SECRETARIATELE DIN SECOLUL AL XXI-LEA

SECRETARIATELE DIN SECOLUL AL XXI-LEA

1. Secretariatele electronice

Pe masura dezvoltarii si diversificarii vietii economico-sociale asistam la un fenomen care, daca nu poate fi considerat paradoxal, este cel putin ciudat: introducerea progresului tehnico-stiintific, ampla actiune de inovare care se desfasoara in toate sectoarele de activitate ar trebui sa genereze aparent un grad ridicat al somajului, prin inlocuirea oamenilor cu masini si echipamente care reduc numarul locurilor de munca. De exemplu in Japonia unde indicele de innoire, de patrundere a progresului tehnic in activitatea economico-sociala este foarte ridicat,     s-a constatat ca reducerea numarului de locuri de munca din sectoarele mai putin abstracte a fost insotita de o crestere a numarului de locuri de munca cu un grad mai mare de abstractizare.

Se constata o crestere accentuata a personalului care produce idei, licente, patente, formule stiintifice, retete de fabricatie, programe informatice, facturi, chitante, planuri de reorganizare, fise tematice, documente financiar bancare, studii de marketing. Fenomenul este catalizat de insusi specificul muncii din birouri, care este fragmentara, repetitiva, anosta si dezumanizata ceea ce-i determina pe manageri sa considere reorganizarea multor intreprinderi ca o incercare de a face ca biroul sa semne din ce in ce mai mult cu fabrica. Mutatiile pe plan tehnico-economic si social determina schimbari de esenta si in planul activitatilor de birou. Asa dupa cum arata cunoscutul futurolog Alvin Toffler "toate vechile ierarhii si structuri ale birourilor vor fi in curand transformate". Nevoia de informatie a crescut atat de fantastic, incat nici o armata de functionari, dactilografe, secretare si asistente, oricat de mare ar fi si oricat de mult ar muncii nu mai pot face fata.

Se constata de asemenea o crestere substantiala a costurilor in activitatea de birou. in numeroase firme cheltuielile de birou se ridica la 40-50% din totalul cheltuielilor; se apreciaza ca redactarea si trimiterea unei singure scrisori, daca se calculeaza toate cheltuielile, se ridica la 0.2% din totalul cheltuielilor. Aparitia tehnicii de calcul si in special implementarea procesoarelor de texte a declansat o adevarata revolutie in munca de birou. Procesorul de texte - citandu-l pe Alvin Toffler - "modifica in mod fundamental fluxul de informatii din birou si, o data cu acestea, structura operationala. El nu este decat un membru al marii familii de tehnologii noi care vor inunda lumea 'gulerelor albe'".

In incercarile de inovare a muncii de birou este relevanta expozitia organizata cu prilejul Congresului Asociatiei Internationale pentru Prelucrarea Cuvintelor, care prin aparatura folosita si demonstratiile facute, cu reprezentarea unor echipamente performante a prefigurat inceputul crearii "biroului fara hartii" sau "biroului electronic". Intr-un asemenea birou nu exista erori de clasare; datele referitoare la productie, desfacere, contabilitate, prospectarea pietei sunt inmagazinate in memoria calculatoarelor, fiind transmisibile la orice distanta prin posta electronica, direct de pe ecranul calculatorului. Exista de asemenea posibilitatea multiplicarii informatiilor in sute de mii de exemplare, la costuri acceptabile.

Lista avantajelor cuprinde insa si posibilitatea de a clasa documentele dupa mai multe sisteme de clasificare sau posibilitatea de a utiliza corectorul de greseli ortografice.

