INFORMATIZAREA MUNCII DE BIROU

INFORMATIZAREA MUNCII DE BIROU

In afara de cresterea calitatii si productivitatii muncii administrative, determina si alte efecte economice si sociale cum ar fi:

- eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia;

- eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de prelucrarea manuala a informatiei;

- eliminarea efortului solicitat de lectura si de controlul exactitatii documentelor primite sau expediate;

- reducerea timpului de receptie, de prelucrare si de transmitere a informatiei in activitatea administrativa;

- cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei;

- scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

Daca sistemul decizional reprezinta "sistemul nervos" al unei organizatii, sistemul informational este "sistemul circulator". El ofera materia prima (informatia) necesara in stabilirea si indeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor atat manageriale, cat si de executie din cadrul organizatiilor socio-economice.

Sistemul informational poate fi definit ca ansamblul datelor, informatiilor, fluxurilor si circuitelor informationale, procedurilor si mijloacelor de tratare a informatiilor menite sa contribuie la stabilirea si la realizarea obiectivelor organizatiei.

Datele si informatiile reprezinta componentele primare ale sistemului informational.

Definitii ale informatiei sunt multe in literatura de specialitate.

Norbert Wiener, parintele ciberneticii, spunea ca "informatia este informatie, nici materie, nici energie". Pornind de la ideea ca informatia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, incercarea de o defini este un nonsens.

Din punct de vedere al teoriei comunicatiilor, informatia este un mesaj, un semnal ce reflecta starea unui sistem sau a mediului in care acesta functioneaza si care aduce receptorului un spor de cunoastere.

Informatia economica reprezinta acele date care aduc receptorului un spor de cunoastere privind intreprinderea respectiva, ce ii furnizeaza elemente noi, utilizabile in realizarea sarcinilor in cadrul firmei respective.

Informatiile se obtin in general din prelucrarea datelor, ele nu se confunda insa cu acestea.

Data reprezinta o insiruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumita semnificatie. Datele economice descriu actiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firma sau la procese din afara acesteia.

In concluzie se poate spune ca orice informatie este o data dar nu orice data este o informatie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate.

In literatura de specialitate se intalnesc diverse criterii de clasificare a informatiilor.

Iata cateva dintre acestea:

1. dupa modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale;

2. dupa gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale;

3. dupa directie: descendente, ascendente, orizontale;

4. dupa provenienta: exogene, endogene;

5. dupa destinatie: interne, externe;

6. dupa obligativitate: imperative, nonimperative;

7. dupa natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, productie, financiar-contabile, personal.

Aceasta clasificare se refera la informatia economica utilizata in procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor.

Alte criterii de clasificare pot fi:

1. dupa forma: analogica, digitala;

2. dupa natura sa: date, texte, imagini fixe, secvente audio, secvente video;

3. dupa suport: magnetice, optice, opace, transparente.