Rolul si importanta fisei postului

ROLUL SI IMPORTANTA FISEI POSTULUI

Analiza muncii si fisele de post sunt instrumente de mare utilitate in managementul resurselor umane.Fisele de post sunt operationale mai ales la nivelul angajatului pe un post de munca,acestuia circumscriindu-i aria de activitate.La nivelul sefului imediat superior,fisele de post sunt un instrument deosebit de util in activitatea de control si evaluare a muncii prestate de catre un angajat.

Fisele de post sunt utilizate in evaluarea muncii la stabilirea salariilor.Pe baza lor se structureaza interviul de selectie a viitorilor angajati si se aleg instrumentele sau predictorii utilizati in examenul de selectie profesionala.

Proiectarea cursurilor de formare profesionala se bazeaza tot pe analiza fiselor de post. Ele servesc activitatilor de revizuire a structurii organizationale si in operationalizarea programelor de dezvoltare organizationala. In egala masura, fisele de post constituie punctul de plecare in construirea sistemului de evaluare profesionala a personalului.

Fisa postului,pe langa alte elemente componente,sintetizeaza pachetul de competente pe care trebuie sa-l posede un angajat.Este vorba de exigentele sau cerintele postului de munca.Evaluarea personalului are in vedere tocmai aceste competente profesionale.Vom aloca in continuare un spatiu minim necesar explicarii notiunii de competenta profesionala, a rezonantelor ei psihologice.(Pitariu,2003)

Vorbind despre ,,competenta'',lucrurile nu sunt asa de simple.La competenta angajatilor face apel orice patron, manager si beneficiar.Din acest motiv,eforturile tuturora se refera la optimizarea competentei salariatilor care pot presta o diversitate de servicii. De fapt,nu odata s-a subliniat faptul ca eficienta unei companii depinde,in mare masura,si de calitatea serviciilor in stare sa le ofere.

Discutand despre competenta profesionala,referindu-ne si in continuare la aceasta, se impune sa facem distinctie intre aprecierea personalului si standardele de competenta pretinse de un anumit loc de munca.

M.Spencer,intr-o lucrare de referinta pentru manageri,psihologi si cercetatori din domeniul managementului resurselor umane,discuta problema competentei in munca (Spencer,1991).In conceptia lor,competenta este o insusire particulara a unei persoane care se afla intr-un raport cauzal cu un criteriu de referinta si/sau performanta superioara intr-o activitate de munca sau situatie .Componentele acestei definitii au urmatoarea semnificatie:

     Insusirea particulara (in literatura se foloseste si denumirea de particularitati sau caracteristici individuale)trebuie inteleasa ca o componenta a personalitatii care caracterizeaza un individ si prin intermediul careia putem face predictii cu privire la comportamentul acestuia in diferitele situatii cu care se poate confrunta (de exemplu:atasamentul fata de companie,autocontrolul etc).

     Criteriul de referinta este inteles ca performanta prezenta,buna sau slaba,raportata la un standard sau criteriu specific (de exemplu:numarul de reclamatii dintr-o luna,numarul de articole publicate etc).

     Raportul cauzal se refera la faptul ca o competenta cauzeaza sau permite efectuarea unei predictii cu privire la comportamentul sau performanta unei persoane.(De exemplu,o operatoare instabila emotional,de la ghiseul unei banci ,va acumula un mare numar de reclamatii din partea clientilor;un referent de marketing introvertit ,de la o sucursala a unei banci,va fi foarte putin productiv).

Spencer si Spencer(1991) rezuma insusirile particulare ale unei persoane la cinci tipuri fundamentale: Motive(Motives) ,Trasaturi sau aptitudini (Traits) ,Imaginea de sine (Self-concept) ,Cunostinte (Knowledge) si Deprinderi(Skills).Unele dintre acestea sunt vizibile,altele nu.Ceea ce este insa important e faptul ca ele pot fi evaluate cu un instrumentar diagnostic specific (teste psihologice de aptitudini,chestionare de personalitate,teste de cunostinte etc).

