "P.2. Puterea neta maxima".

	Pasul 14 Completati rubrica "Nr. locuri/Masa totala maxima autorizata"		Ce scrieti In aceasta rubrica organizati inscrierea la fel ca in precedenta: - in partea stanga: numar locuri - talon (format vechi) poz. "13. Numarul de locuri" sau in talon (format nou) poz. "S.1. Numarul de locuri, inclusiv locul soferului" - apoi lasati un spatiu mai mare; - in partea drepata: masa totala maxima autorizata - talon (format vechi) poz. "11. Masele Totala maxima autorizata" sau in talon (format nou) poz. "F.1 Masa incarcata maxim admisa d.p.d.v tehnic".

Completati rubrica

'Valabilitate polita:

de la pana la '

 

Ce scrieti Spatiul acestei rubrici este pre-compartimentat in 2 jumatati: in prima jumatate ("de la ") trebuie sa scrieti data (ziua) incepand cu care puneti in valabilitate polita. Atentie: aceata data nu este niciodata identica cu data emiterii politei (deci niciodata o polita NU incepe sa fie valabila din ziua in care clientul a venit la voi la stand) ! In a doua jumatate ("pana la ") trebuie sa scrieti ultima zi in care mai este valabila polita pe care o completati. Reguli pentru punerea in valabilitate a unei polite Exista o regula generala si 3 exceptii de la ea. Regula generala = sub nici o forma si niciodata nici o polita nu o punem in valabilitate in aceeasi zi in care am emis-o (adica in ziua in care a venit clientul la stand) ci lasam intotdeauna 2 zile libere (cel putin) intre data la care emitem polita si data de la care o punem in valabilitate. Prin urmare, data de la care punem polita in valabilitate o stabilim adaugand 3 la data emiterii: Exemplu pentru regula generala: Clientul vine la stand si noi ii emitem polita cu data de 22 09 2009. La rubrica "emisa in data de " trebuie sa scrieti, deci, 22 09 2009. Aplicand regula generala, data de punere in valabilitate este 22 + 3 = 25 09 2009. Prin urmare: - la "emisa in data de " scrieti 22 09 2009; - la "Valabilitate polita", in spatiul "de la ", scrieti 25 09 2009. Nota: Aceasta regula genrala se aplica pentru toate situatiile in care clientul care vine la stand nu are asigurare (fie nu a avut nicioata, fie polita veche i-a expirat), chiar si in situatia in care polita veche i-a expirat ziua precedenta ("ieri!"). Cele 3 exceptii de la regula generala (Primele 2 exceptii de mai jos le puteti rezolva in regim de "exceptie" numai daca clientul are polita veche la el; daca clientul nu are polita veche la el, atunci le rezolvati nu ca "exceptii" ci dupa regula generala de mai sus) Exceptia 1 Cand polita veche expira "azi" = expira in ziua in care clientul vine sa incheie noua polita RCA. In aceasta situatie, ca data de punere in valabilitate treceti ziua urmatoare ("maine") dar numai cu conditia sa scrieti pe spatele politei noi urmatoarele date: - numarul politei vechi. compania de asigurare la care a fost incheiata polita veche. - perioada de valabilitate a politei vechi. Exemplu de rezolvare pentru Exceptia 1 Clientul vine la stand azi, 22 09 2009, chiar ziua in care expira polita lui veche, si incheie o polita RCA noua. Voi trebuie sa faceti astfel: scrieti la "emisa in data de" 22 09 2009; scrieti la "Valabilitate polita" in spatiul "De la " data de 23 09 2009. Excetia 2 - Cind polita veche expira "maine" = expira in ziua urmatoare celei in care clientul a venit la stand sa incheie polita noua. In aceasta situatie, ca data de punere in valabilitate treceti ziua urmatoare celei in care expira polita veche (deci "poimaine") dar numai cu conditia sa scrieti pe spatele politei noi aceleasi date ca si la exceptia 1.

