Procedura de receptie

Procedura de receptie

l        Procedura de receptie se refera la modalitatea prin care se gestioneaza fluxul de marfa care intra intr-un magazin .

Receptia poate fi de la furnizori pe direct sau de la depozit si este un proces foarte important in activitatea magazinului, ce implica o serie de proceduri,incepand cu verificarea comenzii si terminand cu destinatia finala a produselor.

Receptia este de doua feluri:

-receptie fizica

-receptie informatica

l      Capitolul 1.receptia fizica pe direct

1.1 Pregatirea receptiei-inaintea operatiunii de receptie se actualizeaza codurile gold si se incarca pe scanner urmarind pasii de mai jos(inainte de aplicatia scanner asigurati-va ca ati pozitionat corect scanner-ul in soclu si ca acesta este in meniul asteptare comenzi!!)

se deschide aplicatia scanner prin executia tastei dublu click (conform imaginii de mai jos)

In ecranul care se deschide va aparea caseta de dialog pentru actualizarea codurilor GOLD (aceasta se face o singura data pe zi dimineata). Pentru actualizarea codurilor GOLD se face click pe butonul YES.

Dupa actualizarea codurilor GOLD, sistemul va afisa mesajul de confirmare a actualizarii codurilor GOLD conform ecranului de mai jos unde se confirma prin prin executia click pe tasta OK

in acest monent se poate scoate scanner-ul din soclu.

1.2Actele necesare la receptie pe direct

-in magazinele Profi/Albinuta se livreaza marfa pe avize de transport marfa insotite de doua copi xerox sau cu factura de marfa,dar in acest caz se vor utiliza 4( patru) copi xerox(atentie nu se primesc facturi in original,acestea se trimit de catre furnizor la sediul Profi),atasat, avizele trebuie sa contina declaratii de conformitate si calitate care sa ateste calitatea produselor,precum si certificate sanitare pentru produsele cu atingere animala.    1.2.1Ce urmarim la aviz/factura

-datele de identificare ale furnizorului

-datele de identificare ale cumparatorului

-stampila si semnatura furnizorului

-datele de identificare a delegatului

Receptia fizica se efectueaza dupa verificarea comenzii din meniul gold -receptii/introducere cantitati receptionate

se selecteaza data si se da cautare,

dupa cautare, goldul va afisa lista cu furnizorii care sunt asteptati la livrare in acea zi(vezi imagine)

dupa selectarea furnizorului prin dublu clik se poate viziona comanda ,din acest moment se poate trece la receptia fizica.

1.3 Receptia fizica se face cu cate un furnizor in rampa urmarind cu atentie atat cantitate cat si calitatea produsului.

Pe durata receptiei vom asigura un tranzit rapid catre spatiul de vanzare si depozitare prioritar produselor fresh si mai apoi produselor din alte categorii

1.3.1 receptia cantitativa se face avand grija ca produsul fizic sa fie egal cu numarul de bucati /bax avizat si sa nu depasasca cantitatea de marfa ce apare pe comanda (exeptie fac produsele gestionate la kg la care se accepta toleranta).este de preferat a nu se receptiona cantitati mai mari decat cele comandate,marfa in plus sau sortimente al caror cod de bare nu se regasesc in formularul de comanda (verificarea se va face prin citirea cu scanner-ul din dotare).

1.3.2 Receptia calitativa se face urmarind:    integritatea produsului acesta sa nu fie stramb ,rupt, deteriorat sau unde este cazul devidat.

prezenta etichetei -aceasta sa nu lipseasca de pe produs sa prezinte cod de bare ,descriere in limba romana,

termen de valabilitate acesta trebui sa fie prezent pe produs cat mai vizibil si descifrabil fara urme de stersaturi sau modificari ,sa nu fie scurt!

aspect produs produsul trebuie sa aiba aspect comercial, se urmareste in special culoarea la carnea proaspata si la mezeluri precum si cantitatea de grasime .

ex. la produsele vidate sa zicem kaizer -se verifica procentul de grasime,(daca procentul de grasime este mare produsul se refuza la receptie)

temperatura-este un factor important la receptie,care se aplica in general produselor proaspete si celor care au conditii speciale de transport ex. carnea proaspata,legume-fructe,produse congelate, lactate si mezeluri.Temperatura optima de pastrare si transport este de obicei situata intre 0-4 grade la carenea refrigerata si lactate,exceptie facand produsele congelate ,mezelurile si fructele unde se va verifica certificatul de conformitate care specifica temperatura pentru fiecare produs .

La furnizori de marfa congelata / refrigerata(ex Macromex-livreaza unt si branza feta impreuna cu legume congelate) se urmareste existenta unui separator in masina de transport astfel incat produsele refrigerate sa nu fie inghetate(atentie daca prezinta acele 'ace' specifice formarii de gheata, marfa se refuza).

