CORESPONDENTA ADMINISTRATIVA

CORESPONDENTA ADMINISTRATIVA

Principalele tipuri de scrisori

Corespondenta administratiei publice se diferentiaza ca regim in functie de sursa ei de provenienta. Astfel se poate vorbi de corespondenta interna, in cazul documentelor emise de compartimentele din interiorul unei institutii si de corespondenta externa, reprezentata de documentele care sunt emise de compartimentele unei institutii catre un destinatar din afara acesteia, ori de acele documente care provin din exterior de la alte persoane juridice sau fizice.

In practica aceasta diferentiere are efect asupra modului de abordare a fiecarui tip de corespondenta (interna sau externa), precum si a modului de inregistrare a circulatiei ei.

Notele de informare reprezinta comunicatele in cadrul unei institutii pe orizontala sau pe verticala, caz in care se pot asimila rapoartelor. Exista posibilitatea folosirii notelor de informare si in exteriorul unei autoritati publice numai atunci cand ele au ca destinatar un for ierarhic superior. Continutul lor consta in prezentarea unei singure situatii concrete sau a unei sinteze a operatiunilor sau faptelor administrative intreprinse. Continutul mai poate viza si sesizarea unor situatii materiale care afecteaza, determina sau sprijina desfasurarea curenta a activitatii. Tot in categoria notelor de informare intra si notele verbale, care prezinta aceeasi forma, insa continutul se refera la rezultatul unor convorbiri sau actiuni premergatoare contactelor oficiale ale unui decident. De exemplu: informarea unui ministru de catre directorul sau de cabinet privind contactarea si intentia unor investitori de a demara activitati in domeniul sau de competenta. Aceasta informare este necesara la stabilirea unor intrevederi.

Puncte de vedere sau acorduri de principiu

Acest tip al corespondentei interne are un caracter prealabil deciziei administrative, ori realizarii faptelor de competenta materiala si este prezent cand, intr-o actiune, sunt implicate mai multe compartimente.

Punctul de vedere este intalnit in situatia in care un compartiment de specialitate isi exprima pozitia in legatura cu oportunitatea unei decizii administrative ca element de valabilitate, alaturi de legalitate.

Acordul de principiu este necesar in cazul demararii unei proceduri de achizitie publica de catre un compartiment specializat (ex.: pentru Directia Sisteme Informatice, este necesar acordul de principiu al Directiei de Buget, care confirma existenta surselor financiare si alocarea in fila de buget).

Ca element al corespondentei interne, acordul de principiu nu are o forma specifica, el putandu-se manifesta prin aviz favorabil prealabil pe un referat supus aprobarii sau ca atare, printr-un act distinct, care va purta titlul de ,,acord de principiu", ori ca adresa in care obligatoriu se intalneste fraza ,,ne exprimam acordul de principiu fata de ...". Exista situatii in care acordul de principiu sub forma avizului prealabil este obligatoriu pentru valabilitatea unei decizii.

Atat punctul de vedere, cat si acordul de principiu reprezinta de fapt raspunsuri la alte elemente ale corespondentei interne, ele neputand fi initiate din oficiu (exceptie face punctul de vedere pe marginea unor proiecte normative sau regulamente).

Scrisoarea insotitoare de acte are o larga utilizare, atat in corespondenta interna, cat si in cea externa si este poate cea mai clasica forma de corespondenta; are un caracter intern cand insoteste lucrari redirectionate intre compartimentele aceleasi institutii sau in cazul transmiterii de la un compartiment la altul, in cadrul unei proceduri de avizare in etape: ea pastreaza forma unei adrese obisnuite, cu mentionarea, in formula de introducere a cauzelor care au determinat trimiterea de acte. Astfel se trimit acte[2]:

periodic (in cazul in care exista un act normativ din care reiese obligativitatea). Exemplu:. inaintarea la termene dinainte stabilite a situatiilor statistice, darile de seama etc). In acest caz formula de introducere este: ,, va inaintam (trimitem) alaturat

la cererea unui organ ierarhic superior sau a unui alt organ al ad-tiei de stat. In acest caz scrisoarea de trimitere de acte incepe astfel: ,, ca urmare cererii (ordinului, dispozitiei ) dv. nr . va inaintam alaturat

Actele trimise sunt trecute in cuprinsul scrisorii de insotire, iar la anexe se mentioneaza numai numarul lor; poate lua forma unui borderou, cand avem mai multe documente transmise in anexa. Scrisoarea insotitoare de acte poarta nr. de registratura, datele expeditorului, datele destinatarului, semnatura.

