GHID PENTRU STABILIREA OBIECTIVELOR INDIVIDUALE

SCOPUL ghidului este facilitarea intelegerii, de catre manageri si colaboratorii lor, a modului de stabilire, de negociere / agreere si de redactare a obiectivelor individuale de performanta.

CE ESTE UN OBIECTIV ?

"Obiectivul este un punct / o situatie in care intentionam sa ajungem."

Cuvantul cheie al definitiei este "intentionam", pentru ca el indica asteptarile noastre, ceea ce suntem gata sa facem si ceea ce suntem gata sa acceptam, pentru atingerea obiectivului.

Uneori se folosesc termeni diferiti pentru cuvantul "obiectiv": misiune, tinta, scop, sarcina, fapt ce provoaca confuzie.

In acest ghid, vom folosi cuvantul "obiective".

PRECIS SAU GENERAL

Termenii folositi in stabilirea unui obiectiv pot fi precisi sau generali.

La varful organizatiei, obiectivele sunt stabilite in termeni mai generali si pe un orizont de timp mai lung. Aceste obiective de intentie poarta numele de "misiune".

Cu cat ne apropiem de baza, obiectivele sunt mai precise si au un termen - limita de realizare.

Obiectivele de rezultate precizeaza rezultatul de atins, precizeaza data la care trebuie atins; sunt masurabile si au cel putin 2 din urmatoarele forme de masurare (fiind masurabile, se poate evalua cu precizie daca s-au realizat sau nu):

- cantitate (numar, procentaj, greutate, volum,etc.)

- calitate (mai dificil de exprimat);

- bani;

- timp (interval de timp: 3 luni, 15 zile sau data fixa: pana la 30 iulie)

Daca un obiectiv nu are cel putin doua din formele de masurare amintite, nu este un obiectiv de rezultat. De aceea, sunt cele mai importante obiective si cel mai greu de stabilit.

Exemple: - Reducerea cheltuielilor cu 10 % in 2004, fata de 2003;

- Cresterea cu 7 % a productiei lunare, pana la 30 martie 2004.

Obiective de sarcina: descriu sarcinile / activitatile de realizat, precizeaza data finalizarii; obiectivele - sarcini stabilesc CE trebuie facut si CAND / PANA CAND.

Exemple: - Sa organizeze participarea la cursul de Engleza a Sefilor F.O., pana la 15 martie 2004;

- Sa finalizeze analiza profitabilitatii departamentului / unitatii, pana in data de 12, din luna urmatoare.

Pentru a evita confuzia intre un obiectiv-sarcina si un obiectiv-rezultat, aveti in vedere faptul ca rezultatul este ceea ce obtineti in urma unei activitati, iar sarcina este ceea ce faceti in cadrul activitatii.

DE CE MANAGEMENT PRIN OBIECTIVE ?

Scopul "managementului prin obiective " este de a crea un cadru unitar in care toti angajatii sa poata contribui la realizarea obiectivelor financiare si de afaceri a le organizatiei, lucrand atit individual cat si in echipa.

Folosind MANAGEMENTUL PRIN OBIECTIVE :

se realizeaza orientarea eforturilor catre un tel comun;

se realizeaza descentralizarea conducerii si degrevarea managementului;

creste gradul de control asupra realizarii obiectivelor;

se motiveaza colaboratorii, se stimuleaza spiritul de initiativa;

evaluarea colaboratorilor este obiectiva.

Obiectivele sunt caracteristice organizatiilor care pun accent pe performanta si succes.

OBIECTIVE TIPICE

Obiectivele trebuie stabilite pentru toate nivelurile organizatiei.

Obiectivele - pe orice nivel ar fi - trebuie stabilite astfel incat sa contribuie la atingerea obiectivelor globale ale organizatiei.

