RECRUTAREA SI SELECTAREA PERSONALULUI

RECRUTAREA SI SELECTAREA PERSONALULUI

Aceste doua procese au o mare pondere in activitatile managementului resurselor umane. Deoarece de rezultatul lor depinde, in buna masura, calitatea personalului unei organizatii, cunoasterea si aplicarea lor corecta este esentiala pentru buna functionare (= o functionare eficienta) a organizatiei respective.

Recrutarea se refera la acel set de activitati pe care organizatia le foloseste pentru a atrage candidati pentru posturile scoase la concurs, candidati care au abilitatile si atitudinile necesare pentru a contribui la indeplinirea obiectivelor organizationale.

Selectia reprezinta procesul prin care organizatia alege, dintr-un grup de candidati, persoana sau persoanele cele mai potrivite postului scos la concurs, conform criteriilor stabilite si luand in considerare conditiile de mediu.

Exista cateva elemente care afecteaza succesul proceselor de recrutare si selectie:

Existenta unei forte de munca competente sau educabile

O retea eficienta de informare care "atinge" populatia posibililor candidati

Un mediu organizational atractiv

O imagine clara a prioritatilor organizatiei

Mijloace/instrumente care sa fie capabile sa selecteze cei mai buni candidati

Evident, lista ar putea continua. Vreau sa fac o precizare: in domeniul selectiei si recrutarii diferenta dintre organizatiile profit si cele publice este deosebit de mare. Organizatiile de administratie publica nu sunt in topul celor mai atractive locuri de munca, nici la noi in tara si nici in Occident. Salariul nu este impresionant, birocratia atotprezenta face ca mediul organizational sa nu fie atractiv pentru multe persoane, etc. Singura sansa este reformarea sa; la aceasta concluzie americanii au ajuns prin 1960 iar francezii prin 1975. De atunci incoace, toate sistemele de administratie publica occidentale au traversat o perioada de reforma. Aceasta reforma atinge si procesele de selectare si recrutare a personalului. Firesc: degeaba reformezi daca nu stii cum sa atragi oamenii necesari pentru a sustine reforma. De asemenea, daca ai angajati calificati organizatia este mai eficienta ceea ce imbunatateste imaginea ei in ochii publicului ceea ce inseamna ca posturile oferite de catre ea vor fi mai atractive in ochii viitorilor candicati ceea ce inseamna un nivel calitativ sporit al viitorilor angajati.

Procesul de recrutare

Sarcina principala a procesului de recrutare este asigurarea unei suficiente populatii de candidati pentru a asigura faptul ca vom gasi oameni care poseda calitatile dorite de catre organizatie. In pofida acestui fapt, organizatiile de administratie publica nu acorda o atentie deosebita acestui proces. Tendinta (cf. Igraham, 1990) este de a angaja primii candidati care indeplinesc cerintele minime ale postului. Mai mult decat atat, bugetele pentru recrutare sunt foarte mici (in cazul fericit in care exista.).

Pe langa aceste probleme, mai exista si ceea ce am putea denumi "inatractivitatea" administratiei publice ca posibil de loc de munca, aspect discutat anterior.

Consideratii preliminare. Totusi, exita cateva lucruri care pot fi facute. In primul rand, un bun proces de recrutare nu se poate face sub presiunea timpului; deci, o buna planificare a resurselor umane este indispensabila: nu trebuie sa ajungem in situatia in care ne trezim, peste noapte, cu posturi libere pe care trebuie sa le ocupam urgent pentru ca altfel organizatia ar avea de suferit.

Urmatorul element pregatitor este incercarea de a folosi eliberarea unui post pentru avantajul organizatiei. Dupa cum am vazut in capitolul despre fisa si analiza postului, definirea activitatii presupuse de un post este un element important. Daca un post ramane liber, este bine sa se reevalueze fisa postului si sa se execute o analiza a postului pentru a vedea daca nu putem imbunatati ceva in acest domeniu. Cu cat descrierea unui post este mai atractiva cu atat sansele de a angaja un individ cu inalta calificare sunt mai mari.

Dinafara sau dinauntru? O alta problema critica este cea a domeniului din care provin candidatii. Cu alte cuvinte, ce trebuie sa faca organizatia: sa prefere candidatii interni, sa caute - intentionat - pe cineva din exteriorul organizatiei sau sa acorde o sansa egala candidatilor de oriunde? Bininteles, acest aspect depinde de post si este structurat de contextul legal.

