TEHNICI DE NEGOCIERE CU JAPONIA

ACADEMIA DE STUDII ECONOMICE

FACULTATEA DE FINANTE, BANCI SI BURSE DE VALORI

TEHNICI DE NEGOCIERE CU JAPONIA

         Negocierea reprezinta un proces de comunicare ofensiva si defensiva in scopul incheierii unui acord mutual in legatura cu diferite necesitati sau idei. Reprezinta o colectie de comportamente care implica comunicarea, vanzarile, marketingul, sociologia si rezolvarea conflictelor.

'Negocierea este un proces in care, din punct de vedere etic, toti cei

implicati trebuie sa fie castigatori. Cateodata, o negociere aparent incununata de succes, daca ascunde clauze defavorabile unuia dintre parteneri, poate schimba destine si distruge pozitii sociale. Negocierea are drept obiectiv principal realizarea unui acord de vointa, a unui consens si nu a unei victorii. Ambii parteneri trebuie sa incheie procesul negocierii cu sentimentul ca au realizat maximul posibil din ceea ce si-au propus.

Principalul scop in procesul negocierii este obtinerea consensului.

 De aceea negociatorii trebuie sa transforme interesele divergente in scopuri comune, ajustandu-si cerintele in mod flexibil si avand rezerve de unde sa cedeze, inca de la inceput. Nu se porneste in nici o negociere de la 'minimul acceptabil' cu ideea ca 'asa ar fi corect sa fie' si cu speranta ca partenerul va aprecia aceasta pozitie 'realista'. In realitate, o negociere nu este altceva decat cea mai elementara aplicare in practicaa a legii cererii si ofertei. Intrand intr-o negociere, oricine trebuie sa fie pregatit sa joace un rol specific economiei de piata. Din acest motiv,

trebuie cunoscute din timp produsele, serviciile sau chiar conceptele similare (cum este cazul programelor politice) oferite pe piata.

CARACTERISTICI ALE NEGOCIERILOR IN AFACERI

1. Procesul de negociere este un fenomen social ce presupune existenta

unei comunicari intre oameni, el purtand amprenta distincta a comportamentului uman. Astfel, comportamentul uman reprezinta elementul principal ce sta la baza teoriei negocierii, el determinand rezultatul negocierilor.

2. Negocierea este un proces organizat, in care se doreste evitarea confruntarilor si care persupune o permanenta competitie. In orice caz, partile negociatoare trebuie sa respecte anumite cerinte de ordin procedural si moral (etic), consacrate ca atare de-a lungul timpului.

3. Negocierea este un proces cu afinitate precisa, ce presupune armonizarea intereselor. Ea are drept obiectiv realizarea unui acord de vointa, a unui consens si nu neaparat a unei victorii; ambii parteneri (si nu adversari) trebuie sa incheie procesul de negociere cu sentimental ca au realizat maximul posibil din ceea ce si-au propus.

4. Negocierea presupune prezentarea propriei pozitii, dar si cunoasterea pozitiei celuilalt, prezentarea argumentelor, dar si ascultarea cu atentiea contraargumentelor, realizarea unei judecati, pe cat posibil impartiale, si in final, ajungerea la o solutie acceptabila pentru toti cei implicati in procesul de negociere. Practica negocierii arata ca principala dificultate, principalul impas in atingerea scopului este ca, de cele mai multe ori, negociatorii pleaca de la ideea ca interesele celordoua parti trebuie transformate in scopuri comune. De aici rezulta ca este obligatoriu ca negociatorii sa urmareasca un final gasit de comun acord. Mai mult chiar, in teoria negocierii exista o 'lege', o regula care spune ca niciodata nu trebuie fortata nota pentru realizarea unui progres deosebit, dar cladit pe o slabiciune conjuncturala a  partenerului. Aceasta, cu atat mai putin cu cat negociatorii se cunosc si fac afaceri in mod direct.

