Protocolul - instrument de comunicare

1. Fundamentarea notiunilor de baza; elemente de vocabular si gramatica proprii protocolului

Pe frontispiciul cladirii de la New College din Oxford se afla scris "Manners make mane" respectiv comportamentul il face pe om.

Evolutia istorica a demonstrat ca regulile de politete si de protocol sunt influentate de mai multi factori:

1. de forma de guvernamant, respectiv republicana sau monarhica;
2. de conceptiile filosofice, juridice si politice ale vremii;
3. de gradul de dezvoltare al societatii, in ansamblul sau.

Se poate observa ca, uzantele practicate in societate si in lume sunt in continua evolutie, ca ele reflecta de fapt, caracterul national si starea moravurilor. Regulile de protocol si politete sunt impregnate nu doar de trecerea timpului, de evolutia generatiilor, de influenta mass-mediei, de dezvoltarea stiintei si tehnologiei, ci si de conceptiile politice si juridice specifice fiecarui stadiu de dezvoltare al societatii. Fenomenul de "primenire" a generatiilor atrage dupa sine si "primenirea" regulilor de comportament, pot sa apara reguli noi care sa le inlocuiasca pe cele vechi. Pentru secolul al XVIII-lea, cel mai edificator exemplu il reprezinta Comuna din Paris, care a produs mutatii fundamentale - si in ceea ce priveste formele de protocol. Astfel, apelativul "dumneavoastra" este inlocuit cu "tu", oamenii se transforma, din punct de vedere al calificarii si chiar al apelarii lor in "cetateni", titlurile regale si nobiliare sunt abolite, toate acestea pentru a sluji principiul egalitatii, sacru pentru revolutia franceza. Abolirea privilegiilor nobiliare a avut ca fundament servirea principiului egalitatii intre oameni. Mai mult chiar, se simte nevoia pana si a adoptarii unei cronologii diferite, care sa intareasca faptul ca s-a rasturnat un sistem de valori care a fost inlocuit cu altul. Inclusiv perioadele de trecere de la un sistem la altul, de la un regim politic la altul, de la o etapa de evolutie a societatii la alta (ceea ce numim tranzitie), se resimt in planul normelor de comportament de aceasta stare de cautari, de asezare a conceptiilor, care uneori duce la compromis (si in cazuri limita la proliferarea Kisch-ului). Cel mai graitor moment istoric de acest gen l-a reprezentat sfarsitul secolului al XVIII-lea ramas in istorie sub pecetea lui Napoleon. Intreaga perioada napoleoniana reprezinta o perioada de "tranzitie haotica", de compromis in sensul de incercare de a impaca doua epoci istorice, una apusa doar pe jumatate, alta in curs de a se naste. Astfel, Napoleon este ales prin plebiscit, insa la fel ca un Bourbon este miruit cu uleiul sfant cuvenit regilor. Mai mult chiar, el este incoronat de papa, la fel cum se intamplase si cu Carol cel Mare, desi devine Imparat prin Constitutia Republicii. Edificator este si modul in care se prezentau documentele oficiale ale administratiei napoleoniene, pe care se mentiona, ca stat, Republica Franceza, iar drept conducator al statului, Napoleon Imparat. Fenomenul de respingere a trecutului se manifesta, in egala masura, in planul ideatic, al conceptiilor, al mentalitatilor, cat si in cel al formalismului protocolar. Istoria a demonstrat ca si in ceea ce priveste normele de comportament, ca si in celelalte domenii, regasim fenomenul modei.

Pe de alta parte, un cuvant greu de spus in normele de comportare il are traditia. Confucius (551-479) observa - cu multa intelepciune - faptul ca virtutea nu este nimic daca nu se naste din curtoazie adevarata. Regulile de curtoazie occidentala sunt urmate in tarile in care civilizatia este de origine europeana. Ele sunt, in acelasi timp, adoptate si de protocolul diplomatic. Exista[1] anumite trasaturi care particularizeaza curtoazia occidentala fata de cea practicata pe alte continente, si anume:

1. este mediteraneana, pentru ca modul de a fi conceputa, supletea formelor de manifestare si ritmul proportiilor vin de la civilizatia greaca;
2. este romana prin cadrul juridic, prin originea acestuia si formele de ordonare;
3. este crestina, ceea ce da un ton particular spiritului sau de libertate, egalitate, fraternitate;
4. este europeana si atlantica in acelasi timp, datorita imbinarii dintre Europa occidentala si Statele Unite ale Americii, generata in special de deplasarile de o parte si de alta a celor instariti;
5. se resimte influenta succesiva a Evului Mediu si a Renasterii, care au plasat femeia in centrul vietii mondene, acordandu-i un statut deosebit, care nu se regaseste in alt tip de civilizatie;
6. este puternic imbibata de spiritul francez, deoarece curtoazia occidentala a capatat contururi precise, apropiate formei actuale, la curtea regilor franci, in secolele XVII-XVIII, care au servit ca model intregii Europe (curtoazia europeana s-a format in saloanele franceze, in secolele al XVII-lea si al XVIII-lea fiind celebre urmatoarele saloane: in 1726 doamna de Tercin, apoi in secolul al XVIII-lea salonul doamnei de Deffaud, al doamnei de Geoffrin, al domnisoarei de Lespinase etc.).

Este recunoscut faptul ca dupa intunecatul Ev mediu si chiar dupa perioada renascentista, monopolul in ceea ce priveste regulile de educatie si de comportament a fost detinut de curtea Regelui Soare, Versailles-ul insemnand: "un moment de inflorire a elegantei si distinctiei, dar si al unei distinctii gratuite, goale, false, deci dupa "corsetul" formelor fara acoperire, politetea a tins sa devina o comportare naturala, "utilitara", etica si estetica"[2] .

Multe din notiunile invecinate protocolului (politete, eticheta, bune maniere, buna-cuviinta) sunt obiect de studiu al eticii - "filosofie asupra moralei si/sau binelui sau datoriei" . Autorul amintit recunoaste eticii trei momente, si anume:

- normativ, care este primul din punct de vedere al reprezentarii cantitative;

- descriptiv;

- explicat

De-a lungul evolutiei gandirii etice universale, in antichitate regasim o etica a binelui si a virtutii (vezi "Etica nicomahica" a lui Aristotel), iar in perioada moderna o etica a datoriei (a se vedea lucrarile lui Immanuel Kant: "Metafizica moravurilor" si "Critica ratiunii practice").

In acest capitol, dorim sa explicam obiceiurile protocolare cele mai raspandite si cateva din regulile de eticheta care le insotesc, pentru a le putea intelege mai bine si a sti sa le utilizam nestingheriti. Firul conducator este cel al comunicarii. Mai intai, pentru ca asa stau lucrurile in secolul nostru, in care comunicarea intre natiuni, popoare si indivizi este in egala masura ca o dorinta si o necesitate universala. Dupa aceea, datorita veridicitatii formulei (discutate in capitolul al doilea, cursul de fata) lui Marshall McLuhan "The medium is the message", care se aplica foarte bine protocolului ca mediu purtator de mesaje. Fiind un limbaj simbolic, in speta un limbaj non-verbal, lectorul este invitat sa cunoasca principalele elemente de vocabular si gramatica, pentru a intelege mai bine - in ultima instanta -comunicarea, al carei subiect este fie ca actor, fie, alteori, ca spectator.

Prin urmare, ne vom opri pe rand, la fiecare dintre notiunile invecinate protocolului si vom incerca sa le definim, pentru o mai buna delimitare (=diferente si asemanari) a genului proxim si a diferentei specifice a protocolului. Uzantele reprezinta elemente de fond, care caracterizeaza, intr-un timp si loc determinat, practicile urmate in relatiile umane, ele fiind regulile statornicite in comportamentul social. Politetea (etimologic, cuvantul "politete" a fost preluat din limba franceza "politesse", care la randul ei l-a imprumutat din limba italiana "politezza", unde evoca ideea de curatenie, in sensul de "curatenie" morala, de puritate a trairilor si a comportamentului uman) reprezinta un ansamblu de norme de comportament bazate pe amabilitate, buna-cuviinta, respect reciproc si toleranta. Ea personifica trasatura comportamentala a celui care respecta intocmai rigorile traditionale ce sunt impuse de colectivitate. Politetea a fost definita ca "permanenta atentie acordata celor din jur", "arta de fi placut celor din jur" sau "respectarea demnitatii tuturor, incepand si terminand cu a ta insuti" . Diferenta intre protocol si eticheta, pe de o parte, si politete, pe de alta parte, consta in faptul ca "() in timp ce protocolul si eticheta sunt normative, politetea se refera la atentiile, atitudinile sau gesturile care tind sa arate respectul fata de celalalt, fiind, in acelasi timp, si mijloace care garanteaza o luare de contact favorabila" .

