TURISMUL DE EVENIMENTE

TURISMUL DE EVENIMENTE

In literature de specialitate, termenul de eveniment apare utilizat in contexte diferite, putand desemna fie o intamplare sau o manifestare importanta de natura sociala, culturala, sportiva (reuniune, congres, festival, olimpiada, etc), fie o intamplare deosebita, unica si care sa genereze emotii sau o experienta de viata de neuitat. Organizarea evenimentelor din prima categorie capata o importanta tot mai mare in cadrul turismului de afaceri pentru ca cea de-a doua categorie sa se axeze mai mult pe evenimente naturale sau tematice si care sa ofere turistilor experiente deosebite, de neuitat. Acest tip de turism este asociat frecvent si cu cel de aventura care se situeaza tot mai mult intre preferintele turistilor.

Continutul si tipologia evenimentelor in cadrul turismului de afaceri

Principalele motive de calatorie, conform clasificarilor realizate de Organizatia Mondiala a Turismului sunt: loisir, recreere si vacanta; vizite la rude si prieteni; afaceri si motive profesionale; tratament medical; religie / pelerinaje; alte motive. Afacerile si motivele profesionale se refera la instalarea de echipamente, inspectii, vanzari si cumparari in contul intreprinderilor straine, participarea la reuniuni, conferinte si congrese, targuri si expozitii, participarea la activitati sportive, profesionale, misiuni guvernamentale, studii, cursuri de limbi straine sau de pregatire profesionala.

Turismul de afaceri - conform definitiei date de Rob Davidson in 1994 - include persoanele ce calatoresc in scopuri legate de munca lor (de activitatea lor lucrativa, fara a fi insa remunerate in locul de destinatie, ci in cel de resedinta, de emisie). Sfera de cuprindere a turismului de afaceri este mai cuprinzatoare decat cea a calatoriilor de afaceri fapt datorat diferentelor calitative intre cei doi termeni dar si naturii calatoriilor de afaceri, prin definitie focalizandu-si atentia pe mobilitatea oamenilor de afaceri si pe faptul ca ei intreprind calatorii de o zi avand ca scop doar afacerile, si in acest caz neputand fi denumiti turisti in sensul conventional al termenului.

In literature de specialitate, turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri de evenimente care au in comun faptul ca deplasarile sunt organizate in scopuri de afaceri:

intalniri sau reuniuni de afaceri (Meetings)

programe si calatorii incentive (Incentives)

congrese, conferinte, conventii (Congress)

expozitii, targuri de comert (Expositions)

Acestea sunt prezentate in literatura de specialitate sub sigla MICE, incluzand toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici (seminarii, simpozioane, training, team buiding, etc) pana la conferinte si congrese sau targuri de anvergura.

O alta clasificare realizata de J. Swarbrooke si Susan Hower in lucrarea "Business Travel and Tourism" prezinta urmatoarele forme de turism de afaceri: - congrese si conventii internationale, - conferinte si intalniri locale, regionale si nationale, pentru asociatii, firme, institutii traininguri (cursuri), expozitii si targuri comerciale, lansari de produse, incentive travel, calatorii individuale de afaceri deplasari in interes de serviciu a functionarilor din institutiile de stat.

Congresele si conventiile internationale, conferintele si intalnirile locale, regionale si nationale, pentru asociatii, firme si institutii sunt determinate de conceptul de intrunire a carui dimensiune si timp de desfasurare se concretizeaza in diferite forme de manifestare. Astfel o mica adunare este numita intrunire, dar o mare intrunire este de obicei numita conferinta in Marea Britanie, conventie in SUA si congres in multe din tarile europene.

Rob Davidson defineste intrunirea ca fiind acel eveniment organizat pentru discutarea unor probleme comune (comerciale sau non-comerciale). Aceasta poate intruni 6 persoane sau sute de persoane, poate dura cateva ore sau o saptamana si implica organizarea si angajarea catorva servicii apartinand industriei turistice.

Training-urile (cursurile de pregatire) sunt evenimente unde participantii se intalnesc (intr-un anumit loc, pentru o perioada determinata de timp) pentru a primi informatii, sau pentru a fi ajutati sa-si dezvolte anumite aptitudini. Acestea pot fi cursuri de pregatire interne, unde toti participantii apartin unei singure organizatii sau evenimente "deschise" unde institutia ce coordoneaza cursurile de pregatire ofera programe ce sunt disponibile tuturor celor ce vor sa beneficieze de ele.

