Comunicarea in cadrul grupurilor de munca

COMUNICAREA IN CADRUL GRUPURILOR    

DE MUNCA

Omul nu poate trai izolat de ceilalti. De la inceputurile umanitatii si pana la societatea postindustriala, mediul social in care individul s-a afirmat l-a constituit grupul. Pentru oameni, nevoia de a comunica cu ceilalti, de a intra in relatii cu ei, este la fel de importanta ca si satisfacerea nevoilor fiziologice sau a nevoilor de securitate si protectie. Grupul a constituit cadrul de afirmare si de securitate, a exprimat nevoia omului de a se asocia, de a se socializa. Necesitatile umane: supravietuirea, conservarea si adaptarea se realizeaza la un nivel mai inalt prin intermediul grupului. Grupul creeaza la indivizi sentimentul solidaritatii, care se exprima prin sprijinul mutual pe care il asteapta membrii de la grup, atunci cand se simt amenintati. Tannebaum arata ca oamenii au tendinta sa se grupeze in fata primejdiilor; este o reactie pur psihologica pentru ca de multe ori afilierea nu aduce individului nici un avantaj, in afara de confort psihologic, confort care se manifesta prin siguranta, protectie, sentimentul apartenentei la grup, lucruri esentiale pentru individ.

Grupul se constituie ca un ansamblu de persoane aflate in interrelatii, in vederea atingerii unui scop, diferentiindu-se dupa functii si sarcini.

Grupurile sunt formate din ansambluri de persoane, au un scop si sunt ierarhizate dupa functii si sarcini.

Exista mai multe criterii de clasificare a grupurilor. Unul dintre acestea este scopul constituirii:

v     grupurile formale de lucru sunt grupurile stabilite de catre organizatii, in ideea de a facilita realizarea scopurilor organizationale. Ele sunt special concepute, pentru a canaliza eforturile individuale intr-o directie corespunzatoare. Cel mai obisnuit grup formal este constituit dintr-un superior si subordonatii care ii dau socoteala acelui superior. Ierarhia celor mai multe organizatii nu este decat o serie de grupuri de lucru inlantuite.

v     grup de comanda - grupul de munca formal, care cuprinde un manager si subordonatii sai;

v     grup de actiune - grup de munca formal, conceput pentru un obiectiv concret care pune in opera munca comandata de grupurile functionale si care la randul lui se poate diviza astfel:

- permanente - rezolva problemele curente dintr-un domeniu restrans ;

- temporare - rezolva probleme foarte concrete intr-un timp prestabilit ;

v     grup de interese - grup creat pentru a facilita angajatilor urmarirea unui interes comun;

v     grup de prieteni - grup bazat pe raporturi afective legate de diverse trebuinte (fac impreuna excursii, servesc cafeaua impreuna etc.).

Un grup de persoane care realizeaza o activitate sau actiune    sub conducerea unui sef, constituie un grup de munca.

Intre membrii grupurilor exista relatii de dependenta. Ei indeplinesc sarcini prestabilite, joaca anumite roluri sociale, in vederea atingerii unui scop comun.

Viata in organizatii are aceeasi logica, organizatia fiind ea insasi un grup de munca specific datorita sintagmei "efort de grup". Un grup devine o organizatie in masura in care oamenii doresc sa contribuie la realizarea unui scop comun. Recunoasterea necesitatii efortului comun, deosebeste organizatia de grupurile de prieteni, de cele de vecinatate sau de cele de rudenie. In toate organizatiile, oamenii ajung la un moment dat sa lucreze in grupuri sau echipe - comitete, echipe de proiect etc. Activitatea de echipa poate spori satisfactia si motivatia in munca, in special pentru cei care pretuiesc interactiunile sociale.

Caracteristicile grupului de munca

- este elementul principal care transforma resursele in servicii;

- intre membrii grupului exista relatii socio-afective, care pot finaliza sau frana realizarea obiectivelor;

- toti membrii grupului respecta anumite reguli de comportament si norme de conduita;

- fiecare membru al grupului are o anumita atitudine fata de membrii sai si fata de grup.

Elementele grupului de munca:

Compozitia grupului de munca este data de caracteristicile persoanelor care il compun;

Structura - poate fi definita prin:

- rolurile membrilor,

- autoritatea in grup,

- relatiile de comunicare,

- modul de perceptivitate afectiva a grupului.

