Consideratii teoretice privind registrul general de evidenta a salariatilor

Consideratii teoretice privind registrul general de evidenta a salariatilor

O noutate adusa de Codul muncii consta in obligatia fiecarui angajator de a infiinta registrul general de evidenta al salariatilor. Astfel, Legea nr. 53/2003, arata in art. 34 alin. 1 ca "fiecare angajator are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor".

Asa cum s-a aratat in literatura de specialitate (Alexandru Ticlea - Acte normative noi. Codul muncii, in Revista Romana de Dreptul muncii, nr. 1/2003, p. 7- 26), infiintarea acestui registru este binevenita, avand in vedere abrogarea Decretului nr. 92/1976 incepand cu data de 1 ianuarie 2004 si, deci, eliminarea carnetelor de munca care vor fi restituite titularilor, potrivit art. 296 alin. 2 din Codul muncii, pe parcursul anului 2003, in mod esalonat.

Alte opinii (Ion Traian Stefanescu, Serban Beligradeanu - Prezentare de ansamblu si observatii critice asupra noului Cod al muncii) considera scoaterea din uz a carnetelor de munca nu este numai nejustificata, ci chiar o masura cu un grav impact negativ, pe considerentul ca "se inlesneste oricarei persoane care doreste, la un moment dat, sa se angajeze, sa omita din al ei curriculum vitae, una sau mai multe perioade cat a lucrat, ca salariat, la alti angajatori, perioade care au luat sfarsit prin concediere pentru motive disciplinare, de necorespundere profesionala etc., si astfel, pe calea dolului prin reticenta, sa vicieze vointa viitorului angajator cu privire la incheierea contractului individual de munca".

Cu toate acestea, angajatorul, in conformitate cu dispozitiile art. 29 alin. 4 din Codul muncii, poate cere informatii in legatura cu persoana care solicita angajarea de la fostii sai angajatori. Desi textul de lege arata ca asemenea informatii nu pot fi cerute decat numai cu privire la functiile indeplinite si la durata angajarii, aceste informatii vizeaza, cel putin indirect, si motivul pentru care a incetat raportul de munca la fostul angajator, noul angajator putand preintampina o situatie avuta in vedere de opinia exprimata mai sus, scopul informatiilor nefiind decat acela de a aprecia capacitatea de a ocupa postul de catre solicitant.

Metodologia de intocmire a registrului general de evidenta a salariatilor, inregistrarile care se efectueaza, precum si orice alte elemente in legatura cu intocmirea acestora au fost stabilite prin Hotararea Guvernului nr. 247/2003 privind intocmirea si completarea registrului general de evidenta a salariatilor.

In conformitate cu art. 4 alin. 1 al acestui act normativ, registrul se intocmeste in regim tipizat, conform modelului prevazut in anexa nr. 1, al acestui act normativ, si devine document oficial de la data inregistrarii.

Astfel, un asemenea document, desi intocmit pentru salariati, nu este un document al salariatului sau la Inspectoratului teritorial de munca, ci un act oficial al angajatorului.

Prima pagina a registrului cuprinde elementele de identificare a angajatorului, numarul de inregistrare la inspectoratul teritorial de munca, precum si numarul de file ale registrului. Se poate aprecia ca daca intocmirea, completarea, pastrarea si evidenta carnetelor de munca erau in sarcina unui personal anume desemnat, acest personal se va ocupa in continuare de evidenta salariatilor, in noile conditii.

Registrul se numeroteaza pe fiecare pagina si va purta obligatoriu pe toate paginile stampila inspectoratului teritorial de munca.

La solicitarea inspectoratului teritorial de munca, registrul se intocmeste si in format electronic. O asemenea solicitare consideram ca trebuie sa fie si in concordanta cu dispozitiile Legii nr. 202/2003 privind stabilirea cadrului general de colectare a datelor statistice.

Evidenta registrelor la inspectoratul teritorial de munca se face intr-un registru special, conform modelului prevazut in anexa nr. 3.

Angajatorul are, potrivit art. 5, obligatia completarii registrului in ordinea incheierii contractelor individuale de munca. O asemenea prevedere este de natura a evita eventualele abuzuri ale angajatorilor care nu ar opera in registru, sau ar opera cu intarziere, situatii de natura sa-l prejudicieze pe angajat.

Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariatilor, data incheierii contractului, data inceperii activitatii, modificarea si suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii exprimata in ore/zi, ocupatia (functia si/sau meseria), salariul de baza prevazut la data incheierii contractului, data si temeiul legal in baza caruia inceteaza contractul. Fata de asemenea prevederi, este justificata opinia conform careia, registrul general de evidenta a salariatilor constituie un carnet de munca colectiv, care inlocuieste carnetele individuale (Alexandru Ticlea, op. cit., p. 7-26).

Inscrierile se efectueaza la data incheierii, modificarii sau suspendarii contractului individual de munca, precum si la data emiterii actului privind incetarea contractului individual de munca. Daca in privinta modificarii contractului individual de munca, Decretul nr. 92/1976 prevedea inscrierea acestora in carnetul de munca in termen de 15 zile de la data producerii lor, reglementarea de fata nu mai arata un asemenea termen, insa este evident, fata de textul art. 5 alin. 3, ca asemenea mentiuni trebuie facute imediat ce s-a luat masura in cauza, intr-un termen rezonabil.