Eticheta reprezinta adeseori "un simplu ceremonial exterior, care poate da luciu dar nu si stralucire", deoarece adevarata stralucire a fiintei umane nu vine din exteriorul ei ci dinlauntrul ei." Aspectul exterior al exprimarii fiintei noastre nu poate suplini goliciunea si pustiul din interiorul acesteia. Mai mult chiar, uneori o eticheta exagerata, se poate transforma in contrariul ei, ea poate sfida orice masura si de aici, bunul simt si bunul gust. Este posibil ca o persoana sa respecte normele de protocol dar sa le incalce pe cele de politete. De pilda, la o masa, o persoana cedeaza locul din dreapta gazdei, pe care il ocupase pana atunci, unui nou musafir care are cel mai important statut, insa peste cateva momente, ea incepe sa gesticuleze cu furculita pe deasupra mesei, sau sa ia cu tacamurile personale dintr-un platou comun, ceea ce inseamna ca se comporta nepoliticos. Intre politete, pe de o parte, si eticheta si buna-cuviinta, pe de alta parte, poate fi stabilita urmatoarea relatie de determinare a unui anumit tip de om: buna-cuviinta si eticheta sunt atribute ale omului adevarat, iar politetea este a celui civilizat.

Ca si protocolul, si politetea are o determinare istorica, iar conduita umana asupra careia actioneaza este influentata de transformarile continue care au loc in societate, ca si de conditiile concrete de existenta, care atrag noi practici, precum si de mediul urban sau rural in care traieste individul. Ajungerea unui individ la stadiul de "politicos", presupune exercitiu indelungat, slefuire a propriului comportament, fapt la care trimite insasi etimologia cuvantului -adjectivul "poli"in limba franceza are ca sens de baza slefuit, lustruit, din care au derivat sensurile de "politicos" si "rafinat". Din punct de vedere cronologic, politetea precede moralei, care, in prima faza, nu este decat politete. Din aceasta perspectiva, ea ne apare ca strict necesara si, am putea spune, ne apare ca suficienta la copil, insa adultul are nevoie de mai mult decat sa fie politicos. Adultului nu-i este suficient sa fie politicos, dar lipsa politetei duce la infatuare. Politetea desavarsita naste semne de intrebare, aduce nelinisti. Oamenii incep sa se intrebe despre politicosul perfect daca este, intr-adevar, cinstit, deoarece "() onestitatea presupune adesea asumarea riscului de a displace, de a-i soca sau rani pe ceilalti"[6]. Politetea reprezinta, dupa filosoful Bacon, vesmantul spiritului, care trebuie sa serveasca drept haina de toate zilele. Goethe considera ca nu exista nici un semn exterior al politetii care sa nu cuprinda o profunda idee morala, iar Pascal afirma ca politetea adevarata este altruista, ca placerea oamenilor mari este sa faca pe altii fericiti. Prin urmare, omul adevarat si politicos il implica pe cel uman. Nu putem fi profund politicosi, de vreme ce suntem indiferenti la suferintele semenilor nostri, nepasatori fata de victoriile sau infrangerile lor.

Ca toate celelalte norme de conduita, politetea a evoluat odata cu dezvoltarea societatii, si a reflectat continutul relatiilor sociale, modificandu-si formele de manifestare, functiile si aria de influenta.

In literatura de specialitate, sunt subliniate urmatoarele trasaturi fundamentale ale sale:

1. cine nu este destul de politicos nu este destul de uman. Politetea se confunda cu omenia;
2. politetea nu este un lux, ci un imperativ al societatii moderne, o victorie impotriva instinctelor, un indemn pentru respectarea regulilor de convietuire sociala;
3. adevarata politete ne apare ca o dimensiune a personalitatii umane, integrata acesteia. Ca si cultura, politetea autentica este cea care ramane dupa ce au fost uitate regulile invatate. Ceea ce este impus devine ulterior firesc, o a doua natura a omului;
4. politetea este omniprezenta, in orice moment al existentei omului si fata de oricare fiinte cu care ne intalnim.

Buna-cuviinta evoca tipul comportamental al celui care reactioneaza din convingere, este patruns de respectul pe care-l datoreaza celorlalti, care a devenit parte din sine, prin slefuirea indelungata, din interior si exterior, a propriei personalitati. Ea se confunda adeseori cu eticheta, presupune sa dai fiecaruia ce merita, sa respecti valorile morale si materiale ale celorlalti. Buna-cuviinta inseamna a intui ce ti se cuvine tie si ce se cuvine altora si a te comporta in consecinta. Psihologul Paul Popescu-Neveanu considera ca ea nu poate avea nimic comun cu manierele artificiale, este mai degraba un reflex al fondului moral-uman care recomanda sa te porti cu altii astfel incat sa nu-i jignesti sau stingheresti. Buna-cuviinta poate fi definita drept o stiinta a purtarii, denumire care se regaseste la vechii indieni. Ca si politetea, buna-cuviinta trebuie sa izvorasca din interiorul individului, nu din exteriorul sau, din inmagazinarea unui ansamblu de reguli caruia sa te supui orbeste, fara discernamant si credinta. Unii autori nu pun semnul egalitatii intre buna-cuviinta si bunele maniere, intrucat, "buna-cuviinta exprima conformitatea fata de normele considerate a fi corespunzatoare" in timp ce bunele maniere sunt "numai acelea care sunt considerate corecte, adica susceptibile sa determine rezultatul asteptat, spre deosebire de cele care nu ar putea sa faca acest lucru."[7] Cicero, considera ca fiind o conduita frumoasa aceea care corespunde demnitatii omului in ceea ce natura lui difera de a celorlalte vietuitoare: "() este acea potrivire cu natura in care moderatia si cumpatarea apar intr-o infatisare de distinctie si eleganta". Necuviinta este reversul bunei-cuviinte, atitudinea prin care individul se exprima intr-un mod lipsit de respect, indecent, mergand pana la grosolanie, fata de semenii sai, desi isi constientizeaza comportamentul si situatia pe care o creeaza acest comportament. Insolenta reprezinta apogeul necuviintei. Este lipsa absoluta a respectului fata de ceilalti, duritatea ofensatoare a individului care nu respecta pe nimeni si nimic. O asemenea atitudine se dezvaluie prin lipsa oricarei consideratii fata de semenul sau si, implicit fata de sine, care anuleaza posibilitatea integrarii treptate in societate. Snobismul semnifica admiratia excesiva pe care unele categorii sociale o manifesta fata de regulile vietii mondene, insotita de dispretul fara menajamente fata de cel sau cei care nu le practica.

In sfarsit, protocolul - obiectul de studiu al capitolului de fata - intr-o acceptie foarte larga, poate fi definit ca totalitatea regulilor de conduita ce trebuie respectate in societate. Cuvantul "protocol" provine din limba greaca, fiind format din doua cuvinte, "protos" care inseamna primul si "kollao" care inseamna a lipi (=ceea ce este lipit mai intai). Semnificatia initiala a termenului avea in vedere prima foaie lipita pe un sul de papirus, pe care se aflau inscrise datele asupra originii sale. Termenul a devenit ulterior, in succesiune:

- textul original al unui inscris notarial;

- registrul in care erau inscrise actele notariale;

repertoarul modelelor folosite in redactarea textelor administrative.

Mai tarziu, in secolul al XVII-lea, termenul este folosit pentru a desemna o culegere de formulare utilizate pentru a stabili corespondenta intre persoane, in functie de rangul acestora. Aceasta evolutie este de natura sa legitimeze folosirea actuala a termenului prin referire la ceremoniile si relatiile stabilite cu rigurozitate intre personalitatile publice, ordinea protocolara, folosirea simbolurilor tarilor si natiunilor.

In lucrarea lui Louis Dussault -"Protocolul, instrument al comunicarii", se apreciaza ca domeniul protocolului este urmatorul:

1. relatiile dintre puteri suverane, organizate statal, indiferent daca suveranitatea este atat externa cat si interna, numai interna sau limitata doar la niste scopuri urmarite de statul respectiv;
2. normele la care se apeleaza in relatiile cu aceste puteri si, in general, in sfera afacerilor externe;
3. raporturile ierarhice stabilite intre institutii si, in cadrul institutiilor, raporturile dintre cei care detin puterea si relatiile pe care subordonatii le intretin cu acestia.

Alti autori[8] restrang semnificatia protocolului la "prescriptiile imperative care determina locul cuvenit personajelor oficiale si maniera de comportare fata de acestea".

Cuvantul protocol are mai multe acceptiuni, din care relevam:

1. ansamblu de reguli si practici de ceremonial care se aplica la festivitati oficiale in relatiile diplomatice;
2. compartiment dintr-o institutie care are ca sarcina organizarea oficiala a activitatii de protocol, de ceremonial, a celebrarilor si a altor actiuni de acest tip (de pilda, serviciul de protocol din Ministerul Afacerilor Externe). Un asemenea compartiment "are ca functie ordonarea lucrurilor, stabilirea luarilor de cuvant, a locurilor si a precaderii participantilor"[9] si el trebuie sa cunoasca toate elementele necesare organizarii in bune conditii a unor activitati specifice.
3. document diplomatic care cuprinde acordurile, intelegerile si hotararile la care s-a ajuns in cadrul unei reuniuni internationale;
4. in lumea afacerilor, prin acest concept se desemneaza o conventie, o intelegere la care ajung, in urma negocierii, partenerii de afaceri.

