ROLUL ASISTENTULUI MANAGER INTR-O INSTITUTIE PUBLICA

ROLUL ASISTENTULUI MANAGER INTR-O INSTITUTIE PUBLICA

Asistentul manager sau orice functionar de birou, trebuie sa cunoasca structura organizatorica a institutiei publice si sa fie familiarizati cu functiile si relatiile dintre diferite nivele si sectoare. Cei mai multi asistenti manageri sunt legati printr-un contract de munca de institutiile publice, care le-au angajat si care le platesc salariile si nu de persoana sau persoanele, care le sunt superiori direct si pentru care lucreaza.

Chiar daca asistentii manageri sunt competenti in indeplinirea obligatiilor si degreveaza pe sefii lor directi de o mare parte din munca de rutina si de cercetare, ei trebuie sa posede multe cunostinte despre structura afacerilor in sectoare publice sau private.

Orice asistent manager si nu numai trebuie sa - si respecte disciplina. Atat in Regulamentul de Organizare si Functionare a Unitatii cat si in Regulamentul de Ordine Interioara sunt stipulate prevederi cu privire la pastrarea unei discipline ferme ca o conditie de baza pusa inca de la angajare. Sunt specificate in aceste acte normative o serie de calitati cerute "ab initio" cum ar fi: constiinta profesionala, punctualitate, competenta profesionala, spirit creator, daruire si pasiune in munca, combativitate si intransigenta fata de orice aspect ce poate prejudicia institutia publica sau firma respectiva.

Utilizarea eficienta a timpului de munca, a aparaturii din dotare, a mijloacelor materiale, informatice si financiar - banesti nu este posibila fara respectarea unei ferme discipline. Disciplina la locul de munca presupune lichidarea intarzierilor, a absentelor nemotivate, plecarile nejustificate de la locul de munca, risipa de materiale consumabile de energie. O latura importanta a disciplinei presupune si o atitudine corespunzatoare fata de seful direct, cautand rezolvarea cat mai buna si la timp a sarcinilor primite, insa respectarea disciplinei la locul de munca nu trebuie sa determine o ingradire a initiativei, a exprimarii unor idei si propuneri ce se pot dovedi valoroase in procesul muncii. O imbinare armonioasa a initiativei cu disciplina constituie un deziderat pretios la fiecare nivel organizatoric. Un alt principiu al respectarii disciplinei este pastrarea secretului de serviciu. Ansamblul de masuri privind pastrarea secretului de serviciu, atat catre persoanele fizice, cat si de cele juridice se refera la evidenta, pastrarea, circuitul, multiplicarea, clasarea si arhivarea documentelor secrete. Este interzisa scoaterea documentelor secrete din institutie, transportul lor in locuri neadecvate pastrarii acestor documente, este interzisa multiplicarea prin orice mijloace a acestor documente.

In relatiile cu mass-media asistentilor manageri le este interzisa furnizarea de informatii de orice fel, solicitantul fiind indrumat spre seful ierarhic sau inlocuitorul acestuia. De altfel, chiar accesul oricarei persoane straine in institutie este interzisa fara aprobarea sefului direct. Ca o conditie de rutina este necesara precizarea calitatii de document secret prin marcarea, langa numarul de inregistrare, a unui "S", iar pe prima pagina a documentului se scrie "secret de serviciu".

Intr-o institutie publica un asistent manager trebuie sa indeplineasca anumite sarcini tipice, dar nu oricum ci cu maxima eficienta:

deschide si sorteaza corespondenta;

da curs corespondentei de rutina;

scrie dupa dictare;

expediaza corespondenta;

claseaza documente;

raspunde la telefon: preia mesajele pe care apoi le transmite sefului; rezolva probleme curente; se asigura ca cel ce telefoneaza vorbeste cu persoana cea mai potrivita; isi protejeaza seful de convorbiri si intalniri nedorite;

se ingrijeste de oaspeti;

are in pastrare agenda de lucru;

organizeaza intalniri;

organizeaza calatorii de afaceri sau ca schimb de experienta cu alte orase din tara sau din strainatate;

se informeaza asupra activitatilor de profil (de exemplu, citeste ziare si reviste comerciale);

intocmeste si pastreaza o biblioteca de informatii utile. Este greu de imaginat ca un asistent manager poate fi eficienta daca nu are la indemana o serie intreaga de materiale de referinta, printre care:

un ghid al asistentului manager (de ordin general);

un ghid specializat pe domeniul de activitate al asistentului manager (medical, scolar, juridic, comercial, economic);

