CALITATILE SI APTITUDINILE UNUI ASISTENT MANAGER

CALITATILE SI APTITUDINILE UNUI ASISTENT MANAGER

Este cunoscuta mentalitatea potrivit careia activitatea unui asistent manager este o munca inferioara, cu un pronuntat caracter executiv si foarte putin creativ, o munca pe care o poate executa oricine si oricum. Deci munca de secretariat este o munca inferioara. Insa in realitate aceasta munca este deosebit de complexa si eficienta contribuind la buna desfasurare si dezvoltare a activitatii unde este incadrata.

Pe langa o pregatire multilaterala si o specializare adaptata la specificul institutiei publice, se impun o serie de calitati pe care le redam detaliat in continuare.

LOIALITATEA

Fara a avea pretentia unei ierarhizari tabu, prima calitate a unei asistente manager este loialitatea ei fata de seful direct si fata de firma sau institutia publica. Complexitatea sarcinilor pe care le are un asistent manager presupune momente de mare tensiune ceea ce o determina uneori sa raspunda evaziv, echivoc solicitarilor exprimate de clienti, de petenti sau chiar colaboratori cu scopul de a-i asigura directorului linistea necesara unei activitati creative fara a fi intrerupt.

In ceea ce priveste loialitatea fata de seful lui direct, acesta trebuie sa fie de fiecare data totala fara a genera suspiciuni. Loialitatea presupune atasament fata de locul de munca, apararea secretului de serviciu, apararea intereselor institutiei publice in care este incadrata.

Exista cazuri cand seful direct deleaga o serie de sarcini sau chiar elemente de autoritate in virtutea carora asistentul manager poate actiona direct in numele sefului, preluand sau transmitand corect informatii si decizii spre si de la acesta.

DISCRETIE

Viata a demonstrat ca este imposibil ca asistentul manager sa fie absent atunci cand se dezbat probleme ce constituie secrete de serviciu. De aceea este cu totul interzis a divulga informatii preluate cu aceste ocazii chiar daca la baza ar putea fi o dorinta sincera de a face bine. Cuvantul secretar vine de la cuvantul secret, deci pastrarea discretiei totale este o conditie primordiala a executarii eficiente si sigure a muncii de secretar. Divulgarea unor informatii ce constituie secret de serviciu poate determina nu numai incurcaturi ci, chiar pericole iminente pentru institutia publica, ducand in final la scaderea profiturilor sau chiar la faliment.

OPERATIVITATE

In economia de piata viteza de rulare a factorilor de productie trebuie sa fie foarte mare. Spectrul unei concurente foarte acerbe face ca aceasta viteza sa creasca continuu. Cine nu se adapteaza acestui ritm risca sa se impotmoleasca si chiar sa falimenteze. O informatie primita la timp inseamna foarte mult pentru directorul sau presedintele institutiei respective, ea putand sa accelereze vizibil o anumita tranzactie sau dimpotriva absenta ei ar putea aduce pagube institutiei respective.

Cu cat se asigura o viteza mai mare de circulatie a informatiei, a fluxurilor materiale, umane, financiar-bancare, cu atat cu cat gradul de eficienta creste, contribuind la realizarea unor insemnate profituri. Daca nu este prezentata la timp o corespondenta, o nota telefonica, un mesaj trimis prin fax, exista pericolul unor dereglari ale procesului economic din unitatea respectiva. Se intampla uneori ca o anumita scrisoare sau alt document primit sa se "rataceasca' in sertarele biroului de secretariat fiind depistat dupa o perioada mare de timp, de multe ori intamplator. Aceasta poate genera incurcaturi si dereglari cu atat mai mari cu cat importanta documentului respectiv este mai mare.

PRECIZIE

Diferitele informatii sau decizii cu care opereaza orice secretara trebuie analizate cu grija spre a stabili exact prezenta cel putin a urmatoarelor date: cine este expeditorul, precizand denumirea corecta si completa a institutiei sau a persoanelor care au facut expedierea, adresa exacta a expeditorului, numarul de telefon si /sau de fax, numarul de inregistrare (la expeditor si destinatar), numele celui ce semneaza documentul.

