Ghid privind consultanta financiar-contabila

1 INTRODUCERE

Multi dintre agentii economici prezenti pe piata din Romania nu recurg la ajutorul unor consultanti specializati din diferite cauze,pe care le-am prezentat pe parcursul lucrarii. In atentia acestor agenti economici am elaborat un mic ghid privind consultanta financiar - contabila, care cuprinde informatiile de care are nevoie un agent economic pentru a intra in contact cu un consultant si pentru a beneficia de serviciile sale.    

IN CE SITUATII ESTE UTIL UN CONSULTANT

Exista o serie de situatii tipice in care o organizatie poate avea nevoie de un consultant:

organizatia nu detine expertiza necesara intr-o anumita activitate;

se manifesta o nevoie specifica pe termen scurt, de exemplu mai mica de un an;

incercarile anterioare ale organizatiei de a-si acoperi anumite necesitati nu au reusit;

membrii organizatiei au pareri diferite privind modalitatea optima de rezolvare a unei anumite situatii si consulta un expert pentru a ajunge la un consens;

conducatorii organizatiei doresc o opinie obiectiva privind un anumit subiect;

consultantul poate desfasura o activitate pe care nimeni din organizatie nu doreste sa o desfasoare;

o alta organizatie solicita in mod expres utilizarea unui expert ( de exemplu, un investitor vrea sa se asigure ca organizasia solicitanta este potrivita sa utilizeze banii pe care urmeaza sa-i investeasca );

CUM MA POATE AJUTA O FIRMA DE CONSULTANTA?

O firma de consultanta poate oferi o gama mare de servicii, in functie de nevoile clientilor firmei:

informatii corecte si complete despre programele de finantare;

realizarea unei evaluari a eligibilitatii ideii de proiect a organizatiei - client;

consultanta in elaborarea proiectului de finantare;

consultanta si sprijin in vederea elaborarii planului de afaceri;

- consultanta si sprijin in completarea actelor si in vederea procedurilor necesare pentru infiintarea unei firme;

consultanta in relatiile cu finantatorul dupa castigarea licitatiei de proiecte;

intocmirea documentelor necesare pentru obtinerea unui credit sau leasing;

evaluarea unor active;

audit privind managementul financiar al unor activitati finantate;

Pentru a utiliza in mod optim serviciile unui consultant, un agent economic trebuie sa tina cont de unele recomandari:

sa stabileasca exact ceea ce doreste sa realizeze, pentru a putea sa aleaga consultantul cel mai potrivit pentru a duce la capat misiunea de consultanta;

sa incerce sa stabileasca un consens in interiorul organizatiei sale cu privire la activitatea de consultanta;

sa evite sa devina independent de consultant; adresati-va consultantului numai in cazul in care nu puteti sa rezolvati voi insiva problemele aparute in cadrul organizatiei, sau numai daca situatia cere sa colaborati cu un consultant;

in masura posibilitatilor, agentul economic sa nu limiteze consultantul doar la recomandarea de actiuni, ci sa-l implice cat mai mult in implementarea masurilor recomandate;

agentul economic trebuie sa incerce sa rezolve cauzele problemelor aparute pe parcurs, nu doar efectele lor.

CUM POT INTRA IN CONTACT CU UN COSULTANT

La momentul actual exista o mare varietate de metode prin care o persoana interesata poate intra in contact cu un consultant sau cu o firma de consultanta. Cele mai utilizate metode sunt:

contactarea furnizorilor de informatii specializati ca de exemplu Pagini Aurii sau internetul; reclame, anunturi

contactarea asociatiilor profesionale specifice ( organizatii profesionale autorizate, retele de specialisti, economisti, avocati);

recomandari primite de la diverse persoane, clienti, cunostinte;

CUM NEGOCIEM CU O FIRMA DE CONSULTANTA?

Din momentul in care un agent economic a decis ca are nevoie de serviciile unui consultant, este nevoie ca acesta sa gaseasca un ofertant convenabil pentru serviciile pe care le cere.

Inainte de a incepe colaborarea cu un consultant sau o firma de consultanta, este recomandabil ca agentul economic sa stabileasca clar care sunt termenii acestei colaborari.

trebuie sa existe un contract de consultanta cu drepturi si obligatii pentru fiecare parte;

consultanta trebuie sa aiba un rezultat concret si masurabil

alegerea variantei optime de plata a consultantului - plata cu ora sau la proiect - in functie de implicarea consultantului in realizarea proiectului.

