finantat de uniunea europeana - primaria vinatori neamt

 

 

I.    CONCEPEREA PROIECTULUI

In prezent, la nivelul primariei majoritatea activitatilor se desfasoara manual, pe suport de hartie, necesitand un mare volum de munca pentru asigurarea evidentei financiar-contabile si a corespondentelor dintre datele privind contribuabilii inregistrate in cadrul diferitelor birouri: impozite si taxe, registru agricol, cadastru si urbanism, asistenta sociala, stare civila, casieria. In aceste conditii este dificil sa se asigure o optimizare a activitatilor intrucat functionarii sunt suprasolicitati de numarul mare de cerinte zilnice. Acest lucru duce la nemultumirea cetatenilor, deoarece solutionarea cererilor se realizeaza intr-un timp indelungat.

De asemenea accesul cetatenilor la informatiile publice se realizeaza doar prin afise si comunicarea de catre functionari la sediul primariei si prin anunturile postului local de televiziune. Mijloacele de comunicare ale informatiilor de interes public sunt insuficiente in comparatie cu volumul mare al acestora pe care primaria este obligata sa le puna la dispozitia cetatenilor conform legilor accesului la informatiile publice si ale transparentei in administratia publica locala.

Proiectul are importanta deosebita pentru domeniu administratiei publice locale. Astfel se urmareste implementarea unui sistem informatic integrat care sa asigure desfasurarea activitatilor si serviciilor publice in conditii de eficienta si eficacitate. Pentru realizarea acestui lucru se impune dotarea primariei cu echipamente tehnologice, precum si instruirea functionarilor ce vor opera in acest mediu.

Finantatorul Programul Operational Sectorial "Cresterea Competitivitatii Economice" este Uniunea Europeana prin intermediul Ministerului Economiei si Comertului. Proiectul se incadreza la Axa Prioritara III: Tehnologia informatiilor si comunicatiilor pentru sectoarele privat si public.   

Prioritatea 1 se refera la sustinerea utilizarii tehnologiei informatiei. Prin proiect se urmareste facilitarea accesului cetatenilor la informatii publice prin intermediul tehnologiei informatiei pentru a face fata cerintelor impuse de legislatia cu privire la asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor si a functiilor publice, sanctionarea coruptiei.

Prioritatea 2 a programului o reprezinta dezvoltarea si cresterea eficientei serviciilor publice moderne. Prin acest proiect se urmareste: reducerea timpului si a costurilor, a formalitatilor administrative si a volumului de lucru a intreprinzatorilor, simplificarea procedurilor si reducerea birocratiei.

Titlul:

PRIMARIA VINATORI NEAMT LA STANDARDE EUROPENE

Localizarea

Judet: NEAMT

Regiunea: Nord-Est a Romaniei

Comuna: Vinatori Neamt

Suma solicitata de la finantator:

Rezumat

Scopul principal al proiectului il reprezinta cresterea eficientei activitatilor si serviciilor publice prin introducerea unui sistem informatic integrat si asigurarea accesului cetatenilor la informatiile publice prin intermediul site-ului primariei.

Grupurile tinta sunt reprezentate de functionarii publici, cetatenii comunei si persoanle juridice, institutiile cu care primaria intra in contact.

Pentru atingerea scopului urmarit prin proiect, se vor desfasura urmatoarele activitatilor:

Achizitionarea softului si echipamentelor informatice;

Instruirea functionarilor publici;

Crearea si promovarea site-ului web al primariei;

Analiza sistemului informational implementat.

Sistemul informatic integrat vizeaza strict activitatile specifice ale primariei: stare civila, registrul agricol, secretariat, relatii cu publicul, asistenta sociala, financiar-contabil, impozite si taxe, urbanism si administrativ gospodaresc. De asemenea, se urmareste facilitarea accesului cetatenilor la informatii publice prin intermediul tehnologiei informatiei pentru a face fata cerintelor impuse de legislatia cu privire la asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor si a functiilor publice, sanctionarea coruptiei.

Justificarea proiectului

(a)   Relevanta proiectului fata de obiectivele generale ale programului.

Proiectul propus spre finantare se incadreaza in obiectivele asumate de Ministerul Economiei si Comertului prin Programul Operational Sectorial "Cresterea Competitivitatii Economice", Axa Prioritara III: Tehnologia informatiilor si comunicatiilor pentru sectoarele privat si public. Obiectivele specifice ale programului privesc consolidarea infrastructurii TIC in cadrul primariei si promovarea interactiunilor dintre sectorul public si intreprinderi/cetateni prin imbunatatirea si exploatarea pe deplin a potentialului TIC si a aplicatiilor.

Scopul principal al proiectului il reprezinta cresterea eficientei activitatilor si serviciilor publice prin introducerea unui sistem informatic integrat si asigurarea accesului cetatenilor la informatiile publice prin intermediul site-ului primariei.