un ghid de etica, de tipul "Codul manierelor in afaceri" de Letitia Baldrife;

un ghid de corespondenta comerciala;

un ghid de punctuatie, ortografie, ortoepie si gramatica;

dictionarul explicativ al limbii romane;

un dictionar enciclopedic;

dictionare de limba straine;

carte de telefon/agenda proprie cu telefoane uzuale;

un atlas;

harti ale orasului/satului si tarii/ lumii;

orarul de zbor al avioanelor;

mersul trenurilor, al autobuzelor si al tramvaielor;

harti turistice si autoturistice;

publicatii profesionale ( economie, comert);

informatii despre firmele concurente, departamente guvernamentale ambasade straine, organizatii internationale;

legislatie interna si internationala;

literatura de specialitate (publicatii profesionale).

1. Instrumente specifice necesare unui asistent manager

Pe baza experientei acumulate de fiecare asistent manager in parte se pot observa o serie de activitati, cu caracter ciclitate zilnica, saptamanala, decadala, chenzinala, lunara, trimestriala, semestriala sau anuala. Aceste activitati se consemneaza in Calendarul de Activitatilor de Secretariat, care permite o mai buna desfasurare a activitatii secretariatului respectiv.

Este necesar ca odata cu inscrierea zilei sau perioadei unor anumite activitati sa se inscrie in calendar si masurile necesare in scopul realizarii lor.

Calendarul activitatilor de secretariat nu trebuie considerat ca un document in plus cerut de conducere, ci ca pe un instrument eficace in perfectionarea activitatilor de secretariat si manageriale. Un bun asistent manager trebuie sa :

planifice programul de lucru;

aiba un caiet de sarcini;

faca caietul de notatii cronologice;

faca caietul de notatii pe domenii de activitate;

sa faca scadentarul de termene;

aiba agenda cu adrese si numere de telefon;

aiba o lista numerelor de telefon uzuale;

aiba o agenda electronica.

A)    Planificarea programului de lucru:

Pentru o mai sistematica organizare a timpului de munca este necesara extragerea din caietul de sarcini si din calendarul activitatilor unui asistent manager a sarcinilor ce se sconteaza a fi realizate saptamanal si zilnic, notate intr-o fisa care sa cuprinda: problema urmarita, factorii responsabili, numerele de telefon ce pot fi apelate precum si rezultate obtinute.

Exista cazuri in care o anumita sarcina sa nu poata fi realizata in termenul scontat, aspect ce trebuie mentionat in caietul cu programe de lucru. Se cunosc si cazuri cand, in locul unei sarcini din program, se realizeaza o alta, care nu a fost cuprinsa in program, dar care prin importanta si urgenta ei va fi benefica pentru conducere.

Programul zilnic va fi alcatuit impreuna cu seful direct pe baza unui proiect elaborat din timp de asistentul manager cu completarea sarcinilor nou aparute. Este de datoria asistentului manager sa retina atentia conducatorului cu privire la termenul la care o anumita activitate a fost programata. De regula, toate sarcinile trecute in programul zilnic sau saptamanal trebuie rezolvate integral, dar daca acest nu este posibil respectivele sarcini vor fi reportate pentru a doua zi sau pentru o alta data fixata de conducere. Pentru fiecare sarcina cuprinsa in program se cere notat in dreptul ei modul in care s-a realizat, iar in cazul nerealizarii sa se specifice si motivele pentru care nu s-a realizat.

B)    Caietul de sarcini:

Acest caiet este un instrument folosit de asistentul manager, in care se consemneaza cu minutiozitate toate sarcinile primite de la conducere astfel incat ele sa fie mereu in atentia secretariatului in vederea solutionarii. Forma, dimensiunea si rubricatia acestui caiet de sarcini raman la latitudinea fiecarui secretariat in parte, in functie de specificul locului de munca si de cerintele exprimate de conducere.

Ordinea consemnarii sarcinilor primite se face in functie de urgenta, importanta, durata realizarii, folosind, daca este cazul, notatii sau sublinieri cu culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevazute cu termene specifice sa fie trecute si in scadentarul de termene. in cazul in care o anumita sarcina nu a fost indeplinita la timp se vor preciza motivele nerealizarii, dar totodata si masuri de indeplinire, precum si un nou termen.

