CORESPONDENTA OFICIALA

CORESPONDENTA OFICIALA

1.1. IMPORTANTA SI CLASIFICARE.

Notiunea de corespondenta include forma scrisa pe care o iau relatiile dintre doua sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dupa cum scrisorile se adreseaza unor persoane juridice sau fizice, acestea alcatuiesc obiectul corespondentei oficiale sau private.

Ca disciplina de studiu, corespondenta are ca obiectiv insusirea, de catre cei care isi vor desfasura activitatea in institutiile de stat sau private, a principiilor, regulilor, metodelor si formelor pe baza carora se redacteaza, se prezinta, si se folosesc scrisorile si actele oficiale.

Corespondenta oficiala cuprinde totalitatea scrisorilor si actelor care circula intre persoane juridice sau intre o persoana fizica si o persoana juridica, in scopul stabilirii unor relatii intre ele. Actele emise de o autoritate (persoana juridica) sunt considerate acte oficiale.

Intre scrisoare si act exista urmatoarele deosebiri:

− scrisoarea este o comunicare adresata in scris unei persoane; actul este o dovada scrisa prin care se constata un fapt, se reglementeaza o obligatie etc.

− actul are titlu, scrisori purtatoare de titlu se intalnesc mai rar;

− actul are specificat in cuprinsul sau titularul in folosul caruia se face constatarea;

− majoritatea actelor sunt tipizate; in cazul scrisorilor, tipizarea este rar intalnita;

− scrisorile sunt inregistrate in Registrul de intrare-iesire; actele au numere proprii de ordine, pe baza carora se tine evidenta emiterii si circulatiei lor (in Registrul de intrare-iesire sunt inregistrate scrisorile insotitoare ale actelor);

− scrisorile pot fi redactate si semnate de orice functionar cu delegatie de corespondent; actele nu pot fi intocmite si semnate decat de functionari investiti printr-o dispozitie expresa a unui act normativ cu aceste drepturi;

− actul circula de la autor la beneficiar insotit de o scrisoare; cand nu se foloseste scrisoarea insotitoare, actul nu poate fi inmanat beneficiarului decat prin luare de semnatura;

Categorii de acte oficiale: clasificarea actelor oficiale se poate face in functie de mai multe criterii si anume:

Din punctul de vedere al naturii juridice, sunt:

− acte cu caracter normativ, care reglementeaza cu putere obligatorie principalele relatii sociale si se caracterizeaza prin aplicabilitatea lor repetata, acte a caror indeplinire este asigurata prin forta coercitiva a statului (de exemplu, legile, ordonantele Guvernului, hotararile normative ale Guvernului sau ale organelor locale);

− acte nenormative - sunt acte ce nu prevad atributii a caror indeplinire este asigurata prin forta publica.

Din punctul de vedere al efectului pe care il produc, sunt:

− acte producatoare de efecte juridice (de exemplu, toate actele emise de organele statului, fie normative, fie nenormative);

− acte care nu produc efecte juridice (acte cu caracter organizatoric, tehnico-functional etc.).

Din punctul de vedere al razei teritoriale pe care isi produc efectul, sunt:

− acte cu caracter general - al caror efect se produce pe intreg teritoriul tarii (de exemplu: acte emise de Parlament, de Presedintele Romaniei si de Guvern);

− acte ale organelor locale ale administratiei publice - efectele lor sunt limitate la o anumita unitate administrativ-teritoriala (de exemplu, actele Consiliilor locale, ale prefectilor si primarilor).

Din punctul de vedere al organului emitent, sunt:

 acte emise de organele reprezentative ale puterii de stat (Parlament, Presedintele Romaniei etc.)

− actele emise de organele administratiei publice centrale si locale (Guvern, ministere si alte autoritati ale administratiei centrale, prefecturi, primarii);

− actele emise de agentii economici si celelalte unitati si institutii.

Obiectul acestor tipuri de acte, din punctul de vederea al organului emitent, este:

Parlamentul are ca sarcina adoptarea de legi. Legile sunt acte normative, producatoare de efecte juridice, referitoare la orice tip de relatii sociale. Legile pot fi constitutionale, prin care se revizuie unele prevederi ale Constitutiei si care se adopta cu o majoritate de cel putin doua treimi din numarul membrilor fiecarei Camere a Parlamentului si se aproba prin referendum; organice, prin care se reglementeaza relatiile sociale din domeniile expres mentionate in Constitutie si care se adopta cu votul majoritatii membrilor fiecarei Camere, si ordinare, care reglementeaza relatiile sociale din celelalte domenii, care nu sunt reglementate prin legi organice si care se adopta cu votul majoritatii membrilor prezenti din fiecare Camera.

