FISA SI ANALIZA POSTULUI

Exista multe moduri de abordare ale acestei teme. Lipsa de consens nu spune nimic despre importanta acestui subiect pentru managementul resurselor umane. De fapt, multi autori considera fisa si analiza postului drept tematica centrala a managementului resurselor umane datorita tipului de informatii oferite.

Analiza postului se refera la un proces sitematic de desriere a caracteristicilor importante ale unui post, informatii prin care respectiva pozitie poate fi deosebita de alte posturi. McCormick aminteste cateva tipuri de informatie care pot fi obtinute prin acest proces:

Activitati ale procesului de munca. Aceste activitati sunt impartite in doua categorii:

a.       activitati legate de post (ce proceduri si procese sunt folosite, care este obiectul si subiectul acticitatii pentru postu respectiv)

b.      activitati legate de angajat, de persoana care ocupa postul (modele de comportament uman si cerintele personale ale individului care ocupa postul respectiv)

Instrumente si echipament folosit in cadrul muncii

Elemente relationate postului, atat tangibile cat si intangibile (materiale procesate, produse sau servicii oferite)

Performanta la locul de munca (diferite standarde de performanta, semnificatia erorilor si intervalul de timp necesar pentru a indeplini sarcinile aferente postului)

Contextul postului (conditiile fizice, programul de munca, mediul social si organizational)

Cerintele de personal (cunostintele si abilitatile cerute de post, nivelul de educatie, pregatire si experienta necesar, aptitudini, caracteristici fizice si de personalitate)

Dupa cum am vazut, analiza postului ofera o multime de informatii. Problema consta in alegerea acelor inormatii care sunt semnificative, in modul in care le putem aduna si, in sfarsit, in organizarea lor de o maniera semnificativa.

Dupa cum probabil a reiesit pana acum, procesul de analiza a postului include si este mai larg decat operatiunea de elaborare a fisei postului. Aceasta nu este decat una dintre rezultatele acestui proces; informatiile oferite de analiza postului ajuta in procesul de recrutare si selectare a personalului, la evaluarea performantelor, la stabilirea salariului pentru postul respectiv, etc.

In continuare, voi prezenta cateva dintre elementele asociate, legate de analiza postului. Relatia lor cu procesul de analiza a postului este una de dependenta: toate depind de informatiile obtinute prin respectivul proces.

Fisa postului. Dupa cum am mai spus, realizarea fisei postului nu echivaleaza cu analiza postului. O fisa a postului cuprinde un sumar al sarcinilor si cerintelor care sunt esentiale pentru pozitia respectiva. Analiza postului este procesul prin care aceste sarcini si cerinte sunt identificate. Deci, fisa postului ar trebui sa fie un scurt sumar al rezultatelor, mai largi, obtinute printr-o analiza a postului. Adesea, cei din departamentul de personal presupun ca, pentru ca au o fisa a postului nu mai trebuie sa execute procesul de analiza a postului. In general, fisa postului cuprinde:

Denumirea postului

Un scurt sumar al muncii presupuse de postul respectiv

Atributiile postului. O descriere a sarcinilor indeplinite, a materialului folosit si gradul in care postul presupune o activitate de conducere.

Conditiile la locul de munca si mediul fizic.

Mediul social. Informatii despre marimea grupului de munca si nivelul de relatii interpersonale necesar pentru indeplinirea activitatilor specifice postului.

Evident, continutul unei fise a postului difera de la o organizatie la alta, de la un domeniu de activitate la altul. In anumite domenii, fisa postului este mai formalizata decat in altele, cuprinde mai multe informatii si este mai detaliata. Dar, indiferent de continutul real al diferitelor fise sau de modul in care aceste informatii sunt grupate si prezentate, aproape toate fisele de post respecta si contin aceste 5 categorii de informatii.

Evaluarea postului. Acest proces ataseaza o valoare monetara postului. Inainte de a stabili salariul ce corespunde postului respectiv, este de preferat sa avem cat mai multe informatii despre el. De aceea, este bine ca evaluarea postului (in sensul acordat aici, de evaluare financiara) sa se faca dupa ce procesul de analiza a postului este incheiat. Astfel, pe baza informatiilor pe care le avem la dispozitie, este mai usor sa comparam postul nostru cu altele similare, din alte organizatii, si sa stabilim salariul.

