COMUNICARE ORAGNIZATIONALA - Caiet de exercitii

"Scoala Nationala de Studii Politice si Administrative" Bucuresti

Facultatea de Comunicare si Relatii Publice

Specializare: Comunicare si Relatii Publie

COMUNICARE ORAGNIZATIONALA

- Caiet de exercitii-

Din cunostintele acumulate pana in momentul de fata, optez pentru o organizatie "joasa". In argumentarea raspunsului meu, ma voi opri doar asupra unor factori ce influenteaza structura organizatiilor, si anume: dimensiunea organizatiei; structura organizatiei si nu in ultimul rand tipul de procese tehnologice realizate in cadrul organizatiei.

Organizatia reprezinta un sistem social in care si prin care oamenii interactioneaza, coopereaza pentru realizarea unor scopuri comune. Scopurile se realizeaza numai prin actiunea convergenta a grupului de oameni, convergenta care este asigurata de scopul comun. Cand spun "scop comun" ma gandesc si la misiunea organizatiei, dar si la asezarea recunoscuta si acceptata a firmei in plan social.

Analizand o organizatie dupa dimensiunile ei, aceasta poate fi mica, medie sau mare. Cu cat este mai mare cu atat apar mai multe niveluri ierarhice. Asta inseamna raspandirea angajatilor in mai multe structuri dependente intre ele. Cu cat sunt mai multe niveluri, cu atat apar mai multi manageri de nivel, care sa coordoneze si sa evalueze activitatea participantilor la realizarea scopului pe un anume nivel. De aici rezulta birocratie si numar mare de angajati. Dimensiunile organizatiei mai aduc in discutie si dezvoltarea pe latime. De aici desprindem doua tipuri de organizatii: inguste si largi. Acesta presupune, practic, o dezvoltare in numar de angajati, care sunt manageriati de sefii ierarhici.

Cand vorbim de tipurile de procese tehnologice ce se realizeaza in cadrul uni organizatii, ne gandim in primul rand la trecerea de la productia manufacturiera la cea in serie, realizata cu ajutorul masinariilor. Dezvoltarea tehnologiei duce, practic, la o distantare a nivelurilor, o micsorare a numarului de manageri de nivel, dar si a numarului de oameni care sa lucreze efectiv la realizarea scopului, ceea ce inseamna o ingustare a organizatiei. Aceasta ar da randament numai cand sarcinile angajatilor sunt interdependente.

Pentru a exemplifica cele spuse mai sus, ma voi opri asupra unei firme producatoare de utilaj petrolier.

Organigrama cuprinde sapte niveluri ierarhice pornind de la consiliul de administratie pana la muncitori. Tinand cond ca scopul acestei organizatii este efectuarea uneor instalatii foarte complexe si realizarea unui numar mare de comenzi, este absolut necesara o altfel de extindere a raspunderii pe mai multe niveluri. Organizatia este impartita in mai multe departamente care executa cate o operatie care ajuta la realizarea scopului comun. Consiliul de administratie comunica cu cei patru directori de compartimente, care relationeaza in mod direct cu inginerii sefi.

Extinderea unei organizatii depinde foarte multe de specific, de scop, de realizari. Organizatiile de tip firma, cum e cea prezentata mai sus, mai depind si de numarul de comenzi care trebuie indeplinite in timp util.

Pentru o eficientizare a masurii de luare a unei decizii in cadrul unei organizatii trebuie urmarite cele trei faze ale coducerii, faze travesate pe rand de fiecare decizie in parte.

Pentru intrumentarea acestui caz ma voi opri asupra unei organizatii de tip firma care are ca scop producerea de instalatii petroliere. Problema curenta se refera la o piesa de patru tone din otel, neconforma dupa operatia de prelucrare.

In faza pre-decizionala de face mai intai diagoza. Se stabilesc cauzele care au dus la aparitia acestui defect, neglijente, si personalul raspunzator pentru aceasta. Pentru solutionara acestei probleme sunt doua posibilitati: ori se rebuteaza piesa, ori se toarna alta.

