ROLUL SECRETARIATULUI IN STRUCTURA UNEI INSTITUTII PUBLICE

ROLUL SECRETARIATULUI IN STRUCTURA UNEI INSTITUTII PUBLICE

Institutia publica sau firma este o forma concreta a activitatii umane indiferent de domeniul de activitate : economic, social, cultural, politic. Orice tip de activitate trebuie sa fie administrativa. De aceea orice firma functioneaza ca un sistem al carei componente sunt in stransa legatura pentru a putea interveni fiecare la momentul potrivit avand mijloace proprii, spre a raspunde unei nevoi.

Figura 2.1 - Domeniile de aplicatie ale biroticii

Firma sau institutia publica poate fi considerata ca o colectivitate ierarhizata de oameni si obiective, ca un ansamblu de mijloace de productie si de informatii, o impletire de interese generale si individuale. Ea are o structura proprie, determinata de scopul pentru care a fost creata.

Pentru a se putea obtine obiectivele social-economice, orice institutie publica sau firma indeplineste mai multe functii:

functia de cercetare-dezvoltare;

functia de productie;

functia financiar-contabila;

functia comerciala si de marketing;

functia de personal.

Indiferent de ramura economica sau de activitatea desfasurata, structura organizatorica este alcatuita din urmatoarele elemente:

functia de conducere si de executie ;

postul;

ponderea ierarhica;

compartimentele functionale si operationale;

nivelurile ierarhice;

relatii organizatorice;

activitatile.

O structura organizatorica rationala este conditia esentiala pentru: asigurarea functionarii normale a compartimentelor de munca, repartizarea precisa a responsabilitatilor, stabilirea riguroasa a dependintelor ierarhice, a unitatii intre responsabilitatile unei functii si puterea de decizie. Reprezentarea grafica a unei firme sau institutii publice poarta numele de organigrama.

Structura organizatorica a unei institutii publice reprezinta ansamblul persoanelor si compartimentelor de munca, modul in care sunt constituite si grupate precum si legaturile care se stabilesc intre ele.

La baza infiintarii unei institutii publice sta Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competentelor unei institutii publice sau firme. Este un act normativ care reglementeaza functionarea compartimentelor si este adoptat de forul de conducere superior al institutiei respective. Mai exista si Regulamentul de Ordine Interioara (ROI) care reglementeaza regulile de conduita cerute angajatilor in relatiile de serviciu, programul de lucru, circulatia documentelor si este adoptat de catre conducatorul unitatii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat si completat in conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor.

Regulamentul de Organizare si Functionare al Institutiei publice sau a firmei are un caracter general si este completat de Statutul de Functii. Acest statut are un caracter intern si prevede numarul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul si pregatirea angajatilor, precum si relatiile dintre acestia. Este o completare necesara a Regulamentului de Organizare si Functionare pe baza careia se poate calcula bugetul de scolarizare a personalului. La randul sau este completat de fisa postului care cuprinde atributiile si obligatiile fiecarui angajat in parte.

Pe baza actelor normative de infiintare si care le reglementeaza functionarea unitatile isi elaboreaza propriile regulamente de organizare si functionare. adoptate la structura organizatorica, aprobate si completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Legea reglementeaza explicit ca organigrama unei institutii nu intra in vigoare pana la adoptarea Regulamentului de Organizare si Functionare si a Statutului de Functii.

Legea reglementeaza explicit ca organigrama unei institutii publice nu intra in vigoare pana la adoptarea Regulamentului de Organizare si Functionare si a Statutului de Functii. In unitatile unde nu exista Oficiu Juridic intreaga problematica legislativa ii revine sau trebuie preluate de secretariate. Acestea au obligatia, in primul rand sa, procure si sa sistematizeze o biblioteca de acte normative legate de specificul unitatii pe baza unui nomenclator elaborat de conducatorul acesteia.

In unitatile unde exista Oficiu Juridic secretariatele vor realiza, sub forma de extrase, un fisier tematic ce va cuprinde toate prevederile actelor normative ce reglementeaza functionarea unitatii respective.