In comparatie cu metodele clasice de lucru folosind echipamente mecanice sau in cel mai bun caz electromecanice pentru realizarea aceleiasi lucrari se utilizeaza de 4-5 ori mai mult timp, se consuma 5-6 etape si cu costuri. mult mai mari decat in cazul utilizarii echipamentelor electronice moderne. Cu noile echipamente se poate inregistra un original, se poate corecta, multiplica, expedia si clasa orice document, intregul proces realizandu-se practic intr-o singura etapa. Efectele acestei comprimari isi gasesc expresia si in alte domenii de activitate. Utilizand facilitatile pe care le ofera legatura cu satelitii, microundele, alte instalatii de telecomunicatii, echipamentele de birou pot inlocui posta clasica, evitandu-se astfel toate neajunsurile care se manifesta in sistemul postal. Cert este ca biroul este menit sa fie revolutionat in deceniile urmatoare. Rezultatul dublei revolutii din sectorul functionaresc, ca si din cel productiv, nu poate fi decat un mod de productie cu totul nou pentru societate-un pas urias pentru specia umana. Acest pas va avea implicatii nespus de complexe. Va afecta nu numai numarul persoanelor angajate si structura industriei, ci si repartitia puterii politice si economice, dimensiunile unitatilor economice, diviziunea internationala a muncii, rolul femeilor in economie, natura muncii, relatiile dintre producatori si consumatori si va modifica chiar un aspect aparent atat de simplu cum este locul de munca.

Intreaga gama de instrumente hard si soft utilizate in secretariatele electronice sunt integrate rational in cadrul sistemelor informatice de birou care dispun de un nucleu informatic, interfete specifice cu toate tipurile de periferice precum si echipamente periferice de stocare si transmitere a informatiei sub diferitele sale forme (analogica sau digitala) ori genuri (date, texte, documente, sunet si imagini). Sistemele birotice sunt o parte foarte importanta a activitatii de secretariat, dar ele difera de informatica si de telecomunicatii dar au elemente comune atat prin prisma scopurilor sale cat si a mijloacelor utilizate pentru atingerea acestor scopuri. Astfel din figura urmatoare rezulta o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii in activitatea informationala a unui asistent manager din cadrul unei institutii publice sau intreprinderi:

Figura 2. 3 - Utilizarea calculatorului personal in activitatea unui asistent manager

2. Utilizarea calculatorului personal in activitatea

unui asistent manager

Dupa o perioada de restrictii in domeniul informaticii calculatorul a devenit astazi un instrument de lucru dintre cele mai utile in toate domeniile de activitate, fiind chiar indispensabil. Exista astazi lucrari care fara calculator ar fi imposibil de realizat. Primele tipuri de microcalculatoare din familia calculatoarelor personale (PC) apar la inceputul anilor 1980 si sunt: APPLE, IBM, AMIGA. Datorita firmei IBM, de a declara libere specificatiile microcalculatorului IBM-PC acesta s-a impus ca un standard in domeniul calculatoarelor personale si toate microcalculatoarele produse sunt compatibile cu aceasta.

Putem afirma, cu deplin temei, ca nu exista domeniu de activitate economica, sociala sau politica in care sa nu semnalam prezenta calculatorului personal (PC). Cu ajutorul lui se pot edita carti, se pot ordona, dupa diverse criterii, multimile cu care se opereaza sau se poate tine contabilitatea pentru zeci sau sute de beneficiari. inainte de aparitia computerelor personale, sistemele de calcul erau foarte voluminoase si operarea lor necesita cunostinte temeinice de informatica, nefiind la indemna nespecialistilor. Chiar si astazi continua sa existe calculatoare mari si puternice (main-frame, supercalculatoare).

Referindu-ne la prezenta calculatorului in viata secretariatelor, la utilizarea acesteia in activitatea de editare a documentelor, a corespondentei sau a numeroase inscrisuri de mai mica sau mai mare amploare, acestea le usureaza foarte mult munca. Principalele caracteristici ale calculatorului de tip PC sunt:

raport pret/putere de calcul - scazut;

interfata "prietenoasa" cu utilizatorul;

gama larga de aplicatii: ~ gestiuni de baze de date

calcul contabil ~ procesare de texte ~ proiectare asistata de calculator ~ comunicatii (posta electronica) ~ calcul matematic ~ aplicatii in diferite domenii.