Expozitiile sunt definite conform lui Rob Davidson, ca prezentari de produse sau servicii avand un public tinta in scopul promovarii vanzarilor sau informarii vizitatorilor. Sunt parte a turismului de afaceri deoarece stimuleaza calatoriile (atat ale expozantilor cat si ale vizitatorilor), creeaza o cerere ridicata pentru diferite servicii turistice, ca de exemplu cateringul si cazarea. In diferite parti ale lumii le intalnim sub denumirea de targuri sau manifestari.

Lansarile de produse sunt evenimente specializate pe care multe organizatii le utilizeaza in prezent ca o modalitate de promovare a produselor si serviciilor ce urmeaza a fi introduse pe piata. Ele au de obicei o audienta variata incluzand mass media, distribuitorii si consumatorii. De asemenea, lansarile in general, evenimente de scurta durata (chiar si de cateva minute), dar necesita un buget foarte mare.

Calatoriile stimulent (Incentive travel) au fost definite in 1998 de catre "Society of Incentive Travel Executives" (SITE) ca fiind un instrument de management care - prin oferirea unor calatorii de exceptie - sa motiveze si / sau sa recunoasca participantilor nivelul inalt de performanta atins in indeplinirea sarcinilor ce le revin in cadrul organizatiei. Calatoriile stimulent utilizeaza turismul de loisir pentru recunoasterea performantelor la locul de munca.

In acceptiunea lui Rob Davidson in lucrarea intitulata Business Travel, aparuta la Editura Pitman, in Londra, in anul 1994, reuniunile organizate pot imbraca diferite forme:

Adunare - intalnire intre persoane reunite pentru a delibera sau pentru divertisment.

Colocviu - intalniri la care cativa specialisti tin cuvantari pe un anumit subiect sau raspund la intrebari legate de acesta.

Conclav - o intalnire privata sau o adunare secreta (de obicei religioasa).

Conferinta - un schimb de opinii formal sau o intrunire a mai multor persoane pentru a discuta probleme de interes comun, in care o persoana face o expunere, auditoriul participand activ.

Congres - intalnire formala a unor delegatii pentru discutii, in special persoane apartinand unui anumit organism sau unei specializari profesionale. Manifestari cu caracter informativ, congresele reunesc intre 100 si 1.000 de persoane cu scopul de a schimba idei si de a-si comunica rezultatele studiilor lor, pe durata a 2 - 3 zile.

Conventie - adunare de oameni care se intalnesc intr-un scop comun, in special, o intalnire a delegatiilor unui partid in scopul formularii politicii sau selectarii candidatilor pentru functii.

Meeting - o intrunire a mai multor oameni cu un scop comun.

Receptie - manifestare cu caracter festiv, de un standard inalt.

Reuniune - manifestare cu caracter comercial, promotional sau informativ, regrupand 30 - 150 persoane, iar durata nu depaseste de regula 3 zile.

Seminar - reuniune de lucru sau de formare, pentru 10 - 30 de persoane cu o durata de 3 - 5 zile.

Simpozion - petrecere cu muzica si conversatie sau o intalnire formala la care cativa specialisti tin scurte cuvantari pe un anumit subiect sau subiecte asemanatoare, la care auditoriul nu participa activ.

Summit - o conferinta oficiala la cel mai inalt nivel (de exemplu: la nivelul sefilor de stat si de guvern).

Workshop - reuniune de 30 - 35 de persoane in cursul careia se discuta in grupuri mici, realizandu-se un schimb de experienta. Termenul este utilizat in SUA, iar francezii il numesc salon sau targ in cadrul caruia un numar variabil de expozanti isi prezinta produsele unui public de profesionisti

Aceste definitii sunt recunoscute si utilizate de majoritatea specialistilor fie ei romani sau straini.

Prin continutul sau complex, turismul de afaceri permite aparitia multor definitii si clasificari. Acest lucru se datoreaza si complexitatii activitatilor desfasurate de catre oameni in directia evolutiei tot mai accentuate a sectorului de afaceri in contextul dezvoltarii economiei in general.