Tinand seama de specificul muncii asistentului manager, care se confrunta cotidian cu o multime de persoane de diverse profesii si avand temperamente diferite, cunoasterea personalitatii este deosebit de importanta. Situatiile cu care se confrunta asistentul manager se refera la seful direct, la colegii din alte departamente de munca, la alti sefi de serviciu sau de departamente, la publicul larg sau la cei ce solicita audiente sau intrevederi. in consecinta, este evidenta necesitatea de perfectionare continua, pentru o mai buna realizare a sarcinilor.

Daca comportamentul asistentului manager nu este corespunzator intrebarilor interlocutorului, vor fi percepute eronat, astfel incat se ajunge, pe de o parte la inhibarea acestuia si pe de alta parte la discordante sau la stari conflictuale. Asemenea relatii trebuie dublate de amabilitate, dar si de fermitate, urmarindu-se astfel buna functionare a institutiei. Fermitatea este necesara in cazul persoanelor foarte insistente, care doresc sa patrunda la sef cu orice pret, chiar daca acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrari care nu suporta intarzieri. Comportarea la locul de munca presupune o buna cunoastere a unor uzante protocolare.

C) Caietul de notatii cronologice:

Secretariatele de la diferite niveluri sau din diferite domenii de activitate se confrunta cu probleme din cele mai diverse, unele fiind aproape sau absolut insolubile. Pentru asigurarea unei bune evidente un instrument care nu lipseste din majoritatea secretariatelor, fiind indispensabil muncii de fiecare zi, este caietul de notatii cronologice. Asistentul manager va nota in acest caiet, toate informatiile, problemele, evenimentele care apar, in ordine calendaristica, precum si sarcinile stabilite de conducere. Se vor consemna in acest caiet informatii cu privire la activitatea propriei institutii, corelatiile cu alte compartimente de munca sau cu alti agenti economici. Se vor consemna aici numere de telefon, adrese, faxuri, nume de furnizori si beneficiari, precizandu-se data si ora la care a fost facuta consemnarea.

D) Caietul de notatii pe domenii de activitate:

Prin acest caiet se poate depista rapid a informatiilor cautate, iar pentru realizarea acestuia este necesara transcrierea, daca este posibil zilnic a informatiilor din caietul de notatii cronologice.

Infiintarea unui astfel de caiet este insa conditionata de alcatuirea prealabila a unui cod de domenii care sa sistematizeze transcrierea dupa frecventa si importanta problemelor.

E)    Scadentarul de termene:

Scadentarul de termene constituie un instrument indispensabil in asigurarea respectarii termenelor stabilite de conducere sau de asistentul manager insusi. In el se vor include toate datele care presupun termene precise. In acest sens ar putea fi folosita o agenda de birou cu rubricatie calendaristica. Din notatiile facute trebuie sa rezulte clar data la care s-a realizat tranzactia respectiva, persoanele implicate si telefoanele acestora, continutul tranzactiei si termenul de realizare a acesteia.

In folosirea scadentarelor de termene este necesar ca asistentii manageri sa dovedeasca discernamant in aprecierea diverselor termene dupa urgenta si importanta retinand din timp atentia factorilor responsabili pentru prevenirea unor intarzieri.

De altfel, intreaga activitate de secretariat trebuie sa aiba un caracter preventiv, in scopul respectarii riguroase a tuturor termenelor, ca o dovada certa a seriozitatii, in stilul de munca a institutiei respective.

F)    Agenda cu adrese si numere de telefon:

In mod practic se utilizeaza un registru-repertoriu, cumparat sau confectionat la comanda sau de asistentul manager, in care se consemneaza, in ordinea alfabetica, adresele si numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spatii de rezerva pentru fiecare litera in parte. Daca volumul activitatii presupune un numar mare de persoane cu care conducerea are legaturi, in locul unui caiet se va folosi un fisier alfabetic, ce permite o mai buna actualizare.

Capul de tabel al unui asemenea caiet de adrese si numere de telefon se va concepe de fiecare asistent manager in parte in functie de specificul unitatii. El trebuie sa cuprinda: numar curent, numele si prenumele, adresa, numarul de telefon de la serviciu si de acasa si o rubrica de observatii la care se va putea trece si mentiunea "nu se informeaza" sau se vor specifica eventuale modificari.

G) Lista numerelor de telefon uzuale:

O astfel de lista este cuprinsa de regula pe o singura pagina celofanata sau protejata cu o folie de plastic. Utilizarea ei ne scuteste de pierderea timpului cu cautarea in agenda sau in fisier dar se impune necesitatea revizuirii si actualizarii ei lunare sau trimestriale.