Relevanta propunerii de proiect pentru obiectivele programului consta in:

trecerea de la modul actual de evidenta manuala pe suport de hartie la o evidenta informatizata, care reprezinta elementul de noutate in regiunea Vinatori Neamt, intrucat aceasta ar fi prima comuna din judet care ar beneficia de informatizarea activitatii primariei;

cresterea eficientei prin modul electronic de abordare al datelor stocate, precum si prin cresterea vitezei de acces la datele din bazele de date, ceea ce ar duce la o fluidizare a circuitului datelor si documentelor in primarie, avand un impact pozitiv asupra cetatenilor care sunt nevoiti in prezent sa astepte in medie 15 minute pentru solutionarea unei cereri;

informatizarea activitatilor primariei va duce la o folosire justa a resurselor de care dispune in raport cu volumul solicitarilor venite din partea cetatenilor, ce se va concretiza in reducerea timpilor de raspuns la solicitari, precum si la o crestere a transparentei prin crearea mediului de acces la informatiile de interes public. Pentru fiecare solicitare functionarul va avea posibilitatea accesarii rapide a datelor necesare si emiterea imediata a rapoartelor si a documentelor. Prin imbunatatirea si actualizarea permanenta a site-ului primariei cresc oportunitatile de informare a cetatenilor, care pot accesa lista documentelor necesare diferitelor servicii, lista hotararilor Consiliului Local si a dispozitiilor primarului, precum si alte informatii de interes public.

imbunatatirea colectarii si gestionarii fondurilor locale. In momentul colectarii impozitelor si taxelor de la contribuabili, acestia nu sunt nevoiti sa se deplaseze la Biroul Impozite si Taxe Locale pentru aflarea debitului. Valoarea debitelor poate fi citita si de casier apeland la baza de date integrata. Toate acestea aduc un plus de confort atat cetatenilor, cat si functionarilor, ducand la fluidizarea activitatilor de colectare.

perfectionarea tehnicii de calculare, urmarire si incasare a impozitelor si taxelor locale. Valoarea debitelor va fi calculata automat de catre sistemul informatic integrat pe baza datelor din declaratiile de impunere verificate pentru a fi in concordanta cu Registrul Agricol. Urmarirea incasarilor va permite emiterea automata la date prestabilite a rapoartelor privind contribuabilii care intarzie la plata impozitelor sau sunt rauplatnici. Astfel este usurata si urmarirea instiintarilor, sechestrelor si titlurilor executorii.

realizarea unei baze de date comune care va fi accesata de toate birourile primariei. Intre principalele activitati si evidente ale primariei trebuie sa existe o concordanta intre:

datele constatate si inscrise in Registrul Agricol pe baza declaratiilor pe proprie raspundere si cele din declaratiile de impunere necesare calculului si evidentei debitelor;

datele necesare prelucrarilor in Biroul Cadastru si Urbanism si cele din Registrul Agricol,

datele provenite de la Serviciul Stare Civila, cu cele de la Asistenta Sociala si cu cele de la Biroul Impozite si Taxe Locale;

datele inregistrate de catre Caserie si datele de la Biroul Impozite si Taxe Locale.

(b)   Relevanta proiectului fata de prioritatile programului.

Proiectul "Informatizarea Primariei Vinatori Neamt" urmareste sa contribuie la atingerea prioritatilor stabilite in cadrul Programului Operational Sectorial "Cresterea Competitivitatii Economice", dupa cum urmeaza:

Prioritatea 1 - Sustinerea utilizarii tehnologiei informatiei. Infrastructura de comunicatii reprezinta intr-o mare masura un element critic al competitivitatii regionale. Prin proiect se urmareste introducerea retelei broadband pentru facilitarea accesului functionarilor la baza de date comuna. Situl vine in intampinarea cerintelor cetatenilor punand la dispozitie informatii publice, respectandu-se astfel si cerintele impuse de legislatia cu privire la asigurarea transparentei in exercitarea demnitatilor si a functiilor publice, sanctionarea coruptiei.

Prioritatea 2 - Dezvoltarea si cresterea eficientei serviciilor publice moderne. Prin acest proiect se urmareste: reducerea timpului si a costurilor, a formalitatilor administrative si a volumului de lucru a intreprinzatorilor, simplificarea procedurilor si reducerea birocratiei. Acesta implica si instruirea functionarilor primariei in utilizarea sistemului integrat, rezultand ca beneficiu principal cresterea disponibilitatii functionarilor pentru cetateni, prin reducerea semnificativa a timpului alocat solutionarii unei cereri, care in prezent este de 15 minute, la 5 minute.

(c)    Identificarea necesitatilor si constrangerilor percepute in regiunea vizata.

