PARTICULARITATILE ORGANIZARII EVIDENTEI ÎN DOMENIUL PUBLIC

Particularitatile organizarii evidentei in domeniul public

Si in domeniul public se folosesc cele trei forme de evidenta: evidenta operativa, evidenta contabila si evidenta statistica.

Evidenta operativa se foloseste pentru urmarirea realizarii existentei si miscarii valorilor materiale in institutiile publice si pentru urmarirea achitarii unor obligatii fata de buget sub forma de impozite, taxe si contributii datorate statului de catre diferiti contribuabili. Evidenta operativa este importanta pentru asigurarea integritatii patrimoniului in fiecare institutie si pentru urmarirea realizarii veniturilor bugetare si extrabugetare.

În domeniul public au loc si se deruleaza in cea mai mare parte relatii financiare si, in general, relatii banesti. De aici rezulta ca evidenta bugetara se bazeaza in cea mai mare parte pe contabilitate, care opereaza doar cu marimi valorice.

Statistica urmareste modul de realizarea a indicatorilor fizici din institutii, care servesc pentru determinarea si analiza nivelului cheltuielilor in raport cu volumul actiunilor si activitatilor. Ea serveste si analizei in dinamica a indicatorilor de activitate ai institutiilor publice, precum si analizei evolutiei veniturilor si cheltuielilor bugetare.

Evidenta in domeniul public se organizeaza tinand seama de principiile generale ce stau la baza evidentei economice, dar se au in vedere si unele elemente si criterii specifice:

a) Drepturile si atributiile organelor si institutiilor ce participa la procesul bugetar. În functie de acest criteriu se organizeaza compartimente de evidenta la mai multe organe si niveluri, si anume:

la institutiile publice, pentru evidenta executiei bugetului propriu de venituri si cheltuieli;

la organele financiare ale primariilor si consiliilor judetene, pentru evidenta executiei bugetului local si a executiei bugetului propriu al consiliului judetean;

la Ministerul Finantelor Publice privind executia bugetului de stat si contabilitatea de sinteza pentru bugetul public national. La organele financiare teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice se conduce o evidenta privind realizarea veniturilor bugetare pe feluri de venituri si pe platitori;

la trezoreria statului, privind executia de casa (incasari si plati) a bugetului de stat, a bugetelor locale, a bugetului asigurarilor sociale, a bugetelor fondurilor speciale, a bugetelor institutiilor publice si a mijloacelor extrabugetare;

la Ministerul Muncii, Solidaritatii Sociale si Familiei si la organele sale teritoriale se conduce o evidenta privind executia bugetului asigurarilor sociale de stat, a bugetului asigurarilor pentru somaj si a realizarii actiunilor de asistenta sociala.

b) Clasificatia indicatorilor privind finantele publice. Capitolele si subcapitolele clasificatiei se folosesc la organizarea contabilitatii in toate compartimentele de evidenta. La institutiile publice se foloseste pe scara larga clasificarea economica a cheltuielilor dupa natura si continutul lor economic. Cheltuielile institutiilor se detaliaza, planifica, evidentiaza si urmaresc in cadrul capitolelor si subcapitolelor pe titluri, articole si alineate.

c) În functie de cerinta de a asigura date privind executia bugetara la nivelul micro si macroeconomic se organizeaza o evidenta curenta in fiecare compartiment si una centralizata, bazata pe situatiile financiare (darile de seama). Centralizarea se asigura pe reteaua ordonatorilor de credite, de la cei ierarhic inferiori la cei ierarhic superiori si in final la Ministerul Finantelor Publice. Pe plan local are loc o centralizare atat pe reteaua ordonatorilor de credite (de la ordonatorii tertiari la cei principali sau secundari), cat si pe ierarhia unitatilor administrativ-teritoriale (de la comune, orase, municipii la judet).

Institutiile publice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiara si dupa caz, de gestiune.

Potrivit reglementarilor existente in domeniul finantelor publice si a contabilitatii, contabilitatea publica cuprinde:

- contabilitatea veniturilor si cheltuielilor bugetare, care sa reflecte incasarea veniturilor si plata cheltuielilor aferente exercitiului bugetar;

- contabilitatea trezoreriei statului;

- contabilitatea generala bazata pe principiul constatarii drepturilor si obligatilor, care sa reflecte evolutia situatiei financiare si patrimoniale, precum si excedentul sau deficitul patrimonial;

- contabilitatea destinata analizarii costurilor programelor aprobate.

Institutiile publice au obligatia sa conduca contabilitatea in partida dubla cu ajutorul conturilor prevazute in planul de conturi general, care cuprinde urmatoarele clase de conturi[1]:

- clasa 1 "Conturi de capitaluri";

- clasa 2 "Conturi de active fixe";

- clasa 3 "Conturi de stocuri si productie in curs de executie";

- clasa 4 "Conturi de terti";

- clasa 5 "Conturi la trezoreria statului si banci comerciale";

- clasa 6 "Conturi de cheltuieli";

- clasa 7 "Conturi de venituri si finantari".

În cadrul claselor de conturi exista mai multe grupe de conturi, care sunt dezvoltate pe conturi sintetice de gradul I si II si care, la randul lor, pot fi dezvoltate in conturi analitice in functie de specificul activitatii si de necesitatile proprii de informare.[2]

Cu ajutorul acestor conturi, institutiile publice inregistreaza operatiunile economico-financiare pe baza principiilor contabilitatii de drepturi si obligatii (de angajamente), respectiv in momentul crearii, transformarii sau disparitiei/anularii unei valori economice, a unei creante sau a unei obligatii.

La institutiile publice, forma de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economico-financiare este "maestru-sah", forma in cadrul careia principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:

- Registrul jurnal;

- Registrul inventar;

- Cartea Mare;

- Balanta de verificare.

La institutiile publice se poate folosi forma de inregistrare "maestru-sah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetica se tine pe "Fise de cont pentru operatiuni diverse" deschise pentru fiecare cont sintetic in Cartea-mare (sah), iar contabilitatea analitica se tine pe fisele folosite la forma de inregistrare "maestru-sah".

Evidenta analitica a creditelor bugetare, a platilor de casa si a cheltuielilor efective se tine cu ajutorul unui document specific institutiilor "Fisa pentru operatiuni bugetare".

Registrele de contabilitate (Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Cartea mare) se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz.

Registrul-jurnal este un document obligatoriu de inregistrare cronologica si sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale institutiei. El se intocmeste zilnic sau lunar, iar pentru operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (casa, banca, decontarile cu furnizorii etc.) se pot utiliza jurnale auxiliare, prin care se centralizeaza datele pe conturi, si care apoi stau la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, inventariate, grupate in functie de natura lor.

Registrul "Cartea mare" este un registru contabil in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, existenta si miscarea elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. El se intocmeste separat pentru debitul si separat pentru creditul fiecarui cont sintetic, pe masura inregistrarii operatiunilor, si sta la baza intocmirii balantei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi intocmit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.

Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare.

Înregistrarile in contabilitatea bugetara se fac pe baza unor documente justificative comune ramurilor contabilitatii: extrase de cont cu documentele anexate, state de plata, bonuri de materiale, deconturi si chitante, dar si pe baza unor documente specifice: cereri pentru deschidere de credite bugetare si dispozitii bugetare pentru repartizarea (retragerea) creditelor bugetare, acestea servind la inregistrarea in conturi in afara bilantului, a creditelor bugetare deschise sau repartizate.