Precizia este necesara nu numai in ceea ce priveste organizarea corespondentei ci, am putea afirma ca ea este necesara in executarea tuturor functiilor de secretariat. Astfel evidenta documentelor presupune o minutioasa analiza in vederea clasarii cu precizie a acestora spre a evita imposibilitatea gasirii lor atunci cand sunt necesare. De altfel operativitatea in gasirea documentelor solicitate constituie o nota buna pentru orice asistent manager (secretara), inca de la bun inceput. in acest sens de o deosebita importanta este utilizarea tehnicii de calcul - programele de editare sau baze de date.

ACURATETEA

Este in stransa legatura cu precizia, exprimand, in plus o mai mare atentie, pana la nivel de detaliu, a gestionarii informatiei si deciziei. Orice operatie efectuata de secretariate trebuie facuta cu maxima grija, ceea ce va satisface atat conducerea cat si beneficiarii unitatii respective.

METICULOZITATEA

Este o calitate indispensabila in munca unui asistent manager. Fiecare fenomen sau proces economic sau social presupune o analiza atenta nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar sa patrunda in esenta problematicii astfel incat informatiile prezentate conducerii sa fie riguros exacte. Orice document elaborat trebuie sa fie cat mai complet spre a-si atinge eficienta necesara.

PUNCTUALITATEA

Ea insasi un factor de ordine presupune respectarea riguroasa nu numai a orelor de prezenta la serviciu cat in special respectarea orelor de organizare a unor intalniri de lucru sau a unor manifestari stiintifice sau culturale.

Este relevant faptul ca in Germania daca un constructor imprumuta, de la o intreprindere specializata, o macara pentru 24 de ore iar la implinirea termenului nu a returnat respectivul utilaj, va plati o amenda foarte mare incat a doua intarziere nu va fi posibila. Poate de aceea se spune la ei ca "cinci minute inainte de termen, aceasta este punctualitatea noastra".

INTELIGENTA

Aceasta calitate este deosebit de complexa si presupune existenta celorlalte calitati si aptitudini. Are doua forme : teoretica si practica, si presupune urmatoarele:

- REFLECTIE SI RATIONAMENT pentru a se ajunge la o situatie mai reala;

- CAPACITATE DE ANALIZA SI SINTEZA ceea ce contribuie la optimizarea oricarui fenomen, proces economic sau social;

- BUN SIMT SI INTELEGERE pentru rezolvarea cazurilor, problemelor, aspectelor care apar obiectiv in procesul muncii;

- PERSPICACITATE calitate importanta in analiza unor forme complexe, care presupun o buna "mobilare a creierului" cu cunostinte si informatii dar si cu o vadita posibilitate de a face corelatii intre diferitele fenomene si procese pe care le are de realizat institutia publica respectiva. La recrutarea persoanelor care urmeaza a activa in secretariate, testarea perspicacitatii prin folosirea testelor de inteligenta, este deosebit de importanta;

- CAPACITATEA DE ADAPTARE in intreaga activitate a unei firme sau institutii publice, fluctuatiile de personal sunt deosebit de frecvente. Ele sunt generate in mod obiectiv de alte schimbari in structura si functionalitatea factorilor de productie. De multe ori specificul procesului muncii presupune intreruperea unor lucrari in favoarea altora mai urgente sau mai importante. De aceea si munca de secretariat trebuie sa tina cont de aceste schimbari, stabilind strategii noi, pe masura noilor situatii;

- SPIRIT METODIC presupune capacitatea de a realiza planuri de activitati sau de afaceri cat mai rationale, cu posibilitati cat mai mari de aplicare, un sistem de control si evidenta rationala si eficienta. Ca o necesitate stringenta a activitatii unui asistent manager, se impune existenta si utilizarea corecta a instrumentelor de lucru (agende cronologice si pe domenii de activitate, registru de sarcini, scadentarul de termene).

