MANUALUL SMC

CUPRINS

1. Declaratia managementului

2. Prezentarea organizatiei

3. Obiectul si domeniul de aplicare a manualului

3.1. Excluderi

3.2. Referinte normative

3.3. Termeni si definitii

4. Sistemul de management al calitatii (SMC)

4.1. Manualul calitatii

4.2. Controlul documentelor

4.3. Controlul inregistrarilor calitatii

5. Responsabilitatea managementului

5.1. Angajamentul conducerii

5.2. Politica in domeniul calitatii

5.3. Obiectivele calitatii

5.4. Planificarea SMC

5.5. Responsabilitate si autoritate

5.6.Reprezentantul managementului

5.6. Analiza efectuata de management

6. Managementul resurselor

6.1. Resurse umane

6.2. Facilitati

6.3. Mediul de lucru

7. Realizarea produsului

7.1. Planificarea realizarii proceselor

7.2. Procese avand legatura cu clientul

7.3. Proiectarea si dezvoltarea produsului

7.4. Aprovizionarea

7.5. Operatiuni de productie si service

8. Masurare, analiza si imbunatatire

8.1. Masurarea si monitorizarea

8.2. Auditul intern

8.3. Masurarea si monitorizarea proceselor si a produsului

8.4. Controlul neconformitatii

8.5. Analiza datelor

8.6. Actiunile corective

8.7. Actiunile preventive

8.8. Imbunatatirea continua

1. Declaratia managementului

Managementul firmei ASA Holding este decis sa se angajeze cu toata energia si resursele in stabilirea si atingerea standardelor de calitate capabile sa satisfaca sub toate aspectele cerintele normative si asteptarile rezonabile ale clientilor.

Managementul calitatii in cadrul firmei se aplica unui sistem al calitatii definit de o abordare bazata pe proces.

Presedintele precum si toti cei care au un rol conducator in cadrul societatii ASA isi asuma zi de zi responsabilitatea pentru a asigura conformitatea cu cerintele si regulile stabilite in cadrul acestui sistem managerial.

Responsabilitatea de a se asigura ca produsul este conform cerintelor de calitate apartine intregului personal al firmei. Fiecare membru al personalului firmei este instruit inca de la angajare sa cunoasca , sa inteleaga si sa indeplineasca prevederile sistemului de management al calitatii. Astfel, toate activitatile sunt pe deplin intelese, controlate si documentate, fiecare angajat stiind exact ce are de facut si cum trebuie sa o faca.

Sistemul inregistrarilor calitatii urmareste si asigura monitorizarea proceselor si evaluarea continua a rezultatelor obtinute.

Inregistrarea unei neconformitati declansaza o procedura prestabilita care duce la eliminarea neconformitatii precum si a cauzelor care au generat-o. Un produs neconform nu se va livra indiferent de gradul lui de urgenta si de termenele angajate.

Buna functionare si eficienta sistemului de management al calitatii sunt analizate de doua ori pe an, urmarindu-se evaluarea necesitatii de imbunatatire a sistemului in vederea cresterii gradului sau de adecvare.

Obiectivul principal al firmei ASA este obtinerea pozitiei de lider de piata in domeniul nostru de activitate si mentinerea certificarii sistemului de management al calitatii companiei.

In calitate de Presedinte, ma angajez sa pun in aplicare aceasta strategie si imi asum responsabilitatea implementarii sistemului de management al calitatii descris in prezentul manual, sistem care devine operational incepand cu data de 1 mai 2004.

Presedinte,

ALEX APOSTEANU

2. Prezentarea organizatiei

ASA este o firma mica cu capital integral privat infiintata in anul 1985 si reorganizata in cateva randuri in perioada 1990 - 2004.

Cifra de afaceri a crescut continuu, asa cum reiese din reprezentarea de mai jos, ceea ce a situat ASA in topul ierarhiei firmelor de profil, lucru certificat prin numeroasele distinctii primite in ultimii ani de la organismele de specialitate.

Fig. 1

De-a lungul activitatii sale, ASA a elaborat un numar de peste 200 de proiecte colaborand cu numeroase firme de profil. Prin parteneriate externe cu prestigioase companii - indeosebi americane - cu profil similar, printr-o mare disponibilitate si respect fata de client, ASA a reusit sa creeze un brand sinonim cu calitatea. "Cu noi sunteti deja in viitor" - sloganul firmei - s-a umplut de continut an de an reusind sa ne reliefeze distinct in fata clientilor firmei, dar si sa modeleze un profil profesional distinct fiecarui angajat.

Pozitia ocupata actualmente pe piata de profil se datoreaza in egala masura vizionarismului managementului de top si calificarii tehnice, stiintifice si manageriale a personalului pe care ASA a stiut sa il fidelizeze inca din primii ani de dupa infiintarea sa. Cultura organizationala a firmei are la baza doua concepte principale: imbunatatirea continua a nivelului calitatii in vederea satisfacerii cerintelor clientilor si parteneriatul cu acestia.

Ca firma de familie, ASA isi aloca integral resursele financiare pentru promovarea intereselor firmei, pentru dezvoltarea acesteia, pentru instalarea fermei pe o pozitie de top pe piata. In activitatea sa, ASA urmareste sa se situeze intotdeuna in fruntea plutonului, mentalitatea de campioni fiind insuflata tuturor angajatilor inca din primele zile ale activitatii lor in firma.

ASA este membru al Camerei de Comert a Romaniei (din 1990), membru fondator al Camerei de Comert Romano-Americane (din 1992), membru al Societatii Americane de Testare Nedistructiva (din 1991), membru STTR - Societatea de Termoenergetica si Termoficare din Romania (din 1996), membru fondator al ROMATOM- Forumul Nuclear Roman (din 2000), membru APER - Asocia pentru Politici Energetice din Romania (din 2003).