5. Negocierea este prin excelenta un proces competitiv ce reclama o serie  de eforturi prin care se urmareste evitarea confruntarii si ajungerea la solutii reciproc avantajoase. La randul ei, competitia va permite infruntarea competentelor individuale in realizarea scopului propus. In ciuda faptului ca procesul ca atare (negocierea) urmareste afirmarea elementelor de interes reciproc, in practica sunt foarte putine cazurile in care negocierile se desfasoara usor, fara probleme si in scurt timp.

6. Negocierea presupune concesii reciproce si repetate, pana la atingerea echilibrului pe care il apreciaza in functie de nevoile sale.

 NEGOCIEREA CU JAPONIA

       Legaturile si relatiile pot fi foarte folositoare in aceasta tara, dar ar fi   bine

sa va alegeti cu grija intermediarii: japonezii asteapta loialitate din partea dumneavoastra. Alegeti o persoana care sa se situeze la acelasi nivel cu aceea cu care intentionati sa stabiliti legatura. Mai mult, intermediarul nu trebuie sa fie implicat in afacerile pe care doriti sa le derulati;

In situatia in care cunoasteti o persoana respectata, importanta in Japonia,

utilizati sprijinul si relatiile pe care aceasta vi le poate oferi. Consultati-o inaintea inceperii negocerilor si cereti-i permisiunea sa va folositi de numele si relatiile acesteia si in viitor. Metoda utilizarii relatiilor este o practica des intalnita in randul oamenilor de afaceri japonezi;

         Cartile de vizita ('meishi') constituie o parte importanta a afacerilor in Japonia si reprezinta o modalitate prin care puteti castiga increderea partenerilor. Este recomandat sa aveti la dumneavoastra cat mai multe carti de vizita, intrucat japonezilor le face o deosebita placere sa schimbe carti de vizita; Una dintre fetele cartii de vizita trebuie sa fie in limba engleza, iar cealalta in japoneza. Reprezinta un avantaj mentionarea apartenentei la asociatii profesionale. In momentul conceperii cartii de vizita, tineti cont de faptul ca oamenii de afaceri japonezi doresc sa afle cat mai multe informatii despre educatia si calificarile dumneavoastra; Cartile de vizita se prezinta dupa plecaciune sau dupa strangerea mainii. Cartea de vizita trebuie prezentata cu partea in limba japoneza inspre recipient; Se obisnuieste ca pentru persoanele extrem de importante, cartile de vizita sa fie prezentate de subordonati;

In momentul in care primiti o carte de vizita, studiati-o cu atentie pentru cateva momente si apreciati-o. Acesta este momentul in care puteti pune intrebari referitoare la pronuntarea sau intelegerea anumitor lucruri mentionate pe cartea de vizita; Dupa ce ati primit, examinat si apreciat cartea de vizita, aceasta trebuie aranjata in port-card sau langa dumneavoastra, pe masa. Acceptarea unei carti de vizita si introducerea imediata a acesteia in buzunar, precum si scrisul pe cartea de vizita primita sunt percepute ca gesturi lipsite de respect;

         Japonezii demonstreaza o loialitate extraordinara grupurilor din care fac parte. Mai mult, identitatea individuala este subsumata celei a grupului;Japonezii nu sunt foarte deschisi informatiilor 'din afara'. Nu vor tine cont de acestea precum si de ideile si conceptele noi, decat daca nu contravin normelor grupului din care fac parte;

Japonezii au tendinta sa fie foarte subiectivi, bazandu-se mai degraba pe sentimente decat pe observatii empirice;

          Scopul principal al primelor intalniri, este acela de a va face cunoscut Cu toate acestea, puteti sa va prezentati si oferta in cadrul acestor intalniri preliminare; Ar fi o buna idee sa va abtineti sa discutati afaceri in primele 15 minute ale conversatiei, cu exceptia cazului in care partea japoneza spune 'Jitsu wa ne.' ('de fapt, ceea ce este important.');

Fiti respectuosi in special fata de partenerii in varsta - in cultura

afacerilor din Japonia, varsta este echivalenta cu distinctia;

Utilizarea unui avocat japonez va fi privita ca un pe gest de bunavointa si cooperare din partea dumneavoastra;

