Recrutarea si selectia personalului cu aplicatie la agentia jukk

UNIVERSITATEA SPIRU HARET

FACULTATEA DE MANAGEMENT FINANCIAR CONTABIL

SPECIALITATEA : MANAGEMENT

RECRUTAREA SI SELECTIA PERSONALULUI CU APLICATIE LA AGENTIA JUKK

Capitolul I

1. Analiza diagnostic a companiei JUKK

1.2 Profilul candidatului

In urma discutiei cu managerul de la resurse umane al organizatiei "JUKK" am aflat ca este greu sa formezi un om pentru a lucra intr-o agentie, iar atunci cand ai nevoie de un Senior, trebuie neaparat ca acesta sa fi lucrat in domeniu.

Departamentul de resurse umane din cadrul firmei "JUKK" are rolul de a cauta si identifica candidati pentru posturile vacante ale organizatiei, astfel incat sa se poata recruta cele mai potrivite persoane pentru companie. Se au in vedere atat obtinerea necesarului numeric, cat si asigurarea unei anumite calitati a fortei de munca atrase pentru a satisface necesitatile organizatiei, concomitent cu minimizarea costurilor aferente.

Profilul candidatului JUKK este elaborat destul de amplu, insa cerintele generale tuturor posturilor sunt urmatoarele:

experienta de lucru minim 2 ani

cunoasterea obligatorie a limbii engleze

abilitati de comunicare si negociere

cunostinte solide de baze de date (sql server, DTS)

cunostinte EDI constituie un avantaj

abilitati de comunicare si organizare

tehnologii microsoft

Insa "candidatul ideal" se instruieste si in cadrul companiei JUKK prin numeroasele traininguri, team buildinguri organizate in cadrul companiei. Aceasta modelare a candidatului ideal, necesita acordul sistemului, a entitatii respective care sa     permita sa formeze astfel de oameni in interior

1.2.3. Profilul posturilor

Multa vreme, un departament sau chiar un om de strategie a reprezentat un lucru destul de exotic in agentiile romanesti. Se intalnesc pozitii de genul " new business director & strategic planning director" sau " strategic planning director & research director" care reprezinta un amestec intre doua profesii care afara sunt foarte bine definite si independente, iar aici sunt interdependente din dorinta de a avea aceasta pozitie.

Un strategic planner e implicat in puncte cheie ale unui proiect de dezvoltare de strategii de comunicare integrata. El trebuie sa fie atent la cerintele clientului, pentru ca una dintre abilitatile lui este aceea de a refraza si de a traduce limbajul de marketing in limbaj de comunicare. Plannerul se ocupa cu documentarea in ceea ce privesc cerintele clientului, se intoarce la agentie, decide daca e sau nu de acord cu cerintele clientului, in cazul in care nu este de acord, cerintele acestuia se reinterpreteaza. In aceasta faza, strategic plannerul analizeaza fiecare cercetare (calitativa si cantitativa) si daca considera ca aceasta cercetare nu este suficienta, propune organizarea de noi studii de piata.

JUKK este, daca nu singura, atunci printre putinele agentii care vinde clientului intai strategia.

Desigur, inainte ca strategic plannerul sa se duca la client cu mesajul esential, el discuta intai cu directorul de creatie, iar directorul de creatie poate veni cu o viziune putin diferita.

Dupa ce mesajul esential este aprobat de client, echipa de creatie si creativii incep sa lucreze.

De asemenea un rol important in aceasta companie o are PR-ul care se ocupa cu comunicatele de presa, raspunde la solicitarile venite din partea presei.

Spre deosebire de acestia, un brand manager este orientat mai mult spre rezultate financiare. Account-ul va fi orientat catre client, el va incerca sa multumeasca clientul, pentru ca existenta lui in organizatie depinde de modul in care este evaluata relationarea lui cu un anumit client. Directorul de creatie este orientat mai mult spre " munca".

1.3. Metodologia de recrutare si selectie

Asa cum sustin si specialistii din cadrul departamentului de resurse umane din cadrul companiei "JUKK", selectia personalului este una dintre cele mai costisitoare activitati de resurse umane. De aceea, bugetul trebuie pregatit cu grija. Calcularea acestor costuri va permite controlarea mai atenta a intregului proces de recrutare, precum si intelegerea mai buna a consecintelor unor greseli de selectie.

In urma discutiei cu managerul de la resurse umane am aflat un lucru foarte important, si anume pentru fiecare proces de recrutare se tine cont de multe lucruri si anume: 'Cum pot face economii fara sa afecteze negativ rezultatele selectiei?', acest lucru facand parte din politica de recrutare si selectie a companiei "JUKK".

