STUDIU DE CAZ - ROLUL ASISTENTULUI MANAGER IN SCOALA GENERALA CU CLASELE I-VIII

1. Incadrarea scolii in cadrul circuitului economico-social al comunei:

Este o institutie publica avand ca activitate principala invatamantul.

Tipul: Scoala cu clasele I-VIII;

Forma de invatamant: invatamant de zi;

Modul de functionare: un schimb pe zi;

Modul de predare a limbii de circulatie internationala: obisnuit;

Tipul de predare: normala;

Felul institutiei: Independent;

Forma juridica: - alte forme juridice;

Forma de proprietate: publica;

Finantare: de la bugetul local.

2. Situatia angajatilor:

In cadrul institutiei publice sunt un numar de 50 de angajati dintre care:

- 25 de cadre didactice, dintre acestia doar 20 sunt calificati pentru posturile pe care le ocupa iar 4 sunt suplinitori calificati si unul singur este necalificat. Majoritatea cadrelor didactice sunt din comuna iar restul fac naveta de la distante mici, din satele invecinate;

- sunt 4 educatoare pentru copiii din gradinita, toate calificate.

In institutie pe langa cadrele didactice sunt si o contabila care se ocupa de problemele financiare, o asistenta manager, care se ocupa de toate problemele scolii si patru angajati auxiliari care sunt: un administrator muncitor care se ocupa de tot ce trebuie cumparat sau reparat si trei femei de serviciu care se ocupa de mentinerea curateniei.

Institutia este impartita in doua departamente importante fiecare avand un singur angajat:

- departamentul financiar contabil;

- departamentul secretariat.

Secretara se ocupa si de biblioteca scolii care are peste 300 de carti primite din donatii si de la Inspectoratul Scolar Judetean, ea se ocupa si de arhivarea documentelor, nefiind angajat un arhivar. Organigrama este urmatoarea:

Figura 4. 1 - Organigrama scolii

Care este rolul asistentului manager intr-o institutie publica

Intr-o scoala un asistent manager are un rol foarte important. Ea se ocupa de toate documentele care trebuie semnate de director, ea se ocupa de telefoanele primite de faxurile sosite, de verificarea corespondentei. Verifica condica de prezenta a cadrelor didactice, se ocupa de gasirea unui inlocuitor daca lipseste un profesor. Semneaza si stampileaza carnetele de cecuri ale elevilor. Ea semneaza adeverintele de care au nevoie copiii. Stabileste impreuna cu directorul sedintele consiliului profesoral, iar impreuna cu dirigintii elevilor stabilesc sedintele cu parintii. impreuna cu contabila se ocupa de actele necesare pentru o delegatie, pentru cumpararea de materiale didactice necesare, si fac statele de plata. La sfarsitul fiecarui an scolar verifica si trece in registre de evidenta mediile fiecarui elev in parte, si se ocupa de completarea actelor necesare pentru inscrierea elevilor la examene si la liceu. Secretara se ocupa si de biblioteca scolii pentru ca nu este bibliotecara, se mai ocupa si de arhivarea documentelor, cataloagelor, condicilor de evidenta.

Ce instrumente specifice de organizare si evidenta exista in Scoala Generala cu clasele I-VIII?

Dintre toate instrumentele de organizare si de evidenta specifice activitatii unui asistent manager in scoala exista:

Agenda cu adrese si numere de telefon: se consemneaza, in ordinea alfabetica, adresele si numerele de telefon ale factorilor colaboratori, cu spatii de rezerva pentru fiecare litera in parte.

Lista cu numere de telefon uzuale: Utilizarea ei ne scuteste de pierderea timpului cu cautarea in agenda sau in fisier dar se impune necesitatea revizuirii si actualizarii ei lunare sau trimestriale.

