Comunicarea organizationala - COMUNICAREA IN PRIMARIE

SCOALA NATIONALA DE STIINTE POLITICE SI ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE ADMINISTRATIE PUBLICA

COMUNICAREA    IN PRIMARIE

Comunicarea organizationala se defineste ca procesul prin care are loc schimbul de mesaje in vederea realizarii obiectivelor individuale si comune ale membrilor organizatiei.

Organizatia este un sistem social care are o structura ierarhica complexa si care opereaza intr-un ambient cultural, legal, economic si tehnologic cu care interactioneaza continuu.

Astazi munca este conceputa in asa fel incat atat managerii cat si operationalii sa isi faca sarcinile specifice in echipe, legate intre ele, de aceea si eficienta este extrapolata la nivel de grup si la nivel organizational.

Complexitatea comunicarii aduce in planul practicii o cerinta speciala fata de manager : abilitatea de a fi un bun comunicator.Aceasta activitate se dezvolta in primul rand prin intelegerea rolului comunicarii organizationale :

functiile managementului nu pot fi operationalizate in lipsa comunicarii, deci aceasta este cruciala pentru existenta si succesul organizatiei ;

comunicarea stabileste si mentine relatiile dintre angajati, oferindu-le informatiile necesare orientarii si evaluarii propriei munci in raport cu a celorlalti ;

comunicarea releva posibilitatile de imbunatatire a performantelor individuale si generale ale organizatiei

contribuie la instaurarea relatiilor corecte si eficiente, de intelegere si acceptare reciproca intre sefi si subordonati, persoane din interiorul si exteriorul organizatiei.

Problema reala a comunicarii organizationale nu este daca managerii se angajeaza sau nu in acest proces ci daca ei comunica eficient sau nesatisfacator.

Studiile de specialitate au revelat surprinzator cat de putin din ceea ce intentionam sa comunicam ajunge efectiv la celalalalt. Astfel astazi se stie in mod obisnuit, in lipsa unui efort special, ceea ce dorim sa comunicam reprezinta 100%, ceea ce stim sa spunem efectiv .-80%, ceea ce asculta interlocutorul -50%, ce intelege efectiv interlocutorul-40%, ce admite receptorul - 30%, ce retine receptorul - 20%, ce va spune si va repeta receptorul va reprezenta in final 10% din mesajul initial gandit de emitator. Acest fenomen de imputinare si deformare a mesajului este binecunoscut si poate fi usor evidentiat atunci cand o veste trece succesiv de la unul la altul. A comunica nu este deloc usor, presupunand in egala masura ascultarea activa si dialogul.

Orice organizatie ar trebui sa aiba o strategie bine pusa la punct privind comunicarea interna si circulatia documentelor, strategie de care trebuie sa fie responsabili managerii superiori, departamentul de resurse umane si daca exista departamentul de PR.

Pentru a putea fi caracterizata drept organizata, comunicarea organizationala trebuie sa prezinte urmatoarele caracteristici:

sa fie orientata spre finalitate (scop), adica sa reflecte un plan de ansamblu si obiectivele pe care si le asuma organizatia

-sa fie multidirectionala, adica sa se realizeze de sus in jos, pe orizontala, pe verticala etc.

-sa fie instrumentala, adica sa se sprijine pe o varietate de suporturi in functie de obiectiv

-sa fie adaptata, adica sa foloseasca sistemele de informare specifice fiecarui sector de ---activitate si sa concorde cu cultura organizationala promovata

-sa fie flexibila pentru a integra comunicarea informala si pentru a crea structurile care o favorizeaza

Drept urmare, comunicarea organizationala nu este un proces spontan si natural. Ea trebuie proiectata in asa fel incat sa permita:

-coordonarea: proces ce are in vedere atingerea unui obiectiv prestabilit, necesar pentru realizarea scopului final al organizatiei

-armonizarea : activitate ce are drept scop definirea unui obiectiv comun

In mod cert conducerea Directia de Relatii Publice si Informare (DRPI) este cea care gestioneaza activitatea de comunicare in primarie. Este singura directie care are mandatul de a veghea la imaginea institutiei si la bunele relatii pe care aceasta trebuie sa le intretina cu mass-media.
Cercetarea in activitatile directiei ofera funadamentul pentru o strategie de realatii publice eficace. Se cerceteaza in egala masura atat pentru identificarea publicului institutiei, cat si pentru a descoperi si intelege modul in care acesta gandeste.
Planificarea consta in realizarea strategiilor, planurilor si programelor.
Comunicarea include toate activitatile menite sa asigure transmiterea de informatii in ambele sensuri, de la si catre institutie. Realizarea comunicarii corecte impune elaborarea unui plan de comunicare si a unor tehnici adecvate:
Promovarea - crearea opiniei asupra institutiei
Evaluarea de imagine - analiza post - factum, cuantificabila.