Una dintre strategiile de recrutare de personal din cadrul agentiei de publicitate se bazeaza pe organizarea de traininguri pe baza carora sunt recrutati oameni.

O politica a firmei este promovarea din interior (proprii angajati sunt sursa de recrutare cea mai ieftina si, in acelasi timp, cea mai sigura). In domeniul promovarii sunt adoptate politici in care meritul personal constituie criteriul pentru a decide o promovare.

Cel mai greu de gasit sunt seniorii de creatie si media cu experienta, dar criza de forta de munca in industria publicitara se manifesta cam in toate specializarile, considera asistent director resurse umane de la JUKK.

"Una dintre cauze ar fi explozia de agentii noi, formate in general de oameni care au lucrat in creatie si au dobandit suficienta experienta pentru a-si crea un drum singuri. In ceea ce priveste oamenii de media, este vorba de o profesie foarte specializata si solicitantaa care presupune multa rigurozitate si organizare, o minte matematica si analitica. Sunt putini cei care au vocatie pentru aceasta meserie".

Decalajul dintre nevoile agentiilor si oferta pe acest segment s-a facut simtit inca de acum doi-trei ani, cand a inceput implementarea de solutii pentru recrutarea de oameni calificati. Unele agentii au facut parteneriate cu facultatile care au tangenta cu domeniul, altele au preferat sa faca scoli chiar la ele acasa si sa-i angajeze pe cei mai buni absolventi, altele au tinut studenti in practica sau au recurs la tot felul de concursuri, pe termen mai lung, pentru a apuca sa cunoasca mai bine candidatul.

JUKK si-a conceput propria academie - JUKK Academy - pe care o trateaza cu cea mai mare seriozitate, tocmai in scopul de a putea face recrutari dintre oamenii "crescuti" de ei..

Agentiile incearca sa ofere si variante extra universitare de completare a cunostintelor dobandite in cadrul invatamantului oficial. Obiectivele acestor cursuri sunt legate si de recrutare.

Scoala - JUKK Academy -     isi propune sa completeze cunostintele teoretice dobandite de pasionatii de publicitate si sa-i ajute sa faca primii pasi in domeniu. Activitatile la care participa cursantii Leo Academy in cadrul programului de training se desfasoara sub indrumarea managerilor din departamentele JUKK, specializati in marketing, strategie, creatie, productie audio-video, media planning, direct marketing etc.

Obiectivele acestui proiect: descoperirea celor mai promitatori dintre reprezentantii urmatoarei generatii de oameni de publicitate si aducerea acestora in industrie. "Vrem ca Leo Academy sa aiba loc anual si sa devina, in cat mai scurt timp, cea mai buna scoala de publicitate din Romania", au declarat reprezentantii JUKK.

Prima editie a " Leo Academy" a avut loc in perioada 1- 19 noiembrie 2005. La sfarsitul celor 3 saptamani de training cei mai buni studenti sunt invitati sa se alature echipei JUKK.     Dupa succesul inregistrat inca de la prima editie, Leo Academy, se va desfasura anul acesta intr-o formula noua, imbunatatita. Incepand cu data de 18 septembrie, testul de admitere este disponibil pe site-ul www.leoacademy.ro , iar doritorii sa participe la Academia JUKK, pot trimite rezolvarea testului in intervalul 1-10 octombrie

Pe parcursul programului de training, studentii au posibilitatea sa interactioneze cu unii dintre cei mai de succes profesionisti in marketing si sa asiste la cursurile unor discipline necesare in agentia de publicitate (creatie, strategie, marketing, media planning si altele).

Programele de training sunt foarte ample, bine structurate pe zile incluzand sarcinile concrete pe care trebuie sa le indeplineasca studentii.

Olimpiadele Comunicarii reprezinta o pepiniera de talente pentru Leo. Strategic Planner-ul care s-a implicat in dezvoltarea acestei campanii, este un bun exemplu in acest sens: "Personal, campania pentru Olimpiadele Comunicarii a reprezentat o mare provocare si asta pentru ca este un cont in care ma simt implicat mai mult decat profesional. Practic, acum aproape doi ani am 'absolvit' pe podium aceasta competitie, pentru ca la mai putin de 1 luna sa ma angajez si sa raman in Leo.

In legatura cu politica de recrutare la JUKK, spune ca aceasta este bazata pe criterii variate, iar diplomele au o importanta secundara. "In agentia noastra vin oameni din toate specializarile, unele absolut inedite. Ne intereseaza sa avem in echipa oameni deschisi la minte, capabili sa genereze idei proaspete, pasionati de domeniul comunicarii, in masura sa-si asume riscuri, care sa schimbe lucrurile si care sa impartaseasca aceleasi valori cu ale organizatiei. Pe cei mai multi dintre juniori ii formam noi, prin sistemele de pregatire interne si externe pe care le punem la dispozitie si prin ceea ce se numeste "training on the job".

