Manualul Recruterului - Cum puteti cauta candidati pentru un post

Manualul Recruterului

Importanta selectarii performante

Renumele companiei « Lugera & Makler » este creat, sustinut si promovat prin numarul de recrutari si plasari de performanta. Este important sa realizam ca daca vom trimite la interviul final oameni ratati sau slab pregatiti profesional, atat compania careia ii trimitem candidatul cat si noi insine ne vom dovedi ratati sau slab pregatiti profesional.

Selectarea performanta pentru o companie nu este o actiune facuta la intamplare sau potrivita chefului unuia sau altuia, ci un proces elaborat in timp, meticulos studiat, uneori chiar enervant de chitibusar in analiza fiecarui detaliu, dar menit sa duca la rezultate excelente, si, mai presus de toate, pe termen lung.

Toti factorii de decizie care reprezinta companiile, declarat sau nu, isi perfectioneaza abilitatile de intervievatori, tehnicile de analiza si interpretare a raspunsurilor, a gesturilor din timpul interviului, astfel incat sa fie siguri ca au luat cea mai buna decizie cand accepta sau resping un candidat. La urma urmei, daca ne gandim bine, este vorba eminamente de interesul companiei, pe de o parte, si a companiei de recrutare, pe de alta parte sa aiba cei mai buni si performanti candidati acceptati.

Un candidat performant nu inseamna automat o persoana care sa indeplineasca intocmai doar cerintele job-ului pe care il va avea de indeplinit, dar si sa dea dovada de multa flexibilitate si adaptabilitate, sa inteleaga noul mediu in care va actiona, si, nu in ultimul rand, «sa se potriveasca » noii companii.

Alegerea unui candidat nu se poate baza numai pe instinct sau pe bunul simt. Acest lucru se poate face eventual la curse, cand instinctul iti sugereaza pe ce cal sa pariezi. Apeland la instinct, esti constient ca poti castiga sau, la fel de bine, poti pierde. Dar la curse este vorba de o suma modica pe care in cel mai rau caz o pierzi ramanand cu placerea spectacolului. Ce te faci, insa, cand este vorba de alegerea unei persoane care sa preia vanzarea unor produse in valoare de zeci sau sute de mii de dolari, sau sa conduca fabrici valorand sute de milioane de dolari ?!

Sa recunoastem ca in astfel de situatii nu prea ne mai da mana sa ne bazam numai pe flerul nostru, ci parca ne-am simti mai confortabil avand ca sprijin o politica clara de selectare si recrutare.

Asadar, regula de baza a selectarii performante este FOLOSIREA UNUI PROCES DE SELECTARE RIGUROS SISTEMATIZAT, cu tehnici si proceduri bine definite.

Aceasta este si tema fundamentala a manualului de fata. Incercati ca, oricat ati fi de presati de timp in gasirea candidatilor potriviti pentru clientul pentru care lucrati sa respectati reperele pe care le veti gasi prezentate in continuare. In final, veti realiza ca ati facut o mare economie de energie, timp si, mai presus de toate, ati dat rezultate excelente pentru compania pe care o reprezentati : ati plasat persoana potrivita!

Definirea profilului candidatului si a cerintelor postului

Dupa ce ati primit de la client pozitia ce urmeza sa fie recrutata, incercati sa obtineti cat mai multe detalii despre postul deschis. Incercati sa discutati cat mai mult atat cu viitorul sef al postului ce trebuie suplinit, cat si cu viitorii colegi. In momentul in care conturati o profilul-schita    puneti intrebari de genul « ce ar trebui sa stie ? », « cum ar trebui sa fie ? », « ce abilitati ar trebui sa aiba ? ». Concentrati-va asupra pregatirii calitatilor tehnice cerute de noua pozitie. Cei pe care i-am mentionat anterior va pot ajuta in acest domniu

Incercati sa formulati cat mai clar doleanta clientului, deci mare atentie la termenii pe care ii folositi. Daca candidatul care urmeaza sa fie plasat trebuie sa fie inteligent, v-ati gandit ca s-ar putea sa nu aiba simt analitic ?

Aveti grija sa nu specificati prea multe cerinte, dar nici prea putine.

Daca sunt prea putine, riscati sa va pierdeti timpul cu o multime de candidati pe care ii veti gasi nepotriviti, in schimb, daca puneti prea multe conditii, riscati sa nu gasiti pe nimeni-si iar nu-i bine.

Potrivit unor studii facute de specialisti in recrutare, este bine ca numarul cerintelor tehnice, adica specifice job-ului sa fie in numar de 7-12, in functie de pozitie.

Revizuiti lista finala a cerintelor si asigurati-va ca acestea pot fi aplicate oricarui candidat. Excludeti orice formulare care ar duce la descriminari de orice natura sau la criterii de selectie nerelevante pentru natura functiei ce trebuie indeplinite. Totusi, urmariti cu strictete doleanta clientului. Nu incercati sa-l convingeti ca nu are dreptate cautand cutare sau cutare abilitate sau cunostinte in pozitia oferita. Lasati aceste remarci pentru Dvs, s-ar putea chiar sa aveti dreptate si aceste remarci sa va slujeasca in timpul procesului de selectie.

Daca pozitia solicitata de client are o fisa a postului intocmita de client, folositi-o cu cea mai mare incredere. Cel care are nevoie de o persoana noua stie cel mai bine ce calitati ar trebui sa aiba viitorul angajat. Daca este bine intocmita, ea indica exact ce se va cere de la persoana care va fi angajata. In orice caz, fie ca preluati fisa postului pregatita de client, fie ca o pregatiti singuri, trebuie sa urmariti urmatoarele date :

• Denumirea postului
• Superiorii si subordonatii pe linie ierarhica
• Responsabilitatile principale ale ocupantului postului
• Activitatile pe care le va desfasura
• Conditiile de munca si plata

Se poate intampla ca clientul sa nu stie foarte bine ce salariu vra sa ofere pentru o anumita pozitie, pentru a stabili daca modalitatile de recompensare a viitorului angajat sunt corespunzatoare, propuneti-i sa faca o cercetare in alte companii similare cu a lor.

Ultima parte din fisa postului , denumita de unii specialisti specificatia postului, trebuie sa contina :

• Aptitudini si cunostinte

• Calitati fizice si psihice

• Pregatirea si calitatile tehnice

• Experienta

Pe care clientul doreste sa o aiba viitorul angajat. Toate la un loc formeaza profilul angajatului. In unele manuale de specialitate acest profil se numeste profil socio- profesional.

Stabilind cu exactitate aptitudinile, cunostintele si calitatile pe care le doriti de la viitorul angajat, procesul de selectie va fi mult mai usor de urmat. In acest fel, atunci cand veti intervieva candidati, veti putea stabili cat de mult se apropie ei de cerinta clientului. Este util sa alasificati calitatile solicitate in trei categorii :

• Calitati fizice

Indemanare

Aspect curat si ingrijit

Mobilitate

Forta fizica

• Calitati psihice

Rezistenta emotionala

Capacitate de comunicare

Adaptabilitate

Capacitate de convingere

Creativitate

Ingeniozitate

• Aptitudini si cunostinte

Indemanarea de a lucra cu cifre

Talent literar

Gandire logica si rationala

Vedere in spatiu

Spirit tehnic

Este important de asemenea sa facem distinctia intre:

• Cerinte esentiale- fara de care persoana nu poate fi angajata
• Calitati exceptionale- care definesc persoana ideala
• Calitati nepermise- care nu pot fi acceptate, descalificand persoana

Ca un exemplu, va propun sa analizam scita urmatoare, continand Cerintele Job-ului pentru o pozitie de agent vanzari :

Recrutarea

3.1. Cum puteti cauta candidati

Puteti sa-i propuneti clientului sa intervievati persoane din interiorul oranizatiei. Exempificati acest procedeu, subliniind ca multe companii incurajeaza promovarea interna (mengement japonez, angajrea pe viata, omul incepand activitatea de la cel mai jos nivel. Un manager trebuie neaparat sa treaca prin tot sistemul ierarhic pana ajunge la varful piramidei), anuntand angajatii imediat ce un post se elibereaza, inainte de a recurge la metode de recrutare. Se poate posta un anunt pe intramail sau folosi metoda clasica de flash-info. Companiile ar putea sa nu aiba persoane specializate sau timp si rabdare sa duca la capat acest proces lung de analiza si evaluare. Aici intervine «Lugera & Makler » oferindu-se sa duca la bun sfarsit acest proces.

Avantaj pentru client : candidatii interni cunosc compania si intelegcultura organizationala a acesteia. Postul respectiv le poate aduce o satisfactie mai mare angajatului care candideaza pentru el decat anteriorul, contribuind la cresterea motivatiei acestuia.

Dezavantaj : va aparea unalt post vacant

Publicand anunturi in ziar. Se aleg publicatiile relevante pentru pozitia pe care doriti sa-o recrutati ; cotidiene de mari tiraj, nationale sau locale. De cele mai multe ori rata de raspuns va fi foarte mare , poate chiar coplesitoare.

Participand la targurile de joburi organizate in campusurile universitare. In perioada cand se organizeaza aceste targuri, aveti o oportunitate deosebita sa va faceti cunoscuti selectand si introducand in baza de date specialisti de care ati avea nevoie pe neasteptate in viitor. Mai exista posibilitatea sa luati direct legatura cu rectoratele si universitatile ca sa va dea date le personale ale celor mai buni studenti absolventi. Contactandu-i si introducandu-i in baza de date puteti sa le urmariti evolutia pentru viitoarele pozitii sau chiar sa-i plasati Dvs., fiind bine cunoscuta lipsa specialistilor pe anumite domenii pe piata fortei de munca.

Apeland la cunostinte, care va pot recomanda candidati

Utilizand baza de date proprie pe care v-ati creat-o in activitatea de recrutare si selectare anterioara.

Abordand concurenta directa a clientului, cerandu-i nume, daca este cazul, ori alte companii de pe piata, care au similitudini in procesele de desfasurare a activitatii.

3.2 Intocmirea anuntului publicitar

Numarul si calitatea candidatilor care va vor contacta depinde de aspectul si continutul acestuia.

• Stabiliti si integrati-va in bugetul stabilit pentru publicarea anunturilor.

• Concepeti un anunt cu aspect atragator si « aerisit ».

• Concepeti un text interesant. NU UITATI ! Aveti numai un minut pentru a atrage atentia potentialilio candidati.

Ce trebuie sa contina un anunt de angajare ?

• Un titlu care sa capteze interesul, continand in acelasi timp denumirea postului.

• O introducere care da informatii esentiale despre companie si ramura din care face parte, despre locul postului in ierarhia intreprinderii (cui ii este subordonat si pe cine are in subordine).

• Asteptarile companiei de la viitorul candidat

• Persoana si modul de contact

• Data pana la care veti primi CV-urile

• Modalitatea de primire a CV-urilor

• Adresa si eventual e-mailul, faxul si numarul de telefon

Exemplu : Asa ar putea sa arate un anunt de angajare dintr-un cotidian de mare publicitate :

Acesta este doar un model, anunturile pot fi foarte diversificate, in functie de pozitia pe care trebuie sa o supliniti.

Selectia

Pregatiti-va sa faceti fata unui numar mare de CV-uri intr-un timp cat mai scurt

Stabiliti un sistem de prelucrare a aplicatiilor on line si a CV-urilor primite pe mail.