Exemple de obiective tipice:

Departamentul "X" al S.C. Electroalfa S.A. are urmatoarele obiective:

Sa elaboreze procedurile de lucru, pana la 20 septembrie 2005;

Sa instruiasca vanzatorii din magazine, cu privire la comportamentul fata de clienti, pana la 30 martie 2005;

Sa elaboreze Ghidul pentru stabilirea obiectivelor, pentru facilitarea aplicarii Procedurii de evaluare a performantelor, pana la 15 decembrie 2004;

Sa creasca vanzarile de preparate si semipreparate cu 30%, in urmatoarele 3 luni;

Sa amelioreze calitatea serviciilor furnizate clientilor, asfel incat timpul de asteptare la incarcare si intocmirea documentelor de livrare sa se reduca cu 50%;

Sa devina lider de piata in 2005.

CARACTERISTICILE UNUI OBIECTIV

Toate obiectivele au urmatoarele carateristici:

sunt orientate catre viitor:

- indica ceva ce trebuie atins in viitor, cu conditia sa fiti realist;

- stabilirea unui obiectiv se bazeaza pe ceea ce s-a intamplat in trecut (informatii istorice) si pe ceea ce se desfasoara in prezent;

sunt realiste:

- daca sunt prea dificile, colaboratorul nici nu va incerca sa le atinga;

- daca sunt prea usoare, colaboratorul nu va fi motivat sa le realizeze;

apartin ariei de actiune / control / responsabilitate a colaboratorului:

- ganditi-va la obiectivele proprii, inainte de a fixa obiectivele colaboratorului: este dificil si frustrant sa realizezi un obiectiv care este in afara sferei tale de control;

sunt clare (lipsite de ambiguitati, inteligibile, definite precis):

- altfel, persoana care a primit obiectivul va realiza ceea ce a inteles, datorita erorilor de formulare si de comunicare;

sunt comunicate persoanei care trebuie sa le indeplineasca ( altfel cum poate sa stie ce are de facut ?)

sunt agreate, stabilite de comun acord, cu colaboratorul.

Concluzia este ca obiectivele (mai ales cele de rezultate) stabilite in mod inteligent (termen in limba engleza: SMART) sunt:

SPECIFICE    - sunt descrise "la obiect";

MASURABILE    - au (cel putin 2) unitati de masura: bani, cantitate(numar,    

procentaj, greutate, volum,etc.), calitate, timp;

posibil de Atins - realizabile / agreate de comun acord cu colaboratorul;

Relevante / Rezonabile - apartin ariei de responsabilitate a celui care le indeplineste;

cu Timp precizat - limita de timp contribuie la motivare.

AGREEREA OBIECTIVELOR

Stabilirea obiectivelor de comun acord cu colaboratorul are urmatoarele avantaje:

- colaboratorii inteleg ce li se cere sa realizeze: se ating obiectivele;

- colaboratorii isi orienteaza eforturile pe prioritati: creste eficienta ;

- fiecare intelege contributia proprie: se evita conflictele ;

- colaboratorii care inteleg obiectivele au nevoie de supraveghere minima (in orice caz, de mai putina supraveghere): economie de timp si eficienta.

Ce se poate intampla daca obiectivele nu sunt agreate (nu exista un acord in privinta obiectivelor) ?

obiectivul poate fi considerat prea dificil de catre colaborator;

colaboratorul poate sa-si indrepte eforturile in directie gresita;

CUM MASURAM CALITATEA ?

Masurabilitatea este o caracteristica importanta a unui obiectiv si - dintre toate elementele ce pot fi masurate - cel mai dificil de masurat este calitatea.

Exemplu: cum masuram "imbunatatirea serviciului pentru clienti (interni si externi)" :

1. Pune-ti intrebari pentru a descoperi indicatori:

- In ce consta acum serviciul pentru clienti ?

- Ce inteleg prin "imbunatatire"?

- Cum stiu ca se va imbunatati ?

2. Formuleaza indicatori:

- Rezultatele studiilor privind satisfactia clientilor;

- Numar de plangeri formulate de clienti;

- Timp mediu pentru servirea unui client.