Caietul de sarcini. Ordinea consemnarii sarcinilor primite se face in functie de urgenta, importanta, durata realizarii, folosind, daca este cazul, notatii sau sublinieri cu culori diferite. Se impune de asemenea ca sarcinile care sunt prevazute cu termene specifice sa fie trecute si in scadentarul de termene. In cazul in care o anumita sarcina nu a fost indeplinita la timp se vor preciza motivele nerealizarii, dar totodata si masuri de indeplinire, precum si un nou termen.

Sistemele de operare folosite in cadrul scolii:

In cadrul scolii exista un numar de 20 de calculatoare dintre care 14 sunt in laboratorul de informatica iar celelalte sunt utilizate in secretariat. Asistentul manager din scoala foloseste urmatoarele programe:

- Microsoft Word;

- Microsoft Excel;

- Microsoft Power Point;

- Microsoft Outlook;

- un program de salarii;

- un program pentru angajatori;

- un program pentru ordine de plata;

- un program de fise ITM;

- un program de baze de date a ministerului invatamantului (elevii, cadrele didactice, adresele, numerele de telefon, CNP).

Tipuri de documente ce se gasesc in cadrul unei scoli:

In cadrul unei scoli sunt multe feluri de documente. Cele mai multe sunt dosarele care pot fi de mai multe feluri:

- cataloage cu notele elevilor;

- registru matricol;

- condica prezenta cadre didactice;

- foi matricole;

- note contabile;

- state de plata;

- adeverinte;

- registre de evidenta ale elevilor;

- registre de evidenta ale profesorilor.

Registrul tuturor angajatilor.

Prelucrarea documentelor:

Toate documentele sunt prelucrate pe calculator, atributii de documentare: detectarea surselor interne si externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub forma de tabele, scheme, statistici; clasarea documentelor, organizarea si asigurarea unei bune functionari a arhivei unitatii; scrierea rapida, stenografierea discutiilor din sedinte (50cuvinte/minut), conferinte, intalniri de afaceri, stenografierea dupa dictare si la telefon, transcrierea stenogramelor; multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind masina de scris sau calculatorul (minim 3-5cuvinte/ minut), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea masinilor de copiat, corectarea greselilor (3 greseli pe pagina); traduceri si retroversiuni de acte, corespondenta, materiale documentare; cunoasterea unei limbi de circulatie internationala scris si vorbit.

Corespondenta:

Lucrari de corespondenta primita si emisa de unitate; lecturarea corespondentei primite (cu exceptia celei confidentiale, nominalizate), prezentarea la conducere, inregistrarea, repartizarea si urmarirea rezolvarii corespondentei primite, intocmirea unor raspunsuri pe baza documentarii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondentei cu materialul de baza; pregatirea corespondentei pentru expediere, predarea la registratura sau expedierea directa, dupa caz, asigurarea transportului corespondentei prin organizarea muncii curierilor.

Primesc corespondenta si expediaza catre/de la: Inspectoratul judetean de invatamant, Casa corpului didactic, Primarie, consiliul local, Ministerul de finante, Ministerul Educatiei, Cercetarii si Tineretului, Electrica, E-on gaz, Romtelecom, Edituri, etc.

Arhivarea documentelor:

In cadrul unitatii scolare exista un mic depozit, numit depozit de arhiva unde sunt tinute toate documentele, cataloagele, registrele, dosarele tuturor elevilor si profesorilor care au activat in cadrul scolii. Aici sunt pastrate in dosare datate dupa ani si in ordinea alfabetica.

In prezent se trec toate aceste date pe calculator pentru a fi copiate pe discuri flexibile: dischete si CD-uri, pentru ca ocupa un volum mai mic si nu se distrug la fel de repede ca hartia si nu necesita conditii speciale de pastrare. Nu toate documentele necesita arhivare, unele trebuie doar prelucrate si transmisa, dar acestea necesita stocarea lor pe o perioada scurta de timp.

Stocarea informatiilor (sau memorarea) este operatia prin care o cantitate de informatii este inmagazinata pe un suport material sau in creierul uman; aceasta informatie poate fi receptionata de mai multe ori, fiind conservata, in functie de necesitati sau importanta, pentru perioade mai scurte sau mai indelungate de timp.

