Metode de evaluare si erori intalnite in procesul de evaluare a performantelor

Metode de evaluare si erori intalnite in procesul de evaluare a performantelor

In evaluarea performantelor se folosesc o serie de metode, ce pot fi grupate in mai multe categorii. O lucrare importanta in domeniu grupeaza metodele de evaluare a performantelor in felul urmator  :

• Metode de clasificare pe categorii: metoda scarilor de clasificare grafica si metoda listelor de verificare;
• Metode comparative: compararea simpla, compararea pe perechi, distributia fortata;
• Testele de personalitate
• Metodele descriptive: incidentul critic, eseul, trecerea in revista a unui domeniu;
• Metode complexe de evaluare: metoda de evaluare pe baza comportamentului si managementul prin obiective;
• Sistem tranzitoriu de evaluare a performantelor.

In literatura de specialitate se face precizarea ca metoda cea mai des utilizata pentru evaluarea performantelor este conducerea prin obiective (89,9%), fiind urmata de metodele descriptive (81,5%) si grilele de evaluare (64,8%).

Dintre metodele amintite, sunt prezentate in continuare, cateva aspecte teoretice ale managementului prin obiective, cu aplicabilitate practica in capitolul doi.

Managementul prin obiective este un sistem de management bazat pe determinarea riguroasa a obiectivelor pana la nivelul executantilor, care participa nemijlocit la stabilirea lor si pe corelarea stransa a recompenselor si respectiv sanctiunilor cu nivelul realizarii obiectivelor prestabilite[2].

Termenul management prin obiective a fost introdus de Peter Drucker in 1954 (The Practice of Management) si a mai fost numit managementul scopurilor sau management pe baza de rezultate. Esenta tuturor programelor managementului prin obiective o reprezinta un set de proceduri, care incepe cu stabilirea obiectivelor si continua cu o faza de planificare, un proces de control si un sistem periodic de revizuire, urmat de o evaluare a performantelor.

Scopul managementului prin obiective este acela de a oferi subordonatilor posibilitatea de a-si exprima parerea in stabilirea obiectivelor si de a le oferi o imagine clara a ceea ce au de facut intr-o perioada bine delimitata in timp. Prin aceasta, se doreste stabilirea de legaturi solide intre functiile de planificare si control si depasirea eventualelor obstacole care ar putea sa conduca la eficienta scazuta a planificarii[3].

H. L. Tosi si S. Carrol au identificat sase avantaje ale programelor managementului prin obiective:

• Permite indivizilor sa stie ce se asteapta de la ei si le clarifica rolurile;
• Permite identificarea problemelor si ii incurajeaza pe manageri sa stabileasca planuri de actiune si date tinta de rezolvare a problemelor;
• Imbunatateste comunicarea intre manageri si ii motiveaza;

Indivizii ajung sa cunoasca obiectivele organizationale si isi orienteaza activitatea spre atingerea lor;

Ofera criterii de evaluare mai obiective si asigura echitatea procesului de evaluare;

Asigura dezvoltarea personalului prin raportarea rezultatelor obtinute la cele scontate.

Obiectivele trebuie sa fie clare si precise, deoarece managementul prin obiective isi demonstreaza eficienta atunci cand in evaluarea performantelor sunt utilizate obiective realiste, importante si masurabile, si devine ineficient atunci cand aceste obiective sunt lipsite de importanta, stabilite pe termen scurt sau nu pot fi masurate.

Ca orice sistem de planificare, managementul prin obiective se bazeaza pe derularea unei serii de etape bine delimitate: stabilirea obiectivelor (inclusiv definirea lor), planificarea necesara atingerii acestora, utilizarea sistemului de autocontrol si revizuire periodica, precum si evaluarea performantelor.

O importanta deosebita pentru sistemul managementului prin obiective o are procesul de autocontrol si revizuire. Astfel, toti cei implicati, datorita monitorizarilor permanente, isi pot controla performantele in raport cu obiectivele stabilite. In situatiile in care intre cele doua exista o discrepanta, se pot lua masurile de ajustare necesare. Managementul prin obiective se bazeaza pe ipoteza conform careia obiectivele proprii dar si cele ale organizatiei pot fi intelese clar de toti membrii companiei, de la cei din departamentul de conducere si pana la ultimul salariat. Astfel, fiecare individ, membru al organizatiei, are constiinta propriului rol si a propriilor responsabilitati in atingerea obiectivelor fixate. Pentru aceasta, obiectivele trebuie sa fie clare si precise, iar in evaluarea (intermediara sau cea finala) a performantelor sa se foloseasca obiective realiste, masurabile, dar mai ales importante.