Daca unul din pasii de mai sus nu sunt respectati in procesul de receptie si anume :(termen scurt de valabilitate ,marfa in plus ,produs deteriorat )vor duce la pierderi in defavoarea magazinului,pierderi ce aduc un aport important in imaginea de ansamblu al magazinului!!

1.3.3 Lipsuri constatate la receptie pe direct

daca se constata diferente de +/-,acestea se vor modifica pe aviz prin taierea cu o linie a cantitatii initiale de pe toate avizele de transport marfa si trecerea in dreapta a cantitatii reale urmate de semnatura receptionerului si cea a delegatului(atentie daca pe aviz nu apar ambele semnaturi , modificarile nu se accepta de catre contabilitate)

1.3.4 Receptie finala

-daca nu au fost constatate lipsuri, sau au fost dar s-a efectuate modificarile pe aviz se poate trece la timbrarea si stampilarea actelor dupa cum urmeaza:un timbru de receptie pe exemplarul albastru iar celelalte doua timbre pe cele doua copi xerox ,exemplarul rosu va purta doar stampila .Exemplarul albastru impreuna cu o copie xerox raman in magazin iar exemplarul rosu plus o copie merge la furnizor .

1.4. Receptia informatica

-este procesul prin care bunurile primite de la furnizori se introduc in sistem pentru a fi gestionate si prelucrate ulterior.

La ce ajuta ?

la gestionarea patrimoniului

-la actualizarea stocurilor

-in procesul de plata catre furnizori

Este important sa introducem receptile la zi?

receptile se introduc obligatoriu in fiecare zi pana la terminarea programului deoarece exista un planing de plata catre furnizor iar acesta se calculeaza din maomentul receptiei,orice intarziere in procesul de introducere duce la aparitia de probleme in contabilitate.

1.4.1 Introducerea unei receptii

din programul gold se alege meniul receptii/introducere cantitati receptionate,(vezi imagine)

se selecteaza data si se da cautare(se poate cauta si dupa nr de comanda aceasta fiind o metoda mai sigura)(vezi imagine)

dupa gasirea comenzii se da dublu click pentru ai intra pe receptie

atentie aceasta trebuie sa aiba statusul asteptare livrare!(vezi imagine)

In meniul de inroducere avem nr de comanda ,cod furnizor,descrierea furnizorului si campul oblibatoriu de Bl! (vezi imagine)

in partea de jos a ecranului avem denumirea produselor ,celula cu cantitatea comandata ,celula cu unitatea de masura pe bax,si celula de introducere a cantitatilor avizate

.Dupa introducerea cantitatilor in coloana de introducere (a 4-a coloana de la stanga la dreapta)atentie produsele gestionate pe kg se introduc pe alta coloana(a 6-a ) si a nr de aviz (BL)se poate valida receptia.

vezi imagine coloana 4

imagine coloana 6

validarea se face apasand validare din fereastara de introducere (vezi imagine)

dupa validare se apasa tasta alaturata de trimitere si se scoate NIR_UL(nota intrare receptie)in doua exemplare (vezi imagine)

1.4.2 modalitatea de sortare a receptiei

-dupa printarea celor doua exemplare nir se face o comparare a avizului cu nir-ul iar daca nu sunt probleme se sorteaza astfel:la exemlarul albastru se atasaza un bon de receptie(nir)si se trimite la contabilitate,copia timbrata impreuna cu un bon de receptie si declaratia de conformitate/calitate se pastreaza in magazin sub forma de arhiva.

Capitolul 2.receptia pe depozit

2.1 acte necesare la livrarea pe depozit

la receptia depozitului se folosesc avize in 3(trei) exemplare ,daca livrarea are doi sau mai multi paleti fiecare palet va fi insotit de un alt aviz .

declaratile de conformitate nu vor fi prezente la aviz deoarece marfa provine din depozitul central iar documentele de calitate se gasesc pe server in fisierul documente magazin .

2.2 receptia fizica

la fel ca si in cazul receptiei pe direct se urmareste cantitatea avizata sa corespunda cu cea fizica si ca produsele sa indeplineasca conditile necesare receptiei(integritata ambalajului,termen de valabilitate)

Singura diferenta fata de receptia fizica pe direct consta in faptul ca anumite produse nu au descriere sau traducere in limba romana si vor trbui aplicate ulterior(lista de produse si etichetele se vor afla separat pe unul din paletii livrati)

2.2.1 lipsuri constatate

total diferit fata de procedura de receptie fizica pe direct , procedura de lipsuri sufera modificari cand este vorba de depozit astfel:in momentul constatarii de lipsuri,inversari sau marfa deteriorata se va completa 'fisa de reclamatie depozit',aceasta trebui sa contina data si numarul avizului de livrare,precum si numarul de fisa al paletului(vezi modelul mai jos)

Dupa completare, fisa se trimite pe e-mail sefului de zona.