Nu exista un raspuns optim si general la aceasta problema. Fiecare varianta de raspuns are plusurile si minusurile ei. Insa aceasta dilema este temperata se cerinta, prezenta in multe sisteme de merit, de a acorda aceeasi sansa tuturor candidatilor (cum este situatia in Romania). In fapt, insa, problema ramane: daca nu faci eforturi de a atrage candidati din exterior practic transformi sistemul deschis intr-unul ce favorizeaza candidatii din interior. Acest lucru este vizibil mai ales la posturile "avansate" (deci care nu se afla in partea inferioara a ierarhiei organizationale). Mai mult, de multe ori selectia este facuta inainte chiar de anuntarea publica a postului, spre iritarea candidatilor din exterior (Hays, 1999).

Dilema poate fi rezolvata tot prin planificarea resursei umane: daca este identificata nevoia de personal nou (in cazul in care resursa umana a organizatiei este imbatranita sau sub-calificata) atunci se recurge la recrutarea din exterior. Daca se considera ca postul respectiv presupune, in mare parte, cunoasterea intima a organizatiei, atunci recrutezi din interior. Din nou, totul este o problema de planificare.

Publicitatea realizata posturilor vacante. In functie de modul in care problemele preliminare sunt rezolvate, urmatorul pas este de a face public concursul pentru ocuparea unui post vacant. Acest lucru presupune o campanie publicitara a carei piesa de rezistenta este descrierea postului.

Anunturile privitoare la acest aspect include, de obicei, o descriere a principalelor obligatii si responsabilitati, o lista a cerintelor pe care candidatul trenuie sa le satisfaca pentru a ocupa postul si alte informatii relevante cum ar fi o descriere generala a organizatiei.

Dupa cum am afirmat si mai sus, acest moment este ideal pentru re-definirea postului, in functie de nevoile organizatiei si de experienta avuta cu precedentul ocupant.

Ceea ce am prezentat nu este posibil in prezent datorita costului ridicat al publicitatii. In general, se recurge la o publicitate telegrafica; pentru informatii suplimentare, candidatii se pot adresa organizatiei

Atragerea aplicantilor. In cea mai mare parte, eforturile din acest domeniu incearca sa imite ceea ce se face de multa vreme in sectorul privat. Astfel, se poate vorbi de aparitia unor planuri de marketing prin care departamentul de management al resurselor umane modeleaza diferite campanii de recrutare pentru a atinge populatii de candidati specifice.

Se folosesc diferite mijloace si intrumente. De la distribuirea de brosuri ce cuprind o descriere a organizatiei si a posturilor scoase la concurs si pana la spoturi publicitare TV toate mijloacele unei campanii publicitare sunt/pot fi folosite. De exemplu, daca se urmareste atragerea unor candidati cu studii superioare, institutiile de invatamant vizate vor fi contactate direct, studentii absolventi sau din ultimul an vor fi informati despre posibilitatea unui concurs in organizatia respectiva, etc.

Trebuie amintita aici o modalitate de afisare care, in ultimii ani, castiga din ce in ce mai mult teren. Multe organizatii de administratie publica dispun de retele de calculatoare. De asemenea, populatia are acces, din ce in ce mai mare, la Internet. Solutia se impune de la sine: afisare pe internet, modalitate din ce in ce mai folosita.

Din pacate, adminstratia publica isi asuma un rol pasiv in ceea ce priveste recrutarea candidatilor ceea ce duce, de multe ori, la angajarea unui personal nu tocmai potrivit.

Metode de selectie

Tendinta actuala este de a despasi modalitatea traditionala de testare a candidatilor, prin examen scris. In prezent se prefera bateriile de teste, nu se recurge la o singura modalitate de examinare a candidatilor. In continuare voi prezenta cele mai raspandite metode de testare.

Examen de "dosar". Este poate cea mai raspandita forma de examinare in administratia publica. Folosind formularul de concurs sau/ curriculum vitae al aplicantului, comisia de concurs acorda puncte conform unei set de criterii. De obicei, se iau in considerare mai ales nivelul si tipul educatiei precum si experienta. De exemplu, se poate acorda cate un punct pentru fiecare an de experienta generala, 3 puncte pentru fiecare an de experienta in domeniul de activitate presupus de postul scos la conscurs, 10 puncte pentru calificarile profesionale cerute si asa mai departe. Candidatii care au cel mai mare scor (se stabileste, de la inceput, o limita) vor fi intervievati pentru a se lua decizia finala.