Scopul acestui proces este de a-i imparti pe candidati in trei categorii :

calificati pentru interviu ;

posibili participantri la in terviu ;

introdusi in baza de date pentru pozitii viitoare.

In acest scop treuie sa intreprindeti urmatoarele :

stabiliti cin prelucreaza CV-urile si aplicatile primite ;

organizati inregistrarea celor mai potrivite CV-uri pentru pozitia deschisa;

cereti candidatilor pe care ii intrvievati, daca este cazul (cererea expresa a clientului, specificatii deosebite ale postului) fise standard cu date personale ;

repartizati candidatii in doua categorii : pentru testul de preselectie si in « baza de date ». In acest scop comparati candidatii cu profilul pe care l-ati stabilit

faceti lista scurta a participantilor la interviu ;

trimiteti scrisori tuturor candidatilor respinsi pentru pozitia in curs, asigurandu-i ca sunt inclusi in baza de date si ca vor fi contactati imediat ce se va ivi o pozitie corespunzatoare pregatirii profesionale si experientei acestora ;

programati interviurile astfel incat sa aveti aproximativ o ora pentru fiecare, inregistrand impresiile dupa interviu in baza de date ;

contactati candidatii pentru a stabili exact ora la care se vor prezenta la interviu ;

stabiliti programul final al interviurilor pe zile si ore.

Cum sa analizam un Curriculum Vitae

Se intampla ca unii dintre candidati sa omita prezentarea unor aspectecare ii pot pune intr-o lumina nefavorabila. Altii au tendinta de a-si supraevolua realizarile. Analiza atenta a fiecarui curriculum Vitae va da posibilitatea sa descoperiti foarte multe dintre aceste inexactitati. Astfel, va formati o prima impresie despre fiecare candidat in parte.

Va formati de asemenea o imagine globala asupra tuturor candidatilor, astfel incat sa formulati cele mai adecvate intrebari pentru interviul de plasare.

Analizati structura CV-ului

Modul de structurare a informatiilor din Curriculum Vitae este relevant in ceea ce priveste capacitatea de organizare si de comunicare eficienta a candidatului. De aceea, trebuie sa-i acordati atentie. Fiti pretentiosi in ceea ce priveste forma de redactare si aspectul CV-ului. Acestea pot spune multe despre gradul de creativitate al candidatului si despre atentia pe care o acorda modului de prezentare in general.

Sunt multe modalitati de structurare a informatiilor intr-un Curriculum Vitae. Acesta trebuie sa respecte obligatoriu niste reguli :

Sa fie concis, de obicei, maxim 2 pagini

Sa prezinte informatiile intr-o forma logica, usor de urmarit ;

Sa prezinte datele referitoare la profesie si studii in ordine inversa celei cronologice, de la cele mai recente la cele mai vechi. In acest mod vor putea fi mai usor urmarite activitatile recente ale candidatului;

Sa prezinte domeniile de ompetenta si de interes ale candidatului

Analizati informatiile

Analizati informatiile referitoare la studii si experienta profesionala, pentru a vedea daca ele coincid cerintelor postului.

Cautati informatii care sa va ajute sa va formati o prima impresie despre aptitudinile si personalitatea candidatului.

Incercati sa evoluati evolutia carierei candidatului.

Identificati inconsecventele ce apar in Curriculum Vitae

Pauzele si inconsecventele care apar in prezentarea cronologica a diferitelor evenimente pot fi rezultatul unei simple erori. Ele pot fi insa tot atat de bine si rezultatul intentiei de a da informatii false, sau de a ascunde anumite informatii.

Exista perioade pe care candidatul nu si le aminteste? Exista pauze intre incheierea unei perioade de angajare si inceperea unei noi perioade? Se face vreo referire la aceasta pauza? Se intrepatrund perioadele de studii cu perioadele in care persoana a fost angajata? Puteti verifica o parte dintre aceste informatii la institutiile la care s-a facut referirea, ori la locurile de munca anterioare.

Notati toate inconsecventele pe care le observati in CV, pentru a le clarifica in cadrul interviului, prin intermediul unor intrebari directe sau ascunse, in functie de situatie.

Exercitiu :

Ce informatii obtineti si ce concluzii trageti in urma analizei urmatorului fragment de CV ?

May 1997- prezent  KPMG Romania

Sef departament relatii cu clientii

Elaborarea bugetelor ;

Coordonarea activitatii de atragere a noilor clienti ;

Rezolvarea reclamatiilor aparute la clientii existenti

Iunie 1991- ContConsult S.R.L.

Februarie 1997 Coordonator proiect

Coordonarea lucrarilor contabile pentru clientii externi;

Consultanta in privinta taxelor si impozitelor pentru firme mici si mijlocii ;

Calcularea conturilor de amortizare pentru firmele mari

Raspuns:

La ora actuala candidatul este angajat;

Cariera candidatulului a avut o evolutie ascendenta ;

Sunt precizate functiile, astfel incat se poate aprecia experienta candidatului ;

Descrierea activitatii ofera date referitoare la aptitudinile pe care l-a dobandit candidatul ;

Exista o pauza in activitatea profesionala a candidatului.

4.2. Selectarea candidatilor pe care urmeaza sa-i intervievam

Inainte de a lua o decizie ferma cu privire la cine va fi chemat la interviu si cine nu, revizuiti inca o data specificatia postului si CV-urile selectate.

Daca aveti neclaritati le puteti rezolva cu candidatul prin telefon. Intrebati-l insa mai inatai daca poate vorbi nestingherit, sau este in apropierea sefului, sau a unui coleg si nu poate vorbi. Notati-va impresia pe care v-a produs-o convorbirea telefonica pe care ati avut-o cu candidatul.

Intocmiti lista scurta a candidatilor.

Un instrument pe care il puteti utiliza in procesul de selectie il reprezinta fisa criteriilor de selectare. Ea va ajuta sa stabiliti cat de bine corespunde candidatul cu profilul pe care l-ati stabilit. In partea de sus a documentului sunt specificate numele candidatului si data la care veti complta eventual se va prezenta la interviu. Fisa este impartita in doua coloane. Prima contine criteriile de eligibilitate. Acestea vor fi marcate daca sunt indeplinite. In coloana a doua veti prezenta informatia sau informatiile din CV v-a sau v-au facut sa considerati ca respectivul criteriu a fost indeplinit.

Exemplu:

Informatiile din fragmentul ce urmeaza ne dau posibilitatea de a completa fisa criteriilor de selectare astfel:

Nume : Marius Stoica

Data : 12.05.03

Criteriu de eligibilitate     Experienta si aptitudinile

al candidatului :

Aptitudini interpersonale X A condus o echipa de 3 pers 18 luni

Experienta de lucru cu clientii    X Patru ani de experienta

Cunostinte tehnice specifice    X Fac. De Mecanica, 2 ani exp.

Performanta sau spectacol ?

Desigur ca este foarte interesant sa te intalnesti cu oameni de toate felurile, sa afli ce gandesc, ce simt, ce ii preocupa. Este interesant sa compari asteptarile lor cu asteptarile tale, telurile lor in viata cu telurile tale, modul lor de a gandi cu cu modul tau de a gandi si interpreta evenimentele.

Este frumos si interesant, dar sa nu uitam ca scopul nostru nu este de a ne intalni cu oamenii pentru a-i lasa sa-ti povesteasca ispravile vietii lor sau pentru a-i face sa asculte peripetiile prin care ai trecut.

Scopul tau este sa reusesti sa filtrezi din multitudinea de candidati pe cel sau pe cea care se va potrivi cel mai bine companiei in care trebuie sa-l plasati. Deci, nu alunecati in povestea vietilor si a experientilor profesionale traite, nu alunecati in comentarii care nu au legatura cu scopul pe care vi l-ati propus.

Oricat de fermecatoare ar fi discutia, ganditi-va ca aveti de rezolvat ceva prioritar, in interesul firmei pe care o reprezentati, deci, stop cochetaria, stop pierderea de timp

5.1. Criteriile de alegere a intrebarilor

Incercati sa formulati intrebari cat mai strans legate de Cerinele Job-ului. Nu uitati ca nu sunteti la un interogatoriu, cel sau cea din fata Dvs nu trebuie sa se simta agresat/a in vreun fel. Pentru a obtine maxim de informatii si de sinceritate persoana din fata Dvs. trebuie sa se simta apreciata si luata in considerare.

Formulati pe o coala de hartie intrebarile care vi se par relevante pentru pozitia care trebuie ocupata si, in cazul in care aveti mai putina experienta, consultati-va cu colegii, daca lista este completa. Nu uitati ca un interviu serios dureaza in medie 45 minute, deci aveti timp suficient sa acoperiti toate detaliile daca lista Dvs. de intrebari este bine gandita.

Retineti ca la un interviu imensa majoritate a problemelor sunt legate de comportament, insa, nu uitati sa testati un pic si cunostintele tehnice. Deseori intalnim oameni deosebiti, fermecatori, noi insa trebuie sa plasam specialisti. In cazul in care nu sunt luate in considerare cunostintele tehnice sau specifice ale job-ului, riscam sa intampinam priviri dispretuitoare din partea clientilor si plangeri ca am trimis candidati la intamplare.

Incercati sa formulati intrebari legate de performanta candidatului in domeniul pentru care candideaza.

Nu neglijati intrebarile legate de trecut, de locurile in care a muncit, cand, cat timp, in ce companie, cati membri avea acea organizatie, ce anume a facut, care i-au fost obligatiile si limitele de competenta.

Nu uitati ca trecutul unei persoane ii prezice viitorul, deci mare atentie la cariera pe care a avut-o pana la acel moment candidatul din fata Dvs.

Un interviu bun incepe cu intrebari bune, directe, la obiect.

Faceti tot posibilul ca intrebarile Dvs. sa fie :

Legate de pozitia pe care vreti sa o completati ;

Sa aduca suficiente informatii legate de comportarea din trecut ;

Sa lase posibilitatea continuarii discutiei.

Incercati sa minimalizati intrebarile care :

Sunt prea directionate

Sunt ipotetice

Sunt prea usor de raspuns « da » sau « nu »

Sub nici o forma nu folositi intrebari care :

Fac discriminari

Conduc catre un anumit tip de raspuns

Va pot usor pacali

Incercati sa folositi intrebari care incep cu formulari de tipul « Imi puteti spune cate ceva despre .  » sau « cum.. ». Acest gen de formulare a intrebarii incurajeaza indirect pe candidat sa dea un raspuns in detaliu, incercand sa acopere cat mai bine zona pe care o indicati Dvs. In plus, ii da un sentiment ca este apreciat, lasandu-i posibilitatea de a-si expune punctul de vedere sau logica pe care a utilizat-o la mimentul respectiv.

Nu uitati ca nu este bine sa il determinati pe candidat sa se compare cu alte persoane. Este bine sa il incurajati sa vorbeasca despre sine si despre ceea ce poate face, sa compare rezultatele pe care le-a dobandit in timp, evolutia pe care a avut-o. Evitati intrebarile sau constatarile « rezultatele Dvs au fost cele mai bune din companie ? »

Accentuati intrebarile legate de rezolvarea diverselor probleme din trecut. Nu va hazardati in dezvoltarea subiectelor legate de situatii ipotetice, evitati intrebari de genul  «  ce ati face daca vi s-ar ivi cutare sau cutare situatie ? »

Tineti cont ca majoritatea oamenilor vor sa vorbeasca despre ei insisi, despre realizarile, necazurile, experientele, viata lor personala. Incercati sa exploatati acest lucru conducand interviul in asa fel incat sa obtineti maximum de informatii legate de zona Dvs. de interes.