Parlamentul mai adopta hotarari si motiuni care produc efecte juridice dar care, in general, nu au caracter normativ, ci exprima pozitia, punctul de vedere al parlamentului in legatura cu unele probleme si evenimente interne sau externe.

Presedintele Romaniei in exercitarea atributiilor sale, emite decrete, promulga legile adoptate de Parlament, adreseaza Parlamentului mesaje cu privire la principalele probleme politice ale natiuni si incheie tratate internationale in numele Romaniei, negociate de Guvern si le supune spre ratificare Parlamentului.

Decretele Presedintelui produc efecte juridice dar, in cea mai mare parte, ele au caracter individual, nu reglementeaza domenii care sunt de competenta Parlamentului, iar in multe domenii ale administratiei publice acestea trebuie contrasemnate de catre primul-ministru.

Consiliul local, in exercitarea atributiilor ce-i revin, adopta hotarari, semnate de presedintele sedintei respective. El are initiativa si hotaraste, cu respectarea legii, in problemele de interes local, cu exceptia celor care sunt date prin lege in competenta altor autoritati publice. Hotararile Consiliilor locale produc efecte juridice si au caracter normativ sau nenormativ (individual). Hotararile cu privire la persoane se adopta numai prin vot secret.

Organele administratiei publice (centrale sau locale) fiind investite, potrivit legii, cu competenta derivata, emit pe baza si in vederea executarii legii, acte administrative.

Actul administrativ este o forma juridica de realizare a activitatii executive si de dispozitie a organelor administratiei publice; ele sunt acte juridice intrucat sunt manifestari de vointa ale organelor administratiei publice, in scopul de a da nastere la drepturi si obligatii si au caracter normativ, stabilind reguli de conduita obligatorii pentru unitati, institutii sau cetateni, sau caracter individual (nenormativ).

Guvernul Romaniei, potrivit programului sau de guvernare acceptat de Parlament, asigura realizarea politicii interne si externe a tarii si exercita conducerea generala a administratiei publice.

Guvernul elaboreaza proiecte de legi pe care le inainteaza Parlamentului, devenind legi dupa dezbaterea si adoptarea lor.

In exercitarea atributiilor sale, Guvernul adopta hotarari si ordonante. Hotararile se emit pentru organizarea executarii legilor si deci nu pot sa contravina acestora. Ele pot avea caracter normativ sau indvidual. Ordonantele se emit in cazurile de delegare legislativa, in temeiul unei legi speciale de abilitare, in limitele si in conditiile prevazute de aceasta. Paralamentul poate adopta o lege speciala de abilitare a Guvernului pentru ca acesta sa poata emite ordonante, in domenii care nu fac obiectul legilor organice. Legea de abilitare va stabili, in mod obligatoriu, domeniul si data pana la care se pot emite ordonante. Daca legea de abilitare o cere, ordonantele se supun aprobarii Parlamentului, potrivit procedurii legislative, pana la implinirea termenului de abilitare. Nerespectarea termenului atrage incetarea efectelor ordonatei. In cazuri exceptionale, Guvernul poate adopta ordonante de urgenta. Acestea intra in vigoare numai dupa depunerea lor spre aprobare la Parlament. Aprobarea sau respingerea ordonantelor se face printr-o lege. Hotararile si ordonantele adoptate de guvern se semneazua de primul ministru, se contrasemneaza de ministrii care au obligatia punerii lor in executare si se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, cu exceptia celor care au caracter militar si care se comunica numai institutiilor interesate.

Administratia publica centrala de specialitate este constituita din ministere, care se organizeaza, prin lege, numai in subordinea Guvernului, si alte organe de specialitate, care se pot organiza in subordinea Guvernului, a ministerelor sau ca autoritati administrative autonome. Guvernul si ministerele pot infiinta organe de specialitate, in subordinea lor, cu avizul Curtii de Conturi si numai daca legea le recunoaste aceasta competenta. Autoritatile administrative autonome se pot infiinta prin lege organica.