Marimea - cel mai mic grup are doua persoane. Se apreciaza ca performantele cresc odata cu numarul de membri pe grup, atingand un prag maxim, dupa care, daca marim in continuare numarul de membri ai grupului, performantele individuale incep sa scada;

Dinamica grupurilor - grupul trebuie sa se formeze in jurul unor oameni dinamici, cu personalitate puternica, capabili sa intretina dezacorduri si stari conflictuale care determina progres;

Relatiile de comunicare - in cadrul grupului de munca exista comunicare verbala (scrisa sau orala) si comunicarea nonverbala (prin gesturi, postura corpului, expresia ochilor etc.);

Relatiile interpersonale - formarea grupului in jurul unor oameni capabili sa scoata grupul din starea de rutina. Grupul trebuie sa se constituie pe baza relatiilor de atractie, simpatie dintre persoane.

Elementele care caracterizeaza un grup sau un colectiv (dupa Gary Johns)

a) Increderea reciproca - se obtine daca acestia isi pot exprima liber opiniile, pot pune intrebari care sa le dezvaluie ignoranta, sa nu fie de acord cu persoana ;

b) Sprijin reciproc - apare cand membrii grupului sunt sincer preocupati de bunul mers al muncii si de succesul personal al fiecaruia;

c) Comunicarea sincera - se manifesta cand membrii grupului nu simt nevoia sa fie rezervati in privinta parerilor lor;

d) Acceptarea conflictelor - ca fiind un lucru normal si rezolvarea lor indiferent de dificultatile intampinate, deoarece de aici rezulta progresul;

e) Respectul reciproc - cu privire la deosebirile individuale[86].

Un grup de munca cuprinde membri cu personalitati distincte, cu motivatii diferite, cu un potential de munca si creatie care variaza in limite foarte largi.

Caracteristicile de baza in jurul carora variaza grupurile sunt marimea si diversitatea membrilor. Alte caracteristici structurale sunt asteptarile pe care membrii le au unii de la altii (normele), intelegerile privind « cine ce face » in cadrul grupului (rolurile), recompensele si prestigiul oferite unor membri ai grupului (statut) si cat de atractiv este grupul pentru membrii sai (coeziune). 

Performanta unui grup variaza in raport cu marimea acestuia. Teoretic, acolo unde sunt mai multe «capete luminate» exista o sansa mai mare de a obtine performante deosebite, decat in cazul unui numar mic de membri. Cu cat grupul este mai mare cu atat dificultatile in functionare a grupului, provenite din coordonarea si motivarea oamenilor sunt mai mari. Din acest punct de vedere, chiar daca performantele potentiale ale grupului sunt mari, performantele reale (se scad cheltuielile datorate dificultatilor) sunt direct proportionale cu numarul, pana la un punct, dupa aceea scad. In ceea ce priveste eficacitatea (capacitatea unui grup de a-si indeplini sarcinile),    marimea grupului trebuie sa fie un compromis intre avantaje si dezavantaje. Cercetarile arata ca pentru a avea o participare efectiva, numarul optim de membrii trebuie sa fie intre 5 si 7. Daca marimea grupului depaseste 12-15 membri, grupul poate deveni mai putin eficace si va tinde, cel mai probabil, sa se divizeze in grupuri mai mici.

Normele de grup

Normele sociale sunt asteptari colective pe care membrii grupurilor le au cu privire la comportamentul lor, unii fata de altii. Astfel, ele sunt coduri de conduita care specifica ceea ce indivizii ar trebui sau nu sa faca sau standarde fata de care sa putem evalua cat de potrivit este comportamentul. Cea mai mare parte a influentei normative este inconstienta si suntem adeseori constienti de o astfel de influenta. Norma sociala influenteaza comportamentul individului ; cand cineva vine pentru prima oara la lucru, la un nou loc de munca, el cauta indicii cu privire la ceea ce se considera a fi o comportare potrivita.

Normele se dezvolta pentru a reglementa comportamentele considerate importante pentru sprijinitorii lor. Indivizii dezvolta atitudini in functie de o anumita credinta sau valoare ; in multe cazuri atitudinile sunt cele care ne afecteaza comportamentele. Atunci cand membrii unui grup impartasesc aceleasi credinte, este de asteptat sa impartaseasca si aceleasi atitudini, atitudini care constituie baza pentru norme.

Normele se impart in patru categorii, functie de apartenenta fiecarui grup format in parte :

Norme de loialitate : organizatiile pretind un grad mare de conformare si de loialitate de la membrii lor (de exemplu, in domeniul ordinii publice, aceste norme sunt formalizate de sanctiuni specifice).

