CORESPONDENTA PROTOCOLARA

CORESPONDENTA PROTOCOLARA

Relatiile civilizate intre doi parteneri de afaceri determina un anumit tip de scrisori ocazionate de diverse prilejuri. Corespondenta protocolara se refera la invitatii, felicitari, scrisorile de felicitare si diferite tipuri de scrisori transmise de departamentul de protocol al institutiei respective. Acest tip de corespondenta se practica si la nivel inalt, intre omologi.

INVITATIILE

Invitatiile se trimit unor persoane importante pentru firma si sunt adresate din partea unei persoane din conducere.

Invitatiile privesc in special coctailurile, dejunurile, receptiile (la nivel inalt), conferintele organizate in cadrul firmei, prezentarea unor produse, o inaugurare, la sarbatorirea unor angajati, ziua portilor deschise etc.

Cu toate ca telefonul inlocuieste astazi o mare parte din comunicarea scrisa, la invitatii este obligatorie comunicarea scrisa. Invitatia scrisa este un mod de prezentarea a gazdei si a evenimentului care are loc, dar ea informeaza si despre locul, data, cauza  desfasurarii respectivei manifestari.

Invitatiile nu sunt numai bilete de intrare, ci si carti de vizita ale gazdei. O invitatie de afaceri nu trebuie doar sa-l faca pe destinatar sa astepte cu nerabdare participarea la petrecere (manifestare), ea trebuie sa puna si prestigiul expeditorului intr-o lumina favorabila. Invitatul primeste scrisoarea si astfel se realizeaza primul contact intre el si evenimentul ce va urma. Primele impresii sunt totdeauna importante. De aceea, marimea, culoarea, grafica folosite, dar si continutul trebuie sa conlucreze la obtinerea efectului dorit. Individualitatea si creativitatea formularii pot influenta valoarea si atractivitatea evenimentului.

Structura unei invitatii cuprinde urmatoarele elemente:

denumirea si sigla firmei;
numele si eventual, functia celui care lanseaza invitatia;
formularea invitatiei;
evenimentul propriu-zis (genul de petrecere);
scopul intalnirii (petrecerii);
data, ora;
locul;
instructiuni speciale;
unde se poate raspunde.

Invitatia oficiala cuprinde titlul gazdei fara nume, dar adaugarea numelui nu reprezinta o greseala.

Exemplu:

Presedintele Fundatiei ....

Sau

Presedintele Fundatiei...

Domnul Viorel Ionescu

De asemenea, o invitatie poate fi transmisa in numele unui individ sau al unui grup:

Presedintele Fundatiei . . . . . .

Domnul Viorel Ionescu

Si

Membrii Consiliului de Administratie

In afara de numele gazdei, pe invitatie mai poate fi trecut numele unei personalitati de al carei prestigiu beneficiaza evenimentul. Inainte de a-i imprima numele, ne vom asigura ca aceasta persoana este de acord, prezentandu-i proiectul textului. Exemplu:

Sub patronajul

Presedintelui Crucii Rosii

Domnul .....

O invitatie poate fi nominala sau nenominala. Spunem despre o invitatie ca este nominala daca in text este scris (cel mai indicat de mana) numele invitatului. Pe invitatie se va scrie fie titlul invitatului fara nume, fie numele si titlul, fie doar numele. Pe invitatia nenominala nu este scris numele invitatului.

Formulele cele mai uzitate sunt:

,,are placerea sa va invite la ..."

,,va roaga sa ii faceti onoarea de a participa (de a asista) la ."

,,va roaga sa onorati cu prezenta dumneavoastra

Pentru motivul invitatie, gazda trebuie sa aleaga cuvintele, formula cea mai potrivita pentru a clarifica scopul (motivul) invitatiei.

Formule folosite:

,,in onoarea"

,,cu prilejul."

,,la dejunul in onoarea..."

,,la cina oferita cu ocazia . ..."

,,la semnarea acordului intre . . . ,"

,,la inaugurarea pavilionului ..."

,,la vernisajul...."

,,la o receptie cu ocazia vizitei delegatiei .

