Pregatirea si dezvoltarea profesionala

PREGATIREA SI DEZVOLTAREA PROFESIONALA

Resursa umana este cea mai dinamica dintre toate resursele pe care le detine orice organizatie. De aceea are nevoie sa i se acorde o atentie deosebita din partea conducerii daca aceasta doreste sa o exploateze la capacitatea ei maxima in cadrul activitatii profesionale. Aici isi fac intrarea doua activitati cu rol deosebit de important si anume pregatirea si dezvoltarea profesionala.

Inainte de a intra in miezul problemei se cuvine sa facem cateva precizari terminologice. Legat de aceste doua activitati mai mult sau mai putin intelese, apreciate si practicate, in literatura de specialitate dar si la nivelul practicii curente, se utilizeaza notiuni ca pregatirea profesionala si instruirea in ceea ce priveste prima activitate si notiuni ca dezvoltarea profesionala, dezvoltarea carierei sau dezvoltarea personalului in ceea ce priveste cea de-a doua activitate. Daca intre pregatirea profesionala si instruire se pune cel mai adesea semnul egalitatii, acestea fiind utilizate ca sinonime, nu in acelasi fel sta si problema celorlalte. Dezvoltarea profesionala si cariera profesionala sunt destul de apropiate din punctul de vedere al perspectivei, prima referindu-se la insusirea cunostintelor utile atat in raport cu pozitia actuala, cat si cu cea viitoare iar cea de-a doua la succesiunea de functii, in ordinea crescatoare a prestigiului, prin care trece angajatul in mod ordonat, dupa o regula previzibila. Aceasta reflecta o abordare a problemei profesionale din perspectiva individului in timp ce notiunea de dezvoltare a personalului reflecta o abordare din perspectiva organizationala.

'Dezvoltarea personalului urmareste sa imbunatateasca cunostintele, aptitudinile si deprinderile angajatilor pentru a imbogati baza de cunostinte generale a organizatiei si pentru a pregati cadrul in care oamenii sa gandeasca strategic chiar daca gandirea strategica nu este ceruta de actualele lor posturi.' Dar intrucat cele doua notiuni in discutie sunt suficient de complexe, nu putem sustine ca exista definitii unanim acceptate. Si daca tot ne aflam in faza incipienta a incercarii de conturare a conceptelor, merita sa facem precizarea ca in marea majoritate a manualelor si a cartilor de management general al resurselor umane sau de management al personalului din domeniul public se folosesc doar notiunile simple de 'training', aproape incetatenit si la noi, si de 'development' adica dezvoltare, lasand pe seama contextului referirea la resursa umana sau la profesie.

Perry Moore face astfel distinctia intre cele doua concepte: 'Instruirea se refera la predarea unui material relativ restrans si structurat care are o aplicare imediata la locul de munca. Dezvoltarea se refera la intentia de a imbunatati deprinderile de luare a deciziilor, aptitudinile referitoare la relatiile interpersonale, auto-cunoasterea si motivarea angajatilor.', dupa care citeaza si precizarile lui Malcolm W. Warren: 'Participantii sunt alesi pentru pregatire profesionala din cauza lipsei aptitudinilor, cunostintelor si deprinderilor necesare satisfacerii cerintelor postului; pentru dezvoltare manageriala, ei sunt alesi datorita performantelor lor ce demonstreaza existenta unui potential util pentru responsabilitati viitoare.'

La randul sau, Gerald Cole ofera urmatoarele definitii:

'Pregatirea profesionala - aceasta implica de obicei pregatirea pentru o ocupatie sau pentru obtinerea unor aptitudini specifice; este mai restransa in conceptie decat [] dezvoltarea; este mai degraba orientata [sau centrata] pe post (sau sarcina) decat pe persoana.'

'Dezvoltarea - aceasta sugereaza de obicei o viziune mai larga asupra acumularii de cunostinte si aptitudini decat pregatirea profesionala; este mai putin orientata spre post decat este orientata spre cariera; este preocupata mai mult de potentialul angajatului decat de aptitudinile de moment; vede angajatii ca fiind resurse adaptabile.'

In ceea ce priveste continutul pregatirii profesionale, tinem sa facem o ultima precizare legata de faptul ca aceasta are, dupa o buna parte din literatura de specialitate, 2 elemente componente: formarea si perfectionarea profesionala. Unii autori considera totusi perfectionarea ca fiind un stadiu al formarii, pe cand altii se straduiesc sa le puna in evidenta deosebirile, dupa cum au facut autorii volumului 'Managementul resurselor umane ', coordonat de Mathis, Nica si Rusu (Ed. Economica, 1998) in tabelul pe care vi-l reproducem in continuare:

In continuare vom aborda problemele de pregatire si dezvoltare profesionala impreuna intrucat principala lor distinctie sta doar in faptul ca prima instruieste pentru pozitia prezenta in organizatie pe cand cea de-a doua pregateste pentru viitoarele posibile oportunitati.

