CARNETUL DE MUNCA

CARNETUL DE MUNCA

LEGISLATIE:

ORDINUL NR. 136 din 26 iulie 1976 pentru aprobarea metodologiei de intocmire, completare, pastrare si evidenta a carnetului de munca.

DECRETUL NR. 92 din 16 aprilie 1976 privind carnetul de munca.

I.        INTOCMIREA, COMPLETAREA, PASTRAREA SI EVIDENTA CARNETULUI DE MUNCA

Carnetul de munca este actul oficial prin care se dovedeste vechimea in munca, vechimea in functie, meserie sau specialitate; timpul lucrat in locuri de munca cu conditii deosebite, salariul de baza si alte drepturi ce se includ in acesta, in raport cu care se stabilesc si se acorda drepturile de personal.

In carnetul de munca se inscriu, de asemenea, datele privind starea civila, pregatirea scolara si profesionala a titularului.

In afara de calificarea sa ca act oficial, carnetul de munca intruneste si alte caracteristici: se intocmeste numai pentru salariatii angajati pe baza de contract de munca si pentru membrii cooperativelor mestesugaresti; pentru fiecare persoana se intocmeste un singur carnet de munca. Fiind un act personal al titularului, carnetul de munca nu poate fi cedat sau instrainat, el fiind pastrat de unitate atata timp cat titularul este angajat in munca si poate fi retinut numai de catre organul de urmarire penala, pentru cercetari in legatura cu datele pe care le cuprinde si cu obligatia acestui organ de a elibera unitatii sau titularului, dovada de retinere.

Intocmirea, rectificarea, eliberarea duplicatului si pastrarea carnetului de munca

Carnetul de munca se intocmeste in termen de 30 zile de la data incadrarii in munca.

Obligatia de intocmire, completare si pastrare a carnetelor de munca revine:

regiilor autonome, societatilor comerciale cu capital integral de stat, institutiilor publice, unitatilor bugetare pentru personalul propriu

Inspectoratele teritoriale de munca - pentru salariatii urmatoarelor categorii de angajatori:

a)     persoanele fizice

b)     societatile comerciale cu capital privat

c)     asociatiile cooperatiste

d)     asociatiile familiale

e)     asociatiile, fundatiile, organizatiile sindicale si patronale

f)      orice alte organizatii care sunt constituite si functioneaza potrivit legislatiei romane.

La solicitarea unor angajatori care au posibilitatea pastrarii si completarii carnetelor de munca ale salariatilor, inspectoratele teritoriale de munca pot aproba ca aceste operatiuni sa fie efectuate de acestia sau de catre societatile comerciale specializate. Angajatorii respectivi au insa, printre alte obligatii, pe langa acea de a prezenta carnetele de munca la Inspectoratele teritoriale de munca, la incetarea contractelor individuale de munca, in vederea certificarii efectuate.

Oficiul muncii din subordinea Ministerului Muncii, Solidaritatii Sociale si Familiei, pentru salariatii - cetatenii romani - incadrati la misiunile diplomatice ori oficiile consulare, precum si la reprezentantele din Romania ale unor firme straine.

Reguli generale privind intocmirea, completrea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca

Intocmirea, completarea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca sunt in sarcina unui personal anume desemnat.

Formularele de carnete de munca - unicatele si duplicatele se elibereaza in conformitate cu regulile prevazute de lege.

In unitati, ele se pastreza in conditii care sa preintampine sustragerea si degradare lor (incaperi uscate, dulapuri metalice cu dispozitive de inchidere etc). In caz de schimbare a acestui personal, se procedeaza la inventarierea carnetelor de munca, iar predarea lor se face pe baza de proces-verbal; cel in cauza poate fi descarcat de pastrarea si evidenta acestora numai dupa aprobarea procesului-verbal de catre conducatorul unitatii sau de persoana delegata de conducerea unitatii.

