Tehnician In Turism - BIROURILE SI COMPARTIMENTELE CE FORMEAZA STRUCTURA TEHNICA A UNEI AGENTII DE TURISM

Factori care influenteaza organizarea unei agentii de turism

Principalii factori de influenta implicati in modelarea structurii organizatorice a unei agentii de turism pot fi grupati in doua categorii:

factori endogeni interni, care tin de firma si pot fi mai usor de controlat

2. factori exogeni din afara firmei, factori externi, mai greu de controlat

Birourile agentiei de turism

In functie de factorii amintiti structura organizatorica a unei agentii de turism va cuprinde mai multe sau mai putine compartimente, birouri sau oficii.

Astfel, in cazul agentiei de turism exista anumite birouri fara de care aceasta nu ar putea functiona corespunzator, considerate importante si altele, optionale, intalnite de regula, la marile agentii de turism, touroperatori.

Birourile importante ale agentiei, ce au rol determinant in derularea activitatii de turism sunt:

Biroul secretariat

Biroul turism

Biroul dezvoltare

Biroul transporturi

Birourile optionale pot fi intalnite in marile agentii de turism, in functie de specificul activitatii desfasurate, de gama de servicii oferite, dar si de numarul de angajati. Acestea pot fi:

biroul trafic accesoriu

- biroul tarife si documentare

- biroul publicitate

biroul difuzare si fisier general.

Activitati specifice birourilor de turism din cadrul unei agentii

A. Biroul secretariat are urmatoarele sarcini:

- efectuarea lucrarilor de secretariat;

- inregistrarea corespondentei si repartizarea acesteia destinatarilor;

- instruirea si coordonarea curierilor si comisionarilor.

B. Biroul de turism este organizat in doua compartimente si sase sectii.

Compartimentul productie are trei sectii :

sectia programare generala - care se ocupa cu elaborarea programelor de voiaj (formarea itinerariului, stabilirea costurilor, rezervarea anticipata a mijloacelor de transport sau a camerelor de hotel, efectuarea eventualelor plati anticipate, intocmeste si tipareste programul provizoriu al voiajului);

sectia operativa generala - care se ocupa de corelarea ofertei de voiaj in grup cu cererea;

sectia operativa congrese si pelerinaje - care se ocupa de voiajele colective cu caracter profesional si religios.

Compartimentul receptie organizeaza serviciile de primire si de acces si are in componenta urmatoarele sectii:

sectia contracte pentru servicii de primire - care incheie contracte cu hoteluri si restaurante; incheie contracte cu furnizorii de diverse servicii (agentii de spectacole), incheie contracte cu agentiile corespondente.

sectia receptie generala - care intocmeste devizele estimative cerute de turistii individuali pentru voiajele cu itinerarii stabilite de acestia; inventariaza serviciile de primire din diverse localitati turistice oferite de agentie;

sectia operativa generala - care indeplineste toate operatiunile de rezervari si de prestari servicii catre clientela sosita in diversele localitati vizitate

C. Biroul dezvoltare are ca obiectiv cresterea vanzarilor.

D. Biroul transporturi este organizat pe doua sectii cu atributii specifice:

► sectia contracte:

incheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;

stabileste tarifele de vanzare a biletelor si comisioanelor agentiei;

- stabileste cu furnizorii clauzele contractuale si urmareste respectarea lor;

sectia materiale:

intocmeste bilete si le distribuie filialelor si sucursalelor;

intocmeste registre de stoc, raspunde de gestionarea biletelor

E .Biroul trafic accesoriu se compune din:

sectia servicii bancare - care efectueaza schimb bancar si emite carti de credit

sectia asigurari diverse si expedieri bagaje - care emite si vinde polite de asigurare pentru bagaje si se ocupa cu serviciul de expediere al bagajului;

sectia servicii diverse - care incheie acorduri cu firme comerciale pentru vanzarea de bilete la spectacole, articole de librarie, suveniruri.

F. Biroul tarife si documentare este format din trei sectii:

sectia tarife intocmeste, tipareste si difuzeaza pliante si liste de tarife pentru servicii turistice;

sectia documentare agentiala intocmeste si difuzeaza pentru fiecare localitate de interes turistic pliante cu informatiile necesare;

sectia documentare neagentiala procura toate anuarele, publicatiile si orice alte informatii editate de furnizorii de servicii.

G. Biroul publicitate poate sa cuprinda doua sectii:

sectia contracte - care incheie contracte si elaboreaza planuri de promovare publicitara;

sectia redactionala - pregateste textele pentru publicitatea pasiva, urmareste redactarea si tiparirea publicatiilor (reviste, rubrici de stiri, brosuri etc.).

