PRINCIPALELE DOMENII DE APLICATIE SI COMPONENTELE BIROTICII

PRINCIPALELE DOMENII DE APLICATIE SI COMPONENTELE BIROTICII

Birotica foloseste diferite tipuri de informatii care circula in birouri si care pot fi clasificate in patru categorii:

- texte (documente redactate de orice natura);

- date (informatii numerice si alfanumerice);

- imagini (informatii vizuale, desene, fotografii);

- vocea (informatii vocale sau sonore servind comunicarii om-om sau om-masina).

Birotica are aplicatii in urmatoarele domenii:

- pregatirea documentelor - domeniul procesarii textelor sau imaginilor;

- schimbul de informatii - domeniul telecomunicatiilor de birou;

- difuzarea documentelor - domeniul reprografiei;

- clasarea, arhivarea si accesul la dosare - domeniul micrografiei automatizate;

- planificarea activitatilor de birou - domeniul gestiunii sarcinilor si timpului;

- manipularea datelor numerice - domeniul programarii informatice;

- ajutor in luarea deciziilor - domeniul sistemelor interactive decizionale;

- securitatea si controlul activitatilor de birou - domeniul procedurilor administrative;

- conceperea posturilor de lucru si a mediului ambiant al acestora - domeniul ergonomiei si al arhitecturii interioare a birourilor.

Noile echipamente ce apar au drept caracteristica esentiala tendinta de integrare a diferitelor functii, astfel incat se prefigureaza un "birou al viitorului", dotat cu mobilier ergonomic in care vom gasi un numar mic de echipamente multifunctionale.

In momentul de fata inca mai exista o distinctie clara intre locul de munca si locuinta. La serviciu se merge pentru a lucra, iar acasa pentru odihna si relaxare.

Din ce in ce mai raspanditele laptop-uri, telefoanele mobile, posibilitati facile si flexibile de lucru la distanta schimba insa obiceiurile si viata.

Oamenii pot lucra acasa imbinand ocupatiile personale cu activitati profesionale.

Un model de "birou al viitorului", ilustrat in figura urmatoare, ar arata astfel:

- masa de lucru si scaunul sunt reglabile, au culoarea lemnului;

- monitorul este plat, devenind opac atunci cand este necesara protejarea informatiei afisate;

- tastatura arata asemanator unui fluture, iar functionalitatea ei va fi limitata datorita posibilitatii de transmitere vocala a comenzilor;

- imprimanta color pentru birou va fi de format mare si va putea fi partajata intre membrii echipei, in timp ce imprimanta de acasa va permite tipariri in format A4;

- suprafata mesei de lucru va putea fi folosita pentru indeplinirea diferitelor activitati si va fi de dimensiuni reduse;

- o statie de comunicare va realiza legatura cu persoanele implicate in desfasurarea activitatilor.

Sistemele birotice faciliteaza procesarea, diseminarea si coordonarea informatiei, materia prima a oricarei activitati de birou. Prin aceasta se incearca inlaturarea cosmarului birocratic.

Astazi birourile au cel putin 3 roluri organizationale:

- Coordoneaza si conduc munca lucratorilor dintr-o organizatie;

- Integreaza munca realizata pe toate nivelurile cu functiile din organizatie;

- Cupleaza organizatia cu mediul, integrand informational clientii si furnizorii.

Munca de birou este caracterizata prin:

- predominanta proceselor informationale si decizionale, bazate pe analize pertinente;

- ponderea importanta a comunicarii de informatii si decizii.

Comunicarea se poate realiza:

- oral, prin dialog direct, sub forma de convorbiri la distanta, mediate de retelele de telecomunicatii, eventual in grup sau convorbiri intre birourile aceleiasi organizatii, mediate de retele telefonice sau interfonice;

- scris, intr-o varietate de forme (documente clasice, legislative, acte decizionale, rapoarte, cereri, sesizari, contracte, documente de plan, evidenta contabila, fiscala sau sociala, schite, desene de specialitate, grafice etc.);

Obiectivul fundamental al biroticii este cresterea calitatii, productivitatii si flexibilitatii muncii de birou prin automatizarea activitatilor. Cele mai importante activitati de birou se refera la introducerea, la prelucrarea, la memorarea si la extragerea informatiilor.