ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT

Printre activitatile foarte importante din cadrul unei institutii publice sau firme este inclusa si activitatea unui asistent manager adica activitatea de secretar. Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat (guvern, ministere ), al organelor locale ale puterii de stat (primarii, consilii locale), cat si la nivelul agentilor economici sau ale unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii de invatamant superior, scoli, biblioteci etc). De aceea structura, forma de organizare, amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta.

Munca de secretariat intr-o institutie publica prezinta unele particularitati fata de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca insusi managementul institutiei publice sau structura organizationala sunt diferite de organizarea si conducerea companiilor si firmelor private. Aici termenul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager.

Secretariatul este considerat ca interfata a sefului unei institutii publice cu personalul angajat si cu persoanele din afara institutiei si de asemenea, reprezinta (in unele cazuri), o dublare a directiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atributiilor specifice. Astfel secretara (asistentul manager), preia o serie de atributii privind personalul, activitati administrative, activitati de relatii cu publicul.

In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu cu activitati, atributii si sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializati sunt reuniti sub o autoritate ierarhica (directori de secretariate, sefi de serviciu, secretari sefi) autoritate subordonata la randul sau direct conducerii si care are precizate atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat.

Activitatea de secretariat este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii: prevedere - organizare-comanda - coordonare - control. Asistentul manager trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii.

Principalele functii care revin secretariatului in prezent sunt urmatoarele: prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului. In activitatea unui asistent manager sau in activitatea de secretariat predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o institutie publica.

Intr-un secretariat munca asistentului manager (secretarei), presupune un complex de activitati:

activitati cu caracter specific de secretariat: preluare, transmitere, mesaje, telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea inscrisurilor dictate de sefi, clasarea documentelor, inregistrarea corespondentei;

activitati prin care duc la indeplinirea sarcinilor si atributiilor prevazute in fisa postului: documentare, corespondenta, protocol, organizarea manifestarilor;

activitati pe care le decid, le initiaza singuri: cursuri de perfectionare, instruire a asistentului manager in subordine;

activitati de reprezentare a sefilor lor: primiri oficiale, participare la discutii cu parteneri de afaceri.

Activitatile asistentului manager se descompun in atributii iar atributiile in sarcini. Atributiile reprezinta sfera de competenta a unui compartiment, iar executarea atributiilor de catre un compartiment presupune competenta membrilor compartimentului in realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activitati.

Secretariatul trebuie considerat ca un auxiliar imediat si indispensabil al directorilor, avand ca rol principal preluarea de la acestia - prin delegarea de atributii - a unor sarcini pe care le pot rezolva. Secretariatul poate contribui la mai buna executare a functiilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea si programarea, organizarea si structurarea activitatii, coordonarea, decizia si controlul.

In principal, secretariatul se ocupa de crearea tuturor conditiilor de asigurare a desfasurarii optime a fluxurilor de informatii si decizii. Rolul secretariatului, in general, este considerat a fi secundar, avand un caracter auxiliar, dar in realitate el este indispensabil in desfasurarea activitatii economico-sociale performante.

Executarea functiei de secretariat presupune de asemenea incadrarea in Regulamentul de Ordine Interioara, care cuprinde ansamblul normelor de conduita a tuturor persoanelor implicate in activitatea unitatii respective.