CICLUL PREGATIRII PROFESIONALE

Conform lui Gerald Cole (Managementul personalului. - Bucuresti: CODECS, 2000), o abordare sistematica a problemei implica de obicei urmatoarele 6 etape:

Stabilirea unei politici de pregatire profesionala;

Stabilirea organizatiilor care sa efectueze pregatirea profesionala;

Identificarea nevoilor de pregatire profesionala;

Planificarea pregatirii profesionale;

Derularea pregatirii profesionale;

Evaluarea pregatirii profesionale.

Odata incheiata etapa a 6-a si pe baza rezultatelor acesteia, se revine intr­-o 'bucla' ce se inchide la nivelul etapei a 3-a, acesta fiind de fapt ciclul de pregatire profesionala care se repeta cel mai des (asa cum se vede in schema de mai sus). Etapele 1 si 2 tin mai mult de politica sau strategia organizationala pe termen lung, ceea ce nu inseamna ca nu se pot aduce imbunatatiri la nivelul lor atunci cand este cazul. In plus, aceste 2 etape sunt mai puternic marcate de cultura organizationala, de o anumita traditie ce manifesta, evident, anumite tendinte conservatoare.

Inainte de a realiza o scurta descriere a fiecarei etape, credem ca este ilustrativa si binevenita o trecere in revista a principalelor avantaje pe care le castiga organizatia si individul pe baza abordarii sistematice a pregatirii profesionale.

Beneficiile organizatiei:

dezvoltarea si mentinerea unui nivel adecvat si suficient de cunostinte, aptitudini si deprinderi la nivelul angajatilor;

valorificarea in mod planificat a experientei in activitatea profesionala si a altor forme de pregatire si dezvoltare profesionala la locul de munca;

obtinerea unor performante imbunatatite in activitate;

imbunatatirea serviciilor prestate;

cresterea motivatiei angajatilor.

Beneficiile individului:

diversificarea gamei de deprinderi detinute;

cresterea satisfactiei in munca;

cresterea valorii angajatului pe piata fortei de munca;

cresterea sanselor de promovare.

1. POLITICA DE PREGATIRE PROFESIONALA

Aceasta tine in special de strategia generala a organizatiei, de scopurile si obiectivele pe care aceasta si le propune, de valorile pe care aceasta le-a creat si doreste sa le respecte si sa le conserve si nu in ultimul rand de politica specifica cu privire la resursele umane.

2. STABILIREA ORGANIZATIILOR CARE SA EFECTUEZE PREGATIREA    PROFESIONALA

Punerea in practica a politicii organizatiei poate fi realizata in mai multe moduri si pe mai multe cai. Unele organizatii au o buna si veche traditie in a-­si 'creste' proprii manageri si specialisti prin asigurarea unei organizari pe plan intern a pregatirii profesionale care sa vina in intampinarea tuturor nevoilor de acest gen. Astfel cea mai mare parte a acestor programe este asigurata cu resurse interne si doar cu un minim aport exterior. Alte organizatii cred de cuviinta sa lase aceste activitati pe seama colaboratorilor externi cum sunt institutiile de invatamant, firmele de consultanta sau alte tipuri de firme particulare. Unele organizatii adopta insa calea de mijloc, asigurand pentru personalul ce ocupa posturi de executie pregatirea profesionala la locul de munca dar lasand pe seama colaboratorilor externi pregatirea supervizorilor si a managerilor.

3. IDENTIFICAREA NEVOILOR DE PREGATIRE PROFESIONALA

Nevoia de instruire este reprezentata de orice fel de deficiente sau lipsuri in ceea ce priveste cunostintele, nivelul de intelegere, aptitudinile si deprinderile angajatului raportate la cerintele postului ocupat si la schimbarile organizationale.

Cand o echipa realizeaza o analiza a nevoilor de pregatire, trebuie sa colecteze informatiile de baza de la 3 nivele:

Nivelul organizational: date despre organizatie luata ca un intreg (de exemplu despre structura ei, serviciile prestate, necesarul de personal etc.);

Nivelul postului: date despre atributii si activitati (de exemplu, pe de o parte descrierea postului, specificatii despre cunostintele, aptitudinile si deprinderile necesare personalului pentru a ocupa acest post, iar pe de alta parte activitatile de comunicare si conducere);

Nivelul individual: date despre angajat, cum ar fi fisa de evaluare, lista programelor de instruire la care a participat, rezultatele testarilor etc.