Memo sau nota interna - in institutii, firme se practica frecvent comunicarea intre compartimente, servicii, birouri sau persoane, prin intermediul memorandum-ului sau notelor interne, fiind alaturi de telefon, una dintre principalele modalitati de comunicare interna intr-o firma. Nota interna, in plus fata de comunicarea telefonica, isi pastreaza caracteristica de fila de agenda si are si avantajele unei comunicari scrise, fiind inregistrata intr-un dosar. Sunt folosite pentru transmiterea informatiilor urgente, intrebarilor, instructiunilor; sau, intr-o forma mai lunga, pot servi ca raport.

In acest tip de corespondenta nu se folosesc formule de politete la inceput si sfarsit, politetea fiind subanteleasa. Mesajul notei interne trebuie sa fie cat mai scurt, fiind format de obicei dintr-o singura idee.

Majoritatea institutiilor utilizeaza formulare standardizate pentru notele interne, dar chiar daca acestea nu sunt folosite, o nota interna are patru parti in antet: ,, Pentru.." (numele destinatarului), .,,De la." (numele expeditorului). ,,Data.."(ziua, luna, anul) si ,,subiectul" (o fraza scurta). Cateodata, poate include si denumirea departamentului si numarul de telefon al expeditorului.

In ceea ce priveste stilul limbajului dintr-o nota-memo interna nu sunt reguli fixe. El depinde de mai multi factori, si anume:

natura mesajului: informatii, intrebari, cereri, raspunsuri, felicitari etc.;

contextul mesajului: reactiile probabile ale cititorului, ce s-a intamplat inainte, cat stie destinatarul despre subiectul notei, urgente si prioritati - rutina, criza - instructiuni de urmat pentru tot personalul;

statutul si personalitatea destinatarului: pozitia in organizatie, nivel de instruire, metode de munca, atitudinea fata de comunicarea scrisa etc.;

relatii intre expeditor si destinatar: prietenie, indiferenta, relatii informale etc.

Stilurile notelor interne pot fi diferite. Directivele si instructiunile unei persoane din conducere adresate intregului personal pot fi foarte bine scrise intr-o maniera formala, intr-un limbaj impersonal, pe cand un mesaj trimis unui coleg poate fi scris intr-o maniera conversationala, folosind chiar glume sau expresii amuzante. Notele interne scrise catre superiori vor fi mai pretentioase ca stil decat cele trimise subordonatilor. Un superior isi poate permite un ton familiar, prietenesc, atunci cand scrie subordonatilor, dar se poate simti ofensat daca i se raspunde la fel.

Procesul-verbal - este documentul prin care se consemneaza cu exactitate fapte, actiuni, discutii si hotarari ale unei adunari constituite, poate cuprinde solutii sau masuri. Exista mai multe tipuri:

proces-verbal de constatare (pe formulare tipizate);

proces-verbal de predare-primire a unei gestiuni;

proces-verbal de consemnare a unei sedinte.

Tinand cont de aceasta clasificare, procesul-verbal poate avea forma si continut diferit.

Procesul-verbal de constatare se intocmeste de catre una sau mai multe persoane imputernicite de un organ de stat, inspectorate si inspectii din cadrul organelor centrale sau locale de specialitate din administratia publica (Inspectoratul sanitar, Inspectoratul pentru controlul calitatii etc) Acestea pot aplica sanctiuni administrative, in baza proceselor verbale incheiate. De obicei se incheie pe formulare tipizate si au urmatoarea structura:

antetul institutiei;

titlu si obiectul procesului verbal;

nr. de ordine si data;

numele si calitatea persoanei sau persoanelor care au facut constatarea, cu indicarea actului de imputernicire respectiv;

consemnarea detaliata a faptelor, cu enumerarea elementelor pe care se intemeiaza (constatari personale, declaratii, documente etc);

mentionarea numarului de exemplare in care a fost intocmit si destinatia fiecarui exemplar;

semnaturile persoanelor care l-au intocmit.