In literatura de specialitate, notiunea de protocol este inteleasa ca fiind sinonima celei de document, putand fi extrapolat sensul la tratat, conventie, proces verbal al unei conferinte. Aceasta este semnificatia de baza a termenului, iar acesteia i se adauga o semnificatie derivata, si anume: desemnarea unor formulare utilizate pentru redactarea unor acte publice (imprimate tipizate care urmeaza sa fie completate de anumiti destinatari). Cele doua semnificatii vizeaza cuvantul "protocol" folosit ca substant Ca adjectiv (=protocolar), el se aplica la tot ceea ce se refera la obiceiurile formale, asa cum sunt recomandate ele de protocol. Vom spune astfel: o vizita protocolara. In egala masura, despre o persoana care tine la formalismul relatiilor sociale vom spune ca este "protocolara"; sensul este in acest caz oarecum peiorat Acest cuvant, este aplicat de asemenea, organizarii, serviciului sau biroului insarcinat cu problemele referitoare la pregatirea si desfasurarea activitatilor oficiale: "serviciul de Protocol al Ministerului Afacerilor Externe". In medicina, protocol se refera la descrierea etapelor care trebuie urmate pentru efectuarea unei interventii chirurgicale. In informatica, el se aplica mijloacelor de interconexiune a sistemelor. In psihologie, desemneaza administrarea unui test, interpretarea sa ori elementele unei interventii terapeutice.

Un alt concept care are tendinta de a se confunda cu cel de protocol este eticheta. Ea se refera la formalismul relatiilor dintre persoane particulare, adica al relatiilor individuale, indiferent daca acest raport este ierarhic sau nu. Dussault in lucrarea amintita arata ca: "() este o regula de protocol ca seful statului sa prezideze o masa la care participa, dar a nu-l intrerupe in timp ce vorbeste, dupa cum, atunci cand este vorba de un monarh, a astepta sa ti se adreseze pentru a-i vorbi este o chestiune de eticheta. Primul exemplu se refera la exercitarea puterii, celelalte doua tin de regulile de comportament care trebuie respectate fata de un personaj subiect al unui tratament protocolar".[10] Adeseori, cele doua concepte se confunda. Diferenta dintre ele ar consta in faptul ca protocolul se aplica relatiilor interinstitutionale, iar eticheta raporturilor individuale. Ceea ce este comun celor doi termeni, este faptul ca in ambele cazuri este vorba despre raporturi intretinute in contextul vietii publice. Unul din motivele care determina confuzia celor doi termeni, il reprezinta originea etichetei. Sorgintea acesteia e plasata in secolul al XV-lea, cand evoca activitatile desfasurate la curtea unui suveran, activitati ce se redactau sub forma de lista pe o foaie, denumita "eticheta" (cuvant care isi poate gasi in prezent corespondentul in "agenda"). In istorie, a ramas celebra - pentru rigiditatea si multitudinea regulilor - eticheta practicata la curtea lui Carol Quintul. Etimologia cuvantului eticheta - care exprima ceea ce se cuvine - a avut la baza o interdictie instituita in parcul de la Versailles, de gradinarul sef al lui Ludovic al XIV-lea, prin afisarea unor inscriptii care cereau sa nu-i fie calcate in picioare peluzele proaspat insamantate. Cum nobilimea ignora aceste inscriptii gradinarul a obtinut din partea regelui un decret prin care se dispunea respectarea obligatorie a acestor "etichete", si de atunci cuvantul a intrat in limbajul curent cu sensul de a desemna o comportare conforma unor norme. Eticheta comportarii in societate presupune respectarea unor norme care vizeaza tinuta fizica, salutul, prezentarile, conversatia, conversatia telefonica, servirea mesei. Tinuta fizica face parte din patrimoniul fiecarei persoane, motiv pentru care nu este usor a fi modificata. In cazul unor defecte fizice minore, dar mai ales a unor deprinderi necorespunzatoare, este necesar sa se depuna eforturi sustinute prin exercitii repetate pentru a se ajunge la o tinuta fizica corecta. Prin urmare, tinuta recomandata in timpul mersului este:

a.       pozitia dreapta a corpului - degajata, nefortata, o balansare armonioasa a bratelor in limitele fixate de jocul normal al mainilor;

b.      pasi potriviti;

c.       o pozitie naturala a umerilor, nici adusi in fata, dar nici trasi inapoi ostentativ;

In societate este gresita:

a.       pozitia sprijinita de spatarul unui scaun sau de un perete;

b.      pozitia cu mainile in buzunare este, de asemenea, nepotrivita;

c.       gesturile nervoase facute cu diverse obiecte personale: chei, bricheta, batista, ochelari, stilou etc.

d.      asezarea pe scaun, fotoliu sau canapea - care pot sa denote plictiseala ori satisfactia de a fi obtinut un loc care nu va fi cedat cu usurinta. Asemenea gesturi trebuie evitate in societate.

In tinuta fizica, expresia fetei, mimica si gesturile - toate trebuie controlate cu atentie. De pilda, folosirea mainilor in timpul unei conversatii este uneori utila, dar nu trebuie sa ajunga la gesturi excesive. Greseli evidente sunt:

e.       indicarea cu mana a unui obiect si mai ales a unei persoane;

f.       trosnitul degetelor;

g.      introducerea degetelor in nas;

h.      incrucisarea mainilor pe piept;

i.        punerea mainilor in solduri;

j.        tusitul, cascatul si stranutul fara a pune mana in dreptul gurii;

k.     rasul prea zgomotos.

Salutul constituie o manifestare de consideratie si curtoazie fata de o alta persoana. El consta in mimica, in expresia corporala si in tinuta, o serie de aspecte ce-i pot complica sau modifica sensul de la o expresie de stima pana la o obligatie formala. Prezentarile implica cunoasterea anumitor reguli, si anume:

a.       barbatul este prezentat femeii;

a1. cel mai tanar este prezentat celui mai in varsta;

a2 gradul inferior celui superior.

Este incorect de a prezenta o femeie unui barbat sau pe directorul X unui tanar functionar, cu unele exceptii.

b.      daca persoana recomandata are mai multe titluri, se pronunta numai titlul cel mai mare;

c.       cand se prezinta o pereche, mai intai se prezinta barbatul (sotul) si apoi femeia (sotia);

Atunci cand una dintre persoane sta pe scaun si urmeaza prezentarea, eticheta impune urmatoarele reguli:

a.       barbatul se ridica intotdeauna cand ii este prezentata alta persoana, barbat sau femeie;

b.      femeia ramane pe scaun, cu exceptia situatiilor cand ii este prezentata o femeie mai in varsta, un batran sau o personalitate marcanta.

Conversatia constituie la randul ei un element important in societate. Orice reuniune, intalnire de afaceri, oricat de minutios ar fi pregatita, risca sa devina plictisitoare in lipsa unei conversatii interesante. Pentru obtinerea unei atmosfere corespunzatoare gazda sau cel care a facut invitatia la o intalnire de afaceri trebuie sa se gandeasca din timp la organizarea acesteia astfel incat intre participanti sa existe anumite puncte comune sustinute de interese sau preocupari din acelasi domeniu sau din domenii conexe. Arta conversatiei nu poate fi insusita dupa anumite formule. Pentru purtarea unei conversatii placute si eficiente se cer: o buna pregatire profesionala si politica, cultura generala, tactica, atentie, politete etc. In timpul unei conversatii, un om politicos nu va tine in gura creionul, tigara si mai ales scobitoarea. Daca se fumeaza in timpul unei discutii, tigara se scoate din gura cand doresti sa iei cuvantul. Este nepoliticos sa-l apuci de rever pe interlocutor pentru a-i combate parerea sau sa-l aprobi batandu-l pe umar.

Participarea la diverse actiuni ce presupun servirea meselor intr-un cadru larg sau restrans impune un anumit comportament care trebuie sa fie adecvat fiecarei situatii. Nu sunt putine cazurile in care reusita incheierii unei afaceri sau angajarea cat si promovarea in cariera profesionala, presupun depasirea cu succes a unui test (realizat fara stirea celui testat), de comportarea in timpul servirii mesei intr-un cadru oficial.