Factori determinanti

In general, factorii care influenteaza turismul de evenimente sunt legati de transformarile sociale si economice din ultima perioada care isi pun amprenta si asupra evolutiei turismului in ansamblul sau. Printre acestia, pot fi enumerati :

globalizarea economica, sociala, politica dar si a riscurilor genereaza nevoia de adaptare a turismului la standarde internationale, flexibilitate in realizarea ofertelor, evaluarea rapida a noilor tendinte, etc.

constientizarea efectelor turismului asupra mediului manifestata prin diferite forme ale turismului ecologic

computerizarea si informatizarea care, pentru turism, inseamna utlizarea pe o scara tot mai mare a noilor mijloace de comunicare determinand o mai mare viteza de derulare a activitatii

comunicarea tot mai ampla, in domeniul afacerilor accentul fiind pus pe reuniuni, simpozioane, seminarii, team building, astfel de evenimente organizandu-se tot mai frecvent in afara tarii respective, ceea ce demonstreaza globalizarea sectorului de afaceri

cresterea ponderii timpului liber ceea ce genereaza acordarea unei atentii mai mari clientului, denumit in limbaj de specialitate, managementul relatiei cu clientul (CRM - Customer Relationship Management).

Toate acestea isi pun amprenta asupra segmentarii pietei turistice, studiile de marketing oferind urmatoarea ierarhizare a preferintelor turistilor in materie de calatorii: turismul de afaceri (pe primul loc), destinatii exotice, vacante club, turism de sanatate, calatorii de lux, turism de evenimente si de aventura, vacante active si practicarea sporturilor. De asemenea, se observa cresterea ponderii vacantelor de scurta durata, a calatoriilor prilejuite de participarea la evenimente culturale dar mai ales o puternica individualizare a pachetelor de servicii turistice.

O alta abordare a factorilor de influenta in turismul de evenimente priveste clasificarea acestora in functie de:

- cine plateste - angajatorul turistului sau asociatii din care face parte acesta;

- cine decide destinatia - organizatorul intalnirii / calatoriei incentive / conferintei, expozitiei (organizatorii pot tine deseori cont de dorintele delegatiilor);

- cand au loc aceste calatorii - in general lunile iulie si august sunt evitate in alegerea evenimentelor majore.

- perioada de comanda (perioada de timp dintre rezervare si plecare in calatorie) - unele calatorii de afaceri pot fi anuntate cu foarte putin timp inainte de a incepe, iar conferintele importante sunt rezervate chiar si cu cativa ani inainte;

- cine calatoreste - acele persoane a caror munca necesita calatorii sau membrii unor asociatii. Unii oamenii de afaceri sunt insotiti in calatorie de persoane care nu au legatura cu evenimentul;

- ce tipuri de destinatii sunt utilizate - in general sunt centrate pe orasele mari iar destinatiile pentru turismul incentive sunt foarte asemanatoare cu cele pentru turismul de masa.

Asadar, turismul de evenimente este influentat de o mare varietate de factori care isi pun amprenta asupra calatoriilor de afaceri, luarea in considerare a acestora punandu-si amprenta asupra organizatorilor de evenimente.

Avantaje si beneficii

In ceea ce priveste avantajele care decurg pentru tara gazda, organizatoare de evenimente pot fi mentionate:

veniturile importante realizate din spatiile de cazare, sali de conferinte, servicii de alimentatie, servicii de agrement si divertisment, precum si veniturile obtinute prin aplicarea diferitelor taxe si impozite pe cazare, transport, taxe si alte facilitati de natura turistica;

castigul de publicitate, promovare turistica, economica, culturala, politica, sociala;

factorul psihologic ce antreneaza involuntar succesul unor tratative, negocieri, unele afaceri putandu-se incheia numai din motive de simpatie pentru tara organizatoare sau din alte ratiuni in care latura subiectiva joaca un rol important;

imaginea politica, economica, turistica pe care o creeaza reuniunile internationale confera o deschidere tot mai mare tarilor organizatoare in relatiile internationale. Aceasta forma de turism este influentata si influenteaza la randul ei alte ramuri economice: - transporturile; - serviciile de alimentatie publica; - amenajarile pentru agrement si divertisment la realizarea carora contribuie o multitudine de ramuri industriale.

in acelassi timp, implicarea capitalului privat in crearea de noi centre internationale de conferinte a avut drept consecinta fireasca o dinamica accentuata a acestei adevarate industrii. Nu este insa exclusa nici contributia statului in domeniu, existand cateva centre de conferinte importante aflate sub patronaj guvernamental sau parlamentar.Investitiile in centrele de congrese si conferinte nu trebuie sa fie foarte mari, ideale fiind modernizarea si echiparea spatiilor deja existente, in conditiile in care echipamentele pot fi inchiriate de la centre cu tot necesarul sau de la agentii deja specializate.