Necesitati

Comuna Vinatori Neamt se afla la o distanta de 5 km de orasul Tirgu Neamt, pe traseul Tirgu Neamt - Pipirig - Poiana Largului si are un numar de 8700 locuitori. Comuna are in componenta 4 sate respectiv: Vinatori Neamt, Lunca, Nemtisor si Manastirea Neamt.

Principalele activitati din cadrul Primariei se refera la: stare civila, registrul agricol, secretariat, relatii cu publicul, asistenta sociala, financiar-contabil, impozite si taxe, urbanism si administrativ gospodaresc.

In prezent in primaria Vinatori se inregistreaza in medie un numar de 40 de solicitari zilnice verbale de informatii cu precadere in urmatoarele domenii: hotarari ale Consiliului Local; dispozitii cu caracter normativ, emise de primar; informatii despre componenta Consiliului Local si a comisiilor de specialitate; oferte de vanzare a terenurilor agricole si a publicatiilor de vanzare; informatii privind organizarea si desfasurarea diferitelor licitatii publice; informatii privind bugetul local; informatii privind achizitioanrea de bunuri si servicii; informatii despre manifestari culturale, organizate de primarie; structura organizatorica a primariei, atributii de serviciu, program de functionare, audiente; acte normative care reglementeaza organigrama si functionarea institutiei si modalitati de obtinere a diverselor categorii de informatii; competentele persoanelor din conducerea primariei, numere de telefon, fax, adresa e-mail si a paginii de internet.

Toate aceste informatii sunt furnizate in prezent verbal. Functionarii publici sunt suprasolicitati de volumul mare de cerinte zilnice adresate de cetateni, acestia din urma fiind nemultumiti si de timpul mare de asteptare pentru primirea raspunsului.

In scris au fost inregistrate un numar de 58 de cereri pe suport de hartie in care au fost solicitate informatii privind : utilizarea banilor publici (contracte, investitii, cheltuieli) - 17; acte normative, reglementari - 14; activitatea liderilor institutiei - 3; informatii privind modul de aplicare a Legii nr. 544/2001 - 1; planuri urbanistice, nivel impozite si taxe locale, lista societati si persoane care au obtinut AC, copie proces-verbal predare teren, copie proces-verbal punere in posesie, s.a. - 23.

In cazul cererilor privind eliberarea de certificate, autorizatii, adeverinte functionarii publici sunt nevoiti sa culeaga datele necesare completarii din registrele corepunzatoare, ceea ce implica un timp indelungat de asteptare din partea cetateanului. Se inregistreaza in medie 10 astfel de cereri pe zi, pentru fiecare fiind necesar un timp de asteptare de aproximativ 15 minute.

In momentul de fata informatiile de interes public nu sunt disponibile in format electronic, ceea ce-i determina pe cetateni sa se deplaseze la sediul primariei pentru a le obtine. Proiectul isi propune sa imbunatateasca accesul la informatii publice prin crearea site-ului primariei care va contine rubrici de interes public cum ar fi: actiuni primar, rapoarte de activitate, informatii de presa, evenimente locale, audiente, informatii utile, organigrama, structura organizatorica a Primariei si Regulamentul de ordine interioara, acte necesare, documente publice, formulare tipizate, declaratii de avere si de interese, licitatii, taxe si impozite locale, executia bugetara si bugetul local pe anul in curs, componenta Consiliului Local, hotarari ale Consiliului Local, proiecte de acte normative supuse dezbaterii publice etc.

Numarul contribuabililor inregistrati in prezent sunt de circa 1900, din care persoane fizice 1765 si persoane juridice 205. In medie 10 contribuabili vin zilnic pentru a-si achita obligatiile fata de stat. S-a constatat ca majoritatea contribuabililor isi achita obligatiile catre bugetul local in trimestrul III si IV. In aceasta perioada functionarii publici sunt solicitati intr-o masura mai mare decat de obicei, iar cetatenii sunt nevoiti sa astepte la cozi mai multe ore. Informatiile privind contribuabilii sunt inregistrate manual in registre specifice, iar calculul impozitelor si taxelor locale se face de catre referend pe suport de hartie. Din cauza acestui mod de prelucrare a datelor durata medie pentru stabilirea debitelor pentru un solicitant este de 10 minute, intrucat exista mari dificultati in tinerea evidentei celor care si-au platit sau nu impozitele locale.

Primaria detine in prezent 6 calculatoare si trei imprimante. Aplicatiile detinute in prezent sunt independente si privesc serviciul contabilitate si asistenta sociala, 4 calculatoare fiind utilizate doar pentru tehnoredactare. Majoritatea activitatilor din primarie se desfasoara pe suport de hartie. Acest lucru implica mai mult timp de operare, cresterea riscului producerii de erori si un proces de arhivare ce necesita mult spatiu. Proiectul isi propune sa optimizeze activitatile functionarilor publici prin implemenetarea unui sistem integrat. Acest lucru presupune dotarea cu echipamante adecvate si crearea unei retele care sa permita accesul oricarui birou la baza de date comuna.

