Stilul corespondentei oficiale

Stilul corespondentei oficiale

1. Particularitatile stilului

Stilul corespondentei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficial-administrativ se intalneste in textele si activitatile administrative, juridice, diplomatice si economice. Este mai conservator decat celelalte stiluri; este realizat indeosebi in forma scrisa monologata, dar poate lua si forma dialogului (in corespondenta oficiala, in negocieri, in raporturile cetatenilor cu autoritatile sau in actiunile judiciare; se desfasoara intr-un cadru institutional, local si temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotarari, ordonante, instructiuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolutia, contractul etc.), de informare (anuntul, declaratia, instiintarea, notificarea, formularul de inscriere, telegrama), de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma), de corespondenta (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este inchis la influente, servind  ca sursa de imprumuturi indeosebi stilului publicistic.

Fiind mai putin diversificat decat alte stiluri, are si el cateva variate interne[1]: limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis aparitiei stilurilor individuale) si limbajul administrativ (diversificare terminologica pe domenii, ierarhizare in ceea ce priveste puritatea in functie de situatie sau de destinatar, putand, de aceea permite unele elemente stilistice individuale.

Functiile dominante sunt cea denominativ-referentiala si cea persuasiva (destinatarul fiind avut permanent in vedere la formularea comunicarilor specifice)[2] .

Stilul corespondentei oficiale prezinta anumite particularitati lexicale, morfologice, sintactice si stilistice.

Particularitati lexicale

Stilul scrisorilor oficiale reprezinta forma specifica de exprimare a ideilor, modul in care lexicul este folosit in comunicarea gandurilor.

Una din conditiile prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine intocmit si inteles este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu notiunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Astfel, se aleg din vocabularul general numai cuvinte si expresii potrivite cu fondul de notiuni si idei al scrisorii respective, evitandu-se utilizarea cuvintelor si expresiilor arhaice, regionale, din argou si jargon.

Se va acorda atentie cuvintelor polisemantice - cuvinte cu forma identica, dar care prezinta diferente de sens. De exemplu, cuvantul adresa are - in limbajul administrativ - doua sensuri: indicatie (pe scrisori si colete), cuprinzand numele si domiciliul exact al destinatarului, dar si o comunicare in scris (scrisoare adresata unei organizatii sau unei persoane fizice).

De asemenea, trebuie acordata atentie folosirii corecte a unor cuvinte paronime (cuvinte cu forma sonora asemanatoare, dar cu inteles complet diferit). De exemplu: original (act) si originar (loc de origine) sau alocatie (ajutor in bani pentru copii) si alocutie / alocutiune (cuvantare ocazionala).

Cel ce scrie o scrisoare sau un act trebuie sa aleaga dintr-o serie sinonimica (cuvinte diferite ca forma, dar asemanatoare ca sens), acel cuvant care sa exprime cel mai bine sensul dorit. De exemplu, intre baza, fundament, temelie se alege cuvantul baza pentru sintagma baza materiala; intre cuvintele operare, prelucrare, procesare se alege procesare pentru procesare de text.

De asemenea, in corespondenta trebuie evitate pleonasmul si tautologia. De exemplu: ,,va reamintim inca o data" (pleonasm); ,,ne scuzati pentru intarzierea si amanarea  raspunsului" (tautologie).

In ceea ce priveste folosirea neologismelor, desi limba romana permite o exprimare precisa si nuantata, atunci cand nu se pot gasi corespondente in limba pentru anumiti termeni, se impune intrebuintarea neologismelor. De exemplu, pentru aparatura moderna de birou: computer, hard-disk, soft, sau termeni in relatiile de piata: marketing, sau pentru referinte la produse: design etc

Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv da textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis notiunea sau situatia tratata si poate exprima ideea unei propozitii intregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pana la bordul unui vas se foloseste expresia - "franco-bordul vasului

Terminologia folosita in corespondenta oficiala se imparte in doua categorii: terminologia creata in practica lucrarilor de secretariat si corespondenta si terminologia creata in diferite domenii de activitate. Terminologia din prima categorie este limitata la anumite denumiri de operatii, lucrari, obiecte etc., folosite in munca de birou. Terminologia de specialitate este destul de numeroasa, indeosebi in ramurile de activitate cu un pronuntat caracter de tehnicitate (bancara, contabila, transporturi etc.).

Termeni si expresii de specialitate create in practica lucrarilor de secretariat si corespondenta : antet, adresa, adeverinta, alineat, anexe, arhivare, borderou, clasarea corespondentei, curriculum vitae, dosar, deviz, indicativ, indosariere, mandat, parafa, procura, procesare, rezolutie, rezolvarea corespondentei, scaderea corespondentei, snuruire etc.

Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate si precizie face scrierea mai convingatoare si mai clara. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaza in mare parte unor factori ca: nesiguranta, comoditate, lipsa de informatie, precum si diferitilor factori de teama (de a nu omite ceva, de a nu divulga ceva, de a nu pierde din importanta etc.). Cei ce utilizeaza cuvinte pretentioase si savante cred, in mod gresit, ca aceasta insemna a scrie bine. Acestia asociaza competenta cu parada cuvintelor.