Clasificarea postului. Acest proces presupune gruparea posturilor in functie de sarcini, cunostinte, abilitati si deprinderi. In ecuatie mai intra si factori cum ar fi dificultatea, complexitatea si responsabilitatile presupuse de post. Aceste informatii ajuta la stabilirea similaritatii dintre posturi. Dupa ce similaritatea este determinata, categoriile (sau nivelurile de clasificare) pot fi stabilite.

Eficienta. Analiza postului poste determina daca munca poate fi facuta si intr-un alt mod, mai eficient. De cele mai multe ori este vorba despre reproiectarea spatiului de munca, despre interfata tehnologie/factor uman. In administratia publica aceasta activitate poate include o mai buna folosire a spatiului in birourile unde se desfasoara activitatea, introducerea computerizarii muncii, anumite modificari in circulatia si stocarea actelor, etc.

Evaluarea performantelor. Un alt domeniu in care informatiile obtinute prin analiza postului este cel al construirii instrumentelor necesare evaluarii performantelor. Cu cat acestea sunt mai specifice si mai apropate de ceea ce se petrece efectiv la un loc de munca, cu atat este mai mare precizia lor. De asemenea, daca aceste intrumente sunt orientate de realitatile postului, este mai probabil ca ele vor fi mai usor acceptate de catre angajati.

Instruirea. Analiza postului are o importanta critica in acest domeniu. Inainte ca programele de instruire sa fie puse in practica sau chiar programate, trebuie sa se identifice nevoia pentru asemenea programe. De asemenea, trebuie identificate zonele, domeniile in care este cel mai urgent nevoie de instruire. Toate acestea implica existenta unor informatii precum cele oferite de analoza postului.

Selectarea personalului. Prin identificarea calitatilor necesare pentru ocuparea unui post (cunostinte, abilitati, deprinderi) se poate incepe procesul de imbunatatire a testelor de selectare a personalului. De multe ori continutul instrumentelor de selectare nu are foarte mare legatura cu postul in cauza. Se verifica alte elemente: compatibilitatea candidatului cu valorile organizatiei, motivatia sa pentru ocuparea postului, nivelul sau general de pregatiere si cunostinte, etc; si aceste lucruri sunt importante dar nu ar trebui sa fie secundare, sa urmeze dupa testarea potrivirii candidatului cu postul pentru care da concurs? Dar acest lucru este greu de realizat in absenta informatiilor oferite de analiza postului.

Surse si metode pentru strangerea informatiilor specifice analizei postului.

Vreau sa fac o precizare. Metodele prezentate in randurile urmatoare nu pot fi utilizate eficient decat combinat, doua-trei (sau chiar mai multe) impreuna. Bineinteles, totul depinde de cat timp si cati bani avem la dispozitie.

Analiza documentelor. Este vorba despre studierea arhivelor , a studiilor precedente, a fiselor de post realizate pe baza lor, a evaluarilor din anii precedenti; pe scurt, studierea oricarui document care are vreo legatura cu analiza prezenta. Aceste informatii "de arhiva" reprezinta baza, fundatia viitoarei analize.

Observatia. Este vorba despre ceea ce sociologii numesc observatie pasiva. Pe scurt, acest lucru inseamna ca analistul se deplaseaza la locul de munca si observa activitatea persoanei care ocupa postul analizat. Exista cateva probleme: 1. Evident, acest procedeu nu merge in cazul posturilor noi, pe care de abia acum vrem sa le cream; 2. Informatiile pot fi eronate - noi observam modul in care actualul ocupant al postului isi desfasoara activitatea, fapt subiectiv si personal.

Insa, pe langa aceste dezavantaje, observatia are si multe avantaje. Printre acestea se numara faptul ca, prin observatie analistul are contact direct cu activitatea presupusa de postul pe care il analizeaza, vede "pe viu" cum se desfasoara munca si poate observa detalii care altfel poate ca ar fi scapat analizei. Trebuie precizat ca observatia functioneaza cel mai bine cand este insotita de alte metode, cum ar fi interviul sau chestionarul.