H) Programarea, pregatirea si desfasurarea activitatilor colective:

Intalniri de lucru

Intalnirile de lucru se programeaza din timp si acestea au loc fie la sediul institutiei publice, fie la unul din compartimentele din subordine. Daca in reteaua proprie nu exista un spatiu adecvat, se va recurge la solutia unei inchirieri.

Asistentul manager urmareste constant agenda de lucru si anunta conducerea institutiei publice de apropierea zilei in care sa stabilit intalnirea de lucru si cere informatii suplimentare cu privire la ordinea de zi a acesteia.

Fiind vorba de o modalitate concreta de lucru informatiile solicitate managerilor serveste la stabilirea si detalierea unor aspecte cum sunt: problematica ce se va dezbate, ce materiale se vor elabora si de catre cine.

Sedinte curente, consfatuiri

Sedintele curente si/sau consfatuirile constituie instrumente de management si modalitati importante de valorificarea a talentelor individuale si de grup, precum si de conlucrare a deciziilor comune ce se iau in cadrul colectivitatilor date.

Actiunea de pregatire a unei sedinte curente si/sau consfatuiri incepe din momentul fixarii datei in graficul de activitati colective de conducere sau in agenda managerului institutiei si al stabilirii problematicii ce va analizata.

Pasul urmator este facut de secretariate, care prin prerogativele ce le au din Regulamentul de Organizare si Functionare al Institutiei indeplinesc urmatoarele sarcini:

anunta ordinea de zi a sedintei curente, acesta facandu-se prin telefon, fax, prin adrese scrise, invitatii sau pe baza de semnaturi de tabele nominale;

dactilografiaza, proceseaza, multiplica si difuzeaza materiale care fac obiectul ordinii de zi;

impreuna cu compartimentele social - administrative pregatesc salile in care au loc sedintele curente si consfatuirile.

asigura numarul de scaune si asezarea lor astfel incat participantii sa receptioneze cu usurinta tot ceea ce se discuta si se trateaza in cadrul sedintei. Pregatirea mesei la care conducerea incepe sedinta.

efectuarea prezentei participantilor si conducerea invitatilor la locurile stabilite;

asigurarea unui bufet cu aperitive si dulciuri si racoritoare care pot fi servite fie permanent fie numai in pauze;

asigurarea aparaturii audio-vizuale necesara prezentarii materialelor ce fac obiectul ordinii de zi a adunarii sau a consfatuirii;

asigurarea unor persoane din cadrul secretariatului pentru intocmirea stenogramei sedintei/consfatuirii sau a intocmirii procesului verbal;

sintetizarea masurilor sau dispozitiilor trasate in timpul lucrarilor sedintei pentru a fi difuzate la cei nominalizati sa le rezolve.

Mese rotunde, dezbateri

Aceste intalniri au un numar restrans de invitati, permit abordarea unor teme teoretice si practice atat de aplicabilitate imediata, cat si de perspectiva. in acest sens asistentii manageri au urmatoarele atributii:

pregatirea documentelor ce fac obiectul ordinii de zi;

asigura distribuirea din timp a materialelor la cei care vor participa la masa rotunda sau la dezbaterea programata;

formuleaza si transmit invitatiile de participare;

impreuna cu factorii de protocol si administrativ pregatesc sala in care va loc manifestarea stiintifica convocata, asigura diverse rechizite, aparatura audio-vizuala, aperitive, dulciuri si racoritoare.

Simpozioane, sesiuni de comunicari

Simpozioanele si sesiunile de comunicari sunt organizate sub forma unor dezbateri sau discutii pe baza unor expuneri scurte facute de un numar de vorbitori in fata unui public interesat de tematica abordata.

Grija fata de invitati

La cererea managerului asistentul manager se va informa daca invitatii au fost anuntati despre sesiunea respectiva cand sosesc in localitate, cu ce mijloc de transport. in raport cu aceste informatii se stabileste locul de cazare, de servirea mesei, persoana care ii asteapta.

Este prudent si politicos ca invitatii speciali la o reuniune stiintifica si nu numai, de care stim ca va depinde bunul mers al acesteia, sa fie condusi la sala in care se desfasoara reuniunea stiintifica sau sesiunea de comunicari.

Orice asistent manager la astfel de evenimente si la orice fel de eveniment unde este invitat trebuie sa aiba o tinuta vestimentara corespunzatoare, trebuie sa aiba si o tinuta fizica si pe strada cat si in societate. Trebuie sa stie sa se comporte adecvat fiecarui eveniment si trebuie sa stie sa conduca o conversatie.