H. Biroul difuzare si fisier general care se ocupa cu expedierea documentatiei sau materialului publicitar.

La majoritatea agentiilor de turism sunt intalnite:

compartimentul de turism structurat pe:

turism intern;

turism extern;

compartimentul transporturi (eventual si ticketing)

compartimentul marketing, dezvoltare si promovare

compartimentul financiar-contabil

- compartimentul resurse umane, secretariat, documente.

Relatiile dintre compartimentele agentiei de turism

Intre componentele structurii organizatorice se stabilesc mai multe tipuri de relatii:

relatii de autoritate

relatii de cooperare

relatii de control.

Relatiile de autoritate conditioneaza desfasurarea activitatii unei agentii de turism deoarece se refera la:

- relatii ierarhice - intre cadrele de conducere si subordonati;

- relatii functionale - intre compartimentele functionale si cele operative;

- relatii de stat major - intre conducerea agentiei si diverse compartimente.

Relatii de cooperare determina relatiile dintre posturi situate pe acelasi nivel ierarhic, dar apartinand unor compartimente diferite. Au caracter optional si se stabilesc pentru realizarea in bune conditii a activitatilor.

Cooperarea se manifesta cu preponderenta in procesul indeplinirii masurilor stabilite pentru atingerea obiectivelor strategice.In practica, aceste relatii se materializeaza intr-un contact permanent intre compartimente.

Relatiile de control se stabilesc intre compartimentele specializate in activitatea de control si celelalte compartimente.

Exemplificarea relatiilor intre compartimentele unei agentii de turism:

Relatiile dintre biroul de turism si celelalte birouri

Relatiile dintre biroul secretariat si celelalte birouri

Realizarea grafica a structurii organizatorice a unei agentii

Intreprinderea turistica se infiinteaza si functioneaza pentru satisfacerea nevoilor turistice ale clientilor potentiali si, implicit, a scopurilor sale. In functie de obiectivele pe care si le propune, conducerea elaboreaza o structura organizatorica.

Configuratia structurii organizatorice este determinata de:

dimensiunea agentiei de turism;

tipul agentiei de turism;

amplitudinea serviciilor oferite;

diversitatea serviciilor oferite.

Rolul unei organigrame consta in:

explica pozitia si relatiile ce apar intre: posturi, departamente, birouri servicii,etc.;

- arata numarul de niveluri manageriale (de conducere), aria autoritatii managerului si criteriile pe baza carora s-au format departamentele;

- cu ajutorul organigramei se determina politica firmei si adaptarea ei la mediul extern.

In functie de modul de aranjare a elementelor se identifica urmatoarele tipuri de organigrama:

- organigrama de la stanga la dreapta - care presupune aranjarea posturilor de conducere si a compartimentelor de munca de la stanga la dreapta, incepand cu Adunarea Generala a Actionarilor/Asociatilor si terminand cu compartimentele operationale;

organigrama de tip piramida - in care compartimentele sunt ordonate pe verticala;

organigrama circulara - presupune constituirea unor cercuri concentrice pe care se amplaseaza compartimentele, iar in centru se afla Adunarea Generala a Actionarilor/Asociatilor.

Structura clasica de organizare a unei agentii de turism este cea de tipul piramidal, prezentata in exemplul de mai jos:

Organigrama unei agentii mici de turism

Pentru agentiile de turism mari se elaboreaza o structura organizatorica mai complexa, prezentata in organigrama de mai jos:

Organigrama unei agentii mari de turism

Organigrama se elaboreaza in mai multe variante. Conducerea analizeaza variantele si alege solutia optima, organigrama care asigura cea mai mare eficienta in functie de particularitatile agentiei de turism.

Anexa 1

O agentie de turism cu 20 de angajati si-a structurat activitatea in 8 compartimente: secretariat, turism, transporturi, marketing, contabilitate, financiar, birou trafic accesoriu si birou tarife si documentare. Agentia ofera pachete de servicii turistice persoanelor fizice si organizeaza voiaje pentru grupuri de turisti spre destinatii interne si externe.

Analizati structura tehnica a agentiei si prezentati factorii care nu au fost luati in considerare in structurarea activitatii.

Rezolvare:

Agentia are opt compartimente: secretariat, turism, transporturi, contabilitate (compartimente importante) si birou trafic accesoriu, tarife si documentare, marketing, financiar (compartimente optionale).

Avand in vedere ca are doar 20 angajati, un este posibila constituirea a opt compartimente si nici oportuna. Activitatea financiara si cea specifica biroului trafic accesoriu se vor putea desfasura in cadrul compartimentului contabilitate, iar cele specifice activitatii specifice biroului marketing, tarife si documentare se pot realiza in cadrul compartimentului de turism.