Doar 6 din cei 10 functionari publici au cunostinte medii de utilizare a calculatorului, iar proiectul ar putea asigura instruirea personalului in utilizarea programelor si echipamentelor.

Constrangeri

In prezent culegerea, prelucrarea si sintetizarea informatiilor pe suport de hartie implica un risc ridicat de comitere de erori, reprezentand un impediment in realizarea executiei bugetare. Proiectul elimina sursele de erori si asigura cresterea nivelului de calitate al serviciilor publice.

In contextul integrarii in Uniunea Europeana Romania da curs programului guvernamental privind reforma in administratia publica. Prin acest proiect se doreste stimularea celorlalte administratii locale din mediul rural, in conditiile in care nicio comuna din judetul Neamt nu beneficiaza de un sistem informatic integrat.

Lipsa unor dotari moderne ale compartimentelor corelata cu importanta si volumul activitatilor desfasurate in cadrul primariei reduc considerabil eficienta si eficacitatea serviciilor publice. Implementarea acestui proiect va avea ca rezultat obtinerea prompta a rapoartelor si analizelor necesare gestionarii, previzionarii si alocarii fondurilor publice.

Prin Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public si Legea nr. 52/2003 privind transparenta decizionala in administratia publica primaria este obligata sa puna la dispozitia cetatenilor si intreprinderilor informatii de interes public. Acestea vor fi actualizate periodic pe site-ul primariei, putand fi accesate in orice moment.

(d)   Lista detaliata a grupurilor tinta (inclusiv estimarea numarului), beneficiarilor directi si indirecti, caracteristici specifice.

Grupurile tinta se impart in doua categorii:

Beneficiari directi:

Functionarii publici din cadrul primariei, care prin program vor beneficia de instruire in vederea utilizarii sistemului informatic integrat ce va fi implementat. Primaria Vinatori Neamt isi va desfasura activitatile specifice intr-un mediu informatizat: stare civila, registrul agricol, secretariat, relatii cu publicul, asistenta sociala, financiar-contabil, impozite si taxe, urbanism si administrativ gospodaresc.

Beneficiari indirecti:

Cetatenii comunei si persoanle juridice, institutiile cu care primaria intra in contact, care vor beneficia de reducerea timpului de raspuns la solicitari si de imbunatatirea accesului la informatiile publice si confidentiale.

* Alte institutii se refera la: Directia Judeteana de Statistica, Directia de Evidenta Informatizata a Persoanelor, Directia Finantelor Publice, Consiuliul Judetean, Trezoria, banci comerciale si alte persoane juridice parteneri, unitatile de invatamant si sanatate locale subordonate primariei etc

(e)    Motivele alegerii grupurilor tinta.

(f)    Relevanta proiectului pentru grupurile tinta.

Prin obiectivele stabilite in cadrul proiectului se doreste eficentizarea tuturor activitatilor specifice primariei, inlaturandu-se riscul de aparitie a erorilor in culegerea, prelucrarea si utilizarea informatiilor gestionate in prezent pe suport de hartie.

Pentru functionarii publici ai primariei proiectul urmareste instruirea in vederea utlizarii eficiente a sistemului integrat, avaand ca efect optimizarea activitatilor prin: eliminarea erorilor, timp scurt de operare si raspuns precum si cresterea nivelului de profesionalism. Prin proiect se doreste cresterea eficientei manageriale prin informatizarea activittatilor specifice, fapt ce va permite imbunatatirea colectarii si gestionarii fondurilor locale. Acest lucru va determina sporirea nivelului de incredere al populatiei in institutia primariei si in actul administrativ.

Obiective

A. Obiective pe termen lung:

A.1 Intarirea capacitatii administratiei publice locale de a face fata cerintelor impuse de implementarea reformei in domeniu;

A.2 Stimularea altor administrati publice locale in consolidarea infrastructurii TIC.

A.3 Imbunatatirea procesului decizional in gestionarea si alocarea fondurilor publice la nivel local;

B. Obiective pe termen scurt:

Obiective cantitative:

B.1 Asigurarea prelucrarii datelor intr-un mediu informatizat prin introducerea tehnologiei moderne pentru desfasurarea activitatilor din cadrul primariei;

B.2 Cresterea disponibilitatii informatiilor publice prin crearea sitului primariei.