Ca membru al unei echipe internationale de consultanti, in 1996 ASA a castigat finantarea Bancii Mondiale pentru proiectul de reabilitare a centralelor termo - electrice din Romania fiind inclusa in DACON - baza de date cu consultanti a acesteia. .

Inca de la inceputul activitatii firmei motorul principal al dezvoltarii l-a reprezentat orientarea spre calitate, ASA fiind una dintre primele companii romanesti care a implementat si autorizat un sistem de Asigurarea Calitatii sub ISO 9000.

In cei 20 de ani de activitate firma a dezvoltat un inalt nivel de performanta care a pozitionat marca ASA in topul furnizorilor de servicii de inginerie.

3. Obiectul si domeniul de aplicare a manualului

Manualul Sistemului de Management al Calitatii (ASA - M) descrie sistemul de management al calitatii si este dezvoltat si folosit de ASA pentru:

Comunicarea politicii in domeniul calitatii, a procedurilor si a cerintelor de calitate;

Descrierea si aplicarea efectiva a SMC;

Furnizarea bazelor documentate pentru auditarea sistemului;

Instruirea personalului;

Demonstrarea conformitatii SMC cu cerintele standardului international ISO 9001:2000, in scopul certificarii de catre o unitate autorizata de profil.

Prevederile manualului se aplica pentru toate procesele manageriale de realizare a produselor ASA.

Produsul ASA este, de obicei, o solutie "pe masura", orientata spre client fiind, de aceea, eminamente eterogen. In cele ce urmeaza vom folosi termenul "proiect" pentru produsul ASA Principalele tipuri de proiecte ASA sunt:

Proiecte pentru centrale termice noi sau in functiune cuprinzand una sau mai multe din urmatoarele activitati: consultanta tehnica, proiectare, evaluare a starii tehnice, antreprenoriat, procurare, montaj, PIF, service;

Proiecte pentru centrale electrice in functiune cuprinzand una sau mai multe din urmatoarele activitati: evaluare a starii tehnice, proiectare solutii de modernizare, consultanta tehnica, antreprenoriat, procurare, montaj, PIF, service;

Proiecte pentru sisteme de climatizare cu pompe de caldura cuprinzand urmatoarele activitati: evaluare a necesarului de energie termica, proiectare solutie de climatizare, consultanta tehnica, antreprenoriat, procurare, montaj, PIF, service;

Proiecte pentru mini si microhidrocentrale cuprinzand urmatoarele activitati: evaluarea potentialului hidroenergetic al amplasamentului, proiectarea solutiei, consultanta tehnica, antreprenoriat, procurare, montaj, PIF, service;

Proiecte pentru imbunatatirea eficientei energetice la consumator cuprinzand una sau mai multe din urmatoarele activitati: audit energetic, proiectare solutie de eficientizare, consultanta tehnica, antreprenoriat, procurare, montaj, PIF;

Proiecte pentru prelucrarea imaginilor cuprinzand urmatoarele activitati: procesare imagini, distributia in Romania a echipamentelor de scanare de inalta rezolutie, proiectarea si productia de holograme / produse holografice;

Proiecte in domeniul autovehiculelor cuprinzand activitati de distributie in Romania, service si tunare a unor mijloace auto de inalta clasa;

Proiecte sportive cuprinzand una sau mai multe din urmatoarele activitati: training pentru sportivi de performanta, management sportiv, distributia in Romania a echipamentelor de antrenament de inalta performanta;

Proiecte pentru case de lemn

3.1. Excluderi

Nu a fost identificata necesitatea de a opera excluderi, astfel ca cerintele prevazute in standardul romanesc SR EN ISO 9001:2001 se aplica in totalitate.

3.2. Referinte normative

Urmatoarele documente normative contin prevederi care, prin referire in acest text constituie prevederi ale prezentului Manual. Posibilitatea aplicarii celei mai recente editii a documentelor indicate este asigurata prin mentinerea unei Liste de referinta cu varianta curenta (in vigoare).

SR EN ISO 9000:2001 - Sisteme de management al calitatii. Notiuni fundamentale si vocabular.

SR EN ISO 9001:2001 - Sisteme de management al calitatii. Cerinte;

3.3. Termeni si definitii

Pentru scopurile acestui Manual si al documentelor la care se face referinta, se aplica termenii si definitiile din standardul SR EN ISO 9000:2001.

In principiu este evitata utilizarea prescurtarilor pentru a defini notiuni si documente. Daca este identificata necesitatea utilizarii unor prescurtari, acestea vor fi stabilite si explicate in contextul folosirii lor.

Termenii utilizati pentru a defini diferitele tipuri de documente sunt:

4. Sistemul de management al calitatii (SMC)

ASA si-a stabilit, documentat si mentine in functiune un SMC conform cu cerintele standardului SR EN ISO 9001:2001.

Pentru a implementa acest sistem au fost identificate si determinate:

Procesele necesare pentru sistemul de management al calitatii;

Succesiunea si interactiunea acestor procese;

Criteriile si metodele solicitate pentru asigurarea functionarii efective si controlul acestor procese

Informatiile necesare pentru sustinerea functionarii si monitorizarii proceselor;

Masurarile, monitorizarile si analizele necesare pentru implementarea actiunilor necesare obtinerii rezultatelor planificate.

Schema generala a proceselor manageriale derulate in cadrul SMC in vederea realizarii produsului / proiectului este ilustrata mai jos:

Procesele incluse in schema de mai sus sunt:

A.    Procese de realizare a produsului / proiectului. Acestea vor fi detaliate grafic in schema urmatoare.

B.     Procese ale SMC care urmaresc:

B1 - Perfectionarea SMC in vederea adecvarii lui la procesele de realizare a produsului si cresterea gradului de satisfacere a clientului;

B2 - Identificare si documentare a metodelor de management conform ISO 9001;

B3 - Identificare / asigurare a resurselor tehnice in vederea sustinerii proceselor de productie;

B4 - Asigurare a resurselor umane in vederea sustinerii proceselor de productie;

B5 - Aprovizionare cu resurse necesare productiei;

B6 - Evaluarea satisfacerii cerintelor clientului.