Desi ieftin si usor de aplicat acest tip de examinare a fost adesea criticat, fiind considerat prea subiectiv si susceptibil de eroare. Chiar daca avem foarte multe criterii examinatorul trebuie sa ia multe decizii bazate doar pe opiniile sale. De asemenea, metoda tinde sa puna un prea mare accent pe factorii cantitativi astfel scapand din vedere factorii calitativi care pot fi mai importanti pentru performanta la locul de munca. De fapt, acest tip de examinare pune un accent mult prea mare pe "creditele" pe care candidatul le are si le prezinta, accentul pus pe educatie si experienta nefiind o garantie a performantei viitorului angajat.

Exista si o varianta a acestui mod de examinare, folosita mai ales in anumite domenii ale sectorului privat si "imprumutata" de unele organizatii din administratia publica. In cadrul acestui model, candidatilor le sunt puse anumite intrebari care tin de istoria lor personala. De exemplu, li se poate cere sa aminteasca hobby-urile pe care le-au avut cand erau copii sau cand au detinut prima slujba. Apoi, conform unor modele teoretice existente, raspunsurile sunt interpretate si se obtine un scor. Este evident ca metoda este hazardata dar, in pofida criticilor sai, da rezultate neasteptat de bune. De exemplu, in urma experientelor de angajare din US Air Force s-a ajuns la concluzia ca una dintre intrebarile care prezic cel mai bine succesul in activitate al candidatului este: " Ai construit vreodata un model de avion care a reusit sa zboare cu adevarat?"

Interviul. Indiferent de celelalte motode folosite pentru filtrarea candidatilor aproape orice proces de selectie include un interviu. Popularitatea acestui instrument se datoreaza, probabil, dorintei de a vedea candidatii "in actiune", de a aprecia daca reusesc sa se descurce in situatii noi si stresante si novoii de a clarifica pe loc eventualele probleme sau neintelegeri ce pot aparea dupa selectia initiala (numita si filtrare). Exista cateva reguli clare de intervievare:

Candidatul trebuie sa fie determinat sa vorbeasca cat mai mult

Mediul in care are loc interviul trebuie sa fie linistit, pentru a crea o atmosfera calma, relaxata

Nu trebuie sa existe nici o intrerupere din exterior

Echipa de intervievatori (este bine sa fie o echipa si nu o singura persoana) trebuie sa fie bine pregatita pentru interviu, sa cunoasca postul si dosarul candidatului

Acestea sunt doar regulile de baza. In continuare, trebuie sa alegem tipul de interviu pe care il vom folosi. Exista trei tipuri de interviu

Interviul nestructurat.    Nu exista un ghid de interviu, doar domenii din care intervievatorul formuleaza intrebari; cursul si tipul intrebarilor depinde de candidat si nu este acelasi de la un candidat la altul

Interviul structurat. Are ghid de interviu si intrebarile sunt aceleasi pentru toti candidatii

Interviu in conditii de stress. Intervievatorul creaza, deliberat, o situatie stresanta si apoi observa cum se comporta candidatul.

In cadrul procesului de selectie, cel mai des este folosit inteviul structurat, tocmai datorita faptului ca permite comparatia intre candidati, intrebarile si modurile de evaluare a raspunsurilor fiind aceleasi. Trebuie sa se evite intrebarile care nu sunt legate de postul si profesia in discutie si sa nu atinga probleme rasiale, de nationalitate, politica, apartenenta sexuala, ststut familial, etc.

Teste de performanta. Exista o serie intreaga de teste de performanta care masoara posibila prestatie a candidatului pentru postul vacant scos la concurs. Se testeaza calitatile care, conform analizei postului, au fost gasite ca fiind importante pentru pozitia respectiva. Exemplu: pentru un contabil se testeaza abilitatile matematiice, pentru o secretara - dactilografia si stenografia, un electrician trebuie sa citesca o schema electrica, etc.