Recrutarea de personal in cadrul "JUKK" se face atat din interior cat si din exterior, dar cel mai interesant din cadrul Leo Academy, care reprezinta o metoda mai diferita decat a celorlalte organizatii si o metoda de a cunoaste mai bine viitorii oameni de publicitate.

Dintre participantii de anul trecut la Leo Academy, 13 au fost ulterior angajati in cadrul agentiei. Doar doi au parasit JUKK intre timp.

Noi, ca agentie, nu avem alta sansa sa crestem decat cu juniori", explica directorul de creatie, nevoia agentiei de a organiza Leo Academy. "Sunt prea putini seniori buni pe piata, in pozitii de unde sa ii pot lua. Majoritatea ori nu au ce sa imi arate, ori sunt deja viciati de industrie", continua el. Astfel, JUKK a incercat de anul trecut sa angajeze oameni numai in urma Leo Academy, cele trei saptamani dand ocazia "profesorilor" din agentie sa afle mai multe despre candidati decat dintr-un interviu de angajare.

Se incepe recrutarea din surse interne ale firmei, deoarece numai astfel, prin intermediul promovarilor, rotatiilor de posturi etc. , se poate asigura stimularea personalului. Metoda uzuala este aceea a recomandarilor sefilor ierarhici si promovarea unei anumite persoane pe postul vizat. Director de resurse umane din cadrul JUKK, spunea : "noi tinem foarte mult la acest lucru, recrutarea din interior, deoarece oamenii sunt deja familiarizati cu mediul de lucru, cu colegii si de asemenea nu se mai pierd timp si bani cu aceste lucruri, in plus, nu apar nemultumiri generate de un anumit fel de asteptari pe care le - ar putea avea un candidat extern, iar motivarea angajatului creste".

Pentru satisfacerea nevoii de noi juniori compania apeleaza la urmatoarele metode de recrutare: mass- media locala, metoda postarii de anunturi pe siteurile cunoscute de recrutare precum si identificarea de potentiali candidati in propria baza de date, acestea reprezentand recrutarea externa.

In cadrul procesului de recrutare fiecare candidat trebuie sa prezinte scrisoarea de intentie si curriculum vitae, ceea ce constituie cartea de vizita a fiecaruia. Ca un aspect preliminar, viitorii oameni de publicitate trebuie sa indeplineasca o serie de conditii, care sa fie in acord cu specificul activitatii.

Un anunt publicitar ar avea urmatoarea structura: denumirea postului, responsabilitatile aferente postului respectiv precum si educatia, cunostintele si aptitudinile necesare postului.

In urma aplicarii pentru diverse pozitii amintite, cuprinzand cerintele aferente, viitorii candidati selectionati sunt chemati pentru un prim interviu la sediul JUKK. Aici, de intervievarea candidatilor se ocupa     directorul de resurse umane, care afirma intr-un interviu: "nu lucram haotic, primul filtru este analiza CV-ului. Al doilea este intalnirea candidatului cu mine, in calitate de om de resurse umane, cand fac mai putin o evaluare profesionala si mai mult o evaluare a interlocutorului ca om". Managementul procesului de selectie din cadrul organizatiei JUKK se realizeaza cu mare profesionalism si raspundere, privind viitorii oameni de creatie si strategie.

Activitatea de selectie propriu-zisa incepe sa se desfasoare de-abia dupa ce a fost luata decizia din procesul de recrutare., in functie de dimensiunile organizatiei si de obiectivele urmarite.

Procesul de selectie a personalului din cadrul organizatiei JUKK se desfasoara in mai multe etape ca, de exemplu:

• alegerea preliminara a solicitantilor;
• completarea formularului de cerere de angajare ;
• intervievarea pentru angajare;
• verificarea referintelor;
• examenul medical;
• interviul final;
• decizia de angajare;
• instalarea pe post;

Spre deosebire de metoda de selectie aplicata in organizatia JUKK, selectia in cadrul Leo Academy se realizeaza pe baza unor teste specifice domeniului si a schimburilor de roluri.

Fig nr. 2 Demonstratii in cadrul Leo Academy din procesul de selectie

Interviul din cadrul companiei JUKK este de tip structurat, bine delimitat si organizat, exista un ghid de interviu pentru fiecare post. Interviul are un rol important pentru cunoasterea intervievatului cat si hotarator in selectia personalului. Prin intermediul interviului se urmaresc abilitatile de comunicare, coerenta ideilor. De exemplu pentru postul de COMM EXEC se urmaresc 10 competente necesare pentru postul respectiv. Pentru fiecare tip de competenta urmarita sunt doua intrebari, in cazul in care prima nu este suficienta pentru intervievator, in stabilirea daca respectiva competenta este indeplinita sau nu de candidat.

