SECRETARIATUL MODERN

SECRETARIATUL MODERN

1. Atributiile si sarcinile secretariatelor

Compartimentului secretariat dintr-o institutie publica ii revin atributii globale din care se extrag si se detaileaza sarcini pentru fiecare lucrator. Atributiile si sarcinile unui asistent manager depind de structura si de domeniul de activitate al institutiei sau organizatiei respective si sunt cuprinse in fisa postului.

Atributiile secretariatelor includ urmatoarele:

executarea lucrarilor de registratura generala: sortarea, inregistrarea, dotarea, distribuirea; acolo unde nu exista un compartiment de registratura, specializat;

lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; lecturarea corespondentei primite (cu exceptia celei confidentiale, nominalizate), prezentarea la conducere;

inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite, intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere, predarea la registratura sau expedierea directa, dupa caz, asigurarea transportului corespondentei prin organizarea muncii curierilor;

atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici; clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii;

scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedinte (50 cuvinte/minut), conferinte, intalniri de afaceri, stenografierea dupa dictare si la telefon, transcrierea stenogramelor;

multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind masina de scris sau calculatorul (minim 35 cuvinte/minut), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor (3 greseli pe pagina)

traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare, cunoasterea unei limbi de circulatie internationala scris si vorbit;

probleme de protocol si relatii cu publicul: intocmirea unor planuri pentru desfasurarea in bune conditii a intalnirilor cu persoane din afara institutiei, primirea vizitatorilor si a partenerilor de afaceri, cunoasterea, documentarea in ceea ce priveste regulile de comportament si protocol specifice tarii respective de unde vine partenerul, pregatirea corespondentei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente;

evidenta necesarului de consumabile si evidenta de personal (asistentul manager intocmeste referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, tine evidenta delegatiilor, a deplasarilor si a evenimentelor profesionale;

pregatirea calatoriilor de serviciu ale sefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obtinerea vizei (daca este necesar), pregatirea documentelor necesare pentru intalnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie sa se intalneasca seful si stabilirea programului;

cunoasterea si folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, masina de multiplicat, fax, aparatura de inregistrare-clasare, interfonul), cunoasterea tehnoredactarii computerizate si a programelor pentru aceasta, cunoasterea si exercitarea a cel putin doua limbaje de programare pe calculator de editare si baza de date;

organizarea sistemului informational: primirea, prelucrarea si transmiterea informatiilor;

intocmirea contabilitatii primare a firmei sau institutiei publice;

primirea si transmiterea comunicarilor telefonice;

organizarea sedintelor si a materialelor necesare;

difuzarea in institutie a deciziilor si instructiunilor cu caracter de circulata;

preluarea de la sefi prin delegare de autoritate, a unor sarcini pe care asistentul manager le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilitati persoanelor din subordine;

perfectionarea din punct de vedere profesional;

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilitatilor fiecaruia si stabilirea responsabilitatilor;

respectarea disciplinei muncii.

Executarea atributiilor si sarcinilor fiecarui secretar este individuala, dar cu conditia integrarii firesti din contextul general de munca al sectorului respectiv. Sistematizand, obtinem clasificarea atributiilor si sarcinilor ce revin secretariatelor obtinem urmatoarea schema:

Figura 2. 2 - Clasificarea sarcinilor si atributiilor secretarei

2. Functiile secretariatului modern

Activitatea de secretariat se exercita in toate sistemele economico-sociale, inclusiv in firme sau institutii publice, indiferent de domeniul de activitate.

Confirmarea structurala cu rol complementar pe langa un post de conducere, secretariatul efectueaza lucrari de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului functiei in cauza. In echipa manager-asistent manager, o sarcina unica este finalizata prin contributia celor doua persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplica o rezolutie pe o cerere. Secretariatul va prelua, in continuare, toate operatiunile ce tine de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informatiilor prelucrate.

Complexitatea procesului de munca, variaza in functie de dimensiunea si complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnica si nivelul de pregatire al secretariatului.

Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, considera ca utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esentiala de amplificare a eficacitatii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat si competent potenteaza munca managerului prin mai multe elemente:

degreveaza managerul de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea rationala a timpului de lucru de care el dispune;

creeaza conditiile preliminare pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente cu persoane din interiorul si exteriorul institutiei;

asigurarea si vehicularea corespunzatoare a informatiilor la nivelul conducerii institutiei publice, cu deosebire in perimetrul esalonului superior din cadrul institutiei;

contribuie decisiv la organizarea rationala a activitatii managerilor de nivel superior din cadrul firmei( director generali, directori executiv).

Aceste elemente stau la baza principalelor functii ce revin secretariatului:

Functia de tratare a informatiei;

Functia de documentare;

Functia de "filtru" si legatura in contactele conducerii;

Functia de asistare directa a managerului;

Functia de reprezentare.

La nivelul institutiilor publice, orice angajat care vorbeste, efectueaza o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaza o chitanta, o schita, emite informatii. De asemenea, un termometru care indica temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tipareste rezultatul unui calcul, emit informatii. Informatiile pot fi generate de un emitator uman dar si de catre un dispozitiv programat de om.

Pentru a fi valorificate, informatiile trebuie sa circule. Schimbul de informatii in interiorul institutiilor publice sau intre institutii este denumit comunicatie. Procesele comunicationale cuprind fazele de predare, transmitere si primire a informatiilor. In orice structura institutionala, aceste procese nu se desfasoara la intamplare ci sunt strans intercorelate, constituind sistemul informational al unei institutii publice sau organizatii.

Orice angajat, implicat in activitatile de birou, trebuie sa cunoasca provenienta informatiilor pe care le culege, natura informatiilor, avantajele si dezavantajele metodelor si mijloacelor de prelucrare, directia de transmitere si rolul lor in sistem. Secretariatul prin rolul sau auxiliar circumscris conducerii, opereaza desigur, cu informatiile materializate care circula la acest nivel al institutiei publice. Gradul de complexitate, al activitatilor specifice procesului informational, variaza in functie de complexitatea activitatii de management, a deciziilor si actiunilor intreprinse de managerul a caruia ii este subordonat secretariatul.

Structura timpului de lucru a unui asistent manager, analizata din diferite puncte de vedere, de catre specialisti in domeniu, se consuma astfel:

primirea de informatii 23%;

luarea de decizii 41%;

dare de dispozitii 1%;

schimb de informatii 4%;

elaborare de informatii 4%;

executare de lucrari 5%;

confirmare de decizii 8%;

explicatii, indrumari 14%.

In aceste conditii se poate afirma ca informatia constituie o resursa fundamentala a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organizatiei. Sistemul informational al institutiilor asigura coeziunea sistemului de conducere. Informatia circula pe canale formate de legaturi ierarhice si functionale materializate de structura organizatorica a institutiei. Din sistemul informational face parte si sistemul de comunicatii prin care se pun in contact sursele de informatii prin intermediul retelelor.

In sistemul informational al organizatiilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevarate centrale de comutatie a informatiilor, unde acestea converg din toate partile intreprinderii si din exterior.

In secretariate se constituie un important canal informational in relatiile ierarhice directe cu conducerea, in sensurile:

de la conducere spre secretariat;

circuit informational linear si descendent;

se concretizeaza prin dispozitii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indicatii pentru efectuarea unor lucrari, rezolutii pe acte, pe scrisori, solicitari de legaturi telefonice;

de la secretariat spre conducere;

circuit informational ascendent si linear;

se concretizeaza prin: comunicari verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anuntarea sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea corespondentei si a altor documente din arhiva curenta a secretariatelor.

Secretariatul este o centrala in circuitul ascendent si descendent al informatiei ce se desfasoara intre conducator si subsistemul condus:

circuit ascendent in etapa premergatoare deciziilor, furnizand conducerii informatiile obtinute de la diferite compartimente ale organizatiei, eventual selectate prin tehnici specifice;

circuit descendent prin care conducerea organizatiei, in exercitarea functiei de comanda, emite decizii de organizare, coordonare si executie catre subsistemul condus; acestea se concretizeaza prin ordine, dispozitii, circulare, redactare si transmise de catre secretariat;

circuit ascendent in cursul executarii deciziilor, adica informatiile de control prin care conducatorul se asigura daca deciziile transmise se executa.

