PLANIFICAREA PERSONALULUI

Avansarea este una dintre problemele cele mai dificile pentru managementul resurselor umane. Nu neaparat criteriile folosite pentru a selectiona persoanele care vor fi promovate ci crearea si mentinerea de posturi libere care sa permita angajatilor valorosi sa promoveze.

Planificarea personalului este procesul care ajuta la structurarea adecvata a resurselor umane. Ea presupune:

identificarea nevoilor viitoare ale organizatiei;

compararea acestor nevoi cu prezenta forta de munca   

determinarea numarului de angajati care trebuie sa fie recrutati de catre organizatie la un moment dat.

Cu alte cuvinte, planificare personalului presupune stabilirea necesarului de posturi ce vor fi scoase la concurs pentru anul viitor (sau pentru doi, trei ani), necesar stabilit pe baza evaluarii situatiei prezente a resursei umane, a evolutiei sale viitoare si a scopurilor organizatiei.

Toate organizatiile trec prin procesul de planificare a personalului, formal sau informal.    Modalitatea formala, explicita este mai rar intalnita si, de obicei, are mai multe erori. Capitolul de fata doreste sa prezinte cateva metode de planificare formala a personalului.

Principalele motive pentru care folosim planificarea personalului sunt:

Pentru a folosi mai eficient si mai eficace resursele umane

Pentru a ridica nivelul de satisfatie al angajatilor

Folosirea mai eficienta a resurselor umane. Planificarea trebuie sa preceada toate activitatile managementului resurselor umane. De exemplu, cum poti selecta si recruta daca nu stii de cati oameni ai nevoie? Analiza proceselor care constituie managementul resurselor umane dovedeste faptul ca eficienta si eficacitatea lor depinde de o planificare atenta a personalului.

Sporirea nivelului de satisfactie al angajatilor. Angajatii care lucreaza pentru organizatii care practica planificarea formala au alte sanse de cariera decat cei care lucreaza in organizatii unde planificarea nu este o prioritate. Mai intai, avansarea este un proces constant si rapid: daca managerul, la sfatul departamentului de management al resurselor umane, are grija sa mentina suficiente posturi superioare libere, fiecare angajat competent al organizatiei are sansa de a promova. De asemenea, programele de instruire, care fac si ele parte din planificarea personalului, asigura sanse in plus angajatilor. Este evident ca perspectiva unui viitor mai bun in organizatie are un efect benefic asupra motivatiei angajatilor.

O buna planificare a personalului presupune colaborarea dintre departamentul de management al resurselor umane si conducerea organizatiei. De aceea, este foarte important ca persoanele cu putere de decizie sa fie constiente de avantajele oferite de planificarea personalului si sa o includa printre prioritatile organizatiei. Altfel, planificarea ramane la nivel informal.

Un alt factor important este reprezentat de politicile guvernamentale. Un exemplu: modificarea varstei de pensionare afecteaza (poate afecta) structura resursei umane a unei organizatii.

Caracteristicile pietei pentru forta de munca reprezinta un alt factor cu influenta considerabila asupra procesului de planificare a personalului. De exemplu, cu cat rata somajului este mai mare, cu atat procesul de recrutare este mai usor iar selectarea mai flexibila. De asemenea, nivelul de educatie al fortei de munca are un impact destul de mare asupra planificarii viitorului resursei umane pentru o anumita organizatie.

Planificarea mai este afectata si de tipul de posturi pe care vrem sa le scoatem la concurs. Posturile care nu necesita o pregatire deosebita nu pun probleme. Insa posturile care pretind o inalta calificare, studii superioare si presupun o activitate complexa, cu accente de management, au nevoie de o mai mare atentie.

Tehnici de planificare a personalului

Estimarea produsa de un expert. Este cea mai simpla tehnica si se bazeaza pe opinia unui expert. Acesta, pe baza experientei legate de angajarile anterioare si pe baza evaluarii nevoilor viitoare ale organizatiei, ofera o solutie. Este destul de informal si subiectiv. Insa procesul poate fi imbunatatit prin folosirea metodei Delphi.

Metoda Delphi are drept scop obtinerea consensului intre mai multi experti. De fapt, metoda consta in supunerea fiecarui expert la o chestionare intensiva, folosind mai multe chestionare, pentru a afla toate datele necesare. Pe tot parcursul aplicarii chestionarelor expertii nu trebuie sa se intalneasca unii cu altii.

Expertilor li se cere, de mai multe ori si in modalitati diferite, sa aproximeze nevoile organizatiei-subiect in domeniul resurselor umane pentru anul viitor. Apoi cifrele sunt adunate, se calculeaza o medie si se iau in considerare si raspunsurile extreme. Se obtine astfel un interval de variatie si o valoare cu probabilitate maxima.