In continuare va propunem cateva seturi de intrebari care v-ar ajuta sa depistati anumite aptitudini, solicitate de clent :

5.2. Intrebari posibile pentru a evolua anumite aptitudini

Adaptabilitate

Ccalitatea de a ramane eficient(a) in medii diferite, avand responsabilitati diferite si alaturi de oameni diferiti

Puncte cheie:

1. Ajustarea diverselor moduri de abordare a unei probleme, astfel incat sa indeplineasca cerintele.
2. Ajustarea comportarii in functie de comportarea celorlalti.
3. Schimbarea prioritatilor in functie de cerinte.
4. Adaptarea rapida la noi cerinte si responsabilitati.

Intrebari posibile:

1. Lucrul cu oameni avand diverse pregatiri sau din culturi diferite poate fi extrem de interesant. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa va adaptati unei personae cu pregatire diferita si din mediu cultural diferit. Cum ati procedat? Ce s-a intamplat? Care a fost rezultatul?
2. Relatiile noastre cu clientii cunosc variatii foarte mari. Dati-mi un exemplu de client cu care dumneavoastra ati avut cea mai ineficienta relatie. De ce credeti ca relatia nu a fost eficienta?
3. Cateodata trebuie sa lucram in conditii sau cu proceduri pe care nu le agream. Cand v-ati confruntat ultima data cu astfel de probleme generate de management? De ce au aparut? Cum ati procedat?
4. Spuneti-mi cate ceva despre un superior/ director cu care a fost cel mai dificil de lucrat pentru dumneavostra. Cum ati rezolvat aceasta relatie dificila?
5. Se poate intampla ca persoana de contact pe care o aveti intr-o organizatie client sa plece din organizatia respective. Cam cat timp va ia pana va acomodati cu "noul" client? Ce faceti pentru a stabili aceleasi bune relatii pe care le-ati avut cu antecesorul sau?

Analiza

Capacitatea de a identifica informatiile relvante si a relatiilor dintre acestea dintr-o multime de date; compararea informatiilor din diverse surse si stabilirea relatiilor dintre ele; identificarea relatiilor de tip cauza efect

Puncte cheie

1. Identificarea problemelor/ ocaziilor.
2. Colectarea tuturor informatiilor relevante.
3. Identificarea problemelor "mascate".
4. Organizarea informatiilor.
5. Identificaea relatiilor de tip cauza-efect.
6. Identificarea si evaluarea tendintelor.

Intrebari posibile:

1. Am fost cu totii in situatia in care cineva s-a plans de o actiune de a noastra. Lucrul acesta ne-a dus la identificarea unei probleme pe care nu o banuiam, dar care trebuia rezolvata. Spuneti-mi cand vi s-a intamplat asa ceva? De ce nu s-a identificat problema mai devreme?
2. Uneori, cu putin noroc reusim sa identificam o problema minora, pe care daca nu o rezolvam imediat, riscam sa o transformam intr-una majora. Dati-mi un exemplu de problema minora pe care ati descoperit-o si rezolvat-o inainte de a se transforma intr-una majora.
3. Cum reusiti sa va tineti o evidenta riguroasa a tuturor problemelor cu echipamentul pe care lucrati? Dati-mi un exemplu de problema identificata recent.
4. Dati-mi un exemplu de situatie in care nu ati fost sigur ce anume voia un client. Cum ati rezolvat problema?
5. Avem cu totii clienti care afirma ca stiu perfect ce vor de la noi, dar in momentul in care primesc ceea ce au comandat isi dau seama ca aveau nevoie de altceva. Spuneti-mi cand ati patit asa ceva si cum ati procedat?
6. Pe ce informatii te-ai bazat cand ti-ai ales scoala/ facultatea? (intrebare pentru tinerii cu foarte putina experienta de lucru).

Orientare client

dezvoltarea atenta si prevenitoare a relatiilor cu clientii prin effort corespunzator de a-i asculta si de a-i intelege; anticiparea nevoilor clientilor; acordarea de maxima prioritate satisfacerii cerintelor clientilor

Puncte cheie:

1. Recunoasterea clientului,
2. Clarificarea cerintelor si nevoilor acestora,
3. Preantampinarea cerintelor clientului,
4. Asumarea raspunderii in unele actiuni,
5. Capaciatatea de a asculta si intelege,
6. Recunoasterea satisfactiei.

Intrebari posibile:

La serviciul dvs . . cum v-ati dat seama ca a fost mutumit clientul? Dati-mi un exemplu concludent.

2. Uneori intalnim situatii in care trebuie sa ascultam cu maxima atentie raspunsurile la intrebarile noastre, pentru a ne da seama de cerintele clientului. Dati-mi un exemplu de astfel de situatie in care a trebuit sa fiti foarte atent(a) pentru a clarifica o anumita problema a unui client.
3. Oricat de atenti si prevenitori am fi, este imposibil sa nu intalnim si situatia in care cineva se plange de serviciile prestate de noi. Dati-mi un exemplu recent in care un client s-a plans de serviciile dumneavoastra.
4. Dati-mi un exemplu in care ati decis sa implicati si pe altii pentru a rezolva o problema cu un client. (care a fost problema, cum v-a ajutat implicarea altora).
5. Mai ales in cazul companiilor cu multi clienti, nu avem intotdeauna timp sa ne asiguram ca fiecare client in parte este multumit pe deplin. Dati-mi un exemplu recent in care nu ati avut timp sa multumiti pe deplin un anumit client.
6. Dati-mi o situatie in care a fost deosebit de important sa stability o relatie buna cu un client. Cum ati reusit?
7. Cum va dati seama ca un client este nemultumit ? Cum rezolvati aceasta problema?

Energie

Capacitatea de a metine constant un nivel inalt al activitatii/productivitatii; capacitatea de a lucra mult timp

Puncte cheie:

1. Capacitatea de a lucra indelung fara a pierde din eficienta.
2. Capacitatea de a-si planifica timpul.

Intrebari posibile:

1. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa lucrati intens mult timp. Ce anume ati facut? Ce ati facut pentru a va sustine intensitatea lucrului?
2. Ati lucrat vreodata in ture? Ce ati facut pentru a ramane efficient(a)?
3. Cu totii gresim la serviciu cand suntem obositi. Dati-mi un exemplu recent de situatie in care ati ajuns la serviciu oboist(a). Ce erori ati facut?
4. Cate ore suplimentare ati facut in ultimele sase luni? De ce a trebuit sa faceti aceste ore suplimentare?
5. Ce activitati credeti ca va solicita la maximum energia? Ce faceti pentru a va mentine eficienta?
6. Dupa concediu tuturor le este cam greu sa se intoarca la serviciu. Povestiti-mi cum a fost prima zi de serviciu dupa intoarcerea dintr-un concediu lung si placut. Ce ati facut pentru a fi eficient?
7. Cate intalniri pentru vanzari aveti in medie pe saptamana? Ce interval de timp mentineti intre intalniri? Ce se intampla daca timpul este insufficient?
8. La sfarsitul unei zile de intalniri, prezentari si discutii cu clientii este imposibil pentru un agent de vanzari sa fie la fel de efficient pe cat ar dori. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa faceti reale eforturi sa va mentineti energia si prospetimea pana la sfarsitul unei lungi zilede lucru.

Urmarirea rezultatelor

Stabilirea procedurilor de monitorizare a deplasarilor, delegarilor de responsabilitate, indeplinirii atributiilorsi realizarii proiectelor

Puncte cheie:

1. Stabilirea informatiilor cheie.
2. Contactarea celorlalti pentru a evalua progresul.
3. Confirmarea ca actiunea a avut loc.
4. Verificarea progresului.
5. Obtinerea comentariilor privind rexultatele.

Intrebari posibile:

V-ati intalnit cu membrii echipei dvs. dupa ce in proiect a fost realizat?

2. Uneori suntem luati prin surprindere de faptul ca un termen de livrare nu a fost respectat pentru ca unul din membrii echipei noastre nu a stiut ce ar fi trebuit sa faca. Cand vi s-a intamplat ultima oara acest lucru?
3. In orice echipa exista personae care doresc sa lucreze independent si, in final se dovedeste ca nu au putut termina la timp un proiect, sau in concordanta cu specificatiile clientului. Cand ati intalnit acest lucru?
4. Cum tineti evidenta progresului unui proiect pentru care raspundeti, dar pe care l-ati atribuit unui membru al echipei dumneavoastra?
5. Cum va asigurati ca materialele de care aveti nevoie vor fi gata la timp?
6. Mai ales in vanzari, deseori se intampla sa consideram ca este sufficient sa prezentam comanda si sa fim siguri ca se va si executa correct. Dati-mi un exemplu de situatie in care ati crezut ca o comanda se va executa correct, dar nu a fost asa. Ce n-a fost bine? De ce?
7. Se intampla sa aflam cu surprindere ca un client nu a fost multumit. Cand vi s-a intamplat ultima data acest lucru? Ce a generat nemultumirea? Cum ati aflat despre acest lucru?
8. Cum monitorizati gradul de satisfactie al clientilor dumneavoastra? Dati-mi un exemplu in care ati trimis un material eronat.
9. Se intampla uneori sa planificam intr-un fel si sa constantam ca lucrurile nu evolueaza conform planului nostru. Cand vi s-a intamplat ultima data? Ce nu a functionat bine? Ati verificat de mai multe ori aranjamentele facute?

Prezentari formale

Capacitatea de a prezenta efficient, unor persoane sau grupuri de persoane, idei sau produse. Capacitatea de a adapta prezentarea caracteristicilor si nevoilor persoanelor sau grupurilor respective

Puncte cheie:

1. Stabilirea scopului si importantei.
2. Prezentarea continutului intr-o secventa logica.
3. Utilizarea vocabularului corespunzator si a exemplelor edificatoare.
4. Folosirea mijloacelor audiovizuale corespunzatoare.
5. Capacitatea de a asculta si a raspunde intrebarilor.

Intrebari posibile:

Ati facut vreodata o prezentare superiorului/ sefului dvs.? Povestiti-mi, va rog. Cum ati pregatit-o?

2. Cum va adaptati prezentarile in functie de audienta? Imi puteti da un exemplu?
3. Ati instruit vreodata pe cineva? Cate peroane?
4. Ati facut prezentari in care a trebuit sa recomandati produse/ servicii noi? Cum ati procedat?
5. Cu totii suntem prea ocupati ca sa avem timp sa pregatim corespunzator o prezentare. Dati-mi un exemplu de situatie in care nu ati avut sa pregatiti potrivit exigentelor dvs. o prezentare extrem de importanta. Cum s-au reflectat negativ rezultatele datorita acestui fapt?
6. A trebuit vreodata sa faceti o prezentare tehnica a unor persoane fara minimum de cunostinte tehnice? In ce a constat prezentarea?
7. Prezentarile formale pot fi foarte interesante, dar ca intotdeauna, este loc de mai bine. Dati-mi un exemplu de prezentare pe care ati fi vrut sa o faceti altfel.
8. Descrieti-mi prezentarea formala pe care ati facut-o pentru a vinde un produs, prezentare care dupa pareerea dvs a avut cel mai amre success. Cum ati abordat subiectul?