In exercitarea atributiilor lor, ministerele si celelalte organe de specialitate centrale emit ordine care produc efecte juridice si care pot fi normative, reglementand activitatea din ramura pe care o coordoneaza, sau nenormative, prin care se rezolva, in mod obisnuit, anumite probleme concrete din organul respecitv sau din unitatile suboronate.

Administratia publica locala se intemeiaza pe principiile autonomiei locale, descentralizarii serviciilor publice, eligibilitatii administratiei publice locale si consultarii cetatenilor in problemele locale de interes deosebit. Autoritatile administratiei publice prin care se realizeaza autonomia locala in comune si orase sunt Consiliile locale, ca autoritati deliberative si primarii, ca autoritati executive.

Consiliul local organizeaza, la nivelul comunei sau al orasului, servicii publice in principalele domenii de activitate, potrivit specificului si nevoilor locale. Daca consiliul local, asa cum am mai aratat, poate adopta hotarari, inclusiv cu caracter normativ, primarii, in exercitarea atributiilor lor, emit dispozitii, avize, acorduri si autorizatii, care au caracter individual.

Acte emise de agentii economici, organizatii si institutii.

In functie de profilul specific si complexitatea sarcinilor, la nivelul acestora, se intocmesc regulamente de organizare si functionare, regulamente de ordine interioara si contracte colective de munca, prin care conducerile administrative, impreuna cu sindicatele, stabilesc, in conformitate cu legile si celelalte acte normative emise de organele superioare, conditiile concrete de organizare si desfasurare a activitatii, precum si comportamentul in cadrul unitatii respective.

In afara acestora, unitatile elaboreaza un mare numar de acte tehnice, care sunt instrumente de lucru pentru buna desfasurare a activitatii de baza a acestora. De exemplu, pentru defasurarea activitatii financiare si bancare se elaboreaza actele financiare si bancare, in care se consemneaza si se justifica incasari si plati de sume de bani. Pentru evidenta desfasurarii unor lucrari tehnice, economice etc., se intocmesc referate, rapoarte, se emit dispozitii, decizii, se intocmesc procese-verbale etc.

O alta categorie de acte emise de unitati o constituie actele doveditoare, care se elibereaza la cerera unor persoane fizice sau juridice (adeverinta, certificatul, chitanta).

Sfera corespondentei oficiale este larga, ea cuprinzand probleme cu continut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distantele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior incheierii tranzactiilor, fac necesara comunicarea prin intermediul corespondentei oficiale.

De remarcat, continutul economic al scrisorilor oficiale, ca urmare a unei economii diversificate si in continua dezvoltare.

Importanta activitatii de corespondenta consta in faptul ca:

¨este un element de baza pentru stabilirea relatiilor intre unitatile economice, intre persoanele fizice si persoane juridice care sunt obligate sa-si rezolve anumite probleme in comun;

¨ofera posibilitatea consemnarii scriptice a unei activitati;

¨constituie un element de inregistrari contabile;

¨serveste ca proba justitie;

¨permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumita problema, constituirea unui ciclu de corespondenta ce oglindeste aparitia, modificarea sau stingerea unor relatii intre persoane juridice sau intre persoane fizice si persoane juridice;

¨devine o bogata sursa de documentare, prin constituirea unui fond arhivistic, redand stadiile evolutiei raporturilor economice, precum si ale evolutiei vocabularului din domenii diferite de activitate.

Clasificarea corespondentei

Corespondenta oficiala se poate clasifica dupa mai multe criterii: 

a) dupa criteriul de circumscriere

§ corespondenta interna (intre compartimente sau responsabili ai aceleasi organizatii);

§ corespondenta externa (catre sau de la o institutie spre mediul exterior - alta institutie sau persoana).

b) dupa domeniul de activitate

§ corespondenta juridica (contestatia, intampinarea, notificarea, plangerea, cererea de chemare in judecata etc.);

§ corespondenta administrativa (referatul, rapoartul, darea de seama, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozitia);

§ corespondenta protocolara (invitatii, scrisori de felicitare, felicitari, corespondenta tehnica a departamentelor de protocol etc.);