De asemenea, se cere din partea celor care redacteaza corespondenta o informare adecvata prin cursuri din domeniul stiintei organizarii si conducerii (management), consultarea dictionarelor din specialitatea in care se redacteaza corespondenta etc., toate  acestea in scopul imbogatirii cunostintelor aplicabile in domeniul respectiv de activitate.

Particularitati morfologice

In redactarea corespondentei oficiale se respecta formele gramaticale prevazute de gramatica limbii romane, dar specificul stilului corespondentei consta si in folosirea anumitor particularitati, si anume:

se foloseste pluralul in loc de singular la pers. I , neconcordanta intre numarul real si cel gramatical (se numeste pluralul autoritatii): Va rugam sa Confirmam primirea ofertei dv ; semnatarul reprezentand o autoritate. La persoana a II-a se utilizeaza formele de politete ale pronumelui personal dumneavoastra , care se acorda cu predicatul la plural: Dv. veti primi , iar in cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. sunteti reprezentantul firmei

se foloseste neconcordanta intre timpul real si cel gramatical, in unele situatii, prin utilizarea prezentului in loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguranta si nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaza la data in loc de ,, se va livra sau pentru numirea in functie: ,,se numeste in functia de in loc de ,, se va numi in functia de

se foloseste reflexivul pasiv in locul diatezei pasive: ,,expozitia s-a deschis nu ,,expozitia a fost deschisa ; reflexivul impersonal inlocuieste diateza activa: ,,se certifica vechimea in functie ,,se aplica regulamentul . Aceste exprimari precizeaza ca fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personala.

gerunziul folosit la inceput de fraza: acesta la prezent sau la trecut, se raporteaza intotdeauna la subiectul propozitiei principale. Astfel, formularea : Multumindu-va pentru scrisoare, primiti, Domnule, asigurarea sentimentelor mele cele mai bune"- este gresita. Participiul prezent il implica pe autorul scrisorii, in timp ce imperativul se adreseaza destinatarului. Aceasta lipsa de coerenta va fi evitata alegand formula: "Multumindu-va pentru scrisoarea dv., va rog sa primiti "

se evita folosirea imperativului si a expresiilor imperative. In scrisorile de indrumare si control se foloseste infinitivul cu valoare de imperativ: ,,a se urmari indeplinirea formalitatilor si viitorul cu valoare de imperativ ,,Serviciul Personal va aduce la indeplinire , ,,Vor fi sanctionati etc.

abundenta constructiilor cu genitivul si dativul (aplicarea prevederilor, in conditiile legii, conform deciziei, in scopul obtinerii);

frecventa mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solutionare, reglementare etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, toti, fiecare etc) a prepozitiilor si conjunctiilor, neutralizarea opozitiei de gen la unele substantive ,,personale (inculpat, invinuit, donator, contribuabil etc.) si predominarea singularului (invinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul

Particularitati de ordin sintactic

In scrisorile si actele oficiale se respecta regulile stabilite de sintaxa limbii romane, dar si in acest domeniu exista anumite particularitati:

- folosirea ordinii directe in propozitie si fraza (subiect si determinantii sai, predicatul si determinantii sai); ordinea inversa este preferata de stilul literar, istoric;

- construirea de propozitii si fraze scurte. Frazele lungi, topica inversata dau nastere la confuzii, producand dificultati in intelegere;

- inlocuirea subordonatelor cu parti de propozitie corespunzatoare, cand acest mod de constructie scurteaza textul, marind precizia exprimarii. In loc de ,,Marfa comandata de dv., pe care am livrat-o la data de ." vom spune ,,Marfa din comanda dv. nr. , livrata la data de .";

- evitarea constructiilor infinitivale sau constructiilor care exprima generalizare sau eventualitate;

- introducerea unor formatiuni lexico-sintactice stereotipe care exprima cauza (,,din cauza ") sau consecinta (,,de unde rezulta ca "), a unor expresii precum ,,drept pentru care am incheiat procesul-verbal", ,,in mod nemijlocit.", ,,in mod obligatoriu " (in loc de ,,nemijlocit", ,,obligatoriu".

Particularitati stilistice

Principalele caracteristici ale stilului corespondentei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea si oficialitatea, politetea si demnitatea, naturaletea si simplitatea.

Corectitudinea impune respectarea intocmai a normelor, formelor si regulilor gramaticale, ortografice, de punctuatie, de fonetica. In corespondenta, corectitudinea stilului este urmarita si pentru exigente speciale. Scrierea corecta a unei scrisori exprima in mare masura respectul pe care il datoreaza si il manifesta expeditorul. Corectitudinea in corespondenta contribuie la evitarea confuziilor si interpretarilor gresite pe care ar putea sa le provoace greselile gramaticale. Este suficienta plasarea incorecta a unei virgule, pentru a schimba intregul sens al frazei. Folosirea permanenta a Indreptarului Ortografic, Ortoepic si de Punctuatie, a altor manuale, nu este o dovada de incultura, ci, dimpotriva, de cunoastere si dorinta de perfectionare.