Sunt vizate urmatoarele competente:initiativa, planificare si organizare, flexibilitate/ adaptabilitate, rezistenta la stres, atentie la detalii, abilitatea de a lucra in echipa, comunicare, autodezvoltare, fluenta in engleza, abilitati de lucru pe computer.

Intrebarile utilizate pentru identificarea initiativei respectivului candidat sunt:" Descrie o situatie pe care ai identificat-o si ai rezolvat-o fara sa mai astepti pe altcineva sa o faca.; Ce ai facut pentru a-ti imbunatati performanta?"

Raspunsurile date pentru fiecare intrebare se evalueaza pe o scala de la 1 la 5.

Cea de a doua etapa a interviului este constituita dintr-o alta serie de intrebari cognitiv-comportamentale, la aceasta serie de intrebari participand doar candidatii care au obtinut la evaluarea anterioara punctajul intre 2.5-5 puncte. Ultima etapa a interviului, testul profesional, formata dintr-un lot de candidati bine selectionati este constituita dintr-o serie de interviuri cu reprezentantii top management, care constau in intrebari privind asteptarile salariale, disponibilitatea de a incepe, daca au clauze de neconcurenta, daca se afla si in alte procese de selectie.

Ca rezultat al profesionalismului recrutarii si selectiei, JUKK detine 8 dintre cei mai importanti oameni din publicitate si anume strategic planneri, in conditiile in care sunt in total 16 oameni cu o astfel de specializare pe piata.

Dintre factorii care afecteaza politicile de recrutare ale companiei JUKK si anume imaginea organizatiei, putem aminti ca acest lucru atrage candidati, de asemenea si cultura organizationala influenteaza dorinta de cooptare si angajare a candidatilor in cadrul companiei

Cei mai multi dintre candidati sunt atrasi pentru imaginea firmei, pentru pachetul salarial oferit salariatilor din publicitate si nu in ultimul rand pentru localizare.

In cadrul organizatiei JUKK se promoveaza o politica de recompense si de asemenea se urmareste motivarea personalului: exista angajatul lunii, se organizeaza tot felul de evenimente pentru diverse ocazii, petreceri de craciun. Spre deosebire de alte organizatii in care se lucreaza in conditii de stres, in cadrul JUKK acest lucru nu exista, sunt create spatii de relaxare pentru cei din cadrul organizatiei care constau in mici terase pentru fiecare nivel al cladirii fiind utilate cu balansoare pentru a crea o stare de relaxare propice personalului de creatie. Atmosfera din cadrul organizatiei iti creeaza o stare de buna dispozitie prin culorile vii si desenele care te intampina inca de la intrarea in cladire. In plus la parter se afla o incapere in care angajatii isi petrec timpul in afara programului de lucru.

La JUKK, departamentul de creatie se muta vara pe terasa proprie. Acolo se tin sedintele, acolo mai stau angajatii de vorba dupa program. 'Ideea e sa fie lumea mai relaxata si asta se si intampla', spune L.D., de la departamentul de creatie.

Numai aceste lucruri iti trezeste dorinta de a face parte dintr-o astfel de organizatie.

Unul dintre obiectivele organizatiei este de a obtine 100% reusita in recrutare prin cele mai bune programe de recrutare de training si dezvoltare. Directorul de creatie al agentiei, este recunoscut de altfel pentru spiritul sau competitiv: "suntem numarul 2 in reteaua JUKK pe tot Middle East Africa, vreau sa fim numarul unu".

Pe baza metodologiei de recrutare si selectie se pot desprinde punctele forte si punctele slabe ale departamentului de resurse umane din agentia de publicitate Leo Burentt precum si oportunitatile si amenintarile, acestea fiind incluse in analiza SWOT.

• Puncte tari

Angajatii valorizeaza colectivul si mediul organizational;

Spiritul de echipa este dezvoltat si intretinut de catre lideri/manageri

Mediul de lucru este foarte provocativ - nu se lasa niciodata garda jos;

Oamenii isi doresc sa fie cei mai buni

Mentalitatea si apartenenta la grupul JUKK si resursele grupului

- Decizii rapide

• Puncte slabe

- Necunoasterea portofoliului din cauza necomunicarii sale;

- Alimentarea barfelor interne

- Conflicte intre Creatie si celelalte departamente

Personalitati puternice intre membrii echipelor;

- Pol de putere;

• Oportunitati

Agentie flexibila;

- Relatie directa;

Oamenii au posibilitatea de a evolua profesional;

- Perceptia ca ne putem folosi de un buget mai mic pentru creatii foarte bune;

• Amenintari

- Uzura prematura a managerilor in zone ale muncii

Competitie intre media si Creatie;

- Demotivarea/Frustrarea angajatilor datorita lipsei de actiune si implicare a managementului;

- Adancirea performantei slabe a angajatilor datorita conflictelor interne si a lipsei de organizare;

Pe baza analizei SWOT se fac unele modificari in legatura cu tipurile de persoane recrutate pentru evitarea neconcordantelor din cadrul echipelor de proiect dar si implementarea de noi masuri manageriale in vederea motivarii si sustinerii angajatilor.

