Procedurile de aprovizionare

Procedurile de aprovizionare

1 Proceduri traditionale de aprovizionare

2 Dezavantajele aprovizionarii traditionale

3 Formele aprovizinarii electronice

4 Schimburile Electronice de Date (SEDt

5 Cataloagele electronice

6 Licitatiile electronice

1 Proceduri traditionale de aprovizionare

Procedura = sistem de tehnici secventiale necesare pentru realizarea unei sarcini.

Procedurile reprezinta, de asemenea, aranjamentele formale prin intermediul carora strategiile sunt implementate. Un set de proceduri, format dintr-un numar de operatii, care ofera informatii necesare personalului pentru a executa i managerilor pentru a controla operatiile se nume te sistem. Pe langa activitatile realizate a priori aprovizionarii (participarea la luarea deciziilor privind specificatiile sau bugetele t, aprovizionarea implica trei faze principale, fiecare dintre acestea necesitand documente specifice I activitati tranzactionale caracteristice.

1 Faza de identificare

Se refera la notificarea nevoii de cumparare prin:

Cererile venite din partea magazinelor, celor care se ocupa de gestiunea stocurilor sau a potentialilor utilizatori.

O nota a materialelor initiata de departamentul de productie .

2 Faza de lansare a comenzii

Dupa ce sunt primite, cererile sau notele de comanda, acestea sunt analizate de departamentul de aprovizionare pentru a vedea daca sunt conforme cu specificatiile firmei, urmand sa fie tratate in functie de specificul lor (daca produsele fac obiectul unei cumparari sau necesita o comanda noua). Daca produsul face obiectul unei recumparari, acesta fiind cumparat de la un furnizor agreat de firma, o comanda va fi lansata pentru acest produs. In caz contrar, managerul de aprovizionare va trebui sa    urmareasca o serie de pa i:

1. Emitere cereri de oferta - acestea vor fi trimise furnizorilor potentiali, fiind acompaniate de documente aditionale, cum ar fi schite, specificatii, etc., care are putea ajuta furnizorii sa i i faca o imagine cat mai clara asupra a ceea ce dore te firma sa cumpere.

2. Oferetele - vor fi primite de catre firma ca urmare a solicitarilor realizate, impreuna cu o serie de detalii legate de pret, calitate, modalitati de livrare, costuri totale, etc.

3. Atunci cand se cumpara in cantitati mari, sau calitatea i modalitatile de

livrarea sunt criterii esentiale, va fi nevoie de realizarea unor negocieri suplimentare cu furnizorii - inclusiv o evaluare a capacitatii acestora de a satisface comenzile beneficiarului.

4. O comanda ferma va fi lansata catre furnizorul ales, iar o copie a acestei

comenzi va fi pastrata in cadrul departamentului de aprovizionare. Alte copii

ale comenzii ar putea fi necesare pentru:

-Departamentul care a initiat cererea

-Controlul productiei

-Departamentul IT

-Departamentul contabil din cadrul fimei

-Eventuale inspectii.

Un ordin de confirmare va fi emis de catre furnizor. Departamentul de aprovizionare va trebui sa verifice acest ordin pentru a vedea daca furnizorul a acceptat termenele i conditiile impuse de catre cumparator sau cele asupra carora s-a convenit in cadrul contractului.

3 Faza post-lansare a comenzii

. S-ar putea sa fie nevoie de expedierea ordinului pentru a se asigura ca datele de livrare vor fi respectate.

Furnizorul va trimite o nota informativa pentru a arata ca produsele au fost livrate sau

urmeaza sa fie livrate. Copii ale acestor note informative vor trebui trimise unor departamente distincte din cadrul firmei.

La primire, produsele vor fi verificate pentru a vedea daca corespund din punct de vedere cantitativ. Atunci cand se pune in discutie probleme legate de calitate sau alte specificatii, departamentul de inspectie din cadrul firmei se va ocupa de aceste aspecte. In cazul respectarii cerintelor, o nota de receptie a bunurilor va fi intocmita i va fi trimisa departamentului de aprovizionare. Daca acestea nu sunt conforme, departamentul de aprovizionare va fi anuntat pentru a putea lua legatura cu furnizorul.

Furnizorul va emite o factura pentru bunurile livrate. Aceasta va fi comparata cu ordinal de comanda i cu bunurile primite. De obicei, preturile vor fi analizare de departamentul de aprovizionare, cu o grija deosebita asupra variatiilor de la pretul stabilit initial. Factura va fi trimisa departamentului contabil pentru a fi platita.

Dupa completare, ordinul va fi stocat intr-un fi ier cu ordinele de comanda.