Directia relatii publice si informare are ca obiect de activitate asigurarea legaturii intre Primarul General, Viceprimari, Secretarul general al municipiului Bucuresti, compartimentele din structura organizatorica a Primariei si institutiile administratiei publice centrale, administratiei publice locale, alte unitati, cetateni etc. pentru informarea si solutionarea problemelor ce sunt de competenta Primariei. Indeplineste atributiile ce decurg din aplicarea O.G. nr. 27/2002 privind reglementarea activitatii de solutionare a petitiilor, aplicarea Legii nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public, aplicarea H.G. nr. 787/2002 privind aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a autoritatii teritoriale de ordine publica si raspunde de relatia cu societatea civila, conform Legii nr. 52/2003 privind transpareanta decizionala in administratia publica

Directia de Relatii Publice si Informare este organizat ca serviciu si are urmatoarele compartimente:

I.

1 Registratura Generala

.  Primeste petitiile cetatenilor (cereri, reclamatii, sugestii, etc.) si le inregistreaza pe tipuri de probleme;
.  Clasifica documentele pe tipuri de probleme;
.  Verifica documentatia depusa conform bazei de date existenta in Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii si daca aceasta este completa, o inregistreaza. Daca documentatia este incompleta, aceasta este returnata petentului in vederea completarii;
.  Elibereaza un bon care contine: numar de inregistrare, data, numele petentului, adresa si telefonul la care poate fi contactat pentru eventuale completari si nelamuriri in legatura cu cele solicitate;
.  Informeaza referitor la stadiul unei lucrari si solicita lamuririle necesare de la compartimentele de specialitate din cadrul Primariei;
.  Informeaza cetatenii privind diverse tipuri de probleme legate de activitatea Primariei si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.;
.  Transmite catre compartimentele de specialitate din cadrul Primariei lucrarile centralizate, printr-un curier;
.  Primeste si elibereaza raspunsurile transmise de compartimentele de specialitate din cadrul Primariei;
.  Aduce la cunostinta conducerii propunerile si sesizarile cetatenilor in vederea unei bune functionari a Primariei
.  Urmareste solutionarea si redactarea, in termenul legal, a raspunsurilor elaborate de directiile de specialitate ale Primariei, catre petenti.
.  Intocmeste lunar un raport privind situatia lucrarilor scadente la nivelul Primariei pe care il inainteaza Primarului General.
.  Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
.  Indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea directiei si a conducerii Primariei.

2 Compartimentul pentru aplicarea Legii 544

.  Furnizeaza cetatenilor, verbal, informatii de interes public legate de activitatea Primariei si a altor institutii publice aflate in subordinea C.G.M.B.(prin Ghiseul de Informatii);
.  Pune la dispozitia cetatenilor, in vederea consultarii, documente ce contin informatii de interes public, prin Punctul de Informare-Documentare(ex.: Hotarari ale C.G.M.B., Dispozitii ale Primarului General);
.  Solicita de la compartimentele de specialitate din Primariei, prin telefon, lamuririle necesare asupra unor probleme neclare ridicate de cetateni, prin Ghiseul de Informatii;
.  Ofera cetatenilor care telefoneaza la Centrul de Informare si Documentare pentru Relatii cu Cetatenii, informatii de interes public, in masura in care acestea sunt de competenta Primariei si pot fi furnizate telefonic;
.  In cazul in care informatia de interes public solicitata se acorda la cerere, indruma cetatenii catre Registratura Generala a Primariei.
.  Raspunde solicitarilor de informatii de interes public venite pe site-ul Primariei.
.  Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
.  Indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea directiei si a conducerii Primariei.

II. Serviciul pentru Relatia cu Mass-Media si Audiente

1. Compartimentul Audiente

.  Organizeaza inscrierea in audiente la Primarul General, Viceprimari si Secretarul general;
.  Pregateste materialele pentru audiente in functie de cererile depuse si inregistrate;
.  Participa la audiente si intocmeste procesul verbal;
.  Comunica raspunsurile catre cetateni in termenele stabilite de prevederile legale in vigoare;
.  Urmareste solutionarea solicitarilor adresate de catre petenti in timpul audientei si intocmeste lunar un raport privind rezolvarea acestora, care este inaintat Primarului General;
.  Primeste solicitarile cetatenilor venite prin posta pe adresa P.M.B., le analizeaza si, daca sunt de competenta Directiei Relatii Publice si Informare, elaboreaza si trimite raspunsul petentului in termenul prevazut de lege, iar daca solicitarea este de competenta altei directii/institutii, transmite petitia la compartimentul de specialitate/institutiei competente;
.  Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
.  Indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea directiei si a conducerii Primariei.

