COMUNICAREA SCRISA IN ORGANIZATIE

COMUNICAREA SCRISA IN ORGANIZATIE

Comunicarea scrisa, alaturi de cea verbala, reprezinta o componenta a comunicarii umane. La folosirea acestei forme de comunicare trebuie acordata atentie deosebita la combinarea cuvintelor, alegerea structurii propozitiilor si ordinea paragrafelor, pentru a obtine un mesaj clar, destinat unui anumit segment de piata.[1]

Caracteristicile mesajului scris sunt:

are anumite restrictii de utilizare si trebuie sa fie conceput explicit;

implica un control exigent privind informatiile, faptele si argumentele folosite;

poate fi exprimat sub diferite forme;

este judecat dupa fondul si forma textului .

DOCUMENTE UTILIZATE IN ACTIVITATEA ORGANIZATIONALA

Documente oficiale folosite in activitatea manageriala:

Procesul verbal - este un document oficial care inregistreaza o anumita constatare sau consemneaza pe scurt discutiile si hotararile unei anumite adunari.

Minuta - este un document care consemneaza anumite lucruri si se aseamana cu procesul verbal de constatare. Se deosebeste de acesta prin faptul ca inregistreaza o propunere sau actiune intreprinsa la un moment dat, care urmeaza a fi completata ulterior.

Scrisoarea de afaceri - in lumea afacerilor, scrisoarea este inca unul din cele mai eficiente moduri de transmitere a informatiei, de aceea ea trebuie:

ð       sa castige ATENTIA cititorului, sa-i trezeasca si sa-i capteze INTERESUL;

ð       sa-i aprinda DORINTA pentru ceea ce-i propune scrisoarea;

ð       sa-l indemne la ACTIUNE in directia sugerata de scrisoare.

O scrisoare de afaceri trebuie intocmita cu atentie, respectand regulile:

redactare ingrijita si estetica, limbaj simplu si concis, dar nu superficial;

stilul energic pentru a sugera siguranta si increderea in sine;

evitarea amanuntelor neimportante, promisiunilor si criticilor nefondate.

Tabloul nr.3.1

Structura unei scrisori in organizatii

P      Antetul - situat in partea de sus: nume firma, adresa, cod, telefon;

P      Sigla - simbol vizual de identificare a imaginii firmei;

P      Data - in partea dreapta: zi, luna si an;

P      Referinta - folosita pentru a clasa corespondenta;

P      Destinatarul - nume firma, adresa, cod, telefon;

P      Tema si corpul scrisorii - subiectul de comunicat;

P      Semnatura alaturi de functie si nume in clar.

Punctuatia - vizeaza regulile de punctuatie necesare intelegerii;

Marginile - suficiente pentru text, dar si pentru un bun aspect vizual.

Spatierea - simpla si spatiu dublu intre paragrafe, in mod uzual.

Referatul - este documentul scris in care sunt prezentate aspecte concrete, date si aprecieri in legatura cu o anumita problema, precum si propuneri de modificare a situatiei existente. Structura sa cuprinde : prezentarea succinta a problemei abordate, concluzii, propuneri si semnatura.

Raportul - cuprinde o relatare a unei activitati ( personale sau de grup ). Se face din oficiu sau la cererea unui organ ierarhic. Se bazeaza pe cercetari amanuntite, schimburi de experienta, documentari.

Memoriul - este o prezentare amanuntita si documentata a unei probleme, a unei situatii. Structura unui memoriu este:

formula de adresare; numele, prenumele, functia, adresa celui care l-a intocmit;

prezentarea si analiza problemei, solutii preconizate;

semnatura, functia adresantului si organizatia.

Darea de seama - este documentul care cuprinde prezentarea si analiza activitatii unei organizatii, intr-o anumita etapa sau justificarea unei gestiuni. Se prezinta lunar, trimestrial, semestrial sau anual de catre conducere, in fata salariatilor sau a actionarilor. Materialul prezentat este critic, evidentiind dificultatile si cauzele lor si propunand solutii de remediere.

Documente specifice folosite in activitatea managerial

Managerul realizeaza comunicare scrisa si prin intocmirea si transmiterea unor documente manageriale specifice, cum ar fi:

misiunea, obiectivele si strategiile organizatiei;

regulamentul de organizare si functionare, regulamentul de ordine interioara;

analize si descrieri de posturi, fisa postului;

tabloul de bord.

CUNOASTEREA INDIVIDULUI PRIN SCRIS

Fiecare persoana are un stil propriu de a scrie, determinat de structura emotionala, de educatia primita si de mediul in care a crescut. Grafologia permite sa citim, cu ajutorul elementelor scrisului, personalitatea celui care scrie[2].

Tabloul nr.3.2

Interpretarea grafologica a elementelor scrisului

Sursa: tablou creat de autor

Interpretari ale caracteristicilor scrierii:

entuziasm idealist - dinamica, rapida, ascendenta;

imaginatie - rotunjita, dinamica, gratioasa;

simt al masurii - tipografica, simpla, ordonata;

tenacitate - barele literei "t" scurte si apasate;

claritate intelectuala - clara, spatiata;

spirit critic - finale scurte, ascutite.