Initiativa

Actiuni sa influenteze evenimentele in asa fel incat sa se indeplineasca scopurile propuse; actiunile respective trebuie sa fie pornite de persoana in cauza si nu acceptate cu pasivitate

Puncte cheie:

1. Generare de idei pentru imbunatatirea situatiei.
2. Rezolvarea problemelor fara a I se cere persoanei respective in mod explicit acest lucru.
3. Exploatarea ocaziilor fara a se cere explicit acest lucru.
4. Cautarea ocaziilor pentru propria imbunatatire si ridicare a performantelor.
5. . .pe scurt, a face mai mult decat I se cere.

Intrebari posibile:

1. Ce ati facut diferit fata de colegii dvs? De ce? Dati-mi un exemplu de ce considerati dvs ca stilul pe care il aveti este unic.
2. Toti stim ca, desi uneori este avantajos pentru o afacere sa schimbam ceva anume, nu o facem considerand ca nu merita efortul. Dati-mi un exemplu de situatie/ politica din departamentul/ compania dvs., care ati stiut ca ar fi trebuit schimbata dar n-ati facut nimic in acest sens.
3. Care a fost cea mai mare realizare pe care ati avut-o la ..? Cum s-a desfasurat pas cu pas?
4. Cu totii avem esecuri. Care a fost cel mai mare insucces pe care l-ati avut? Ce s-a intamplat? Privind inapoi in urma, ce ati fi putut face ca sa evitati esecul?
5. Ati luat unele masuri ca sa va imbunatatiti performantele? Care sunt acele masuri?
6. Dati-mi un exemplu de situatie in care ati identificat problema si ati actionat pentru a o rezolva, neasteptand sa vina altcineva sa o resolve.
7. Nu este o noutate pentru nimeni ca in general eforturile suplimentare nu sunt rasplatite. Dati-mi un exemplu de situatie in care nu v-ati oferit sa faceti un effort suplimentar, pentru ca stiati ca nu veti fi recompensat sau nu vi se vor recunoaste meritele.
8. La orice vanzare se poate face intotdeauna mai mult pentru a castiga clientul/ contractul. Dati-mi un exemplu in care nu ati facut un effort suplimentar pentru a obtine contractul, si ati pierdut. De ce nu ati facut acel effort?
9. Prin ce se deosebesc tehnicile dvs de vanzare de cele ale colegilor?
10. Cum generati noi vanzari?

Inovatia

Capacitatea de agenera solutii ingenioase pentru a rezolva o problema; incercarea de a gasi cai noi si diferite de abordare a problemelor si ocaziilor

Puncte cheie:

1. Cum lucrati cu membrii echipei dvs. astfel incat sa gasiti noi idei de dezvoltare a afacerii?
2. Oricat de buna si de ingenioasa ar fi o companie, este imposibil sa ramana intotdeauna pe primul loc in privinta gasirii de noi idei si proceduri de dezvoltare a afacerii. Dati-mi un exemplu de situatie in care competitia a fost mai inventive decat compania dvs. De ce credeti ca nu ati fost dvs. fericitii autori ai ideii/ procedurii?
3. Cum imbunatatiti performanta la locul dvs. de munca?
4. Stim cu totii ca unele probleme pur si simplu nu se pot rezolva. Dati-mi un exemplu de astfel de problema din organizatia dvs. pe care ati incercat sa o rezolvati, dar nu ati putut.
5. Ce idée de-a dvs a dus la imbunatatirea produsului?
6. Desigur ca nu in fiecare zi apar noi produse. Dati-mi insa un exemplu de situatie in care ati imbinat creative produsele existente si ati obtinut un rezultat deosebit.
7. Nu de putine ori pierdem o afacere/ vanzare/ client, intrucat concurenta a aparut cu o idée pe care am fi putut-o aplica si noi. Cand vi s-a intamplat acest lucru?
8. Cateodata suntem nevoiti sa gasim cele mai nastrusnice cai pentru a atrage un client. Dati-mi un exemplu de situatie de acest gen, in care ati avut success.
9. Aveti o metoda deosebita de a identifica ocaziile pe piata? Ce va face sa credeti ca este deosebita?

Integritate

Intretinerea si promovarea normelor etice organizationale si sociale in desfasurarea afacerilor interne si externe

Puncte cheie:

Furnizarea informatiilor complete si clare.

2. Reprezentarea onesta a potentialului organizatiei.
3. Pastrarea confidentialitatii.
4. Aderarea la sistemul de reguli si politici.
5. Respectarea angajamentelor si promisiunilor.

Intrebari posibile:

1. Am fost cu totii in situatia in care am aflat despre iminenta schimbarilor din organizatie cu mult inaintea celorlalti. Cand vi s-a intamplat? Cum ati reactionat?
2. Unele companii nu se supara daca echipamentul de la serviciu este folosit si in scopuri personale. Ati folosit vreodata echipamentul de la serviciu pentru a va rezolva vreo problema personal (copiatorul, fax-ul, telefonul)? Dati-mi un exemplu.
3. V-a cerut vreodata superiorul dvs. sa faceti ceva ce dvs. ati considerat ca nu s-ar fi cuvenit? Cum ati reactionat?
4. Ar fi minunat sa lucram numai cu oameni onesti, dar din pacate stim cu totii ca nu este asa. Dati-mi un exemplu de situatie in care unul din colegii dvs. a facut ceva ce nu se cuvenea. Ce ati fi facut in acea situatie?
5. Cand suntem pe cale de a incheia un contract deosebit de important, tindem sa promitem clientului mai mult decat putem oferi in realitate. Cand vi s-a intamplat ultima data asa ceva?
6. Dati-mi un exemplu de situatie in care ati reusit sa influentati un client sa cumpere ceva mult mai scump decat era pregatit sa o faca.
7. Dati-mi un exemplu de situatie in care un client v-a intrbat care sunt punctele slabe ale produsului pe care I l-ati vandut. Ce I-ati spus?
8. Nu intotdeauna ne simtim bine/ confortabil cand avem de vandut un produs sau serviciu. Dati-mi un astfel de exemplu pe care l-ati trait.
9. Cum ati reactionat cand un client v-a cerut informatii legate de calitatile concurentei?

Negociere

Capacitatea de a identifica si formula variante care sa fie acceptate sustinute de toti participantii.

Puncte cheie:

1. Identificarea nevoilor, ingrijorarilor si atitudinilor celorlalti
2. Identificarea punctelor de accord si dezacord.
3. Prezentarea variantelor.
4. Pastrarea variantelor.
5. Pastrarea argumentelor in favoarea tranzactiei/ problemei.
6. Obtinerea acordului prin compromis.
7. Cautarea unei solutii reciproc avantajoase.

Intrebari posibile:

In ce feluri de negocieri ati fost implicat(a)?

2. Descrieti-mi o situatie in care a trebuit sa negociati cu furnizorii dvs. pentru a obtine un avantaj pentru compania dvs.
3. Se intampla uneori ca pur si simplu sa fie imposibil sa se faca vreun compromis. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa faceti solicitari care nu sufereau nici un fel de negociere. Ce s-a intamplat?Cum au reactionat ceilalti?
4. Dati-mi un exemplu de situatie in care furnizorul dvs. nu a avut dreptate (sau dvs. ati crezut asta). Cum ati rezolvat problema?
5. Din nefericire suntem uneoripusi in situatia de a negocia cu persoane extrem de dificile. Care a fost cea mai dificila persoana cu care ati negociat? Ce s-a intamplat? Cum ati procedat?
6. Dati-mi un exemplu de situatie deosebita in care toata echipa dvs. a avut de facut fata unei negocieri. Care a fost aportul dvs.?
7. Nu de putine ori negocierile esueaza. Dati-mi un exemplu de negociere ratata in care ati fost implicat(a).
8. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa negociati cu membrii organizatiei dvs. pentru a imparti unele resurse limitate.
9. Se intampla sa acceptam un contract care se dovedeste a fi in final in defavoarea organizatiei noastre. Cand vi s-a intamplat ultima data? Ce anume nu a functionat bine in negociere?
10. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa negociati un contract cu un client foarte dificil. Ce s-a intamplat? Cum v-ati descurcat?
11. Descrieti-mi o negociere de care sunteti foarte mandru(a). Cum v-ati pregatit pentru ea?

Capacitatea de a convinge

Folosirea stilurilor si metodelor potrivite de comunicare pentru a obtine acceptarea unei idei sau unui produs

Puncte cheie:

1. Determinarea nevoilor "clientului" si a criteriilor de decizie.
2. Selectarea adecvata a modalitatilor de abordare.
3. Capacitatea de a demonstra ca produsul/ ideea satisface nevoile/ cerintele.
4. Intelegerea ingrijorarilor clientului.
5. Obtinerea acordului pentru actiunea/ produsul recomandat.

Intrebari posibile:

Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa discutati cu persoane de diferite structuri si mentalitati pentru a le obtine sprijinul.

2. Dati-mi un exemplu de situatie in care a trrebuit sa abordati o problema altfel decat erati obisnuit.
3. Uneori, chiar daca aveti toata drepatatea, este imposibil sa ii convingeti pe celalti ca ideea dvs. este cea justa. Dati-mi un astfel de exemplu pe care l-ati trait.
4. Cand aveti un termen de predare foarte "strans" nu prea va permiteti sa va pierdeti timpul convingandu-I pe celalti sceva, ci, pur si simplu le impuneti in cel mai direct mod ce sa faca. Dati-mi un astfel de exemplu.
5. Tuturor ni se intampla sa credem ca am castigat un contract fabulos, si sa nu fie asa. Cand vi s-a intamplat asa ceva?
6. Uneori este realmente imposibil sa demontam toate obiectiile ridicate de un client. Cand vi s-a intamplat asa ceva?
7. Dati-mi un exemplu de competitie in care produsele/ serviciile dvs. au fost preferate, in detrimental celorlalti participanti. Care a fost abordarea care v-a dus la success?
8. Care a fost cea mai buna idée pe care ati vrut sa o "vindeti" unuia din superiorii dvs. dar n-ati putut? Cum ati abordat problema?

Starea fizica

Inexistenta unor probleme de natura fizica ce ar impiedica buna desfasurare a serviciului.

Important! !

Nu comentati acest subiect intr-un interviu. Determinarea starii fizice este problema medicului.