Colectarea informatiilor pentru analiza nevoilor de pregatire profesionala poate fi realizata cu ajutorul uneia dintre urmatoarele metode:

analizarea datelor cu privire la organizatie, posturi si indivizi;

analizarea rezultatelor chestionarelor aplicate angajatilor;

intervievarea managerilor si supervizorilor in legatura cu nevoile lor si ale subordonatilor lor de pregatire si dezvoltare profesionala;

observarea modului de indeplinire a sarcinilor de catre personal;

monitorizarea rezultatelor discutiilor de grup cu privire la problemele cotidiene de serviciu;

analizarea jurnalelor sau agendelor de lucru completate de catre manageri, specialisti sau oricare alti angajati.

Una dintre cele mai obisnuite metode este utilizarea informatiilor colectate in documente deja existente, cum este fisa de evaluare a performantelor individuale.

Obiectivele sistemului formal (oficial) de evaluare a performantelor sunt multiple si variate. Printre acestea putem regasi cateva dintre cele de mai jos:

identificarea nivelului actual al performantelor in munca;

identificarea punctelor slabe si tari ale angajatului;

facilitarea imbunatatirii performantelor actuale ale angajatilor;

identificarea nevoilor de pregatire si dezvoltare profesionala;

identificarea performantelor potentiale;

asigurarea unei baze de revizuire a salariilor;

incurajarea si motivarea angajatilor;

asigurarea informatiilor necesare planificarii fortei de munca.

Cu cat este mai complexa fisa de evaluare a performantelor individuale, cu atat sunt mai mari sansele identificarii cat mai complete si exacte a nevoilor de pregatire profesionala.

4. PLANIFICAREA PREGATIRII PROFESIONALE

Odata bine stabilite nevoile de pregatire pe baza analizelor efectuate, responsabilii cu aceste activitati pot trece la selectarea si stabilirea prioritatilor de pregatire, la schitarea unor proiecte si calcularea costurilor acestora si apoi la inaintarea acestor proiecte spre aprobare conducerii superioare. Aceste proiecte pun in evidenta problemele-cheie ale pregatirii, numarul si categoriile de angajati vizati, metodele de pregatire propuse, planificarea prealabila a programelor si costurile estimate.

Programele de pregatire profesionala pot fi formale sau informale si pot sa se desfasoare in timpul sau in afara orelor de serviciu. Cele care se desfasoara in afara programului de munca pot avea loc in cadrul organizatiei sau in afara ei.

Tinand cont de criteriile de clasificare explicitate in paragraful de mai sus, prezentam cateva metode de pregatire profesionala a salariatilor indicand principalele lor avantaje si dezavantaje.

Metode de pregatire la locul de munca in timpul programului de lucru

a. Instruirea la locul de munca

avantaje: are relevanta/da rezultate; dezvolta legaturile dintre supervizor si angajati;

dezavantaje: elementele perturbatoare ale locului de munca (zgomot, agitatie, intreruperi).

b. Consilierea (sau supravegherea)

avantaje: cand angajatul are nevoie de ajutor, seful i-l asigura imediat;

dezavantaje: trebuie dezvoltate deprinderile de consiliere ale sefilor.

c. Delegarea sarcinilor

avantaje: asigura o puternica motivatie si duce la castigarea de noi cunostinte si deprinderi

profesionale;

dezavantaje: angajatul s-ar putea sa nu reuseasca sa-si indeplineasca sarcinile.

d. Inlocuirea temporara a sefului ierarhic

avantaje: puternica angajare a subordonatului si cunoasterea propriilor reactii;

dezavantaje: stres accentuat pentru subordonat si posibila intarziere a indeplinirii sarcinilor.

Metode de pregatire in afara programului de lucru

I. In cadrul organizatiei:

a. Discutiile de grup

avantaje: utile pentru generarea de idei si solutii;

dezavantaje: necesita o conducere adecvata si precisa.

b. Exercitiile de tipul jocurilor de rol

avantaje: utile pentru dezvoltarea deprinderilor sociale;

dezavantaje: necesita o atenta organizare; nu este usor sa se asigure un feed-back (raspuns) plin de tact, abil.

c. Exercitii de dezvoltare a deprinderilor

avantaje: un mod sigur de punere in practica a deprinderilor cheie;

dezavantaje: necesita o organizare minutioasa.