Pe langa acestea, turismul de evenimente aduce propriile sale avantaje specifice:

a) Profitabilitate ridicata

In general, turismul de evenimente inregistreaza costuri foarte mari si totodata, un randament mare si tinde sa aduca beneficii furnizorilor din sectorul superior al pietei turistice: hoteluri de 3-4 stele, mijloace de transport clasa I, etc. Beneficiile cheltuielilor din turismul de afaceri nu sunt insa restrictionate doar la hoteluri, sali de conferinte sau transport aerian, ci se regasesc si cu activitatea restaurantelor, atractiilor turistice si culturale, serviciilor de transport local, ghizilor si magazinelor din zona.

b) Sezonalitatea scazuta

Un avantaj foarte mare pe care turismul de evenimente il aduce locului de desfasurare este dat de perioada in care se organizeaza. Deoarece reuniunile internationale au loc in extrasezon, multe destinatii turistice se bazeaza pe vizitatorii de afaceri pentru a atenua efectele turismului sezonier. Astfel, la sfarsitul verii, consumatorii de turism traditional pleaca din statiunile estivale, dar lucratorii hotelieri, din restaurante si soferii de taxi pot ramane si cateva saptamani profitabile datorate conferintelor anuale ale partidelor, diferitelor reuniuni pe diferite teme. Lunile cu cele mai multe reuniuni intenationale sunt, in ordine octombrie si septembrie. Din 1990 cand aveau loc 217 evenimente s-a ajuns in prezent la peste 900 de evenimente anual, in urma construirii unor centre de conferinte si facilitatilor acordate de autoritatile locale pentru activitatea turistica. S-a ajuns astfel ca in luna septembrie gradul de ocupare al hotelurilor sa fie de 100%, iar in martie, mai si iunie de 80%. Singurele luni cu grad de ocupare al hotelurilor foarte redus au ramas lunile iulie si august (luni ce reprezinta varf de sezon pentru turismul de loisir).

c) Impactul cu mediul

Turistii de afaceri sunt printre vizitatorii cei mai prietenosi mediului din toti ceilalti iar efectul negativ asupra populatiei locale este minim. Desi delegatii unei conferinte descind la locul de destinatie in grupuri, ei isi petrec majoritatea zilelor in spatiile alocate evenimentelor si se intersecteaza foarte putin sau deloc cu populatia zonei.

d) Posibilitati de reclama

Un turist de afaceri care pleaca cu o buna impresie asupra conferintei, targului, destinatiei de stimulare, devine un "ambasador gratuit" pentru acea destinatie. Aceasta explica de ce autoritatile locale fac un asemenea efort de a impresiona vizitatorii de afaceri, cu orasul sau regiunea lor. Acesti turisti sunt, de obicei, oameni influenti, ale caror opinii asupra acelei destinatii vor fi determinate de imaginea creata in mintea turistilor care n-au vazut-o inca. Eforturile locale pentru a impresiona aceasta categorie de turisti pot lua diferite forme: o cuvantare a primarului la deschiderea sesiunii; un film despre atractiile regiunii; un tur al orasului si al imprejurimilor cu autocarul, organizat de consiliul local. Orice modalitate fiind aleasa, scopul este intotdeauna de a crea o imagine buna nu numai pentru ca turistul de afaceri sa faca publicitate printre membrii familiei, prieteni si colegi, dar si in ideea ca acestia se vor intoarce in vacanta, sau chiar se vor decide sa transfere o parte a activitatii lor economice in acea localitate.