Regulile de conduita sau regulile de comportare contribuie la buna desfasurare a relatiilor din societate, in general, si la o desfasurare normala a activitatii in afaceri. Este foarte importanta cunoasterea si aplicarea acestor reguli de catre fiecare partener, dat fiind ca necunoasterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretari eronate, la complicatii relationale care depasesc sfera relatiilor strict personale ale celor in cauza. Nu se pot concepe relatii intre parteneri fara contactul uman necesar si, in cadrul acestui contact, fara respectarea unor reguli de eticheta.

Necunoasterea acestor reguli poate fi considerata, in ultima instanta, o lipsa de competenta profesionala a unei persoane chemate sa reprezinte interesele unei parti pe planul relatiilor specifice. insusirea si respectarea unor reguli de eticheta pot si constituie o sarcina de ordin profesional.

2. Elemente de ergonomie in activitatea unui asistent manager

Organizarea ergonomica a muncii unui asistent manager. Ergonomia reprezinta o stiinta, o sinteza a unor cercetari multidisciplinare, fiecare din discipline avand metode proprii verificate in practica.

Obiectul ergonomiei il constituie organizarea activitatii umane in procesul muncii prin optimizarea relatiei din sistemul om -masina - mediu, avand drept scop cresterea eficientei tehnico-economice, optimizarea conditiilor, pentru a obtine satisfactia, motivatia rezultatelor muncii. Scopul final al ergonomiei este de a crea premisele cresterii productivitatii umane si reducerii oboselii. Ea contribuie la imbunatatirea conditiilor de munca si la cresterea eficientei muncii in activitate.

Principalii factori ergonomiei implicati in munca unui asistent manager sunt:

mobilierul;

iluminatul;

cromatica;

microclimatul;

zgomotul si vibratiile;

factorii psihosociali.

Culorile mobilierului si ale mediului ambiant au efecte fiziologice si psihologice. Culorile se impart in culori functionale si culori de avertizare si prevenire.

Pentru suprafetele interioare culoarea trebuie sa asigure o senzatie de confort si luminozitate (de exemplu pentru mobilierul birourilor se recomanda culorile deschise).

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulatie a aerului. Optimul de confort la locul de munca se realizeaza in urmatoarele conditii: temperatura aerului la activitati fara radiatii calorice sa fie de 16°-18° Celsius la munca usoara si de 15°-16° Celsius la munca fizica medie avand o umiditate relativa sub 70% si o miscare a aerului de 0,3-0,4 m/s.

Zgomotul si vibratiile constituie surse principale ale oboselii, nervozitatii si influenteaza negativ munca. Executantii care lucreaza intr-un mediu zgomotos obosesc mai repede si sunt mai irascibili decat cei care lucreaza intr-un mediu mai linistit.

Factorii care influenteaza randamentul executantului la nivelul locului de munca sunt:

factorii individuali: pregatirea profesionala; aptitudini; capacitatea de invatare si adaptare; interes pentru profesie; motivatie pentru munca; aspiratii; sistem de valori; sanatate; experienta; situatie sociala.

factorii tehnici: tipul utilajului (echipamentului); gradul de uzura; modul de reglare;

factorii psihosociali: climatul psihosocial de la locul de munca; stil de conducere;

In urma solicitarii oricarei activitati umane apare oboseala. "Este starea de slabiciune musculara, nervoasa sau psihica, vizibila sau interioara, reala sau imaginara". Ea diminueaza capacitatea de munca. Problemele de sanatate care apar repetativ sunt:

afectiuni ale ochilor si slabirea vederii;

oboseala;

dureri ale spatelui;

dureri de umeri;

dureri de cap.

Pentru a avea un randament de lucru bun trebuie sa se respecte urmatoarele norme de protectie:

pastrarea unei distante optime fata de monitor, pentru a evita afectarea ochilor. Se utilizeaza ecrane de protectie;

pozitionarea adecvata a mouse-lui, tastaturii si a monitorului; folosirea unei tastaturi detasabile;

utilizarea scaunelor reglabile, confortabile, cu un spatar comod;

distanta adecvata pentru genunchi, de la birou sau terminal, sa fie la maxim 70 de cm fata de sol;

cablurile de date sa fie bine legate si protejate;

iluminare si aerisire buna a incaperii, ferestre dotate cu jaluzele pentru a evita stralucirea sau reflexia luminii;

pauze de 10 minute la fiecare 50 de minute in fata calculatorului.