Obiective calitative:

B.3 Cresterea calitatii serviciilor publice oferite contribuabililor persoane fizice- juridice si cetatenilor comunei;

Jaloane la nivel de proiect

Echipamente informatice moderne

Soft informatic integrat

Functionari publici instruiti

Site-ul Primariei Vinatori Neamt

Cetateni informati despre site-ul primariei

Sistem informational functional

II PLANIFICAREA PROIECTULUI

Descrierea detaliata a activitatilor (maxim 9 pagini)

Jalon 1    Echipamente informatice moderne

Activitatea 1.1 Organizarea licitatiei presupune realizarea urmatoarelor subactivitati:

Intocmirea documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

Anuntarea organizarii licitatiei prin intermediul mijloacelor de informare in masa;

Primirea ofertelor;

Evaluarea ofertelor primite in functie de criteriile de selectie stabilite;

Selectarea furnizorului/furnizorilor.

Resursele solicitate de activitatea 1.1

• Personal pentru pregatirea licitatiei
• Personal calificat pentru intocmirea documentiei tehnice
• Comisie pentru evaluarea si selectarea furnizorilor
• Materiale folosite pentru anuntarea licitatiei

Organizarea licitatiei se va efectua conform legislatiei de pe teritoriul Romaniei privind licitatiile in institutii publice si conform cerintelor finantatorului. Mai intai se va anunta public ( in publicatii nationale si la radio) intentia primariei de a achizitiona echipamente informatice prin licitatie si se vor intocmi cereri de oferte. Primirea ofertelor se va face pe parcursul unei saptamani de la publicarea anuntului. Managerul de proiect in colaborare cu responsabilul de achizitii si cel financiar vor evalua ofertele primite in functie de criteriile de selectie stabilite, iar selectarea furnizorului se va efectua de managerul de proiect.

Activitatea 1.2 Achizitionarea echipamentelor informatice

1.2.1 Intocmirea si incheierea contractelor de achizitie publica cu furnizorii ce au castigat licitatia;

1.2.2 Efectuarea receptiei cantitative si calitative a echipamentelor informatice achizitionate;

1.2.3 Instalarea si darea in exploatare a echipamentelor.

Resursele solicitate de activitatea 1.2

Personal responsabil cu intocmirea si verificarea contractelor de achizitie publica

Personal pentru receptia echipamentelor

Personal pentru instalarea echipamentelor

Contractele de achizitie cu furnizorii vor fi incheiate de managerul de proiect, iar receptia echipamentelor achizitionate va fi asigurata de responsabilul de achizitii. Se va impune furnizorului sa efectueze livrarea in decursul unei saptamani de la incheierea contractului, altfel se va recurge la rezilierea acestuia. Instalarea si darea in exploatare a echipamentelor va fi efectuata de furnizor si va fi supravegheata de catre responsabilul achizitii.

Jalon 2    Soft informatic integrat

Activitatea 2.1 Organizarea licitatiei

2.1.1 Analiza sistemului informational si formularea cerintelor

2.1.2 Intocmirea documentatiei pentru elaborarea si prezentarea ofertei;

2.1.3 Anuntarea organizarii licitatiei prin intermediul mijloacelor de informare in masa;

2.1.4 Primirea ofertelor;

2.1.5 Evaluarea ofertelor primite in functie de criteriile de selectie stabilite;

2.1.6 Selectarea furnizorului/furnizorilor.

Resurse solicitate

• Personal pentru pregatirea licitatiei
• Personal calificat pentru intocmirea documentiei tehnice
• Comisie pentru evaluarea si selectarea furnizorilor
• Materiale folosite pentru anuntarea licitatiei
• Colaboratori

In stabilirea cerintelor sistemului informational specifice activitatii primariei, se va apela la analiza unui colaborator specializat. Pe baza rapoartelor intocmite de acesta se va realiza documentatia tehnica necesara licitatiei. Managerul de proiect in colaborare cu responsabilul de achizitii si cel financiar vor evalua ofertele primite in functie de criteriile de selectie stabilite, iar selectarea furnizorului se va efectua de managerul de proiect.

Activitatea 2.2 Achizitionarea softului informatic integrat

2.2.1 Intocmirea si incheierea contractului de achizitie publica;

2.2.2 Identificarea si documentarea cerintelor functionale si a celor informationale ale sistemului;

2.2.3 Adaptarea aplicatiei la specificul activitatilor desfasurate de primarie;

2.2.4 Instalarea sistemului informatic in cadrul primariei;

2.2.5 Popularea bazei de date

2.2.6 Monitorizarea modului de functionare a programului.

Resurse solicitate

Personal responsabil cu intocmirea si verificarea contractului de achizitie publica

Personal specializat in proiectarea sistemelor informationale

Functionarii primariei care utilizeaza programul

Managerul de proiect va incheia contractul de achizitie cu furnizorul de soft informatic integrat. In contract este prevazuta obligatia furnizorului de a adapta aplicatia la necesitatile activitatii prestate de functionari pe durata a doua saptamani. Monitorizarea modului de functionare a programului se va realiza la finele cursurilor de instruire a functionarilor. Dupa popularea bazei de date, timp de o luna se vor emite rapoarte la sfarsitul fiecarei saptamani continand date cu privire la dificultatile intampinate in interactiunea cu sistemul, sau/si indicatori care sa reflecte buna functionare a sistemului.