Oricine cunoaste astazi ca un calculator personal se compune din cel putin trei corpuri diferite. Avem, in primul rand, UNITATEA CENTRALA, care cuprinde mecanismul propriu-zis de memorare si de procesare a informatiei. Urmeaza TASTATURA care serveste la introducerea informatiilor si comenzilor in memoria unitatii centrale si MONITORUL care permite vizualizarea a tot ce se intampla in calculator.

Stocarea informatiilor se poate face pe discul magnetic implementat in unitatea centrala (Hard discul) sau pe dischete de doua dimensiuni: 5,25 si 3.50 inci. Mai nou, pentru stocarea unui volum mai mare de informatii se utilizeaza compact-discul (CD) pentru care se implementeaza o unitate speciala in calculator. Tehnica de calcul are doua componente fundamentale: HARDWARE prescurtat Hard-ul si SOFTWARE prescurtat Soft-ul.

Hard-ul unui calculator reprezinta partea fizica, materiala a acesteia si se compune din placi si circuite integrate, cablaje electrice, componente electronice si dispozitive mecanice.

Soft-ul calculatorului este compus din programe alcatuite din instructiuni care asigura functionarea sincronica a tuturor componentelor hardware-ului.

La nivelul cel mai apropiat de hardware, resursele software utilizate in birotica sunt cele ce apartin sistemului de operare (SO) al calculatorului. Principalele functii ale sistemului de operare sunt:

interpretarea si executarea comenzilor monitor;

incarcarea, lansarea in executie si controlul executiei programelor;

comanda si controlul dispozitivelor periferice, gestiunea fisierelor pe disc;

diagnosticare, semnalare si tratarea erorilor;

prestarea de servicii utilizatorului prin apelarea de functii sistem.

O parte din programe sunt comune tuturor calculatoarelor personale, se livreaza de regula o data cu calculatorul si se numesc SOFTWARE DE BAZA. Cele mai raspandite sisteme de operare existente pe PC-uri sunt : MS-DOS, OS/2, APPLE DOS, UNIX,. Sistemele de operare dezvoltate in perioada de pionierat a informaticii obligau utilizatorul sa foloseasca comenzi greoaie, cu multi parametri care trebuiau perfect memorate. Orice eroare cat de mica in formularea unei comenzi conducea la respingerea acesteia de catre sistem. Cata vreme utilizatorii calculatoarelor erau specialisti informaticieni acest impediment nu era important dar cand calculatoarele personale sau raspandit in randul nespecialistilor in informatica a aparut nevoia unei astfel de interfete intre om si calculator. Pentru a facilita accesul oricarui utilizator la functiile disponibile ale unui PC, firmele producatoare de software au dezvoltat o serie de programe utilitare printre care: Norton Utilities, XTGold, DOS Navigator. Exista si pachete specifice orientate spre diverse aplicatii: baze de date, editare si procesare de texte, tehnoredactare, etc. in ultima vreme s-a impus un program deosebit de eficient si de usor si anume WINDOWS

Astfel intr-o institutie publica de exemplu pentru editarea de texte se folosesc programele: Word, Word Perfect, Word Star, Pagemaker; iar pentru baze de date se folosesc programele: Fox, d'Baze; iar pentru evidenta contabila se foloseste: Fox Pro.

In institutiile publice unde se folosesc mai multe calculatoare, acestea pot fi interconectate intr-un sistem denumit "retea de calculatoare" sau sistem multiutilizator. Cele mai raspandite tipuri de retele sunt cele care se instaleaza in aceeasi cladire sau la l km distanta. Ele sunt cunoscute sub denumirea "LAN" (local area network).

Grupurile de calculatoare din retea, numite statii de lucru permit interconectarea calculatoarelor intre ele precum si conectarea fiecarui calculator in parte cu un calculator central numit SERVER. Mai multe retele LAN se pot interconecta, folosindu-se in acest scop inca un calculator numit "POD". Drepturile de acces la retea ale fiecarui utilizator sunt limitate, recunoasterea facandu-se cu un nume sau o parola introdusa la inceputul fiecarei sedinte de lucru, care presupune utilizarea informatiilor din server.