§ corespondenta comerciala (cererea de oferta, oferta, comanda, reclamatia economica, avizul de insotire a marfii, scrisoarea de garantie etc.);

§ corespondenta diplomatica (nota diplomatica, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatica, nota verbala etc.).

c) dupa scopul ei:

§ corespondenta de solicitare (cererea economica, juridica etc.);

§ corespondenta de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seama etc.);

§ corespondenta de constatare (procesul verbal etc.);

§ corespondenta de decizie, indrumare, control (ordinul, decizia);

§ corespondenta de reclamatie (reclamatia economica, juridica);

§ corespondenta insotitoare de acte.

d) dupa criteriul accesibilitatii:

§ corespondenta secreta (transmisa prin mijloace de securitate organizate, folosita in sistemul institutionalizat (Birou Documente Secrete - BDS);

§ corespondenta deschisa (transmisa pe cale obisnuita si care poate lua toate formele materiale ale corespondentei - scrisoarea, faxul, e-mail, telefax etc.).

e)dupa initiativa trimiterii scrisorii:

§ scrisoarea initiala;

§ de raspuns;

§ de revenire.

f) dupa criteriul suportului:

§ corespondenta clasica scrisoarea;

§ corespondenta telegrafica telegrama, telexul;

§ corespondenta electronica e-mail-ul.

g) dupa modul de intocmire

§ documente tipizate;

§ documente netipizate.

h) dupa natura si destinatia exemplarelor

§ originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului);

§ copia simpla (de arhiva sau de dosar) se scrie odata cu originalul la indigo;

§ duplicatul originalului pierdut se elibereaza numai dupa publicarea pierderii originalului in Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat si originalul. Pe actul nou eliberat se mentioneaza "duplicat"; are puterea originalului;

§ copia dupa original se copiaza exact textul de pe original; se scrie copie locul sigiliului (LS) si s-a semnat (SS); ea poate fi :

§ copia certificata are confirmarea ca este valabila; se foloseste pentru pastrarea originalului, se semneaza si se elibereaza de secretariatul unitatii care pastreaza originalul. Dupa colationare se scrie conform cu originalul pentru conformitate . Obligatoriu, copia poarta semnatura si stampila;

§ copia legalizata este eliberata de notariat. Ea contine reproducerea exacta a continutului actului, dactilografiata in sir indian sau xerox, precum si incheierea de legalizare, sub semnatura notarului si stampila biroului notarial. Documentele legalizate se inscriu intru-un registru special la notariat;

§ fotocopia are valoare numai in cazul legalizarii de notariat;

§ extrasul constituie copia unei parti, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este conditionata de certificare.

1.2. Circulatia corespondentei

Circulatiei corespondentei, atat in interiorul unei institutii, cat si in afara ei, i se acorda o atentie deosebita, tocmai datorita importantei pe care o reprezinta scrisorile pentru orice institutie. Scrisoarea poate circula astfel:

in plic inchis, sigilat si transmis prin posta sau curier;

transmisa ca atare prin intermediul curierului sau predata-preluata personal. Nu este sigilata in plic (se exclud din aceasta categoriile scrisorile cu regim special de confidentialitate);

scrisoarea depusa la serviciul de registratura sau secretariat al destinatarului si primirea unui bon cu numarul de inregistrare. Se utilizeaza frecvent in modul de lucru al autoritatilor publice cu cetatenii;

transmisa prin intermediul unei alte persoane ca mesager personal (situatie distincta de curierat). De ex., mesajele intre sefi de state se transmit prin intermediul Ministerului Afacerilor Externe.

Corespondenta primita

Sistemul de inregistrare a corespondentei, organizarea circulatiei corespondentei intr-o unitate este impusa de necesitatea cunoasterii in orice moment a locului unde se gasesc documentele, a persoanelor care le detin, precum si a modului de rezolvare a lor.

In acest scop, se folosesc:

registrele si fisele de corespondenta (se inregistreaza atat corespondenta primita cat si cea expediata) ofera informatii cu privirea la identificarea, continutul, miscarea si destinatia actelor si documentelor;

dosarele, clasoarele si bibliorafturile in care se pastreaza si se claseaza actele, impreuna cu corespondenta compartimentelor functionale implicate;

condicile de expediere si distribuire a corespondentei;

borderourile de expeditie a corespondentei.