Jalon 3 Functionari publici instruiti

Activitatea 3.1 Instruirea functionarilor publici in utilizarea programelor informatice

3.1.1 Analiza ofertelor existente privind instruirea in utilizarea programelor informatice;

3.1.2 Selectarea cursurilor;

3.1.3 Selectarea participantilor la cursuri;

3.1.4 Desfasurarea propriu-zisa a cursurilor;

Resurse solicitate

• Oferte privind cursurile de instruire existente pe piata
• Personal pentru selectarea cursurilor si a participantilor
• Functionari publici
• Personal responsabil cu urmarirea modului de aplicare a cunostintelor dobandite in urma cursurilor

Prin acest program de instruire se va urmari calificarea functionarilor in utilizarea calculatorului si a programelor birotice. In selectarea cursului de instruire, responsabilul resurse umane va lua in considerare recunoasterea internationala a certificatului de absolvire a cursului. Cursul se va desfasura pe parcursul a sase saptamani, functionarii trebuind sa se deplaseze in fiecare sfarsit de saptamana in alta localitate, asigurandu-li-se decontarea transportului.

Activitatea 3.2 Instruirea functionarilor publici in folosirea sistemului informatic integrat

3.2.1 Selectarea participantilor la cursuri;

3.2.2 Desfasurarea propriu-zisa a cursurilor.

Resurse solicitate

Personal responsabil cu intocmirea si verificarea contractului

Functionari publici

Personal specializat in sisteme informatice integrate

Consumabile

Cheltuieli de protocol

Conform contractului cu furnizorul softului integrat, acest este obligat sa asigure instruirea functionarilor in utilizarea sistemului achizitionat. Cursurile sunt efectuate in sediul primariei, adica in mediu in care functionarii isi vor desfasura activitatea zilnica, pentru o mai usoara adaptare in utilizarea noului sistem.

Jalon 4 Site-ul Primariei Vinatori Neamt

Activitatea 4.1 Crearea site-ului

4.1.1 Analiza informatiilor de interes public care urmeaza sa fie postate pe site;

4.1.2 Contractarea furnizorului de servicii

4.1.3 Crearea structurii site-ului;

4.1.4 Evaluarea structurii site-ului;

4.1.5 Lansarea pe domeniu a site-ului.

Resurse solicitate

• Tehnologii informationale de comunicatii
• Personal specializat in realizarea de site-uri

Pentru realizarea site-ului, managerul de proiect va analiza informatiile de interes public ce sunt necesare informarii cetatenilor, acestia avand posibilitatea de a le accesa folosind internetul. Furnizorul contactat este cel care a realizat site-ul de prezentare a localitatii, incheind un nou contract cu acesta. In colaborare cu primarul, managerul de proiect aproba structura site-ului primariei in functie de cerintele stabilite. Furnizorul se va ocupa de cumpararea si lansarea pe domeniu a site-ului, conform contractului.

Jalon 5 Cetateni informati despre site-ul primariei

Activitatea 5.1 Organizarea campaniilor de publicitate in mass-media pentru informarea cetatenilor si a persoanelor juridice cu privire la posibilitatea obtinerii de informatii publice de pe site-ul primariei;

5.1.1 Stabilirea continutului anunturilor si spoturilor publicitare;

5.1.2 Elaborarea anunturilor si spoturilor publicitare;

5.1.3 Selectarea principalelor organisme de presa locala unde se vor realiza campaniile publicitare;

5.1.4 Incheierea contractelor de publicitate cu mass-media;

5.1.5 Analiza impactului campaniei de publicitate in mass-media.

Resurse solicitate

• Personal responsabil cu activitati de promovare;
• Contravaloarea serviciilor de publicare a anunturilor publicitare si prezentare a spoturilor
• Alte cheltuieli de regie

Pentru mass-media scrisa se va recurge la anunturi publicitare in presa locala, prin publicarea lor in presa locala, iar pentru mass-media audio-vizuala se vor concepe spoturi publicitare. Pentru desfasurarea propriu-zisa a campaniilor se vor incheia contracte cu firmele reprezentative ale mass-mediei locale. Contorizand numarul de accesari a site-ului primariei, se va aprecia impactului campaniei de publicitate .

Jalon 6. Sistem informational functional

Activitatea 6.1 Analiza sistemului informational implementat

6.1.1 Analiza modului de realizare activitatilor in mediu informatizat

6.1.2 Compararea situatiei actuale cu cea initiala

6.1.3 Identificarea imbunatatirilor aduse prin proiect

Resurse solicitate

• Manager proiect;
• Secretara;
• Consumabile

Se va analiza modul de desfasurare a activitatilor a functionarilor in mediu informatizat avandu-se in vedere indicatorii privind timpul de raspuns la cerintele cetatenilor, numarul erorilor eliminate, multitudinea rapoartelor ce pot fi generate sprijinind astfel procesul decizional. Se va intocmi un raport privind imbunatatirile aduse odata cu implementarea sistemului informatic integrat, urmarindu-se astfel gradul de realizare scopului propus prin proiect.