In activitatea de secretariat intra si editarea textelor pe calculator, care pot introduce doua feluri de informatii:

documente;

programe in diverse limbaje.

Editarea pe calculator presupune lucrul numai asupra textelor, care se scriu la fel ca la masina de scris cu respectarea regulilor gramaticale, de punctuatie, de despartirea in silabe.

Calculatorul ofera mai multe facilitati, cum ar fi:

permite corectarea imediata a oricaror greseli cu comutarea automata a textelor;

schimbarea ordinii cuvintelor, frazelor, alineatelor sau chiar a paginilor dintr-un loc in altul;

comutarea automata a randurilor si paginilor;

numerotarea automata a paginilor;

copierea unui text dintr-un loc in altul;

utilizarea unei scrieri stilizate (litere de diferite dimensiuni, grosimi, caractere);

implementarea in text a unor tabele, formule, ecuatii, grafice, desene, fotografii;

memorarea tuturor documentelor elaborate in vederea utilizarii lor ulterioare;

afisarea in ordinea alfabetica a documentelor utilizate;

sistematizarea pastrarii documentelor in directori, subdirectori sau fisiere si inca multe altele.

Sistematizand avantajele pe care le prezinta editarea pe calculator distingem urmatoarele etape:

introducerea in calculator a textului brut ( culegerea de date);

tehnoredactarea computerizata;

scoaterea la imprimanta a documentului pentru analiza si corectura;

pregatirea cliseelor pentru tipar (daca este cazul unor publicatii);

gestiunea documentelor.

Exista mai multe programe de editare, unele mai putin bune altele mai bune, iar altele de-a dreptul performante. Se poate spune ca cel mai bun program este cel pe care il folosesti mai bine. Dintre programele mai mult utilizate mentionam: WordStar, WordPerfect, Microsoft Word, AmiPro, PageMaker.

Dupa introducerea datelor in calculator (culegerea de date) si realizarea tehnoredactarii computerizate, este firesc sa trecem vizualizarea acestora pe hartie. Aceasta operatie se face cu ajutorul imprimantei, care face parte, din grupa echipamentelor periferice ale calculatorului. Ea se compune dintr-un mecanism de antrenare a hartiei (simpla sau speciala), un mecanism de tiparire, care este diferit in functie de tipul de imprimanta, un cablu de comanda si leduri de semnalizare.

Dupa felul in care se semnalizeaza imprimarea caracterelor pe hartie, imprimantele se pot clasifica in urmatoarele categorii:

matriciale (sau cu ace);

cu jet de cerneala;

cu laser;

cu cerneala solida;

cu transfer termic;

cu sublimarea culorii;

copiatoare electrostatice.

Imprimantele matriceale realizeaza caracterele cu ajutorul a 7-24 ace care percuteaza o panglica impregnata cu tus numita RIBBON, ceea ce nu permite o conturare foarte exacta a acestora, ele nu se pot folosi la realizarea cliseelor pentru topografiere, dar au avantajul ca se livreaza si la dimensiunea A3 ceea ce permite o realizare si a situatiilor care nu pot fi incadrate in cunoscutul format A4.

Imprimantele cu jet de cerneala tiparesc caracterele bine conturate, dar se caracterizeaza prin consum mare de cerneala si sunt de regula de format mic.

Imprimantele laser asigura cea mai buna calitate a textului tiparit. Ele se utilizeaza la realizarea cliseelor pentru tipografie dar se pot utiliza si pentru tiparirea pe hartie. Se recomanda utilizarea de hartie speciala, deoarece cilindrul din cadrul mecanismului de rulare, deosebit de sensibil, se degradeaza usor. Desi costurile aparatului si materialelor consumabile sunt destul de mari raspandirea acestui tip de imprimanta capata din ce in ce mai mult teren.