 

	Pasul 15 Completati rubrica 'Valabilitate polita: de la pana la '		Exemplu de rezolvare pentru Exceptia 2 Clientul vine la stand azi, 22 09 2009, chiar cu o zi inainte ca polita lui veche sa expire (deci expira pe 23 09 2009), si incheie o polita RCA noua. Voi trebuie sa faceti astfel: scrieti la "emisa in data de" 22 09 2009; scrieti la "Valabilitate polita" in spatiul "De la " data de 24 09 2009. Excetia 3 - Cand polita veche expira oricand incepand cu "poimaine" inainte = atunci cand clientul vine de fapt la stand sa incheie noua polita RCA cu cel putin 3 zile inainte ca polita veche sa ii expire. In aceasta situatie, ca data de punere in valabilitate treceti ziua urmatoare celei in care ii va expira polita veche. Exemplu de rezolvare pentru Exceptia 3 Clientul vine la stand azi, 22 09 2009, cu 2 zile inainte ca polita lui veche sa expire (deci expira pe 24 09 2009), si incheie o polita RCA noua. Voi trebuie sa faceti astfel: scrieti la "emisa in data de" 22 09 2009; scrieti la "Valabilitate polita" in spatiul "De la " data de 25 09 2009. Reguli pentru stabilirea ultimei zi de valabilitate a politei nou incheiate (spatiul "Pana la ") Aici sunt 2 reguli foarte simple, care trebuie aplicate simultan, dar trebuie sa fiti atenti daca respectivul client incheie noua polita pe 6 luni sau pe 1 an: Regula pentru ultima zi de valabilitate: Exemplu Daca in spatiul "De la" ati scris ziua 30: in spatiul "Pana la" scrieti ziua 29. Daca in spatiul "De la" ati scris data 01 10: in spatiul "Pana la" scrieti data 31 03 (daca polita este pe 6 luni) sau data 30 09 (daca polita este pe 1 an). Reguli pentru ultima luna de valabilitate si pentru an: - tot ce puneti in valabilitate pe 6 luni in octombrie 2009, expira in aprilie 2010 (dar: 1 octombrie 2009 exprira pe 31 martie 2010); - tot ce puneti in valabilitate pe 6 luni in noiembrie 2009, expira in mai 2010 (dar: 1 noiembrie expira pe 30 aprilie 2010); - tot ce puneti in valabilitate pe 1 an in octombrie 2009, expira in octombrie 2010 (dar: 1 octombrie 2009 expira pe 30 septembrie 2010); - tot ce puneti in valabilitate pe 1 an in noiembrie, expira in noiembrie 2010 (dar: 1 noiembrie expira pe 30 septembrie 2010).

	Pasul 16 Completati rubrica "emisa in data de:"		Ce scrieti Atentie 1. La "emisa in data de:" OBLIGATORIU trebuie sa scrieti data zilei in care completati polita respectiva. Aveti grija: a)     Sa nu gresiti niciodata aceasta data! b)     Niciodata sa nu antedatati intentionat data emiterii (fie si pentru simpla ipoteza ca nu aveti de unde sti daca nu cumva clientul tocmai a facut un accident ieri - cand nu avea asigurare! 2. Ordinea obligatorie in care trebuie sa scrieti componentele datei este: Ziua / Luna / Anul 3. Data emiterii politei trebuie sa fie aceeasi cu data pe care ati scris-o pe chitanta si pe care o transcrieti si pe polita la rubrica "din data de:" !!!

Completati rubrica "Prima de asigurare"

Acum treceti la completarea Carte Verde.

Completati rubrica 7 "Numele si adresa asiguratului (sau a celui care foloseste vehiculul)

Mai urmeaza sa data clientului polita la semnat, dar creati-va automatismul sa nu faceti acest lucru decat dupa ce ati incasat banii de la acesta.

IV. Incasarea primei de asigurare de la client

Este o operatiune pe care trebuie sa o tratati cu toata atentia deoarece superficialitatea sau lipsa voastra de atentie in acesta faza se poate solda cu consecinte neplacute pentru voi.

In aceasta faza, din neatentie si daca nu repectati strict regulile de mai jos, este posibil sa se intample 3 tipuri de evenimente neplacute:

1. sa incadrati mai putini bani decat ar trebui;

2. sa nu incasati deloc banii de la client (sa uitati efectiv sa incasati, mai ales atunci cand e aglomeratie la stand);

3. clientul sa revina la stand dupa ce a cumparat polita si sa va spunca ca din greseala v-a dat bani mai multi decat trebuia si ca trebuie sa ii returnati plusul pe care vi l-a dat.

Pentru a preveni toate aceste evenimente neplacute, trebuie sa va insusiti si sa transformati in automatism urmatoarea schema de operatiuni pe care sa le desfasurati strict IN ORDINEA DE MAI JOS:

▪ Momentul1:

Scrieti chitanta, semnati-o, dar inca nu o detasati din chitantier.