Norme privind tinuta : normele sociale dicteaza frecvent tipul de haine pe care oamenii trebuie sa le poarte la lucru. Chiar si in organizatiile care au adoptat politici ce favorizeaza imbracamintea obisnuita, angajatii se preocupa foarte mult de ceea ce imbraca la serviciu (fapt ce intareste puterea normelor sociale asupra individului, asupra atitudinilor acestuia).

Norme privind alocarea recompenselor : exista cel putin patru norme care ar putea dicta modul in care pot fi alocate salariul, promovarile si favorurile informale in cadrul organizatiilor : echitatea (recompenseaza in concordanta cu eforul, performanta sau vechimea), egalitatea (recompenseaza pe toata lumea in mod egal), reciprocitatea (recompenseaza oamenii

in acelasi fel in care ei te recompenseaza pe tine), reciprocitatea sociala (recompenseaza pe cei care au intr-adevar nevoie de acea recompensa).

Norme de performanta : performanta membrilor organizatiei poate fi in functie de asteptarile sociale in aceeasi masura in care depinde de abilitate, motivatie personala sau tehnologie. Grupul de lucru asigura membrilor sai indicii puternice asupra a ceea ce este un nivel potrivit de performanta, noii membrii ai grupului fiind, de obicei, foarte atenti la aceste indicii.

Rolurile in grup

Rolurile sunt pozitii in cadrul grupurilor carora le este atasat un set de comportamente asteptate si, intr-un anumit sens, ele reprezinta «pachete» de norme care se aplica unor membri anume ai grupului. Desi normele se aplica tuturor membrilor, pentru a asigura angajarea lor in comportamente similare, dezvoltarea rolurilor indica faptul ca membrilor grupului li se poate cere si sa actioneze diferit unul de altul. In cadrul organizatiilor se disting doua tipuri de roluri.

In primul rand, se pot identifica rolurile desemnate, repartizate - prescrise formal de catre o organizatie ca metode de diviziune a muncii si responsabilitatii pentru a usura realizarea sarcinilor ; acest tip de roluri indica «cine ce face» si «cine poate spune altora ce sa faca».

In al doilea rand, in organizatie se manifesta si rolurile emergente, roluri care se dezvolta in mod natural pentru a satisface nevoile socio-emotionale ale membrilor grupului (clovnul clasei si barfitoarea de la birou satisfac roluri socio-emotionale ; un « batran profesionist » care ii ajuta pe membrii tineri ai grupului sa asimileze sarcinile de munca, joaca acelasi tip de rol (emergent).

Statutul in grup

Statutul reprezinta rangul, pozitia sociala sau prestigiul acordat membrilor grupului. Altfel spus, el reprezinta aprecierea grupului fata de un membru al sau. Criteriile dupa care se poate stabili un statut formal organizational sunt influentate de vechimea in grupul de munca (care privilegiaza respectivul membru, acesta putand sa isi aleaga biroul mai bun, o logistica adecvata etc.), pozitia sau postul pe care il ocupa la nivel organizational (desfasurand activitati diferite, membrii grupului capata statute diferite).

Diferentierea statutului este utila, pe de o parte, intrucat statutele si simbolurile conectate servesc asemenea    unor magneti puternici care induc membrilor aspiratia de a accede la pozitii ierarhice mai inalte. Pe de alta parte, diferentierea in functie de statut consolideaza ierarhia autoritatii in cadrul grupurilor de lucru si in organizatie ca intreg, atata timp cat oamenii acorda atentie indivizilor cu statut inalt.

Cu toate ca anumite diferente pot fi motivatori puternici, tendinta lor de a inhiba libera circulatie a informatiei a condus, de-a lungul timpului, multe organizatii la reducerea rolului diferentelor de statut prin eliminarea unor simboluri de statut discutabile. Scopul este acela de a realiza o cultura de lucru in echipa si de cooperare deasupra rangurilor.

Coeziunea grupului

Aceasta este o proprietate esentiala a grupurilor. Grupurile unite sunt acelea care sunt deosebit de atractive pentru membrii lor. Datorita acestei atractivitati, membrii isi doresc in mod special sa ramana in cadrul grupului si tind sa descrie grupul in termeni favorabili. « Coeziunea reprezinta gradul in care un grup este deosebit de atractiv pentru membrii sai ». Coeziunea este o proprietate relativa a grupului, mai degraba decat una absoluta. Desi unele grupuri sunt mai unite decat altele, nu exista o linie obiectiva care desparte grupurile unite de cele neunite.