Bunele maniere evoca "() totalitatea comportamentelor, atitudinilor, regulilor de eticheta si notiunilor de protocol care ne permit sa facem fata unei multitudini de situatii din viata particulara si publica."[11] Acest concept se afla in stransa legatura cu eticheta si protocolul, fara a se confunda. Astfel, a oferi flori drept multumire pentru o cina deosebit de reusita este o regula a bunelor maniere, dar a da intaietate unei persoane mai in varsta, una de eticheta. In schimb, ar fi o greseala de protocol ca un sef de stat sa-i scrie unui ministru al unui guvern strain, caci in materie de relatii internationale trebuie sa respectam egalitatea nivelurilor ierarhice.

Manierele sunt o oglinda in care fiecare isi arata fata. Ele nu au aparut la intamplare, nu au fost adaugate in mod arbitrar unor structuri sociale. Aurelia Marinescu[12], subliniaza faptul ca originea lor consta intr-un sentiment uman profund, care tinde spre o armonie intre comportare si etica, intre frumusetea caracterului uman si moralitatea sa, prin urmare, intre etic si estetic.

Este adevarat ca obiceiurile specifice protocolului si etichetei au fost create in favoarea sistemelor puternic ierarhizate si ca autoritatea, oricare ar fi ea, recurge in practica la un aparat exterior destinat sa impresioneze imaginatia. Insa, o data cu trecerea timpului, a trebuit sa acceptam ca orice organizare sociala, indiferent de regimul politic, face apel la institutii care au nevoie, pentru a-si indeplini rolul, sa recurga la un formalism capabil sa evoce functia pe care o au si sa-i faciliteze exercitarea. Datorita responsabilitatilor ce ii revin in materie de pace sau razboi, justitie si politie, educatie, cultura sau in relatiile cu strainatatea, statul dispune de instrumente prestigioase: aparat militar, simboluri nationale, aparat guvernamental, cladiri oficiale etc. Nu exista insa nici o organizatie, oricat de modesta, oficiala sau nu, legala sau ilegala -care sa nu genereze propriile sale institutii: de la mica trupa de ghizi, de la banda cea mai neinsemnata pana la complexa organizatie Cosa Nostra (daca ar fi sa exemplificam cu organizatiile ilegale). Organizarea ce le caracterizeaza va fi cand evidenta, cand mai putin vizibila, conform ritmului muncii de zi cu zi.

Prin urmare, dorim sa reliefam ca, sub mai multe aspecte, viata in societate are o latura teatrala, care aminteste de spectacol: tinute vestimentare, atitudini corporale, gesturi, conversatii si moduri de a vorbi, organizarea unei primiri, a unei mese, sarbatori sau ceremonii in care respectarea unor ritualuri vechi sau noi creeaza tot atatea legaturi intre viata reala si reprezentarea ei figurativa. Fiind vorba de reprezentare (=iluzie), manipularea se va face si ea simtita in mod obligatoriu - fie ca vrem sau nu. Mijloacele puse in functiune pentru a placea nu sunt oare aceleasi cu cele folosite pentru a ni se da dreptate, pentru a obtine asentimentul sau sprijinul cuiva cand este vorba de un proiect pe care dorim sa-l promovam?

In acest fel intelegem mai bine ce a fost inlaturat din protocol si eticheta: acele elemente ale limbajului, devenite inutile pentru ca erau neadaptate noilor conditii de viata. Intrucat ele nu mai reuseau sa reflecte realitatea, utilizarea lor, devenita o conventie lipsita de sens, nu putea sa exprime decat ceva fals. Fiecare generatie incearca acest sentiment de inutilitate integrala sau partiala a formalismului relatiilor institutionale si sociale. Politetea va fi asociata cu viclenia, iar acest lucru va fi considerat un motiv destul de intemeiat pentru a respinge "bunele maniere".

Scopul pentru care notiunile de protocol, eticheta, politete si bune maniere au fost utilizate in trecut, aparitia noilor conditii de viata, democratia proprie Occidentului, totul ne poate face sa credem ca este vorba despre valori specifice unui sistem depasit, desi acestea sunt inerente vietii in societate, fac parte din complexitatea realitatii. In concluzie, formalismul respectului acordat institutiilor, cel pe care fiintele umane il manifesta unele fata de altele, reflecta eforturile repetate din generatie in generatie pentru ca oamenii sa beneficieze de o civilizatie infloritoare. In acest sens, ne vom indrepta atentia, in paginile ce urmeaza, asupra unor coordonate minime (=perene) ale comportamentului profesional, asupra protocolului in cadrul intalnirilor de afaceri, iar in finalul capitolului asupra catorva activitati din multitudinea celor specifice protocolului.

2. Calitatea de functionar public;
reguli de civilitate

Calitatea de functionar public este una a comportamentului elevat si elegant, diplomat si inspirat, consecvent si ponderat. Aceasta nu se poate realiza fara cunoastere si indemanare, spirit practic si autocontrol, dragoste de oameni, cultura, arta. Referindu-se la un minim de prescriptii de politete care trebuie respectate, J. Serres[13] se opreste la urmatoarele reguli de civilitate:

1. in oras functionarul este primul care isi saluta superiorul, care are obligatia sa-i intoarca salutul;
2. la serviciu, pe culoare sau in incaperi, functionarii fac loc pentru a trece superiorii;
3. atunci cand un functionar superior intra in biroul unuia dintre subordonatii sai, acesta trebuie sa se ridice in picioare;
4. in birourile unde lucreaza mai multi functionari, se ridica numai acela caruia i se adreseaza superiorul sau;
5. atunci cand un functionar este chemat in biroul superiorului sau, acesta din urma nu are obligatia nici sa se ridice pentru a-l intampina, nici sa-l conduca la plecare;
6. atunci cand persoana chemata este o femeie de grad mijlociu sau superior, acesta (functionarul superior) are obligatia sa se ridice si sa o conduca.

Functionarului "de cariera", i se cere un comportament uman si profesional deosebit. Cuvantul "cariera", desemneaza profesia (ocupatia, indeletnicirea) pe care o exercita cineva pe baza unei pregatiri corespunzatoare. In "Dictionarul limbii romane contemporane" cuvantul "profesie" desemneaza "pregatirea teoretica si practica pentru exercitarea unei anumite indeletniciri", respectiv "o ocupatie cu caracter permanent exercitata de cineva". Comportamentul se inglobeaza in competenta, ca o dimensiune a acesteia, iar indemnul kantian - imperativul categoric - "poarta-te in asa fel incat oricare din faptele tale sa poata deveni o regula universala de conduita", este un indemn spre perfectiune ce face sa straluceasca, da valoare unui bun profesionist.

In concluzie, in toate profesiile este nevoie, pe langa competenta, de un comportament elegant si ordonat (de multe ori il numim civilizat), dar, in unele dintre ele, acest lucru dobandeste valente deosebite. Specificul unora dintre profesii, printre care si cea de functionar care lucreaza in mod direct cu publicul, consta in urmatorul aspect: daca in unele activitati profesionale poti sa te detasezi, prin rezerva, de ceilalti si sa-ti concentrezi intreaga forta pe aspectele strict tehnic profesionale, in altele (in cadrul carora relatia emitator-receptor este fundamentala) competenta profesionala trebuie imbinata in mod armonios cu posibilitatea de a comunica, cu o comportare manierata si elevata, in acelasi timp, capabila sa creeze acele punti de legatura intre oameni. Nu pot fi formulate retete de urmat, ci cel mult exprimate idei care sa releve idealul, si mai putin calea de urmat. De pilda, in lucrarea "Uzante diplomatice si protocol" (autori Prof. Un dr. Toma Gergescu si Prof. Un dr. Gheorghe Caraiani) sunt enuntate urmatoarele cerinte ale comportamentului profesional:

1. Inteligenta, cu care te nasti si pe care o desavarsesti, prin educatie si instructie, este o coordonata esentiala a vietii. Cugetul il inalta pe om, face maretia lui.
2. Exista un farmec de a fi, de a te purta, de a aparea in public. El nu deriva din respectarea cu sfintenie a unui cod de reguli, care imprima artificialitate, ci mai degraba deriva din delicatete sufleteasca, din respect pentru existenta celorlalti, din generozitate, sensibilitate, altruism.
3. Omul trebuie sa aspire catre ideal, catre perfectiune. Timpul si viata permit progresul de la aproape bine la bine - idealul exista si este periculos pentru om sa abandoneze cautarea lui. Renuntarea este primul pas catre compromis si degradare.
4. Comportamentul uman trebuie sa fie echilibrat. Extremele sunt nefiresti si daunatoare; echilibrul interior, armonizat cu un comportament echilibrat dau sens si culoare personalitatii individului. Unii au vrut sa renunte la pasiuni si sa devina zei; altii au vrut sa renunte la ratiune si sa devina animale - spunea Des Barreaux. Si unii si altii au esuat. Omul trebuie sa ramana complet, cu pasiunile si ratiunea sa, capabil sa se bucure de placerile vietii dar sa-i guste si pacatele. Trebuie sa existe o masura in toate. Cum ne arata filosofii, natura umana este duala (divina si animalica in acelasi timp), secretul fericirii fiecaruia dintre noi, constand intr-o cunoastere cat mai adanca si obiectiva a propriei persoane, apoi in armonizarea, gasirea virtutii -cum o numeau anticii, a mediei rationale (a se vedea conceptul de mesotes de la Aristotel) intre "prea mult" si "prea putin".
5. Cultura este o coordonata fundamentala a personalitatii umane. Ea este - cum se stie - ceea ce ramane dupa ce ai uitat tot ce ai invatat. Cunostintele si gusturile trebuie cultivate, imbogatite continuu. De aici, importanta unei lecturi diverse, care ajuta individul sa fie in concordanta cu nivelul si spiritul generatiei sale.
6. A te indoi de orice nu inseamna a nega totul.