2.2.2 receptia finala

dupa terminarea receptiei fizice se stampileasa toate exemplarele avizului si de timbreaza dupa cum urmeaza:doua exemplare stampilate si timbrate merg la delegatul din partea depozitului iar al trei-lea exemplar stampilat si timbrat ramane in magazin .

3. receptia informatica

se trage automat de catre sistem si se poate scoate din programul gold meniul-receptii/prelucrare receptie, se scoate NIR-ul un singur exemplar si se atasaza la aviz/avize.

Capitolul 3.alte proceduri de receptie

l        3.1 Receptia produselor de consum intern

se face fizic urmarind cantitatea livrata sa corespunda cu cantitatea avizata,avizul sa fie insotit de declaratie de conformitate

3.1.2 receptia finala

-se stampileaza exemplarul albastru(singurul exemplar)nu se pune timbru.

exemplarul albastru se trimite prin cargus in atentia Adrianei Bota sir o capie a exemplarului se pastreaza in magazin in mapa cu avize consum intern

l        3.2.Retur la furnizor

prin procedura de receptie se pot returna produse furnizorilor care accepta retur in doua forme

1 retur prin contract

2 retur planificat de catre centrala

Returul prin contract se refera la acei furnizori care au stabilit la semnarea contractlui acceptarea returului in anumite forme-marfa deteriorate

-marfa expirata,

Si returul planificat de catre centrala care se refera la returul anumitor categorii de marfa ex in-out,sezoniera etc.

3.2.1Modalitatea de completare a actelor

la retur se folosesc avizele magazinului care se gasesc in trei exemplare(albastru ,rosu,verde)

Pe aviz vor aparea:denumirea furnizorului in partea din stanga(magazine) si denumirea cumparatorului(furnizor) in partea dreapta.

Pe aviz se completeaza denumirea si cantitatea produselor cat si a codului de bare (cat mai descifrabil)dupa trecerea tuturor produselor ,avizul se inchide cu o bara orizontala pentru a se evita riscul completarii ulterioare).

RETURUL FINAL

Dupa stampilarea ,semnarea si timbrarea avizelor ,se completeaza de catre delegat in spatiul destinat si se semneaza de primire,apoi exemplarul albastru se da furnizorului.

3.2.2 returul informatic

returul in sistemul informatic se face din GOLD meniul-retur furnizor/gestiune retururi

se apasa tasta + pentru alegerea furnizorului ,apoi se introduce codul furnizorului sau denumirea.Dupa selectarea furnizorului se completeaza campurile obligatorii,unul cu tipul de retur iar celalalt cu nr de aviz.

Dupa efectuarea pasilor de mai sus se trece la adaugarea produselor ,adaugand linii cu ajutorul butonului +.Pentru inchiderea avizului se apasta tasta validare urmata de tasta expediere din ecranul gold afisat,si printare a doua exemlare de nir.

3.2.3 arhivarea returului

se face astfel:

-exemplarul rosu si o copie a nir-ului merge la contabilitate iar exemplarul verde si o copie a nir-ului raman in magazine.

l        3.3Transfer intre magazine

se poate utilize de cate ori este necesar transferul de marfa dintr-un magazine in altul ,cu acordul magazinului si cu aprobarea sefului de zona.

3.3.1 Modalitatea de completare

-transferul se face pe avize (cele folosite si la retur) pe care se va nota in zona de sus magazinul care transfera si adresa si numarul magazinului care primeste.Atentie la transferul intre magazine nu se folosesc timbre de receptie!!

se trece denumirea produselor ,cantitatea si codul de bare ,exemplarul albastru ramane in magazin iar ex.rosu si verde impreuna cu marfa vor merge la magazinul care a fost desemnat sa primeasca transferul.

3.3.2 Introducerea transferului

Se face in gold din meniul -transfer/creare cerere de transfer(vezi imagine)

de catre magazinul care primeste (atentie nu se creaza de catre magazinul care a emis transferul) folosind tasta + iar apoi se allege din campurile ferestrei site-ul retea unde se introduce nr magazinului si casuta cu motiv(900 transfer urmare a ofertei)apoi utilizand tasta + se introduc produsele apoi se valideaza,si se trimite un exemplar al nirului pe e-mail magazinului care a trimis transferul.

Inchiderea transferului se face de catre magazinul care a dat transferul dupa primitea nir-ului de la magazinul care a primit si numai dupa verificarea corectitudinii de introducere se valideaza din meniul receptii/receptie marfa in curs de transport.

3.3.3ARHIVAREA

magazinul care a primit transferul stampileaza exemplarul rosu(pentru existenta ambelor stampile)ii atasaza nir si il trimite la contabilitate,ex verde si o copie a nirului ramane in magazine.