Oferta de forta de munca

Imediat ce a fost prognozata cererea de forta de munca, este necesar sa se prognozeze oferta de forta de munca pe care organizatia o va avea deja la dispozitie pentru a face fata cererii.

Oferta de resurse umane poate fi:

v    Interna;

v    Externa;

1 Oferta interna de resurse umane

Oferta interna de forta de munca este compusa din toti angajatii curenti ai unei organizatii. Acesti angajati pot ajuta la satisfacerea cererilor viitoare de forta de munca, ramanand angajati in aceleasi posturi sau fiind avansati sau transferati in posturile ramase vacante din cadrul organizatiei.

Oferta interna de forta de munca se schimba in permanenta, pe masura ce se fac angajari si pensionari sau au loc decese sau concedieri. Pentru a fi la curent cu oferta curenta interna si pentru a putea prognoza oferta viitoare de forta de munca, specialistii in planificare au nevoie de un anumit sistem de informatii referitoare la forta de munca existenta.

Ca minim necesar, acest sistem poate fi alcatuit din fise de personal, care arata numarul de persoane ce executa o anumita munca in cadrul organizatiei. Pentru companii mici, un sistem manual ca acesta poate fi suficient. In cazul companiilor mari se foloseste sistemul informatic al resurselor umane.

Pentru analiza calitatii ofertei interne de resurse umane se organizeaza inventarierea     calificarilor .

Inventarul calificarilor este un sistem manual sau computerizat proiectat sa tina evidenta experientei, educatiei si a calificarilor speciale ale angajatilor. Un exemplu unui formular de inventariere a calificarilor este prezentat in figura 6. In functie de date necesare, el se poate modifica.

Figura 6. - Formular de inventariere a calificarilor.

Acest inventar al calificarilor poate fi folosit la evaluarea ofertei curente de forta de munca. De exemplu, un manager vrea sa stie cati oameni lucreaza ca agenti de vanzari, cati oameni au experienta in domeniul stingerii incendiilor ca pompieri, sau cati ingineri atestati sunt angajati. Acest inventar poate folosi, de asemenea, la identificarea candidatilor pentru promovare sau transfer. Totusi, pentru ca acest inventar al calificarilor sa fie cat mai folositor, trebuie ca acesta sa fie precis si la zi. Obtinerea informatiilor si mentinerea lor la zi este o munca foarte importanta.

Adeseori informatiile initiale se obtin cu ajutorul chestionarelor. Apoi, in fiecare an, angajatii primesc o fisa cu datele lor personale, pe care vor trebui sa le modifice, daca este cazul.

Uneori aceste modificari se pot face automat. De exemplu, daca un anumit numar de angajati participa la un program de training atunci consemnarea acestui lucru va apare in inventarul calificarilor stocat in memoria unui computer. Sistemele de inventariere a calificarilor descrise aici sunt intrucatva limitate, deoarece ele nu contin toate datele despre angajati, pe care o organizatie le detine. De aceea, mai nou, se observa o folosire din ce in ce mai accentuata a sistemelor informationale a resurselor umane, care pot face mult mai multe decat sistemele de inventariere a calificarilor.

Analiza Markov

O metoda simpla de prognozare a ofertei interne de forta de munca este analiza Markov. Pionul principal al analizei Markov este matricea probabilitatii de tranzitie care descrie probabilitatile unui angajat de a ramane in acelasi loc si a desfasura aceeasi activitate, de a efectua o alta munca in cadrul organizatiei sau de a parasi organizatia. Perioada pe care se face aceasta analiza este de regula un an.

Cand aceasta matrice este inmultita cu numarul de angajati care incep anul in fiecare din posturile existente in cadrul organizatiei, vom avea ca rezultat numarul prognozat de angajati ce-si vor desfasura activitatea in acele posturi la sfarsitul anului.

Pentru a dezvolta o matrice a probabilitatii de tranzitie, specialistii trebuie sa strabata urmatorii pasi:

1. Sa specifice un set exclusiv si exhaustiv de stari care includ toate posturile intre care angajatii se pot transfera, precum si o stare de iesire pentru aceia care abandoneaza, mor, se pensioneaza sau sunt concediati.

2. Sa obtina informatii din ultimii ani asupra ratelor de tranzitie ce au survenit intre aceste stari. Asemenea date pot arata, de exemplu, ca pe parcursul ultimului an, 15% dintre angajatii care au inceput anul, desfasurand activitatea A, au parasit organizatia, 10% au fost transferati in alte posturi, unde au desfasurat activitatea B, si 5% au fost promovati, desfasurand activitatea C.