Folosirea unui singur expert este adesea utilizata de catre organizatiile mici, care activeaza intr-un mediu stabil. Pentru organizatii mari, cu multi angajati, este recomandabila metoda Delphi.

Tehnica de proiectare a tendintei. A doua metoda se refera la elaborarea unei prognoze bazate pe relatia, observata in trecut, dintre un factor relationat procesului de angajare si acest proces in sine. De exemplu, rata somajului. Se poate elabora un grafic care sa arate relatia existenta intre fluctuatia ratei somajului si procesul de angajare. Apoi, pe baza observatiilor facute, se poate sti cum vor evolua nevoile de angajare ale organizatiei.

Problema, mai ales in domeniul administratiei publice, este gasirea celui mai relevant factor. Majoritatea studiilor considera ca acest factor ar trebui sa fie de sorginte financiara (legat de bugetul pe care organizatia il are la dispozitie).

Tehnica de modelare. Aceasta metoda este una dintre cele mai sofisticate. Daca tehnica precedenta se baza pe un singur factor si analiza relatia sa cu procesul de angajare, tehnica modelarii in in considerare mai multi factori si analizeaza relatia lor cu respectivul proces.

O alta abordare este de a produce un model matematic al organizatiei si, apoi, de a folosi simulari, prin metode ca modelele Markov sau formatele analitice. Trebuie amintit ca toate acestea costa destul de mult, modelarea fiind cea mai scumpa tehnica de planificare a personalului.

Analiza Markov presupune elaborarea unei matrici care ne va arata probabilitatea trecerii unui angajat de la o pozitie la alta sau de a parasi organizatia.

Exemplu:

Intr-o firma de contabilitate s-a folosit analiza Markov pentru a calcula intervalul de timp pe care o persoana il va petrece ocupand o anumita pozitie, luandu-se in considerare mai multe puncte de intrare (mai multe pozitii de pornire) ale persoanei respective. Concluzia: daca persoana este angajata in organizatie pe un post inferior (junior) ea va petrece 2,4 ani pe acel post, apoi va avansa pe un post superior (senior) unde va sta 1,4 ani, apoi 1,3 ani ca manager si 1,3 ani ca partener al firmei. Datele au fost apoi folosite pentru a realiza planuri de recrutare si selectie.

Exemplul este din domeniul privat pentru ca, din diferite motive, analiza Markov este foarte putin aplicata in domeniul administratiei publice.

Tehnica planificarii de jos in sus. Diferenta fundamentala fata de metodele descrise anterior este faptul ca metoda de fata presupune si se bazeaza pe activitatea unitatilor organizationale (departamente, echipe de lucru, birouri, etc). Aceste unitati isi formuleaza propriile predictii asupra necesarului de personal care apoi sunt centralizate, obtinandu-se astfel un plan pentru intreaga organizatie. Metodele precedente operau la nivelul intregii organizatii.

Aceasta tehnica pune un mare accent pe managerul unitatii organizationale. El/ea este cel care face evaluarea situatiei prezente, ia in considerare posibilele modificari sau pierderi (datorita pensionarii sau promovarii, de exemplu), estimeaza cresterea asteptata pentru perioada urmatoare si, in sfarsit, formuleaza planul de personal.

Tot acest proces se bazeaza pe asumptia ca, in anul viitor serviciile unitatii vor avea acelasi nivel de cerere din partea pietei. Evident, aceasta asumptie se poate dovedi falsa si atunci unitatea va avea probleme. De aceea este bine sa se foloseasca, in acest domeniu, tehnica de proiectare a tendintei: se observa tendinta pietei pe ultimii 5 ani si, pe aceasta baza, se formuleaza predictia pentru anul urmator.

In concluzie, planificarea personalului este punctul de inceput al managementului resurselor umane. Pe baza planurilor formulate pentru viitor (cel mai frecvent pe o perioada de un an) se desfasoara intrega activitate de management a resursei umane.

INTREBARI

De ce este necesara planificarea personalului?

In organizatia in care lucrati procesul de planificare este formal sau informal? Pe ce va bazati afirmatia?

Care considerati ca sunt factorii care afecteaza procesul de planificare in cazul administratiei publice locale din Romania?

In cazul estimarii produse de un expert; sa presupunem ca folositi un singur expert. Care ar fi potentialele aspecte negative?

Care dintre cele patru metode de planificare descrise in capitolul anterior considerati ca se potriveste cel mai bine administratiei publice locale din Romania?

In material s-a facut afirmatia conform careia putine organizatii folosesc planificarea formala. Acest fapt este adevarat si pentru administratia publica? De ce?