La reincadrarea in munca, unitatea este obligata sa ceara, iar cel in cauza sa depuna carnetul de munca. Orice modificari intervenite in executarea contractului de munca se inscriu in carnetul de munca in termen de 15 zile de la data producerii lor; in acelasi timp se inscriu si schimbarile intervenite in ceea ce priveste starea civila, pregatirea scolara si pregatirea profesionala a titularului, acesta fiind obligat sa prezinte actele care atesta astfel de schimbari.

Actele pe baza carora se intocmeste carnetul de munca si reconstituirea vechimii

Cu titlu de regula generala, datele privind activitatea depusa pe baza unui contract de munca se inscriu in carnetul de munca dupa cum acestea rezulta din contract sau actele (inscrisurile) originale eliberate de unitati pe baza documentelor pe care acestea le detin in conformitate cu art. 11 alin. 1 din Decretul nr. 92/1976.

In conformitate cu prevederile art. 11 alin. 2 si 3 si Decretul nr. 92/1976 se vor putea efectua inscrieri in carnetul de munca numai pe baza actelor care indeplinesc urmatoarele conditii:

a)     au denumirea unitatii, poarta numarul si data eliberarii si au stampila unitatii.

b)     sunt semnate de catre persoana care angajeaza unitatea ca persoana juridica in raporturile cu tertii sau de catre persoana delegata in acest scop de catre conducerea unitatii.

c)     precizeaza perioada in care s-a lucrat cu specificarea expresa a datei de incepere si incetare a raportului de munca

d)     au mentiunea naturii contractului de munca - incheiat pe durata determinata sau pe durata nedeterminata

e)     daca este cazul, cuprind specificarea faptului ca incadrarea a intervenit prin transfer in interesul serviciului sau la cererea persoanei interesate

f)      mentioneaza temeiurile legale pe baza carora a avut loc dupa caz, incheierea, modificarea sau incetarea contractului de munca

g)     precizeaza functia, meseria sau specialitatea in care s-a prestat munca, salariul de baza, precum si alte drepturi care se include intr-acesta.

h)     mentioneaza, dupa caz locurile de munca cu conditii deosebite care dau dreptul la incadrarea in grupele I si II de munca la pensie pana la aparitia Legii nr. 19/2000 si conditii speciale dupa aparitia Legii nr. 19/2000.

In conformitate cu art. 19 din Decretul nr. 92/1976, prin acte originale se dovedeste si pregatirea scolara precum si pregatirea profesionala (diplome de absolvire, certificate de calificare, atestate de specializare).   

Actele care indeplinesc conditiile prevazute de art. 11 din Decretul nr. 92/1976 vor fi vizate pentru inscrierea in carnetul de munca de catre jurisconsultul unitatii ori de alta persoana cu pregatire corespunzatoare delegata de conducerea unitatii.

Actele originale de studii si calificare, certificatele de stare civila si livretul militar nu se vizeaza.

Actele originale in baza carora s-au efectuat inscrierile in carnetul de munca se restituie titularului, unitatea pastrand copiile certificate pentru conformitate cu originalul si vizate. Nu se fac copii dupa certificatele de stare civila (art. 13 din Decretul nr. 92/1976).

Avand in vedere drepturile si obligatiile corelative care se nasc pe baza inscrierilor din carnetul de munca persoanele care au atributii in acest sens raspund disciplinar, contraventional, material sau civil, sau, dupa caz, penal, in conditiile prevazute pentru fiecare forma in parte a raspunderii juridice mentionate.

De asemenea, titularii carnetelor de munca sau orice alte persoane - altele decat cele prevazute la art. 22 alin. 1 - care falsifica carnetele de munca sau fisa de pensie, prin contrafacerea inscrierii ori subscrierii, sau prin alterarea lor in orice mod, ori inscriu in aceste documente acte privind atestarea unor fapte sau imprejurari care nu corespund realitatii se sanctioneaza in conformitate cu dispozitiile cuprinse in Codul penal.