In sfera culturii, un camp de actiune si cu participare numeroasa il constituie festivalurile, devenite astazi un mijloc eficient de atragere a unor personalitati din strainatate, dar si un prilej de satisfactie pentru multi iubitori ai genului, care participa in calitate de spectatori. Sunt cunoscute in intreaga lume festivalurile devenite traditionale in domeniul filmului (Cannes, Karlovy-Vary, Moscova), al muzicii usoare (San Remo, Eurovision), al muzicii simfonice ("Mozart" - Salzburg; "Ceaikovski" - Leningrad, "George Enescu" - Bucuresti), al muzicii de camera (Budapesta) etc.

De mare interes se bucura si carnavalurile care, in alte tari, antreneaza mase de consumatori de cele mai diferite categorii sociale (Exemplu: Rio de Janeiro, Venetia). Spre deosebire insa de reuniunile pe probleme politice, economice si stiintifice, care se pot desfasura la fiecare noua editie intr-o alta localitate, manifestarile culturale internationale, indeosebi carnavalurile, care sunt legate de un anumit oras, nu se organizeaza folosind principiul rotatiei.

Totodata, un evantai larg de reuniuni si manifestari poate fi realizat in domeniul sportului, fiecare cu specificul sau si cu efecte extrem de diferentiate pe planul incasarilor valutare. Cele mai mari posibilitati le ofera manifestarile sportive de tipul olimpiadelor sau campionatelor la nivel mondial si continental, conditie principala a realizarii unor incasari ridicate fiind transmiterea acestora in toarte tarile interesate prin intermediul canalele de televiziune. In sfera sportului, rezultatele economice sub forma incasarilor valutare pot decurge si din oferirea de conditii pentru antrenamente unor echipe din strainatate, practica intalnita intr-un numar mare de tari din sudul Europei.

In cadrul organizarii de evenimente, beneficiile sunt considerate acele avantaje si satisfactii care disting evenimentele speciale de atractiile permanente ale unui areal unde a fost programata desfasurarea unei reuniuni. Totodata, beneficiile economice sunt considerate efectele directe, exprimate valoric, printre care se numara cresterea incasarilor in lei si in valuta, superioare oricarei medii de sejur comun. Aprecierea beneficiilor turismului de evenimente poate fi impartita astfel:

- din punctul de vedere al comunitatii locale, al organismelor initiatoare de reuniuni precum si din punctul de vedere al delegatilor participanti la reuniune si al persoanelor ce-i insotesc, pentru care criteriul de apreciere al efectelor pozitive ale reuniunii este masura in care rezultatele evenimentului special corespund cu motivatia care a condus la decizia de participare.

- din punctul de vedere al agentiilor de turism care s-au implicat in activitatile de organizare si in derularea proceselor operationale cerute de profilul evenimentelor speciale, oricare ar fi natura lor si din punctul de vedere al prestatorilor de servicii turistice care si-au integrat miniprodusele lor turistice in ansamblul produsului turismului de reuniuni.

Beneficiile initiatorilor evenimentului se refera indeosebi la impresiile participantilor, sperand ca prin impresiile favorabile sa intensifice imaginea organizatiilor, asociate si cu efecte de propagare a informatiilor retinute de participantii la reuniune, ceea ce va determina un potential sporit de participare la o reuniune viitoare insa acestea se rasfrang si asupra comunitatii din mediul unde a fost programat evenimentul: - reuniunea insasi prin scopul ei vine in intampinarea satisfacerii unor nevoi specifice ale comunitatii; - se infiripa si se multiplica unele contacte intre participantii la reuniune si populatia locala, contribuind astfel la imagini turistice ale localitatii unde se deruleaza evenimentul special si, prin propagare, aceasta imagine pozitiva se extinde si asupra tarii gazda, daca reuniunea are caracter international; - se intensifica solicitarile de servicii de baza, incluse in programul cadru al reuniunii cat si solicitarile de servicii complementare; - se intensifica atragerea vizitatorilor straini si cu alte ocazii - in afara perioadei de derulare a reuniunii - sporind efectele economice ale imaginii turistice favorabile ale unei statiuni, localitati de destinatie turistica;

Responsabilitati in organizarea evenimentelor (furnizori de echipamente si servicii, organizatori, beneficiari)

In ceea ce priveste piata turismului de evenimente, aceasta este definita ca locul de intalnire al furnizorilor acestor servicii specializate cu beneficiarii lor. De asemenea nu trebuie neglijat nici aspectul legat de organizarea formelor sub care se manifesta turismul de afaceri, etapa fara de care consumul turistic nu s-ar realiza.

