Planificarea resurselor umane

PLANIFICAREA RESURSELOR UMANE

Pana la jumatatea celei de a doua jumatati a secolului trecut, majoritatea organizatiilor dadeau putina atentie planificarii, resurselor umane, mult mai putina decat cea acordata celorlalte laturi ale activitatii lor, ceea ce dadea nastere frecvent la necorelari intre nevoia si disponibilul de personal, dezechilibre in cadrul structurii pe profesii si meserii sau pe varste a angajatilor etc..

Drept urmare, organizatiile si-au intensificat eforturile in acest deceniu si au inceput sa aplice sistemul de planificare a resurselor umane bazate pe metode de previziune din ce in ce mai riguroase si mai fiabile.

Progresiv, s-a conturat si scopul planificarii resurselor umane ca fiind acela de a asigura organizatia, la momentul oportun, cu personalul necesar in structura adecvata pe profesii, meserii, niveluri de pregatire, grupe de varsta etc.

Importanta planificarii resurselor umane este determinata de urmatoarele:

permite asigurarea din timp a personalului necesar organizatiei, previzionat in functie de dezvoltarea anticipata a evolutiei acesteia;

asigura inscrierea costurilor cu personalul in limite judicioase;

preintampina aparitia dezechilibrelor majore, a lipsei personalului necesar sau a supraefectivelor de personal in raport cu nevoile reale ale activitatii organizatiei;

ofera perspectiva clara a dezvoltarii resurselor umane ale organizatiei, a dezvoltarii personalitatii profesionale a fiecarui angajat.

In contextul acestor consideratii, planificarea resurselor umane cuprinde analiza situatiei prezente a resurselor existente in cadrul organizatiei, interpretarea previziunilor de dezvoltare a acesteia in termeni de cerinte viitoare de resurse de munca, definirea politicilor de dezvoltare a resurselor existente si la recrutarea de noi cadre.

1. NECESITATEA SI CERINTELE PLANIFICARII RESURSELOR UMANE

Necesitatea activitatii de planificare a resurselor umane ale organizatiei rezulta din ratiunile aratate care determina importanta activitatii respective.

In incercarea de a satisface aceasta necesitate, organizatiile au inceput sa trateze planificarea resurselor umane ca pe o activitate importanta a MRU, cea care potrivit schemei din Figura 1.7. jaloneaza clar conditiile de realizare in viitor a celorlalte activitati componente ale MRU.

Necesitatea planificarii resurselor umane ale organizatiei apare cu pregnanta atunci cand aceasta este gata sa raspunda unor provocari majore de tipul:

Cat personal va fi necesar in viitor si in ce structura?

Cat din personalul necesar poate fi acoperit din resurse interne?

Cat va trebui angajat din exterior si in ce structura?

Ce trebuie sa faca organizatia pentru a-si dezvolta resursele umane disponibile?

Cerintele planificarii rationale a resurselor umane la nivelul oricarei organizatii sunt:

Implicarea in procesul planificarii a managerilor de la toate nivelurile ierarhice din cadrul organizatiei, si nu numai a compartimentului de personal al acesteia;

Folosirea unor metode si tehnici de planificare evoluate, de factura stiintifica, singurele in masura sa asigure un grad adecvat de predictibilitate a nevoilor si disponibilitatilor de resurse umane;

Responsabilizarea intregului personal al organizatiei in privinta furniztrii si colectarii datelor necesare efectuarii corespunzatoare a planificarii resurselor umane;

Efectuarea planificarii resurselor umane concomitent cu planificarea celorlalte activitati ale organizatiei- vanzari, aprovizionare, productie etc.- si nu ulterior acesteia din urma;

Identificarea problemelor de personal ale organizatiei inainte ca acestea sa se manifeste si, mai ales, sa se acutizeze;

Integrarea organica a planificarii resurselor umane in planificarea organizationala de ansamblu, astfel incat sa se previzioneze corect determinarile strategice globale ale organizatiei asupra strategiei functionale si politice de personal ale acesteia;

Asigurarea dezvoltarii personalitatii fiecarui angajat al organizatiei, a amplificarii potentialului lui productiv si creator;

Asigurarea permanenta a organizarii flexibile a personalului organizatiei prin dezvoltarea unor resurse umane flexibile si competitive, capabile sa faca fata unor cerinte dinamice si diversificate.