Poate fi vorba de o anumita metodica in programarea si asigurarea bunei desfasurari a oricarei activitati a unui asistent manager, astfel incat sa nu existe risipa de resurse umane, materiale, energetice, informationale, in scopul obtinerii celor mai bune rezultate de catre institutia respectiva.

INITIATIVA

Este exagerata pretentia unor manageri de a elabora decizii si strategii fara a avea o baza informationala corespunzatoare.

Generic vorbind putem afirma ca aceasta calitate, initiativa, poate apartine oricarui membru al colectivului de munca - de la directori la portari - existand sansa ca printre propunerile facute sa gasim unele foarte utile pentru bunul mers sau chiar pentru perfectionarea activitatii. Deviza "eu ca director sau sef de sectie gandesc, am initiativa, iar subordonatii nu au decat sa execute" este perimata si nu poate asigura elementul constructiv, eficient al oricarei activitati economico-sociale.

SPIRIT CREATIV

Este in stransa legatura cu "initiativa", avand in plus elemente cu tenta mai pronuntata de creativitate. La toate nivelurile organizatorice si functionale ale oricarei societati comerciale, mica sau mare, de stat sau private, de diferite profiluri, fiecare lucrator trebuie sa dispuna de un potential creator pe care sa-l exercite in activitatea profesionala desfasurata.

Sunt semnificative intalnirile de tip "BRAINSTORMING" in cadrul carora ideile creatoare sunt ascultate si analizate cu multa atentie, intelegere si spirit de discernamant. Asemenea intalniri faciliteaza culegerea unor idei inovatoare de mare importanta pentru prezentul si viitorul institutiei publice sau firmei respective.

Nu trebuie uitat un aspect al economiei de piata: "nu numai marfurile se platesc ci si ideile pretioase", care contribuie la cresterea profiturilor.

AUTOCONTROLUL

Calitatea lucrarilor este considerata cel mai important parametru in orice analiza diagnostic. Ar putea fi exprimate numeroase considerente cu privire la modul in care se realizeaza calitatea la oricare din nivelurile organizatorice sau functionale ale activitatii unui asistent manager, activitatea de secretariat.

Referindu-ne la editarea de texte pe calculator, in special atunci cand se lucreaza in ritm alert, posibilitatea de eroare este foarte mare. In aceasta situatie autocontrolul este o operatie nu numai indispensabila ci si obligatorie.

A prezenta, la conducere, materiale cu greseli facute la culegerea textului sau la dactilografie constituie un numai o nerespectare a regulilor de serviciu, ci si un act de nepolitete. Acest aspect este cu atat mai valabil cu cat posibilitatile de corectare sunt in fapt nelimitate in cazul in care culegerea se realizeaza cu ajutorul unui program de editare pe calculator. Autocontrolul poate imbraca si alte forme. In relatiile cu diferite persoane colaboratoare sau legate functional prin obligatii contractuale este deosebit de important ca secretara sa se autocontroleze in vorbire, gestica, comportare. In domeniul arhivarii documentelor, posibilitatea de a se strecura erori este destul de mare. Daca nu exista un sistem fiabil de clasificare a documentelor, se pot intampla cazuri in care un anumit document este clasat si arhivat in mod necorespunzator ceea ce determina nu numai incurcaturi, ci de-a dreptul situatii penibile. Asemenea neplaceri ar fi putut fi evitate printr-un autocontrol operativ si eficient.

DISCERNAMANTUL

Reprezinta capacitatea de analiza a situatiilor, cazurilor, aspectelor sau a faptelor care se petrec cotidian. in cadrul oricarui sistem exista subsisteme si subsubsisteme care nu pot fi analizate global fiind necesara o incursiune pana la nivelurile de baza sau pana la cele mai mici componente ale sistemelor. in dreptul latin exista patru moduri de a gresi, de a fi culpabil: "culpa in comitento", "culpa in omitendo", "culpa vigilando" si "culpa in eligendo". Se pare ca ultima "culpa in eligendo", (greseala de a alege) este cea mai semnificativa, cea mai delicata tocmai pentru ca presupune foarte mult discernamant. Complexitatea vietii economico-sociale pune, de multe ori, asistentul manager in situatia de a alege, uneori, dintre doua solutii, ambele rele, pe cea mai putin rea. O alegere foarte corecta poate fi foarte benefica pentru firma, la fel cum o alegere gresita poate fi fatala pentru activitatea institutiei publice sau firmei.