Corespondenta patrunde intr-o institutie prin Registratura sau in cazul firmelor mici prin secretariat.  La Registratura au loc urmatoarele operatii:

verificarea corespondentei primite pentru a se vedea daca scrisorile au fost bine indrumate pe numele si adresa unitatii respective;

deschiderea plicurilor (plicurile pe care scrie ,,personal , ,,confidential nu se deschid; plicurile nu se arunca, ci se prind impreuna cu scrisoarea in urmatoarele situatii:

- daca scrisoarea nu contine adresa expeditorului, dar aceasta figureaza pe plic;

- daca adresa expeditorului de pe plic nu este identica cu cea din scrisoare;

- daca semnaturile nu sunt citete, dar numele expeditorului figureaza pe plic;

- daca timpul scurs intre data sosirii si data expedierii este prea mare, pentru a se putea constata daca vina este a postei sau a expeditorului;

- daca o anexa lipseste;

- daca scrisoarea contine o oferta sau un acord pentru care data postei este un punct de plecare sau pentru care exista o data limita;

- daca scrisoarea a fost gresit adresata, intrucat plicul justifica intarzierea raspunsului, in cazul in care scrisoarea a ajuns la destinatar cu intarziere.

sortarea corespondentei;

inregistrarea si datarea corespondentei;

intocmirea unei condici interne de distributie;

predarea corespondentei la departamente, iar cele pentru conducere sunt predate secretarei (asistentei manager).

La primirea corespondentei, secretara semneaza in condica de expeditie, verifica corespondenta, o sorteaza (scrisori care necesita atentia conducerii si scrisori care necesita atentia secretarei) Scrisorile sunt introduse apoi, in ordinea urgentei, in mapa de corespondenta pentru conducere. Conducerea va nota pe fiecare document o rezolutie (persoana sau departamentul care il va primi spre rezolvare, termenul si eventual modalitatea de rezolvare). Dupa ce primeste corespondenta de la conducere (cu rezolutia pe ea), secretara o inregistreaza  intr-un caiet (condica) si o va repartiza apoi persoanelor sau departamentelor pe baza de semnatura.

Daca una din scrisorile primite contine un numar de probleme ce necesita atentia mai multor departamente sau persoane, se va proceda in asa fel incat fiecare departament /persoana sa fie pusa la curent cu problema ce il priveste. Exista cateva modalitati de a face acest lucru :

se ataseaza la scrisoare o notita in care sunt enumerate toate departamentele interesate si apoi scrisoarea este trimisa pe rand la toate acestea; pe masura ce fiecare din ele isi indeplineste sarcina, isi bifeaza numele pe notita si o trimite mai departe;

scrisoarea se distribuie departamentului care se ocupa de majoritatea problemelor cuprinse in ea, revenindu-i apoi sarcina de a o trimite mai departe celorlalte departamente;

se fac copii si se trimite cate una fiecarui departament interesat. Aceasta modalitate este cea mai indicata (scrisoarea originala ramane la secretariat), cu conditia ca solutionarea problemelor sa fie coordonata.

Corespondenta expediata de o institutie cuprinde raspunsuri la scrisorile primite sau scrisori care initiaza un ciclu de corespondenta cu alte unitati (scrisori ,,initiale" sau din ,,oficiu"). Scrisorile de raspuns se redacteaza, fie de secretara, urmand indicatiile conducerii, fie de cel caruia i-a fost repartizata aceasta sarcina. Dupa redactarea si dactilografierea lor, scrisorile sunt prezentate, in mapa pentru semnat, conducerii, impreuna cu materialul de baza. Dupa semnare, secretara le verifica (daca au fost toate semnate, se verifica anexele) si pune stampila pe semnatura conducerii. Daca scrisorile sunt expediate de secretariat, ele vor fi inregistrate (data si numar) sau vor fi trimise la Registratura de unde vor fi expediate. Operatiile ulterioare sunt:

sortarea copiilor si a materialelor de baza si remiterea lor serviciilor de resort;

clasarea corespondentei in dosare (copiile).