Procesele din familiile A, B3, B4, B5 si B6 vor fi tratate in capitolul 7.

Procesele de realizare a produsului / proiectului sunt descrise in schema logica de mai jos.

Propuneri, alternative, colaborari	Analiza comanda
Responsabil:	Management ASA
Document:	Neformalizat
Depunere:	Dosar corespondenta

DA

NU

NU

		NU

Documente / Registre: Rap sol reclam ASA-RP-RS Rap analiza rel clienti (Rap neconf ASA-RP-NE) (Rap act corect ASA-RP-AC) (Rap act prev ASA-RP-AP) (1) Reg rel clienti ASA-R/RC (2) Dosar proiect (Reg neconf ASA - R / NE) (Reg act cor ASA - R / AC) (Reg act prev ASA - R / AP)	Inchidere proiect
Responsabil:	Sef de proiect
Document:	Proces verbal de predare ASA - PV - AV Raport de analiza a rel cu clientii ASA - RP - RC
Depunere:	Registru proiecte / beneficiari ASA - R / PB Registru de reactii clienti ASA - R / RC Dosar proiect

Documentarea sistemului de management al calitatii este corelata cu dimensiunea efectiva a firmei ASA, tipul de afaceri desfasurat in firma, complexitatea si interactiunea proceselor precum si competenta personalului. Documentatia sistemului are in vedere implementarea a unui sistem integrat de management in cadrul firmei.

Documentatia SMC ASA este structurata pe mai multe niveluri, are o structura piramidala si are urmatoarea reprezentare graficaL

Documentatia SMC cuprinde:

Declaratia documentata (scrisa) a managementului referitoare la politica in privinta calitatii si la obiectivele calitatii ASA - D si ASA - O;

Manualul SMC ASA - M

Proceduri documentate (scrise) pentru:

Controlul documentelor si inregistrarilor ASA - PS -1

Auditul intern ASA - PS - 2

Controlul produs neconform, actiuni corective si preventive ASA - PS - 3

Alte documente necesare pentru asigurarea eficacitatii planificarii / operarii / controlului proceselor (proceduri si instructiuni de lucru, norme interne, regulament de functionare, registre, formulare tipizate, nota de comunicare interna, formulare CV etc.)

Inregistrari ale calitatii (planul annual al calitatii ASA - PC, programe de audit intern, rapoarte de audit, rapoarte de neconformitate, rapoarte de actiuni corective, rapoarte de actiuni preventive, rapoarte pentru produse neconforme, rapoarte de reactie clienti etc.)

Documentatia sistemului este prezentata atat in forma de copie pe hartie in format A4, cat si pe suport informatic.

4.1. Manualul calitatii

ASA a elaborat si mentine acest manual al calitatii ASA - M care include domeniul sistemului de management al calitatii conform standardului de referinta SR EN ISO 9001:2001. Manualul include referiri la procedurile documentate prevazute in standardul de referinta si descrie succesiunea si interactiunea proceselor incluse in sistemul de management al calitatii firmei.

4.2. Controlul documentelor

Documentele SMC sunt controlate. Procedura de sistem ASA - PS - 1 este documentata (stabilita, documentata, implementata si mentinuta) si contine masurile care se iau pentru controlul in etapele de:

Producere a unui document,

Aprobare a documentului inaintea emiterii acestuia,

Analiza periodica, revizia , actualizarea (modificarea) si reaprobarea documentului,

Identificare a starii reviziei curente a documentelor,

Distribuire a versiunii relevante (in vigoare) a documentelor la locurile in care acestea se utilizeaza,

Identificare, pastrare a lizibilitatii si regasire a documentelor,

Identificare si distribuire controlata a documentelor de provenienta externa,

Identificare si eliminare a documentelor perimate in vederea prevenirii utilizarii lor neintententionate.

Documentele cerute de sistemul de management al calitatii sunt disponibile in versiune hardcopy la toate punctele de utilizare, iar in versiunea software in reteaua interna de calculatoare. Exemplarele tiparite se distribuie controlat pentru a permite regasirea lor cu ocazia revizuirii.

Conform SR EN ISO 9001:2001 documentele obligatorii ale SMC sunt:

Declaratia privitoare la politica de calitate (ASA - D),

Obiectivele calitatii (ASA - O),

(3) Manualul SMC (ASA - M),

(4) Procedurile de sistem (ASA - PS - nn).

In afara acestora sistemul de management al calitatii ASA contine o varietate de alte documente aliniate la cerintelor standardului SR EN ISO 9001:2001, documente controlate prin procedura de sistem ASA - PS - 01 / 02 printre care:

(a)    Norme interne continand specificatiile principalelor tipuri de proiecte ASA, precum si norme privitoare la sistemul de redactare / codificare a documentelor si proiectelor etc. (ASA - NI - nn);

(b)    Proceduri / instructiuni de lucru (ASA - PL - nn / ASA - IL - nn);

(c)    Registre cum sunt:

Registrul unic de evidenta / urmarire a documentelor / formularelor (ASA - R / ED),

Registrul de intrari corespondenta (ASA - R / IC),

Registrul de iesiri corespondenta (ASA - R / OC),

Registrul de proiecte / beneficiari (ASA - R / PB);

Registrul de evidenta a relatiilor cu clientii (aprecieri / sugestii / reclamatii) (ASA - R / RC);

Registrul de personal (ASA - R / PE),

Registrul de evidenta a documentelor de comunicare interna (ASA - R / CI),

Registriul de evidenta / stadiu de solutionare a neconformitatilor (ASA - R / EN),

Registrul de evidenta a actiunilor corective (ASA - R / AC),

Registrul de evidenta a actiunilor preventive (ASA - R / AP);

Registrul de evidenta a documentelor echipamentelor de masurare (ASA - R / EM);

Registrul de evidenta a documentelor de audit intern si a modului de implementare / urmarire a masurilor stabilite de auditurile interne (ASA - R / AI),

Registrul de codificare documente (ASA - R / CD)

(d)   Regulament de functionare (ASA - RF);

(e)    Programe cum sunt: Planul annual al calitatii ASA - PC, Programul anual de perfectionare a SMC; Programul anual de instruire a personalului; Programul anual de audit intern, Programul de teste si inspectii etc.

