Organizarea muncii

Organizarea muncii

Activitatea hoteliera prezinta un numar de caracteristici specifice care formeaza o serie de restrictii la nivelul organizarii muncii, precum si constrangeri majore pentru cei care lucreaza in acest domeniu. In prezent, industria hoteliera este recunoscuta ca industria mainii de lucru. Cu toate cresterile de productivitate importanta mainii de lucru nu a fost influentata semnificativ. In principiu, in hotel, reducerea numarului de personal se soldeaza cu restrangerea numarului si calitatii serviciilor, care determina in ultima instanta nivelul de confort. Chiar daca astazi, in hotelurile de categorie medie si superioara, se pun la dispozitia clientilor automate pentru lustruirea pantofilor, carucioare pentru a-si cara singuri bagajele sau se foloseste formula de bufet pentru micul dejun, cea mai mare parte a activitatilor ramane in sarcina personalului.

Hotelul trebuie sa fie la dispozitia clientului 24 de ore din 24. Practic, programul de functionare este permanent, nu poate fi vorba de zile din saptamana in care hotelul sa fie inchis. In cazul activitatii sezoniere, inchiderea hotelului se face pentru o perioada relativ lunga, de mai multe luni.

Imposibilitatea stocarii prestatiilor determina o atentie deosebita acordata variatiilor cererii. Adaptarea ofertei se face prin ajustarea numarului de personal in functie de nivelul activitatii. Variatiile cererii si programul permanent de functionare, inclusiv prelungirea orarului de desfasurare a unor activitati, au repercusiuni asupra programului de lucru pe zile si pe ore pentru un numar important de angajati. Adesea munca se caracterizeaza printr-o durata care depaseste durata normala.

in Romania, conform Codului Muncii, durata normala a timpului de munca este de 40 de ore/saptamana, numarul maxim saptamanal de ore suplimentare este de 8. Munca suplimentara se compenseaza prin ore libere platite in urmatoarele 30 de zile. in cazul in care compensarea prin ore libere platite nu este posibila, va fi adaugat un spor la salariu.

Sporul pentru munca suplimentara se stabileste prin negociere, in cadrul contractului colectiv de munca sau, dupa caz, al contractului individual de munca si nu poate fi mai mic de 75% din salariul de baza.

Numarul angajatilor hotelului si, respectiv, numarul de persoane pe functie/post este determinat de mai multi factori: capacitate de cazare, categorie de clasificare, sezonalitate, grad mediu de ocupare. Coeficientul de personal se calculeaza ca raport intre numarul total de lucratori si numarul de spatii de cazare, dupa formula:

/-, «- . "_ i j i Numarul total de angajati

Coeficientul de personal = --;-r-: .. , g J

Numarul de spatii de cazare

Coeficientul poate varia in limitele 0,5-1,5. Un coeficient subunitar este propriu hotelurilor de 1, 2 si 3 stele, iar unul supraunitar, hotelurilor de 4 si 5 stele. Coeficienti peste 1,5 se intalnesc la nivelul hotelurilor de lux.

Numarul de angajati din compartimentul de cazare (front-office si housekeeping) reprezinta aproximativ 20% din numarul total.

Timpul de munca reprezinta durata reglementata a zilei de munca sau timpul de care dispune un executant individual sau colectiv pentru indeplinirea sarcinilor de munca ce ii sunt stabilite. in functie de modul de folosire a timpului de munca pentru efectuarea sarcinilor de munca deosebim: timp productiv si timp neproductiv.

Timpul productiv este acela in care executantul efectueaza lucrarile necesare pentru realizarea unei sarcini de munca si trebuie sa aiba ponderea principala in cadrul timpului de munca.

Timpul neproductiv este timpul in cursul caruia au loc intreruperi in munca executantului sau in care acesta efectueaza actiuni ce nu sunt necesare pentru realizarea sarcinii de munca.

In functie de legatura dintre munca efectuata si obiectul ei, timpul productiv se defalca in timp de pregatire si incheiere, timp operativ si timp de deservire a locului de munca.