Reconstituirea vechimii

Conform art. 14 alin. 1 din Decretul nr. 92/1976 in cazul cand se dovedeste cu acte ca arhivele au fost distruse este posibila reconstituirea datelor privind: activitatea depusa pe baza unui contract de munca, functia, meseria sau specialitatea.

In temeiul dispozitiilor art. 14 alin. 2 din Decretul nr. 92/1976, pot solicita reconstituirea unor situatii prevazute la art. 14 alin. 1 persoanele care depun activitate pe baza unui contract de munca, cadre permanente ale Ministerlui Apararii Nationale si Ministerului de Interne sau membrii cooperativelor mestesugaresti.

Reconstituirea vechimii in munca se face de catre instantele judecatoresti competente. Persoana care solicita reconstuirea trebuie sa alature cererii sale documente din care sa rezulte o dovada (o adeverinta de salariu pentru o anumita perioada, o legitimatie de serviciu, etc.), ca intre parti a existat un raport de munca, precum si probe privind imposibilitatea obtinerii actelor necesare pentru dovedirea situatiilor ce urmeaza a fi stabilite de instanta de judecata. In cerere se vor indica cel putin doua persoane pentru fiecare perioada reconstituita, dintre cele care dovedesc cu acte ca au lucrat in aceeasi perioada si unitate cu solicitantul.

Gestionarea si pastrarea carnetelor de munca

Carnetul de munca este actul oficial prin care se dovedeste vechimea in munca, in functie sau in meserie, nivelurile salariale pentru fiecare functie, precum si timpul lucrat in locuri de munca grupa I si II, timpul nelucrat ca urmare a concediilor fara plata, invoirilor sau absentelor nemotivate. Din datele inscrise in carnet rezulta si alte drepturi prevazute in contract ( spor de vechime in munca exprimat in procente, spor pentru conditii periculoase exprimat in suma fixa, spor pentru conditii grele exprimat in procente, s.a. ).

Carnetul de munca se intocmeste numai pentru persoanele angajate cu contract induvidual de munca. Carnetul este al salariatului, deci este un act personal si pe perioada derularii contractului, carnetul de munca se pastreaza la societatea unde salariatul lucreaza. Fiecare societate detinatoare de carnete de munca este obligata sa asigure gestionarea si pastrarea corecta a acestora conform cu prevederile legale.

Carnetele de munca se pastreaza in dulapuri metalice, in casete distimcte de dosarele de personal, iar pe coperta acestora se trece numarul matricol, avand acelasi numar de ordine rezultat din registrul de evidenta.

In situatia predarii gestiunii de catre un inspector de resurse umane altuia, obligatoriu se va intocmi proces verbal de predare - primire. Cel ce preda va mentiona clar numarul carnetelor de munca predate, registrul de personal operat la zi, precum si stagiul operarii in carnete a modificarilor produse in contractele angajatilor.

Daca angajatul si-a incetat activitatea, impreuna cu nota de lichidare va prelua si carnetul de munca sub semnatura. La noua societate este obligat sa-l prezinte la incadrare. De regula nici o incadrare, respectiv incheierea contractului nu se realizeaza fara prezentarea carnetului.

In situatia lipsei acestuia , angajatul va da declaratie pe propria raspundere ca nu detine un carnet de munca. Aceasta delaratie se va anula in momentul in care se va obtine de la Inspectoratul Teritorial de Munca carnetele de munca pe care societatea le va cumpara pentru noii angajati care nu au un carnet. Pentru a cumpara aceste carnete de la Inspectorat, societatile care au angajat persoane care nu au avut pana la acea data intocmite carnete vor intocmi o adresa din care trebuie sa rezulte nominal persoanele care nu au carnete, data angajarii lor, numarul si data contractelor de munca inregistrate la Inspectorat cat si functia/meseria lor. Aceasta adresa va fi vizata de referentul de specialitate din Inspectorat la care este repartizata societatea respectiva, dupa care inspectorul de resurse umane, de la caseria Inspectoratului va ridica toate carnetele de munca solicitate, sub semnatura.