3. Sa incerce sa dezvolte si sa estimeze ratele de tranzitie viitoare. Multe organizatii folosesc ratele de tranzitie din anul precedent. Totusi, daca anul precedent a fost unul atipic (cu o rata de tranzitie neobisnuit de mare sau mica), se poate face o medie a ratelor ultimilor ani. acest ultim pas este foarte important, deoarece precizia prognozei depinde foarte mult de utilizarea unor rate de tranzitie cat mai corecte.

Imediat ce matricea probabilitatilor de tranzitie a fost elaborata, aplicarea ei este un lucru foarte simplu (vezi tabelul 2.).

Tabelul 2. - Analiza Markov

Pentru a face prognoza, matricea este inmultita cu vectorul ce cuprinde numarul de angajati ce se regasesc intr-o anume stare. De exemplu, activitatea A s-a desfasurat la inceputul anului cu 62 de angajati. 15% dintre acestia (15%*62 = 9) au parasit organizatia; 10 procente (10%*62 = 6) s-au transferat la activitatea B; si 5 procente (5%*62 = 3) s-au transferat la activitatea C. Aceasta face ca din numarul initial doar 44 de angajati sa-si continue activitatea A. Totusi 15 procente din 75 de angajati ce desfasurau activitatea B (15%*75 = 11) s-au transferat la activitatea A, astfel incat numarul total de angajati ce desfasoara activitatea A la sfarsitul anului este 55 (44 + 11).

Analiza Markov arata ce se va intampla daca ratele de tranzitie existente raman aceleasi.

Acest tip de analiza poate fi, de asemenea, folosit pentru a evalua impactul unor modificari posibile ale ratelor de tranzitie.

Evaluarea ofertei interne de forta de munca de catre manageri

Intrebarile tipice pe care managerii trebuie sa si le puna atunci cand evalueaza aceasta oferta interna sunt urmatoarele:

* Categorii de posturi - Ce categorii de angajati avem? (de exemplu, ingineri, tehnicieni etc.)

* Numar - Cati oameni se regasesc in fiecare categorie?

* Calificari - Ce calificari au angajatii din aceste categorii?

* Performante - Ce nivele de performanta atingem cu aceste categorii de angajati?

* Flexibilitate - Cat de usor este sa transferi angajatii de la un post la altul? Care este punctul de vedere al sindicatului?

* Promovabilitate - Cati dintre angajati sunt pregatiti pentru promovare? Ce tip de training poate fi asigurat pentru a asista aceste promovari?

* Fluctuatia - Care este rata fluctuatiei fortei de munca pe categorii si departamente? Cati oameni se vor pensiona? Cati oameni au parasit organizatia pe motiv de insatisfactie? Exista evolutii notabile in acest sens?

Fluctuatia reprezinta raportul dintre numarul de angajati ce parasesc organizatia si numarul mediu de noi angajati in ultimul an. Acesta relatie se poate scrie:

Numarul de angajati care parasesc organizatia

Fluctuatia = x100

Numarul mediu anual de noi angajati

O fluctuatie de 25% este considerata ca satisfacatoare de catre cele mai multe firme. Desi acest indice este folositor in termeni largi, are totusi cateva dezavantaje:

* Nu indica in ce zone ale organizatiei rata fluctuatiei este mare.

* Nu arata perioada de timp in care cei care au parasit organizatia si-au desfasurat activitatea.

* Nu indica schimbarile neasteptate in numarul de personal angajat de la an la an.

Unele organizatii folosesc indicele de stabilitate a fortei de munca. Relatia de calcul este urmatoare:

Indece Numarul de angajati de peste un an care parasesc organizatia

de = x 100

stabilitate Numarul de angajati in urma cu un an

Chiar daca se utilizeaza acest indice, organizatiilor le va fi greu sa identifice acele subunitati in care angajatii parasesc mai devreme organizatia decat alti angajati de la alte subunitati.

Este mult mai eficient sa se intocmeasca o analiza referitoare la angajatii care parasesc organizatia in functie de vechimea in munca, asa cum se arata in tabelul 3.

Tabelul 3. - Angajati ce parasesc organizatia dupa vechimea in munca

Fluctuatia de personal prezinta o serie de avantaje si dezavantaje, care vor fi prezentate in cele ce urmeaza.

Avantaje

* Ofera oportunitatea de a angaja personal nou cu idei noi.

* Deschide canale de promovare pentru angajatii cu vechime mare.

* Introduce autoselectarea printre noi angajati, ceea ce poate impiedica concedieri ulterioare.

Dezavantaje

* Costuri aditionale legate de recrutare si inlocuire.

* Intreruperi si difunctionalitati ale procesului de productie de bunuri sau servicii.

* Costuri aditionale de training.

* Investitia in oameni pierduta.

* Dificultati in atragerea de personal nou.