Dimpotriva, punand sub semnul indoielii cunostintele noastre ni le putem verifica si corecta. Acesta este sensul celebrei afirmatii a lui Socrate: "(.) stiu ca nu stiu nimic". De asemenea, "dubito ergo cogito, cogito ergo sum" reprezinta esenta filosofiei lui Rene Descartes. Astazi, cogito-ul cartezian s-ar metamorfoza in "vigo ergo cogito", adica "traiesc pentru ca gandesc", care este mai realist.

7. Omul modern trebuie sa placa.

Este elegant sa fii zambitor, optimist, puternic, saritor, atent cu ceilalti. Politetea adevarata este senina, luminoasa, datatoare de multumiri, de bucurii, este binefacatoare. In plus, biologii au demonstrat faptul ca pentru a zambi sunt antrenati numai treisprezece muschi, in timp ce, pentru a increti fruntea si ridica sprancenele sunt pusi in miscare cincizeci de muschi. Fereste-te de omul care nu rade niciodata -spune o inteleapta zicatoare populara. Zambetul este semnul unui gust ales si al unei rafinate spiritualitati, pentru ca salasluieste in suflete mari. Peste tot in lume, in cea a bussiness-ului ca si a artei, in societate, se pune mare accent pe capacitatea de a impartasi, prin zambet, veselia si optimismul cu care se inving dificultatile vietii. Optimist este acela care vede floarea trandafirului, nu spinii lui.

8. Cunoasterea este o alta arma cu care invingem si ne implinim ca oameni si profesionisti. In acest sens, a sti inseamna a putea. Ca si cultura, stiinta nu se apreciaza dupa numarul de carti citite sau dupa zilele petrecute la biblioteca, ci dupa modul in care aceste carti au slefuit personalitatea omului. Naturii ii trebuie sute de ani, uneori chiar mii, pana cand da un produs al sau, o forma care ne impresioneaza prin arta si desavarsirea ei. Omul are nevoie de putin, dar trebuie sa fie rabdator cu sine insusi si cu ceilalti si, mai ales, sa tinda spre desavarsire (ceea ce presupune cautare, lupta, o vesnica dorinta de autoperfectionare, de evolutie).
9. Omul nu trebuie sa se compare cu un individ inferior siesi.

Este regretabil daca, pentru a ne justifica lipsurile, insuccesele, existenta neimplinita etc. ne comparam cu cei mai slabi si mai rai decat noi. Numai comparatia cu idealul este justificata. Oamenii mari sunt modesti pentru ca ei nu se compara cu ceilalti, ci cu modelul de om ideal pe care il au in spiritul lor.

10. Un reper existential extrem de important este modul in care ne alegem prietenii.

Prietenii ne definesc si ne reprezinta intr-o mare masura. Nu poti avea prieteni nepoliticosi, grosolani, de vreme ce aceste aspecte iti repugna. Prietenia presupune cu necesitate respect. Cicero afirma in acest sens: "Scoateti respectul din prietenie si-i veti lua cea mai frumoasa podoaba".

11. Bunatatea din noi, pentru noi dar mai ales pentru altii, este un reper existential fundamental. Omul traieste pentru el, dar, mai ales, pentru ceilalti. "Ce ocupatie fericita este aceea care ii da unui om in orice clipa prilejul sa faca bine atator mii de oameni" - aprecia La Bruyere.
12. Relatiile dintre oameni trebuie sa fie guvernate de principiul respectului. "Principiul respectului, ca principiu al dreptatii, cere mai mult decat sa nu vatamam pe cineva atunci cand vrem sa obtinem consecinte optime pentru toti cei afectati de rezultat; el impune si datoria prima de a-i ajuta pe cei care sunt victimele nedreptatilor comise de altii .

Autorii lucrarii "Uzante diplomatice si protocol" se opresc la acele aspecte pe care le considera esentiale, fara a avea pretentia epuizarii dimensiunilor comportamentului profesional sau privat al unui individ.

IV 3. Protocolul in cadrul intalnirilor de afaceri

a. Reguli de baza

Atunci cand fiecare dintre membrii conducerii administrative a unei companii sunt familiarizati cu regulile de protocol si le aplica in mod firesc ei reprezinta institutia lor intr-un mod stralucit. Pentru a se implini acest fapt, oricine trebuie sa stie ce inseamna un bun protocol, inainte de a fi pus in situatia sa-l practice. In prezent, protocolul a devenit un element fundamental in desfasurarea afacerilor. El delimiteaza ceea ce este adecvat de ceea ce este nepotrivit in cele mai diverse situatii care apar in activitatea companiei. Protocolul se bazeaza pe conceptia ca, in reusita afacerilor este foarte important modul in care personalul stie sa intretina cea mai potrivita atmosfera in relatiile cu partenerii. Prin urmare, protocolul institutiei are in vedere comportamentul individual al persoanelor din conducerea administrativa considerat ca un aspect care oglindeste compania. In relatiile de afaceri sunt frecvente situatiile in care intalnirile dintre parteneri devin hotaratoare pentru rezultatul actiunilor intreprinse. Bunele maniere sunt intotdeauna cele care stau la baza realizarii unei intalniri productive, placute si care se finalizeaza cu incheierea afacerii in termenii cei mai favorabili pentru ambele parti.

Comportamentul intr-o intalnire de afaceri de mai mica importanta nu trebuie sa difere in mod evident de cel adecvat pentru marile intalniri dintre parteneri. In aceasta categorie sunt incluse intalnirile pentru perfectionarea conditiilor preliminare ale unei afaceri, intalnirile pentru vanzari de produse fabricate de companie, conferinte pe probleme comune activitatii mai multor firme, simpozioane etc. In toate aceste situatii fiecare dintre participanti reprezinta compania in intregul ei in fata partenerilor sau eventualilor colaboratori ai institutiei. Manierele si respectarea unor anumite norme de protocol sunt la fel de importante atat pentru invitati cat si pentru organizatori. Intreaga ambianta a unei intalniri la care participa multi oameni depinde cu adevarat de profesionalismul, eficienta, inventivitatea si atitudinea atenta a acelora care raspund de organizarea lor. Normele de protocol valabile pentru organizatorul unei intalniri de afaceri sunt la fel de importante si pentru invitatii la intalnire deoarece in cursul acesteia sunt multe situatii in care un participant poate da dovada de bune maniere in mod eficient. In cele ce urmeaza ne vom opri la cateva din aspectele ce tin de protocolul unei intalniri , aspecte care trebuie sa fie respectate in primul rand de organizatori:

Organizatorul trebuie sa ajunga la timp daca nu chiar cu cateva zeci de minute inainte de ora la care a fost programata inceperea discutiilor.

Daca participa pentru prima data din partea companiei proprii la o astfel de intalnire, sau daca reprezinta pe cineva din companie, se comporta in mod prietenos si firesc fata de ceilalti participanti. Daca a venit la intalnire in alte conditii decat cele uzuale, trebuie sa le explice participantilor cine este si de ce se afla acolo. Acesta este si un prilej pentru el de a-si oferi cartea de vizita de afaceri, daca participantii la discutii ii pun intrebari despre el si compania sa.

Este recomandabil - pentru cel care este nou venit - sa astepte invitatia de a lua loc - adresata de unul din participanti care cunoaste motivul prezentei sale la intalnire. Este total nepotrivit sa ia loc din proprie initiativa - mai ales cand exista riscul de a se aseza langa organizatorul intalnirii. Scaunele din dreapta si din stanga organizatorului sunt pentru colegii acestuia sau pentru invitatii de onoare.

Atunci cand intarzie sa inceapa, orice participant poate sa se lanseze intr-o conversatie cu cel aflat in stanga sau in dreapta sa (daca persoana nu studiaza cumva un material). Subiectul conversatiei poate fi legat de evenimentele de actualitate sau chiar de motivul intalnirii.