Procesul-verbal de predare-primire a unei gestiuni - se incheie in urma transmiterii drepturilor si obligatiilor referitoare la gestiune, de la cel care preda la cel care primeste. Elementele lui obligatorii sunt:

unitatea in cadrul careia se petrece predarea-primirea;

titlul ,,Proces-verbal de predare-primire , urmat de ,,incheiat astazi (data completa), ,pentru predarea gestiunii (obiectul predarii);

temeiul in baza caruia se face operatiunea (ordin, decizie etc.); daca predarea se face cu caracter temporar sau definitiv;

numele si calitatea persoanelor care participa la operatiunea de predare-primire;

lista completa (in procesul-verbal sau in anexa) a bunurilor ce fac obiectul predarii primirii; in cazul in care lista obiectelor este separata, in procesul-verbal se mentioneaza prezenta anexei;

semnaturile precedate de cuvintele ,,am predat ; ,,am primit ; ,,am asistat

Procesul-verbal de consemnare a unei sedinte - se intocmeste de catre secretarii organelor respective sau de alte persoane insarcinate cu redactarea lor. Principalele elemente pe care trebuie sa le cuprinda acest tip de proces-verbal sunt:

antetul documentului (numele firmei, societatii;

denumirea documentului (proces-verbal);

subiectul ,, al sedintei Consiliului de Administratie

data ,,din 5 iunie 2003

mentiuni prealabile (numele persoanei care a deschis sedinta, componenta prezidiului, nr. de membri prezenti, absenti, invitati);

subiectul sedintei: ordinea de zi;

consemnari: pe scurt din luarile de cuvant si concluziile pe puncte din ordinea de zi (mentiuni cu privire la hotararile luate);

semnatura.

Procesele-verbale de sedinta se inscriu intr-un registru sepcial si se numeroteaza in ordinea intocmirii lor.

Ca variante ale procesului verbal sunt: protocolul, minuta.

Protocolul - consemneaza discutiile sau intelegerile intervenite intre subunitati ale aceleiasi unitati, intre persoane fizice si juridice antrenate in rezolvarea diverselor probleme ale agentilor economice. Astfel de intelegeri pot interveni cu privire la folosirea in comun si in anumite conditii a unor bunuri de catre doua sau mai multe persoane sau unitati de desfacere. Protocolul poate fi intocmit, de exemplu, si pentru intelegerile intervenite intre unitatile de desfacere a marfurilor si a societatilor de asigurare, in vederea asigurarii bunurilor de valori ridicate desfacute populatiei de catre societatile comerciale sau pentru asigurari de persoane[3]. In acest document se consemneaza conditiile in care se face asigurarea si varsarea sumelor rezultate din prime de asigurare, precum si comisionul ce revine celui care incheie documentul, incaseaza sumele si le varsa in contul societatii de asigurare.

De asemenea, foarte frecvent, tot un astfel de document (protocol) se incheie si intre sindicate si Guvern, intre diferite organisme internationale, in cadrul caruia sunt consemnate intelegerile la care se ajung in urma unor discutii.

Minuta la fel ca si procesul-verbal, protocolul, minuta consemneaza intelegeri intervenite cel putin intre doua parti. Spre deosebire de procesul-verbal, si protocol, minuta consemneaza intelegeri mai sumare, cu privire la probleme de mai mica importanta;

Deosebirile fata de procesul-verbal sunt:

constatarile facute printr-o minuta cuprind o situatie la un moment dat, o propunere sau o actiune intreprinsa;

minuta are un caracter intermediar, de trecere de la o constatare la alta, de la o etapa la alta;

minuta are un caracter partial, ce urmeaza a fi intregita ulterior prin completari.

Minuta administrativa este folosita in institutii, pentru rezolvarea problemelor in urmatoarele situatii: ca document preliminar de intelegere intre delegatii unitatilor cu ocazia incercarii acestora de a rezolva diferite probleme de interes comun; ca document incheiat in scopul de a consemna discutiile si intelegerile intre delegatii agentilor economici, cu ocazia incheierii unor contracte; ca document incheiat la receptionarea partiala a unor lucrari si servicii.

Incheierea - este un act oficial, intocmit de catre un colectiv de lucru, in care se consemneaza hotararile finale luate in cadrul sedintei, cu ocazia unei constatari. Incheierea se asemana cu procesul-verbal prin redactare, scop si prin colectivul care o redacteaza. Se deosebeste de procesul-verbal prin imprejurarile in care se intocmeste.