Corectarea erorilor materiale din cuprinsul registrului se face prin bararea datelor inscrise eronat, astfel incat sa se poata citi vechea inregistrare, inscriindu-se dedesubt in culoare rosie datele exacte. In cazul in care inscrierea nu se poate face dedesubt, se bareaza intregul rand si se face trimitere la noul rand care contine datele exacte.

Se poate observa ca este vorba de o rectificare a unor inscrieri eronate ori facute fara respectarea dispozitiilor legale, operatiune care poate fi facuta fie la cererea titularului fie din oficiu de catre angajator. Daca reglementarea anterioara privind carnetul de munca prevedea ca refuzul de a se efectua rectificarile putea fi atacat cu plangere la instanta in termen de 30 de zile de la data comunicarii acestui refuz (Alexandru Ticlea, Constantin Tufan - Dreptul muncii, editura Global Lex, Bucuresti, 2001, p. 338), actul normativ care reglementeaza regimul registrului de evidenta a salariatilor, nu arata o posibilitate de acest gen, insa, o asemenea situatie, fiind in legatura cu executarea contractului individual de munca este cenzurabila de instantele judecatoresti competente sa solutioneze litigiile de munca.

Daca dispozitiile Decretului nr. 92/1976, arata ca aprobarea pentru pastrarea carnetelor de munca se da numai dupa o prealabila verificare din care sa rezulte ca angajatorul are posibilitatea dea tine o corecta evidenta a muncii prestate de salariati, art. 6 din reglementarea analizata prevede ca, registrul se pastreaza la (numai n.n.) la sediul sau domiciliul angajatorului, dupa cum acesta are calitatea de persoana juridica sau persoana fizica.

Dosarul personal al salariatului cuprinde cel putin: actele necesare angajarii, contractul individual de munca care va cuprinde salariul si elementele constitutive ale acestuia potrivit legii, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca, precum si orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarilor din registru.

La solicitarea salariatului, potrivit art. 7 alin. 4, angajatorul este obligat sa ii elibereze o copie a dosarului personal, precum si a filei din registru care cuprinde inscrieri referitoare la acel salariat. Deoarece nici acest text de lege si nici norma generala prevazuta de art. 34 alin. 5 din Codul muncii nu distinge, in mod corect s-a apreciat in literatura de specialitate (I.T.Stefanescu, S. Beligradeanu - op. cit., p. 5-84) ca angajatorul este obligat sa ii elibereze salariatului un astfel de document, oricand, chiar si dupa incetarea contractului sau individual de munca.

Registrul se pune la dispozitie inspectorului de munca sau altor autoritati publice, la solicitarea acestora, in conditiile legii. Inspectorul de munca are dreptul de a retine registrul pentru o perioada de maximum 10 zile lucratoare in vederea verificarii completarii corecte a acestuia, in concordanta cu documentele existente in dosarul personal al salariatului.

Inspectoratul teritorial de munca poate aproba, la cererea motivata a angajatorului, inregistrarea unui nou registru numai in urmatoarele situatii: a) registrul existent este completat in intregime; b) registrul a fost pierdut sau distrus; c) registrul a fost deteriorat, iar completarea acestuia cu noi date nu se mai poate face. O asemenea enumerare, prevazuta de art. 9 alin. 1 din reglementarea analizata, nu poate fi decat limitativa, cu alte cuvinte, in nici o alta situatie nu se poate inregistra un nou registru la Inspectoratul teritorial de munca.

Cererea se depune in termen de 3 zile lucratoare de la data intervenirii situatiilor prevazute mai sus. Durata redusa a termenului se justifica prin necesitatea de a nu se prelungi incertitudinea juridica cu privire la situatia salariatilor inscrisi de catre angajator in registrul general de evidenta.

In cazul in care registrul a fost deteriorat, datele cuprinse in acesta se copiaza in noul registru in termen de 5 zile lucratoare de la data inregistrarii noului registru. Registrul deteriorat se depune la inspectoratul teritorial de munca in termen de 5 zile lucratoare de la data completarii noului registru.

In situatia in care registrul a fost pierdut, distrus sau datele nu mai sunt lizibile, angajatorul are obligatia de a reface inscrierile, in termen de 10 zile lucratoare, pe baza documentelor existente la dosarul personal.

Prin Hotararea Guvernului nr. 578/2003 s-au adus modificari acestei reglementari, in sensul ca unitatilor fara personalitate juridica carora li s-a delegat competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca, li se poate delega si competenta infiintarii acestor registre.

Nu sunt obligate sa infiinteze un asemenea registru misiunile diplomatice, oficiile consulare straine cu sediul in Romania, precum si reprezentantele din Romania ale persoanelor juridice straine pentru perioadele in care contractele individuale de munca incheiate cu cetatenii romani se inregistreaza la Oficiul Muncii. Acest Oficiu functioneaza in subordinea Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale, fiind infiintat prin Hotararea Guvernului nr. 434/1990, care are potrivit art. 11 din Legea 130/1999 are si obligatia de a pastra carnetele de munca ale acestor categorii de personal.

Registrul de evidenta al salariatilor va permite, fara indoiala, nu numai controale operative si eficiente din partea inspectorilor de munca, a modului in care angajatorii respecta legislatia muncii in privinta incheierii, executarii, modificarii si incetarii contractelor individuale de munca, dar si posibilitatea de a fi atesta vechimea in munca, meserie sau specialitate, prin eliberarea unei adeverinte sau a unei copii de pe o fila din acest registru, fila care intereseaza salariatul in cauza.