Prognozarea cererii de forta de munca

Prognozarea cererii de forta de munca

Imediat ce specialistii in planificarea resurselor umane au colectat si au analizat informatii atat din surse interne, cat si externe, acestia trec la prognozarea cererii de forta de munca, care consta in estimarea cantitativa si calitativa a necesitatilor viitoare de resurse umane. Managerul trebuie sa raspunda la intrebare: De cati oameni va fi nevoie pentru indeplinirea planurilor viitoare ale organizatiei? Aceste prognoze se sprijina pe informatii despre trecut si despre prezent, precum si pe prezumtii despre viitor.

Metodele de prognozare a cererii de forta de munca se impart in doua categorii:

logice

matematice.

In practica, cele mai multe organizatii folosesc o combinatie a celor doua categorii.

Metode logice

Metodele logice iau in considerare si factorii cantitativi, dar permit si folosirea intuitiei si a experientei, in egala masura. Aceste metode pot fi folosite de organizatii mici, sau de acele organizatii care fac pentru prima data o prognozare a cererii de forta de munca si nu detin baza de date pentru a putea folosi unul sau mai multe metode matematice complexe. Metodele logice pot fi, de asemenea, preferate atunci cand organizatia sau mediul in care aceasta isi desfasoara activitatea se gasesc in stare de tranzitie. In asemenea conditii, tendintele si corelatiile din trecut nu pot fi folosite pentru a putea face prognoze precise pentru viitor.

Printre cele mai simple metodeb logice se numara prognozarea pe unitati. Fiecare unitate, ramura sau departament estimeaza propriul necesar de angajati pentru viitor. Managerii primesc anumite informatii pe care le analizeaza pentru a face aceste prognoze. Suma estimarilor pentru fiecare unitate este tocmai prognoza cererii de forta de munca pentru intreaga organizatie.

Specialistii in planificarea resurselor umane din cadrul departamentului de resurse umane trebuie sa revada aceste prognoze facute la nivel de unitate inainte de a le insuma, deoarece este stiut faptul ca exista o tendinta naturala a managerilor acestor unitati de a exagera putin atat importanta unitatilor pe care le conduc, cat si necesarul de forta de munca.

O alta metoda logica implica prognozarea de catre managerii de nivel inalt si de catre directorii executivi. Acesti experti se intalnesc pentru a discuta gradul in care necesarul de resurse umane este afectat de catre planurile de afaceri, de economie, sau de alti factori la fiecare nivel al organizatiei. Pe langa predictia necesarului de forta de munca pe baza unor conditii concrete existente, acesti experti pot face, de asemenea, unele prognoze luand in calcul cele mai bune sau cele mai rele conditii ipotetice. De exemplu, ei pot prognoza care va fi necesarul de forta de munca daca tot ceea ce ar putea merge rau va merge rau (o recesiune economica; organizatia pierde un proces important). Dupa efectuarea acestor exercitii, expertii pot estima cu destula exactitate necesarul viitor de forta de munca, deoarece acesta se va situa undeva intre prognoza pentru conditiile negative si cea pentru conditii pozitive.

O metoda logica foarte structurata utilizata de experti este metoda Delphi. Aceasta metoda are ca scop atingerea unui consens atunci cand se face o prognozare a necesarului de forta de munca. Cand se foloseste aceasta tehnica, expertii nu se intalnesc fata in fata. Metoda este mult mai economica, daca expertii se gasesc, in diferite puncte ale organizatiei. De asemenea, ea poate imbunatati calitatea deciziei, deoarece minimizeaza conflictele de personalitate si impiedica grupurile mai galagioase sa domine procesul decizional.

Primul pas in metoda Delphi este de a proiecta un chestionar, prin care expertilor li se cer raspunsuri la anumite intrebari precum si motivul pentru care au ales acele raspunsuri.