Incheierea administrativa - se intocmeste intre delegatii partilor, cu ocazia sedintelor in care se discuta conditiile de incheiere a contractelor, neintelegerile ivite intre unitati. Se mai foloseste si in cazul verificarilor unor lucrari si servicii.

Incheierea de confirmare a unui proces-verbal de contraventie se intocmeste de catre seful organului al carui imputernicit a incheiat procesul-verbal de constatare si sanctionare pentru contraventie.

Incheierea notariala - est certificarea prin care notariatul autentifica indeplinirea unui act notarial. De asemenea, incheierea de legalizare este o incheiere notariala.

Incheierea judecatoreasca est intocmita de organele justitiei.

Referatul - este o lucrare curenta, in care sunt prezentate aspecte concrete, dar si aprecieri in legatura cu o anumita problema, cu o situatie existenta. Referatele sunt specifice corespondentei interne, ele neputand fi utilizate in raporturile unei autoritati cu mediul exterior; este cel mai important instrument de corespondenta al administratiei publice. Din punct de vedere relational, in interiorul unei autoritati administrative, referatul face legatura intre sfera executiei si cea a deciziei. Referatul se utilizeaza in toate domeniile de activitate.

Referatul poate fi: de necesitate, de aprobare a cheltuielilor, de propunere a aplicarii de sanctiuni disciplinare etc. Prin referate se propun solutii tehnice si organizatorice menite sa duca la imbunatatirea muncii sau la buna desfasurare a unor actiuni. Ele se redacteaza din dispozitia conduceri sau din oficiu si se prezinta sub forma scrisa originala.

Raportul spre deosebire de referat, poate fi utilizat si in exteriorul autoritatii publice respective pe cale ierarhica, de la nivel inferior spre nivelul superior. Se prezinta sub forma scrisa si nu necesita in mod obligatoriu raspuns sau aprobare. Cerinta majora, pentru a se asigura eficienta rapoartelor, este de a le prezenta intr-o forma clara, cu continut edificator, bazat pe cunoasterea temeinica a problemei, cu concluzii convingatoare, argumentate.

Raportul cuprinde, de obicei, o expunere facuta de un membru al unui organ de control cu privire la indeplinirea unei sarcini sau atributii de serviciu, semnalarea unor stari de lucruri, prezentarea situatiei activitatii intr-un compartiment de munca.

Rapoartele se fac din oficiu sau ca urmare a dispozitiei date de organul caruia i se prezinta, ori in temeiul unor prevederi exprese ale unor acte normative.

Elementele obligatorii ale Raportului si Referatului sunt:

− titlu ,,Raport privind desfasurarea activitatii de receptie calitativa." ,,Referat de necesitate";

− numarul si data;

− numele si calitatea celui care intocmeste actul; in cazul raportului, actul normativ pe baza caruia a fost efectuat controlul, numele si calitatea persoanei care l-a semnat;

constatarile concrete, precise, pe marginea problemelor prezentate, in alineate separate si numerotate;

propunerile;

formula de incheiere (in cazul raportului ,,drept pentru care a fost incheiat prezentul raport

semnaturile, precedate de calitatea sau functia persoanelor care au efectuat controlul.

Darea de seama este documentul care cuprinde expunerea si analiza activitatii unei unitati, intr-o anumita etapa. Darea de seama este prezentata de conducere in fata colectivului de salariati sau de actionari in adunarea generala, in sedinta de analiza a muncii, sedinta care poate avea loc lunar, trimestrial sau anual. Se intocmeste pe baza rapoartelor de activitate prezentate de compartimentele subordonate si a informatiilor organelor de conducere. Prezentarea activitatii se face in spirit critic si autocritic, confruntandu-se sarcinile prevazute in planul de activitate cu datele concrete ale realizarilor obtinute. Se analizeaza atent lipsurile si cauzele acestora, precum si greutatile intampinate si se fixeaza sarcini precise pentru etapa urmatoare.

In adunarea generala, dupa citirea darii de seama, se fac completari. De asemenea, se discuta problemele ridicate, se fac propuneri, se iau hotarari. Darea de seama se alcatuieste in mod obisnuit dupa un plan si cuprinde:

− titlul ,,Dare de seama" si se specifica a cui activitate se prezinta);

− perioada pentru care se prezinta darea de seama;

− introducerea (se fac consideratii asupra conditiilor in care se desfasoara activitatea);

− obiectivele desprinse din planul de activitate;

− analiza activitatii pe perioada data;

− realizarile;

− lipsurile si cauzele lor;

− greutatile intampinate;

− concluziile si propunerile.