Capitolul II

2.1 Profilul repondentilor

Cei 17 repondenti ai cercetarii se situeaza in domenii foarte diverse: conducere, administratie, creatie/ design, relatii clienti, resurse umane, pr., marketing, financiar - contabilitate.

Mai mult de jumatate dintre repondenti activeaza in domenii de activitate aflate in crestere in tara noastra la momentul actual.   

Astfel, 35,2% lucreaza in creatie, un domeniu specific companiilor de publicitate, 23,5% relatii cu clienti, 5,8% isi desfasoara activitatea in resurse umane si tot atatia in marketing si financiar - contabilitate, administratie si conducere iar 11,7% activeaza ca pr.

Toate aceste informatii reies din intrebarea numarul 12 .

2..2. Rezultatele cercetarii

2.2.3 Recrutarea si selectia in viziunea personalului JUKK

Pentru abordarea acestei teme au fost elaborate 5 intrebari in cadrul chestionarului.

Prin intrebarea numarul 9 se pune accentul asupra procesului de selectie, in principal pe satisfactia persoanelor chestionate care au trecut de acest de proces.

In urma evaluarii rezultatelor obtinute in urma anchetei, 76,5% dintre persoanele chestionate au ales ca sunt destul de multumite de acest proces, 5,8% sunt neutre, 5,8% sunt destul de nemultumite si numai 11,9% sunt foarte multumite de procesul de selectie la care au

luat parte.

Fig nr. 8 Repartizarea procentuala a personalului prin prisma satisfactiei obtinute in urma procesului de selectie.

Din datele reiesite constatam faptul ca procesul de selectie se desfasoara in conditii multumitoare, dar poate fi ajustat cu scopul de a obtine satisfactie maxima, acesta fiind unul dintre obiectivele de baza ale departamentului de resurse umane.

Potrivit satisfactiei obtinute prin procesul de selectie, la intrebarea numarul 11 se solicita sa se mentioneze cateva modificari pe care le-ar aplica persoanele chestionate procesului de selectie, daca acestea sunt nemultumite privind modul de desfasurare, in caz contrar sa precizeze punctele forte ale procesului. Dintre persoanele chestionate numai 14 persoane din cele 17 alese au raspuns la aceasta intrebare, doua dintre acestea avand o parere neutra din punctul de vedere al procesului de selectie.

Majoritatea raspunsurilor s-au bazat pe evidentierea punctelor forte ale procesului, ca urmare a satisfactiei obtinute in procesul de selectie la care au luat parte si numai o parte, mai putin reprezentativa, au fost nemultumiti de acest proces, precizand cateva modificari considerate utile.

Dintre punctele forte mentionate de chestionati amintim: " este bine conceput astfel incat sa surprinda competentele necesare candidatului", "sustinerea mai multor interviuri inainte de angajare", "este bine structurat, sustinerea mai multor etape in vederea elucidarii candidatului ideal", "este bine gandit", "s-a bazat mai mult pe atitudine si pe capacitatea de inovatie a intervievatului", "se pune accent pe creativitate si pe spiritul de echipa", "surprinde esentialul".

Un rol important in acest proces il are, pe langa sistemul si cultura organizationala a companiei, intervievatorul a carui acuratete in precizarea responsabilitatilor postului sunt evaluate prin intrebarea cu numarul 19. Competenta intervievatorului a fost dovedita, ca urmare a raspunsurilor in majoritate a persoanelor chestionate care au selectat in proportie de 88,2% ca au fost informati corect privind responsabilitatile specifice postului pe care urmau sa-l ocupe si numai de 11,8% nefiind informati corect.

Ca o concluzie finala privind activitatea departamentului de resurse umane este utilizata intrebarea numarul 23 in care 88,2% dintre cei chestionati sunt de acord cu strategia de recrutare si selectie promovata in cadrul companiei JUKK, fiind adeptii recrutarii atat din interior cat si din cadrul scolilor cu care colaboreaza. In ceea ce priveste selectia, acest proces este bine gandit, urmarindu-se anumiti pasi in elaborarea acesteia.