Pentru aceasta uitati-va inca o data in tarifar, la prima pe care a-ti stabilit-o in faza de operare cu tarifarele, si completati corect chitanta. Semnati apoi chitanta dar nu o detasati inca din chitantier.

▪ Momentul 2:

Dupa ce a-ti completat chitanta, treceti si scrieti complet polita pana la rubrica "Semnatura asiguratului", dar inca nu dati polita clientului sa o semneze.

▪ Momentul 3:

Solicitati clientului sa achite prima pe care ati scris-o in polita.

▪ Momentul 4:

Luati banii de la client si numarati-i voi personal cu voce tare in fata clientului (chiar daca clientul a numarat si el banii inainte sa vi-i imnaneze). Bagati banii in borseta.

Neaparat numarati banii si voi personal (chiar daca ati vazut ca e corect ce a numarat clientul) si neaparat numarati-i cu voce tare!

In acest fel sunteti asigurati pentru 2 din cele 3 evenimente negative posibile:

a) va asigurati ca incasati de la client exact cat trebuie (nu mai mult, nu mai putin).

b) va asigurati ca, daca respectivul client revine si va acuza ca ati incasat de la el mai multi bani decat trebuia, ii puteti argumenta ca nu e asa deorece ati numarat banii cu voce tare in fata lui.

▪ Momentul 5:

Faceti apoi ceea ce spune capitolul V urmator.

Nota Automatizandu-va aceata ordine a operatiunilor, veti fi in siguranta vis-a-vis de bani, deoarece veti stii ca, de fiecare data cand ati dat clientului sa semneze polita iar voi detasati chitanta 1 din chitantier, banii aferenti politei sunt deja in posesia voastra.

V. Semnarea si inmanarea politei 1 (chitanta 1)

Dupa ce ati incasat banii, oferiti polita (in dublu exemplar) clientului pentru a o semna. Dupa semnare:

▪ Detasati (abia acum, dupa ce aveti banii in borseta) chitanta 1 din chitantier.

▪ Detasati exemplarul 1 al politei.

▪ Atasati (prin capsare) chitanta 1 de polita 1.

▪ Inmanati clientului aceste 2 documente si

VI. Capsarea chitantei 2 la polita 2 si depunerea lor in mapa porsonala

Imediat dupa ce ati facut ce scrie in capitolul anterior, efectuati urmataorele operatiuni:

▪ Luati polita 2 si capsati la ea chitanta 2, obligatoriu in ordinea: polita in fata, chitanta in spate.

▪ Introduceti cele 2 documente astfel capsate in mapa personala si

▪ ulterior, intr-un moment liber fara clienti, inscrieti corect (in ordinea numerelor politelor!) polita repectiva in borderoul intern corect (cel al asiguratorului la care polita a fost incheiata).

ATENTIE !

1. Nu lasati chitanta 2 necapsata la polita 2!

(In acest fel chitanta se poate pierde, o poate lua din greseala un alt coleg etc. Si, in astfel de cazuri, va veti consuma timp si nervi ca sa gasiti.)

2. Capsati chitanta 2 strict in modul descris mai sus!

(In caz contrar ingreunati extrem de mult acxtivitatea de la sediun de la sediu central de campanie a celor care introduc datelor in computer.)

3. Nu lasati poolitele aiurea prin stand ci, dupa completare, puneti-le numai si numai in mapa de la locul vostru personal de pastrare a documentelor!

PARTEA a II - a

OPERATIUNILE TEHNICE IN ABSENTA CLIENTULUI - ADMINSTRAREA POLITELOR, CHITANTELOR, BORDEROURILOR INTERNE SI A BANILOR INCASATI -

VII. Solicitarea de polite, chitantiere si borderouri interne de la coordonatorul de locatie

a) La inceputul activitatii in stand, fiecare promoter primeste automat, pe bon de consum (semnat de coordonator si de promoter):

- polite de la fiecare din cele 3 companii de asigurare;

- chitantiere de la fiecare din cele 3 companii de asigurare;

- borderouri interne pentru fiecare din fiecare din cele 3 companii de asigurare.

b) Pe masura ce promoterul observa ca un top sau altul dintre polite, chitantiere sau borderouri interne se imputineaza, solicita din timp coordonatorului de locatie sa ii aduca un nou top din documentele respective (a.i. promoterul sa nu intre niciodata in crize de documente). Documentele astfel solicitate vor intra in posesia promoterului pe un nou bon de consum. Promoterul va repeta operatia acesta ori de cate ori va fi nevoie.)