In faza decizionala se opteaza clar pentru una din cele doua solutii dupa modelul clasic de decizie rationala, certa, intr-o lume determinatata: piesa se va repara, tinand cont ca toate costurile cu reparatiile ( manopera, materiale) sunt mai mici decat cele cu returnarea si a piesa nu va depasi termenul limita pentru livrare.

In cea de-a treia faza, cea post-decizionala, de trece la implementarea deciziei luate: se pregatesc utilajele pentru remaniere, se instruiesc muncitorii, li se explica eficienta solutiei alese si beneficiile livrarii unei piese de calitate, aceasta insemnand o remunerare mai buna, precum si o imagine pozitiva a firmei in ochii beneficiarului. La finalul acestei faze are loc controlul remanierei facute si evaluarea solutiei.

Intr-adevar, acest tip de conducere prezinta cea mai joasa productivitate pentru ca, leaderul sau managerul nu s-au impus subordonatilor ca sef. De aici pornesc o serie de probleme, precum: angajatii vad seful asemenea unui alt angajat care se afla pe aceeasi treapta cu el, seful nu se mai poate impune, ci doar sa se sfatuiasca cu angajatii, nu se poate impune ca si organizator in sensul ca nu se va acepta niciodata o organizare sau coordonare din partea unui astfel de manager.

Marele beneficiu al acestui stil de conducere este acela ca ajuta la comunicare. Angajatii, neavand frica de superior, pot veni la acesta din urma sa ii povesteasca deschis problemele legate de serviciu si nu numai stiind ca va gasi aici intelegere si sfaturi bune. Existand o buna comunicare in cadrul acelei organizatii si problemele sunt rezolvate mult mai usor.

In organizatia despre care vorbesc, au aparut probleme iminente ce au avut la baza bugetul mic, sau mai bine spus, inexistenta lui. Organizatia este prestatoare de servicii in domeniul protectiei copilului. Bugetul se foloseste pentru cumpararea rechizitelor, jucariilor, incaltarilor si a imbracamintii copiilor, hrana, pe toata perioada internarii acestora in centrul, pentru salariile angajatilor si nu numai. Problema o constituiau neajunsurile cauzate bugetul mic. S-au analizat solutiile posibile si s-a ales aceea de a mai lua din bugetul alocat unei directii pentru a mai pune in celelalte, facand totusi economie la maxim. Aceasta solutie, nu ar fi fost posibil de indeplinit atat timp cand nu ar fi existat un bun coordonator al discutiei, al concilierii. Mangerul permisiv este omul care tine cu totii pentru a nu deranja pe cineva, care sa ii puna "locul" in pericol.

Pentru realizarea unei paralele concrete, trebuie sa comparam cele doua tipuri de comunicare, respectiv: cea fata-in-fata si cea electronica, prin prezentarea avantajelor si dezavantajelor fiecarei forme de comunicare.

Pentru exemplificare ma voi opri asupra unei organizatii presatoare de servicii in domeniul protectiei copilului.

Avantaje ale comunicarii fata-in-fata:

- comunicarea este directa;

- poate fi interactiva, permitand ajustarea mesajului pe parcurs, in functie de feed-back.

- functia comunicarii de influentare, convingere, indrumare si sfatuire are loc numai prin comunicarea fata-in-fata. Emitatorul transmite mesajul ajutandu-se si de limbajul non-verbal: gesturi, mimica, comportament.

- se cunoste clar feed-back-ul oferit de receptor. De aici, emitatorul isi da seama daca receptorul a inteles mesajul sau si l-a insusit.

- nu necesita costuri suplimentare pentru achizitionarea de produse compatibile comunicarii elecronice.

- duce la crearea de legaturi intre angajati.