Dintre persoanele chestionate marea majoritate apartin intervalului de varsta cuprins intre 18ani - 24 ani, in proportie de 58.8%. Persoanele care apartin acestui interval de varsta detin pozitia - angajati, fara functie de conducere, sunt in mare proportie multumiti de pozitia ocupata in cadrul companiei. Aceste persoane sunt mult mai flexibile, ca urmare sunt adeptii orelor suplimentare, implicandu-se frecvent in proiectele JUKK. Motivul care i-au determinat sa opteze pentru agentia de publicitate JUKK este " renumele dobandit" si in proportie mult mai redusa "salariul".

Cu toate ca acestia nu au o experienta prea mare in cadrul companiei, juniorii manifesta o atitudine destul de pozitiva fata de activitatea din cadrul companiei JUKK, fiind multumiti de cultura organizationala a agentiei si de asemenea de strategia de recrutare si selectie pe care au experimentat-o nu de foarte mult timp, existand totodata si mici nemultumiri privind acest proces.

23,5% dintre persoanele chestionate apartin intervalului de varsta cuprins intre 24 ani - 30 ani. Acestia detin pozitia de manager de departament, acest lucru fiind dovada posibilitatii de promovare rapida in cariera. Din rezultatele obtinute in urma anchetei observam ca relatia acestora cu colegii de departament se bazeaza mai mult pe colaborare, primand interesul individual. Ca si segmentul de varsta amintit mai sus sunt adeptii orelor suplimentare si a politicii promovate in cadrul organizatiei, obtinand satisfactia in munca.

11,7% dintre persoane apartin intervalului de varsta cuprins intre 30 ani - 36 ani si numai 5,8% apartin intervalului 48 ani - 54 ani. Din evaluarea rezultatelor obtinute observam ca activeaza in departamentul administrativ, avand o vechime in munca de mai bine de 10 ani. Privind problematica orelor suplimentare se abtin in asi exprima parerea, contrar faptului ca detin satisfactia in munca.

Ffig nr. 11 Repartizarea procentuala a personalului JUKK dupa intervalul de varsta in care se incadreaza.

Capitolul III

3. Sinteza concluziei si recomandari cu fundamentare economica.

3.1.1.Evaluarea etapele parcurse in recrutare pentru delimitarea cheltuielilor aferente

Inaintea demararii procesului de recrutare si selectie trebuie alocat un anumit buget departamentului de resurse umane pentru desfasurarea acestui proces in conditii de eficienta si eficacitate.

Costurile financiare pot varia in functie de solutia aleasa de fiecare companie in parte - care fie se decide sa apeleze la o agentie specializata de recrutare, fie alege sa inceapa acest proces prin departamentul intern de HR.

Costuri intervin si in urma publicitatii: intretinerea site-urilor proprii agentiei prin care viitorii candidati interesati pot vedea posturile disponibile din agentia JUKK si postarea de anunturi in mass- media locala.

Pornind de la necesarul material deja alocat, mai departe responsabilitatea in desfasurarea activitatii revine departamentului de resurse umane care se ocupa cu contactarea potentialilor angajati. In urma statisticilor s-a observat ca aproximativ 5% dintre cei contactati nu se prezinta, de aceea anticipandu-se acest lucru, trebuie prevazuta o marja de siguranta privind numarul necesar de candidati contactati. Pentru fundamentarea bugetului de anul viitor, toate telefoanele de contactare a candidatilor sunt inregistrate intr-o baza de date, pe criterii bine stabilite: in functie de data emiterii apelului telefonic, de ora, de numarul apelurilor emise.

Raportul dintre rapiditatea derularii si finalizarii procesului de selectie si asigurarea candidatilor necesari constituie un avantaj.

Teoretic, exista doua strategii opuse de recrutare si selectie: o prima strategie ar fi de durata scurta, costuri reduse si calitate redusa, iar cea de-a doua, de durata lunga si cu atragerea de candidati calitativ superiori.

Cea de a treia etapa in fundamentarea cheltuielilor privind bugetul, consta in estimarea costurilor privind amenajarea locului unde se desfasoara interviul precum si asigurarea cu materialele necesare procesului de intervievare: papetarie, video proiector, materiale auxiliare (calculator de mana, pixuri, radiere etc). Trebuie luat in calcul si numarul etapelor de intervievare in care este necesara toata aceasta recuzita.

In cadrul companiei JUKK responsabilitatea pentru derularea etapelor recrutarii si selectiei revine departamentului de resurse umane, mai precis directorului de resurse umane care are o vasta experienta in cadrul agentiei de publicitate. In toate situatiile, decizia finala a angajarii apartine conducerii firmei si nu numai.