4.3. Controlul inregistrarilor calitatii

Documentele sistemului care sunt mentinute pentru a furniza dovada conformitatii cu exigentele standardului de referinta precum si informatii despre functionarea efectiva a sistemului de management al calitatii sunt inregistrari ale calitatii.

Inregistrarile calitatii cerute de sistemul de management al calitatii sunt controlate si prezentate documentat in procedura de sistem ASA - PS - 1. In vederea simplificarii prezentarii documentelor si inregistrarilor calitatii s-a ales varianta prezentarii lor intr-o singura procedura si nu separat in doua proceduri distincte, lucru permis de SR EN ISO 9001 : 2001 (la limita, toate cele sase proceduri documentate obligatorii putand fi prezentate intr-o singura procedura de sistem).

Scopul acestei proceduri pentru inregistrarile calitatii este acela de a prezenta documentat controlul necesar in vederea:

identificarii inregistrarilor;

depozitarii inregistrarilor;

protejarii inregistrarilor;

regasirii inregistrarilor;

duratei de pastrare a inregistrarilor;

eliminarii inregistrarilor.

Inregistrarile calitatii sunt:

Raport de analiza anuala a SMC si actiuni de urmarire ASA - RP - SC (se pastreaza in Registrul de audit intern ASA - R / AI)

Programul de audit intern ASA - PR - AI si Rapoartele de audit ASA - RP - AI (ambele pastrate in Registrul de audit intern ASA - R / AI);

Rapoartele pentru actiuni preventive ASA - RP - AP (pastrate in Registrul pentru actiuni preventive);

Rapoarte pentru actiuni corective ASA - RP - AC (pastrate in Registrul pentru actiuni corective ASA - R / AC);

Nota de planificare / lansare a produsului (ASA - NO - LP)

Procesul verbal de avizare a lucrarii semnat de persoana autorizata (ASA - PV - AV);

Decizie persoana autorizata sa avizeze (ASA - DE - AV);

Nota de comunicare interna ASA - NO - CI (pastrate in Registrul de comunicare interna ASA - R / CI);

Rapoarte de calibrare / verificare a echipamentelor de masurare ASA - RP - EM (pastrate in Registrul pentru echipamente de masurare (ASA - R / EM);

Rapoarte de evidentiere a neconformitatii ASA - RP - NE, Rapoarte de ridicare a neconformitatii ASA - RP - NR si Rapoarte de acceptare a neconformitatii ASA - RP - NA (pastrate in Registrul pentru neconformitati (ASA - R / NE);

Rapoarte de analiza a relatiilor cu clientii ASA - RP - RC si Rapoarte de solutionare a reclamatiilor ASA - RP - RS (ambele pastrate in Registrul de relatii clienti ASA - R / RC);

Fise de personal ASA - PE - CV (pastrate in Registrul de personal ASA - R / PE).

5. Responsabilitatea managementului

5.1. Angajamentul managementului

Presedintele ASA se angajeaza sa dezvolte si sa imbunatateasca continuu un sistem de management al calitatii conform cu standardul SR EN ISO 9001 ca principal mijloc de a furniza incredere asupra capabilitatii firmei de a executa produse conforme.

In acest scop si-a stabilit politica in domeniul calitatii si obiectivele calitatii pe termen scurt si mediu si conduce personal analizele anuale efectuate de management cu scopul de a asigura disponibilitatea resurselor necesare.

Intreg personalul este instruit si constientizat asupra importantei satisfacerii cerintelor clientilor ca si a cerintelor stabilite prin legislatie si alte documente de reglementare. Instruirile personalului privitoare la SMC se realizeaza semestrial, precum si la la angajare.

Nevoile si asteptarile clientului sunt evaluate ca fiind rezonabile, transformate in cerinte si indeplinite, in conditiile respectarii reglementarilor aplicabile.

5.2. Politica in domeniul calitatii - orientarea catre client

Politica in domeniul calitatii, declarata de managementul la ce mai inalt nivel in ASA - D, este adecvata scopurilor ASA, include angajamentul ferm pentru satisfacerea cerintelor clientilor si pentru imbunatatirea continua a eficacitatii si este comunicata si inteleasa la toate nivelurile.

Managementul ASA considera ca cea mai importanta modalitate de masurare a performantei SMC este evidentiata prin monitorizarea gradului de satisfacere a clientilor, prin diagnosticarea perceptiei acestuia asupra modului in care produsul realizat de ASA ii satisface cerintele. In acest sens, punctele de vedere apreciative sau critice ale clientilor sunt elementul care genereaza un raport de analiza a relatiilor cu clientii ASA - RP - RC care se depune atat in registrul de reactii clienti ASA - R / RC, cat si in dosarul proiectului respectiv si care poate genera masuri corective / preventive de la caz la caz.

5.3. Obiectivele calitatii

Presedintele ASA se asigura ca in documentul ASA - O sunt stabilite obiectivele calitatii pentru functiile relevante si nivelurile din cadrul firmei. Obiectivele sunt masurabile si sunt in concordanta cu politica de calitate ASA.

Obiectivele calitatii si detalierea lor pe departamente / functii se aproba anual, la prima analiza a SMC efectuata / condusa de Presedintele firmei.