Principalii furnizori ai industriei reuniunilor si conferintelor sunt cei care asigura facilitati specifice acestei piete. Marile centre de conferinte reprezinta cei mai buni sustinatori ai intalnirilor de afaceri, dar muzeele, teatrele, castelele, vapoarele si chiar parcurile tematice sunt capabile de a fi locuri de intalnire pentru evenimente ce au nevoie de o locatie speciala pentru a fi memorabile.

Si hotelurile au locul lor important pe piata intalnirilor de afaceri, datorita posibilitatii gazduirii unui numar mare de evenimente de talie mica si medie. Un studiu de piata realizat de o importanta firma de consultanta releva ca printre criteriile de selectie dintre oferte hoteliere similare, pe primele locuri se situeaza: accesul usor la locatia respectiva, capacitatea de organizare a evenimentului, reputatia locatiei aflata prin recomandarea acesteia din partea altor clienti. Dominatia hotelurilor pe aceasta piata este concurata de alte tipuri de locatii. Exemplul cel mai bun il reprezinta marile universitati ce au investit in unitati pentru cazare si intalniri, in scopul cresterii veniturilor proprii. Chiar daca in prezent exista putine locatii potrivite pentru conferinte de mare amploare, aceste evenimente pot aduce beneficii importante destinatiilor unde au loc.

Centrele de conferinte sunt construite in majoritatea lor din fonduri publice, deoarece putine aduc profituri importante, insa contribuie semnificativ la economia locala in momentul in care cateva sute de delegati sosesc in localitate pentru cateva zile.

Intre furnizorii, ce asigura facilitati specifice turismului de afaceri si beneficiarii evenimentelor se afla organizatorii care fac legatura dintre cele doua componente. Astfel, responsabilitatea de a organiza intalnirile si de a decide unde vor avea loc acestea il au:

in cazul companiilor mici si medii, managerii si responsabilii cu marketingul

in cazul asociatiilor, administratorii

in cadrul sectorului public, secretarii generali.

Foarte putini din cei ce organizeaza astfel de evenimente sunt angajati doar pentru acest scop, aceasta sarcina nefiind una foarte comoda. De aceea, multe domenii de afaceri ce organizeaza frecvent intalniri pentru diverse scopuri apeleaza la organizatori profesionisti.

Organizatorii "corporate" sunt angajati ai companiei, ce lucreaza pe proprie raspundere, selectand si rezervand locatii si avand grija de toate evenimentele legate de reuniune. Pentru o companie cu peste 20 de intalniri pe an, este o regula angajarea unui organizator corporate, a carui unica responsabilitate este organizarea intalnirilor de afaceri, sesiunilor de pregatire, conferintelor.

Organizatorii corporate - sau orice alta persoana ce se ocupa in cadrul asociatiei sau companiei cu organizarea unui eveniment - pot cere asistenta pentru gasirea unei locatii, unei agentii specializate (cunoscute sub numele de agentii de plasare).

Primul pas in organizarea unui eveniment este reprezentat de gasirea unei locatii iar principalele criterii avute in vedere de organizatori in selectarea unei locatii sunt: - locatia sa fie apropiata de o autostrada; - locatia sa fie situata la mai putin de o ora de un aeroport important; - locatia sa fie la mai putin de o ora de un oras important.

De aceea, companiile sau asociatiile ce organizeaza frecvent intalniri apeleaza la organizatorii profesionisti de evenimente, care sunt companii specializate in managementul destinatiilor si care asigura rezolvarea tuturor aranjamentelor logistice.