VIII. Prealuarea in gestiune personala, pe baza de bonuri de consum, a topurilor de polite, a chitantierelor si a borderourilor interne

Ce au promoterii in gestiune personala

Fiecare promoter va detine in stand, pentru a-si putea desfasura activitatea, urmatoarele categorii de documente personale:    1. Bonurile de consum

2. Chitantiere

3. Borderourile interne

4. Politele de asigurare

5. Bonurile de retur (pentru finalul de campanie)

La ce servesc promoterilor bonurile de consum

Bonurile de consum sunt documente de uz intern ale companiei, pe baza carora promoterii primesc, pe semnatura, urmatoarele documente:

politele de asigurare; - chitantierele;

Promoterii primesc cele 3 categorii de documente, inscrise pe un bon de consum (dublu exemplar), de la coordonatorul de locatie. La preluarea documentelor in cauza, promoterii semneaza bonul de consum respectiv si primesc exemplarul 1 al acestui bon. Exemplarul 2 ramane la companie.

Pentru promoteri, bonurile de consum au urmatoarele 2 utilitati:

sa isi tina propria evidenta a documentelor astfel primite, in mod repetat, de la coordonatorul de locatie (si sa rezolve cu documente eventuale discordante intre evidenta personala a promoterului si evidenta coordonatorului).

Sa identifice ale cui sunt o polita sau un chitantier "ratacit", uitat prin stand, luat de un alt coleg etc.

La ce servesc companiei bonurile de consum

Aceste bonuri de consum, asa cum le spune si numele, au rolul de a ne arata 2 lucruri:

a)   evidenta celor 3 categorii de documente pe care promoterii le consuma in activitatea lor (polite, chitante, borderouri interne);

b)  cine a fost promoterul care a intocmit o anumita polita, o anumita chitanta sau un anumit borderou intern (atunci cand sunt probleme de completare cu unul din aceste documente).

Ce trebuie sa faca promoterii cu bonurile de consum

Este recomandat ca promoterii sa pastreze bonurile de consum care au intrat in posesia lor, inclusiv pentru a avea un document oficial pe care il pot folosi in cazul unor eventuale litigii cu alti colegi privind posesia unor categorii de documente (polite, chitantiere, borderouri interne).

IX. Inscrierea politelor "consumate" in borderoul intern individual

Cum arata un borderou intern

BORDEROU OTTO BROKER RCA    - Nr:

Locatie: Stand: Data:

Colaborator: Asigurator:

Am predat catre supervisor    Am primit de la promotor

Am predat coordonator Am primit de la supervisor

Am predat pentru verificare Am primit si verificat

Am predat la casierie Am primit

La ce servesc borderourile interne

Borderourile interne sunt documente de uz intern ale companiei, prin care tinem evidenta politelor "consumate" si predate de fiecare promoter in parte catre coordonatorul de locatie. Prin polite "consumate" intelegem:

atat politele vandute clientilor (in acest caz promoterul preda pe borderoul intern doar exemplarul 2 al politei, cel care trebuie trimis la companie),

cat si politele anulate (deci completate gresit; in acest caz, promoterul preda pe borderoul intern ambele exemplare ale politei).

Practic, toate politele "consumate" trebuie predate inapoi catre companie, iar aceasta predare se face numai pe baza borderoului intern.

(Politele neconsumate la finalul campaniei vor fi predate de promoteri pe baza bonului de retur.)

Borderourile sunt documente autocopiative in triplu exemplar, primul exemplar va ajunge la companie impreuna cu politele, al 2-lea exemplar ramane la coordonator, iar al 3-lea exemplar ramane promoterului.

Reguli privind completarea (inscrierea politelor in) borderourilor interne

a) Pentru fiecare asigurator - cate un borderou separat.

Pentru fiecare asigurator trebuie intocmit un borderou intern separat de al celorlalti. Astfel spus, pe un acelasi borderou puteti inscrie mai multe polite (atatea polite cate numere de ordine are respectivul borderou), dar obligatoriu toate aceste polite trebuie sa fie de la acelasi asigurator.

b) Trebuie sa completati integral si corect toate rubricile borderoului intern (cu exceptia rubricii "Chitanta interna").

c) Politele trebuie inscrise in borderoul intern in ordinea crescatoare a numerelor acestor polite.

d) Nu modificati numarul de ordine al borderoului intern!