2 Dezavantajele aprovizionarii traditionale

1. Aprovizionarea traditionala reprezinta o secventa de activitati care nu creaza valoare.

2. Documentare excesiva - pentru o achizitie noua este nevoie de introducerea a cel putin apte documente, acestea solicitand timp i fiind costisitoare, fiind necesare atat departamentului de aprovizionare cat i altor departamente din cadrul firmei.

3. Timpul mare necesar pentru procesarea ordinelor, atat la nivel intern cat

i la nivel extern.

4. Costuri mari asociate activitatilor tranzactionale. Activitatile de plasare a

unei comenzi vor diferi de la o firma la alta, dar costul mediu cu salariile i serviciile pentru emiterea cererilor de oferta, identificarea furnizorilor, plasarea comenzii, receptia i plata bunurilor este estimat intre 450-650 de lei.

Din aceste considerente, multe organizatii recunosc ca:

Activitatile administrative de completare a documentelor ingreuneaza mult activitatile de aprovizionare. Aprovizionarea ar trebui sa se concentreze in special pe transformarea acestor activitati administrative in activitati creatoare de valoare, menite sa reduca, elimine sau sa combine cat mai multe dintre aceste activitati. Toate organizatiile ar trebui sa tina cont de implicatiile strategice ale domeniului IT i ale aprovizionarii electronice. Unii autori folosesc termenul generic "strategia electronica a furnizorilor"

pentru a se referi la initiativele pe care le intreprind firmele pentru a folosi aplicatii software care le Vor u ura activitatile de aprovizionare, logistice sau cele ale managementului lantului de aprovizionare.

3 Formele aprovizinarii electronice

3.1 Comertul electronic

"Orice forma de tranzactie realizata de firme care se desfa oara prin intermediul sistemele electronice de transmitere a datelor."

De i aceasta definitie este extrem de larga vom considera comertul electronic ca fiind activitatea de vanzare- cumparare prin intermediul Internetului.

3.2 Afacerile electronice

Uneori se apreciaza ca termenii comert electronic i afaceri electronice sunt sinonimi. In fapt, comertul electronic poate fi privit mai degraba ca un subset al afacerilor electronice.

Comertul electronic se refera in primul rand la tranzactii, adica la vanzarile sau cumpararile de bunuri prin intermediul Internetului. Aceasta presupune existenta unui site web care gazduie te un catalog electronic i ofera facilitatea de a procesa online anumite comenzi. De asemenea, comertul electronic se poate desfa ura i prin intermediul altor forme de comunicare electronica, cum ar fi email-ul, fax-ul sau

telefonul mobil. Pe de alta parte, afacerile electronice incorporeaza o varietatea de procese legate de productie, clienti i de natura interna care sunt legate doar

intr-o forma indirecta de tranzactiile comerciale.

Procesele axate pe productie - se refera la legaturile electronice care se stabilesc cu furnizorii, in special planificarea resurselor de productie (MRP) sau planificarea resurselor firmei (ERP)

Procesele axate pe clienti - includ asistenta on- line pentru clienti i managementul relatiilor cu clientii.

Procesele interne sau cele axate pe management - includ servicii automate adresate angajatilor, cursuri de pregatire, schimb de informatii, video conferinte i recrutare.

Printre avantajele afacerilor electronice pot fi amintite:

Resurse disponibile 24 ore din 24, acces non-stop la informatii

Combinarea informatiilor din cadrul mai multor surse

Evaluari exacte ale tranzactiilor realizate in firma, lucru ce le va permite identificarea celor mai eficiente domenii, pentru a fi imbunatatite I pentru a gasi solutii de reducere a costurilor.

Personalizarea și standardizarea informatiilor.

3.3 Managementul lantului de aprovizionare electronic

Managementul lantului de aprovizionare electronic se refera la optimizarea intregului lant de aprovizionare prin intermediul aplicatiilor interne ale firmei, cu scopul de a asigura un nivel maxim al vanzarilor cu cele mai mici costuri posibile. Aceasta include crearea unui sistem intern on-line de aprovizionare, aderarea la o piata electronica globala I utilizarea managementului lantului de aprovizionare electronic in intregul lant al valorii.

3.4. Aprovizionarea electronica

Aprovizionarea electronica - utilizarea Internetului pentru a realiza aspectele tranzactionale care privesc cererile de oferta, autorizarea oridinelor de cumparare, receptia i plata serviciile i bunurilor cumparate.

Aprovizionarea este realizata de catre administratorii locali ai afacerilor i

vizeaza urmatoarele procese din cadrul aprovizionarii:

- Emiterea cererilor de oferta

- Autorizarea

- Emiterea ordinelor

- Receptia

- Plata.

4 Schimburile Electronice de Date (SED)

Schimburile electronice de date se refera la:

Tehnica bazata pe standarde agreate, care faciliteaza tranzactiile intre firme intr-o forma electronica standardizata, intr-o maniera automata de la o aplicatie inclusa pe computerul unie organizatii spre cea a unei alte organizatii.