In acest sens, Asociatia Internationala a Organizatorilor Profesionisti de Congrese, IAPCO, a stabilit un cod ce trebuie urmat de acestia pentru asigurarea celor mai inalte standarde de competenta printre membrii. Conform acestui cod, pasii ce trebuie urmati pentru crearea unui eveniment important sunt: - recomandarea ca scopul si obiectivele generale ale evenimentului sa fie bine definite, pentru ca evenimentul sa poata fi planificat; - pregatirea si prezentarea unui buget estimativ de cheltuieli pentru eveniment, pe baza experientelor anterioare; - cautarea si identificarea surselor de finantare; - preluarea controlului financiar in totalitate; - stabilirea facilitatilor generale si particulare necesare evenimentului; - pregatirea programului tehnic sau stiintific; - organizarea productiei si distribuirii anunturilor, formularelor de inregistrare, programelor, listelor de participanti; - crearea unei imagini a evenimentului si reclama corespunzatoare; - realizarea si monitorizarea tuturor aranjamentelor in locatia dorita incluzand negocierea contractului ce va cuprinde: numarul cerut si caracteristicele pentru salile de conferinte, climatizarea, iluminarea si sonorizarea, precum si toate serviciile de catering; - angajarea de personal cunoscator al limbii majoritatii delegatilor; - conceperea unui program corespunzator pre si post eveniment pentru tururile tehnice si turistice; - organizarea transportului delegatilor si a rezervarilor la hotel la cel mai bun pret disponibil si conform cererii.

De cealalta parte a pietei turismului de afaceri se afla beneficiarii. Acestia pot fi clasificati in trei mari categorii: - sectorul corporate, - asociatiile si sectorul public.

Sectorul corporate este reprezentat de companiile al caror interes principal de realizare a intalnirilor este unul strict comercial: conferinte pentru discutarea strategiilor, lansari de noi produse si realizarea de sesiuni de pregatire pentru angajati. Marele avantaj al companiilor ce realizeaza astfel de intalniri departe de locul obisnuit de munca al delegatiilor este acela ca ei scapa de rutina zilnica si se pot concentra pe problemele abordate. Activitatile de relaxare ce insotesc de obicei conferintele permit participantilor sa creeze un mai bun spirit de echipa.

Asociatiile (a doua mare categorie de beneficiari) sunt de doua tipuri: profesionale, cand motivul intalnirilor este legat de munca si de voluntari. Asociatiile de voluntari acopera intreg spectrul activitatilor umane ce nu este legat de munca ca profesie: puncte comune de interes, convingeri religioase, sau aspecte etnice. Asociatiile pot fi locale, regionale, nationale sau internationale. Cu toate ca membrii lor sunt foarte dispersati, acestia trebuie sa se reuneasca regulat pentru a se pune la curent cu ultimele tendinte sau descoperiri in domeniul lor de activitate.

Competitia cea mai mare intre destinatii se da pentru organizarea conferintelor asociatiilor internationale care implica un numar mare de delegati, dureaza mai mult si, ca o regula generala, sunt mai putin frecvente. Din fericire pentru agentiile de turism implicate in astfel de manifestari, numarul asociatiilor internationale creste ca urmare a specializarii profesionale tot mai mari.

Sectorul public - autoritatile locale si centrale - "cumpara" serviciile oferite de organizatori ai turismului de afaceri, atat pentru delegatii, cat mai ales pentru organizarea unor evenimente la nivel local, national sau international. Sectorul educational si cel al sanatatii sunt cei mai mari consumatori, dar si organizatori ai unor astfel de activitati.

Principalele particularitati in planificarea evenimentelor

Dimensiunile sociale, culturale, economice ale evenimentelor nu ar fi atins cotele din zilele noastre daca nu ar constitui si sursa de beneficii pentru cei ce s-au integrat in initierea, organizarea si in participarea cu serviciile prestate la derularea lor. Piata turismului de reuniuni se caracterizeaza printr-o serie de trasaturi care o deosebesc de piata turismului de masa:

a) numarul mediu al persoanelor participante la asemenea manifestari de grup este mai mare decat al grupurilor conventionale de turisti, care in practica curenta sunt dimensionate in functie de capacitatea mijloacelor de transport folosite la deplasarea turistilor in cadru variantelor de programe oferite;

b) cheltuielile medii de participare pe care un delegat este dispus sa le suporte, raportate la o zi/reuniune sunt mai ridicate decat cheltuielile medii raportate la o zi/turist in perioada unui sejur turistic conventional. Aceasta constatare se bazeaza pe urmatoarele argumente:

- delegatii si alte categorii de clientela participanta la reuniuni se recruteaza din categoriile de populatie cu venituri peste medie;

- unele organizatii, asociatii, institutii etc., interesate sa-si trimita reprezentantii la reuniuni, finanteaza partial sau integral cheltuielile de participare a delegatilor lor (asigura diurna, costul transportului, al cazarii, acopera taxele de participare etc.);