1.3. Sisteme de inregistrare a corespondentei primite si expediate

In vederea pastrarii unei evidente clare a corespondentei care intra in unitate, precum si a celei emise, secretariatul inregistreaza fiecare document intr-un registru de corespondenta  (in institutiile mari Registrul de corespondenta se pastreaza la Registratura generala, iar secretariatele compartimentelor mai au, fiecare cate un registru in care isi pastreaza evidenta corespondentei ce priveste domeniul respectiv). Se practica doua sisteme: unul care foloseste un registru unic de intrare-iesire si altul care evidentiaza in registre separate intrarile si iesirile.

In registrul unic de corespondenta, cele doua foi asezate fata in fata servesc pentru inregistrarea corespondentei (stanga) si a corespondentei expediate (dreapta). Acest tip de registru este foarte practic, intrucat ofera posibilitatea informarii imediate si concomitente asupra corespondentei primite si expediate.

In rubrici separate se inscriu: numarul de inregistrare al scrisorii care intra in unitate, data inregistrarii, locul de provenienta (denumirea expeditorului si adresa), rezumatul continutului ei, serviciul caruia i se repartizeaza, indicatorul dosarului de clasare.

In cazul in care se expediaza raspunsul la o scrisoare intrata, pe acelasi rand cu inregistrarea acesteia in stanga, se evidentiaza in partea dreapta modul in care s-a rezolvat, data la care se expediaza, denumirea destinatarului; scrisoarea de raspuns primeste acelasi numar cu care a fost inregistrata la intrare scrisoarea careia i-a fost expediat raspunsul - aceasta se trece la rubrica ,,numar de conexare". In locul acestui numar la scrisorile expediate ,,din oficiu" se trece numarul nou care se da scrisorii emise de unitate.

Exemplu :

In unitatile cu volum mic de acte, inregistrarea se face la Registratura sau secretariat intr-un singur registru de intrare-iesire, eventual in mai multe volume; in unitatile cu un volum mare de acte, inregistrarea se face la Registratura, concomitent in doua sau patru registre de intrare-iesire, cu sot si fara sot, cu mai multe volume fiecare. La sfarsitul fiecarui an, la terminarea unui volum de registru de intrare-iesire, sau chiar daca volumul nu este complet, se intocmeste un proces-verbal de incheiere a registrului respectiv.

PROCES-VERBAL

(data...)

            Subsemnatii seful serviciului Secretariat si .., registrator din .. (unitatea) am incheiat registru astazi, data de mai sus.

 Registrul cuprinde inregistrarile de la nr data la nr . data .., totalizand file scris.

(Semnaturile)

Registrele pot fi tipizate, realizate la comanda sau pregatite de catre persoana responsabila din cadrul compartimentului. Registrele au un dublu rol: pe de o parte sunt cataloage de inscriere a circulatiei documentelor, fiind un martor obiectiv (au valoare juridica), iar pe de alta parte reprezinta un ordonator, un adevarat ghid in cautarea oricarui document.

La inregistrarea documentelor in registru trebuie sa se tina seama de urmatoarele aspecte:

inregistrarea se face de catre o singura persoana ; in cazul absentei, va fi inlocuita mereu de aceeasi persoana;
inscrierea se face numai olograf;
nu se pastreaza nici un rand liber in cazul in care exista resturi de spatii pe o pagina, acestea se bareaza vizibil.

Nu se inregistreaza: darile de seama periodice, actele expediate care au numar propriu de ordine, scrisorile si actele de corespondenta interna si nici copiile dupa scrisori si acte care se transmit de la un serviciu la altul (pentru corespondenta interna fiecare departament tine evidenta sa), imprimatele sau formularele primite, registrele sau condicile, revistele, ziarele si alte publicatii (evidenta acestora fiind tinuta la magazie sau biblioteca, dupa caz).

In cazul expedierii corespondentei prin posta, fiecare scrisoare se inscrie nominalizat cu datele ei de identificare, intr-un borderou de expeditie. Borderoul se intocmeste separat pentru scrisorile simple si recomandate.

Pentru scrisorile difuzate prin curier se intocmeste o condica de expeditie, in care se trec datele importante : anul, ziua, luna, numarul lucrarii, destinatarul, semnatura.

De asemenea, corespondenta care se repartizeaza compartimentelor din interiorul unitatii se inregistreaza in prealabil intr-o condica interna de distributie cu aceleasi rubrici ca si condica de expeditie.