Printre cele mai importante puncte forte ale managementului prin obiective sunt[4]:

• datorita implicarii active a tuturor angajatilor, creste gradul de motivare a acestora, implicit productivitatea;
• este imbunatatita comunicarea intre salariati;
• se identifica mult mai usor problemele;
• managerii sunt incurajati sa stabileasca planuri de actiune si sa fixeze date tinta de rezolvare a problemelor;
• ofera criterii de evaluare obiective si asigura echitatea procesului de evaluare prin folosirea unui set de indicatori de performanta specifici fiecarei pozitii;
• se maximizeaza rezultatele care pot fi obtinute in situatia respectiva;
• recompensarea angajatilor se face prin mijloace financiare si non-financiare solide si transparente;
• datorita faptului ca indivizii isi inteleg si isi asuma obiectivele, lupta pentru realizarea lor, se asigura in acest fel dezvoltarea personalului prin raportarea rezultatelor obtinute la cele asteptate.

Procesul managementului prin obiective implica urmatorii pasi:

stabilirea preliminara de catre subordonati si superiorii acestora a unor obiective riguros cuantificate, care trebuie realizate in cursul unei perioade de timp variabile, in functie de domeniul de referinta;

urmarirea permanenta sau revizuirea periodica de catre superiori a realizarii obiectivelor respective, in ritmurile stabilite, desi subordonatii au libertatea sa decida asupra modalitatilor de indeplinire a lor;

evaluarea de catre subordonati si superiorii lor a realizarii obiectivelor stabilite, pentru ca, pe baza rezultatelor obtinute, sa poata fixa impreuna noi obiective.

Implicarea angajatilor poate fi asigurata doar prin asigurarea periodica de feedback, deoarece indivizii au nevoie sa stie in ce raport se afla nivelul lor actual de performante fata de obiectivele stabilite[5].

In procesul de evaluare a salariatilor pot interveni diverse erori care afecteaza rezultatele. Acestea sunt atribuite in general evaluatorilor, dar ele depind si de metodele de apreciere utilizate.

In procesul de evaluare pot avea loc urmatoarele categorii de erori :

erori din indulgenta si erori de severitate; evaluatorii sau managerii manifesta tendinta de a aprecia toti subiectii fie la un nivel inalt sau prea sus, fie la un nivel scazut sau prea jos;

erorile tendintei centrale; aceasta eroare este determinata de tendinta unor manageri de a evalua cu precadere angajatii sau subordonatii lor la un nivel de     performanta mediu, intr-o proportie mai mare decat o justifica distributia normala, prin evitarea performantelor marginale sau a standardelor extreme;

efectul criteriului unic; presupune evaluarea nivelului de performanta pe baza unui singur criteriu de evaluare ignorandu-se toate celelalte criterii relevante ale performantei ceea ce are ca rezultat o evaluare limitata, incompleta a nivelului de performanta; astfel este important de stiut ca evaluarea performantelor nu e unidimensionala ci presupune luarea in considerare a tuturor tipurilor de comportament;

efectul sau eroarea halou; determinata de faptul ca evaluatorul sau managerul evolueaza un individ in general sau apreciaza un angajat in special, ca avand performanta inalta sau scazuta, ca fiind corespunzator sau necorespunzator, bun sau mai putin bun, prin luarea in considerare numai a unuia dintre criteriile de evaluare a performantei, ignorandu-le pe toate celelalte; - tendinta unui evaluator de a se lasa impresionat de o anumita trasatura a unei persoane, fara a tine seama si de alte caracteristici ale acesteia - semnifica faptul ca o caracteristica pozitiva sau negativa a persoanei evaluate poate sa le denatureze pe celelalte, modificand nejustificat continutul evaluarii de ansamblu.

In concluzie, un sistem corect de evaluare trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii: atenta pregatire si mediatizare a sistemului de valori si a procedurilor de evaluare a performantelor, in scopul prevenirii reactiilor de adversitate sau de contestarea rezultatelor; existenta unui instrument formal de evaluare; folosirea unor criterii care limiteaza puterile absolute ale managerului; cunoasterea personala si contactul permanent cu persoana evaluata; pregatirea continua a managerilor pentru activitatea de evaluare; existenta unui sistem de revizuire, de catre sefii ierarhici, a evaluarilor incorecte; consilierea si sprijinirea celor care obtin performante slabe pentru a le da posibilitatea sa-si imbunatateasca rezultatele.

Datele obtinute in cadrul procesului de evaluare trebuie sa fie obiective (nedistorsionate in favoarea sau in defavoarea celor evaluati) si sa asigure feedback-ul prin comunicarea rezultatelor membrilor organizatiei la momentul potrivit si intr-o maniera corespunzatoare.