Organizare si planificare

Stabilirea unei succesiuni de pasi care trebuie parcursi de persoana in cauza si / sau colegi, pentru a atinge scopul propus. Planificarea atributiilor corespunzatoare pentru fiecare membru al echipei si alocarea corespunzatoare a resurselor

Puncte cheie:

1. Stabilirea prioritatilor
2. Stabilirea obiectivelor si a reperelor
3. Estimarea corecta a timpului si programarea activitatilor
4. Identificarea si alocarea resurselor
5. Folosirea corespunzatoare a instrumentelor de control

Intrebari posibile:

1. Dati-mi un exemplu de plan pe termen lung sau scurt pe care a trebuit sa-l dezvoltati pentru departamentul dvs.
2. Cu totii suntem uneori prea preocupati pentru a ne planifica activitatea. Dati-mi un exemplu de situatie in care, din lipsa de timp, mai degraba ati reactionat la situatii decat sa le planificati.
3. Cu totii am intalnit situatii in care am fost obligati sa pierdem timp datorita unor imprejurari neprevazute. Cand vi s-a intamplat ultima data?
4. Cand ati avut de rezolvat prioritati aflate in conflict?
5. Am intalnit cu totii situatii in care pur si simplu nu am putut termina la timp toate lucrarile. Descrieti-mi o situatie in care acest lucru vi s-a intamplat si dvs.
6. Ce procedura folositi pentru a evidential lucrurile carora trebuie sa le dati atentie?
7. Tuturor ni se intampla sa uitam uneori sa facem ceva important pentru un client. Cand vi s-a intamplat ultima data? Ce ati uitat? De ce ? Ce s-a intamplat?
8. Ce obiective v-ati propus pentru acest an? Dar pentru urmatorii cinci ani? Ce pasi faceti pentru a va asigura ca progresati in sensul dorit?
9. Saptamana trecuta, pe ce criterii ati ales ce clienti sa intalniti?

Invatare practica

Asimilarea si aplicarea la momentul potrivit a informatiilor legate de servici

Puncte cheie:

1. Punerea de intrebari pentru a obtine noi informatii.
2. Documentarea asupra lucrurilor relevante.
3. Capacitatea de a-I observa pe ceilalti
4. Imbunatatirea calitatilor prin practica.
5. Aplicarea rapida a noilor calitati / cunostinte dobandite.

Intrebari posibile:

1. In orice serviciu nou sunt unele lucruri pe care le "prindem" imediat, si altele pe care le invatam mai greu. Dati-mi aceste exemple in ce va priveste pe dvs.
2. Este dificil sa ne obisnuim cu schimbarile atat de repede survenite in tehnologie. Dati-mi un exemplu de astfel de schimbare la care inca mai aveti de invatat.
3. Dati-mi un exemplu in care a trebuit si ati putut sa invatati ceva extrem de complex intr-un interval de timp foarte scurt.
4. Dati-mi un exemplu in care ati avut probleme in invatarea unui lucru complex.
5. A trebuit sa invatati noi lucruri despre schimbarile suferite de un produs, de o piata sau de o procedura?
6. Sa recunoastem ca este dificil sa stim absolut totul despre un produs sau un process, chiar daca am lucrat in domeniul respective destul de mult. Dati-mi un exemplu de produs / process pe care inca nu-l stapaniti si mai aveti ceva de invatat pentru a-l stapani.
7. Dati-mi un exemplu de informatie pe care ari obtinut-o in legatura cu un concurrent serios. Cum ati folosit acea informatie?
8. Cu totii avem stari in care ne simtim dezorientati in legatura cu un proiect. Cand vi s-a intamplat si dvs.?

Tenacitate

Mentinerea unei atitudini sau unui plan de actiuni pana cand obiectivul dorit este atins (sau nu mai este cazul sa fie atins din motive rezonabile).

Puncte cheie:

1. Depasirea obstacolelor pentru a indeplini scopurile
2. Incercare repetata de a indeplini obiectivele propuse
3. Cunoasterea momentului optim pentru renuntare
4. Concentrarea asupra problemei pana ce aceasta este rezolvata

Intrebari posibile:

1. Care a fost cel mai lung interval de timp pe care a trebuit sa-l petreceti pentru a convinge un client sa cumpere produsul / serviciul dvs.
2. Dati-mi un exemplu in care, desi aveati nevoie de informatii pentru pregatirea unei prezentari, a fost foarte dificil sa obtineti informatiile necesare.
3. Incheierea unui contract nu este niciodata ceva usor. Dati-mi un exemplu de situatie in care, in ciuda eforturilor dvs., nu s-a putut incheia contractul. Ce v-a determinat sa renuntati?
4. Dati-mi un exemplu de situatie in care v-ati mentinut planul/ strategia de actiune pana cand v-ati indeplinit scopul propus (sau nu a mai fost nevoie sa fie indeplinit).
5. Nici un vanzator nu poate incheia de fiecare data cu success un contract. Care a fost cea mai mare pierdere pe care ati avut-o neincheind un contract? Cum ati procedat ca totusi sa incheiati contractul? Care au fost pasii pe care I-ati facut?
6. Lucrurile nu se desfasoara totdeauna dupa cum ne-am dori noi. Dati-mi un exemplu de situatie in care ati facut tot ce ati putut pentru a obtine un contract, dar nu l-ati obtinut.
7. Dati-mi un exemplu de client care s-a confruntat sistematiccu probleme generate de produsul/ serviciul oferit de dvs. Ce ati facut pentru a rezolva problema acestui client?

Comunicare scrisa

Exprimarea clara si fara echivoc a ideilor intr-un document pe intelesul audientei

Puncte cheie:

1. Folosirea vocabularului si stilului impuse de audienta
2. Exprimarea clara si succinta a ideilor
3. Utilizarea stilului adecvat scopului

Intrebari posibile:

1. Ce fel de documente ati scris in timpul .
2. A trebuit vreodata sa scrieti documentatie tehnica pentru persoane atehnice?
3. Cu totii am intalnit situatii in care a trebuit sa facem referate solicitand o anumita actiune. Dar, spre mirarea noastra, oamenii care au primit referatul nu au actionat asa cum ne-am fi asteptat. Imi puteti spune cand vi s-a intamplat asa ceva?
4. Ati scris vreodata instructiuni pentru alte persoane? Dati-mi un exemplu in care cineva a executat cu usurinta instructiunile inscrise de dvs., si alt exemplu in care cineva nu a putut executa ceea ce I-ati scris.
5. Ati raspuns vreodata in scris reclamatiilor?
6. Am intalnit cu totii situatia in care un sef ne-a inapoiat un document scris de noi, fie pentru ca nu a inteles ce anume am scris, fie pentru ca au fost greseli gramaticale sau de alta natura in acel document. Cand vi s-a intamplat asa ceva ultima data?
7. Ati scris vreodata o srisoare deosebita unui client pentru a-I cere o intalnire sau pentru a promova un produs? Cum a fost?
8. Ati modificat vreodata materialul/ prezentarea standard pentru a va potrivi mai bine nevoilor clientilor dvs.?
9. Mai ales in vanzari, se intampla sa scriem prezentari pentru care clientii sa aiba o multime de intrebari. Dati-mi un exemplu de situatie de acest gen, cu care v-ati confruntat.

Interviul

Interviul de plasare reprezinta un schimb de informatii care are ca scop identificarea si plasamentul celui mai bun candidat la firma client.

In scopul reusitei interviului, intre intervievat si intervievator trebuie sa se stabileasca o relatie de simpatie si respect reciproc.

Impresia favorabila nu trebuie sa fie unilaterala, ci bilaterala. Dvs. reprezentati compania de recrutare, chiar daca candidatul nu se poatriveste cu postul deschis, s-ar putea sa aveti nevoie de aptitudinile si cunostintele acestuia in viitor. Cu atat mai mult cu cat dupa interviu candidatul va vorbi cu prietenii, rudele despre acest interviu. Nu uitati regula generala a marketingului : fiecare candidat placut impresionat va vorbi frumos despre « Lugera & Makler » aproximativ cu 3 persoane, fiecare candidat neplacut imperionat isi va impartasi impresiile la zece candidati.

6.1. Organizarea interviului

Presupune :

Programarea interviurilor

Stabilirea persoanei intervievatoare/ echipei de intervievatori (daca este cazul)

Alegerea locului unde va avea loc interviul

Aranjarea corespunzatoare a locului unde va avea loc interviul

Asigurarea unor conditii optime de desfasurare a interviurilor

6.2 Programati interviurile

Cu cat lista candidatilor este mai scurta, cu atat veti putea programa si organiza mai bine interviurile, acordand mai multa atentie fiecaruia in parte.

Avand in vedere faptul ca majoritatea candidatilor sunt angajati si nu pot lipside la serviciu, va trebui ca multe interviuri sa se desfasoare inafara orelor de program.

Faceti programarile astfel, incat candidatiisa nu se intalneasca unii cu altii. Ar fi jenant, iar performantele candidatilor ar putea avea de suferit.

Lasand un anumit interval de timp intre doua interviuri va veti putea permite sa petreceti mai mult timp cu un candidat, daca este necesar, sau sa va finalizati notitele din timpul interviului si sa va fixati opiniile despre fiecare candidat in parte.

6.3. Stabiliuti persoana sau echipa de intervievatori

Daca la un proiect lucreaza mai multi rcruteri in paralel, in faza finala ar trebui sa se stabileasca o singura persoana, care ar prezenta lista scurta clientului.

O a doua persoana care particita impreuna cu Dvs. la interviu, in special pentru pozitiile dificile,, va poate ajuta sa alegeti cea mai buna strategie de intervievare si va va furniza opinii valoroase.

Cine poate face parte din echipa de intervievatori ?

Un recruter care a mai selectat pozitii similare pentru alti clienti, mai ales atunci cand intervievatul urmeaza a ocupa o pozitie superioara;

In unele cazuri reprezentantii clientilor. Asistand la interviu, ei isi vor da seama dacavor putea lucra in conditii bune cu candidatul respectiv. Astfel se vor evita neintelegerile viitoare;

Un coleg la viitorului angajat, din acelasi departament, sau din tr-un departament cu care acesta va avea relatii de lucru apropiate. El cunoaste bine cerintele postului care trebuie acoperit.

Alegeti locul unde se va vesfasura interviul

Identificati un loc linistit, in care candidatii sa se afle in largul lor. Anuntati-va colegii cand si in ce birou vor avea loc interviurile pe care le-ati programat din timp. Rugati-i sa nu fiti deranjati. Interviul nu trebuie intrerupt decat in cazul de forta majora. Eplicati clar candidatului cum se poate ajunge la sediul firmei « Lugera & Makler » pentru interviu.

Asigurati-va ca eliminati din incapere elemente perturbatoare cum ar fi ecranul computerului care functioneaza, telefoane care pot suna, sau mai multe hartii pe birou.

Aerisiti bine camera si luati masuri ca temperatura sa fie optima.

Scaunele si lumina trebuie sa contribuie la crearea unei atmosfere relaxate. Scaunele prea inalte sunt incomode, cele prea joase contribuie la crearea emotiilor candidatilor. Amplasati scaunele in functie de natura interviului, tinand cont de urmatoarele:

Asezarea scaunelor de o parte si alta a mesei se face cand interviul este formal ;

Asezarea la o masa rotunda, unde intervievatorul si candidatul pot sta alaturi, ofera senzatia unei atmosfere neoficiale ;

Daca interviul este condus de un grup de intervievatori, acesta va avea caracter oficial. Candidatul si grupul vor fi asezati la parti opuse ale mesei

6.5. Pregatirea interviului

Alegeti strategia de intervievare

Strategia de intervievare depinde de criteriile postului si de obiectivele pe care doriti sa le atingeti. Daca postul presupune ca munca sa se desfasoare in conditii de stres, adoptati un stil agresiv, pentru a vedea cum reactioneaza candidatul. Daca nu i s-au verificat cunostintele tehnice trebuie neaparat sa o faceti

Stilurile de interviu pe care le puteti utiliza sunt urmatoarele :

Interviu faptic. Informatiile faptice constituie scopul principal, personalitatea candidatului fiind mai putin importanta.