Pentru o gestiune cat mai corecta a bugetului alocat departamentului de resurse umane trebuie aplicat un management cat mai eficient, trebuie luat in calcul atat resursele utilizate in recrutarea si selectia de personal cat si costurile care revin pentru fiecare angajat in parte.

Calculul costului de angajare (CPA)

Cea mai simpla formula de calcul a costului de angajare este sa imparti toate cheltuielile, mai putin costurile fixe (costuri legate de salariul/ beneficiile permanente de angajare, costurile legate de cheltuielile pentru birouri, utilitati) la numarul total de angajari pe acea perioada.

Daca se afiseaza un anunt (5.000$), se platesc tarifele agentiei (20.000$), un targ de joburi (4.000$), si se intretine un site (6.000$) se cheltuieste cu peste 35.000$ peste costurile obisnuite. Daca ar fi angajati 10 persoane JUKK ar avea un cost de 3500 cost de angajare.

Ca si resurse implicate cat si valorile alocate pentru fiecare resursa in parte putem aminti:

• cheltuielile cu telefoanele - 2000 eur
• corespondenta - 1200 eur
• protocol - 1300 eur

Pentru o fundamentare cat mai corecta a bugetului de anul viitor trebuie luat in calcul o estimare a costului mediu pe luna, aferent unui angajat din cadrul agentiei JUKK, luand in calcul si beneficiile oferite fiecarui angajat (telefon mobil, decontare benzina, laptop,numai pentru anumiti angajati, bonuri de masa):

• cheltuieli de salarizare in medie - 600 eur
• cheltuieli materiale (birotica) - 25 eur
• cheltuieli cu energie - 20 eur
• telefon de serviciu - 30 eur in reteaua de telefonie mobila preferata de companie
• decontare benzina- 50 eur
• bonuri de masa - 60 eur
• CAS - 150 eur
• Impozit - 96 eur

Insumand toate cheltuielile aferente inregistrate pe luna pentru fiecare angajat in parte obtinem suma de 1031 euro per angajat, aparent o suma destul de mare inregistrata, care se aloca in mare parte pentru un numar de 130 de persoane de care dispune compania JUKK. Potrivit acestor rezultate, compania trebuie sa dispuna de fonduri suficiente pentru o cat mai buna fidelizare a angajatului.

Solutii din analiza diagnostic

In urma anchetei si a analizei diagnostic a firmei JUKK rezultatele sunt relativ pozitive, compania ocupand o pozitie competitiva pe piata, rezultat al bunei desfasurari ale activitatilor specifice agentiei, dar totodata si a activitatii departamentului de resurse umane care se ocupa cu recrutarea celor mai buni oameni de pe piata de publicitate.

Abordand situatia personalului din cadrul companiei JUKK, informatie obtinuta pe baza anchetei, prin prisma careia putem analiza activitatea managementului resurselor umane, observam ca se situeaza pe o pozitie favorabila, avand insa unele nereguli care trebuie modificate pentru a obtine 100% reusita in recrutare, obiectivul departamentului de resurse umane.

Din analiza diagnostic reiese ca procesul de recrutare si selectie este bine organizat si structurat astfel incat sa surprinda competentele necesare candidatului ideal. Politica de recrutare din cadrul companiei JUKK ofera posibilitatea de avansare in cariera, stimuland astfel personalul in a-si desfasura activitatea la parametri cat mai ridicati si finalizarea amplelor proiecte intr-un timp cat mai util pentru satisfacerea nevoilor clientului.

Dovada fiind atitudinea pozitiva a personalului cu privire la orele suplimentare, majoritatea afirmand ca sunt adeptii prelungirii programului zilnic, numai un procent redus au optat ca nu sunt de acord sau se abtin privind aceasta problematica, insa si acest procent este important pentru o analiza atenta a activitatii departamentului de resurse umane.

Observam ca selectia personalului este un proces amplu, care se desfasoara pe mai multe etape si pe un anumit interval de zile, aceasta pentru definirea concreta a candidatului care se potriveste cat mai bine cu necesitatile firmei privind resursele umane.

In urma anchetei se observa satisfacerea candidatilor privind etapele parcurse in cadrul selectiei, insa nu in totalitate, existand si pareri contra, fapt pentru care trebuie sa se adopte noi modificari in desfasurarea acestui proces.

Din capitolul unu, deducem ca interviul, care are un rol important in selectia personalului, este bine structurat si argumentativ, dupa parerea majoritara a celor chestionati si urmareste competentele necesare candidatilor JUKK. Mare parte din personalul chestionat este multumit de strategia de recrutare si selectie promovata in cadrul companiei. Desi agentia de publicitate organizeaza ample etape de recrutare atat din interior cat si din exterior, se confrunta cu o problema privind personalul insuficient. Acest lucru se datoreaza atat lipsei de oameni pregatiti pe piata cat si a fluctuatiei mari din acest domeniu al publicitatii.