Pentru a concluziona, trebuie spus ca o rata mica a fluctuatiei este benefica, mai ales atunci cand o organizatie se afla in declin. O rata mare a fluctuatiei de personal nu este de dorit pentru cele mai multe organizatii, datorita dezavantajelor semnificative care apar.

2. Oferta externa de forta de munca

Organizatiile interactioneaza in mod continuu cu piata externa a fortei de munca. De aceea specialistii in planificarea resurselor umane trebuie sa stie sa evalueze oferta externa de forta de munca si cum sa se adapteze acesteia.

Un volum mare de informatii cu privire la oferta de forta de munca este colectat si publicat periodic, insa intelegerea acestor informatii reclama cunoasterea catorva concepte si definitii.

Forta de munca civila este reprezentata de persoanele in varsta de 16 ani sau peste care nu sunt in cadrul armatei si care sunt angajati sau isi cauta de lucru. Forta de munca civila nu ii cuprinde pe cei care au incetat sa-si mai caute de lucru sau sunt in inchisori.

Rezerva de forta de munca este formata din persoanele in varsta de 16 ani sau peste care deocamdata nu lucreaza:

* studentii;

* persoanele casnice;

* pensionarii.

Aceste persoane sunt considerate ca fiind o rezerva deoarece ele pot lucra oricand in caz de urgenta, sau daca sunt stimulate in mod adecvat.

Rata participarii fortei de munca este procentul din populatia totala apta de munca ce se regaseste in forta de munca civila.

Rata somajului reprezinta procentul din forta de munca ce isi cauta de lucru.

Evenimentele pe piata fortei de munca trebuie luate in considerare de catre manager in procesul planificarii. Conceptul de piata a fortei de munca este unul important. O piata a fortei de munca este o zona din care o companie recruteaza personal. De exemplu, piata fortei de munca pentru secretare, casieri sau instalatori este tocmai zona geografica apropiata. Pentru alte slujbe, cum ar fi profesori universitari, manageri de nivel ierarhic superior sau cercetatori chimisti, piata fortei de munca toate fi de nivel national sau chiar international.

Inainte de a lua o decizie, managerii unei organizatii trebuie sa fie siguri ca informatiile sunt colectate de pe o piata a fortei de munca adecvata. Cunoscand faptul ca rata somajului la nivel national este foarte ridicata, acest lucru nu va garanta faptul ca o firma va fi capabila sa-si gaseasca un numar suficient de noi angajati in orice zona a tarii. Pietele fortei de munca se bazeaza atat pe calificari, cat si pe zonele geografice.

Evolutii ale industriei si ocupatiilor pot influenta intr-un mod procesul recrutarii in viitor, de aceea el trebuie prognozat pentru evitarea unor probleme cu lipsa personalului. Oficiile de statistica si alte institutii/persoane competente pot prognoza care ocupatii si ramuri industriale se vor dezvolta sau nu in viitorul apropiat. Conform acestor planuri in mai multe tari sa elaboreaza planuri de admitere in institutii de invatamant. Manager in resurse umane trebuie sa ia in considerare aceste prognoze pentru prognozarea ofertei de resurse umane cat mai corecta.

In caz in care oferta externa este foarte mare si depaseste cereri din partea patronilor problemele cu recrutarea deseori nu apar. Daca oferta externa este redusa planificarea este foarte importanta in acest caz, deoarece recrutarea de personal de pe piata externa nu este tocmai usoara, daca se tine seama si de lipsa de personal calificat.

Optiunile unui program de planificare a resurselor umane sunt prezentate in figura 7.

Figura 7. - Optiunile unui program de planificare a resurselor umane

Atunci cand oferta interna de forta de munca este redusa, o companie poate lua in calcul si alte alternative in afara apelarii la piata externa. De exemplu, compania poate incuraja angajatii care sunt in pragul pensionarii sa-si continue activitatea, sau poate sa reangajeze personalul pensionat deja.

Daca o penurie de personal este cauzata de o rata a fluctuatiei personalului angajat deosebit de mare, atunci compania trebuie sa gaseasca motivul care a determinat aceasta fluctuatie si sa ia imediat masuri pentru remedierea situatiei. Daca se reuseste acest lucru, se vor anula costuri suplimentare necesare recrutarii si trainingului, iar atitudinea angajatilor se poate imbunatati substantial.

Pe de alta parte, daca planurile pe termen lung sugereaza faptul ca cererea de forta de munca va scadea rapid, atunci este de nedorit angajarea de personal nou, permanent.

Pentru perioade relativ scurte de crestere a cererii de forta de munca, companiile pot mai degraba sa plateasca ore suplimentare propriilor angajati, decat sa angajeze personal nou.

Un alt mod de a face fata acestei situatii de crestere a cererii de forta de munca pe termen scurt este de a subcontracta unele lucrari altor firme, sau de a inchiria personal de la firme specializate in asemenea servicii.