5. Fiecare participant trebuie sa fie pregatit pentru intalnire cu tot materialul informativ necesar, care a fost studiat si parcurs in amanunt. Aceasta este si o garantie ca interventiile sale in discutii vor fi oportune si eficiente pentru derularea afacerii. Pe parcursul interventiilor din partea celorlalti participanti, eventualele observatii trebuie notate.
6. Este nepotrivit ca participantul sa aiba o anumita pozitie in scaun care ar putea lasa de inteles plictiseala care este tocmai opusul atitudinii pe care trebuie sa o afiseze. De asemenea, nu sunt recomandate: rularea unor bucatele de hartie in forma de cocoloase minuscule, plasarea agrafelor de birou in diferite combinatii, precum si alte activitati similare.
7. Se recomanda stapanirea tentatiei de a monopoliza discutia, prin orice mijloace.
8. Pentru a clarifica anumite informatii este bine sa existe curajul de a solicita lamuririle necesare. Pentru a asigura finalitatea dorita a intalnirii este mai bine sa se clarifice lucrurile neintelese decat sa se lase impresia ca sunt clare.
9. Manifestarea emotiilor este bine sa fie cat mai fireasca, dar trebuie controlata atunci cand este cazul de a fi exprimat dezacordul evident fata de stadiul problemelor discutate.
10. Folosirea pronumelui de politete "noi" in loc de "eu" atunci cand este vorba de un grup, se recomanda pentru a inlatura accentul categoric al lui "eu", care implica o lipsa de consideratie fata de colegi.
11. Orice participant la discutii trebuie sa se gandeasca bine inainte de a vorbi pentru a nu-si prezenta ideile intr-o maniera neingrijita, dezorganizata. Este bine sa se vorbeasca la subiect pentru a nu abuza de timpul celor prezenti.
12. Chiar daca fumatul este permis in incapere, se recomanda sa se ceara permisiunea unanima. Daca se primeste aceasta permisiune, este de dorit ca fumatul sa se faca in dreptul unei ferestre deschise pentru ca fumul sa poata iesi afara.
13. Constituie o impolitete bautul dintr-o cutie de bere, sifon etc. in timpul intalnirii de afaceri; continutul bauturii va fi turnat in pahar pentru a fi consumat.
14. Organizatorul intalnirii va multumi totdeauna participantilor la incheierea discutiilor.

La o intalnire de afaceri nu trebuie sa se solicite folosirea telefonului decat in situatiile speciale impuse de natura discutiilor purtate. Fiecare participant trebuie sa vina bine pregatit pentru intalnire, astfel incat sa evite blocarea discutiilor din lipsa de informatii. Se recomanda ca la incheierea discutiilor fiecare participant sa multumeasca personal organizatorului intalnirii pentru ospitalitate.

b. Intalnirile organizate in afara companiei

Ele sunt mai complicate din punct de vedere organizatoric intrucat au ca invitati un numar mare de oameni de la companii care au sediul in alte orase. Cu acest prilej apar cheltuieli care pot sau nu sa se dovedeasca eficiente; se poate intampla ca o organizare cu adevarat ieftina sa se dovedeasca a fi o pierdere in loc sa fie o economie. O intalnire in afara orasului merita o anumita cheltuiala planificata pentru ca schimbarea ambiantei in care se va desfasura poate crea conditiile de finalizare rapida si mult mai eficienta a afacerilor propuse.

Alegerea locului unde se va desfasura intalnirea se va face in functie de obiectivele acesteia: uneori este potrivita o statiune, astfel incat afacerile sa poata fi combinate cu sport si destindere; alteori, cand este o intalnire de lucru, este mai potrivit un hotel confortabil dintr-un oras care dispune de facilitati complexe -conditii de agrement, importanta istorica sau culturala, asezare pitoreasca etc. Daca organizatorul se bazeaza pe relatii deja stabilite in acest scop, definitivarea conditiilor de desfasurare se va petrece in cel mai facil mod.

Cand se recurge la rezervarea spatiului necesar intalnirii intr-un loc nou, neobisnuit, organizatorul se poate informa de la persoane care s-au ocupat recent de o actiune asemanatoare. Cand trebuie sa se faca rezervari la unul din hotelurile mai vechi este necesara actualizarea informatiilor despre serviciile oferite de hotelul respectiv, pentru ca ele se pot schimba destul de mult de la un an la altul. Un bun organizator, specialist in arta negocierilor, poate sa economiseasca sume importante pentru compania sa. El are nevoie de experienta in meserie si sa fie permanent informat prin retele de care dispune in stabilirea legaturilor cu companiile implicate.

Inainte de a se da orice confirmare scrisa privind rezervarea locului pentru intalnire sau a incheierii unui contract privitor la sumele ce vor trebui platite pentru serviciile solicitate, organizatorul trebuie sa treaca printr-o faza de negocieri. Un bun organizator nu se opreste la primul pret vazut pe lista sau oferit de cineva; el va incerca sa obtina scaderea pretului sau servicii suplimentare incluse in pretul cerut. Este bine sa se negocieze asupra urmatoarelor aspecte:

a. pretul camerelor (sa se obtina preturile mai scazute pentru camerele mai mici, sau lipsite de perspectiva, ori amplasate intr-o zona mai zgomotoasa);

b. ofertele de divertisment;

c. posibilitatile de agrement si recreare curente ale hotelului sau locului in care se desfasoara intalnirea;

d.      costul mesei, bauturilor, produselor de cofetarie etc.

Atat organizatorii cat si participantii la o intalnire de afaceri de acest gen isi vor arata bunele maniere prin felul cum vor putea sa se adapteze la conditiile de protocol impuse. Comportamentul lor, modul in care actioneaza pe durata intalnirii si felul in care urmeaza regulile protocolului negocierilor vor influenta in mod evident finalitatea acestora. Compania se preocupa de bunele maniere, angajand un personal meticulos in organizarea si realizarea intalnirii de afaceri; participantii isi manifesta manierele prin comportarea lor din timpul intalnirii, iar un alt factor care influenteaza decisiv succesul intalnirii consta in atitudinea si performantele organizatorilor. Daca toti acesti factori functioneaza, intalnirea va avea succesul asigurat.

4. Activitati specifice protocolului;

caracterizare generala

A redacta o invitatie? A alcatui o lista de invitatii? A primi doua sute de persoane? A te ocupa de invitatii de onoare? A face prezentarile? A te prezenta pe tine insuti? A plasa invitatii la o masa, la o conferinta, pe o estrada? A primi straini? A redacta o scrisoare importanta? A stapanii vocabularul mediului diplomatic? A organiza o masa pentru zece persoanesau doua sute? Pe cine servesti mai intai? Ce meniu oferim? A lua cuvantul in public? A tine un toast? Sunteti maestru de ceremonii: pe cine salutati primul? Cine vorbeste ultimul? Ce tinuta vestimentara purtam? A aseza drapelele? A face cadouri si amintiri: ce sa oferim? Toate raspunsurile la aceste intrebari si la multe altele asemanatoare constituie obiectul, definesc diferenta specifica a protocolului. Din multitudinea activitatilor enumerate, in economia cursului de fata vom prezenta, pe scurt, cateva dintre ele - considerate a fi deosebit de importante.

De asemenea, protocolul este determinat de limite bine stabilite, de elementele proprii de reglementare, cum ar fi uzantele, normele sau elementele de natura legala (nivelul de reprezentare sau baza materiala, plafoanele admise de cheltuieli). Dincolo de elementele proprii de reglementare, in aplicarea practica a protocolului se definesc curentele - ce tin de considerente pur subiective (optiunea conducatorului autoritatii statale sau administrative). Astfel, putem vorbi despre protocol ceremonios si protocol cordial, precum si de protocol si precadere. Protocolul ceremonios prezinta o mai mare pondere a festivismului si este destinat ceremoniilor publice, fiind spectaculos si impozant. El se caracterizeaza prin faptul ca este o conventie rigida, prin fast, menit sa impresioneze si sa dea maretie participantilor (in relatiile internationale este considerat o forma de respect si de politete), prin consum mare de resurse -resursele umane sunt numeroase logistic, participand la organizare mai multe institutii. Protocolul ceremonios este prestabilit in detaliu, nimic nu poate fi aleatoriu si nu sunt admise derogari de la standard sau actiuni personale. Caracterul public este trasatura cea mai importanta, actiunile care sunt organizate ceremonios nu-si ating scopul decat prin festivismul public in care organizatorul dovedeste realizarea exceptionala a caracteristicilor anterioare impletite cu maiestrie. Protocolul ceremonios este preferat de: functionarii cu demnitati inalte, reprezentantii unor state mici, dictatori, ministere - este mai des intalnit la Ministerul Afacerilor Externe si la cel al Apararii. Protocolul cordial (numit si nonformal datorita caracterului sau mai putin festivist), are o pondere mai mare in cadrul protocolului, el fiind la dispozitia mai multor autoritati ale administratiei publice decat cel ceremonios. Acest lucru se datoreaza, in principal, scaderii nivelului de reprezentare si accesibilitatii sale, precum si faptului ca unele institutii nu au dreptul sau mijloacele de a organiza un protocol de tip ceremonios. Protocolul cordial se caracterizeaza printr-o rigiditate mai mica a conventiilor (permite o mai mare spontaneitate a participantilor), prin atitudine destinsa (prin urmare, o afirmare mai mare a abilitatilor de comunicare personale ale participantilor), prin consum de resurse mai mic, prin discretie - are o mai mare pondere interpersonala, momentul public fiind prezent, dar redus. El este doar stabilit pe etape, detaliile decurgand de la sine in mod firesc. Protocolul cordial este preferat de: reprezentantii unor state mari cand primesc reprezentanti ai unor state mai mici, tarile gazda ale unor negocieri internationale, reprezentantii unor autoritati publice de mai mica importanta, reprezentantii administratiei publice locale, functionarii care stapanesc mai putin uzantele de protocol.