Ergonomia biroului secretarei:

Ergonomia reprezinta o stiinta, o sinteza a unor cercetari multidisciplinare, fiecare din discipline avand metode proprii verificate in practica.

Obiectul ergonomiei il constituie organizarea activitatii umane in procesul muncii prin optimizarea relatiei din sistemul om - masina - mediu, avand drept scop cresterea eficientei tehnico-economice, optimizarea conditiilor, pentru a obtine satisfactia, motivatia rezultatelor muncii. Scopul final al ergonomiei este de a crea premisele cresterii productivitatii umane si reducerii oboselii. Ea contribuie la imbunatatirea conditiilor de munca si la cresterea eficientei muncii in activitate.

Culorile mobilierului si ale mediului ambiant au efecte fiziologice si psihologice. Culorile se impart in culori functionale si culori de avertizare si prevenire.

Pentru suprafetele interioare culoarea trebuie sa asigure o senzatie de confort si luminozitate (de exemplu pentru mobilierul birourilor se recomanda culorile deschise). Culoarea peretilor din biroul secretarei si a directorului este un galben spre verde (culoarea lamaii) iar mobilierul este de o culoare crem. Acestea sunt culori calde si nu influenteaza negativ activitatea asistentului manager si nici a directorului.

Factorii de microclimat sunt: temperatura, umiditatea, viteza de circulatie a aerului. Optimul de confort la locul de munca se realizeaza in urmatoarele conditii: temperatura aerului la activitati fara radiatii calorice sa fie de 16°-18° Celsius la munca usoara si de 15°-16° Celsius la munca fizica medie avand o umiditate relativa sub 70% si o miscare a aerului de 0,3- 0,4 m/s.

Zgomotul si vibratiile constituie surse principale ale oboselii, nervozitatii si influenteaza negativ munca. Executantii care lucreaza intr-un mediu zgomotos obosesc mai repede si sunt mai irascibili decat cei care lucreaza intr-un mediu mai linistit.

Zgomotul facut de elevi in pauze este mare, dar este in limita normalului, cateodata mai provoaca oboseala si nervozitate. "Dar asa sunt copiii" - spune secretara.

CONCLUZII

In actuala revolutie tehnico-stiintifica informatica, telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiilor au devenit prioritati incontestabile dar cu largi aplicatii in viata stiintifica, economica si sociala. In acest context a aparut o disciplina relativ recenta: BIROTICA - termenul fiind introdus in limbajul cotidian in jurul anului 1976.

Birotica este stiinta de baza a secretariatelor si studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei in perspectiva muncii de birou. Esenta biroticii o constituie introducerea dispozitivelor automate in activitatea de birou, atributiile secretarei sau ale altui functionar de birou fiind completate cu aceea de operator.

Intr-o alta perspectiva mai recenta, adaptata la coordonatele societatii informationale spre care ne indreptam, birotica se contureaza ca un proces de automatizare flexibila aplicat la cel mai important loc de munca al societatii de azi si mai ales de maine: Biroul. Sistemele birotice faciliteaza munca unui asistent manager sau a unei secretare.

Functia de secretar presupune omniprezenta secretarului la diferite activitati organizate de conducere, consemnarea lucrarilor respective, prelucrarea, clasarea si arhivarea documentelor rezultate. Posibilitatile sale de degrevare a actiunilor managementului sunt nelimitate.

Activitatea de secretariat este structurata in compartimente specializate si are o ampla generalizare. Ea se desfasoara la niveluri diferite, atat in cadrul organelor centrale ale administratiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primarii, consilii locale), cat si la nivelul agentilor economici sau ale unitatilor de profiluri diferite (academii, institutii de invatamant superior, scoli, biblioteci, etc). De aceea structura, forma de organizare, amploarea, numarul de functii si unele atributii sunt diferite de la o organizatie la alta. Activitatea de secretariat este un auxiliar direct si indispensabil al conducerii, avand ca sarcina degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creandu-i astfel conditiile necesare realizarii principalelor sale functii: prevedere - organizare - comanda - coordonare - control. Asistentul manager trebuie sa creeze conditii optime pentru luarea deciziilor care reprezinta actul esential al conducerii.