Dezavantaje ale comunicarii fata-in-fata:

- comunicarea are loc foarte incet; se transmite fiecarei persoane in parte. Este aproape imposibil sa se desfasoare o intalnire cu toti lucratorii organizatiei, de la nivelurile cele mai joase, pana la cele de conducere.

Avantaje ale comunicarii electronice:

- timpul de transmitere a informatiilor este foarte scurt; comunicarea are loc imediat, aproape instantaneu.Vorbim de o comunicare atat pe plan interior, cat si cu furnizorii.

- presupune schimbul facil si rapid de informatii.

Dezavantaje ale comunicarii electronice:

- presupune costuri suplimentare pentru achizitionarea de echipamente specifice comunicarii electronice;

- atat emitatorul cat si receptorul trebuie sa fie cunoscatori in domeniul eletronicii, pentru a sti cum sa manevreze calculatorul, de exemplu, pentru a transmite/ prelua mesajul.

- nu exista feed-back, si daca exista, acesta apare tarziu.

Conflictul reprezinta o interferare violenta,dezacord si existenta unor tensiuni intre membrii unui grup.

Confictul la care am fost martora este unul interpersonal si s-a desfasurat intre reprezentantii a doua generatii: mama si copilul. Este unul latent, dar care mai izbucnste din cand in cand, si are a rezultat nervi, plansete si certuri. De fiecare data cand izbucneste conflictul, mama ridica vocea la copil si isi aduce aminte de toate problemele pricinuite de copil in ultima perioada si nu numai. Bineinteles ca si copilul, plin de nervi, elan si curaj cracteristic varstei, incepe sa tipe la mama, mama la copil si iese in final un mare taraboi. Copilul, pana la urma, isi da seama ca exagereaza tipand la mama care ii este asa draga si pleaca in alta camera, neuitand sa inchida toate usile dintre ea si mama sa. Exista greseli de ambele parti: mama, ca tipa, ca isi pierde controlul, datorita furiei ce o cuprinde inca din ultima perioada, pentru fapte facute nu neaparat de propriul copil. Greseala mamei e ca nu asteapta sa ii treaca nervii, pentru a putea sa-i explice fetei pe-ndelete, unde s cum a gresit. Ea actioneaza conform primului impuls, sub imperiul nervilor, cand are ocazia de a spune lucruri pe care sa le regrete mai apoi. Din punctul de vedere al fetei, si aici exista greseli: ca a tipat la mama- ceea ce denota lipsa de respect pentru aceasta; bineinteles ca aceasta atitudine e impulsionata de nervi datorati situatiei. Fata ar trebui sa stea sa isi asculte mama si sa treaca prin filtrul propriei ratiuni spusele mamei; totusi e bine ca pleaca si nu mai "pune paie pe foc". In cele din urma, dupa o anumita perioada, cele doua se vor impaca, ca de fiecare data.

Atat variabilele demografice cat si cele sociale influenteaza nu numai organizatiile romanesti. Si cele internationale sunt influentate de variabilele prezente in zonele respective. Dupa parerea mea, cele doua tipuri de variabile "lucreaza" impreuna. Nu putem vorbi separat de influenta variabilelor demografice sau de influenta variabilelor sociale. De aceea, imi permit sa le numesc variabile socio-demografice. Din categoria vriabilelor socio-demografice amintim: sexul, varsta, nivelul de instruire, categoriile socio-profesionala (ocupatia), zona in care locuieste subiectul, raspandirea geografica, migratia, marimea localitatii de resedinta a persoanei in cauza, nivelul de instruire (studiile), domeniul in care lucreaza subiectul. Organizatiile romanesti dinainte de 1989 se caracterizeaza printr-un stil autoritar, numar mare de niveluri ierarhice, fiecare angajat isi vedea de treaba, fara a exista posibilitatea de a intreba in stanga sau dreapta. Acum, situatia s-a schimbat, iar populatia este mai mult motivata extrinsec; aceasta motivatie provine si din frica zilei de maine, cauzata de rata de somaj ridicata.