Interviul. Reprezinta una dintre metodele cele mai des utilizate. Nu voi intra in detalii insa cateva precizari trebuie facute. Mai intai, intervivatorul trebuie sa stabileasca ce forma de interviu vrea sa foloseasca, interviul structurat sau cel nestructurat. Cel mai bine este sa avem cateva intrebari stabilite de la inceput si apoi sa elaboram in jurul lor, pe masura ce discutia evolueaza. Este foarte important sa obtinem cat mai multe detalii in cursul interviului.

In al doilea rand, analistul poate intervieva indivizi sau grupuri. Cele mai bune informatii sunt oferite de interviul individual dar acesta este costisitor in termeni de timp. Interviurile de grup nu ofera informatii la fel de detaliate ca si cele individuale dar obiectivitatea este mai mare. De obicei, cele doua tipuri de interviuri se folosesc impreuna, mai intai cateva interviuri individuale si apoi un interviu de grup.

Chestionarul. Intrebarile din chestionar variaza de la foarte specific ("Cat de des indepliniti activitatea X ?") pana la foarte generale ("Sunteti multumit de activitatea dvs.? "). Nu consuma la fel de mult timp ca si interviurile si sunt din ce in ce mai mult folosite. Un alt avantaj este ca permit, datorita gradului lor de standardizare, comparatii intre diferite tipuri de posturi in diferite organizatii.

Mijloace mecanice. De multe ori este folositor sa inregistrezi parti din activitatea specifica unui anumit post.

Jurnale. Aceasta tehnica nu este des folosita dar prezinta cateva aspecte interesante. Pe scurt, este vorba despre jurnalele angajatilor care ocupa postul respectiv. Bineinteles, nu este vorba despre un jurnal intim; ce apare in el sunt activitatile pe care angajatii le-au indeplinit de-a lungul unei perioade de timp care poate varia de la 30 de minute la o luna.

Metode de desfasurare a analizei postului

Exista o multitudine de metode de analiza. In materialul care urmeaza, voi prezenta doar cateva dintre ele, alegerea lor fiind facuta pe baza importantei fiecareia si a raspandirii lor in practica de specialitate.

Cand analistul alege o metoda, el se bazeaza pe un set de factori:

a.       Practicalitatea metodei. Se refera la aplicabilitatea ei la specificul organizatiei si al postului

b.      Cost. Nu cred ca trebuie sa mai elaborez in legatura cu acest criteriu

c.       Scop. Alegerea unei metode depinde de ceea ce intentionam sa facem cu informatiile obtinute.

d.      Experienta analistului. In functie de acest factor, metodele alese sunt mai simple sau mai complexe, mai noi sau mai invechite.

e.       Postul ce trebuie analizat. Fiecare post are caracteristicile sale si, adesea, acestea dicteaza alegerea metodei.

Metoda pragului. A aparut in anii 70. Se bazeaza pe descrierea postului in termeni de functii si caracteristici personale care sunt necesare pentru indeplinirea acestor functii. O functie a postului este o parte a intregii activitati presupuse de pozitia respectiva. Conform lui Felix Lopez, functia este alcatuita din doua elemente separate: sarcina si cererea. Sarcina este o activitatea distincta, parte a procesului de munca, ce este indeplinita de angajat; ex.: completarea unui raport. Cererea este o conditie de munca la care angajatul trebuie sa se adapteze; ex.: stress. Metoda pragului defineste o caracteristica drept un set observabil de trasaturi care deosebesc o persoana de alta. Dupa o serie de experimente, s-a ajuns la identificarea a 33 de caracteristici generale care pot fi grupate in 5 categorii: fizice, mentale, invatate, motivationale si sociale. De exemplu, cele 5 caracteristici asociate categoriei fizice sunt: forta, rezistenta, agilitate, capacitatea de a vedea si cea de a auzi. In sfarsit, se stabileste ce caracteristici corespund fiecarei functii si supervizorii, in colaborare cu angajatii, stabilesc ierarhia acestora. Rezultatul final este o lista de caracteristici si nivelul la care acestea sunt cerute de catre postul respectiv.