Rezultatele vor fi analizate si returnate expertilor impreuna cu un al doilea set de intrebari. In acest fel, expertii pot invata unul de la altul si pot sa-si modifice sau sa-si detalieze pozitia in cel de-al doilea chestionar. Procesul va continua timp de cateva runde, pana cand expertii vor cadea de acord asupra unui rezultat.

Un proces Delphi complet utilizeaza cateva runde de chestionare, astfel incat acest proces poate dura cateva luni. Este evident faptul ca atunci cand este nevoie de o prognozare rapida, aceasta metoda nu se poate utiliza.

Metode matematice simple

Metodele matematice cele mai simple utilizeaza numai un singur factor pentru a prognoza cererea de forta de munca. De exemplu, se pot examina nivelurile reprezentand numarul de angajati ai organizatiei in fiecare an, pentru a se observa tendinta crescatoare sau descrescatoare si daca aceasta tendinta se va extinde si pentru anul urmator. O metoda mai buna ar putea fi utilizarea prognozelor referitoare la vanzarile viitoare, la productia viitoare sau la alti factori care au directa legatura cu necesarul de forta de munca.

Productivitatea este reprezentata de numarul mediu de unitati produse per angajat in decurs de un an. Sa presupunem ca o companie produce dulapuri si din evidentele trecute reiese faptul ca productivitatea este de 50 de dulapuri per angajat in decursul unui an. Daca departamentul de marketing se asteapta sa vanda 10.000 de dulapuri anul viitor, atunci compania va avea nevoie de 10.000/50 = 200 muncitori calificati. Pe de alta parte daca firma a avut in trecut cate un supervizor (manager) la fiecare 25 de muncitori calificati, atunci va fi nevoie de 8 manageri pentru cele 200 de muncitori calificati.

Prognozarea cu ajutorul productivitatii muncii se bazeaza pe ipoteza ca necesarul de angajati creste liniar cu volumul de munca ce trebuie efectuat. Aceasta ipoteza nu este intotdeauna corecta. Sa ne imaginam, de exemplu ca o companie face fata cererii crescande de produse, convingand angajatii sa lucreze peste program. La un moment dat compania nu va mai face fata cererii si isi va deschide noua fabrica. In acest moment va aparea un salt in angajarea de personal, ce va avea ca efect o discontinuitate in relatia dintre cererea de forta de munca si nivelul productiei.

Metode matematice complexe

Anumite metode de prognozare utilizeaza tehnici statistice mai complicate. Companiile mari, care au utilizat de multi ani planificarea resurselor umane, folosesc aceste metode. Una dintre aceste metode, numita si regresia multipla,    utilizeaza cativa factori care au legatura cu cererea de forta de munca, pentru a putea prognoza necesarul viitor de personal. Printre acesti factori se numara vanzarile, profitul, investitiile de capital si produsul intern brut. Datele si informatiile din anii trecuti sunt folosite pentru a dezvolta o ecuatie ce descrie relatia dintre acesti factori si necesarul de angajati; apoi valorile curente sau prognozate ale acestor factori sunt introduse in ecuatie pentru a prezice necesarul viitor de forta de munca.

Aceasta metoda se poate aplica numai daca exista suficiente date, daca exista o relatie stransa intre factori si necesarul de forta de munca si cand nu se anticipeaza schimbari dramatice ale productivitatii.

Cererea bruta li cererea neta de forta de munca

Cererea bruta de forta de munca este aratata in figura 4. Obiectivele organizatiei sunt transformate in intentii si planuri de evaluare si de asigurare de forta de munca suficienta, in timp ce cererea de bunuri si de servicii constituie o presiune externa asupra necesarului de forta de munca al organizatiei.

Figura 4. - Cererea bruta de forta de munca a unei organizatii

La un nivel mult mai detaliat, cererea neta de forta de munca sau, mai bine zis, cererea de personal aditional este reprezentanta in figura 5. Se poate observa ca s-au introdus alti cativa factori importanti, cum ar fi presiunea exercitata de sindicate sau efectele datorate tehnologiei.

Figura 5. - Cererea neta de forta de munca a unei organizatii