Obiectivele calitatii sunt masurabile si includ referinte pentru respectarea cerintelor pentru produs.

5.4. Planificarea SMC

Planificarea este efectuata in scopul indeplinirii cerintelor prevazute in Manual si pentru a se asigura integritatea sistemului atunci cand sunt planificate si implementate schimbari ale sistemului de management al calitatii.

Planificarea referitoare la produse / proiecte se documenteaza prin Planul Calitatii asa cum este el intocmit si aprobat anual in cadrul analizei efectuate asupra SMC.

5.5. Responsabilitate si autoritate

Structura organizatorica a firmei asigura cadrul de lucru pentru functiile calitatii si conditiile necesare implementarii SMC.

Presedintele ASA isi asuma responsabilitatea si se implica cu toata autoritatea si resursele in identificarea problemelor de calitate si initierea actiunilor corective sau/si preventive care sa asigure eliminarea neconformitatilor existente sau potentiale.

Responsabilitatea si autoritatea privind activitatile sistemului de management al calitatii sunt stabilite pentru fiecare nivel / functie si sunt inscrise in Regulamentul de functionare al ASA si in fisele posturilor.

Activitatea executiva in domeniul calitatii este exercitata de Directorul sistemului de management al calitatii - Director SMC care este subordonat direct Presedintelui si colaboreaza cu toate celelalte functii relevante in implementarea politicii de calitate. Responsabilitatea acestuia include si legaturi referitoare la sistemul de management al calitatii cu parti externe. (autoritatea de reglementare, organismele de inspectie ale statului, organismele de certificare, autoritatile responsabile ale clientilor).

Personalul este instruit in spiritul recunoasterii valorilor promovate de Conducere, valori intre care pe primul loc se situeaza clientul. Pentru efectuarea auditurilor interne ASA utilizeaza atat personalul propriu cat si auditori independenti certificati atunci cand aceasta cerinta este stipulata in mod expres de catre clienti. Personalul participa la un proces de familiarizare sistematica cu instrumentele de lucru in domeniul calitatii, asumandu-si pe masura pregatirii si functiei detinute in ASA responsabilitatile privitoare la realizarii calitatii la fiecare loc de munca.

5.6. Reprezentantul managementului

Reprezentantul de top al managementului este Presedintele firmei care are autoritatea de a se asigura ca sunt cunoscute, aplicate si mentinute cerintele privind sistemul calitatii in conformitate cu politica in domeniul calitatii si cu SR EN ISO 9001:2001.

Presedintele in calitatea sa de reprezentant al managementului raporteaza Consiliului de conducere al firmei stadiul realizarii prevederilor sistemului de management al calitatii, inclusiv necesitatile de imbunatatire si promoveaza la toate nivelurile firmei importanta cunoasterii si realizarii cerintelor clientilor.

Presedintele raspunde in fata Consiliului de conducere al firmei de alocarea resurselor necesare pentru implementarea tuturor masurilor SMC, precum si de modul in care acestea au fost alocate si de rezultatele obtinute.

Comunicarea interna

Comunicarea interna intre functii si niveluri de management in cadrul firmei este asigurata prin atribuirea, cunoasterea si respectarea structurii ierarhice si a atributiilor de catre intreg personalul care conduce, verifica si executa activitati care influenteaza calitatea. Responsabilitatile legate de comunicare sunt precizate in fisele posturilor.

In vederea unei eficiente comunicari interne, aceasta se face pe formulare care se constituie in inregistrari de calitate, formulare numite Nota de comunicare interna ASA - NO - CI care se pastreaza in Registrul de comunicare interna ASA - R / CI.

Modul de intocmire / distribuire / inregistrare a notelor este descris in procedura de sistem ASA - PS - 1.

5.7. Analiza efectuata de management

Pentru a asigura eficienta si adecvarea continua a sistemului de management al calitatii la cerintele clientilor ASA, Consiliul de conducere al firmei efectueaza anual o analiza oficiala prin care evalueaza rezultatele inregistrate, precum si necesitatea de schimbare a sistemului, inclusiv a politicii in domeniul calitatii si a obiectivelor calitatii.

Cand Presedintele considera necesar, poate fi efectuata o analiza pentru o anume situatie, proiect, contract, o necesitate externa sau de reglementare.

Presedintele prezinta Consiliului de conducere o informare care include functionarea curenta in legatura cu urmatoarele aspecte:

Rezultatele auditurilor interne executate de specialisti ai firmei sau de specialisti autorizati din exterior,

Reactiile, satisfactia clientilor, respectiv reclamatiile acestora;

Functionarea proceselor si conformitatea lucrarilor executate,

Situatia actiunilor corective si preventive,

Urmarirea actiunilor de la analiza anterioara.

Informarea cuprinde si propuneri de schimbari care ar putea influenta sistemul de management al calitatii firmei.

Ca urmare a acestei analize, Consiliul de conducere stabileste masuri de:

Imbunatatire a sistemului de management al calitatii,

Imbunatatire a produsului in legatura cu cerintele clientilor,

Necesarul de resurse pentru implementarea acestor masuri.

Desfasurarea si rezultatele analizei se documenteaza in Rapoarte de evaluare anuala a SMC codificate ASA - RP - SMC, pastrate in registrul pentru audit intern ASA - R / AI si prezentat in procedura referitoare la Controlul documentelor si inregistrarilor SMC - PS - 1.

6. Managementul resurselor

Consiliul de conducere al firmei ASA determina necesarul si pune la dispozitia sistemului resursele necesare pentru implementarea proceselor sistemului de management al calitatii si imbunatatirea performantelor acestuia, precum si pentru obtinerea satisfactiei clientilor sai.