Odata cu aparitia calculatorului, tot mai multe institutii care au un volum mare de corespondenta (primariile) inregistreaza toata corespondenta pe calculator. Acest sistem de organizare presupune existenta unui compartiment special creat pentru preluarea intregii corespondente (exceptie fac documentele cu caracter confidential) si a cate unui operator omolog in fiecare dintre compartimentele prevazute in organigrama. Baza acestor registraturi generale este reprezentata de un soft adecvat si o retea de calculatoare prevazute cu nivele diferite de acces.[1]

Modul de functionare: exista un compartiment structurat pe criterii tematice pentru fiecare corespondenta, forma practica fiind ghiseele. Cetateanul se prezinta la ghiseu si isi depune lucrarea. Operatorul inregistreaza documentul, il catalogheaza, verifica criteriile care fac posibila inregistrarea si emite un bon de registratura cu toate datele care sunt inscrise si in baza de date: numele depunatorului, numarul si data de inregistrare, problematica corespondentei, compartimentul unde este directionata spre rezolvare, termenul de raspuns, indicativul celui care a facut inregistrarea. Sistemul informatic permite ca de la mai multe posturi sa se faca inregistrari, iar calculatorul va ordona singur numerele in cateva secunde si abia apoi se va salva inregistrarea si se va emite bonul. Operatorul poate numai introduce date, dar nu si modifica. Dreptul de modificare sau corectura il are numai seful compartimentului de registratura pe baza de parola.

Victor, Alistar; Ion, Popescu, Slaniceanu, Potocol Corespondenta Secretariat in Administratia Publica. Bucuresti: Editura Lumina Lex, 2001, p. 208.

1.4. Cerinte actuale fata de corespondenta oficiala

Daca admitem ca protocolul si eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a relatiilor intre oameni, conform rolului fiecaruia, corespondenta se supune la randul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris ramane.

Se impune din aceasta cauza, din partea celor care intocmesc corespondenta o preocupare permanenta pentru insusirea si respectarea unor principii ce stau la baza corespondentei. Dintre acestea amintim:

1) Promptitudinea raspunsurilor implica operativitate in rezolvarea problemelor ce fac obiectul corespondentei. Orice scrisoare trebuie sa primeasca un raspuns. Daca raspunsul la o solicitare vine prompt (chiar daca este negativ) si nu cu intarziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institutia respectiva este ca stie sa-si organizeze activitatea, ca este eficienta si ca ne respecta.

2) Elaborarea corespondentei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetaria si timbrele, ci si costul manevrarii scrisorii prin sistemul postal sau alte mijloace de transmitere, ocupand timp, necesitand echipament si spatiu si cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaza cuvintele pe calculator. Inainte de toate trebuie sa stabilim daca alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alt mijloc mai putin costisitor. Daca alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie sa tinem seama de urmatoarele aspecte:

propozitii scurte si clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (sabloanelor), astfel de accesari fiind mult usurate de calculator;

redactarea corecta si completa a scrisorilor pentru a evita astfel neintelegerile si implicit revenirile.

3) Stabilirea obiectivului este important sa stabilim de la inceput obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece in functie de aceasta vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi:

sa informam sau sa aflam ceva;

sa motivam sau sa influentam;

sa ne scuzam;

sa solicitam sau sa oferim ceva;

sa acceptam sau sa refuzam;

sa felicitam.

4) Adecvarea la nivelul ierarhic presupune diferentierea si limitarea corespondentei pe paliere ierarhice. In acest sens mentionam:

 a) corespondenta de la un nivel ierarhic superior la unul inferior  este cel mai putin restrictiva, in ceea ce priveste conditiile de adresare. Genuri ale corespondentei care sunt atribuite exclusiv nivelului ierarhic superior pe aceeasi verticala sunt: ordinul, decizia, normative si regulamente, circulare etc. La redactarea acestui tip de corespondenta trebuie sa tinem cont de urmatoarele:

- diplomatie sporita in interactiunea cu subalternul (aroganta, intimidarea, impolitetea tind sa reduca eficienta comunicarii);

- claritatea scopului - mesajul trebuie sa contina toate elementele explicative de care subordonatul are nevoie;

- motivarea - o dispozitie trebuie explicata si in acelasi timp scoase in evidenta avantajele ce rezulta din aplicarea ei.