Secretariatul este o centrala de comutatie a informatiilor pentru informatiile care intra din mediul extern catre toate nivelurile institutiei si a celor care ies din organizatie spre mediul extern. Orice institutie are relatii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, institutii ierarhic superioare sau subordonate, alte organizatii si parteneri de afaceri.

Comunicarile oficiale se desfasoara cu preponderenta prin scrisori, chiar daca intr-o faza initiala se poarta eventuale comunicari verbale. in vederea usurarii activitatii, se utilizeaza numeroase mijloace de tratare manuale si automatizate. Tratarea eficienta a informatiei scrise specifice activitatii de secretariat este conditionata de o serie de factori, dintre care:

gradul de pregatire profesionala pentru aplicarea corecta a metodelor si tehnicilor de lucru;

gradul de implicare in domeniul in care activeaza managementul;

gradul de stapanire a mijloacelor tehnice de tratare a informatiei;

gradul de adaptare la ritmuri variate de munca.

Institutiile publice genereaza o multime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economica, administrativ sociala, culturala sau stiintifica, apare intai ca idee, apoi se concretizeaza treptat in documente care adeveresc, constata sau preconizeaza fapte. Documentele scrise sunt utilizate, in proportie ridicata, si pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara institutiei. Dincolo de situatiile in care comunicarea scrisa este absolut necesara, in practica se inregistreaza asa numitul "mit al hartiei'. Sistemele de computere genereaza o multime de hartii iar copiatoarele omniprezente incurajeaza reproducerea documentelor intr-o larga distributie, avand in vedere usurinta cu care acestea pot fi obtinute. Conform unor investigatii, in acest sens, in economia germana prin anii 1997, mai mult de 80% din totalitatea informatiilor erau memorate pe hartii si nu puteau fi accesate decat manual, iar 20% se gaseau sub forma structurata, memorata electronic. Stocarea electronica permite accesul la o cantitate mare de informatii. Informatiile de pe aceste hartii pot fi digitalizate prin scanere si facute astfel prelucrabile si gestionabile. Aceste procedee sunt insa posibile numai in unele domenii de activitate, cum ar fi intreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clienti si la modalitatile de facturare corespunzatoare si care inlocuiesc formularele de hartie cu documente electronice. In acest sens, putem mentiona bancile, societatile de asigurari generale si de sanatate, societatea de telefoane, etc. In principal tratarea informatiei in secretariate presupune:

activitatea cu corespondenta institutiei;

reproducerea de texte sau scrierea dupa dictare;

traducerea documentelor.

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe persoane. Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alcatuiesc obiectul corespondentei oficiale sau private. Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si a actelor care circula intre persoane juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica. Sfera corespondentei oficiale este larga si cuprinde probleme cu continut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic.

Pentru exercitarea acestei activitati trebuie respectate anumite principii:

evitarea corespondentei inutile, in cazul in care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic;

promptitudinea raspunsurilor;

operativitate in rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei, in pofida existentei telefonului, a faxului si a cutiei postale electronice comunicatia prin corespondenta clasica predomina in viata institutiilor.

Factorii care stau la baza mentinerii acestei forme de comunicare se justifica astfel:

consemnarea scriptica a unei activitati cu elemente de autenticitate (stampile, iscalituri), au valoare probatorie juridica, deci, putere de convingere mai mare in relatiile oficiale ale institutiei;

constituie o baza de inregistrari contabile;

expeditorul si destinatarul au in fata texte identice;

elaborarea scrisa ofera un timp mai mare de gandire pentru formularea si structurarea ideilor;

comporta un anumit ascendent al emitatorului fata de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise si pe alte canale (fax sau posta electronica);

permit prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui ciclu de corespondenta ce oglindeste nasterea, modificarea sau stingerea unor relatii intre persoane juridice si persoane fizice.

In ceea ce priveste dezavantajele comunicarii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicarii prin eliminarea relatiei directe intre participanti, consum ridicat de energie umana in prelucrarea informatiei, cu implicatii asupra multiplicarii posturilor din structura organizatorica.