Interviu situational. Are ca scop testarea capacitatii angajatului de a face fata aspectelor cheie ale postului. Intrebarile trebuie sa fie deschise de genul : « ce ati face daca .  » , « inchipuiti-va ca .  »

Interviu de confruntare. Urmareste comportamentul candidatului in conditii de stress. Fiti insinuant, dur, si pretindeti ca nu aveti incredere in informatiile referitoare la evolutia profesionala, prezentate in CV.

Interviu tehnic. Urmareste verificarea aptitudinilor tehnice ale candidatului. Concepeti un test practic, in functie de post. Fie ca este vorba de manuirea unui software, de in inginer mecanic sau un electronist, fie ca ii cereti sa va explice cum va vinde un produs sau un serviciu.

Stabiliti continutul interviului.

Continutul interviului depinde de strategia pe care o alegeti.

In general, interviul cuprinde urmatoarele parti :

Introducere, in care faceti o prezentare a companiei si a fisei postului;

O serie de intrebari si raspunsuri, menite de a clarifica datele confuze din CV;

O investigatie a caracterului si calitatilor personale ale candidatului ;

Incheierea, in care i se ofera candidatului posibilitatea de a pune intrebari

Continutul interviului este adaptat strategiei. In interviul de confruntare, de exemplu, se omite partea introductiva

Atunci cand recurgeti la un panel de intervievatori, trebuie sa aveti grija ca interventiile lor sa fie aproximativ egale. Unul dintre membrii panelului pot adopta stilul amical, celalalt stilul agresiv.

Pregatiti intrebarile.

Numai punand intrebari specifice, potrivite postului pe care doriti sa-l ocupati puteti obtine informatiile de care aveti nevoie. De aceea este bine sa le pregatiti din timp, pentru fiecare candidat in parte. Formulati intrebarile avand in fata CV-ul, formularul tip si fisa criteriilor de selectare.

Concepeti intrebari mai usoare pentru partea introductiva a interviului, pentru a-I permite candidatului sa se relaxeze;

Formulati intrebari deschise, pentru a evita raspunsurile « da », « nu ». Acestea incep astfel : "Cum ?", "Cand?" "Unde?". Veti putea testa astfel aptitudinile de comunicare ale candidatului.

Utilizati intrebarile inchise numai pentru a clarifica in putine cuvinte anumite chestiuni. « Puteti incepe lucrul pe 1 Mai ? »

Intrebarile trebuie sa vizeze urmatoarele directii :

Activitati curente. Reprezinta un excellent subiect pentru deschiderea discutiei, care ii va relaxa pe candidati.

Va place munca pe care o desfasurati ?

De ce doriti sa schimbati slujba ?

Daca nu sunteti angajat, cu ce va ocupati ?

Relatii de munca. Va va permite sa formati o idee despre capacitatea lor emotionala, de a face fata solicitarilor si de a coopera.

Va place sa lucrati in echipa ?

Ce va place si ce nu va place la colectivul in care lucrati ?

In ce relatii sunteti cu actualul (fostul) sef ?

Va place sa aveti relatii cu multi oameni ?

Aveti rabdare sa raspundeti la intrebarile care vi se par stupide ?

Ati lucrat sub presiune sau nu ?

Educatia, realizarile si esecurile personale. Va ajuta sa intelegeti cat sunt de pregatiti, daca sunt flexibili si dornici de a invata. Nu pierdeti din vedere ca intervievatul va avea tendinta sa-si exagereze realizarile.

Pentru tineri

Ce materii studiate v-au plecut ?

Ce activitati extrascolare ati avut ?

Ati avut in timpul liceului sau facultatii initiative care au dus la rezultate deosebite ?

Care considerati ca este cea mai mare calitate pe care o aveti?

Pentru persoane mature:

Ce cursuri postuniversitare ati urmat?

Ce ati apreciat cel mai mult la ele?

Ce realizari profesionaledeosebite ati avut?

Care considerati ca este cea mai mare calitate pe care o aveti?

Care a fost cel mai de succes moment al carierei dumneavoastra de pana in acest moment?

Care a fost cel nefast moment al carierei dumneavoastra de pana acum?

Ce experienta aveti in rezolvarea problemelor?

Interese personale. Sunt acestea complementare postului, sau pot ocupa prea mult din timpul candidatului

Ce faceti in timpul liber?

Aveti vreo preocupare extraprofesionala sustinuta?

Probleme personale. Va trebuie multa diplomatie pentru a le aduce in discutie si trebuie sa le abordati numai si numai pe cele care pot afecta direct activitatea profesionala.

Aveti vreo problema de sanatate?

Aveti vreo problema familiala care v-ar putea impiedica sa va indepliniti responsabilitatile profesionale?

Aveti disponibilitatea de a merge in delegatii in afara localitatii?

Motive pentru care doreste sa obtina postul. In aceasta parte a interviului va puteti da seama daca persoana si-a dorit intr-adevar acest tip de post, sau ar face orice pentru a castiga bani.

Ce asteptati de la acest post?

Ce contributii veti aduce organizatiei daca veti obtine postul?

Ce obiective pe termen lung aveti si cum va propuneti sa le atingeti?

In ce pozitie va vedeti peste 5 ani?

Daca pentru unele posturi pregatirea si experienta relevanta sunt suficiente, in majoritatea cazurilor sunt necesare si aptitudini :

Orientarea spre client, atitudinea atenta si prevenitoare fata de acestia, prin disponibilitatea de a-I asculta si a-I intelege. Posibilitatea de a le identifica sau chiar anticipa nevoile si de a actiona cu tenacitate pentru satisfacerea lor.

Acolo unde lucrati acum, cum va dati seama daca clientul este multumit?

Cum utilizati dialogul pentru a identifica cerintele unui client? Dati-mi un exemplu, va rog.

Cum va dati seama ca un client este nemultumit?

Cum procedati pentru a rezolva o neintelegere cu un client. Actionati singur ori in grup?

Capacitatea de adaptare. Capacitatea de a ramane eficienti in medii diferite, avand responsabilitati diferite alaturi de oameni diferiti.

Puteti pune urmatoarele intrebari :

Cum ati procedat cand ati lucrat cu persoane cu pregatire diferita si din mediu cultural diferit ? Care a fost rezultatul?

Care a fost clientul cu care ati avut cea mai dificila relatie ? De ce credeti ca relatia nu a fost eficienta?

Cand v-ati confruntat ultima data cu probleme generale de management ? De ce au aparut ? Cum ati procedat?

Ati avut probleme cu superiorii? Cum le-ati rezolvat?

Capacitatea de analiza. Capacitatea de a identifica informatiile relevante si a relatiilor dintre acestea dintr-o multime de date ; compararea informatiilor din diverse surse si stabilirea relatiilor dintre ele ; identificarea relatiilor de tip cauza-efect. Are candidatul capacitatea sa identifice informatiile relevante si relatiile dintre ele dintr-o multime de informatii ? Este capabil sa vina cu solutii ? Rugati-i sa va dea exemple din care sa reiasa aceste aptitudini.

Aptitudini organizatorice. Intrbati cum intelege candidatul sa organizeze anumite proiecte legate de post ?

Aptitudinea de a lua decizii. Cum evoluati viteza de decizie a candidatului si capacitate de a le pune in aplicare. Descrieti o situatie dificila si rugati candidatul sa va spuna cum ar rezolva-o.

Aptitudinea de a fi sociabil. Cum se intelege candidatul cu superiorii, colegii, subordonatii? Intrebati candidatul daca este obisnuit sa lucreze in echipa. Cum prefera sa lucreze : singur sau in grup ? Rugati-i sa va dea exemplul unei probleme pe care a rezolvat-o in grup.

Aptitudinea de comunicare. Aptitudinile de comunicare verbala sunt evidente in timpul interviului. Intrebati despre aptitudinile sale scrise. A avut ocazia sa scrie rapoarte ?

Alte aptitudini. Initiativa, integritate, energie, creativitate, prezentare, negociere etc.

Formati-va obisnuinta de a elabora o lista de verificare pentru a nu uita nici o intrebare.

6.6. Controlati ultimele detalii inainte de interviu

Nu uitati nici o clipa ca la randul Dvs trebuie sa faceti o impresie buna. Reprezentati compania la care lucrati. Trebuie sa fiti naturali, politicosi, ingrijit imbracati si mai ales siguri pe Dvs.

Fiti pregatiti sa dati detalii despre compania Dvs si despre clienul pentru care lucrati. Poate chiar e nevoie de rapoarte anuale sau cataloage de prezentare.

Recapitulati informatiile importante pe care va trebui sa le furnizati.

Care sunt cerintele postului ?

Cui ii este subordonat?

Implica munca peste program ?

Ce perspective de promovare ofera postul ?

6.7. Desfasurarea interviului

Introducerea

Primele momente sunt extrem de importante, intrucat atunci se formeaza prima impresie. Intampinati-i pe toti candidatii cu consideratia cu care ati dori sa fiti tratat daca ati fi in locul lor.

Ridicati-va in picioare, priviti-i in ochi, zambiti, strangeti-le mana cu caldura. Nu exagerati, pentru ca ar putea parea unsemn de slabiciune.

Prezentati-va, rostindu-va clar numele si functia.

Daca la interviu va mai participa o alta persoana, faceti prezentarile, explicand motivul prezentei acestei persoane. Aceasta din urma va va ajuta sa fiti mai obiectiv in evaluarea finala.

Invitati candidatul sa ia loc, indicandu-i unde sa se aseze si oferiti-i o bautura racoritoare sau o cafea, mai ales daca e cald sau daca vine de la drum.

Explicati-le ca veti lua notite, pentru a nu uita ceva atunci cand faceti evaluarea.

Prezentati-i candidatului compania, evolutia ei ; politica de personal si motivul angajarii. Descrieti-le importanta postului si cerintele sale.

Fiti constient ca orice candidat are emotii. Nu-I ingreunati situatia, cu exceptia interviului de confruntare.

Evaluati candidatul

Incercati sa aflati daca intervievatul va fi sau nu capabil sa-si aduca la indeplinire sarcinile. Aflati amanunte despre educatie, experienta profesionala, aptitudini. Notati-va daca descoperiti in timpul interviului aspecte pozitive sau negative neconsemnate in CV.

Interesati-va care este cauza inconsecventelor din CV. Aflati ce a facut candidatul in perioadele dintre angajamente.

Nu puneti intrebari personale, irelevante pentru post. Ar fi nepotrivit sa intrebati cum se va descurca o mama cu copilul cand este la serviciu. Interesati-va, in schimb, daca are disponibilitatea de a calatori in afara orasului sau de a lucra peste program.

Purtati-va cu naturalete si fiti apropiat. Priviti candidatul in ochi si urmariti daca face la fel.

Utilizati lista de intrebari pe care ati pregatit-o anterior.

Sunt caracteristicile candidatului compatibile culturii intreprinderii si cerintelor postului ? Daca aveti in fata un individualist si compania pentru care selectati candidati se bazeaza pe lucru in echipa, evident nu.

Dovediti-i ca ascultati cu atentie si astfel veti incuraja dialogul. Nu vorbiti mai mult de 20% din timp.

Fiti atent la nuante. Multe raspunsuri solicita o atentie deosebita, pentru ca includ « fire » care pot aduce detalii suplimentare. Ele trebuie prinse, pentru a afla ce ascund in spatele lor.

Exemplu :

Imi place destul de mult sa lucrez u oameni noi. (Ce nu-i place in activitatea curenta ?)