Timpul de pregatire si incheiere este timpul in cursul caruia, executantul inainte de inceperea unei activitati creeaza la locul de munca conditiile necesare efectuarii acesteia, iar dupa terminarea ei, aduce locul de munca in starea initiala.

Timpul operativ este timpul in care angajatul efectueaza sau supravegheaza lucrarile necesare pentru transformarea materiilor prime in produse sau prestarea serviciilor catre clienti.

Timpul de deservire este timpul pe parcursul caruia angajatul asigura, pe intreaga perioada a schimbului de munca, atat mentinerea in stare normala de functionare a utilajelor sau masinilor cu care lucreaza, cat si organizarea, aprovizionarea, ordinea si curatenia locului de munca, conform sarcinilor de munca ce ii sunt stabilite.

In componenta timpului neproductiv se vor intalni timpul de intreruperi reglementate, respectiv pentru odihna si necesitati fiziologice ale executantului, timpul de munca neproductiva, in cursul caruia executantul efectueaza actiuni ce nu sunt utile desfasurarii normale a activitatii si timpul de intreruperi nereglementate care poate fi independent sau dependent de executant.

Potrivit studiilor realizate in cadrul industriei ospitalitatii exista diferente intre timpul productiv si timpul de munca. Astfel, pentru un bucatar timpul operativ este de aproximativ 40%, iar pentru un chelner, timpul operativ se ridica la nivelul de 50%.

In interiorul programului de lucru, personalul trebuie sa aiba o mare capacitate de adaptare la cererea clientului, care ii conditioneaza volumul si continutul muncii. Obligatia disponibilitatii permanente si controlului de sine reprezinta o constrangere suplimentara.

Din categoria factorilor de risc fac parte suprasolicitarile fizice si neuropsihice in procesul muncii, in special in situatia turelor lungi.

Reprezentand in medie 1/3 din cifra de afaceri, cheltuielile de personal trebuie tinute sub control permanent. Pentru multe hoteluri din Romania, restrangerea numarului de personal este o conditie pentru cresterea venitului mediu salarial si implicit pentru cointeresarea superioara a angajatilor, fara de care nu poate fi imaginata o crestere durabila a calitatii serviciului. La randul sau, reducerea numarului personalului este conditionata de organizarea superioara a muncii, respectiv programarea rationala a timpului de munca, pentru care se recurge la diferite tehnici.

Prezenta la lucru a personalului este dependenta de serviciile ce trebuie asigurate clientilor la diverse ore, inclusiv de securitatea intregului hotel pe timpul noptii. Dintre schemele alternative de programare a timpului de munca amintim: programul de munca normal, program de munca flexibil, program de munca redus etc.

a) Programul de munca normal

Durata zilei de munca in Romania a fost stabilita la 8 ore, iar durata normala a timpului de munca este tot de 40 ore pe saptamana. in cazul tinerilor in varsta de pana la 18 ani durata timpului de munca este de 6 ore pe zi si de 30 de ore pe saptamana. in durata normala a timpului de munca nu intra timpii consumati cu echiparea-dezechiparea la inceputul si sfarsitul programului. Programul de munca normal are cateva caracteristici:

Executantii sunt incadrati pe baza de contract de munca pe durata nedeterminata;

Activitatea se desfasoara in timpul zilei, iar orele de incepere si de inchidere a

programului de munca sunt bine precizate;

Angajatii lucreaza 8 ore pe zi, de luni pana vineri.

Dintre avantaje amintim: standardizarea programului, usurinta in inregistrarea timpului lucrat si in calcularea platii acestuia si antrenarea consecventa a executantilor.