In caz de pierdere, furt sau distrugere a carnetului de munca: se va elibera celui in caz un carnet de munca duplicat, de catre ultima unitate la care acesta a lucrat sau lucreaza. Eliberarea duplicatului se face numai dupa publicarea pierderii acestuia in Monitorul Oficial si numai pe baza aprobarii date ca urmare a cererii titularului sau unitatii, din care sa rezulte imprejurarile in care s-a produs pierderea, degradarea sau, dupa caz, distrugerea carnetului de munca. Carnetul de munca duplicat se intocmeste in acelasi mod ca si carnetul de munca original, pe prima pagina a acestuia mentionandu-se "duplicat'', precum si numarul si seria carnetului de munca original.

La incetarea definitiva a activitatii in vederea pensionarii, indiferent sub ce forma, carnetul de munca se transmite impreuna cu dosarul de pensionare la Casa de Pensii. Dupa obtinerea deciziei de pensionare inspectorul de resurse umane va opera incetarea contractului de munca in carnetul de munca.

Inregistrarea actelor de stare civila, studii, calificari, speciaizari, pregatire profesionala

Actele pe baza carora se fac inscrieri in carnet, privind activitatea desfasurata, vor cuprinde: denumirea unitatii si perioada in care s-a lucrat, cu indicarea datei de incepere si de incetare a raportului de munca, precum si precizarea modului de incadrare - pe durata determinata sau nedeterminata, prin transfer in interesul serviciului sau la cerere - in toate cazurile cu mentionarea temeiurilor legale pe baza carora a avut loc incadrarea, modificarea sau incetarea contractului de munca; de asemenea, in acte se vor mentiona si functia, meseria sau specialitatea exercitata, retributia taifara de incadrare precum si alte drepturi ce se include in aceasta si, dupa caz, locurile de munca care dau dreptul la incadrarea in grupele I si II de munca la pensie.

Actele vor purta numar, data eliberarii, stampila unitatii, precum si semnatura celui care angajeaza unitatea sau a persoanei delegate in acest sens de conducerea unitatii.

Perioadele de timp lucrate in strainatate de cetatenii romani se dovedesc cu acte originale emise de unitatile la care s-a desfasurat activitatea sau prin mijloacele prevazute in conditiile incheiate intre Romania si statele respective.

Pregatirea scolara si cea profesionala se dovedeste si se inscrie in carnetul de munca cu actele originale de studii si calificare.

Se considera acte de calificare, dupa caz: diploma sau certificatul de absolvire a scolilor profesionale si a uceniciei la locul de munca, potrivit dispozitiilor legale; diploma sau certificatul de absolvire a liceelor de specialitate; diploma de absolvire a scolilor de specializare postliceala si a scolilor de maistri; diploma sau certificatul eliberat de institutele de invatamant superior.

Actele originale pe baza carora se fac inscrieri in carnetul de munca vor fi verificate, in ce priveste indeplinirea conditiilor legale de valabilitate - inainte de inscrierea in carnetul de munca - si vizate de catre jurisconsultul care asigura asistenta juridica a unitatii. Actele originale de studii si calificare, certificatele de stare civila si livretul militar nu se vizeaza. Actele originale in baza carora s-au facut inscrierile in carnetul de munca se restituie titularului. Copiile se pastreaza de unitate.

Situatiile prevazute in capitolele formularului carnetului de munca se inscriu in limba romana, cu tus negru sau cerneala tipografica, citet, fara stersaturi, pe baza dovezilor prevazute de lege, aplicandu-se la locul aratat in formular, parafa cu numele, prenumele si functia persoanei care intocmeste si completeaza carnetul.