2. LOCUL PLANIFICARII RESURSELOR UMANE IN PLANIFICAREA DE ANSAMBLU A ACTIVITATII ORGANIZATIEI

Asa cum rezulta din definitia data mai sus activitatii de planificare a resurselor umane ale organizatiei, aceasta activitate are rolul de a prevede cerintele viitoare de resurse umane si de a stabili programe pentru acoperirea acestor cerinte cu personal, in numarul si structurile necesare (pe profesii, meserii, grupe de varsta etc.), la momentele si in locurile potrivite.

Planificarea resurselor umane cuprinde urmatoarele actiuni necesare:

Identificarea in gama de profesiuni si meserii specifice organizatiei a domeniilor critice din punctul de vedere al acoperirii acestora in cadrul organizatiei in raport cu cerintele reale, al disponibilitatilor existente in exteriorul acesteia, al perspectivelor;

Analiza varstei medii a personalului organizatiei;

Analiza fluctuatiei personalului pe compartimente, pe o perioada de 3-5 ani din trecut;

Compararea cerintelor cu disponibilitatile la nivel de compartimente si apoi centralizat pe ansamblul organizatiei, cel mai indicat pentru perioada de 5 ani (aceasta perioada se dovedeste insa insuficienta pentru elaborarea planului de pregatire a fortei de munca).

Procesul planificarii resurselor umane cuprinde urmatoarele faze:

Evaluarea resurselor umane necesare in perspectiva in functie de volumul previzionat al activitatii viitoare;

Analiza situatiei disponibilitatii cantitative si calitative a fortei de munca existente si al utilizarii acesteia;

Analiza posibilitatilor de asigurare din cadrul organizatiei a resurselor umane necesare;

Analiza posibilitatilor de asigurare din exteriorul organizatiei a diferentei ramasa neacoperita din resursele umane necesare;

Planificarea propriu-zisa a resurselor umane;

Stabilirea necesarului cantitativ pe profesii, meserii, varste, sexe;

Actualizarea permanenta a planului.

Planul de asigurare a fortei de munca cuprinde :

planul de recrutare, care se elaboreaza diferentiat

pentru muncitorii necalificati- pe termen scurt;

pentru muncitorii calificati si personalul tehnic pe termen de 2-3 ani;

pentru cadrele de specialitate si cele de conducere pe perioade de 5-10 ani;

planul de formare si perfectionare a personalului;

planul de promovare, la elaborarea caruia se tine seama de inventarul actualizat al cadrelor existente si al cadrelor susceptibile de a fi promovate in functii de conducere.

Din cerintele si procesul planificarii resurselor umane rezulta ca aceasta activitate are doua dimensiuni principale:

dimensiunea functionala, care stabileste legatura dintre strategia organizatiei, pe de o parte, si strategia functionala si politicile derivate in domeniul resurselor umane, pe de alta parte, si se refera la modul in care este integrata strategia de personal in strategia generala a organizatiei;

dimensiunea temporala, in functie de care exista:

planificarea strategica a resurselor umane, la orizonturi de timp de 3-5 ani;

planificarea operationala a resurselor umane, la orizonturi de timp de 1-3 ani.

Prin ambele sale dimensiuni, dar mai ales prin cea functionala, planificarea resurselor umane se integreaza organic, este parte inseparabila a planificarii organizationale, realitate evidentiata de schema din figura urmatoare, propusa de L. Byars si L. Rue:

Factorii de mediu si istorici

Figura 4.1. Integrarea planificarii resurselor umane in planificarea organizationala

Sursa: L. Byars, L. Rue, op. cit., p.13

Potrivit figurii, cand necesitatile nete de resurse umane ale organizatiei sunt pozitive se urmeaza fluxul logic al activitatii MRU; cand necesitatile nete sunt negative, se impun masuri de concedieri, pensionari anticipate si demisii voluntare, care trebuie sa se reflecte operativ in inventarul calificarilor.