2. Compartimentul pentru Relatia cu Mass-Media

.  Colaboreaza cu toate directiile din aparatul propriu al C.G.M.B., toate institutiile publice si regiile autonome aflate sub autoritatea C.G.M.B., reprezentantii mass-media acreditati la Primarie;
.  Redacteaza comunicate de presa;
.  Analizeaza si evalueaza modul in care se reflecta actiunile intreprinse de Primarie in presa;
.  Furnizeaza ziaristilor, prompt si complet, orice informatie de interes public care priveste activitatea Primariei;
.  Acorda fara discriminare, in termen de cel mult doua zile de la inregistrare, acreditare ziaristilor la Primarie;
.  Intocmeste lucrari de specialitate (analize si sinteze);
.  Organizeaza conferinte de presa;
.  Informeaza in timp util si asigura accesul ziaristilor la activitatile si actiunile de interes public organizate de Primarie;
.  Protejeaza imaginea Primariei, scop in care colaboreaza cu toate structurile din Primarie;
.  Analizeaza, evalueaza si planifica comunicarea in probleme de interes pentru Primarie;
.  Consilieaza si acorda asistenta de relatii publice de imagine Primarului general si membrilor staff-ului acestuia;
.  Organizeaza si intretine relatii cu mass-media, cu opinia publica in general;
.  Intretine relatii cu organismele guvernamentale, comisiile parlamentare, partidele politice si organizatiile apolitice in vederea informarii corecte a acestora despre activitatea si problemele Primariei si realizarii unei atitudini favorabile fata de indeplinirea functiunilor acesteia;
.  Intretine relatii profesionale amiabile cu structurile corespunzatoare din alte organizatii similare - romanesti si straine;
.  Informeaza, ori de cate ori este necesar, pe Primarul General al Capitalei asupra aspectelor referitoare la imaginea Primariei si dinamica acesteia si se ocupa de gestionarea mediatica a crizelor ce pot afecta imaginea institutiei si/sau a Primarului General;
.  Organizeaza culegerea, prelucrarea, analiza, stocarea (sau difuzarea) informatiilor ce apar in mass-media interna si internationala privind problemele si activitatile Primariei, realizand banci de date, in colaborare cu mass-media si Directia relatii internationale;
.  Difuzeaza ziaristilor dosare de presa legate de evenimente sau activitati ale Primariei;
.  Analizeaza evolutia imaginii Primariei pe plan intern si extern, utilizand si sondaje sociologice contractate cu institutii specializate.
.  Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
.  Indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea directiei si a conducerii Primariei.

3. Compartimentul Dispecerat - Comunicare

.  Tine evidenta amplasarii si functionarii echipamentelor de radiocomunicatii;
.  Tine evidenta configurarii retelei de radiocomunicatii a Primariei Municipiului;
.  Prin intermediul sistemului radio asigura legaturile intre P.M.B., primariile de sector si regiile subordonate C.G.M.B.;
.  Primeste si inregistreaza sesizarile si reclamatiile telefonice de la cetateni;
.  Transmite sesizarile telefonice ale cetatenilor la unitatile implicate si urmareste rezolvarea operativa a acestora;
.  Tine evidenta masurilor de rezolvare a sesizarilor;
.  Semnaleaza disfunctionalitatile aparute in functionarea retelei de radiocomunicatii si urmareste rezolvarea acestora;
.  Mentine in stare de functionare statiile de emisie-receptie fixe, mobile si portabile distribuite corespondentilor municipalitatii, primariilor de sectoare, altor unitati aflate in subordinea C.G.M.B. si coordonate de catre Primarie;
.  Urmareste derularea contractului de service, a operatiunilor de depanare-intretinere a echipamentelor de radiocomunicatii;
.  Raspunde de cunosterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
.  Indeplineste si alte atributii stabilite de conducerea directiei si a conducerii Primariei.

4. Compartimentul Secretariat A.T.O.P.

.  Asigura primirea si trimiterea corespondentei, a petitiilor si sesizarilor cetatenilor, precum si relatia cu presa;
.  Raspunde de cunoasterea si aplicarea legislatiei specifice domeniului de activitate a compartimentului;
.  Raspunde de cunoasterea, respectarea si aplicarea prevederilor sistemelor de management aprobate;
.  Raspunde de utilizarea corespunzatoare a sistemului informatic integrat;
Acest department reprezinta lagatura esentiala dintre intitutia publica si cetateni regasindu-se in orice organizatie publica .Ea ajuta primarul si institutia acestuia sa cunoasca bine problemle cetatenilor si sa sadisfaca cat mai bine cerintele acestora .De asemenea aduce la cunostinta decizile luate cat si directia aleasa pentru rezolvarea problemelor.

Primarul este ajutat sa aiba o comunicare avansata prin acest department atat cu cetateni cat si cu functionari publici .Departamentul este instrumental principal de comunicare atat in primarie cat si in afara acesteia .

Directia de Relatii Publice si Informare este cea care arata transparenta institutiei ea fiind esentiala intr-o democratie.

Bibliografie :

Cursul de COMUNICARE ORGANIZATIONALA - Prof.univ.dr.Dumitru Iacob

 Comportamentul organizational si managerial  - Ion Boboc, Editura Economica

https://www1.pmb.ro/pmb/institutii/rof-s16.htm