Darea de seama poate fi: interna si cuprinde analiza activitatii proprii pe o anumita perioada si externa si cuprinde centralizarea datelor unitatilor subordonate; poate fi statistica si contabila.

Petitiile - reprezinta un element exclusiv al corespondentei externe si sunt cererile petentilor (persoane fizice sau juridice) adresate administratiei, pentru a face sau a nu face un anumit lucru, pentru a emite un act administrativ. A nu se face confuzie intre petitie si plangere. In timp ce petitia reprezinta o cerere adresata administratiei, plangerea reprezinta prezentarea unei situatii de fapt care lezeaza interesele unei persoane.

Petitia nu are o forma standard, insa trebuie sa cuprinda anumite elemente obligatorii:

cui se adreseaza;

numele, adresa si toate datele de identificare ale petentului;

problema concreta adusa in fata administratiei;

motivatia solicitarii;

semnatura si data.

In Legea Administratiei Publice, se prevede obligatia administratiei de a raspunde in termen de 30 de zile la petitii, indiferent daca raspunsul este negativ sau afirmativ.

Raspunsul la petitii nu trebuie confundat cu solutionarea unei petitii prin emiterea unui act administrativ. Raspunsul la petitie poate insemna orice adresa in atentia petentului care explica refuzul sau acceptul rezolvarii situatiei sale si precizeaza stadiul solutionarii. Un posibil raspuns la o cerere de locuinta catre primarie: ,, cererea dumneavoastra cu nr. de inregistrare ..din data.., adresata Primariei a fost luata in evidenta si va fi solutionata in masura spatiilor disponibile" sau ,,cererea dumneavoastra nr. din data..., adresata Primariei a fost analizata in conformitate cu actele normative si va comunicam ca nu va incadrati in categoria beneficiarilor de locuinte din fondul locativ de stat".

Raspunsul la petitie trebuie sa poarte numar de inregistrare si data, sa faca referire la numarul si data inregistrarii petitiei, sa precizeze concret pozitia autoritatii administrative,  sa fie semnata si stampilata.

Adrese de redirectionare - intre autoritati administrative diferite, reprezinta un tip al adreselor insotitoare de acte, prin care o autoritate administrativa isi declina competenta in privinta unor petitii gresit adresate in favoarea altei autoritati, spre ,,competenta solutionare".

Adresele de redirectionare trebuie sa cuprinda urmatoarele:

antetul institutiei ce remite petitia;

autoritatea careia ii este redirectionata petitia;

numele si adresa petentului;

problema ridicata;

numarul si data cu care a fost inregistrata petitia;

numarul de pagini si, daca este cazul, anexe;

semnatura si stampila institutiei.

Informari reciproce sunt specifice relatiilor de cooperare sau parteneriat intre doua sau mai multe institutii si vizeaza ducerea la indeplinire a unor acorduri, ori monitorizarea etapelor acelor acorduri.

De exemplu, informarile reciproce intre Camerele de comert sau cele intre ministere de competenta generala si ministere de competenta specifica, cum ar fi:

- ministerele cu Ministerul Finantelor privind executia bugetului sau alte aspecte privind reglementarea regimului fondurilor publice;

- Ministerul Lucrarilor Publice cu alte autoritati publice privind constructiile si posibilitatea unor modificari, consolidari ori expertizari. In acest caz informarile reciproce reprezinta alta corespondenta decat cea de avizare.

Repartitiile - au un regim special, deoarece ele se predau numai personal unei anumite persoane, care are obligatia de a le folosi numai pentru scopul in care i-au fost inmanate, in perioada de timp prevazuta, dupa aceea ele pierzandu-si valabilitatea. De mentionat ca acest tip de corespondenta est e denumit generic repartitie, fiecare act de acest fel avand o denumire proprie si specifica domeniului de utilizare. Iata cateva dintre domeniile si categoriile de repartitii care sunt mai des intalnite:[4]

In domeniul contractelor de locatiune imobiliara:

repartitii pentru intocmirea contractelor de locuinte sociale sau din fondul locativ de stat;

repartitii pentru spatii comerciale destinate beneficiarilor Legii 42/1991 privind protectia revolutionarilor;

repartitii pentru spatii comerciale destinate beneficiarilor Legii privind protectia micilor meseriasi;

In domeniul dreptului provizoriu de uz al spatiului aerian si al frecventelor radio si tv.:

repartitii provizorii pana la emiterea licentei, conform Legii Audiovizualului;

statii emisie-receptie cu mai multe posturi (companii de taximetre, companii de interventie, paza, protectie etc);

repartizarea tronsoanelor de zbor pentru companiile aeriene ce opereaza pe teritoriul national al Romaniei.