O astfel de tranzactie descrie transmiterea electronica a unui singur document. Fiecare tranzactie este definita printr-un nume i un numar. Fiecare tranzactie poate fi descompusa intr-un segment și fiecare informatie poate fi descompusa intr-un element. In cazul unei comenzi de aprovizionare, segmentul reprezinta numele i adresa furnizorului, iar segmentul poate fi descompus in mai multe elemente, cum ar fi numele organizatiei, adresa, codul po tal, tara, etc.

Folosind standardele internationale cu privire la schimburile electronice de date, firmele pot sa realizeze activitati    electronice de comert. Aceste standarde au fost dezvoltate de firme care actioneaza in acelea i ramuri de activitate, cum ar fi industria

automobilelor, constructiilor, electronicelor, care sunt interesate sa colaboreze. Astfel, producatorii de automobile, precum Ford, General Motors, Saab, Renault, Fiat, Austin

Rover, Citroen i furnizorii lor printre care Lucas, Perkins, Bosh, etc. au creat sistemul ODETTE (Organizatia de schimb de date prin intermediul tele-transmisiilor din Europat.

ODETTE stabile te standardele afacerilor electronice, schimburilor de date i     managementului logistic al peste 4000 de producatori din industria auto i a partenerilor lor.

Cum functioneaza SED?

1. Firma A lanseaza un oridn de comanda folosind soft-ul intern.

2. Soft-ul SED transmitre comanda

3. Firma A trimite comanda prin intermediul unei retele generatoare de valoare, folosind Internetul

4. Firma B prime te documentul, il transforma din soft-ul SED in formatul sau

standard, dupa care va trimite un mesaj de notificare companiei A.

Avantajele SED:

Inlocuirea documentelor de hartie cu mesaje electronice standard trimise prin intermediul calculatoarelor, adesea fara a fi nevoie de interventia angajatilor.

Reducerea timpului de lucru intrucat furnizorii i cumparatorul lucreaza impreuna in

timp real.

Reducerea costurilor de stocare i economisirea capitalului de munca.

Promovarea strategiilor precum JIT.

Un mai bun serviciu catre clienti.

Facilitarea aprovizionarii globale utilizand standardele internationale.

Facilitarea platilor i facturilor electronice, a transferului on-line de bani, care vor

elimina nevoia de pregatire a cecurilor sau a biletelor la ordin.

Integrarea functiilor firmei, a celei de marketing, aprovizionare, productie i financiar-

contabila

SED promoveaza relatii de durata intre furnizori i cumparatori i contribuie la cre terea increderii intre ace tia.

Neajunsurile SED

In mod traditional neajunsurile sau limitele SED se refera la costuri i lipsa flexibilitatii.

SED ramane un sistem costisitor mai ales pentru firmele mici i mijlocii care nu pot sa i i permita utilizarea unui astfel de sistem. Cu toate acestea, exista pentru aceste firme variante mai accesibile, care se refera la posibilitatile de utilizare a Internetului sau a sistemelor de intranet pentru a servi acelea i scopuri ca i SED-ul.

4 Schimburile Electronice de Date (SED)

Lipsa flexibilitatii

SED este o metoda inflexibila de transmitere a datelor, care se preteaza pentru plasarea unor comenzi de aprovizionare ale caror elemente sunt cunoscute. Sed nu se preteaza pentru comenzile combinate de aprovizionare sau pentru optimizarea lantului de aprovizionare. Spre deosebire de oameni, computerele nu pot interpreta date nestructurate i nu pot delimita informatii din documentele electronice care nu sunt predefinite i

permanente

5 Cataloagele electronice

Cataloagele printate sau listele cu produse ofera specificatii despre preturile produselor, ilustratii ale produselor pe care furnizorii le ofera. Dezavntajele cataloagelor tiparite se refera la faptul ca acestea nu contin informatii actuale, fiind mult mai greu de

actualizat. Un catalog electronic este o pagina web care ofera informatii despre produsele i serviciile oferite I vandute de un furmizor oferind in acela i timp I posibilitatea plasarii oridinelor electronice i a realizarii platilor.

1 Avantajele cataloagelor on-line

Cataloagele on-line sunt utile atat pentru furnizori cat i pentru beneficiari deoarece:

-Faciliteaza comunicarea in timp real dintre furnizori i cumparatori

-Ofera posibilitatea dezvoltarii unor relatii mai apropiate intre furnizori i cumparatori prin intermediul unei mai buni informari a acestora din urma

-Permite furnizorilor sa raspunda repede la schimbarile din piata prin ajustarea preturilor sau a ofertelor

-Elimina timpul dintre lansarea unei cereri de oferta i lansarea comenzii propriu-zise

-Este mult mai u or i mai rapid sa cumperi de la furnizori contractuali decat sa te adresezi celor din afara sistemului.