Aceste curente in aplicarea practica a protocolului sunt afectate si de natura evenimentului. De exemplu, in cazul acordarii de distinctii se aplica numai protocolul ceremonios, indiferent de nivelul de reprezentare, optiunea conducatorului, resursele existente etc.

Precaderea se refera la ordinea protocolara in raport cu rangul si functia fiecarei persoane participante la un protocol. Ordinea protocolara este una din cele mai delicate probleme cu care se confrunta organizatorii evenimentelor protocolare. Cine va sta la masa de onoare si pe ce loc? Cum vor fi distribuiti invitatii in sala? Cine va lua cuvantul primul sau cum se va incheia seria discursurilor? Acestea si altele sunt intrebari la care precaderea da rigoarea necesara evitarii gafelor sau nemultumirilor. Precum in cazul tuturor uzantelor, exista reguli general valabile (de pilda, gazda ia prima cuvantul) si reguli ale casei (ceremonialurile militare de la stat la stat). Precaderea si repartizarea locurilor in functie de aceasta, pe langa faptul ca asigura desfasurarea in buna ordine a ceremoniilor, reflecta totodata motivatiile si obiectivele acesteia. In acest sens, ele reprezinta un mesaj in slujba intentiei urmarite. Instrumentele folosite pentru a stabili precaderea si rangul provin din diferite surse: listele de ordine protocolara oficiale stabilite de state si de marile institutii, regulile diplomatice, semnele de deferenta practicate intr-o societate fata de diferiti membrii ai sai, sau curtoazia reciproc manifestata intre doua parti de-a lungul timpului.

Cea mai inalta functie intr-un stat stabileste precaderea prin act cu caracter intern, dar care este respectat de catre toate institutiile din subordine. Astfel, pentru un stat se stabileste ordinea de precadere pentru functiile politice sau de autoritate, pentru reprezentantele diplomatice, pentru organizatiile neguvernamentale. Toate aceste reglementari de precadere se adopta la nivelul fiecarei institutii, tinandu-se seama de ordinea protocolara adoptata de autoritatile superioare sau de specialitate. Odata stabilita lista de precadere, ea devine obligatorie. Mentionam ca ordinea de precadere stabilita prin acest tip de reglementari este raportata la functii si demnitati, nu la persoane. Astfel, la preluarea functiei de demnitate publica, fie prin depunerea juramantului, prezentarea scrisorii de acreditare, prin investire sau numire, titularul isi preia o data cu atributiile de reprezentare si dreptul pozitiei in ordinea protocolara. Ordinea intre persoane de rang egal se stabileste in mod particular in functie de elementele de precadere, si anume: persoana cea mai importanta, principiul ierarhiei, traditia, simetria, stabilitatea, intaietatea, raza teritoriala, natura evenimentului, egalitatea statelor, ordinea alfabetica, cedarea locului, varsta si vechimea, galanteria, cuplurile, personalitatile religioase, titularii de distinctii de merit.

Pentru clarificarea pozitionarii invitatiilor la o ceremonie exista trei reguli principale in acord cu care se aplica precaderea:

1. Dreapta inainte de stanga - presupune ca oficialitatea cea mai importanta, cand exista doua, este plasata in partea dreapta (cum se priveste la prezidiu de catre public).
2. In cazul reprezentarii politice interstatale sau al unor componente federative, fiecare personalitate este pozitionata in dreptul drapelului, stemei, sau altor elemente oficiale distinctive.
3. In cazul in care sunt prezente mai multe state reprezentate sau unitati administrativ-teritoriale, cea mai importanta persoana se va pozitiona in centru, apoi alternativ, dupa importanta, la dreapta, apoi la stanga vor fi celelalte oficialitati (precum in figura de mai jos).

Rangurile si titlurile oficiale sunt elemente distinctive folosite in protocol atat pentru stabilirea precaderii, cat si pentru a determina importanta pe care o are o anumita functie de demnitate publica. Rangurile oficiale pot fi numerotate in cele mai multe sisteme pana la numarul 45, restul participantilor la ceremoniile oficiale fiind organizati dupa dorinta gazdelor. In functie de rangul persoanei care participa si care are functie de reprezentare, la o ceremonie exista protocol de diferite grade: protocol de gradul 0, protocol de gradul 1, protocol de gradul 2 si protocol de gradul 3.

Arborarea drapelelor este o alta activitate importanta proprie protocolului. Drapelul este simbol al suveranitatii statelor si se bucura de respect; el nu este numai un obiect de comunicare, ci reprezinta si un set de semnificatii si sentimente comune pentru o anumita comunitate, populatie. Prin urmare, exista un set de reguli privind arborarea drapelelor, care contribuie la transmiterea corecta a informatiilor despre statutul tarii reprezentate sau situatia momentului.

Cele mai frecvente tipuri de actiuni protocolare - din perspectiva organizarii ceremonialelor - sunt: conferintele, acordarea de distinctii, scrisoarea de invitare, primirile oficiale, dineurile si receptiile, depunerile de coroane si ceremoniile militare, semnarea de tratate si conventii. Conferintele sunt un instrument de baza in dezvoltarea relatiilor internationale si pentru a defini politicile si strategiile comune multinationale, fie ca au un caracter regional sau la scara mai larga. In plan intern ele sunt utile atunci cand un concept, o politica sau o problematica acuta se pune in dezbaterea publica. Ca gen ele se regasesc atat in planul politic, cat si in cel stiintific sau al societatii civile. Din punctul de vedere al protocolului, sunt deosebit de importante conferintele desfasurate la nivel politic statal in spatiul national si international. Organizarea protocolului in cadrul conferintelor comporta mai multe aspecte, si anume: stabilirea salii, stabilirea modului de desfasurare, stabilirea ordinii de precadere, stabilirea interpretariatului, corespondente premergatoare, uzante protocolare, elemente privind dotarea pentru expuneri, aparatura necesara pentru discutii si conducerea dezbaterilor, elemente privind parcarea si axele de organizare.

Acordarea de distinctii - sub aspectul formei - este o activitate strict protocolara. Distinctiile, fie ele medalii, fie decorari cu diferite ordine civile sau militare, sunt un atribut exclusiv al autoritatilor publice elective (alese prin vot direct). Din punct de vedere al alocutiunilor de protocol, este importanta ceremonia de acordare, care cuprinde urmatoarele elemente: pregatirea distinctiei, pregatirea ceremoniei, emiterea actului de conferire (decret, lege, hotarare). Desfasurarea ceremoniei are reguli protocolare deja cutumiare, si anume:

- intrarea si asezarea beneficiarilor - precaderea;

Primii care vor intra in sala sunt cei care urmeaza a primi distinctia. In cazul in care sunt mai multi onorati, se vor respecta anumite reguli ale conferirii in ordine, dupa cum urmeaza:

se va acorda in ordine de la distinctia cu gradul cel mai mare la cea cu gradul cel mai mic;

daca este vorba de acelasi grad al distinctiei, vor primi primele persoanele care au rangul cel mai mare;

urmeaza regulile varstei, persoanele in etate avand prioritate.

Actorii principali vor fi pozitionati astfel incat sa aiba o pozitie privilegiata si sa poata fi vazuti de toti participantii.

Una dintre cele mai importante activitati de protocol este reprezentata de dineuri si receptii. Insemnatatea lor consta in caracterul lor de liant al comunicarii interpersonale a participantilor si un prilej al intalnirilor informale reciproce, neoficiale. Exista o delimitare intre receptii si dineuri, care insa nu este stricta, si anume: dineurile presupun ca regula asezarea la masa, presupun discursuri si un numar mic de invitati, se organizeaza doar seara, se pot face la gazda acasa, in timp ce, receptiile se pot organiza indiferent de ora, au la baza bufetul suedez, nu presupun ordine de precadere si nici discursuri (desi nu le exclud), presupun un numar mare de invitati, de peste 100. Aceste caracteristici se pot imbina, motiv pentru care nu putem vorbi de existenta unor clisee tip in ceea ce le priveste. Fiind insa vorba de actiuni de protocol, acestea sunt supuse unor uzante generale. Mai precis, cu privire la organizarea actiunii trebuie stabilit locul de desfasurare, trebuie intocmit programul si stabilita lista de invitati (dupa care urmeaza lansarea invitatiilor), si perfectate alte elemente organizatorice: locurile de parcare, pozitionarea personalului de indrumare, garderoba, locul de primire din partea gazdei etc. Cu privire la meniu, alegerea felurilor de mancare presupune cateva reguli:

de preferinta meniul va cuprinde acele preparate a caror pregatire si pastrare nu vor avea de suferit in urma situatiilor neprevazute;

respectarea traditiilor culinare prin asigurarea produselor si a modului de servire clasic in asemenea situatii;

servirea cafelei in salon pentru a se putea fuma;

respectarea optiunilor religioase - nu se va servi carne de porc pentru oficialii de religie musulmana sau vita pentru hindusi etc.

meniul va respecta conditia sociala a invitatiilor -nu se pot servi la dineuri sau receptii produse de casa. Acest lucru nu exclude insa bucataria traditionala, ce presupune o exprimare mai adecvata.

