EVOLUTIA MESERIEI DE LA SECRETAR LA ASISTENT MANAGER

EVOLUTIA MESERIEI DE LA SECRETAR LA ASISTENT MANAGER

O abordare evolutiva a meseriei de secretar nu se poate realiza decat in contextul evolutiei istorice a managementului si a mijloacelor de comunicatie. inca din fazele de inceput, in practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esentiale care i-au marcat functionarea pana astazi:

meseria de secretar a aparut si a functionat intotdeauna pe langa factorii de decizie ai vietii economico-sociale;

tastarea informatiei scrise, a stat la baza acestei activitati; precum si

confidentialitatea, a constituit o cerinta esentiala sub aspect deontologic.

Coordonarea confidentialitatii este sugerata chiar de termenul "secretar(a)", provenind din latinescul "secretum" (secret, taina) si desemnand o persoana care stie si pastreaza secrete.

Sub acest aspect practic, meseria de secretar preceda in timp istoric, aparitia denumirii sale.

Daca tinem cont de faptul ca primele scrieri au aparut din necesitatile administratiei de stat de a emite dispozitii, de a da ordine si a administra bunuri, putem lega aparitia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autoritatilor, considerati a constitui prima celula a birocratiei, in Orientul antic. in special, in perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializati in comunicarea scrisa. Problema confidentialitatii se spunea, la vremea respectiva, numai pe cale orala, fiind extrem de rare persoanele care stiau sa scrie. Asa se explica si practica unor autoritati de a taia limba scribilor, spre a se asigura de pastrarea secretului profesional.

Termenul de grammatikos, denumind in limba greaca si profesia de "secretar", poate fi considerat cel mai sugestiv, in ceea ce priveste posibilitatile asocierii acestei meserii cu inceputurile scrierii. Treptat prin trecerea de la un sistem economic la altul si prin evolutia mijloacelor de comunicatie, se contureaza alte coordonate functionale ale acestei profesii.

In perioada feudalismului, o data cu schimbarile produse in sistemele de conducere prin aparitia anumitor grade de ierarhizare si, prin aparitia hartiei ca suport informational, munca de secretariat capata contururile specializarii. Astfel, persoana desemnata cu titlul de secretar, in Evul Mediu, se ocupa de corespondenta monarhului sau a unor inalti demnitari. Aceasta presupunea mentinerea in continuare, a sarcinilor initiale de caligrafiere a textelor, la care sau adaugat alte operatiuni de expediere dar si de evidenta a circulatiei documentelor scrise.

In epoca moderna, o data cu patrunderea masinilor de scris mecanice in structurile administrative, imaginea secretarei (asistentului manager), se va asocia atat de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, incat activitatea sa se va confunda pana in epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie sa precizam ca din punct de vedere istoric, aceasta meserie a apartinut barbatilor, pana la inceputul secolului al XX-lea, cand au inceput sa fie promovate drepturile cetatenesti refuzate femeii secole de-a randul. Nici Revolutia Franceza cu ideile ei luminoase nu a avut curajul sa lanseze femeia in viata administrativa, dar a declansat goana dupa o egalitate intre sexe.

In epoca contemporana, conform statisticilor, 95% din functiile de secretar sunt ocupate de femei, in special in tarile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate decat barbatii in domeniul competentei sociale si al inteligentei emotionale. Se contureaza astfel, noi cerinte, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca stiinta tot la inceputul secolului al XX-lea, dezvolta astfel noi valori, privind resursele umane si resursele informationale, la aceasta aducandu-si contributia stiinte precum sociologia, psihologia, ergonomia.

Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, si reevaluarea auxiliarului sau de baza, secretariatul.

In spatele acestui curent ascensional se afla si dezvoltarea continua a tehnologiilor informationale si comunicationale care au revolutionat viata birourilor. Astazi, competentele secretariatului impun in egala masura, cunostinte, informatii si deprinderi cerute muncii traditionale secretariatelor la care se adauga altele noi: domeniul biroticii. Abordand cerintele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stapanirea procedeelor de citire si scriere rapida; utilizarea calculatorului in editarea de texte si pentru baze de date ; utilizarea celorlalte aparate de tratare a informatiei si comunicatie; cunoasterea principiilor de organizare a timpului si a documentelor; posedarea si exercitarea a 1-2 limbi de circulatie internationala, cunostinte generale de statistica si contabilitate, abilitati de comportament in relatiile cu publicul si alti factori. Din aceasta perspectiva, activitatea secretariatelor devine tot mai complexa si specializata. Secretara este tot mai implicata in procesul de gandire fiind nevoita de multe ori sa preia parti din activitatile conducerii spre a le prelucra independent, sa gestioneze fluxuri de informatii si timpul managerilor, sa manevreze mijloace tehnice de tratare a informatiei si de comunicatie.

Functia de secretar presupune omniprezenta secretarului la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, prelucrarea, clasarea si arhivarea documentelor rezultate. Posibilitatile sale de degrevare a actiunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la aspectele acestei profesii sau exprimat trei opinii in lumea occidentala:

intr-o prima categorie se incadreaza cei care considera ca rolul asistentului manager este depasit si ca in viitor va disparea. Argumentele care se aduc in acest sens, privesc evolutia rolului calculatorului pentru activitatea fiecarui manager si de aici, ideea ca, in timp, calculatorul va ajunge sa suplineasca rolul asistentului manager (secretarei);

in a doua categorie sunt incadrati cei care considera ca rolul secretarei (asistentului manager) este in crestere si ca nimic nu poate suplini lucrul acestora.

Altii sustin ca asistentul manager isi va depasi statutul profesional actual, fiind tot mai implicata in activitatile profesionale in care competentele ei sa impuna cunostinte noi din alte domenii (economie, management, juridic), alaturi de cele traditionale. Din acest punct de vedere activitatea de secretariat nu va mai fi exercitata de oricine si oricum.

In tarile occidentale se experimenteaza pentru viitor secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestari de servicii birotice sau pentru lucrul la distanta.