SIMTUL ESTETIC

Este cunoscut faptul ca ambianta locului de munca poate avea o influenta pozitiva sau negativa nu numai asupra psihicului uman, ci ea poate influenta chiar eficienta muncii. Sistemul estetic se caracterizeaza prin:

a) Preocuparea pentru realizarea unei ambiante placute armonioase, ordonate, confortabile in spatiul propriu de lucru si in cea a conducerii;

b) Modul de prezentare (ca mijloc si grad de ordine) a documentelor intr-o
forma atractiva, cu o buna dispunere in pagina, preocuparea pentru procurarea unor mijloace materiale - articole de birotica si papetarie - cat mai adecvate cerintelor de munca, folosirea cataloagelor pentru dosare sau a materialelor documentare, fisiere functionale dar si aspectuoase. O mare atentie trebuie acordata aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afisarii - anunturi, postere, etichete, afise, avize, fotomontaje, firme. Aspectul neglijent al acestora va crea "ab initio", o parere proasta despre firma sau institutia publica respectiva. De aceea, este necesar ca, pe cat posibil, aceste materiale sa fie executate numai de profesionisti;

c) Tinuta proprie trebuie sa fie impecabila, incepand cu imbracamintea, incaltamintea si terminand cu coafura si produsele cosmetice intrebuintate.

SPONTANEITATEA

O data cu primirea fiecarei sarcini sau, in cazul confruntarii cu persoane colaboratoare private sau publice, perceperea a ceea ce se cere trebuie sa fie imediata. Interlocutorul isi da seama de acest lucru si pleaca impacat ca mesajul sau a fost perceput spontan si exact.

POLITETEA

O problema oarecum controversata este, daca politetea poate fi sau nu considerata factor de eficienta. Dupa parerea noastra, politetea este un factor de eficienta importanta in contextul general al neofactorilor de eficienta.

O atitudine politicoasa sau nepoliticoasa poate provoca o tendinta centripeta sau centrifuga in relatiile de colaborare. in cazul unei comportari caracterizate prin politete insesi tranzactiile de afaceri pot fi facilitate. Desi aspectul pare nerelevant, raportul politete/eficienta este axiomatic, intre expresii ca "Bine ati venit la noi" si "Ce cauti aici?" dispersia comportamentala este foarte mare.

CALITATI DE VORBIRE

In stransa legatura cu politetea se gasesc calitatile de vorbire. Nu trebuie sa uitam ca si in aceasta privinta "tonul face muzica".

Se spune ca daca vrei sa cunosti un manager, sa vezi mai intai ce asistent manager are. Dupa limbajul folosit de asistentul manager, mai elevat sau mai rudimentar, colaboratorii, clientii sau furnizorii isi formeaza o parere si despre manager.

MEMORIA

Iata o calitate care, se pare, ca nu depinde de efortul individual, ci ea este un dar genetic, ereditar. Este adevarat ca memoria "ca zestre nativa" constituie o calitate deosebit de importanta dar este la fel de adevarat ca oamenii, chiar mai putin dotati, obtin rezultate performante prin exercitii de memorie care stau la indemana oricui.

Memoria face parte din calitatile absolut indispensabile pentru buna exercitare a atributiilor unui asistent manager, fiind vorba de necesitatea retinerii unor informatii de baza sau de stringenta actualitate, cum ar fi: nume de persoane si de institutii, fizionomia persoanelor care frecventeaza mai des biroul managerului (directorului), numere de telefon si adrese, date statistice si alte informatii mai importante.

Retinerea si utilizarea informatiilor este usurata de instrumente operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene) dar si mai bine ele pot fi retinute cu ajutorul calculatorului. Intr-o anumita acceptie putem spune ca "daca ciocanul este prelungirea mainii, calculatorul este prelungirea creierului".