Obisnuiam sa cunosc o multime de oameni noi. (Ce facea inainte ? Cum si de ce i s-au schimbat atributiile ?)

Incerc intotdeauna sa fiu cat mai amabil cu putinta. (De obicei e nepoliticos ? Este infatuat sau servil ?)

Acum mi se pare mult mai usor sa lucrez cu oamenii. (Cand i s-a parut greu si din ce motive ?)

Daca candidatul devine prea timid sau se aprinde prea tare, fiti Dvs. acela care isi pastreaza cumpatul.

Fiti atent, politicos, rabdator si nu manifestati vreun semn de plictiseala.

Urmariti candidatul pentru a-i ghici din gesturi atitudinea. Observati daca limbajul corpului este diferit de cel verbal.

Incheierea

Spre sfarsitul interviului, trebuie sa va pastrati politetea, indiferent daca aveti in fata un candidat valoros, sau daca este nepotrivit.

Daca aveti in fata un candidat valoros, incurajati-l sa puna intrebari. Fiti pregatit sa raspundeti si sa stiti ca si intrebarile sunt un raspuns care denota profesionalism, pregatire, experienta. Precizati care sunt pasii urmatori si cand ii veti da raspunsul.

Nu spuneti nici unui candidat la sfarsitul interviului ca postul este al lui, chiar daca v-a impresionat foarte mult ori va dati seama ca este cel mai bun pe care l-ati vazut. Anuntati-l cati candidati mai aveti, daca va intreaba.

Daca este evident ca candidatul nu este potrivit pentru post, trageti concluziile, multumindu-i si incheiati.

La finalul interviului, ridicati-va in picioare, data mana cu candidatul, canduceti-l la locul de unde l-ati intampinat si luati-va ramas bun

6.8. Activitati post interviu

Analizati interviul

Notati-va impresia pe care v-a facut-o candidatul. Incercati sa fiti cat se poate de obiectivi. Discutati cu receptionista sau cu observatorul din interviu, care a urmarit candidatul in timp ce astepta sa intre si in timpul interviului. Aflati cum s-a purtat atunci cand nu era sub ochii dumneavoastra. Notati si acesta impresie.

Inregistrarea impresiilor este deosebit de importanta. Avand multi candidati, fara a avea un support scris, exista un mare risc de a-i incurca

Atasati notitele pe care le-ati facut pe marginea CV-ului si a formularului tip si indosariati-le astfel incat sa nu se piarda.

Evaluati candidatii

Studiati din nou notitele, comparati-le cu fisa criteriilor de selectare si faceti o ierrhizare a candidatilor.

Acestia se pot incadra in urmatoarele categorii :

Categoric DA- are toate calitatile necesare

Posibil- exista cateva deosebiri mici intre candidat si profilul urmarit

Putin probabil- deosebirile sunt importante

Categoric NU

Daca nu aveti candidati din categoria DA, revedeti profilul pentru a va asigura ca nu urmariti calitati imposibile. Daca profilul este realist, verificati cat de mari sunt deosebirile dintre real si ideal. Daca sunt semnificative, reluati procesul de recrutare. Daca nu sunt, analizati situatia si prezentati-i clientului.

Reevaluarea

Pentru a-i ierarhiza pe candidati, procedati dupa cum urmeaza :

Ierarhizati cele mai importantezece cerinte ale postului in ordine inversa, acordandu-le note in ordine, de la 10 la 1 ;

Notati performantele candidatului in aceste domenii cu note de la 1 la 10, pe care le asezati alaturi de punctajul acordat anterior ;

Adunati cele doua note ale fiecarei cerinte ;

Adunati punctajele obtinute ;

Cel mai bun candidat va fi cu punctajul cel mai mare

Pastrati ierarhizarea candidatilor, spre a o utiliza daca primul de pe lista refuza oferta

Nu-i neglijati pe candidatii respinsi

Trimiteti-le cu promtitudine o scrisoare, anuntandu-i politicos ca nu s-au clasat pentru post si de ce.

Este important ca ei sa va pastreze o amintire pozitiva din doua motive. Pentru pastrarea bunei imagini asupra companiei. Pentru ca s-ar putea ca mai tarziu sa apelati la candidatii respinsi pentru alte posturi, in care ii considerati potrivit. In acest scop treceti-i in baza de date, cerandu-le in prealabil permisiunea sa o faceti.

7. Observatorii

Observatorii sunt mana Dvs dreapta. Sunt colegii Dvs, care va asista in timpul interviului, concentrandu-si atentia asupra modului in care se comporta candidatul la interviu.

Observatorii nu intervin cu intrebari, ci pur si simplu noteaza atitudinile candidatului, unele remarci care le-au atras atentia, punctele pro si contra.

Candidatul nu trebuie sa se sperie de prezenta observatorilor, ci trebuie sa inteleaga ca este in avantajul lui ca la interviu sa asiste mai multe persoane, excluzandu-se astfel posibilitatea unor interpretari eronate ale raspunsurilor lui.

7.1. Notele observatorilor

Incercati sa completati o fila cu cateva observatii pe care le faceti in legatura cu candidatii din fata Dvs.

Nu va lasati influentat de observatiile pe care le face colegul Dvs (nu trageti cu o coada ochiului la ceea ce scrie el), e bine sa aveti fiecare propriile note, pentru ca la final tabloul sa fie cat mai complet.

Evaluati fiecare candidat si faceti recomandari i comentarii pe care sa le discutati in sedinta de dupa intervievare.

8. Body- language si interpretari posibile

Sute si mii de tomuri s-au scris in legatura cu acest subiect.

Specialistii au interpretat la nivel de detaliu microscopic limbajul corpului, pentru fiecare microgest dand cate o noua nuanta si o noua semnificatie calitatilor si aptitudinilor unui individ.

Bineinteles ca nu putem acoperi atat de amanuntit domeniul, dar este in interesul nostru sa intelegem cateva aspecte care pot evidentia din start viitorul comportament al unui coleg.

O mana flasca si transpirata poate demasca un individ indolent si nepasator (sau poate medic sau pianist), iar daca este transpirata si tremuratoare poate arata ca este vorba de o persoana emotiva (sau poate bolnava? )

Imbracamintea murdara, patata si sifonata spune mult despre cel care o poarta, dupa cum mirosurile neplacute arata cam cati « bani » da persoana respectiva pe sine insusi si pe ceilalti (in situatia in care nu este bolnava).

Pantofii scalciati, care nu au mai vazurt crema si peria inca de cand erau in fabrica producatoare, iar au un mesaj de transmis. Neglijenta, dezinteres, spirit boem, saracie ???

Un candidat trantit labartat pe scaunul de interviu este o persoana care trateaza cu consideratie pe ceilalti sau nu ? Este egoist sau prost crescut ?

Raspunsurile cu o voce soptita si tremuranda arata siguranta se stapanire de sine sau nesiguranta, frica, nestiinta, emotie ?

Voce tunatoare, hotarata, de general in fata caruia nu misca nimeni ? S-ar putea sa avem in fata un potential dictator sau doar o persoana foarte hotarata?

Unghiile rupte, negre, patate, arata ca avem in fata un ins murdar, un hobbist in materie de motoare, un fumator inrait, un om bolnav ?

O privire ratacita in tavan, prin colturile incaperii, pe oriunde numai in ochii persoanei cu care discuta, nu tradeaza un individ care minte sau care este speriat ? Sustinerea privirii celuilalt se face direct ? (onestitate, incredere in forte proprii, buna credinta) sau piezis ? (nesiguranta, neincredere, siretenie, intentii nu tocmai curate etc.)

Mainile persoanei din fata abunda in bijuterii ? (dorinta de acumulare, avere, expunerea averii in fata celorlalti), au unghiile coloratestrident? (dorinta de a soca, de a iesi in evidenta cu orice pret), sau sunt ingrijite, impodobite discret, extrem de curate si fine? (rafinament, resurse materiale resurse materiale din belsug si sigure, lenevie???)

In timpul interviului candidatul a folosit telefonul mobil ? (lipsa de respect fata de ceilalti sau e o persoana foarte ocupata ? )

Candidatul a intarziat ?

Ce gesturi a avut in timpul interviului ? A privit tavanul ? Statea cu mainile in solduri ? Zambea dispretiutor ? In timpul interviului a starnutat, si-a suflat nasul, a plans, s-a aprins, a vrut sa fumeze, a inceput sa gesticuleze ? Cum s-a comportat in general ?

9. Tehnici incorecte de conducere a unui interviu

Sa nu va imaginati ca este vorba de proceduri extrem de sofisticate prin care puteti claca. Nici vorba.

Insuccesul se obtine din motive extrem de simple, banale chiar si de aceea sunt atat de frecvent intalnite :

Punctualitatea

Lipsa punctualitatii la intalnirea pe care ati stabilit-o cu un candidat poate duce la pierderea unei persoane foarte valoroase pentru organizatie. In acelasi timp, acest lucru va spune mult atat despre Dvs. cat si despre compania Dvs si modul in care aceasta trateaza candidatii.

Impolitetea

Ce poate fi mai neplacut decat sa vezi ca persoana care te intervieveaza sta la birou mestecand guma, ba mai si raspunde la diverse telefoane, se uita pe fereastra, iese si intra pe usa s.a.m.d. Un candidat serios nu isi pierde timpul cu astfel de persoane ? companii si isi vede de drum. In plus, nu uitati sa va puneti in situatia candidatului si atunci, probabil ca nu v-ar conveni sa treceti prin astfel de experiente.

Neatentia

Desigur ca sunt o mie si una de probleme care va framanta, dar in procesul de selectie a personalului trebuie sa fiti in stare sa va concentrati numai si numai asupra problemei pe care o aveti de rezolvat in acel moment : ati gasit persoana potrivita pentru client sau nu ? Sunteti sigur ca i-ati dat toate toate sansele pentrusa-si expuna punctele de vedere, sunteti sigur ca nu ati tratat-o cu resentimente ? Nu uitati ca o atitudine onesta se rasplateste cu acelasi gen de atitudine, deci chiar in cazul unui raspuns negativ, candidatul nu va avea resentimente

Stapanirea subiectului

Stiti exact de ce va aflati in fata candidatului ? Aveti vreo legatura cu subiectul pe care urmeaza sa-l discutati ? Ati raspuns cumva, din amabilitate, solicitarii unui coleg aflat in imposibilitatea de a participa la interviu si ii tineti locul, n-avand habar despre ce este vorba ? Mai bine renuntati. In loc de serviciu, faceti un deserviciu, pierzand timp si « sifonand » imaginea companiei in care lucrati.

10. Pas cu pas

Desfasurarea interviului

. nu inseamna numai intervalul de timp dintre intrarea si iesirea pe usa a candidatului, ci si toate procedurile care se fac inainte si dupa intalnirea cu candidatul.