Citatiile - se transmit numai intre institutii diferite; au un caracter similar convocarilor, care sunt specifice corespondetei interne. Exemple de citatii, altele decat cele judecatoresti:

cele ale Camerelor de comert si industrie pentru arbitraje;

cele ale autoritatilor portuare pentru comunicarea de decizii capitanilor navelor acostate;

cele ale organelor de politie pentru solutionarea unor anchete (a nu se confunda cu citatiile emise de Parchet sau citatiile instantelor in cauze penale).

Navetele[5] se prezinta sub forma comunicarilor intre compartimentele aceleiasi autoritati ca proceduri prealabile adoptarii deciziei administrative. Exista doua categorii, si anume:

1. Adresele provenite de la compartimentele de administrare a patrimoniului si transmise decidentului (de exemplu: comunicarile de spatii libere cu destinatie locativa sau cu alte destinatii transmise de directiile, regiile sau societatile de administrare Consiliilor locale sau primariilor pentru emiterea de repartitii).

2. Comunicari intre institutiile sau compartimentele aceluiasi sistem, ori intre societati cu aceleasi atributii care iau parte la o intelegere. Astfel, amintim de navetele sau comunicarile din diferite domenii:

transporturi transmiterea intre regionalele de cale ferata, companiile aeriene etc., a diagramelor cu locurile disponibile pentru rezervare si vanzare de bilete;

acorduri de tranzitare comunicarea de la autoritatea ce da avizul de tranzitare la autoritatea de granita care controleaza accesul;

transmiterea situatiilor privind debitorii de la diverse autoritati administrative la administratiile financiare ori directiile de taxe si impozite locale pentru executari.

Navetele au caracter temporar, ele fiind valabile doar pentru perioada de timp prevazuta in ele. 

Acte de dispozitie si decizie

Activitatea de baza a fiecarei organizatii, activitate care deriva din legea lor organica, este adusa la indeplinire de organele de conducere prin ordine, decizi, dispozitii, si care au un caracter obligatoriu.

Ordinul este un act specific ministrului, si are valabilitate pentru ramura de activitate pe care o coordoneaza. Este un act de dispozitie, la fel ca si decizia. In unele unitati economice (in functie de dependenta lor) ordinul primeste utilitate identica cu decizia, iar elementele pe care trebuie sa le cuprinda un ordin sunt, de cele mai multe ori, identice cu cele ale deciziei.

In unele cazuri, functiile ordinului sunt cumulate cu cele ale circularei, obtinand astfel un nou tip de document - ordinul circular.

Decizia - este un act de dispozitie ce se emite de conducerea unitatii pentru imputarea unor lipsuri, pentru schimbarea din functie a unor persoane care s-au dovedit necorespunzatoare, pentru sanctionarea unor salariati vinovati etc.

Dispozitia - poate fi data de orice persoana cu functie.

Caracteristici de redactare. Aceste tipuri de acte au o structura similara si cuprind:

denumirea unitatii emitente;

titlul, numarul si data actului;

preambulul (mentiuni prealabile): prevederea legala care da dreptul organului respectiv de a emite asemenea acte si temeiul care justifica emiterea lui, introduse prin una din formulele: ,, avand in vedere ,  ,,pe baza , ,,in temeiul

formula de dispozitie: ,,emite urmatorul ordin (decizie, dispozitie) , precedata de aratarea calitatii emitentului;

continutul, grupat pe puncte numerotate;

incheierea (numerotata in continuare), cuprinzand organul sau organele (directii, servicii etc) care urmeaza sa aduca la indeplinire actul in cauza;

semnatura emitentului (precedata de indicarea functiei).

Astfel de acte pot cuprinde si manifestarea de vointa a mai multor organe, deci pot fi emise in comun de acestea si semnate de conducatorii fiecaruia dintre ele.

Instructiunile - sunt, in general, acte completitive, explicative, de detaliere a unor acte cu caracter normativ (legi, ordine etc). Ele au acelasi caracter normativ ca si reglementarile pe care le insotesc. Sistematizarea instructiunilor se face pe parti, capitole, articole, paragrafe etc.