b) corespondenta de la nivelul ierarhic inferior la unul superior - cuprinde urmatoarele genuri de corespondenta: raportul, darea de seama, referatul etc., corespondenta protocolara: felicitarile se adreseaza intotdeauna de la un nivel cel mult egal la unul superior si nu invers. (Exceptie de la regula: se obisnuieste ca Primul-Ministru sa-si felicite membrii cabinetului cu ocazia sarbatorilor religioase sau onomastice. In ultimul timp, chiar angajatii unor firme primesc din partea conducerii felicitari). In acest tip de comunicare (de jos in sus) trebuie sa tinem seama de:

- tact - constientizarea pozitiei ierarhice si adaptarea tonului potrivit in ceea ce priveste politetea, argumentatia;

- nivelul de detaliu - se refera la nevoia de a furniza suficiente detalii si justificarea concluziilor. Prezentarea de detalii neprelucrate dovedeste lipsa de profesionalism;

- exprimarea de opinii - trebuie facuta o delimitare unde se termina faptele si unde incep opiniile;

- atitudinea adoptata - atitudinile de servilism, de teama, de aparare in fata puterii pot conduce la un ton de nesiguranta sau exagerare.

c) corespondenta ce se poarta la nivele ierarhice egale:

- corespondenta protocolara: scrisori de invitatie, felicitarile; in relatiile internationale nu se pot transmite decat intre omologi;

- schimbul de informatii - intre institutii si persoane de rang egal.

5) Eficienta si credibilitate.

Eficienta corespondentei se refera la:

t promptitudine (transmiterea la timp a informatiilor);

t precizia si caracterul complet al informatiilor;

t informarea permanenta a partenerilor cu privire la noile produse si servicii ce pot fi furnizate de firma respectiva.

Credibilitatea informatiilor transmise reprezinta o conditie esentiala in incheierea unui parteneriat de afaceri. In anumite tipuri de scrisori, in special in reclame si in raspunsurile la reclamatii, sunt unele elemente ce au drept efect o doza de neincredere din partea destinatarului, de exemplu:

t reclama stridenta promisiunile exagerate;

t informatiile nefondate si neverificabile;

t pretextele formularile pretentioase in care vina este data pe altii sau pe forta majora.

6) Corectitudinea si aspectul placut:

t mecanica textului (punctuatia si gramatica) trebuie sa fie corecta, o greseala de ortografie vorbeste despre nivelul de profesionalism al celui care scrie;

t alegerea stilului corespunzator;

t asigurarea formatului adecvat (se refera la cum arata pagina scrisa si daca respecta anumite reguli). In general, scrisorile bine prezentate vizual castiga deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul in care destinatarul decide sa citeasca scrisoarea si cu ce sentimente sa o faca.

7) Efectul psihologic. Textul trebuie sa respecte regulile de baza ale psihologiei si va fi astfel formulat incat destinatarul sa reactioneze in sensul dorit de expeditor (cazul ideal - motivare si nu manipulare).[1]

8) Atitudinea si exprimarea pozitiva. Atitudinea pozitiva presupune o gandire pozitiva, sentimente pozitive si tendinta de a actiona in mod pozitiv. Exista mai multe modalitati de a asigura atitudinea pozitiva prin scriere. In mare parte aceste modalitati isi gasesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii raspunsului (element al atitudinii pozitive) comunica politete si consideratie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiva in scriere tine, deci, de politete, consideratie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiva - un ton pozitiv poate genera increderea destinatarului ca expeditorul este capabil sa rezolve problemele. Chiar si un mesaj negativ poate fi exprimat intr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ "Nu putem sa va satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite" poate fi inlocuit cu exprimarea pozitiva "cererea dumneavoastra va fi rezolvata imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor" sau "Ne pare rau ca nu putem sa va platim cecul la data de. / cecul dumneavoastra va fi achitat la data de.. ".

Este foarte important sa spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem.

De asemenea, daca destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv sa-l admonestam sau sa-l facem sa se simta vinovat. Este mai productiv sa ne pastram atitudinea pozitiva si sa ne concentram atentia asupra rezolvarii problemei.

Margit, Gatjens-Reuter; Claudia, Behrens. Manual de secretariat si asistenta manageriala, Bucuresti:  Editura Tehnica, 2001, p. 33.