Echipa de implementare

Atributiile echipei de proiect

Manager proiect

• Coordonarea si monitorizarea activitatilor din cadrul proiectului si al firmei;
• Luarea deciziilor impreuna cu responsabilul financiar privind alocarea resurselor;
• Elaborarea bugetelor si planurilor pentru desfasurarea activitatilor viitoare;
• Raportarea modului de realizare a obiectivelor propuse prin proiect catre Autoritatea Contractanta;
• Atribuirea responsabilitatilor persoanelor din subordine si colaboratorilor ;
• Desfasurarea unor activitati de promovare si diseminare a informatiilor privind proiectul;
• Supervizarea activitatii persoanelor din subordine

Responsabil financiar

• Tinerea evidentei modului de alocare a resurselor din cadrul proiectului ;
• Luarea deciziilor impreuna cu managerul de proiect privind alocarea resurselor;
• Participarea la elaborarea bugetelor si planurilor pentru desfasurarea activitatilor viitoare;
• Pregatirea rapoartelor si a materialelor de sinteza privind activitatea desfasurata, din punct de vedere al resurselor financiare;
• Participarea la licitatiile de achizitie a echipamentelor, precum si la semnarea contractelor;
• Tinerea evidentei contabile a proiectului si a primariei;
• Desfasurarea unor activitati de promovare si diseminare a informatiilor privind proiectul

Responsabil achizitii

• Coordonarea si monitorizarea activitatilor de achizitii;

Anuntarea organizarii licitatiei prin intermediul mijloacelor de informare in masa;

• Intocmirea documentatiei necesare organizarii licitatiilor;

• Participarea la organizarea licitatiilor de achizitie a echipamentelor si softului ;
• Participarea impreuna cu managerul de proiect si responsabilul financiar la evaluarea ofertelor primite in cadrul licitatiei;
• Efectuarea receptiei cantitative si calitative a echipamentelor informatice achizitionate;
• Participarea la elaborarea rapoartelor tehnice ale proiectului;
• Supervizarea activitatilor persoanelor din subordine

Responsabil resurse umane

• Coordonarea si monitorizarea activitatilor de instruire;

• Analiza ofertelor existente privind instruirea in utilizarea programelor informatice;
• Selectarea cursurilor de instruire si a participantilor;
• Supervizarea activitatilor persoanelor din subordine;
• Pregatirea rapoartelor si a materialelor de sinteza privind activitatea desfasurata

Colaborator/ consultant

• Sprijinirea si efectuarea analizei sistemului informational si formularea cerintelor;
• Pregatirea rapoartelor si documentatiilor privind activitatea desfasurata;
• Verificarea documentatiei privind cerintele sistemului informational

Secretara

• Primirea ofertelor in urma anunturilor publice de organizare a licitatiilor;
• Redactarea documentatiilor privind organizarea licitatilor, a anunturilor si spoturilor publicitare;
• Dactilografierea de scrisori, diverse materiale, multiplicarea materialelor,    preluarea mesajelor, expedierea corespondentei prin fax, posta,
• Consemnarea lucrarilor si activitatilor organizate si desfasurate pe parcursul derularii proiectului;
• Preluarea, plasarea si arhivarea documentelor rezultate pe parcursul derularii proiectului.

Se anexeaza organigrama proiectului. (Anexa nr. 1)

Durata si planul Proiectului

q                 Durata proiectului va fi de 5,5 luni.

Se anexeaza diagrama Gantt reprezentand planificarea calendaristica a proiectului (Anexa nr. 2)

Bugetul Proiectului

Se anexeaza bugetul proiectului (Anexa nr. 3).

Indicatori de urmarire si evaluare

(a)   situatia grupurilor tinta

Pentru prezentarea modului de influenta a proiectului asupra grupurilor tinta, impactul va fi descris pe doua componente majore: functionarii publici si cetatenii localitatii.