ATENTIA

Este in directa legatura cu precizia, acuratetea, meticulozitatea, operativitatea dar nu se confunda cu acestea ci doar le completeaza. In mod deosebit, atentia vizuala si auditiva trebuie sa fie mereu prezente in orice domeniu de activitate al conducerii. Avand in vedere iuresul in care se desfasoara viata economico-sociala intr-o tara lipsa de atentie poate determina risipa de resurse umane si materiale. De aceea este necesar ca orice secretara sa fie "numai ochi si urechi".

CULTURA GENERALA

Avand in vedere specificul muncii de secretariat exista numeroase prilejuri de comunicare cu colegii de munca, mai ales cu beneficiarii sau furnizorii firmei, cu vizitatorii de diverse tipuri si niveluri. Prezenta unei secretare cu o cultura generala evidenta este nu numai o placere pentru interlocutor, ci si o necesitate stringenta pentru buna imagine a firmei sau institutiei publice.

CULTURA PROFESIONALA-STIINTIFICA

Presupune cunoasterea unor notiuni de baza din urmatoarele stiinte: management, drept general, public, administrativ, bancar, comercial, marketing, contabilitate generala, informatica, statistica, pedagogie, psihologie, sociologie, comert international.

Desigur ca lista calitatilor unui asistent manager poate continua si cu altele, cum ar fi: spirit practic, logica, dinamism, promptitudine, minutiozitate, spirit metodic si ordonat, disponibilitate, fler, tact, simtul umorului.

Dar nu toate secretarele sunt la fel unele pot avea defecte. Defectele cele mai grave se refera la estimarea necorespunzatoare a propriei persoane si a propriei munci (fie ca este vorba de subestimare sau supraestimare), precum si la lipsa de incredere in fortele proprii. Se subintelege ca lipsa calitatilor mentionate se poate interpreta si ca fiind vorba de defecte. Solicitudinea, de exemplu este o calitate; lipsa de solicitudine este un defect, incercand o oarecare ordonare a acestor defecte, care umbresc imaginea firmei si a managerului vom avea:

TRUFIE - asistentul manager isi da prea mare importanta; este aroganta, determinand o tendinta centrifuga in randurile clientilor si a colaboratorilor;

DEZORDINE - biroul secretarei cuprinde materiale inutile nu tocmai curate, institutia publica apare total dezorganizata, haos, lipsa de seriozitate;

NELINISTE SAU RIGIDITATE - se manifesta prin frica fata de sef sau fata de unele personalitati din randul clientilor sau al colaboratorilor;

FAMILIARITATE SAU LIPSA DE AMABILITATE SI SOLICITUDINE - si intr-un caz si in celalalt, comportamentul secretarei nu va face o impresie buna, contribuind la "patarea" imaginii institutiei publice.

NEIMPLICARE - semnifica lipsa de orientare a asistentului manager de a contribui la solutionarea unor situatii conflictuale, mai dificile sau mai delicate, care pot aparea in mod firesc in activitatea curenta.

ATITUDINE SUPERPROTECTOARE FATA DE SEF - prin realizarea unor "filtraje" insuficient de analizate, ceea ce poate determina pierderea unor relatii pretioase.

Sintetizand calitatile pe care le are o buna secretara trebuie sa le posede, vom enunta un decalog al principiilor de baza privind standardele muncii de birou aplicabile unui asistent manager:

Sa fie punctuala si prezenta intotdeauna acolo unde seful are nevoie de ea;

Sa fie agreabila, chiar si cand se afla intr-o situatie dificila;

Sa aiba simtul umorului;

Sa asculte cu atentie instructiunile date de sef, astfel incat sa nu fie nevoie sa mai intrebe o data;

Sa fie tacuta in problemele care privesc necazurile personale, barfa de birou, afacerile si treburile sefului ei;

Sa-si tina propriul birou in curatenie;

Sa lucreze in liniste, sa nu tranteasca usile si sa converseze incet;

Sa selecteze cu grija cartile de care are nevoie la birou, incluzand si dictionare;

Sa fie disciplinata, respectand regulamentele de ordine interioara, dispozitiile si deciziile conducerii;

Sa pastreze secretul de serviciu si sa apere interesele institutiei publice.