         Negocierile incep de obicei la nivelul executiv si sunt continuate la nivelul mediu;

         Si in Japonia, 'Pastrarea fetei' - 'salvarea aparentelor' este un concept de baza care trebuie foarte bine inteles. In cultura de afaceri din Japonia, reputatia unei persoane si pozitia sociala se sprijina pe acest concept.Crearea unor momente stanjenitoare sau pierderea rabdarii pot fi

dezastruoase in negocerile de afaceri; Nu acuzati sau respingeti direct. Pastrati-va intotdeauna o nota de impartialitate, utilizand in acelasi timp o modalitate indirecta de a face afirmatii; Negocierile se desfasoara de obicei intr-o atmosfera de profunda seriozitate. Cu toate acestea, umorul cumpatat si 'conversatiile lejere' pot avea loc inainte de inceperea negocierilor sau in timpul pauzelor. Trebuie evitat stilul glumelor occidentale; In timpul prezentarilor, si mai ales in timpul negocierilor, este foarte important sa ramaneti linistit, tacut, sa utilizati un ton scazut al vocii si sa va comportati cat se poate de politicos; Persoana cu functia cea mai importanta este de obicei cea mai tacuta dintre toate persoanele prezente;

         Pentru o prezentare persuasiva si de succes, este recomandat sa puneti accentul pe modul in care produsul sau serviciile oferite pot contribui la cresterea prosperitatii si a reputatiei partii japoneze cu care negociati. Aceasta implica, fara nici o indoiala, o buna cunoastere din partea dumneavoastra a pietei, a economiei si a mediului de afaceri din

Japonia; O alta strategie este aceea de a pune accentul pe dimensiunea si capacitatea firmei pe care o reprezentati. In situatia in care firma pe care o reprezentati are o experienta deosebita si este foarte cunoscuta pe piata, ar trebui des mentionat acest lucru;

Nu va exteriorizati supararea, mania, proasta-dispozitie sau alte

sentimente negative partenerilor de negociere. Urmati exemplul japonezilor si mascati toate aceste sentimente printr-un zambet; Practic, japonezii vor lua toate expresiile pe care le folositi, in mod  literal. Evitati sa folositi remarci de genul 'M-ati omorat! sau 'Glumiti, nu-i asa?' etc;

Daca este cazul sa discutati unele lucruri neplacute, ar fi indicat sa  folositi

un intermediar de genul celui care v-a prezentat sau v-a facilitat intrarea in firma respectiva;

Accesele de ras nu exprima intotdeaua un moment de veselie in aceasta cultura. Rasul este utilizat si atunci cand se intentioneaza mascarea unor senimente de nervozitate, stanjeneala, surprindere profunda, confuzie si dezacord;

Tacerea mai lunga de 10-15 secunde in timpul intalnirilor sau  conversatiilor

este considerata mai degraba folositoare decat stanjenitoare; Foartea adesea, japonezii nu va spun in mod explicit ceea ce asteapta din partea dumneavoastra; Nu evidentiati niciodata un singur individ, chiar pentru a-l lauda sau incuraja; identitatea grupului are intotdeauna intaietate;

          Oferta sau propunerea dumneavoastra va fi intotdeauna cercetata pe toate fetele; este foarte posibil ca partea japoneza sa se lege de orice

propozitie sau cuvant pe care l-ati folosit in timpul prezentarii, numai pentru a fi siguri ca au inteles exact ceea ce le-ati transmis; Nu fiti descurajati daca nu primiti complimente sau felicitari pentru munca dumneavoastra, si in aceasta situatie primeaza identitatea grupului; Datorita importantei varstei in cultura afacerilor, este indicat sa fiti extrem de respectuosi cu membrul cel mai in varsta din grupul japonez;Datorita atentiei cu care japonezii ii asculta pe cei care vorbesc, exista

adesea senzatia ca dorm, acestia ascultand de fapt cu ochii inchisi; Deciziile vor fi luate intotdeauna in grup. Nou-venitii in grup trebuie sa isi castige dreptul de a putea influenta deciziile care se iau in grup. Intrucat procesul decizional se desfasoara intotdeauna in cadrul grupului, nu ar trebui sa fortati obtinerea unui raspuns, ci sa asteptati cu rabdare ca membrii grupului sa ajunga la un consens; Procesul decizional poate fi foarte lent, uneori putand sa dureze chiar si trei ani;