Relatiile dintre colegi in cadrul departamentelor in care activeaza se bazeaza in cea mai mare parte pe colaborare, ceea ce dovedeste interesul personal al fiecaruia, contrar obiectivului propus al companiei JUKK "luarea deciziilor in grup".

Acest lucru demonstreaza existenta unei neconcordante in procesul de selectie si anume faptul ca sunt selectate si persoane care nu sunt compatibile, fapt care poate duce la o ineficienta in munca, concretizandu-se ulterior in rezultate mai putin avantajoase decat cele scontate.

Un alt argument care sustine aceasta idee il reprezinta principalele dificultati care apar in echipele de proiect. Asa cum am mai mentionat in capitolul anterior, sunt selectate mai multe feluri de dificultati care pot interveni in cadrul echipelor.

Ca si punct slab al companiei pe care l-am dedus in urma neregulilor evidentiate pe baza anchetei il reprezinta conflictele intre angajatii firmei precum si nerespectarea timing-urilor.

Prin intermediul anchetei se desprind anumite trasaturi ale personalului JUKK si anume antrenarea permanenta in dobandirea de noi cunostinte, un punct tare pentru compania JUKK - detine personal bine pregatit , cu acea capacitate de inovatie si creativitate nativa, dupa parerea acestora, dovada fiind nenumaratele premii obtinute de-a lungul timpului. Acumularea a noi informatii din cadrul firmei reprezinta unul dintre motivele pentru care acestia ar ramane la actuala pozitie, dovedind totodata o latura individualista a personalitatii lor.

Ca si punct tare al companiei mai putem aminti faptul ca detine unele dintre cele mai performante programe de instruire a personalului, dovada fiind nenumaratele premii obtinute

Ca o concluzie privind mediul de activitate al JUKK, agentia este recunoscuta pentru conditiile bune de lucru, constituind una dintre politicile de motivare de personal. Ca structura organizationala aduce un aport in obtinerea satisfactiei personalului, ca si loc de munca, comparativ cu alte firme in care au lucrat sau pe care le cunosc.

Luand in calcul problemele care intervin in echipele de proiect, constatate pe baza anchetei, costurile aferente unui angajat in firma cat si costurile cu recrutarea, as avea urmatoarea propunere:

• Constituirea echipelor pe baza de criterii cu privire la aspecte comportamentale care si puna accentul pe capacitatea de integrare in echipa , gradul de relationare si atasament.

Aceste teste trebuie     sa urmareasca compatibilitatea dintre potentialii membrii ai echipelor de proiect, deoarece activitatea din agentia JUKK se bazeaza cel mai mult pe lucrul in echipa, iar lipsa acestei capacitati de integrare ar putea afecta rezultatele muncii din cadrul echipei.

Din analiza primului capitol reies doua probleme cu care se confrunta agentia JUKK: fluctuatia pe piata publicitatii si a personalului insuficient. Pentru evitarea acestor doua probleme recomand urmatoarele propuneri:

• asigurarea unui numar doi - conceperea unui plan clar de succesiune

In momentul plecarii unui angajat din agentie, acest " numar doi" se succede in functie, evitand pierderea de timp cat si costurile aferente recrutarii unui nou angajat care sa corespunda cerintelor postului vacant, insa acest lucru presupune o buna pregatire a persoanei succesoare prin delegarea acesteia cu diverse responsabilitati. Aceasta metoda ar putea duce si la eficientizarea activitatii departamentului de resurse umane.

• Extinderea ariei de recrutarea a personalului - recrutarea din mai multe domenii, criteriul cel mai important fiind imaginatia bogata si creativitatea, precum si recrutarea de persoane din afara tarii noastre bazate pe recomandari de catre agentiile JUKK partenere.

Recrutarea persoanelor din alte culturi poate avea o influenta pozitiva asupra organizatiei JUKK, pot contribui cu idei noi, diferite de a celor de aici, influenta a civilizatiei si culturii din care provin.

Acest lucru este posibil prin aplicarea unei politici de centru care presupune practicarea de mobilitati, de gestiune a carierei in cadrul grupului.

Alte propuneri pe care le-as mentiona si care ar facilita activitatea departamentului de creatie ar fi urmatoarele:

• Crearea unei baze de idei care sa fie folosita cand personalul de creatie(copywritteri) se confrunta cu anumite probleme
• Asigurarea unei biblioteci de siteuri, avand acelasi obiectiv, eficientizarea muncii creativilor din agentia JUKK.