Circulara este documentul prin care un organ ierarhic superior, transmite unitatilor din subordine, concomitent si cu acelasi continut dispozitii sau indrumari. O caracteristica de dactilografiere a scrisorii circulare consta in aceea ca ea se scrie in mai multe exemplare, adresa destinatarului completandu-se pe fiecare exemplar separat. Copiile, avand valaorea originalului, se expediaza cu semnatura conducatorului si stampila unitatii.

Scrisorile de acest tip au un titlu, ca in cazul actelor, si un numar propriu de ordine (ex.: ,,Instructiune nr.", ,,Circulara nr..").

Instructiunile si circularele nu suporta raspuns. La destinatar ele primesc rezolutia ,, in evidenta , pentru a fi avute permanent in vedere. Ele au o singura semnatura a conducatorului.

Actele doveditoare - sunt actele care se elibereaza la cererea persoanelor fizice sau juridice, in scopul atestarii unor calitati sau al recunoasterii unor drepturi.

Adeverinta - este documentul emis de o unitate la cererea unei persoane fizice prin care se atesta un drept, un fapt, o situatie. Adeverinta se elibereaza pe baza unor acte, documente, registre etc., in care sunt consemnate elementele care fac obiectul adeverintei. De ex. adeverinta eliberata de circa financiara pe baza rolului financiar, prin care se atesta existenta sau inexistenta unui debit; adeverinta eliberata celor care frecventeaza o forma de invatamant pe baza documentelor scolare; adeverinta eliberata de unitati salariatilor care isi desfasoara activitatea in cadrul acestora este cel mai frecvent tip de adeverinta, eliberata pe baza deciziilor de incadrare, a datelor inscrise in carnetul de munca etc.

Elementele adeverintei sunt: antetul, numarul si data, titlul ,,adeverinta", atestarea dreptului sau faptului respectiv, indicarea scopului (,,prezenta a fost eliberata pentru a-i servi la."), semnatura (semnaturile), stampila unitatii emitente. In ultimul timp sunt formulare tipizate.

Certificatul este un document eliberat de un organ de stat specializat, prin care se atesta drepturi sau fapte deosebite: certificat de casatorie, de studii, de deces etc.

Certificatele sunt documente tipizate, cu rubricatie specifica , pentru faptele care se atesta si care sunt extrase, in general, din registre.

Delegatia este actul care atesta delegarea de autoritate, in mod expres, a unei anumite persoane, pentru o anumita problema sau grup de probleme, pe o perioada de timp determinata.

Pe baza delegarii de autoritate sub forma delegatiei, o persoana il reprezinta pe emitentul actului si actioneaza cu depline puteri in numele acestuia, in problemele mentionate expres in delegatie. Este un act de larga raspandire, specialistii din unitati fiind delegati pentru a participa la sedinte, contractari, receptionari de produse sau lucrari, control, verificari etc.

Personalul oficiilor juridice este delegat a reprezenta interesele unitatii in justitie.

In afara elementelor obisnuite ale oricarui document oficial (antet, nr., data, semnatura, stampila), ca elemente obligatorii specifice delegatiei apar: titlul ,,delegatie , obiectul delegatiei, actul de identitate al delegatului (B.I. cu nr., seria si emitentul), perioada de valabilitate a delegatiei.

Chitanta este un inscris prin care se certifica predarea-primirea unei sume de bani. Ea cuprinde ca elemente obligatorii : titlul ,,chitanta", data, numele si adresa celui care a predat suma de bani, suma de bani (in cifre si litere), semnatura celui care a predat si a celui care a primit. Chitanta poate fi un act tipizat, si anume, pentru platile facute unor organe de stat (chitanta de plata a impozitelor, a abonamentelor RTV etc.)

Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slaniceanu. Op. cit., p. 223.

Abela, Hascal; Lucretia, Preotesiu. Corespondenta si Tehnica secretariatulu, Bucuresti : Editura Didactica si Pedagogica, 1996, p. 34.

Zoica, Vladut; Ana, Temes. Corespondenta comerciala, Bucuresti: Ed. Didactica si Pedagogica, 1992, p. 98.

Victor, Alistar; Ion, Popescu-Slaniceanu. Op. cit., p. 235

Ibidem., p. 233.