II. In afara organizatiei:

a. Cursuri de lunga durata

avantaje: ofera o gama larga de metode de invatare;

dezavantaje: durata prea mare a timpului de pregatire; insuficienta punere in practica a cunostintelor.

b. Cursuri de scurta durata

avantaje: suplimenteaza pregatirea din interiorul organizatiei;

dezavantaje: poate sa nu satisfaca in mod corespunzator nevoile de pregatire profesionala ale individului.

c. Firme de consultanta sau alte organizatii

avantaje: se acorda mare importanta nevoilor clientelei; asigura o gama larga si adecvata de metode de instruire;

dezavantaje: pot fi foarte costisitoare.

Intotdeauna conceperea programelor de pregatire profesionala trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:

a.      ce fel de instruire se are in vedere;

b.     cum este aceasta asigurata;

c.      cand este realizata;

d.     de catre cine este realizata;

e.      unde are loc;

f.      cu ce costuri este realizata.

Pentru multe organizatii resursele investite in pregatirea si dezvoltarea profesionala reprezinta o apreciabila cantitate de timp, bani si resurse umane. Aceste investitii trebuie evaluate in mod regulat pentru a fi siguri ca au fost utilizate in mod adecvat.

5. DERULAREA PREGATIRII PROFESIONALE

Reprezinta partea practica in care se pun in aplicare metodele pregatite in etapa anterioara a planificarii.

6. EVALUAREA PREGATIRII PROFESIONALE

Evaluarea face parte din procesul de control al pregatirii. Metodele ei urmaresc sa obtina feed-back-ul legat de rezultatele obtinute si sa stabileasca cu ajutorul acestuia valoarea pregatirii, in vederea unei eventuale imbunatatiri, in cazul in care aceasta este necesara.

Dupa Monica Voicu si Bogdan Rusu, coautori ai volumului 'Managementul resurselor umane', aparut la Editura Economica in anul 1998, evaluarea pregatirii profesionale poate fi conceputa si ca un proces in care se pot masura urmatoarele aspecte:

reactia sau atitudinea celor instruiti fata de structura si calitatea programului de instruire;

cunostintele acumulate in procesul de pregatire;

modificarea comportamentului celor instruiti;

rezultatele ce se obtin ca urmare a pregatirii.

Tot conform celor 2 autori mentionati mai sus, problema evaluarii se poate pune relativ simplu comparandu-se 2 elemente esentiale ale procesului: costurile si beneficiile.

Costuri:

salariile instructorilor si alte cheltuieli legate de acestia (transport, cazare, masa etc.);

cheltuieli cu materialele si echipamentele folosite pentru pregatirea si realizarea procesului de pregatire profesionala (achizitionare de hartie, instrumente de scris, mape, dosare, ecusoane, multiplicarea diverselor materiale, asigurarea aparaturii electronice necesare etc.);

salariile celor care se instruiesc si alte cheltuieli legate de acestia, daca este cazul (transport, cazare, diurna etc.);

eventualele probleme cauzate de absenta celor care participa la programul de pregatire (intarzierea unor proiecte, anularea sau amanarea unor activitati planificate cu mai mult timp in urma etc.).

Beneficii:

cresterea eficientei activitatii absolventilor cursului ca urmare a imbunatatirii cunostintelor si deprinderilor acestora si a perfectionarii procedurilor si metodelor folosite;

reducerea erorilor in aprecierea si abordarea problemelor si situatiilor aparute in timpul desfasurarii activitatii profesionale;

reducerea cheltuielilor materiale, financiare si umane datorita imbunatatirii sistemului de organizare;

reducerea caracterului birocratic al activitatii;

imbunatatirea climatului organizational.

Cauze ale ineficientei unui program de pregatire si dezvoltare profesionala

nu exista o sustinere suficienta a punerii in practica a noilor cunostinte dobandite; multi angajati intorsi de la cursuri renunta la aplicarea celor invatate datorita obstacolelor si dificultatilor ce apar la fiecare pas;

programele de pregatire si mai ales cele de perfectionare profesionala nu tin cont de particularitatile mediului cultural in care unele organizatii isi desfasoara activitatea; este o situatie foarte des intalnita in Romania, unde se aplica retete de succes straine, care, nefiind adaptate, dau rezultate deosebit de modeste, nu dau deloc rezultate sau chiar dau rezultate negative;

tratare de o maniera strict formalista a problemei pregatirii profesionale din partea cursantilor (care sunt obligati sa participe la programe), din partea persoanelor sau organizatiilor responsabile cu desfasurarea acestor programe (care la randul lor sunt fie obligate sa le sustina, fie nu urmaresc decat interese financiare) sau de catre ambele parti (cea mai nefericita situatie)