3. MODELE SI METODE DE PLANIFICARE A RESURSELOR UMANE

Pe masura intensificarii preocuparilor privind planificarea resurselor umane la nivelul organizatiilor, s-au conturat o serie de modele si metode de planificare specifice.

a)      Planificarea resurselor umane sub impactul obiectivelor organizatiei

Acest model, propus de H. Heneman si colaboratorii sai este schematizat in figura urmatoare:

Figura 4.2. Schema procesului de planificare a resurselor umane sub impactul obiectivelor organizatiei

Sursa: H. Heneman et alii, op. cit., pg. 210

b)      Previziunea cererii de resurse umane

Metodele de determinare a necesitatilor viitoare de personal in functie de volumul previzionat al activitatii sunt de doua naturi:

Intuitive

Estimari manageriale

Pot fi realizate "de sus in jos" sau "de jos in sus"

Metoda Delphi

Se bazeaza pe consultarea in mai multe randuri a unui grup de specialisti si urmareste folosirea sistematica a opiniilor acestora. Comporta trei etape:

Pregatirea si lansarea anchetei (formularea problemei, elaborarea chestionarului, constituirea grupului de specialisti, informarea acestora asupra obiectivului si desfasurarii anchetei);

Efectuarea anchetei (difuzarea chestionarului, solicitarea raspunsului la intrebari "inchise", fiecare specialist facand deci optiuni; colectarea chestionarelor, gruparea raspunsurilor, calculul valorii mediane; eliminarea raspunsurilor care prezinta abateri mari de la valoarea mediana; informarea expertilor asupra rezultatelor obtinute si difuzarea unui nou chestionar, insotit de informatii complementare; colectarea din nou a chestionarelor, ordonarea din nou a raspunsurilor in functie de medie si de ingustarea ecartajului dintre extreme; repetarea ciclului pana la obtinerea consensului, in opiniile exprimate in chestionar, a cel putin 50% din membrii panelului de specialisti. Daca nu se ajunge la consens, organizatorul anchetei inlocuieste aprecierile individuale printr-o estimare de sinteza;

Analiza si prelucrarea datelor, sinteza si prezentarea informatiilor obtinute in vederea folosirii lor in previziunile efectuate privind cererea de resurse umane.

Cantitative

Extrapolarea;

Tehnicile statistice;

Modelarea.

Totodata mai pot fi folosite si alte metode specifice:

Analiza tendintelor

Permite estimarea necesitatilor viitoare de resurse umane pe baza informatiilor din perioadele trecute.

Metoda studiului muncii

Permite stabilirea cantitatii de munca necesara efectuarii diferitelor sarcini si, prin insumare, necesara la nivelul unei activitati.

c)       Previziunea ofertei de resurse umane

Presupune:

Analiza resurselor existente

Oferta interna;

Oferta externa;

Determinarea ofertei prevazute si compararea acesteia cu cererea prevazuta, deducandu-se pe aceasta baza, surplusul / deficitul de resurse umane a organizatiei, in functie de care se stabileste planul de asigurare a fortei de munca cu cele trei componente ale sale mentionate in subcapitolul 4.2.

d)      Previziunea cererii nete de resurse umane

Potrivit schemei din "Figura 4.1.", se efectueaza pe baza cererii de resurse umane, a informatiilor provenite de la diferitele subdiviziuni organizatorice a inventarului calificarilor, precum si a schimbarilor anticipate din cadrul organizatiei.

Notiuni cheie

Probleme propuse pentru reflectie si dezbateri

Categoriile de informatii necesare in planificarea resurselor umane.

Informatiile majore prin care se conecteaza planificarea resurselor umane la planificarea organizationala.

Analiza comparativa a modelelor si metodelor specifice planificarii resurselor umane.

Impactul planificarii resurselor umane asupra schimbarilor structurale din cadrul organizatiei.

Principalele conexiuni dintre planificarea resurselor umane si planificarea vanzarilor, a productiei si a aprovizionarii.