Stabiliti cerintele job-ului ;

Stabiliti intervalul optim pentru organizarea interviurilor;

Stabiliti echipa de selectie, asigurati-va ca observatorii au timp si disponibilitate pentru aceasta activitate ;

Stabiliti lista finala de intrebari ;

Stabiliti eventualele teste de aptitudini tehnice si modalitatile de desfasurare ;

Filtrati cu atentie CV-urile primite, studiati materialul trimis de fiecare candidat ;

De comun acord cu candidatul, stabiliti momentul si locul intalnirii, precum si durata interviului. Retineti ca majoritatea persoanelor cu adevarat valoroase sunt ocupate, deci nu puteti sa le retineti la nesfarsit ;

Asigurati-va ca persoana pe care urmeaza sa o intalniti este corect asteptata (se stie ora la care trebuie sa soseasca, cine anume trebuie chemat la intalnire, se stie sala/biroul in care are loc interviul, se stiu chiar si procedurile de identificare a persoanei, fara a parea atmosfera inchizitoriala, ci doar disciplinata) Asigurati-va ca persoana asteptata este condussa corespunzator la locul interviului si i se acorda un confort elementar si decent, ca si atentia de rigoare.

Assigurati-va ca atat Dvs cat si observatorii aveti cartile de vizita corespunzatoare, cat si materialele necesare bunei desfasurari a interviului (eventuale formulare, creion etc.) ;

Cereti receptiei sau secretarei sa nu fiti intrerupti cu solicitari ce nu au legatura cu interviul, cu apeluri telefonice sau alte lucruri care pot distrage atentia. Nu uitati sa mentionati durata acestei « interdictii » ;

Asigurati-va ca v-ati detasat complet de problemele obisnuite si sunteti in stare sa acordati maxima atentie persoanei din fata Dvs ;

Nu in ultimul rand, asigurati-va ca persoana din fata Dvs se simte bine din punct de vedere fizic si psihic.

10.1. Puncte obligatorii intr-un interviu performant

Desi pot parea lucruri elementare, este bine sa punctam aceste adevarate jaloane presarate pe parcursul unui interviu :

Salutati candidatul cu diferenta. Iesiti-i in intampinare. Prezentati-va cu numele complet si cu functia pe care o aveti in organizatie. Inmanati-I cartea de vizita. Daca nu aveti o carte de vizita, scuzati-va politicos. Oferiti-i un scaun confortabil si intrebati-l daca doreste ceva anume (apa minerala, suc, cafea, etc.) ;

Multumiti-i pentru efortul pe care l-a facut venind la interviu sa lasati-l sa inteleaga punctualitatea de care a dat dovada ;

Prezentati-i observatorii si explicati-i candidatului ca aceste persoane il ajuta de fapt chiar pe el (pe candidat), nelasandu-va pe Dvs sa omiteti din neatentie sau furat de discutie vreun element important pentru evaluarea ulterioara a candidatului. Pronuntati clar numele observatorilor si mentionati functiile lor ;

Explicati candidatului ca in timpul interviului va trebui sa notati unele observatii sau raspunsuri, pentru ca la evaluarea finala sa nu scapati cumva din vedere un detaliu care l-ar putea avantaja ;

Explicati-i candidatului obiectul de activitate al companiei, strategia de dezvoltare in linii mari si de ce recruteaza personal ;

Explicati-i candidatului importanta pozitiei pentru care candideaza ;

Incepeti interviul propriu-zis, notand pe parcursul raspunsurilor punctele cheie din raspunsuri si eventualele Dvs remarci. Nu intrerupeti candidatul din expunere pentru a termina Dvs fraza de scris ;

Daca observati ca persoana intervievata se pierde in divagatii, readuceti-o cu blandete la subiect, cerand detalii suplimentare despre acesta (sete foarte interesant ce-mi spuneti, dar nu cred ca am retinut bine solutia pe care ati gasit-o la . puteti sa imi descrieti mai amanuntit ?) ;

Folositi intrebari care sa va permita sa castigati timp pentru notele Dvs, fara ca persoana intervievata sa isi dea seama de acest lucru. (De ce candidati pentru aceasta pozitie ? In ce domenii va considerati eficient ? Care a fost cel mai important eveniment din viata Dvs ?) Folositi aceste intrebari catre sfarsitul interviului, pentru a avea posibilitatea sa va puneti ideile in ordine in timp ce candidatul se desfasoara pe un teren confortabil.

Incheiati interviul in aceeasi maniera amabila in care ati inceput. Multumiti-I pentru participare.

Explicati-i pasii urmatori pe care ii are de parcurs, cu cine urmeaza sa se mai intalneasca, ce teste mai are de trecut, in cat timp va primi un raspunds favorabil sau nu. Explicati-i ca si in eventualitatea unui raspuns nefavorabil, lucrul acesta nu inseamna ca nu a fost apreciat, ci inseamna, ca pe moment, alt candidat a corespuns mai bine nevoilor organizatiei pentru care lucrati ;

Conduceti candidatul la locul de unde l-ati preluat, dati-i mana si doriti-i mult succes in continuare ;

Intre doua interviuri, faceti o scurta discutie cu observatorii in legatura cu primele impresii pe care vi le-a facut candidatul proaspat vazut, discutati avantajele si dezavantajele fiecarui candidat ;

Daca este nevoie, solicitati referinte. Atentie ! referintele proaste nu sunt neaparat si corecte. Daca ati nimerit peste un « inamic » ?

11. STAR

Star este o procedura de a selecta candidati de mare valoare pentru compania pe care o reprezentati. Imaginati-va ca acordati note de la 1 la 5 pentru fiecare din calitatile pe care vreti sa le identificati la candidatul din fata Dvs. Punctajul obtinut la fiecare calitate reprezinta tot atatea star-uri ale candidatului Dvs.

Semnificatia acestor note este urmatoarea:

Nu poate fi acceptat sub nici o forma. Candidatul s-a dovedit a fi cu mult sub nivelul calitatilor cerute de job.

Nu tocmai acceptabil. In general nu intruneste calitatile cerute de job.

Acceptabil. Candidatul intruneste cerintele job-ului.

Mai mult decat acceptabil. Candidatul depaseste in general cerintele job-ului.

Cu mult peste acceptabil. Candidatul depaseste semnificativ cerintele job-ului. Este, ceea ce se numeste candidat supracalificat.

Este de preferat ca fiecare candidat sa aiba cel putin trei stele pentru fiecare calitate ceruta.

Retineti ca daca sunt numai doua STARs, poate este loc de training, de dezvoltare ulterioara, deci nu e bine sa respingem din start candidatul. Pe de alta parte, e bine sa retinem ca daca sunt patru STARs, poate avem in fata o persoana care va actiona benefic pentru companie, initiind actiuni de mare valoare.

Un candidat care intruneste numai un STAR pe linie, este bine sa fie respins, dupa cum este bine sa nu acceptam un candidat care are numai 4 si 5 la evaluarea calitatilor. Acest candidat este clar ca va sfarsi in foarte scurt timp sa fie complet nemultumit de locul pe care il ocupa, deci este clar ca mai devreme sau mai tarziu va crea probleme.

12. Model de lista de intrebari

Educatia :

Universitatea :

Ani de studiu :

Scoala tehnica :

Liceu :

Alte forme de educatie sau instruire ?

Cum credeti ca aducatia pe care o aveti v-a pregatit pentru job-ul pe care il solicitati ?

Ce cursuri ati apreciat cel mai mult ? De ce ?

Comunicare :

Impresie :

Experienta de munca :

Loc de munca :

Perioada :

Care au fost cele mai importante atributii pe care le-ati avut ?

Cand si de ce vi s-au schimbat atitudinile ?

Cum ati obtinutjob-ul pe care il aveti in prezent ?

De ce vreti sa plecati din organizatia in care lucrati acum ?

Comunicare :

Impresie :

Organizare / planificare

Ce program a trebuit sa faceti pentru a indeplini cerintele job-ului dvs ?

Ce proceduri utilizati pentru a avidentia lucrurile carora trebuie sa le acordati atentie ?

Cu totii am intalnit situatii in care nu am putut termina la timp ceea ce ne-am propus. Dati-mi un astfel de exemplu trait de Dvs.

Comunicare Planificare/Organizare

Impresie Nota :

Asimilare cunostinte/ Invatare prectica

Cat timp v-a luat la . pentru a intelege perfect produsele si serviciile oferite de compania Dvs? Descrieti-mi un produs/ serviciu si spuneti-mi cum ati capatat cunostintele necesare pentru a-l intelege perfect.

Dati-mi un exemplu de situatie in care a trebuit sa invatati ceva extrem de complex intr-un interval foarte scurt.

Descrieti-mi o situatie in care ati intampinat dificultati in a invata ceva complex.

Comunicare Invatare practica

Impresie Nota :

Analiza situatie

Ati identificat vreo problema inaintea sefului Dvs? Descrieti-mi o astfel de situatie.

Descrieti-mi o problema complicata pe care a trebuit sa o rezolvati la serviciu

Dati-mi un exemplu de situatie in care nu ati fost prea sigur ce vrea clientul de la Dvs. Cum ati rezolvat problema ?

Comunicare Analiza situatie

Impresie Nota :

Initiativa

Ati dat cuiva recent o idee ? In ce a constat ? Ce anume a generat aces idee ?

Care a fost cea mai mare realizare a Dvs la .  ? Cum ati ajuns la ea ?

Cum ati obtinut job-ul la .  ?

Comunicare Initiativa

Impresie Nota :

Judecata

Descrieti-mi cea mai buna decizie pe care ati luat-o recent. Ce alte variante ati luat in considerare ?

Cu totii luam uneori hotarari care in final se dovedesc gresite. Dati-mi un exemplu de astfel de hotarare.

Dati-mi un exemplu de situatie in care ati avut de evoluat avantajele si dezavantajele si sti decis in final sa nu actionati in nici un fel. De ce ati luat hotararea aceasta ? Va pare rau acum ?

Comunicare Judecata

Impresie Nota :

13. Note de interviu si interpretarea acestora

Aveti acum modelele necesare pentru a va elabora, potrivit necesitatilor, propriile liste cu intrebari.

Fiecare fila completata atat cu raspunsurile candidatului cat si cu observatiile Dvs si ale observatorilor constituie notele de interviu.

Tinand cont de semnificatia procedurii STAR, incercati ca, impreuna cu observatorii sa evaluati cat mai corect punctajul fiecarui candidat.

Retineti ca nu este bine sa acceptati un candidat cu 1 pe linie, dar nici cu 5 pe linie.

Incercati sa vedeti ce se poate face cand sunt numai 2 puncte. Daca este vorba de cunostinte tehnice, nu este o problema mare- acestea se pot dobandi, dar daca este vorba de spirit de echipa sau de evaluare justa a problemelor, deja se schimba situatia.

In situatia in care intalniti un candidat cu multe note de 3 si 4, incercati sa analizati daca nu cumva ar fi mai potrivit pentru alta pozitie deschisa in acest moment. Ar fi pacat sa pierdeti un candidat valoros.

14. Alte proceduri de selectie

O practica des folosita de companiile straine, este cea a urmaririi potentialilor candidati inca din timpul studentiei. Cand se considera ca un student este cu adevarat valoros, incepe un adevarat dans al ofertelor, care mai de care mai tentante, oferte menite sa il atraga spre o companie sau alta.

Exista si variante, cand Directorul General, de exemplu, vrea sa angajeze o anumita persoana aflata pe o functie cheie de la competite. Aici nu se mai pune problema unei selectii, ci a unei adevarate vanatori de capete. Sunt si alte situatii cand clientul inainteaza un profil care s-a potrivi foarte bine cu anumite persoane de la concurenta si atunci, rolul companiei noastre este sa-i intervievam, evaluam si daca este cazul sa-i convingem sa mearga la competitori.