Pentru a alege si a colabora in conditii optime cu un consultant sau cu o firma specializata de consultanta, agentii economici trebuie sa urmeze o serie de pasi foarte importanti pentru ei :

a.       trebuie sa furnizeze solicitantilor informatiile necesare pentru a putea identifica corect si complet necesitatile organizatiei. Faceti-va bine cunoscute serviciile, piata de desfacere, membrii organizatiei, strategiile de dezvoltare, bugetul, rapoartele anuale, organigramele ;

b.      trebuie sa solicite o oferta scrisa de la fiecare consultant interesat;

c.       trebuie sa solicite estimari ale costurilor presupuse de consultanta;

d.      trebuie sa analizeze comparativ mai multe oferte;

e.       nu trebuie sa selecteze un consultant numai pe baza tarifului solicitat de acesta;

f.       dupa ce s-au selectat cele mai bune oferte, este necesar sa se obtina informatii suplimentare despre consultantii selectati ( aria de activitati realizate de consultanti, abilitatea lor de comunicare, capacitatea de adaptare la specificul organizatiei care ii solicita serviciile );

g.      redactarea contractului de consultanta.

In continuare voi prezenta o serie de criterii pe care intreprinzatorul poate sa le aiba in vedere la selectarea unui consultant:

INTEGRITATEA PROFESIONALA

Constituie o conditie fundamentala in selectarea unui consultant. Clientul nu trebuie sa faca nici un compromis in legatura cu respectarea standardelor etice de catre consultant si ar trebui sa renunte la utilizarea acestuia in conditiile in care are anumite dubii privind integritatea sa profesionala si nu poate obtine informatii satisfacatoare in aceasta privinta.

COMPETENTA PROFESIONALA

La acest criteriu trebuie sa se aiba in vedere:

pregatirea consultantului ( studii superioare si post-universitare );

experienta consultantului in domeniul consultantei;

referinte de la clienti pentru care a realizat lucrari comparabile;

carti, articole si cercetari publicate de catre consultant;

abilitatea de a utiliza proceduri si tehnici care pot fi formalizate, cuantificate si relativ usor transferabile persoanelor care au nevoie de ele;

creativitate si capacitate de inovare.

CALITATEA RAPORTURILOR PERSONALE CU CONSULTANTUL

Acesta poate constitui un criteriu unic de selectie, care ofera rezultate destul de bune. Intre client si consultant este important sa se stabileasca o relatie bazata pe incredere reciproca. Nu numai asigurarea confidentialitatii este importanta ci si integritatea si capacitatea profesionala a consultantului intrucat acesta poate sa abuzeze de ignoranta, absenta sau imposibilitatea clientului de a-i controla activitatea.

MODUL IN CARE ESTE REALIZATA OFERTA CONSULTANTULUI

Prin analiza ofertei consultantului se poate stabili daca consultantul:

a analizat problema clientului;

a sugerat o modalitate creativa de a rezolva problema clientului sau propune utilizarea unor proceduri standard utilizate de firma de consultanta;

cauta sa maximizeze participarea clientului in toate etapele misiunii de consultanta;

a ales cea mai eficienta si ieftina modalitate de a planifica si structura misiunea fara a diminua insa calitatea.

COSTUL SERVICIILOR DE CONSULTANTA

Acest criteriu nu ar trebui sa aiba un rol dominant in selectia consultantilor, totusi pentru cei mai multi intreprinzatori, datorita precaritatii resurselor acestora, el are un rol determinant, uneori chiar in detrimentul calitatii serviciilor.

CERTIFICAREA CALITATII SERVICIILOR DE CONSULTANTA

Acest criteriu poate fi utilizat ca principal criteriu de selectie. Certificarea calitatii serviciilor de consultanta este realizata de catre organisme autorizate in conformitate cu prevederile standardelor internationale privind calitatea, ca de exemplu ISO 9001, sau al unor standarde nationale. Aceasta certificare constituie o garantie solida in ceea ce priveste integritatea si competenta profesionala a consultantului si un criteriu suficient pentru includerea acestuia de catre client in lista candidatilor potentiali.

Pentru selectarea unui consultant, specialistii in consultanta au identificat sapte etape pe care intreprinzatorul este sfatuit sa le urmeaze in procesul de selectie si colaborare cu un consultant:

ETAPA I: DEFINIREA PROBLEMEI DE CATRE CLIENT SI A NATURII AJUTORULUI PE CARE DORESTE SA IL OBTINA DE LA CONSULTANT

Pentru reusita utilizarii consultantei clientul trebuie sa defineasca problema pentru care apeleaza la un consultant si sa aiba obiective clare in privinta utilizarii acestuia.

- ETAPA II: IDENTIFICAREA CANDIDATILOR POTENTIALI

Scopul acestei etape este identificarea consultantilor care ar putea fi interesati si capabili sa rezolve problemele clientului. Selectarea candidatilor potentiali se face pe baza criteriilor prezentate anterior, modul de utilizare a acestora variind de la un intreprinzator la altul.

- ETAPA III: LANSAREA CERERILOR DE OFERTA PENTRU CANDIDATII POTENTIALI

Candidatii potentiali vor fi invitati in scris sa elaboreze o oferta. In acest scop li se va trimite un set complet de informatii si documentatiile necesare pentru elaborarea ofertei. O astfel de cerere de oferta cuprinde in general:

invitatia de a elabora o oferta;

informatii in legatura cu procedura de selectie si criteriile utilizate in evaluarea ofertelor;

definirea problemei de catre client si precizarea tipului de interventie pe care o solicita clientul;

estimarea volumului de munca necesar;

informatii suplimentare in legatura cu firma clientului, surse de finantare;

precizarea informatiilor suplimentare care pot fi furnizate la cerere;

invitatia de a contacta clientul pentru obtinerea informatiilor suplimentare;

descrierea clara si detaliata a continutului, structurii si modului de prezentare al ofertei;

informatii in legatura cu intervievarea si negocierea contractului cu candidatii selectionati;

locul si data limita de depunere a ofertelor si numarul de copii necesar;

solicitarea confirmarii consultantului in legatura cu primirea cererii de oferta si dorinta acestuia de a elabora o oferta;

- ETAPA IV: PREGATIREA OFERTELOR DE CATRE CONSULTANTI SI DEPUNEREA ACESTORA

In aceasta etapa este esential sa se incheie ceea ce in domeniul consultantei se numeste "contract psihologic" intre client si consultant care consta in compararea si negocierea perceptiei lor asupra problemelor si asteptarilor reciproce. Aceasta va permite consultantilor sa elaboreze oferte mai adecvate necesitatilor clientului, evitandu-se eventualele neintelegeri ulterioare sau definiri necorespunzatoare ale problemelor. Ofertele vor cuprinde informatii referitoare la modul de abordare al misiunii, echipa cu care se va lucra, profilul si activitatea firmei de consultanta si tarifele utilizate.

- ETAPA V: EVALUAREA OFERTELOR

Scopul acestei etape este identificarea consultantului care va fi selectat in vederea realizarii misiunii. Se vor folosi o serie de criterii, ca de exemplu modul de proiectare a misiunii, calitatea echipei de consultanta, activitatea anterioara, tarifele propuse si prestigiul firmei sau consultantului, carora li se pot acorda diferiti coeficienti de importanta. Pe baza lor se vor acorda punctaje firmelor care au participat la ofertare, selectandu-se firma care a obtinut cel mai mare punctaj. Aceasta este doar o posibilitate de evaluare a ofertelor, intreprinzatorii putand recurge si la alte modalitati de evaluare, care li se pare lor mai adecvata. Alegerea facuta in aceasta etapa este, insa, provizorie; ea va deveni definitiva abia dupa negocierea contractului.

- ETAPA VI: NEGOCIEREA CONTRACTULUI

Negocierile servesc la clarificare aspectelor tehnice, financiare, umane, administrative si legale ale ofertei inainte de a se lua decizia finala si a pregati contractul de consultanta pentru a fi semnat de parti.

In cazul in care negocierea contractului cu consultantul ales in etapa anterioara esueaza, va fi invitat pentru negocieri al doilea consultant ( in ordinea rezultatelor evaluarii ) si asa mai departe.

- ETAPA VII: SELECTIA PROPRIU-ZISA

Daca negocierea contractului s-a finalizat satisfacator pentru partile implicate, clientul va lua decizia finala de selectie a consultantului. Acesta trebuie informat cat mai repede in legatura cu aceasta decizie. Totodata este bine ca si candidatii respinsi sa fie informati in legatura cu aceasta, precum si motivele care au determinat respingerea lor. Procesul de selectie se finalizeaza cu definitivarea si semnarea contractului de consultanta.

CE CONTINE UN CONTRACT DE CONSULTANTA

Exercitarea activitatii de consultanta se face pe baza unui contract de consultanta incheiat intre consultant si client. Contractul se incheie sub forma scrisa, dobandind data certa prin inregistrarea sa in Registrul de evidenta a contractelor de consultanta pe care consultantul este obligat sa il tina.

Contractul de consultanta trebuie sa cuprinda:

numarul si data contractului; numarul si data inregistrarii in registrul de evidenta a contractelor;

datele de identificare ale consultantului sau firmei de consultanta, denumire, sediul firmei, reprezentantul firmei de consultanta si datele de identificare ale clientului;

obiectul contractului, care prevede activitatile pe care consultantul se angajeaza sa le presteze in favoarea clientului;

onorariul, suma de bani pe care clientul trebuie sa o plateasca consultantului pentru serviciile prestate;

cheltuieli aferente activitatii, pe care clientul trebuie sa le plateasca pe langa plata onorariului;

alte clauze prevazute de lege sau convenite de parti;

locul si data incheierii contractului;

semnaturile partilor.

Contractul de consultanta prevede in mod expres activitatile pe care consultantul urmeaza sa le presteze la cererea clientului. Contractul de consultanta incheiat cu clientul trebuie sa cuprinda clauza de confidentialitate si eventualele conditii speciale, adaptate de la caz la caz.