Functionarii publici

vor putea beneficia de conditii lipsite de suprasolicitari din partea cetatenilor. Functionarii nu vor mai fi nevoiti sa lucreze peste programul de lucru normal de 8 ore pe zi;

vor culege datele necesare completarii din baza de date integrata pentru eliberarea de certificate, autorizatii, adeverinte, determinand un timp foarte scurt de completare lipsita de erori;

vor putea genera rapoarte automat fara a mai fi necesara intocmirea lor manuala, sprijinind astfel in mod eficient sistemul decizional;

vor putea urmari cu usurinta executia bugetara, efectuand un control eficient prin masuri de corectie prompte;

vor putea stabili automat debitele contribuabililor prin interogarea bazei de date;

vor beneficia de lucrul cu echipamente moderne creand un mediu optim pentru desfasurarea in conditii de eficienta si eficacitate a activitatilor primariei;

vor beneficia de instruire si calificari profesionale recunoscute international;

Cetatenii comunei:

vor beneficia de timp redus de raspuns la solicitari, evitandu-se astfel aglomeratia;

vor obtine de pe site-ul primariei informatii privind: documentele necesare, hotararile Consiliului Local; dispozitiile cu caracter normativ, emise de primar; informatiile despre componenta Consiliului Local si a comisiilor de specialitate; ofertele de vanzare a terenurilor agricole si a publicatiilor de vanzare; informatii privind organizarea si desfasurarea diferitelor licitatii publice; informatii privind bugetul local; informatii privind achizitionarea de bunuri si servicii; informatii despre manifestari culturale, organizate de primarie; structura organizatorica a primariei, atributii de serviciu, program de functionare, audiente; acte normative care reglementeaza organigrama si functionarea institutiei si modalitati de obtinere a diverselor categorii de informatii; competentele persoanelor din conducerea primariei, numere de telefon, fax;

vor beneficia de servicii de calitate la standarde inalte;

(b)   indicatorii de evaluare a fiecarui jalon identificat la sectiunea 1.5

Managementul riscurilor

Riscuri si modalitati de evitare si eliminare a efectelor acestora

Oferte insuficiente. In vederea realizarii licitatiei sunt necesare minim 3 oferte, care sa indeplineasca criteriile stabilite in documentatie. O prima masura pentru evitarea acestui risc este organizarea unei campanii eficiente de informare prin folosirea tuturor cailor media locale si regionale: posturi de televiziune, radio, presa scrisa, afise, cu respectarea legislatiei privind achizitiile publice Legea 212/2002.

Nerespectarea clauzelor contractuale. Acestea se pot referi la nerespectarea termenelor de livrare, bunuri si servicii necorespunzatoare. O intarziere de 5 zile lucratoare este permisa, pentru acestea calculandu-se penalitati de intarziere. Depasirea acestui termen va dreptul primariei sa recurga la actiuni precum rezilierea contractului. Pentru prevenirea acestui risc, la intocmirea contractului se vor stabili penalitati mari de intarziere. In cazul rezilierii contractului si in vederea incadrarii in programul de desfasurare al proiectului, se va incheia un nou contract cu urmatorul furnizor care a participat la licitatie si care respecta criteriile de eligibilitate.

Nepromovarea cursurilor de instruire. Ca o masura de evitare a acestui risc, functionarii publici ce vor participa la aceste cursuri vor fi informati ca, in cazul nepromovarii testului, acestia vor suporta din surse proprii o reexaminare in vederea obtinerii certificatului de atestare.

Neincadrarea in bugetul stabilit initial. Pe parcursul desfasurarii proiectului, pot exista situatii in care cheltuielile angajate depasesc prevederile initiale, datorita instabilitatii economice. Pentru evitarea acestei situatii se va lua in considerare in momentul elaborarii bugetului rata inflatiei, se face o analiza riguroasa a tuturor categoriilor bugetare de cheltuieli necesare pentru desfasurarea proiectului si se vor constitui anumite rezerve din care se vor suporta eventualele depasiri de buget.

Matricea cadru logic

Se anexeaza Matricea cadru logic (Anexa nr. 4).

Efecte multiplicatoare sau asigurarea continuitatii proiectului

Solicitantul va contribui doar cu numerar in cadrul proiectului, prin cofinantare de catre asociatul unic.

Prin aceasta contributie se asigura acoperirea a 5% (RON) din valoarea investitiei, restul de 95% fiind suportata de finantator prin Programul Operational Sectorial "Cresterea Competitivitatii Economice". Contributia primariei de 3148,17 RON urmareste sa acopere urmatoarele:

Cheltuieli cu personalul 1831,57 RON;

Servicii de consultanta pentru specialisti in analiza sistemului informational 160 RON;

Materiale consumabile 595 RON;

Cheltuieli privind mobilitati (deplasare, diurna) de 561,6 RON.

Efectele proiectului vor stimula alte administratii publice locale in implementarea de sisteme informationale, urmarind planul Guvernului de informatizare a autoritatilor publice locale.

Dupa implementarea proiectului, primaria va beneficia de un sistem informational ce va putea fi imbunatatit ulterior prin introducerea de noi module care sa adapteze serviciile publice la cerintele impuse evolutia tehnologice, si care sa asigure continuitatea prezentului proiect. Ca un proiect viitor, se propune introducerea unui sistem de plata a taxelor si impozitelor on-line de pe site-ul primariei, cetatenii putand utiliza cat mai mult facilitatile oferite de platile electronice.