- in orele libere, delegatii la reuniune se comporta ca niste turisti obisnuiti, participand la consumul turistic;

- o parte din delegatii sositi la reuniune sunt insotiti si de alte persoane apropiate. Aceste persoane nu participa la lucrarile reuniunii, dar devin consumatori de servicii turistice in localitatea vizitata si accepta de obicei si programele oferite din partea agentiilor de turism (tururi de oras, excursii de o zi, vizite de o zi la anumite obiective de interes turistic);

c) durata sejurului mediu al unui turist participant la reuniune este de obicei mai lunga decat a sejurului de sfarsit de saptamana acceptat de un turist conventional. Aceasta durata medie se compune din durata perioadei de desfasurare a reuniunii (1 - 5 zile), la care se mai adauga alte 2 - 4 zile de sejur pentru activitatile de pre si post reuniune;

d) in turismul international se aplica "principiul rotatiei", care favorizeaza in egala masura toate tarile membre ale unei organizatii in dezvoltarea acestei forme de turism;

e) in majoritatea cazurilor, participantii la reuniuni nu se deplaseaza in interes personal, deci, timpul afectat reuniunilor nu are implicatii asupra timpului lor de concedii. De regula, o anumita categorie de turisti participanti la reuniuni, participa anual la mai multe manifestari similare de profil, care se desfasoara in diferite tari;

f) promovarea intensa in favoarea tarii unde a fost locul de desfasurare a unei reuniuni, realizata de organizatorii evenimentelor speciale (articole in reviste de specialitate, canale mass-media etc.) faciliteaza eforturile promotionale ale agentiilor de turism si ale societatilor comerciale ofertante de servicii. O asemenea promovare se bucura de o mai mare credibilitate in randul marelui public, cu efecte stimulative prelungite si asupra participantilor la acest eveniment, favorizand revenirea lor ulterioara in calitate de turisti in tarile primitoare.

In ceea ce priveste organizarea unui eveniment, planificarea trebuie sa contina urmatoarele elemente:

1. Definirea profilului reuniunii (tema/obiective, data, durata, responsabilitati de organizare, orarul evenimentelor, programe festive, numarul partcipantilor, numarul interventiilor, conferentiari invitati, spatii necesare, cerinte tehnice si de infrastructura, selectare destinatii/locatii posibile adecvate profilului manifestarii).
2. Definirea profilului participantilor (grupuri-tinta, tari participante, numar participanti, insotitori)
3. Stabilirea bugetului (costuri, cine suporta cheltuielile, incasari-taxe de participare, expozitie, sponsori, alte surse de finantare - programe de finantare, subventii publice-, fiscalitate si legislatie (eventual)
4. Distribuirea sarcinilor in interiorul organismelor initiatoare ale evenimentului (comitet national/international, etc)
5. Cooperarea cu industria de profil - aceasta ar trebui sa fie partener pentru a garanta succesul manifestarii.
6. Selectia destinatiei/locatiei (legaturi de transport, infrastructura serviciilor, capacitati necesare, capacitati ale hotelurilor, oferta turistica a orasului si imprejurimile, aspecte referitoare la siguranta, etc)
7. Vizitarea locatiei-lista de control (persoane de contact, capacitati existente, termenul limita pentru rezervare si anularea rezervarilor, echipamente si utilitati disponibile, lista furnizorilor si a prestatorilor locali)
8. Elaborarea planului de actiune (diagrama, grafice de lucru, marketing, etc)
9. Organizarea circuitului turistic: nr persoane, durata, mijloc de transport, obiective turistice vizitate (pe ore), servicii oferite (inclusiv alimentatie si agrement), analiza de pret pentru excursie, pretul final al excursiei (de cele mai multe ori astfel de deplasari in scop turistic sunt optionale si de aceea tariful lor trebuie evidentiat distinct)

Dupa cum se poate observa, domeniile in care pot fi desfasurate evenimente internationale si formele concrete pe care le pot cunoaste acestea sunt extrem de variate. Capacitatea unei tari de a asimila cat mai multe din acestea, de a le introduce in practica sa curenta depinde de mai multi factori si, mai ales, de prestigiul de care se bucura - prin valorile umane de care dispune - in cercurile de specialisti de pe plan mondial si de conditiile pe care le ofera comparativ cu alte tari.