6.1. Resurse umane

Presedintele ASA se asigura ca personalul caruia i se atribuie responsabilitati in sistemul de management al calitatii, este competent pentru realizarea activitatilor. Pregatirea aplicativa, instruirea, indemanarea / priceperea si experienta necesare pentru nominalizarea in functiile prevazute in organigrama ASA sunt stabilite in Fisele posturilor si documentate pentru fiecare angajat in parte in CV-uri intocmite in format prestabilit ASA - PE - CV (pastrate in Registrul de personal ASA - R / PE).

Nivelul de competenta al personalului care indeplineste activitati care afecteaza calitatea se identifica / stabileste / documenteaza pe baza analizelor efectuate de management.

Prin Programul de instruire anual se planifica / realizeaza / verifica / imbunatateste calificarea salariatilor si, astfel, capacitatea lor de a satisfacere a cerintelor SMC. Constientizarea tuturor angajatilor asupra relevantei si importantei activitatilor pe care le desfasoara si asupra modului in care fiecare, la locul sau de munca, poate contribui la atingerea obiectivelor calitatii este un obiectiv esential al sistemului de training.

Pentru personalul care ocupa functiile de management, precum si pentru cel care poate fi inclus in documentatii de licitatie (ingineri specialisti cu anumite calificari, economisti cu specializarea cost control, project management, planning etc.) sunt mentinute inregistrari referitoare la pregatire, experienta, instruire si calificari, constand in CV-uri realizate in format standard ASA - PE - CV actualizate trimestrial.

6.2. Infrastructura

Presedintele ASA si Consiliul de conducere al firmei pun la dispozitia angajatilor si mentin infrastructura necesara (spatiu de lucru, echipamente de lucru, logistica, servicii de sustinere) pentru realizarea conditiilor de munca ce permit realizarea unor produse conforme.

Calitatea produsului ASA este influentata semnificativ si de unele componente ale acestei infrastructuri indeosebi de echipamente hardware, sistemul de comunicatii, echipamente de masura si control etc., pe langa profesionalismul si motivarea salariatilor.

ASA dispune de facilitati performante de transport pentru personal si pentru echipamente ceea ce influenteaza pozitiv calitatea activitatii desfasurate de acestia, mentinand in egala masura calitatea produsului muncii lor.

6.3. Mediul de lucru

Factorii fizici ai mediului de lucru (temperatura, umiditate, aerisire etc) necesari pentru realizarea confortului si a conformitatii produsului cu cerintele clientului sunt permanent controlati si reglati astfel incat sa se creeze un mediului ambiant ideal.

Climatul de munca generat de factori umani este mentinut prin masurile de recunoastere a meritelor si motivarea personalului, precum si prin mentinerea unei discipline liber consimtite a tuturor angajatilor.

7. Realizarea produsului

7.1. Planificarea realizarii proceselor

Planificarea proceselor SMC este documentata prin Planul Calitatii. Acesta cuprinde prevederi pentru cel putin urmatoarele aspecte:

Obiectivele calitatii pentru produs - proiect - sau contract;

Necesitatea de a se elabora proceduri / instructiuni de lucru si de a furniza resurse;

Activitatile de verificare si criteriile de acceptabilitate;

Inregistrarile necesare pentru a furniza incredere in conformitatea produsului.

7.2. Procese avand legatura cu clientul

Identificarea cerintelor clientului

Cerintele pentru produs specificate de catre client, obligatiile in legatura cu produsul, inclusiv cerintele legale si reglementare sunt cuprinse in:

Normele interne care reglementeaza continutul diferitelor produse ASA au fost elaborate pe baza prevederilor "Normelor metodologice privind continutul - cadru al proiectelor - pe faze de proiectare - , al documentelor de licitatie, al ofertelor si al contractelor pentru executia investitiilor", anexa la Ordinului nr. 1.743 / 69 / N / 1996 al ministrului finantelor si al ministrului lucrarilor publice si amenajarii teritoriului si reprezinta cadrul minimal obligatoriu de continut al proiectelor.

Analiza cerintelor pentru produs

In momentul angajarii in executia unui produs Presedintele ASA formeaza o echipa eterogena de specialisti si desemneaza un Sef de proiect care are responsabilitatea conducerii proiectului pana la finalizarea acestuia. Seful de proiect analizeaza cerintele pentru produs, adica se asigura ca:

Cerintele pentru produs sunt definite,

Cerintele contractului sau comenzii sunt integral acoperite de pasii si continutul stipulate in normele interne prezentate mai sus;

ASA are capacitatea sa indeplineasca / realizeze cerintele definite sau este cazul sa isi atraga resurse suplimentare.

Decizia finala in legatura cu capabilitatea firmei revine Presedintelui.

Daca pe parcursul procesarii cerintele se modifica, Seful de proiect va asigura amendarea documentatiei, va transmite prompt personalului implicat cerintele schimbate si - de la caz la caz - va comunica celor implicati in negocierea cu clientul a pretului, ecartul cu care acesta se modifica.

Comunicarea cu clientul

Pentru fiecare produs, ASA solicita clientului sa colaboreze in definirea modalitatilor de comunicare in legatura cu informarea despre stadiul realizarii produsului, si transmiterea amendamentelor (modificarilor).

ASA mentine inregistrari cu privire la toate aprecierile clientului, inclusiv reclamatiile acestuia. Aceste documente se inscriu in Registrul de intrari, in Dosarul proiectului si, daca este cazul, in Registrul de beneficiari / proiecte si Registrul de reactii a clientilor.

7.3. Realizarea produselor ASA / proiectelor

Planificarea activitatii

Activitatea de realizare a proiectelor este planificata. Planificarea trebuie sa stabileasca:

etapele realizarii produsului / proiectului,

analiza, verificarea si validarea care sunt adecvate fiecarei etape,

responsabilitatile si autoritatea pentru fiecare etapa.

Mentinerea sub control a interfetelor diferitelor functiuni implicate se face prin desemnarea Sefului de proiect. Pe masura ce proiectul evolueaza, elementele de iesire ale planificarii sunt actualizate, dupa cum este cazul. In vederea mentinerii unui control riguros al resurselor - indeosebi a resurselor financiare si de timp - ASA foloseste produse software specializate care modeleaza informatic metoda drumului critic.

Elemente de intrare

Elementele de intrare legate de cerintele referitoare la produs / proiect includ:

cerinte de functionare si performanta,

cerinte legale si ale reglementarilor aplicabile,

informatii derivate din proiecte similare - atunci cand este aplicabil.

Aceste elemente sunt analizate pentru a se stabili daca sunt adecvate si daca cerintele identificate sunt complete, fara ambiguitati si necontradictorii.

Elemente de iesire

Elementele de iesire sunt furnizate astfel incat sa poate fi verificate in raport cu elementele de intrare. Analiza / aprobarea proiectului in Consiliul Calitatii se face inainte de livrarea produsului catre client. Aceasta etapa confirma ca proiectul realizat:

satisface cerintele cuprinse in elementele de intrare,

furnizeaza date corespunzatoare pentru eventualele etape ulterioare repectivului proiect, indiferent daca aceste etape vor fi realizate de ASA sau de o terta parte,   

raspunde criteriilor de acceptare a produsului;

specifica caracteristicile produsului care sunt esentiale pentru utilizarea sigura si corecta a acestuia.

Analiza produsului / proiectului

In etapele adecvate, prevazute in documentele de planificare, este efectuata analiza pentru:

evaluarea capacitatii rezultatelor de a satisface cerintele,

identificarea dificultatilor si propunerea actiunilor necesare.

Verificarea produsului / proiectului

La stadiile prevazute in documentele de planificare, este efectuata verificarea pentru a se asigura ca elementele de iesire din fazele de realizare a proiectului au satisfacut cerintele.

Validarea produsului / proiectului

Validarea este efectuata de regula la terminarea realizarii produsului cu scopul de a se asigura ca produsul rezultat este capabil sa satisfaca cerintele pentru aplicari specificare sau utilizari intentionate. Validarea este finalizata inaintea livrarii produsului / proiectului catre beneficiar sau, daca este vorba de un proiect corespunzator unei activitati on-situ (montaj, PIF etc.), dupa incheierea acesteia. .

Controlul modificarilor in realizarea produselor / proiectelor

Modificarile identificate ca fiind necesare sunt analizate, verificate si validate inainte de implementarea lor. Analiza modificarilor evalueaza efectul modificarilor asupra partilor componente si a produsului deja livrate.

7.4. Aprovizionare

ASA isi controleaza procesele de aprovizionare pentru a se asigura ca echipamentele / componentele / materialele / serviciile / produsele / informatiile cumparate sunt in conformitate cu cerintele.

ASA evalueaza si alege furnizori pe baza urmatoarelor criterii:

existenta unui certificat eliberat de un organism acreditat,

anchete asupra capabilitatii tehnice si performantelor rezultate din furnituri sau lucrari realizate anterior pentru alti clienti (experienta publicata a altor utilizatori),

analiza inregistrarilor calitatii provenite de la furnizor (experiente favorabile cu furnituri similare).

Documentele de aprovizionare contin informatii care descriu produsul cumparat, cerinte pentru aprobarea sau calificarea produsului si cerintele sistemului de management al calitatii. Daca ASA sau clientul propun realizarea unor activitati de verificare la sediul furnizorului, Seful de proiect va specifica verificarile intentionate in documentele de aprovizionare transmise furnizorului. Pentru produsele aprovizionate constatate la receptie ca fiind neconforme exista, in magazia de firmei, o zona de carantina care permite izolarea pana la tratarea neconformitatii.

7.5. Activitati de productie si service

Controlul activitatilor

ASA controleaza activitatile de productie si service prin:

Verificarea existentei Specificatiei tehnice pentru respectiva activitate si daca este cazul a Planului calitatii;

Verificarea existentei instructiunilor de lucru, acolo unde este necesar;

Verificarea functionalitatii si a intretinerea echipamentului prevazut pentru operatiunile de productie si service,

Disponibilitatea si utilizarea echipamentului de masurare;

Identificare si trasabilitate

ASA isi identifica produsele / proiectele printr-un numar inscris in Registrul de proiecte / beneficiari ASA - R / PB. Acest numar asigura identificarea unica a produsului si este utilizata ca referinta pe toate documentele in legatura cu produsul / proiectul respectiv.

Proprietatea clientului

ASA trateaza cu toata atentia proprietatea clientului atat timp cat aceasta este utilizata sau se afla sub controlul sau. Proprietatea clientului pusa la dispozitia ASA pe parcursul realizarii produsului / proiectului este formata din: documentatie, echipamente, materiale furnizate de catre client pentru utilizare sau incorporare in produs / proiect, sau informatii furnizate in regim de confidentialitate.

Daca aceasta proprietate este din intamplare pierduta, defectata sau in orice alt mod gasita necorespunzatoare pentru utilizare, acest lucru se va inregistra intr-un Proces verbal inclus in Registrul proiectului, iar clientul va fi prompt informat.

Pastrarea / conservarea proiectului / produsului

Pastrarea /conservarea proiectului / produsului ASA pe durata executiei sale pana la predare sau/si punerea in functiune nu necesita indeplinirea unor cerinte speciale. Manipularea, ambalarea si depozitarea unor parti ale produsului se face in conformitate cu instructiunile aplicabile emise de catre furnizori.

Controlul dispozitivelor de masurare si monitorizare

Dispozitivele de masurare si monitorizare sunt utilizate si controlate pentru a asigura ca capabilitatea lor de masurare este in conformitate cu cerintele de masurare.