Sexul influenteaza buna functionare a organizatiei. Intr-o organizatie ideala, numarul de femei este aproximativ egal cu cel al barbatilor. Astfel si comunicarea se va desfasura la parametri optimi. Dar sunt numai specific barbatilor; efortul ar fi prea mare pentru o femeie.

Varsta: cu cat persoana in cauza este mai in varsta, cu atat se presupune ca a acumulat experienta mai multa, dar si cunostinte; cu toate acestea,in ultima vreme, in societatea romaneasca, se cauta sa se intinereasca suflul organizatiilor.

Categoria socio-proesionala ( ocupatia) influenteaza in mod decisiv organizatiile romanesti. Este foarte posibil sa nu mai fie cautate profesiile de alta data. Astfel se ajunge ca profesia sa nu mai corespunda cu ocupatia si sa nu mai existe specialisti in domeniu. Ocupatia si profesia trebuie sa fie in concordanta cu resursele naturale ale zonei.

Zona in care locuieste subiectul reprezinta si ea un factor important. Zona apropiata capitalei tarii de resedinta a subiectului este o zona favorabila. Cu cat este mai mare localitatea de resedinta, cu atat mai mult se presupune ca ofera mai multe posibilitati de angajare, ca faciliteaza venirea in zona a investitorilor.

Migratia reprezinta un factor ingrijorator. In general migreaza persoane care si-au dat seama ca sunt remunerate prea putin in comparatie cu serviciile prestate. Si de aceea e pleaca persoane competenta.

Toate variabilele socio-demografice influenteaza organizatiile romanesti mai mult sau mai putin, prezentand efecte imediatesau nu.

In randurile ce urmeaza ma voi opri spre analiza si descriere mixul de marketing a pastei de dinti "Colgate".

Mixul de marketing cuprinde produsul, pretul, distributia, promovarea, dar si mixul de comunicatii de marketing, care, la randul lui, cuprinde: publicitatea, promovarea, relatiile publice si vanzarea personala.

Sa o luam pe rand: produsul prezentat este paste de dinti "Colgate", pretul este aproximativ 6-8 Ron, in functie de gramaj, distributia acestui produs este asigurata de o firma specializata. Publicitatea este asigurata pe mai multe cai: cea televizata, unde, fiecare categorie de pasta are reclama sa, dar acest produs mai are si publicitate directa oferita de medici stomatologi, de persoane delagate pentu a umbla prin scoli si de a distribui direct cate o pasta fiecarui scolar.

Aceste doua exemple participa si la promovarea produsului- medicul stomatolog ajuta la promovarea companiei, asigurand relatiile publice. Delegatul, prin oferirea de paste de dinti in mod gratuit- care sunt percepute drept stimulente, participa la promovarea produsului. Acest produs, vorbind de intreaga gama de produse oferite, beneficiaza de toate aspectele la modul superlativ, si pentru ca beneficiaza de raspandire internationala. Pretul fiind accesibil, oferind o gama larga de produse, multumind astfel toti potentialii clienti, punctele in care produsul este oferit spre vanzare, este des, faptul ca beneficiaza de o publicitate deasa, animata, dar nu exagerata, face ca acest produl sa fie in topul produselor din gama respectiva. Ba chiar mai mult, prodului a ajuns sa fie un brand, si atunci cand vorbim unei persoane oarecare despre igiena orala, spre exemplu, aceasta din urma sa se gandeasca automat la firma "Colgate" cu toata gama de produse oferite. Asta inseamna o evaluare finala, un rezultat minunat al mixului de marketing.

Bibliografie:

1. Manual "Comunicare organizationala"- Prof. univ. dr. Dumitru Iacob si lector univ.dr. Diana-Maria Cismaru;

2. www.ebooks.unibuc.ro

3. www.marketingsondaje.ro

4. Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Prahova- Centrul de Primire in Regim de Urgenta "Ciresarii" Ploiesti

5. S.C. "1 Mai-Upetrom" S.A. Ploiesti