In sensul sau literar, secretara este o persoana care cunoaste si pastreaza secrete. Se poate incerca o clasificare a posturilor de secretariat cel mai frecvent intalnit in birouri:

- Secretare unice in jurnalele de publicitate de limba anglo-saxona figureaza sub numele de Girl Friday. Termenul provine de la romanul lui Daniel Defoe, care atunci cand se afla pe insula sa, s-a imprietenit si a fost ajutat de un bastinas pe care 1-a botezat Friday. Lucrand de obicei in birourile intreprinderilor mici, aceasta copiaza dactilografiind manuscrise, scrisori intocmite de tineri functionari din administratie, precum si alte materiale, ca de exemplu fragmente din jurnale comerciale pentru stocarea in biblioteca, sinteze ale unor legi care
afecteaza firma sau compania respectiva, materiale publicitare, comunicate de presa. Girl Friday sunt in general factotum intr-un birou: xeroxeaza lucrari, preiau mesaje, ajuta la trimiterea corespondentei prin telex, fax si posta. Nu au responsabilitati mari.

- Tinere secretare. Sunt persoane care dactilografiaza corespondenta pornind de la notite stenografiate, casete audio sau lucrari si corespondenta in manuscris. Deseori lucreaza pentru un grup de persoane din conducerea executiva (de exemplu intr-o scoala, liceu sau birou mai mare). Uneori acopera o arie larga de activitati (factotum): preiau si transmit mesaje telefonice, claseaza documente, organizeaza adunari, seminarii, conferinte). Au responsabilitati multiple, dar limitate.

- Secretare personale. Apartin de obicei unui anumit director executiv, a carui activitate o organizeaza, scriindu-i si clasandu-i corespondenta. De obicei cunosc stenografia si lucrul pe calculator. Sunt capabile sa redacteze si sa corecteze singure diferite scrisori si raporturi.

Raspund de buna desfasurare si organizare a tuturor activitatilor unui director executiv, de exemplu deschid plicurile, dau curs corespondentei de rutina spre a economisi timpul sefului, urmaresc derularea activitatilor ce figureaza in agenda de birou, se ocupa de primirea oaspetilor si intocmesc darile de seama ale diferitelor intalniri de lucru. Au responsabilitati care le permita participe la conducere.

- Asistente personale. Reprezinta functia secretariala cea mai importanta. Apartin unui director general sau presedinte. Asistenta personala are o experienta considerabila in functiile de secretare unice si de secretara personala, asa incat este in masura sa supravegheze si sa indrume activitatea tinerelor secretare, a secretarelor personale si a unor categorii de personal administrativ (tineri functionari, curieri, soferi, personal de serviciu).

Lucreaza in sfera conducerii, este la curent cu problematica acesteia, pastreaza confidentialitatea informatiei. intocmeste darea de seama a sedintelor de conducere, supravegheaza si controleaza activitatile de organizare a reuniunilor la nivel inalt, a conferintelor de presa, a briefmg-urilor pentru televiziune, a interviurilor de radio oferite de membrii conducerii institutiei.

Indeplineste un rol - cheie, contribuind activ la procesul de materializare si implementare a deciziilor.

Desigur, continutul notiunii de secretara nu cuprinde numai patru categorii, ci contine multiple variatii: dactilografa, stenodactilografa/audio dactilografa, secretara tanara/stagiara, secretara, secretara-sef, sefa de cabinet, administrator, administrator/secretara personala, asistenta personala sau asistent manager. Indiferent insa de clasificarea pe care o are, este important sa stim ca functia de secretara este legata de munca in echipa.

Concret munca unui director si cea prestata de un asistent manager sunt dificil de separat, ele reprezentand de fapt una si aceeasi activitate, actiunile lor vor fi complementare, fiind canalizate spre acelasi scop, de exemplu daca trebuie scris un raport: directorul il concepe iar asistentul manager il prelucreaza, il stilizeaza si il dactilografie.