Structura tehnica a unei agentii de turism

Structura tehnica a unei agentii de turism

In componenta unei mari agentii de turism intra mai multe birouri, compartimente si oficii. Aceste sunt:

I. Biroul secretariat, care se ocupa de:

● lucrari de secretariatpentru directorul ethnic;

● inregistrarea corespondentei sosite si trierea ei pentru diversele birouri si oficii;

● instruirea si coordonarea muncii personalului auxiliary (paznici, personal de ingrijire, curieri, comisionari)

II.    Biroul de dezvoltare, care are rolul de a asigura cresterea vanzarilor. La conducerea acestui birou trebuie sa se afle un expert in relatii publice, care sa cunoasca mediul industrial, comercial si financiar national. Personalul angajat in acest birou trebuie sa stie sa inspire incredere, sa cunoasca serviciile vandute de agentie, sa-si dea seama rapid de psihologia clientului, sa cunoasca limbi straine. Acest birou trebuie sa aiba intocmit un fisier general al intreprinderilor si al persoanelor cu care agentia are stranse legaturi de afaceri pentru a le putea expedia programe, scrisori, oferte etc.

III. Biroul transporturi, organizat pe doua sectii cu atributii specifice:

sectia contracte:

incheie contracte cu furnizorii de servicii de transport;

stabileste conditiile si tarifele de vanzare a biletelor, precum si comisioanele agentiei;

intocmeste toate instructiunile cu privire la vanzarea titlulilor, la contabilizarea si plata lor

sectia materiala:

achizitioneaza bilete si le distribuie catre filiale insotite de materialul de emitere (tarife, orare, manuale);

intocmeste registrele de stoc de bilete si raspunde de gestionarea biletelor.

IV. Biroul turism, organizat in doua compartimente (oficii), care au impreuna sase sectii:

1. Compartimentul productie - este format din trei sectii:

● sectia programare generala, care se ocupa cu studiul programelorde voiaj, ce cuprind urmatoarele operatiuni:

stabilirea itinerariului:

alcatuirea devizului estimativ al costului, pe baza informatiilor si tarifelor preluate din documentatia agentiei sau din acordurile sociale facute cu filiale, furnizori sau agentii corespondente, pentru servicii prestate;

realizarea de rezervari anticipate ale mijloacelor de transport sau ale camerelor de hotel;

efectuarea aventualelor plati anticipate pentru rezervarea de servicii (ca in cazul voiajelor spre localitati ce nu au capacitate de cazare suficienta si unde hotelurile cer plati anticipate sau in situatia rezervarii de locuri pe navele de croaziera);

modalitati de executare si vanzare a voiajelor;

programul provizoriu sub forma de fascicole, pliante.

● sectia operativa generala, care se ocupa de voiajele in grup;

● sectia operative congrese si pelerinaje, care se ocupa de voiajele collective cu caracter profesional si religios.

Compartimentul receptie - consta in organizarea serviciilor de primire si de acces. El cuprinde trei sectii:

● sectia contracte pentru servicii de primire, care:

incheie contracte cu hoteluri si restaurante (copia contractului este transmisa biroului tarife);

incheie contracte cu furnizorii de diverse servicii receptive: localuri, agentii de spectacole etc.;

incheie contracte cu agentiile corespondente, adica acele agentii de voiaj straine care opereaza in localitati in care nu exista birouri ale agentiei, pentru furnizarea serviciilor de primire, de acces si altele diverse (rezervari de locuri in mijloacele de transport etc.); copia contractului se trimite sectiei de tarife;

● sectia receptiva generala, care:

indeplineste toate operatiunile referitoare la formarea devizelor estimative cerute din afara pentru voiajele cu itinerare particulare neprogramate;

studiaza serviciileagentiei, adica determina serviciile de primire in diverse localitati turistice de acces, cu personalulspecializat in insotire.

● sectia operative generala, care indeplineste toate operatiunile de rezervari si de prestari de servicii catre clientela sosita in diversele localitati vizitate, prin intermediul filialelor, sucursalelor si agentiilor corespondente.

Cu acest birou veti colabora si voi, in calitate de ghizi, atunci cand veti dori sa organizati o excursie. De aceea este bine sa stiti ce atributii au aceste compartimente si cui sa va adresati pentru diferite probleme pe care le intampinati in munca voastra.

V. Biroul traffic accesoriu, care este compus din:

● sectia servicii bancare:

efectueaza schimbul valutar;

repartizeaza valuta externa rezidentilorce pleaca in strainatate;

emite carti de credit.

● sectia asigurari diversesi expedieri bagaje, care:

emite si vinde polite de asigurare (bagaje, avion);

se ocupa cu organizarea generala a serviciului de expediere a bagajelor.

● sectia servicii diverse, care incheie acorduri pentru vanzarea de bilete de spectacole, manifestari sportive, articole de librarie si suveniruri.

VI.  Biroul tarife si documentare, format din:

● sectia tarife, care intocmeste, tipareste si difuzeaza tabele de tarife pentru serviciile turisticepentru uzul diverselor filiale si sucursale ale agentiei;

● sectia documentare agentiala, care intocmeste, tipareste si difuzeaza pentru fiecare centru turistic fascicule sau foi mobile cuprinzand informatiile necesare pentru organizarea optima a serviciilor si pentru informare;

● sectia de documentare neagentiala, care procura toate anuarele si publicatiile editate de furnizorii de servicii si le difuzeaza catre filiale si sucursale.

VII Biroul de publicitate, format din:

● sectia contracte, care incheie contracte si pregateste planurile publicitare, devizele si comenzile pentru publicitate;

● sectia redactionala, care urmareste redactarea si tiparirea publicatiilor: reviste, rubrici de stiri, brosuri etc.

VIII Biroul difuzare si fisier general, care se ocupa cu expedierea intregului material de serviciu, a materialului publicitar si a corespondentei de la diverse sectoare si birouri, avand in dotare: masini pentru punerea in plicuri a materialului, pentru tiparirea adresei destinatarului si pentru timbrarea plicului, fotocopiatoare; de asemenea, centralizeaza comunicatiile telefonice, telegrafice, cele facute prin intermediul telexurilor sau faxurilor.

Personalul agentiei de turism

Structura personalului unei agentii de turism este urmatoarea:

1. personalul administrative - indeplineste sarcini de gestiune generala (contabili, casieri) si se imparte in:

personal cu functii de conducere;

personal ordinar;

personal de ordine;

personal de ingrijire.

2. Personalul ethnic, format din:

Personal cu functii de conducere

Personal destinat vanzarilor;

Personal de executie.

Cerintele pentru un director ethnic turistic sunt: cunoasterea de limbi straine; experienta in activitate; capacitatea de a fi un bun animator; capacitatea de a conduce personalul, de a suscita entuziasm; capacitatea de a forma echipe cu vanzatorii si cu executanti.

Cerinte pentru personalul destinat vanzarilor sunt: cunoasterea detaliata a serviciilor vandute; perfecta cunoastere a limbii vorbite de client; sa inspire incredere; prezenta si educatie ireprosabile; intelegere si toleranta in discutiile cu clientii neavizati si capacitatea de a intuit imediat psihologia clientului; spirit de initiative si adaptare la cele mai insolite cerinte.

Cerintele pentru personalul de executie (constituit din personalul care lucreaza in spatele ghiseului) constau intr-o buna cunoastere a limbilor straine si a serviciilor care se vand; adesea ei suntchemati sa inlocuiasca ori sa ajute personalul de vanzare.

3. personalul specializat (sau de asistenta turistica), format din: