NEGOCIEREA IN PROCESUL DE APROVIZIOARE

NEGOCIEREA IN    PROCESUL DE APROVIZIOARE

1 CONTIUTUL    NEGOCIERII

2 FORMAREA SPECIALISTILOR PENTRU NEGOCIERE SI CALITATILE NECESARE

3. ROLUL CUMPARATORULUI (BENEFICIARULUI) IN NEGOCIERE

NEGOCIEREA PRETULUI

5 CONTINUTUL CONTRACTULUI DE VANZARE-CUMPARARE

1 CONTINUTUL NEGOCIERII

Negocierea poate fi considerata ca fiind un proces desfasurat in trei etape, astfel:

etapa de prenegociere;

etapa de negociere propriu-zisa, adica de intalnire a partilor;

etapa postnegociere.

Etapa de prenegociere are un caracter de pregatire, ocazie cu care se colecteaza si se analizeaza informatiile, se stabilesc obiectivele urmarite si se fundamenteaza strategiile care se vor aplica.

Etapa de negociere propriu-zisa consta in discutiile purtate intre cele doua parti (furnizorul si cumparatorult, colectarea unor informatii suplimentare si analiza acestora, ajungerea la o intelegere.

Etapa postnegociere implica implementarea intelegerii in cadrul firmei furnizoare, respectiv a firmei cumparatoare.

_ Etapa de prenegociere

Nu toate negocierile necesita acelasi efort de pregatire, in sensul ca timpul necesar pregatirii depinde de complexitatea negocierii si de importanta acesteia pentru firma.

Colectarea informatiilor necesare negocierii

Informatiile necesare pentru a pregati o negociere sunt proprii fiecarei situatii. Tipul informatiilor care se colecteaza depinde de circumstantele negocierii. Principalele intrebari care trebuie adresate celeilalte parti in cazul unei negocieri de aprovizionare se refera la urmatoarele aspecte:

. La intelegerea curenta (in situatia in care aceasta exista):

Care este durata actualei intelegeri?

Ce informatii privind pretul sunt disponibile?

Daca furnizorul a onorat la timp livrarile?

Ce probleme s-au ridicat pe parcursul negocierii?

. Aspecte privind livrarile:

Cu ce frecventa dorim sa trimita furnizorul materiile prime?

In ce cantitate?

Cine raspunde de ambalare?

. Aspecte financiare:

In ce moneda se face tranzactia?

Care sunt conditiile de plata?

Daca furnizorul solicita plata in rate si daca acestea pot fi negociate?

Daca se aplica reduceri pentru plata in avans?

. Aspecte contractuale:

Cine raspunde de asigurarea informatiilor?

La ce nivel sunt asigurate materiile prime?

In situatia in care partenerii sunt din tari diferite, legislatia carei

tari sta la baza incheierii contractelor?

Daca cerintele firmelor cumparatoare sunt clar stabilite?

. Aspecte privind persoanele care vor negocia:

Cine sunt persoanele cu care se va negocia (persoane

individuale sau o echipat?

Au aceste persoane autoritatea de a ajunge la o

intelegere?

Care va fi componenta echipei noastre?

. Aspecte generale:

Care sunt punctele si lipsurile noastre?

Care sunt punctele forte si lipsurile celeilalte parti?

Pe ce durata se va incheia contractul?

Cat timp avem la dispozitie pentru a ajunge la o

intelegere cu furnizorul?

In pregatirea negocierii trebuie luate in considerare urmatoarele aspecte:

. Care sunt obiectivele negocierii, adica ce dorim sa obtinem prin negociere?

Obiectivele negocierii trebuie stabilite bazat pe evaluarea situatiei generate de informatiile disponibile. Tendinta negociatorilor cu experienta este de a stabili pentru fiecare obiectiv o limita inferioara si una superioara, adica nu numai un singur nivel dorit.

. Cat de importante sunt pentru firma obiectivele urmarite?

De exemplu, livrarea rapida de catre furnizor a materiilor prime poate avea prioritate maxima, pretul mai bun poate avea prioritate medie, iar imbunatatirea calitatii o prioritate minima.

. Care este nivelul pretentiilor fiecarei firme?

Pretentiile fiecarei firme constituie punctul de plecare in negociere. Posibilitatile privind nivelul pretentiilor celor doua parti se poate exprima grafic conform Figurii (a) si (b).

Gama posibilitatilor privind nivelul pretentiilor clientilor

   

Practica a dovedit ca un negociator de succes trebuie sa-si cunoasca punctele forte si sa influenteze parerile celeilalte parti in aceasta directie. Punctele forte si lipsurile nu se refera numai la pozitia in negociere a celor doua parti. Exista si alti factori care influenteaza desfasurarea negocierii, cum ar fi:

abilitatea de a evita conflictul;

abordarea conflictului in mod creativ;

analiza pozitiei celeilalte parti;

utilizarea intrebarilor;

mentinerea concentrarii si a controlului discutiei;

experienta in negociere;

stilul de negociere.

1. Etapa de negociere propriu-zisa

Aceasta etapa comporta urmatoarele faze:

. faza de introducere;

. faza de discutii;

. faza de ajungere la o intelegere.

Faza de introducere

In aceasta faza un negociator de succes acorda atentie urmatoarelor aspecte:

crearea unei atmosfere propice pentru a ajunge la o intelegere (amenajarea spatiului in care se poarta discutiile, evitarea conflictului);

validarea presupunerilor facute;

testarea pozitiei celeilalte parti, a dorintei acesteia de a colabora;

clarificarea problemelor.

Elemente esentiale pentru aceasta faza:

_nu intarziati la intalnire;

_cautati aspectele pozitive formulate de cealalta parte;

_faceti de la inceput declaratii scurte, esentiale;

_nu luati rapid decizii.

Faza de discutii

Aceasta faza detine cea mai mare durata din toata negocierea. Pe parcursul

discutiilor se recomanda urmatoarele:

-daca discutiile intra in impas trebuie sa incercati sa sugerati o solutie pentru a-l depasi;

-evitati discutiile prin care atacati sau blamati cealalta parte;

-stabiliti periodic un rezumat al discutiilor pentru a evita confuzii ulterioare;

-evaluati pe parcursul discutiilor starea in care se afla cealalta parte si ce doreste sa obtina in continuare.

Faza de ajungere la o intelegere

Daca pe parcursul discutiilor cele doua parti ajung la o intelegere atunci negocierea se incheie.

2.Etapa postnegociere

Dupa incheierea negocierii fiecare parte trebuie sa manifeste preocupare pentru ca intelegerea sa fie implementata. In cazul in care implementarea este necorespunzatoare atunci relatia dintre cele doua parti va avea de suferit.

Negocierile in procesul de vanzare-cumparare se prezinta sub urmatoarele forme:

. Negocieri prin corespondenta (scrisori, telexuri, faxuri emailuri etc).

. Negocieri telefonice, care sunt cele mai operative si necesita costuri mai mici. Aceasta forma se poate folosi in urmatoarele sitautii:

Procesul de vanzare-cumparare se refera la produse deja cunoscute de catre parteneri sau la produse standardizate

Partenerii se cunosc bine, colaboreaza de mai mult timp si exista incredere reciproca intre acestia.

. Negocieri prin intalniri directe, care necesita prezenta fata in fata a partenerilor, in locuri stabilite in prealabil, cu scopul definitivarii prin tratative a obiectului contractului, a conditiilor de colaborare si de incheiere a contractului.

. Negocierea mixta, care imbina formele mentionate anterior.

2 FORMAREA SPECIALISTILOR PENTRU NEGOCIERE SI CALITATILE NECESARE

Formarea calitatilor de negociator se asigura prin acumulari de cunostinte pe parcursul unui proces de pregatire prealabila si prin participare activa la negocieri (in acest fel dobandindu-se experienta).

Pregatirea prealabila a persoanelor consta in studii teoretice a comportamentului partenerilor in faza de negociere si in seminarii practice in cadrul carora se

simuleaza modul de desfasurare a negocierilor.

Un bun negociator are urmatoarele calitati:

. are capacitatea de a asculta si stapanirea de sine;

. este analitic, are spirit critic si un orizont larg de cunoastere;

. are putere de sinteza;

. este fidel intereselor partii pe care o reprezinta in negociere;

. este competent profesional, in sensul ca trebuie sa aiba cunostinte de specialitate tehnico-economice (legate de obiectul negocieriit, de psihologie (privind intelegerea comportamentului individual si de grup al participantilor la negociere), cunostinte legislative etc;

. sa fie preocupat continuu de imbogatirea experientei in negociere;

.sa cunoasca foarte bine problema care va fi negociata.

In actiunile sale negociatorul trebuie sa respecte urmatoarele reguli de comportament:

sa-si pastreze calmul si sa evite starile de enervare;

sa asculte argumentele celeilalte parti;

sa evite discutiile in contradictoriu;

interventia in discutii a membrilor echipei sa se faca organizat, cu acordul sefului de echipa;

sa evite intreruperea brusca a negocierii, incercand sa amane discutiile daca acestea au ajuns in impas.

Tipologia sefului echipei de negociere in raport cu restul membrilor echipei se poate manifesta astfel:

_ autoritar, adica este un bun organizator, urmareste obiectivele stabilite, accepta cu greu alte pareri, este predispus la conflicte;

_ cooperant, adica manifesta spirit de echipa, obtine rezultate bune in negociere, dar intarzie decizia;

_ permisiv, adica este un slab organizator, nu foloseste autoritatea, accepta usor scuze si motivatii, este agreat de colaboratori, cedeaza usor;

_ creativ, adica poate sustine bazat pe argumente punctul de vedere al firmei.