In consecinta, grupurile sunt o componenta fireasca si inevitabila a vietii profesionale. Acestea sunt create pentru a asigura indeplinirea unor sarcini. Ei formeaza, astfel, echipe de interventie, echipe de proiect, formatiuni de patrulare, consilii, comitete.

Orice institutie, indiferent de profilul ei, are o anumita structura, creata pentru asigurarea functiilor sau activitatilor necesare realizarii scopului propus. Intreaga activitate a unei institutii este desfasurata de oameni. In orice colectivitate umana, in afara de problemele de stricta specialitate, se naste o gama extrem de larga de probleme umane in interiorul grupurilor si intre ele (intergrupuri).

Grupul este colectivul structurat de oameni in interactiune, care indeplinesc anumite atributii si actioneaza in mod organizat, utilizand mijloacele materiale ce-i sunt puse la dispozitie.

In cadrul grupurilor constituite la nivelul institutiilor publice ai caror angajati beneficiaza de statut special in indeplinirea sarcinilor de serviciu si nu numai, grupuri puternic formalizate - sarcina (tinta) este precizata strict prin regulamente, ordine etc., deci si structura este prestabilita. In functie de sarcini, grupul va dezvolta anumite functii, rolul acestora fiind, in ultima instanta, rezolvarea sarcinilor cu minim de efort material si psihic.

Caracteristicile specifice ale microgrupurilor din cadrul acestor institutii publice se materializeaza in aceea ca sunt grupuri strict formalizate, in sensul ca in cadrul lor predomina relatia formala asupra relatiei personale; prezinta o structura ierarhica; au un mediu social cu un sistem propriu de stratificare; sunt constituite in vederea pregatirii personalului pentru indeplinirea misiunilor incredintate.

Relatiile interpersonale pe care se desfasoara aceste doua relatii (formala si personala) pe care le stabilesc membrii in vederea realizarii sarcinilor sunt de doua tipuri :

- de cooperare;

- de competitie.

Fondul pe care se desfasoara aceste doua relatii interpersonale in grupul mic, este bazat pe afectivitate, pe relatii directe si pe ajutor mutual. In cadrul unui astfel de grup problema unuia este problema tuturor.

In grupul cu statut special al institutiilor publice, de exemplu,    predomina relatiile formalizate in raport cu cele personale, dar nu inseamna ca cele din urma trebuie ignorate. Orice functionar public este, inainte de toate, om - care simte, sufera se bucura etc.

Chiar daca relatiile personale sunt mai estompate decat la alte grupuri, sunt totusi hotaratoare pentru buna desfasurare a relatiilor formale. Intre sef si subordonatii sai se stabilesc relatii de autoritate, ce conditioneaza buna desfasurare a activitatii grupului. Exercitarea lor este obligatorie. Relatiile de autoritate se manifesta ca raporturi ierarhice stipulate si reglementate, ordine si instructiuni. Dincolo de ele se stabilesc relatii de prietenie, stima si pretuire reciproca intre sefi si subordonati. Membrii acestui tip de grup au statute si indeplinesc roluri diferite, prescrise in actele normative in vigoare. Microgrupul specific acestui tip de institutie publica este mediul social cu stratificare proprie, in el activitatea este organizata si se desfasoara pentru atingerea scopului specific in societate: aplicarea legilor si mentinerea ordinii publice.

Microgrupul are anumite trasaturi, pe care grupul primar specific tuturor celorlalte institutii publice ai caror angajati nu beneficiaza de un statut special nu le are, dar relatiile informale, afective se manifesta si in acest cadru. In baza acestor mecanisme psihologice - afective se pot constitui relatii oficiale, viabile, practice. Dragostea pentru profesiune, constiinta patriotica a fiecarui functionar (politist) se impletesc cu interesul si motivatia sa.

O noua filosofie a schimbarii relatiilor impersonale este necesara in toate unitatile Ministerului Internelor si Reformei Administrative, relatii care ar elimina sau limita ostilitatea si dominarea, ar promova o etica profesionala umanista si un cod moral care sa-l apere pe celalalt. O noua imagine, o noua mentalitate care sa arate opiniei publice noile realitati, dar in acelasi timp, sa promoveze o cultura juridica minima, pentru a intelege competentele acestui minister, este imperios necesara.