Controlul

1. Definire. Clasificarea controlului

Controlul este procesul de monitorizare a activitatilor pentru ca managerul sa se asigure ca acestea sunt planificate si realizate corect, fara deviatii semnificative. Un sistem de control eficace conduce la realizarea corecta a activitatilor si la atingerea scopurilor si obiectivelor propuse.

Scopurile cu care se realizeaza controlul sunt:

adaptarea la schimbarile aparute in mediu

limitarea erorilor

conducerea activitatilor complexe

minimizarea costurilor.

Clasificarea controlului se poate face dupa mai multe criterii:

- din punct de vedere al momentului in care se face controlul, deosebim:

control inaintea inceperii activitatii – se face cu scopul de a preveni problemele. Este cel mai bun tip de control deoarece previne in loc sa corecteze. Din pacate este greu de realizat deoarece necesita informatie corecta si in timp util;

control in timpul procesului – se realizeaza pe parcursul activitatii. Daca este realizat corect, managerii pot corecta erorile fara costuri prea mari;

control de tip “feedback” sau control dupa terminarea procesului. Cea mai mare problema a acestui tip de control este ca managerul are informatia dupa ce a aparut o avarie / problema / pierdere;

- dupa resursele si activitatile controlate avem:

control tehnic – tehnologic;

control economic;

control financiar;

- dupa cuprinderea in control a obiectivelor urmarite:

control total;

control selectiv (prin sondaj);

- dupa scopul urmarit:

control de conformitate;

control de pilotaj;

control de adaptare;

control compensator;

- dupa apartenenta celor care executa controlul avem:

control propriu;

control exterior;

- din punct de vedere al executantilor controlului, putem avea:

autocontrol;

control de specialitate;

- dupa modul de executie, exista:

control direct;

control indirect;

control incrucisat;

- dupa baza legala de executie, controlul poate fi:

control normativ;

control practic;

control teoretic.

2. Etapele procesului de control

Etapele procesului de control sunt:

a. Masurarea performantelor actuale

Cum? Exista mai multe surse de informatii prin care un manager poate sa masoare performantele subordonatilor, si anume: observatia personala, rapoarte statistice ale activitatilor din domeniul respectiv, rapoarte scrise sau orale ale subordonatilor.

Ce? Elementele supuse controlului valabile pentru toate tipurile de manageri se refera la: satisfactia subordonatilor, veniturile obtinute, rata absenteismului, costurile, profitabilitatea, productivitatea, dezvoltarea personalului, etc. Fiecare categorie de manageri trebuie, pe de alta parte, sa masoare elementele specifice domeniului sau, de ex.:

managerul de productie: cantitatea de produse / zi / ora, procentul rebuturilor, indeplinirea normelor, etc.

managerul de marketing: cota de piata detinuta / obtinuta in urma unei campanii, rata profitului pe fiecare produs, numar de clienti ai fiecarui agent de vanzari, etc.

Exista si domenii de activitate in care performantele pot fi foarte dificil masurate cantitativ, de exemplu, performantele angajatilor din compartimentul de cercetare-proiectare.

b. Compararea performantelor cu standardele

In aceasta etapa se determina diferenta dintre performantele actuale si standardele existente. Evident, exista limite intre care se accepta deviatiile, pentru unele performante mai mari, pentru altele mai mici.

c. Corectarea abaterilor (devierilor)

Exista mai multe tipuri de actiuni corective, si anume:

actiuni de corectie imediata – se iau cu scopul de a readuce performanta intre limitele acceptate

actiuni corective de baza – se determina cum si de ce au aparut devierile de performanta si se corecteaza cauza devierii

revizuirea standardelor – se realizeaza in situatia in care devierile apar datorita unor standarde nerealiste.

Atributele unui sistem de control eficient

1.   Este precis – un sistem de control care furnizeaza informatie imprecisa poate duce la greseli

2.   Se executa in timp util – cea mai buna informatie poate sa nu aiba nici o valoare daca este veche.

3.   Este economic – trebuie sa merite efortul. Pentru a minimiza costurile acestuia, managerii trebuie sa incerce sa impuna doar un control minim necesar pentru a obtine rezultatele dorite (fig. 1).

4.   Este flexibil – sistemele de control trebuie sa fie suficient de flexibile pentru a ajusta diversele schimbari aparute si pentru a obtine avantaje in cazul unor noi oportunitati.

5.   Este inteligibil – sistemele de control care nu sunt intelese nu au nici o valoare. Ele pot provoca erori nedorite, demotiva angajatii sau pot fi ignorate.

6.   Utilizarea unor criterii rezonabile – standardele trebuie sa fie provocatoare. Daca sunt prea greu de atins – duc la demotivare, iar daca sunt prea usor de atins – nu reprezinta o provocare si un stimulent pentru a atinge performante superioare.

7.   Punctele de control sunt corect plasate – nu poate fi controlat totul si chiar daca s-ar putea, costurile nu ar fi justificate. De aceea controlul trebuie sa acopere activitatile critice – operatiile, activitatile si evenimentele cele mai importante sau unde apar cele mai dese variatii.

8.   Trebuie sa fie axat in principal pe exceptii – trebuie stabilite limitele de variatii acceptabile.

9.   Utilizeaza criterii multiple – de obicei, angajatii vor incerca sa “iasa bine” la acele variabile de performanta pentru care stiu ca sunt controlati. Daca nu se utilizeaza un sistem de control cu multiple dimensiuni, performantele generale vor scadea datorita focalizarii inguste a angajatilor. De asemenea, performantele pot fi rareori evaluate corect masurand un singur indicator.

10.    Prevede actiuni corective – un sistem de tipul “daca-atunci”.

Fig. 1. Exemplu de relatie intre costul controlului si venituri

Rezistenta angajatilor la control apare atunci cand subordonatii se simt prea mult controlati, cand considera focalizarea controlului incorecta si atunci cand nu se simt bine sa fie permanent evaluati. Pentru a preintampina rezistenta la control a angajatilor, acestia sunt incurajati sa participe la planificarea / realizarea sistemului de control si dezvoltarea unor proceduri de verificare.

La stabilirea sistemului de control pe care il vor realiza, managerii trebuie sa tina cont de urmatoarele aspecte:

se poate pune un accent prea mare pe unele probleme, accent care se va mentine un termen scurt

pot creste frustrarile angajatilor

poate fi incurajata falsificarea rapoartelor

se poate focaliza pe anumite domenii inguste

poate fi vazut ca un obiectiv in sine si nu ca instrument care contribuie la cresterea performantelor.

Termeni cheie

Controlul

Sistemul de control

Etapele controlului

Tipuri de control

Atributele controlului

Rezistenta la control