Este important sa precizam ca tipul nivelului de competenta are numeroase implicatii practice in planificarea resurselor umane.Astfel,o anumita categorie de competente ,cele legate de cunostinte si deprinderi ,se pot identifica si vizualiza cu usurinta (pentru aceasta se utilizeaza teste de cunostinte sau situationale), in timp ce particularitatile individuale ale oamenilor, imaginea despre sine, trasaturile de personalitate, motivele activitatii, sunt ,,ascunse" (cunoasterea lor este posibila indirect, prin utilizarea unor     teste si chestionare de personalitate si aptitudini).

Componentele vizibile ale competentei profesionale sunt educabile,se pot forma si cuantifica destul de usor. Componentele personalitatii unui individ, incluse in ceea ce numim competenta profesionala , sunt greu de format si detectat, procedurile de identificare a unor astfel de dimensiuni sunt mult mai laborioase. Daca succesul in prestarea unor activitati simple se bazeaza mai mult pe cunostinte si deprinderi,activitatile complexe de munca (ex.activitatile manageriale)fac apel intr-o masura mai mare la o serie de componente ale personalitatii.De pilda,exista referenti de marketing bancari,persoane inteligente cu performante universitare remarcabile.Totusi,unii au succes in activitatea pe care o deruleaza,iar altii nu.Ceea ce distinge pe cei superiori in activitatea mentionata sunt motivatia,calitatile de stabilire a unor relatii interpersonale, prezenta sociala etc. Aceste calitati formeaza grupul de competente profesionale specifice job-ului respectiv.

Criteriul de estimare a eficientei profesionale este critic pentru definirea conceptului de competenta.El trebuie sa puna in evidenta diferentele masurabile intre performantele considerate superioare /inferioare.Un criteriu incapabil sa diferentieze semnificativ performantele individuale superioare de cele inferioare nu poate fi etichetat ca o competenta si nu va putea fi utilizat la evaluarea personalului unei companii.

De obicei, atunci cand studiem un criteriu de competenta ,ne orientam asupra definirii Performantei superioare si Performantei efective.Performanta superioara,in termeni statistici ,se situeaza la o distanta de o abatere standard de la media performantei respective. Performanta efectiva este marcata de acel minim de performanta acceptata sub care un angajat este catalogat ca incompetent. In functie de natura activitatii de munca se pot fixa standarde de competenta diferite.Aceasta activitate este una de complexitate care pretinde dezvoltarea unor proiecte complexe,cu metodologii statistice adecvate.

Relatiile cauzale sunt o alta componenta a definirii competentei.Motivele ,trasaturile de personalitate si imaginea de sine pot determina calitatea deprinderilor formate sau in curs de formare si care ,la randul lor ,determina rezultatele prestatiilor.

Intotdeauna competenta are ca baza de pornire o intentie care prin motive si o serie de trasaturi de personalitate declanseaza un comportament actional mai mult sau mai putin adecvat realizarii unei performante profesionale .De pilda,cunostintele si deprinderile includ un set de motive ,trasaturi de personalitate si o anumita imagine de sine care servesc ca impuls pentru a fi puse in lucru. Un comportament lipsit de o intentie nu poate defini o competenta. Comportamentul actional este relationat la strategii de gandire care preced si prezic un anumit comportament organizational sau de alta natura.

De-a lungul timpului au fost elaborate dictionare de competente care stau la baza proiectarii sistemului de evaluare. Realitatea este ca seturile de competente prefabricate au totusi o valoare limitata ,ele nu tin seama de specificul unui post de munca particular,lucrurile fiind vazute in general. Astfel de sisteme de evaluare contin o mare doza de artificialitate. Utilizarea lor in conjuctie cu sistemele de apreciere a performantelor profesionale pe care le-am descris are o valoare strict orientativa.