In ceea ce priveste data si ora, acestea trebuie precizate cu mare exactitate. (Cand se stabileste data se tine cont de disponibilitatea invitatilor). De exemplu, in cazul unei invitatii la cina, vom scrie ora 19⁰⁰ si nu incepand cu ora 19⁰⁰. Este bine sa se indice si o ora limita; in acest caz, cunoscand dinainte durata activitatii, invitatii isi pot organiza mai bine timpul. Exemplu.:

Joi, 30 septembrie 2003, de la ora l9⁰⁰ la ora 21⁰⁰

Daca se cere punctualitate, aceasta trebuie motivata. Exemplu:

,,Deoarece evenimentul este televizat, va rugam sa nu intarziati".

Locul constituie adresa exacta (eventual o schita). O adresa cuprinde numele cladirii (daca are nume), numele salii, strada si numarul (aceste detalii vor evita multe telefoane inutile). Exemplu:

La Hotel Ambasador
Salonul Rosu
Bulevardul Magheru nr. 2, sector 1, Bucuresti

In finalul invitatiei destinatarul este rugat sa confirme participarea. Se mentioneaza un numar de telefon unde se vor primi confirmarile, o persoana de contract si o data limita.

In ultimul timp, in loc de ,,Va rugam sa confirmati participarea dv. pana cel mai tarziu pe 10.04 2003 (tel.: 647.47.47, doamna Alice Manu)", se foloseste din ce in ce mai des formula R.S.V.P., o abreviere a formulei din limba franceza "Repondez s'il vous plait" - "Raspundeti va rugam" si este urmata de un numar de telefon sau fax. De asemenea, se poate adauga: ,,inainte de .".

Exemplu:

R.S.V.P. inainte de .
Tel./fax: 6474747
Instructiuni speciale

Este important, daca evenimentul o cere, indicarea pe invitatie a tinutei: ,,tinuta de seara" sau ,,tinuta de zi", aceasta va ajuta ca fiecare invitat sa se simta bine; se vor da si alte informatii pentru a-i ajuta pe invitati (de exemplu: ,,parcare speciala in spatele hotelului" sau ,,in caz de ploaie se amana .. sau se va desfasura."

Grafica este pentru suportul material ceea ce stilul este pentru text: un mijloc de exprimare in slujba mesajului care trebuie transmis. Invitatia scrisa trebuie sa retina atentia invitatilor care vor veni. Pentru aceasta, resursele grafice sunt foarte utile. In primul rand, in ceea ce priveste textul, dimensiunea, caracterelor, pentru anumite cuvinte si grupuri de cuvinte, spatiul intre ele, dar si culoarea invitatiei si forma sa, in al doilea rand, prezenta simbolurilor, emblemelor, blazoanelor, are o mare importanta. Una din regulile grafice consta in a nu utiliza decat un singur tip de caractere pe aceeasi invitatie. Resursele grafice contribuie in egala masura si la rezolvarea problemelor de ierarhie intre diferite personalitati. Astfel, presedintele unei asociatii, directorul unui muzeu etc, vor avea grija ca numele sau titlul ministrului care prezideaza evenimentul, sa fie scris cu caractere mai mari decat cele utilizate pentru ei. Pentru litere, negrul este culoarea admisa[1].

Invitatiile trebuie trimise cu suficient timp inaintea evenimentului, pentru ca invitatii sa-si poata rezerva timpul necesar. Uzanta protocolara pretinde ca invitatiile sa primeasca un raspuns prompt. Raspunsul de confirmare sau refuz se poate realiza printr-o scrisoare sau telefonic.

Refuzul invitatiilor de afaceri iata o tema sensibila din cel putin doua motive:

intre partenerii de afaceri nu exista de regula o relatie asa intensa ca intre prieteni; invitatiile sunt mai rare si au o valoare mai mare;

invitatiile din partea partenerilor de afaceri sau ale clientilor au aproape intotdeauna o importanta pentru afaceri: se intretin relatiile existente sau se intemeiaza altele noi. In unele imprejurari se ajunge chiar la negocieri si la incheieri de contracte, de aceea in domeniul afacerilor este mai indicat sa se accepte o invitatie, chiar in ciuda unor probleme. Daca totusi nu se poate da curs invitatiei, este indicat sa se trimita o scrisoare in care sa se mentioneze motivul sau motivele refuzului; se multumeste pentru invitatie, se ureaza gazdei succes la festivitatea organizata si eventual se fixeaza in perspectiva o invitatie reciproca si sau o alta intalnire. Daca relatia de afaceri permite, invitatul poate propune un ,,inlocuitor", astfel nu va lasa impresia ca evenimentul nu prezinta interes pentru el si firma sa.