Principalele functii care revin secretariatului in prezent sunt urmatoarele : prelucrarea informatiilor, documentarea, functia de reprezentare, functia de filtru si legatura pentru solicitari de contacte cu conducerea, functia de asistare directa a managementului. In activitatea unui asistent manager sau in activitatea de secretariat predomina procesele informationale si decizionale, informatia oferind suportul pentru decizia manageriala iar comunicarea de informatii si de decizii ocupand o pondere importanta intr-o institutie publica.

Este cunoscuta mentalitatea potrivit careia activitatea unui asistent manager este o munca inferioara, cu un pronuntat caracter executiv si foarte putin creativ, o munca pe care o poate executa oricine si oricum. Deci munca de secretariat este o munca inferioara. Insa in realitate aceasta munca este deosebit de complexa si eficienta contribuind la buna desfasurare si dezvoltare a activitatii unde este incadrata. Lucreaza in sfera conducerii, este la curent cu problematica acesteia, pastreaza confidentialitatea informatiei, intocmeste darea de seama a sedintelor de conducere, supravegheaza si controleaza activitatile de organizare a reuniunilor la nivel inalt, a conferintelor de presa, a briefmg-urilor pentru televiziune, la interviurile de radio oferite de membrii conducerii institutiei.

Chiar daca asistentii manageri sunt competenti in indeplinirea obligatiilor si degreveaza pe sefii lor directi de o mare parte din munca de rutina si de cercetare, ei trebuie sa posede multe cunostinte despre structura afacerilor in sectoare publice sau private.

Concret munca unui director si cea prestata de un asistent manager sunt dificil de separat, ele reprezentand de fapt una si aceeasi activitate, actiunile lor vor fi complementare, fiind canalizate spre acelasi scop, de exemplu daca trebuie scris un raport: directorul il concepe iar asistentul manager il prelucreaza, il stilizeaza si il dactilografiaza.

BIBLIOGRAFIE

Baldrige, Letitia, Codul manierelor in afaceri, Bucuresti, Editura Stiintifica si Tehnica, 1994.

2. Berciu, Adina, Manualul de Secretariat si Asistenta manageriala, Bucuresti, Editura Minerva, 1998.

Harrison, John, Curs de secretariat, Bucuresti, Editura AU, 1996.

Ionescu, Bogdan, Pana, Adriana, Valerica Mares, Birotica, Bucuresti, Editura ALL,

Ioan, Ileana, Birotica-curs, Alba-Iulia, Editura Copyright, 2000.

Ioan, Ileana, Maria, Popa, Birotica si corespondenta comerciala, Alba-Iulia, Editura Aertenitas, 2003.

7. Ioan, Ileana, Elemente de informatica pentru Birotica, Alba-Iulia, Seria Didactica, Universitatea "1 Decembrie 1918", 2004.

8. Nicoolae, Todea, Bazele contabilitatii, Alba-Iulia, Seria Didactica, Universitatea "1 Decembrie 1918", 1999.

9. Nistor, Dumitru-Tiberiu, Cetatea de Balta file de istorie, Alba-Iulia, Editura Altip,

10. Popescu, Maria, Management pentru tinerele secretare-ghid practic, s.l, Editura Fundatia Universitara a Marii Negre, 1995.

11. Socobeanu, Ionel, Socobeanu, Iordana, Secretele secretariatelor, Bucuresti, Editura Eficient, 1998.

12. Toader, Carina-Elena, Birotica si baze de date, Editura Universitaria, Craiova, 2008.

13. Toader, Carina-Elena, Informatica economica, Editura Universitaria, Craiova, 2008.

14. https://www.asistentulmanager.ro

https://www.birotica.secretariat.ro