In general, japonezii prefera acordurile verbale celor scrise; de aceea nu ar trebui sa ii presati sa semneze acorduri scrise. Acordul verbal poate fi sugerat mai degraba printr-o plecaciune sau o inclinare a capului decat prin strangerea mainilor; Contractele pot fi renegociate; in protocolul de afaceri japonez, acestea nu reprezinta un acord final;

Se considera a fi foarte politicos sa va cereti frecvent scuze. De

exemplu, un japonez isi va cere scuze daca nu a fost destul de punctual, daca este racit, daca v-a invitat la un film mediocru, daca nu a fost destul de ospitalier (chiar daca a fost perfect), daca a demonstrat lipsa de politete cu ocazia unei intalniri anterioare (chiar daca nu au fost nepoliticosi) sau pentru orice alt defect personal. Este indicat sa adoptati aceeasi strategie comunicationala in situatia in care aveti legaturi cu oameni de afaceri japonezi;

         In Japonia exista o gama larga de firme: unele sunt mai conservatoare, in timp ce altele incearca sa acorde mai multe drepturi si femeilor. Ar trebui sa fiti pregatiti pentru orice noua situatie cu care v-ati putea confrunta. Femeile trebuie sa munceasca mai mult, sa fie mai dedicate muncii pe care o presteaza si cu mult mai flexibile decat barbatii. Odata recunoscute drepturile unei femei, acestea pot fi cu mult mai mari decat in orice alta tara occidentala; Sa nu fiti surprinsi daca veti afla ca unii japonezi nu au fost niciodata in strainatate si nu sunt obisnuiti ca in afaceri sa trateze de la egal la egalcu femeile. Daca sunteti femeie, nu ar trebui sa va manifestati indignarea in fata unor comportamente atat de traditionale. Cea mai buna cale de a depasi astfel de obstacole este de a depune un efort si mai intens si sa va demonstrati prin aceasta capacitatea si abilitatile profesionale; aceste calitati sunt foarte apreciate, indiferent daca suntetifemeie sau barbat. Mai mult, cunostintele despre limba si cultura japoneza vor fi foarte apreciate;

Daca sunteti o femeie de afaceri, asigurati-va ca partenerii japonezi sunt la curent cu pozitia pe care o ocupati. In caz contrar, riscati sa creada despre dumneavoastra ca aveti doar un rol secundar. De asemenea, ar fi bine sa fiti prezentata de catre un coleg. Atunci cand sunteti prezentata,

repetati-va numele si functia. Chiar si dupa ce colegii sau partenerii japonezi s-au familiarizat cu pozitia si contributiile dumneavoastra profesionale, sa nu va asteptati ca in public sa existe o legatura identica. Comportamentul in public poate fi total diferit celui de birou. Mai mult, daca o femeie se comporta mult prea increzatoare, agresiva sau extrovertita, poate declansa o situatie destul de dificila. Cea mai buna politica sau strategie pentru o femeie este aceea de a ramane tot timpul retrasa si sa aiba un comportament cat se poate de formal.

Intalnirea de afaceri

        Daca doriti sa stabiliti o intalnire dar nu aveti relatii sau cunostinte cu ajutorul carora sa o faceti, cel mai indicat ar fi sa vorbiti direct la telefoncu persoana cu care doriti sa va vedeti, in loc sa-i trimiteti o scrisoare. Mai mult, este foarte posibil sa nu primiti niciodata raspuns la o scrisoare prin care solicitati o intrevedere cu un japonez; In Japonia, punctualitatea este foarte importanta in cultura de afaceri; intarzierea este considerata ca un gest de o totala impolitete;