Programul prezinta insa si cateva dezavantaje: necorelarea orelor de munca normale cu orele de activitate ale clientilor si cu perioadele de cerere maxima, precum si rigiditatea orarului fata de cerintele angajatilor

b) Programul de munca redus, fractionat

Presupune prezenta angajatilor la lucru intr-un numar de ore mai mic, fractionat. Printre avantajele acestui sistem amintim: reducerea costurilor salariale, asigurarea cu personal pentru orele de varf si oferirea unui program flexibil pentru angajati. Dintre dezavantajele sistemului in primul rand se remarca veniturile mai mici pentru angajati. Un tip special al programului redus este programul partial care presupune impartirea postului, prin divizarea sarcinilor unui post.

c) Programele individuale de lucru

Stabilirea unor programe inegale, ture sau schimburi, care, prin insumare, ajung la o durata normala de 40 ore pe saptamana.

Pentru programarea timpului de munca a managerilor, se aplica urmatoarele reguli

generale:

- stabilirea corecta a prioritatilor, reducerea la minim a sedintelor;

- alocarea unui interval de timp rational pentru rezolvarea unor probleme ce necesita un efort si o concentrare sporita si plasarea acesteia in prima parte a zilei de munca;

- prevederea in ziua de munca a unor intervale de timp tampon pentru rezolvarea unor probleme neprevazute;

- gruparea sarcinilor mai putin pretentioase, care nu necesita o concentrare deosebita, la sfarsitul zilei de munca;

- rezolvarea unor probleme esentiale pentru departament in cadrul intalnirilor cu subalternii, in mod participativ.

Ca si tehnici sau instrumente de programare a activitatii manageriale amintim:

1. Agenda de lucru - este utilizata pentru ordonarea memoriei si cuprinde informatii privind actiunile ce trebuie intreprinse zilnic. indeplineste si functiile de informare, organizare a muncii, control si evaluare. Actiunile sunt inscrise in agenda in ordinea in care apar si sunt bifate pe masura ce sunt rezolvate.

2. Fisele individuale pe probleme si grupuri de actiuni - cuprind probleme prioritare pe care managerul trebuie sa le rezolve zilnic si care sunt ordonate dupa anumite criterii: urgenta, importanta, interes, costuri etc. Aceste prioritati se trec in programele de activitate sau graficele de munca saptamanale.

3. Dosarul pentru probleme - instrument ce cuprinde intreaga documentatie aferenta unei probleme complexe. Dupa rezolvarea problemei dosarul se arhiveaza.

4. Programul de activitate - cuprinde actiuni ce trebuie rezolvate pe zile, daca este saptamanal, sau pe ore, daca este zilnic.

5. Graficul de munca - poate fi zilnic sau saptamanal si reprezinta programul de desfasurare a activitatii managerului, cu limite de timp si gradul de rezolvare in care sarcinile cele mai importante se gasesc pe primul plan. Spre deosebire de programul de activitate, in grafic vor aparea, alaturi de actiunea prevazuta si masurile pregatitoare pe care managerul trebuie sa le adopte in vederea indeplinirii cantitative si calitative a actiunilor. Dat fiind specificul muncii de management, se considera ca un grafic de munca si-a atins scopul, daca este respectat in proportie de 60-70%.

Pentru stabilirea modului de prezentare la munca in cadrul industriei ospitalitatii se intocmesc grafice de munca pentru fiecare activitate in parte. Activitatea practica a generalizat intocmirea a trei tipuri de grafice de munca:

Permanente - folosite in unitatile in care activitatea este constanta si nu difera prea mult de la o perioada la alta, in cursul zilelor din saptamana;

Sezoniere - folosite atunci cand activitatea difera ca volum si structura de la un

sezon la altul;

Speciale sau ocazionale - folosite in cazul unor actiuni sau proiecte unice,

in functie de perioada de timp la care se refera se intocmesc:

Grafice zilnice - realizate in functie de specialitatea fiecarui loc de munca, ce au ca scop acoperirea cu personal a programului zilnic de munca;

Grafice saptamanale sau lunare - se intocmesc pentru stabilirea zilelor libere si a

persoanelor care vor fi chemate la posturile de munca;

Grafice anuale - se intocmesc pentru a stabili concediile de odihna, precum si

persoanele care vor acoperi aceste absente.