3. Cum aduni informatii despre imbunatatirea acestor indicatori calitativi?

- liste de verificare (operatiuni de desfasurat, puncte de controlat,etc.);

- chestionare;

- interviuri;

- studii privind satisfactia clientilor;

- cercetari de piata.

Oricat de mult am incerca, nu vom reusi sa descriem integral "calitatea" in cele mai mici detalii, dar este important efortul de a stabili si indicatorii calitativi.

In acest fel se diminueaza elementele de dezacord, care au sanse de manifestare in discutia privind realizarea obiectivelor calitative.

IERARHIA OBIECTIVELOR

In cadrul oricarei organizatii, totalitatea obiectivelor stabilite formeaza ceea ce putem numi

"ierarhia obiectivelor", realizarea obiectivelor de la un anumit nivel conducand la realizarea obiectivelor de la nivelul urmator.

Ierarhia obiectivelor in S.C. Electroalfa S.A. se prezinta astfel:

Obiectivele organizatiei S.C. Electroalfa S.A.;

Obiectivele Departamentului ( Departamentul: 1,2,3,4,5,6,7);

Obiectivele fabricilor, sectiilor, sectoarelor;

Obiectivele serviciilor (R U, Managementul calitatii, Juridic, Financiar, etc.)

Obiectivele birourilor (Contabilitate, Tehnic, etc)

Obiectivele individuale.

Ierarhia obiectivelor este utila, pentru ca simplifica intelegerea procesului:

realizarea obiectivelor individuale duce la realizarea obiectivelor formatiunilor organizatorice, care duce la realizarea obiectivelor Departamentului / Organizatiei.

realizarea obiectivelor-sarcini duce la realizarea obiectivelor-rezultate, care duce la realizarea obiectivelor-intentie / misiunea organizatiei.

ABORDARI PENTRU STABILIREA OBIECTIVELOR

Abordarea "de jos in sus" este aplicabila in cazul colaboratorilor cu un inalt nivel de profesionalism si consta in urmatorii pasi:

- managerul stabileste un set de constrangeri cum ar fi: buget, nivel minim de performanta;

- managerul cere colaboratorilor directi sa propuna obiectivele proprii.

Abordarea DE SUS IN JOS consta in stabilirea obiectivelor de catre manager pentru toti

colaboratorii sai directi.

In conditiile agreerii obiectivelor de catre ambele parti, este recomandata pentru ca are urmatoarele avantaje:

asigura consistenta stabilirii obiectivelor in cadrul organizatiei;

asigura acoperirea tuturor domeniilor importante de activitate;

conduce la fixarea unor standarde de performanta mai inalte;

asigura implicarea colaboratorilor in realizarea obiectivelor;

dezvolta responsabilitatea individuala si creste motivatia colaboratorilor.

PROCESUL DE STABILIRE A OBIECTIVELOR cuprinde:

a) - Identificarea domeniilor, pentru care trebuie sa analizati:

- obiectivele trecute (unele pot sa fie relevante si pentru prezent);

- orientarile strategice, directiile de actiune pentru viitor;

- punctele tari / slabe ale departamentului, formatiunii organizatorice, colaboratorului;

- propunerile colaboratorilor (pentru ca sunt mai apropiati de clienti, piata,etc.)

b) -Prioritizarea domeniilor: domeniile cu impact maxim asupra performantei devin domenii prioritare.

c)- Stabilirea obiectivelor de intentie pentru domeniile identificate anterior, prin care precizati contextul pentru celelalte obiective (cele masurabile).

d)- Stabilirea obiectivelor de rezultate: acestea trebuie sa fie specifice, detaliate, pe termen scurt si realiste. Pentru a va asigura ca obiectivele sunt realiste, parcurgeti urmatoarele etape:

- analizati trecutul: au fost obiectivele anterioare realiste?

- faceti comparatii: cu alte sectii, departamente, companii,etc.