Scrisoarea de invitatie la nivel inalt: este obligatoriu ca scrisoarea de invitare sa se adreseze de omologul celui invitat. Echivalenta rangului se stabileste la nivelul conducatorului delegatiei invitate. Este totdeauna tiparita si are caracter diplomatic; poate fi precedata de un fax pentru operativitate, insa trimiterea prin curier a invitatiei originale este obligatorie[2]. Are antetul institutiei (stema, alte insemne sau elemente distinctive, numele institutiei celui care invita).

Scrisoarea de invitatie incepe cu o fraza de politete care sa exprime bucuria de a comunica, in cazul in care este primul contact dupa numirea in functie, se adreseaza felicitari (chiar daca acestea au fost transmise la investitura, prin intermediul ambasadei); in cazul invitatiei la nivel inalt se face o rememorare a ultimelor contacte.

Continutul propriu-zis - cuprinde invitatia concreta, precizandu-se perioada si locul. Se va clarifica caracterul vizitei (invitatiei): de curtoazie, de lucru sau vizita oficiala). De asemenea, in continutul invitatiei se va preciza scopul vizitei (invitatiei). Dupa definirea generica a scopului, se face o succinta propunere de agenda a intalnirii. Agenda intalnirii nu se stabileste concret in scrisoarea de invitatie, aceasta este stabilita ulterior de expertii celor doua parti, dupa primirea scrisorii de acceptare.

Finalul scrisorii de invitare este o fraza de politete si trebuie sa cuprinda asigurarea adresantului de respectul de care se bucura si faptul ca se asteapta
un raspuns.

Scrisorile de felicitare si felicitarile (pretiparite)

Scrisorile de felicitare si felicitarile pot fi trimise: colaboratorilor, furnizorilor, prestatorilor de servicii, politicienilor, reprezentantilor diverselor institutii, omologilor etc., cu diferite prilejuri: Anul Nou, sarbatori nationale, numiri in functie, aniversari etc. Cel mai important prilej il reprezinta Anul Nou si sarbatorile de iarna. Intrebarea este ce alegem? Scrisoarea sau felicitarea pretiparita.

Scrisorile de la sfarsitul anului contin mai mult decat urari. Ele au un caracter mai personal si indica stadiul unei relatii. Scrisoarea poate fi scrisa de mana, iar daca textul este scris la masina, atunci formula de adresare si incheiere se va scrie de mana. Scrisoarea trebuie sa fie scrisa cat mai citet si sa lase o buna impresie estetica. Ea cuprinde elementele de structura ale oricarei scrisori.

Felicitarea este cea mai buna alegere in cazul relatiilor mai putin stranse. Exista o multitudine de prezentari in forma pretiparita. Urarile pretiparite vor contine o nota personala daca vor fi completate cu cateva randuri scrise de mana. Formula de incheiere se va scrie obligatoriu de mana.

Pentru a putea intretine bune contacte profesionale, fiecare firma trebuie sa aiba o baza proprie de date cu adresele actualizate ale colaboratorilor, lucru care de multe ori este ignorat, dar de care depinde succesul comunicarii intre parteneri.

Alegerea de felicitari pretiparite si de cadouri publicitare, pentru anul nou, trebuie sa se incheie din luna noiembrie. De asemenea, urarile de la sfarsitul anului trebuie sa ajunga la destinatar cu cateva zile inainte de Craciun, deoarece se stie ca majoritatea firmelor au vacanta in ajunul acestor sarbatori. Corespondenta trebuie expediata cu o saptamana inainte de Craciun. Faxul nu este mijlocul de comunicare indicat pentru urarile de sfarsit de an, cu o exceptie, daca cineva a fost uitat, in ultima instanta se va trimite urarea prin fax, decat deloc.

Louis, Dussault.  Protocol instrument de comunicare, Bucuresti: Editura Galaxia, 1996, p. 86

Victor, Alistar;  Ion, Popescu-Slaniceanu. Op. cit., p. 80.