Borderourile interne ajung la promoteri in stand gata numerotate de la sediul companiei. Este interzis ca promoterul sa modifice numerele inscrise pe borderourile interne la sediul companiei.

e) Inscrieti politele in borderourile interne numai atunci cand nu aveti client la stand!

f) Sumele din chitante trebuie sa fie aceleasi cu sumele din polite si cu sumele trecute in borderou.

X. Inscrierea borderourilor in centralizator

Cum arata un centralizator

    CENTRALIZATOR

DATA:    TURA

LOCATIE:

PROMOTER:

La ce serveste contralizatorul

Centralizatorul este un document intern de uz al companiei in care se trec sumele incasate pentru fiecare asigurator din borderourile interne pentru a tine evidenta incasarilor fiecarui promoter in ziua lucrata.

Totalul din borderouri trebuie sa fie acelasi cu totalul din centralizator si cu suma de pe foaia de depunere (de varsamant).

Reguli privind completarea centralizatorului

a. data in care s-au incasat banii, locatia, numele promoterului si tura in care a lucrat (I sau II).

b. numarul borderoului si suma incasata pe fiecare asigurator.

c. totalul incasarilor pe asigurator.

d. totalul incasarilor pe ziua respectiva.

XI. Operatiunile de avizare a politelor - scanarea documentelor de uz intern ale companiei

Dupa fiecare tura lucrata promoterul are obligatia sa scaneze borderourile interne si sa trimita un mail pentru fiecare asigurator. Avizarea se face in cursul zilei lucrate sau cel tarziu a doua zi pana la ora 10:00.

Dupa ce se scaneaza borderourile interne, acestea se vor salva in format .PDF sau .JPG (intr-un singur document)    si se vor salva cu urmatoarea denumire apoi se vor atasa la mail:

Exemplu denumire document scanat: ARDAF 06.05.2009 Cora II

Nu se folosesc caractere intre cuvinte ci doar spatii - pt a simplifica cautarile.

Cand se trimit pe mail:

La Subject: Avizare RCA - ARDAF 06.05.2009 - CORA I

Avizare RCA - BCR 06.05.2009 - ORHIDEEA II

Avizare RCA - EUROINS 06.05.2009 - FEERIA I+II

Daca pt un asigurator nu au fost incasari intr-o anumita zi, se va trimite mail cu urmatorul subject:

BCR 08.05.2009 = 0 RON - CORA I;

EUROINS 10.05.2009 = O RON - ORHIDEEA II.

Avizarea se trimitre catre:

Coordonator (    )

Head Quarter Back Office (cristina.fotache@ottobroker.ro)

In textul mail-ului

Se va preciza totalul incasarilor.     Exp: Total BCR= xxx RON

XII. Operatiunile de predare - predarea borderourilor interne completate, a politelor si chitantierelor consumate

a) La 2-3 zile, fiecare promoter trebuie sa predea coordonatorului de locatie urmatoarele:

a.1. borderourilor interne pe care a inscris toate politele "consumate" in respectiva tura, alaturi de centralizator si foaia de depunere;

a.2. politele vandute, capsate individual cu chitantele aferente;

a.3. politele completate gresit si anulate, ambele exemplare.

b) La iesirea din tura, promoterul trebuie sa verifice, astfel:

● Sa verifice daca si-a inscris in borderourile interne toate politele "consumate" (vandute + anulate) in respectiva tura;

● Sa verifice daca fiecare polita are capsata si chitanta aferenta;

● Sa numere banii incasati in ziua respectiva si sa verifice daca suma astfel rezultata coincide cu suma care rezulta din adunarea primelor inscrise in borderoul (borderourilor) intern(e) si sa depuna suma incasata la banca (suma exacta cu tot cu virgula; nu se admit rotunjiri de suma).

c) La predarea catre coordonatroul de locatie promoterul procedeaza astfel, in ordine cronologica:

c.1. preda borderoul intern;

c.2. preda pe rand fiecare polita (cu chitanta capsata) inscrisa pe borderoul intern;

c.3. preda centralizatorul;

c.4. preda foaia de varsamant.

