Descrierea postului

DESCRIEREA POSTULUI

Angajatii unei societati sunt foarte sensibili la interesul pe care ceilalti il manifesta fata de munca lor. Puterea angajatilor in situatia de a stii ce fac, pentru ce fac si cum trebuie facut este unul din obiectivele descrierii postului.

Descrierea postului se bazeaza pe concluziile rezultate in urma analizei postului, incluzand informatii referitoare la elementele ce caracterizeaza postul respective, precum silista principalelor sarcini si responsabilitati.

Cand se efectueaza descrierea unui post se au in vedere doua aspecte: reactia managerului si reactia angajatilor.

Reactia managerului : managerul considera ca pentru a lucra in cunostiinta de cauza, fiecare angajat trebuie sa cunoasca sis a inteleaga modul in care trebuie efectuata munca. El apreciaza ca orice actiune este si o creatie personala, necesitand si o recompensa morala si una financiara, iar pentru aceasta, este necesar a se cunoaste utilitatea muncii proprii.

Reactia angajatilor: angajatii pot fi interesati, din curiozitate sau din dorinta de a sti sa actioneze, indiferenti sau nemultumiti fata de intentiile managerului de a face descrierea posturilor pe care ei le ocupa.

Continutul descrierii postului

Prin descrierea postului se apreciaza indatoririle postului, modul de indeplinire al acestora, necesitatea postului si codul. Descrierea postului este compusa din doua parti:

-identificarea postului- ce consta in stabilirea rolului si pozitiei acestuia, precum si precizarea atributiilor ce ii revin,

-specificarea postului- prin care se precizeaza cerintele privind educatia, experienta, trasaturile de presonalitate, aptitudinile necesare noului angajat in vederea ocuparii postului.

Descrierea postului se elaboreaza la fel atat in intreprinderile mici cat si in cele mari, cu mii de angajati. Diferenta dintre cele doua este ca in intreprinderile mari pot fi culese mai multe informatii si posturile pot fi mai specializate.

Descrierea postului ar trebui sa contina cerintele postului si nu cat de bin ear trebui ele sa fie indeplinite.

O descriere de post nu poate fi considerate o lista definitive a a indatoririlor de executat, trebuind sa fie actualizata, in functie de schimbarile care au loc in cadrul organizatiei.

Descrierea postului este mult mai dificila pentru posturile de conducere. Postul muncitorului si a supraveghetorului sau poate fi descris relativ usor. Cu cat angajatul se afla mai sus ierarhic, cu atat este mai dificila descrierea precisa a sarcinilor sale si a pasilor ce trebuie efectuati pentru realizarea lor. Deci, cu cat postul implica o raspundere mai mare, cu atat sut mai mari oaziile celui ce o executa de a incerca sa evadeza de la indatoririle sale.

Pentru a diminua aceasta tendinta, este necesar ca personalul de conducere sa precizeze in scris cea mai mare parte a sarcinilor proprii sub forma de: obiective bine definite si exprimate cantitativ, strategii si planuri de lucru ce vor fi puse in aplicarepentru realizarea lor etc.

Sursele de informatii : este necesar ca informatiile colectate sa fie cat mai exacte, cele mai bune rezultate sunt obtinute atunci cand descrierea postului sse face la locul de munca in timpul programului de lucru. Exista astfel siguranta ca nu se omit elemente esentiale despre postul respectiv.

Redactarea descrieriii postului se face de catre personae abilitate in acest scop -analistul functiei.

Finalitatea descrierii postului: in forma sa ceam mai simpla, descrierea postului poate consta intr-un singur paragraph, in alte cazuri, poate cuprinde cateva pagini.

Pentru a avea garantia descrierii unui post conforme cu realitatea, se vor respecta cateva reguli:

• Sa se bazaze pe informatiile oferite de analiza postului
• Sa contina toate punctele necesare scopului pentru care a fost elaborate
• Sa foloseasca un stil concis
• Sa nu contina informatii contradictorii pentru a nu lasa loc la interpretari
• Sa defineasca clar sarcinile si limitele de responsabilitate
• Sa contribuie la aprecierea de catre angajat a muncii prestate, nu ca pe o activitate de rutina, ci ca pe o creatie personala
• Sa ofere angajatului informatii noi si semnificative despre postul sau.

Stilul de descriere - se poate folosi in general orice stil. Ca reguli generale utilizate in descrierea postului, enumeram:

• Stilul este direct, natural, cu un minimum de complexitate a frazei, fara prea multe detalii,
• Se folosesc numai verbe la diateza active
• Cuvantul "ocazional" este utilizat pentru relatarile ce descriu sarcini executate temporar
• Relatarile sunt scrise la persoan a treia singular, timpul prezent
• Sunt evitate descrierile in termini tehnici, ce pot genera confuzii sau neintelegeri intre angajati
• Toate elementele descrierii sunt pertinente scopului urmarit

Etapele descrierii postului

De fiecare data cand apare un post vacant este necesara revizuirea sau elaborarea descrierii acelui post inainte de inceperea recrutarii si selectiei.

Etapele parcurse la descreierea postului sunt:

• Identificarea postului - precizarea denumirii compartimentului din care face parte si a codului de recunoastere; identificarea persoanei ce va face descrierea
• Explicarea scopului
• Culegerea informatiilor - se distribuie chestionare si se explica modul de completare, se fac observatii, au loc interviuri ce permit completarea informatiilor necesare
• Redactarea descrierii postului - se realizeaza pe baza informatiilor culese, o sinteza a elementelor ce caracterizeaza postul respective.