Cand ne referim la corectitudine avem in vedere nu numai aspectele gramaticale, ci si aspectele legate de continutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cotatii etc.); scrisoarea poate fi folosita adesea ca document in relatiile dintre parteneri.

Claritatea este o particularitate comuna oricarui stil, dar in corespondenta, in scrierea documentelor este urmarita cu multa grija, intrucat, este vorba de fapte, fenomene, situatii, drepturi, obligatii, raspunderi, care daca nu sunt prezentate clar, produc prejudicii partilor. Claritatea se asigura si prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor si a formelor gramaticale care nu au circulatie generala sau care exprima aproximatii, nesiguranta, intelesuri alternative.

Concizia este o conditie specifica stilului corespondentei, intrucat scrierea, multiplicarea, lectura etc, necesita cheltuieli de timp si materiale. Aceasta trasatura stilistica se poate realiza prin fixarea ideilor in propozitii scurte, grupate logic in paragrafe si prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate.

Se vor elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de inteles (ex. vom spune ,,dispozitivul este productiv" in loc de "dispozitivul este bun in ceea ce priveste productivitatea", ,,Acest calculator este foarte performant" in loc de ,,acest calculator este de foarte buna calitate si de aceea prezinta performante foarte bune"). In acelasi timp, o scrisoare trebuie sa fie completa. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate in scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare.

Precizia se asigura prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unitatilor de masura oficiale, prin exprimarea in litere, alaturi de exprimarea cifrica ori de cate ori este vorba de sume, cantitati etc.

Sobrietatea si oficialitatea este impusa de faptul ca actele oficiale trebuie sa aiba un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este inrudita cu concizia, dar in plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie sa-l ofere certificarile si toate relatarile care se fac in corespondenta. Comunicarea in actele oficiale trebuie sa fie lipsita de incarcatura afectiva.

Politetea si demnitatea stilul corespondentei trebuie sa fie prin definitie un stil al politetii si demnitatii. Politetea este ceva elementar, ceva ce sta in firea oricarui om civilizat. Nu costa, dar poate aduce profit si alte beneficii. A spune ,,multumesc , ,,va rog , ,,apreciez , ,,sunt recunoscator etc. sunt formulari care trebuie sa fie prezente in orice scriere. In corespondenta nu se admite, sub nici o forma, polemica si limbajul de indignare, chiar si atunci cand emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplaceri. Folosirea pluralului autoritatii, al pronumelor de politete asigura aceste cerinte.

Naturaletea si simplitatea. In baza acestor conditii, stilul corespondentei este si trebuie sa fie direct si firesc, nefortat; se impune folosirea cuvintelor simple, nepretentioase. Trebuie sa scriem pentru a exprima si nu pentru a impresiona (prin cuvintele folosite).

Stilul, in scrierea mesajelor, este subordonat unui scop precis, controleaza un anumit impact si ton si este definit de acea alegere a cuvintelor, propozitiilor si formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situatiei, contextului si destinatarului, produce reactia si rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de perceptia  destinatarului, de ceea ce citeste el ,,printre randuri" si in spatele cuvintelor. Tonul se defineste astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reactii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlarii tonului unei scrisori consta in faptul ca acesta este dependent si de perceptia cititorului, perceptie care este strict individuala.

Ion, Toma; Ioana, Dinca. Limba Romana, Stilistic si Compozitie, Bucuresti: Editura Niculescu, 1998, p. 17.

Idem, p. 18.

Ion, Toma; Ioana, Dinca. Op.cit., p. 19.

Abrevieri folosite in corespondenta oficiala

Folosirea abrevierilor prezinta un triplu avantaj: economie de timp in ce priveste redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spatiu in pagina si economie de materiale (hartie, panglica - in cazul folosirii masinii de scris, cartus, cerneala in cazul folosirii imprimantei.

Deosebit de importanta este insa folosirea corecta a abrevierilor, atat din punct de vedere al scrierii lor, cat si al pozitionarii in fraza.

Se recomanda, utilizarea rationala a abrevierilor, in sensul de a nu face abuz de abrevieri in text, ceea ce ar conduce atat la ingreunarea citirii si intelegerii cuvintelor si expresiilor pe care le reprezinta, cat si la considerarea scrisorii ca o lipsa de politete fata de destinatar.

In corespondenta oficiala se admit, in general, numai:

− abrevieri prevazute de Indreptarul Ortografic al Academiei Romane, pentru cuvinte si expresii din vocabularul obisnuit;

− abrevieri consacrate de stiintele teoretice si aplicate in fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil etc.);

− abrevieri consacrate in uzanta lucrarilor de secretariat si corespondenta in tara noastra, pentru scrisori intocmite in limba romana;

− abrevieri consacrate in corespondenta internationala, cand scrisorile sunt adresate partenerilor externi.

Nu se vor folosi abrevieri in titulaturi (se scrie "Domnule Director" si nu "Dl. Director"; "Ordinul nr." si nu "Ord. nr.").