- analizati datele statistice: va ofera informatii despre realizari;

- ascultati punctul de vedere al colaboratorilor.

e)- Stabilirea obiectivelor de sarcini:

- CE trebuie facut ?

- CAND / PANA CAND ?

FORMULAREA OBIECTIVELOR

Conditiile pentru formularea corecta a obiectivelor sunt:

Evitati ambiguitatile !

Utilizati cuvintele precise, care conduc la / pot fi definite prin actiuni precise (termen in limba engleza: "hard");

Evitati cuvintele dificil de masurat, imprecise (termen in limba engleza: "soft");

Nu introduceti doua obiective intr-unul singur !

Precizati fie "CE", fie "CUM", nu amandoua deodata! este recomandat sa precizati doar "CE"!

Exemplu de ambiguitate: - dezvoltarea unei politici

(sa dezvolte o politica noua de la zero ? ; sa dezvolte pe cea existenta ?; cat de mult?)

Cum evitam ambiguitatea ?

- daca folositi un cuvant ambiguu, definiti-l;

- gasiti metode de masurare.

Exemple de cuvinte:

cuvinte "hard": repartizeaza, incarca, elaboreaza, livreaza, listeaza, identifica, scrie, etc.

cuvinte "soft": dezvolta, intelege, recunoaste, amelioreaza.

Evitati doua obiective intr-unul singur

Cand sunt doua obiective intr-unul se produce confuzie;

Daca tot sunt doua obiective, este de preferat sa le formulati separat; astfel veti putea sa

urmariti / evaluati mai usor gradul lor de indeplinire.

MODEL DE FORMULAR PENTRU STABILIREA OBIECTIVELOR ECHIPEI

Structura ideala a unui formular de obiective corespunde etapelor prezentate anterior:

- identificarea domeniilor importante, in care sunt necesare obiective;

- stabilirea obiectivelor de intentie / misiune;

- stabilirea obiectivelor de rezultate;

- stabilirea obiectivelor de sarcini.

Modelul de mai jos va ajuta sa aveti o imagine globala a obiectivelor stabilite pentru toti colaboratorii dumneavoastra.

- Model -   Domeniu:
Obiectiv de intentie:
Obiective de rezultate:	Responsabil	Termen	Nivel de prioritate
Obiective de sarcina:

Pentru stabilirea obiectivelor fiecarui colaborator, va rugam sa folositi Formularul II - Stabilirea obiectivelor individuale (ANEXA 2 din Procedura Evaluarea performantelor angajatilor).

Scrieti toate obiectivele in formularul de obiective; un numar optim este de 6 - 10 obiective pentru un colaborator.

Folosirea formularului are urmatoarele avantaje:

- faciliteaza procesul de intelegere si agreere a obiectivelor;

- constituie o dovada a ceea ce s-a agreat;

- reprezinta un punct de referinta in managementul performantei, pe tot parcursul anului;

- poate fi indosariat si arhivat.

CONCLUZII

Odata ce ati finalizat formularea clara si concisa a obiectivelor, trebuie sa completati formularul cu obiectivele de performanta, document a carui utilitate se va dovedi mai ales cand:

- veti negocia si agrea obiectivele cu colaboratorii dumneavoastra;

- veti monitoriza, de-a lungul anului, stadiul indeplinirii obiectivelor;

- veti aduna informatii care vor servi ca baza pentru stabilirea obiectivelor de

performanta in anul urmator.

Stabilirea obiectivelor de performanta este una din cele mai importante sarcini ale unui

manager !

Stabilirea obiectivelor in mod gresit duce la subminarea performantei colaboratorilor, dar si a propriei peformante.

Folosind recomandarile din acest ghid, puteti stabili obiective de performanta in mod inteligent (SMART) si evitati peste 90 % din problemele pe care majoritatea managerilor le intampina cand formuleaza obiective.

MULT SUCCES

Intocmit

10 ianuarie 2005