XIII. Operatiunile de verificare a documentelor necompletate ramase la final de tura

a)   Imediat dupa terminarea turei, promoterii trebui sa se asigure si sa verifice ca au asupra lor atat topurile de polite neconsumate, cat si celelalte documente personale necompletate (chitantierul, bonierul cu borderouri interne).

b)   Verificarea prevazuta la paragraful anterior include si verificarea urmatoarelor aspecte:

nu exista polite necompletate "ratacite" de top si nici polite sustrase;

nu exista chitante "ratacite" de chitantier;

nu exista borderouri interne "ratacite".

c)   Orice pierdere a vreunuia dintre documentele mentionate la paragraful a) trebuie imediat anuntata la coordonatorul de locatie.

d)   Pe toata durata cat au in custodie documentele predate pe bonul de consum promoterii sunt responsabili de evidenta numerica si de pastrarea lor in bune conditii, care sa previna pierderea sau deteriorarea indiferent de circumstantele posibile.

XIV. La final de proiect, predarea - prin bon de retur - a politelor in alb si a chitantierelor

La ce servesc promoterilor bonurile de retur Bonurile de retur sunt documente de uz intern ale companiei, pe baza carora promoterii predau la finalul campaniei, pe semnatura, toate documentele (politele de asigurare; chitantierele; borderourile interne) care au ramas neconsumate.

Ce trebuie sa faca promoterii cu bonurile de retur Este recomandat ca promoterii sa pastreze bonurile de retur pana cel putin la data la care compania va efectua verificarea tuturor retururilor de documente care au fost in posesia promoterilor.

PRO MEMORIA

Anexa 1

Talonul unui vehicul ipotetic (format vechi)

Anexa 2

Talonul unui vehicul ipotetic (format nou)

Anexa 3

Carte de identitate - fata cartii

Anexa 3

Carte de identitate - spatele cartii

PARTEA a III - a

OPERATIUNI CE POARTA DENUMIREA DE FRAUDA

Frauda este definita in Dictionarul Explicativ al Limbii Romane ca fiind actul de rea credinta savarsit de cineva, de obicei, pentru a realiza un profit material de pe urma atingerii drepturilor altora.

Va voi prezenta orice actiune a promoterului ce poate fi interpretata ca ar conduce la realizarea unei fraude si actiuni care constituie frauda:

sa nu emita politele in ordinea crescatoare a numerelor acestora (in momentul in care pe borderoul intern nu apar politele emise sau anulate in ordinea crescatoare a numarului lor, promoterii vor fi trasi la raspundere);

sa dubleze valabilitatea unei polite pentru a putea plati clientul un tarif mai mic, in locul celui pe care l-ar plati conform incadrarii corecte - nu se permite suprapunerea valabilitatii a 2 polite RCA sub nici o forma;

sa apara o alta prima de asigurare pe chitanta aferenta politei emise decat prima de asigurare de pe polita propriu-zisa (aceeasi prima trebuie sa apara atat pe chitanta, pe polita, cat si pe borderoul intern pe care se predau aceste documente);

sa anuleze o polita si sa restituie banii inapoi clientului - nu se permit astfel de situatii fara completarea unei solicitari;

sa predea politele emise sau anulate in alta zi decat cea in care s-au emis sau anulat;

sa "pretinda" ca a uitat sa predea unele polite si primele de asigurare aferente;

sa "pretinda" ca a uitat sa capseze una din cele trei exemplare ale chitantei anulate in chitantier (neaparat la o chitanta anulata trebuie sa avem toate cele 3 exemplare, ca altfel asiguratorul cere plata sumei inscrise pe chitanta lipsa deoarece considera ca s-au incasat bani datorita acesteia);

sa nu predea vignetele aferente politelor anulate (orice polita anulata se preda pe borderoul intern cu tot cu vigneta corespunzatoare);

sa nu aibe grija in mod responsabil de documentele pe care le are in gestiune, iar acest fapt sa duca la pierderea acestora sau a unei parti ale acestora;

sa nu predea toate politele pe care le-a emis si sa nu predea banii aferenti politelor (iar promoterul va suporta consecintele faptelor sale cat si daunele clientilor ale caror polite le-au "facut" pierdute);

sa distruga polite emise si sa-si insuseasca primele de asigurare corepsunzatoare politelor.

Avem datoria sa verificam zilnic toate aceste actiuni la care sunt pasibili a le savarsi promoterii si sa actionam impotriva tentativelor de frauda sau asupra fraudelor.

Copyright © 2025 - Toate drepturile rezervate

Asigurari

Asigurari Birotica Confectii Industria lemnului Turism