Valabilitatea rezultatelor este reevaluata daca ulterior s-a descoperit ca s-ar putea afla in afara etalonarii si s-au intreprins actiuni de tratarea neconformitatii sau/si actiuni corective asupra dispozitivului de masurare.

Documentatia de provenienta a echipamentelor, documentatia de etalonare / metrologare precum si procesele verbale de verificare anuala a starii echipamentelor se stocheaza in Registrul de echipamente de masurare ASA - R / EM.

8. Masurare, analiza si imbunatatire

8.1. Masurare si monitorizare

Satisfacerea clientului

ASA inregistreaza si mentine informatiile despre gradul de satisfacere a cerintelor clientului sau despre nemultumirile acestuia, ca una din principalele dovezi ale functionarii si eficacitatii sistemului de management al calitatii. Aceste informatii sunt culese pe toata perioada cat firma proceseaza produsul / proiectul, incepand cu analiza cerintelor clientului si terminand cu analiza reclamatiilor.

ASA are si continua sa obtina recomandari ale unor clienti care declara satisfactia lor in legatura cu produsele sale.

Scrisorile clientilor care contin aprecieri privitoare la calitatea produselor / serviciilor sau sugestii / reclamatii privitoare la acestea se includ in Dosarul lucrarii, in Registrul de

8.2. Auditul intern

Auditurile interne ale calitatii sunt efectuate in conformitate cu standardul SR ISO 10011/1 -Auditare, cu scopul de a determina daca sistemul de management al calitatii este efectiv implementat si mentinut si este in conformitate cu cerintele standardului de referinta SR EN ISO 9001:2001.

La prima analiza efectuata de management, in luna februarie a fiecarui an, Presedintele aproba Programul de audit pentru anul respectiv. Programul cuprinde toate activitatile si procesele firmei.

Procedura de sistem documentata ASA - PS - 2 Audituri interne, este referinta pentru desfasurarea auditurilor, asigurarea independentei acestora, inregistrarea si raportarea rezultatelor. Responsabilii sectoarelor auditate au obligatia de a initia actiuni corective pentru deficientele descoperite in timpul auditului in zona lor de activitate. Rezultatele auditurilor interne sunt inregistrate intr-un Raport de audit si prezentate Presedintelui.

Actiuni de urmarire sunt efectuate pentru a se verifica implementarea actiunilor corective. Rezultatele acestor verificari se raporteaza Presedintelui.

8.3. Masurarea si monitorizarea proceselor si a produsului

Procesele desfasurate pentru realizarea produsului ASA sunt descrise in instructiuni de lucru.

Utilizarea acestor referinte si inregistrarea rezultatelor asigura capacitatea fiecarui proces de a-si atinge scopul: realizarea unor rezultate planificate conforme cu cerintele fata de criterii de acceptare definite.

Inregistrarile indica indeplinirea conditiilor specificate si autoritatea responsabila pentru eliberarea produsului. Lista masuratorilor, monitorizarilor, inspectiilor si incercarilor necesare pentru demonstrarea conformitatii este cuprinsa in Planul inspectiilor si incercarilor.

8.4. Controlul neconformitatii

Procedura de sistem documentata ASA - PS - 3 Controlul neconformitatii, defineste activitatile de identificare si controlare a produsului presupus neconform pentru a se preveni astfel utilizarea sau livrarea sa neintentionate.

Produsul constatat neconform va fi corectat si supus re-verificarii dupa corectare, pentru a i se demonstra conformitatea. Toate activitatile referitoare la produsul neconform, inclusiv rezultatul re-verificarii, se inregistreaza in documentul Raport de neconformitate.

Daca produsul neconform este detectat cand utilizarea sa a inceput deja, actiunile corespunzatoare, referitoare la consecintele neconformitatii, sunt stabilite impreuna cu clientul.

8.5. Analiza datelor

ASA colecteaza si analizeaza datele corespunzatoare pentru a determina adecvarea si eficienta propriului sistem de management al calitatii si pentru a identifica imbunatatirile care ii pot fi aduse. Principala sursa este activitatea de masurare si monitorizare definita in acest Manual.

Analiza datelor furnizeaza informatii despre satisfactia sau / si insatisfactia clientului, conformarea fata de cerinte si tendintele caracteristicilor proceselor.

8.6. Actiuni corective

ASA intreprinde actiuni corective pentru a elimina cauzele neconformitatilor si pentru a preveni repetarea lor. Procedura de sistem documentata ASA - PS - 3 Actiuni corective, defineste cerinte pentru:

Identificarea neconformitatilor, inclusiv a reclamatiilor clientilor,

Determinarea cauzelor neconformitatilor,

Evaluarea necesitatii de actiuni care sa asigure ca neconformitatile nu se vor mai repeta,

Determinarea si implementarea actiunilor necesare,

Inregistrarea rezultatelor actiunilor intreprinse intr-un Raport de actiuni corective

Analiza actiunilor corective intreprinse.

8.7. Actiuni preventive

ASA identifica actiuni preventive pentru eliminarea cauzelor unor neconformitati potentiale in scopul prevenirii aparitiei sau/si reaparitiei acestora. Procedura de sistem documentata ASA - PS - 3 Actiuni preventive defineste cerinte pentru:

Identificarea neconformitatilor potentiale si a cauzelor posibile,

Determinarea si asigurarea implementarii actiunilor necesare,

Inregistrarea rezultatelor actiunilor intreprinse intr-un Raport de actiuni preventive

Analiza actiunilor preventive intreprinse.

8.8. Imbunatatirea continua

Managementul firmei se preocupa de imbunatatirea continua a sistemului de management al calitatii prin intermediul utilizarii politicii in domeniul calitatii, obiectivelor, rezultatelor auditurilor, analiza datelor, actiunilor preventive si corective si al analizelor efectuate de management.

Procesul de imbunatatire continua este reprezentat schematic mai jos.