Metoda centrata pe elementele componente ale postului. Se refera exclusiv la caracteristicile angajatului (numite elemente de catre Primoff, autorul acestei metode), caracteristici necesare pentru a indeplini cu succes activitatea presupusa de postul respectiv. Aceste elemente iau forma cunostintelor, abilitatilor, deprinderilor si a altor caracteristici. Procesul cere intalnirea unui grup de experti care stabilesc elementele cerute. Lista poate include chiar si 50 de elemente. Apoi, acestea sunt ierarhizate folosind 4 scale diferite: 1. Importanta elementului in separarea angajatilor cu performante superioare de cei cu performante medii; 2. Masura in care angajatii "codasi" poseda elementul respectiv; 3. Posibilele probleme ce ar aparea daca elementul nu este luat in considerare; 4. Practicalitatea cererii ca aplicantii pentru postul respectiv sa posede respectivul element. Scorurile obtinute pe aceste scale sunt apoi combinate pentru a obtine un rang pentru fiecare element. Aceste ranguri ne arata utilitatea fiecarui element pentru diferite activitati de mangement al resurselor umane: angajare, instruire, etc.

Analiza functionala. Aceasta metoda presupune alcatuirea de liste de sarcini de catre angajat, supraveghetor si analist. Listele detaliaza activitatea presupusa de post. Fiecare sarcina trebie sa fie astfel formulata incat sa raspunda la 5 intrebari de baza: Cine? Ce actiune indeplineste? Pentru a realiza ce? Cu ce unelte? Dupa ce instructiuni? Dupa ce sarcinile sunt astfel definite, analistul le apreciaza complexitatea folosind anumite scale de masura. Acestea sunt alcatuite din trei domenii :1. Date: modul in care angajatul se raporteaza la idei, informatii sau fapte; 2. Oameni: modul in care angajatul interactioneaza cu colegii si clientii; 3. Lucruri: cat de mult lucreaza cu masini, unelte si echipament. In continuare voi prezenta diferitele niveluri din interiorul acestor trei categorii:

Date

Prin sinteza

Prin coordonare

Prin analiza

Prin compilare

Prin calculare

Prin copiere

Prin comparatie

Oameni

Mentor

Negociere

Instructie

Supervizare

Persuasiune

Vorbire/semnalizare

Servire

Ascultarea de instructiuni

Ajutare

Lucruri

Munca de precizie

Asamblare

Operare/control

Conducere

Manipulare manuala

Intretinere

Manuire

In plus fata de precizarea nivelurilor de complexitate pentru sarcini, analistul impreuna cu angajatul trebuie sa determine procentul in care cele trei domenii sunt prezente in activitatea specifica unui post. Totalul celor trei procentaje este 100. De ex, munca unui asistent social este 35% date, 60 % oameni si 5% lucruri. Nivelul de complexitate si procentajele ofera o descriere globala a postului

Exista o multime de alte metode, pe care nu le voi prezenta aici. Oricum, cele trei metode din materialul de fata au doar scop ilustrativ si doresc sa sublinieze ceea ce am afirmat la inceputul prezentului capitol: analiza postului este un proces complex si cuprinzator, al carui scop este oferirea de informatii cat mai complete despre postul in cauza, informatii care apoi sunt folosite de alte elemente si procese ale managementului resurselor umane, fisa postului fiind doar unul dintre acestea.

INTREBARI

1. De ce este necesara analiza postului?

2. Descrieti modul in care informatiile oferite de analiza postului pot ajuta procesul de evaluare a performantelor. Oferiti un exemplu.

3. Care dintre metodele de colectare a informatiilor descrise in acest capitol considerati ca este mai potrivita pentru administratia publica din Romania? De ce?

4. Alcatuiti un chestionar pentru colectarea datelor pe care dvs le considerati importante pentru un post din organizatia in care sunteti angajat.

5. Am vazut care sunt procentajele pentru un post de asistenta sociala (vezi metoda functionala); care ar fi procentajele pentru postul pe care il ocupati dvs? Argumentati.

6. De ce credeti ca se confunda analiza postului cu fisa postului?

7. Folosind informatiile din acest capitol, analizati fisa postului dvs.