3. ROLUL CUMPARATORULUI (BENEFICIARULUIt IN NEGOCIERE

Cumparatorul se poate afla in una din urmatoarele ipostaze:

_ Cumparatorul actioneaza ca fiind o singura persoana, situatie frecventa in cazul aprovizionarii unor materii prime standard, care se repeta in procesul de aprovizionare al firmei respective.

_ Cumparatorul actioneaza ca leader al unei echipe

Daca obiectul negocierii il constituie produse complexe, cu un nivel tehnic ridicat. Echipa poate avea in componenta sa doua pana la opt persoane, depinzand de complexitatea si importanta aprovizionarii care urmeaza a se efectua. In cadrul echipei se desemneaza un leader numit negociator, care are rolul de a coordona un grup eterogen de specialisti cu opinii diferite asupra acelorasi probleme.

NEGOCIEREA PRETULUI

In general analiza pretului este folosita pentru contractele care au valoare mai mica, iar analiza costului de productie pentru contractele cu valoare mai mare.

Analiza pretului este denumita negocierea pretului.

Negocierea pretului prezinta urmatoarele avantaje:

timpul de negociere este mai redus,

sprijinul specialistilor din domeniul tehnic este numai rareori necesar;

elementele de evaluare sunt usor de stabilit, sursele de informare fiind publicatiile comerciale, revistele de afaceri

Furnizorii competitivi constituie surse foarte bune de informatii pentru elementele de evaluare, in sensul ca acestia pot oferi cumparatorilor potentiali liste de preturi sau cataloage de preturi.    

In analiza pretului negociatorul procedeaza astfel:

. Determina gradul de extindere a competitiei pe piata si interesul manifestat de furnizor pentru un anumit contract.

. Examineaza diferentele existente intre diferite preturi oferite de furnizorii competitivi si incearca sa stabileasca cauzele acestora, pe baza informatiilor existente in compartimentul de aprovizionare.

. Se analizeaza cauzele diferentelor si se fac anumite modificari ale cantitatilor comandate, a caracteristicilor cerute pentru fiecare materie prima.

Analiza costului de productie, denumita negocierea costului consta in negocierea separata a fiecarui element al costului de productie, adica costul proiectarii, costul materiilor prime directe, costul fortei de munca, amortizarea,cheltuielile generale etc

5 CONTINUTUL CONTRACTULUI DE VANZARE-CUMPARARE

Contractul de vanzare-cumparare trebuie sa cuprinda:

denumirea si sediul partilor;

persoanele imputernicite sa semneze contractul;

produsul (adica materia primat care constituie obiectul contractului;

cantitatea care urmeaza a fi fabricata si livrata;

marimea lotului de livrare;

conditiile de calitate;

perioada la care se refera contractul;

termenele de livrare a cantitatii care formeaza lotul de livrare;

conditiile de receptie cantitativa si calitativa;

modalitatea de efectuare a probelor tehnologice;

formele de asistenta tehnica si garantie;

pretul de vanzare si modalitatea de plata;

conditiile de ambalare;

conditiile de livrare si de transport;

clauze privind raspunderea partilor pentru executarea partiala, cu intarziere sau neexecutarea obligatiilor care le revin prin contract.

Penalizarile pentru neexecutarea intocmai a prevederilor contractului se pot stabili ca o suma fixa sau procentual fata de valoarea produselor nelivrate de furnizor (eventual si pe zile de intarzieret.

Pretul se stabileste prin negociere si se include in contract, neprecizarea acestuia fiind un motiv de nulitate a contractului.

Receptia se precizeaza in contract ca forma, loc si conditii de desfasurare. De obicei locul de desfasurare a receptiei este la furnizor, daca in contract nu se prevede altfel.

In contract trebuie precizate momentele la care se desfasoara receptia:

pe faze de fabricatie, in cazul utilajelor tehnologice si a instalatiilor cu grad mare de complexitate;

la data formarii loturilor de livrare, cand se verifica concordanta produselor sub aspect cantitativ si calitativ cu prevederile din contract;

la data sosirii loturilor la firma cumparatoare, cand se verifica concordanta produselor sub aspect cantitativ si calitativ cu prevederile din contract si cu datele inscrise in documentele de livrare,

la data eliberarii pentru consum a materiilor prime, care nu mai vizeaza deja raporturile dintre cele doua parti (furnizor si cumparatort

Termenele de executie a contractului reprezinta momentele calendaristice pana la care obiectul contractului (adica materiile primet trebuie predate beneficiarului.

Conditiile de livrare si de transport a materiilor prime se refera la precizarea in contract a partii careia ii revine sarcina livrarii si transportului: furnizorului sau cumparatorului.

Conditiile de ambalare se precizeaza prin tipul de ambalaj, materialul din care trebuie confectionat, caracteristicile care sa-i asigure protectia si conservarea materiei prime