Oferta se adreseaza numai persoanelor fizice ceea ce presupune realizarea activitatilor specifice unei agentii detailiste si nu unei mari agentii turoperatoare.

In structurarea activitatii nu s-au luat in considerare urmatorii factori:

o       Marimea si tipul agentiei

o       Numarul de angajati

o       Servicii oferite

Anexa 2

La agentia de turism "Ecotour" SRL s-au constituit urmatoarele compartimente: Serviciul Turism, Biroul Transporturi, Biroul Ticketing, Contabilitate, Marketing si Personal. Prezentati continutul relatiilor care se stabilesc intre compartimentele enumerate mai sus.

Va infiintati agentia de turism "Magis Tour" si aveti in vedere angajarea a 125 de persoane. Doriti sa oferiti pachete de servicii turistice ce pot include transport, cazare, alimentatie, tratament, divertisment, agrement, croaziere, voiaje cu caracter religios sau profesional catre destinatii interne si externe grupurilor de turisti sau agentiilor detailiste. Veti urmari sa va adaptati permanent activitatea in functie de cerintele clientilor.

Cerinte:

a) Prezentati factorii de care veti tine seama in organizarea activitatii agentiei.

b) Stabiliti birourile si compartimentele ce vor forma structura organizatorica a agentiei "Magis Tour".

c) Identificati tipurile de relatii ce se vor stabili in cadrul agentiei "Magis Tour".

Rezolvare:

Biroul transporturi colaboreaza cu serviciul turism pentru a incheia contracte cu furnizorii de servicii de transport pe rutele stabilite in functie de solicitarile turistilor. Biroul transporturi intocmeste bilete si el distribuie filialelor si sucursalelor in functie de rezervarile efectuate prin serviciul turism.

Biroul marketing solicita informatii privind oferta turistica de la serviciul de turism, serviciile de transport de la biroul transport, alte servicii suplimentare,

pe care le ofera agentia, pentru a fi incluse in materialele publicitare , precum si informatiile necesare pentru intocmirea documentatiei aferente (produse turistice, tarifele aplicate, facilitati oferite).

Biroul ticketing colaboreaza cu serviciul turism si biroul transporturi pentru eliberarea biletelor pentru care s-au facut rezervari.

Toate compartimentele colaboreaza cu biroul personal pentru incadrarea corespunzatoare in functie de nevoi si cu biroul contabilitate pentru efectuarea si inregistrarea operatiunilor financiar contabile dar si pentru fundamentarea politicii de pret, produs, plasare sau promovare a agentiei.

Intre toate compartimentele unei agentii de turism se manifesta relatii de cooperare ce duc la realizarea in bune conditii a obiectivelor strategice propuse.

" Auxiliar curricular " :

pentru clasa a XI - a LICEU TEHNOLOGIC

."ORGANIZAREA AGENTIEI DE TURISM" :

AUTOR: CRISTIAN DINCA

COLEGIUL ECONOMIC DIONISIE

POP. MARTIAN ALBA - IULIA

Liceul Teoretic Cu Clasele I-XII

"Mihail Kogalniceanu" Snagov

Proiect pentru

Tema: "Birourile si compartimentele ce formeaza structura tehnica a unei agentii de turism"

Autor: Potlog - Vasilescu I. Nicolae

Clasa: A XII -A

Calificare: Tehnician In Turism

Profesor Indrumator:

Turismul - este considerat ca fiind unul dintre cele mai dinamice sectoare de activitate, fiind declarat "industria cea mai profitabila a sfarsitului de secol XX".

Desi activitatile desfasurate intr-o agentie de turism sunt cea mai mare parte aceleasi, modul de organizare a acestora, precum si denumirea diferitelor birouri/compartimente, difera de la o agentie la alta.

Astfel, prin tema aleasa si informatiile acumulate in cei partu ani de studio mi-am stabilit principalele cerinte indispensabile pentru exercitarea adecvata a profesiunii de agent de turism.

O buna pregatire multidisciplinara, curiozitate pentru evenimentele nationale si internationale si atitudine permanenta de investigator social, capacitate de comunicare in scopul captarii si transmiterii dorintelor clientului, vointa, deoarece, pentru a te ocupa de client este nevoie de multa rabdare, amabilitate si talent pentru rezolvarea diferitelor situatii si probleme, capacitate de gestiune, organizare si autocontrol, avand in vedere situatiile care trebuiesc rezolvate in functie de elemente variabile precum: cost, loc, orar, mentalitate si pret.