Exista argumente pro si contra testelor de performanta. In cazul unor pozitii inferioare in cadrul ierarhiei organizationale, asemenea teste sunt usor de conceput si aplicat. Insa situatia se schimba daca ne referim la posturi ce au o componenta de management sau la posturi ce necesita o pregatire speciala sau superioara. Nu exista teste de performanta care sa masoare calitatile cerute aici.

Centrele de evaluare. Anumite calitati, cum ar fi cele de leadership sau de a judeca bine in situatii confuze, nu sunt usor de masurat si evaluat. In orice caz, nu pot fi descrise de un singur instrument, oricat de complex ar fi acesta. Ca urmare, se foloseste o baterie de teste, un sistem in care diferite modalitati de testare sunt integrate in scopul obtinerii unei imagini globale si obiective a aptitudinilor candidatului. Dupa cum am spus si in paragraful anterior, aceasta metoda se foloseste doar pentru posturile de conducere sau care cer expertiza specializata.

Centrele de evaluare sunt, in acelasi timp, un proces si un loc. Procesul este cel de selectare, de aplicare a bateriei de teste. Locul poate fi sediul centrului sau orice spatiu propice testarii, in cazul in care specialistii care aplica testele se deplaseaza la locul in care organizatia isi desfasoara activitatea. Cu alte cuvinte, este vorba de un organism specializat in selectarea personalului care dispune de teste si de specialisti capabili sa le aplice. Metodele folosite variaza de la simulari la jocuri de rol si includ: prezentari orale si scrise, discutii de grup, situatii experimentale, etc. Rezultatele candidatilor sunt evaluate si notate cu un scor final. Apoi, departamentul managementul resurselor umane al organizatiei care face angajarea si care a solicitata serviciile centrului de evaluare, adopta hotararea finala.

Este evident ca aceasta metoda este costisitoare si nu poate fi folosita in cazul in care avem un numar mare de posturi scoase la concurs. Insa este foarte precisa si da rezultate bune.

Testarea computerizata adaptativa (TCA). Sistemul este folosit de SUA dar poate fi adaptat si pentru alte tari. In principal, consta dintr-o serie de intrebari. Totul se face pe calculator. Pentru inceput, candidatul primeste intrebari usoare; apoi, daca a raspuns bine, se trece la intrebari mai dificile si tot asa. Daca nu a raspuns, computerul ii ofera intrebari mai usoare. Nivelul la care nu mai poate raspunde la intrebari si trebuie sa i se ofere intrebari mai usoare reprezinta calificativul candidatului.

Avantajele acestui sistem, desi doar o varianta a vechiului examen scris, sunt standardizarea si mai ales flexibilitatea sa, cuplate cu capacitatea de a testa un numar mare de candidati intr-un interval mic de timp si cu costuri scazute.

Consideratii post-examinare

Chiar si dupa ce candidatii au fost recrutati si examinati procesul de selectare continua. In primul rand, trebuie verificate datele oferite de candidati. Exista multe cazuri in care diplomele sunt false si curriculum vitae sunt niste povestiri SF.

De asemenea, trebuie sa se evalueze rezultatele proceselor de recrutare si selectie pentru a observa elementele pozitive si cele negative si pentru a imbunatati viitoarele recrutari si selectii de personal.

In sfarsit, decizia finala este adoptata si apoi comunicata candidatilor. Este indicat sa se informeze si candidatii respinsi, cat mai repede si mai complet, pentru ca acest lucru ajuta la imaginea organizatiei si chiar ii poate determina pe unii dintre cei care nu au reusit acum sa revina in viitor.

In concluzie, vreau sa subliniez faptul ca recrutarea si selectarea personalului sunt doua procese strans legate si deosebit de importante pentru orice organizatie. In cazul administratiei publice, mai ales in cazul in care aceasta trece printr-un proces de reforma (cum este cazul cu sistemul administratiei publice din Romania) importanta lor este sporita.

INTREBARI

De ce este procesul de recrutare mai dificil pentru organizatiile de administratie publica decat pentru organizatiile profit?

Ce greseli credeti ca are in comun sistemul romanesc de recrutare?

Proiectati un sistem de recrutare pentru organizatia in care lucrati, sistem care sa atraga un numar maxim de candidati.

Descrieti sistemul de selectare practicat in organizatia dvs.

Ce erori (daca exista) credeti ca are acest sistem?

Cum ar putea fi imbunatatit?

Proiectati un interviu in conditii de stress.