2 Tipuri de cataloage electronice

A. Cataloagele furnizorilor (sell-side)

- Ofera acces la cataloagele on-line ale unui furnizor detine o facilitate de

vanzare electronica Cataloagele "Sell-side" ofera multe avantaje furnizorilor, printre care acelea ca le u ureaza mentinerea continutului actual al cataloagelor, economii cu

publicitatea sau cu procesarea comenzilor. Pentru beneficiari avantajul major rezida in posibilitatea de accesare online a catalojului 24 ore pe zi, 7 zile pe saptamana.

Aceste cataloage au totu i cateva dezavantaje:

-Cumparatorii nu vor putea sa intre in contact cu toate ofertele furnizorilor

-Cumparatorii ar putea sa devina dependenti de anumiti furnizori intrucat

schimbarea furnizorilor ar putea sa necesite i alte cuno tinte

-In timp ce pretul produselor ar putea sa difere de la un furnizor la altul, utilizarea unor cataloage personalizate, negociate dinainte ar putea sa fie o necesitate.

B. Cataloagele cumparatorilor (buy-side)

Acestea sunt cataloage create de firmele a caror scop principal il reprezinta activitatea de aprovizionare. In mod normal, aceste cataloage sunt destinate bunurilor a caror preturi au fost deja negociate, specificatiile și termenele referitoare la aceste bunuri sunt in cadrul retelei de aprovizionare intranet a firmei. Combinarea i innoirea cataloagelor cumparatorilor necesita o investitie masiva care se va dovedi ineficienta pentru firmele mari. Furnizorii care vor dori sa fie inclu i in catalog vor trebui sa adapteze continutul

ofertelor lor la standardele acestor cataloage. Pentru furnizorii care se adreseaza unui numar mare de cumparatori munca de creare a informatiilor in forma solicitata se poate dovedi foarte costisitoare.

C. Cataloagele tertilor

Dezavantajele cataloagelor de tip "sell-side" i "buy-side " pot fi minimizate daca se recurge la externalizarea proceselor spre o piata electronica. Aceasta se poate realiza daca se conecteaza catalogul folosit pentru aprovizionarea electronica cu un catalog care se gase te in piata electronica.

-Informatiile standardizate ce urmeaza sa fie incluse in catalogul din piata electronica sunt oferite de furnizori. Aceste informatii sunt ulterior incluse in cadrul cataloagelor interne ale organizatiilor achizitoare. -Informatiile despre produse provenite de la furnizori pot sa rezide fie in cataloagele interne sau in cele din piata electronica.

-Responsabilitatea pentu innoirea informatiilor legate de produse revine furnizorilor.

6 Licitatiile electronice

Licitatiile electronice constituie un pas inainte in evolutia cataloagelor electronice.

Licitatia electronica = o piata electronica, care poate sa existe atat in

cadrul contextului business-to-business cat i al celui business-toconsumer.

Vanzatorii ofera bunuri i servicii pentru a fiachizitionate de catre cumparatori prin intermediul unui site-webcare permite stabilirea pretului produselor.

In functie de procesele pe care le presupun licitatiile electronice pot fi

de patru feluri:

Licitatii englezesti

Licitatii olandeze

Licitatii inchise

Licitatii inverse

1. Licitatii engleze ti in cazul acestui tip de licitatii, licitatiile sunt inlocuite succesiv de alte licitatii care au scopul de a obtine un pręt mai mare pentru un anumit produs.

2. Licitatii olandeze procesele de licitare engleze ti nu se preteaza pentru vanzari ale caror volum este foarte mare. Atunci cand se dorește licitarea unui numar mare de produse se recurge la licitatiile de tip olandez. Acest tip de licitatii a fost dezvoltat in secolul 17, in Amsterdam pentru a facilita comertul cu flori.

In cazul licitatiilor olandeze, cel care initiaza procesul incepe de la un pret mai mare, urmand sa descreasca acest pret pana ajunge la o valoare dorita. Cumparatorul poate sa se decida daca sa cumpere intregul lot de produse pentru care a licitat sau doar o parte a

acestora. Licitatorul va mari pretul produselor nevandute urmand ca ulterior sa scada din nou acest pret i continua in acest fel pana cand tot lotul este vandut.

3. Licitatii inchise un cumparator solicita cereri de oferta de la mai multi furnizori pe care se a teapta sa le primeasca pana la o anumita data. Reprezentatii cumparatorului vor evalua ofertele primite i vor selecta cea care corespunde criteriilor avute in vedere

de cumparartor.

4. Licitatii inverse in cazul acestor licitatii, cumparatorul posteaza pe o pagina web produsul pe care dore te sa il cumpere i pretul dispus sa il plateasca, iar furnizorii

vor licita pentru cel mai bun pret intr-o anumita perioada de timp.