Inainte de a porni imprimarea, aparatul se conecteaza la retea, se incarca cu hartie si la comanda PRINT (tiparire) data de calculator pornirea este asigurata automat. Imprimantele au de regula memorie proprie, asigurand memorarea unei parti din informatia trimisa spre tiparire si incarcand mereu alta cantitate pe masura tiparirii textului.

Scanerul se utilizeaza pentru copierea unor desene, fotografii, grafice, sau alte imagini ce nu pot fi introduse prin tastatura. Aceste materiale sunt descompuse in semnale informatice, pot fi trecute in memoria calculatorului cu ajutorul imprimantei. Scanner-ul poate fi utilizat si pentru a introduce textul imprimat pe un suport grafic in memorie sub forma de fisier text care poate fi apoi prelucrat cu un procesor de texte, dar pentru aceasta scanner-ul trebuie sa fie insotit de produse software de tipul Optical Character Recognition recunoastere optica a caracterelor (OCR).

Plotterul este un dispozitiv de iesire care permite trasarea unui desen sau alte reprezentari grafice. Dispozitivul este foarte util pentru trasarea desenelor, diagramelor, avand avantajul ca se pot trasa orice fel de curbe in mai multe culori. in prezent este inlocuit cu imprimantele grafice.

In activitatea de secretariat se genereaza un numar mare de documente variate. In functie de tipul lor aceste documente sufera dupa creare tratari diferentiate. Unele, dupa ce s-au luat la cunostinta nu mai necesita prelucrari ulterioare si in consecinta trebuie puse la pastrare. Alte documente necesita insa prelucrari ulterioare (raspunsuri, rapoarte, statistici). Aceste documente trebuie pastrate o perioada de timp in cadrul firmei sau institutiei, adica necesita arhivare.

Arhivarea clasica foloseste ca suport material hartia. Aceasta este o materie prima care reprezinta o serie de inconveniente:

piata putin stabila;

surse externe de aprovizionare;

industrie foarte poluanta si consumatoare de energie.

Arhivarea fotografica, numita si micrografie, consta in realizarea si exploatarea microformelor - microfilme si microfise. Plecand de la documente inregistrate pe hartie, pe banda magnetica sau chiar datele din memoria calculatorului, se realizeaza microfilme sau microfise prin intermediul unor aparate electrooptice. Aceasta arhivare are urmatoarele avantaje:

castig de spatiu ( 98% castig in volum si greutate fata de echivalentul hartie);

castig de timp - in cautarea unui document inregistrat pe microfilm sau microfisa (exista sisteme automate si semiautomate de cautare);

securitatea arhivarii - datorita volumului mic, arhivele pot fi tinute in imobile ignifuge si inchise;

duplicare usoara, pornind de la original;

difuzare usoara si economica.

Dezavantajele sunt:

necesitatea unor aparate de lectura specializate;

dificultatea de actualizare (aducere sau tinere la zi) a acestor suporti;

conditii de microclimat (temperatura, umiditate, praf) speciale;

schimbarea obiceiurilor de lucru.

Tendinte moderne:

folosirea videofiselor;

- folosirea discurilor optice numerice;

- aparitia unor sisteme ce permit actualizarea prin modificare a microfilmelor si microfiselor (electromicrografia).

Arhivarea si consultarea documentelor la distanta prin mijloace audiovizuale (videomateca). Este un procedeu ce permite consultarea la distanta, prin televiziune, a informatiei inscrise intr-un document original sau pe un microfilm.

Arhivarea electronica foloseste ca suport al informatiei discurile si benzile magnetice, iar mai recent discurile optice numerice. Din punct de vedere al vitezei de acces si a capacitatii de stocare, discurile optice numerice par a fi cele mai promitatoare solutii pentru arhivarea electronica.

Arhivarea magnetica consta in salvarea, pastrarea documentelor pe suporturi magnetice: discuri flexibile (floppy-disk), discuri fixe (hard-disc), casete magnetice.