Uzantele in cadrul dineurilor si receptiilor vizeaza: decorarea mesei (simpla si eficienta), precaderea servirii, preparatele se mananca fiecare in felul sau specific (de pilda, icrele nu se pot pune cu lingura in farfurie, ci numai pe tartine), tinuta la masa cu spatele drept, cu mainile la nivelul mesei, nu se pot pune coatele pe masa, nu se apleaca asupra farfuriei pentru ca dineul presupune conversatie, iar aceasta pozitie respinge eventuala abordare. Alte uzante tin de bunul simt in sens propriu: intrarea si asezarea publicului, intrarea persoanei oficiale care confera, citirea actului de conferire, inmanarea diplomei si a insemnelor, intonarea imnului, ciocnirea cupei de sampanie - este un moment protocolar obligatoriu, dar fara caracter oficial.

Incheiem aceasta succinta prezentare a catorva activitati protocolare, cu precizarea faptului ca o actiune protocolara reusita este o simbioza.     Respectarea regulilor referitoare la modul de tratare a personalitatilor in functie de locul lor in ierarhie, de precaderea fiecareia fata de celelalte sau de reciprocitatea raporturilor lor foloseste scopului protocolar, dar nu este destul pentru reusita unui eveniment oficial. Acestor reguli trebuie sa li se adauge indeplinirea normelor care tin de eticheta, politete si bune maniere, in general. Deferenta ca si respectul nu cuprind doar obligatii, ci si atentii care dezvaluie personalitatea gazdei si exprima stima pe care o acorda interlocutorului sau. O actiune protocolara incununata de succes este rezultatul simbiozei acestor elemente, care concura la punerea in evidenta a sensului pe care trebuie sa-l aiba un eveniment al vietii publice.

Unii s-ar putea crede autorizati sa ignore protocolul, eticheta, sau chiar politetea, argumentand ca este vorba de norme perimate, fata de care nu suntem obligati sa ne supunem. Preocuparea pentru aceste probleme ar echivala cu aceea de a trezi la viata in mod artificial, niste piese de muzeu. Cum ne atrage atentia Louis Dussault in lucrarea amintita deja, este totusi semnificativ faptul ca, in timpul razboiului din Golf, seful operatiilor militare, generalul Norman Schwarzkopf, a tinut seama cu multa grija de delicatele probleme religioase specifice liderilor din acea regiune, mai ales in ceea ce-i privea pe sauditi, langa care isi instalase cartierul general. A acordat, de asemenea, cea mai mare grija relatiilor sale cu sefii contingentelor aliate. Regresand mult in timp, imparatul Bizantului punea atelajul sau la dispozitia ambasadorilor tarilor vecine sau indepartate, prietene sau chiar inamice, de indata ce acestia ajungeau la portile cetatii, pentru a fi condusi la palatul unde ii astepta. Nu era doar un gest protocolar, ci si un mod de a asigura securitatea oaspetelui. Caleasca, escortata de un detasament al Jandarmeriei regale, care duce un nou ambasador sa-si prezinte scrisorile de acreditare guvernatorului general din Ottawa sau limuzina guvernamentala care il asteapta la sosirea sa pe aeroportul Sainte-Foy, pentru a face vizitele de curtoazie autoritatilor din Quebec, toate acestea se inscriu in aceeasi succesiune istorica a consideratiei acordate unei personalitati care isi asuma o responsabilitate a vietii colective, personificand un simbol. Prin urmare, formele si mijloacele se pot schimba, necesitatile raman aceleasi.

Cate piete n-au ramas oare inabordabile unor oameni de afaceri care n-au stiut sa tina seama de obiceiurile unuia sau altuia dintre omologii lor straini? E mai mult ca sigur ca un cumparator nu e solicitat numai de o singura persoana, ci si de alti furnizori de bunuri si servicii. Pentru fiecare industrias care incearca sa convinga, exista cel putin inca doi concurenti care ofera aceleasi lucruri la un pret comparabil. In acest caz, determinanta va fi calitatea relatiei existente. Sa urmam exemplul iezuitilor, care au plecat ca si alte comunitati religioase in secolul XVI sa converteasca China si au fost singurii care nu au fost izgoniti. Ei se informasera cu multa grija asupra obiceiurilor Imperiului de Mijloc inainte de a se stabili acolo, iar pe parcursul sederii lor au fost foarte atenti sa nu-si nemultumeasca niciodata gazdele prin lipsa de respect fata de normele locale. Membrii acestui ilustru ordin au dat dovada de altruism si de multa intelepciune - ambele castiga spiritele si deschide inimile.

Stabilirea unui contact, mentinerea sau intreruperea lui tin de capacitatea de a intelege semnele, de a le decoda si de a le respecta. Limbajul protocolului si al etichetei evolueaza. Ca in orice comunicare, e indicat sa avem grija sa evitam un vocabular depasit sau sa impunem unul nou, al carui sens, prea personal, ar fi ermetic si eventual socant, pentru ca ar fi de neinteles sau, si mai rau, gresit interpretat. Daca trebuie sa stim sa distingem ce este util si ce nu, ce este semnificativ si ce nu, trebuie sa stim si sa propunem formule care sa intruneasca unanimitatea.

Arta de a stapani bunele maniere consta in a trai bine si a profita in liniste de bucuriile pe care ti le ofera relatiile cu ceilalti, sau, cel putin, in a beneficia de acestea pe cat se poate. "Protocol, eticheta, politete fac parte din pretul care trebuie platit pentru a mentine armonia intre noi si mediul in care evoluam. Cu cat sunt mai bine cunoscute si asimilate, cu atat impieteaza mai putin asupra libertatii noastre. Inerente vietii in societate, ele insotesc progresul civilizatiei."[15]

BIBLIOGRAFIE

Aristotel - Etica nicomahica, Ed. Stiintifica si Enciclopedica, Bucuresti, 1998.

Despre interpretare, in Organon I, Ed. Stiintifica, Bucuresti, 1957.

Politica, Ed. Antet, Bucuresti, 1996.

Bachelard, Gaston - Les Reveries du repos, Jose Corti, p 96.

Barliba, Maria Cornelia - Paradigmele comunicarii, Ed. Stiintifica si Enciclopedica Bucuresti, 1987.

Behavioral - Model Replacing Communications Model as Theoretical Underpinning of PR Practice", pr. Reporter, 33 (30), 30 iulie 1990.

Benveniste, Émile - Probleme de lingvistica generala, Ed. Universitas, Bucuresti, 2000.

Berelson, Bernard - "Content Analysis in Communication Research", in Mernard Berelson si Morris Janowicz (eds.), Reader in Public Opinion and Comunication, ed. a II-a, Free Press, Glencoe.

Bergson, Henri - L'evolution creatrice, Paris, Alcan, 1914.

Cazeneuve, Jean - La société de l'ubiquité, Denoël Gonthier, Paris

Chelcea, Septimiu - Metodologia cercetarii sociologice, Ed. Economica, Bucuresti, 2001.

Coman, Cristina - Relatii publice : principii si strategii, Ed. Polirom, Iasi, 2001.

- Relatii publice. Tehnici de comunicare cu presa, Ed. All, Bucuresti, 1999.

Cornescu, V., Mihailescu, I. Stanciu, S. - Managementul organizatiei, Ed. All Beck, 2003.

Cuilenburg, Van J.J., Scholten, O., Noomen, G.W. - Stiinta comunicarii, Ed. Humanitas, Bucuresti, 2004.

Dagenois, Bernard - Campania de relatii publice, Ed. Polirom, Iasi, 2003.

Dussault, Louis - Protocolul, instrument de comunicare, Ed. Galaxia, Bucuresti, 1996.

Dinu, Mihai - Comunicarea, Ed. Algos, Bucuresti, 2000.

Doug Newson, Judy VanSlykeTurk, Dean Kruckeberg - Totul despre relatiile publice, Ed. Polirom, 2003.

Umberto, Eco, - Tratat de semiotica generala, Ed. Stiintifica si Enciclopedica, Bucuresti, 1982.