ACtIVITATI DE CAUTARE IN BAZELE DE DATE, SPECIFICE PROGRAMULUI Microsoft ACCESS

Scopul lucrarii

Lucrarea de fata isi propune sa familiarizeze fiecare student cu principiile pe baza carora se pot efectua activitatile de cautare a datelor in bazele de date.

2 Notiuni teoretice

2.1 Activitatea de cautare simpla in tabel

In cadrul bazelor de date, anumite date pot fi cautate in mai multe moduri:

cautarea simpla - aplicata direct in cadrul unui tabel;

cautarea complexa - pe baza unuia sau a mai multor criterii de interogare (reclama utilizarea unei interogari)

1. Cautarea in tabel se face prin intermediul meniului Edit - Find, cu urmatoarele observatii:

In campul Look in se fixeaza care coloana a tabelului trebuie cercetata. Coloana marcata este imediat selectata. Ca alternativa, se poate selecta intregul tabel.

Optiunea Match (comparare) stabileste daca sirul cautat trebuie sa reprezinte intreg campul (Whole Field) sau doar o parte a acestuia (Any Part of Field).

Optiunea Whole field da rezultatul dorit numai in cazul in care continutul campului si cel al campului de cautare se potrivesc exact. Daca nu se cunoaste exact continutul campului, se recomanda alegerea optiunii Any Part of Field.

Exemplu:

In tabelul Adrese studenti, din baza de date Aplicatie indrumar, se cauta datele studentului cu numarul matricol 4224. Rezultatul este vizualizat in figura de mai jos.

2. Sortarea - este activitatea prin care datele unui tabel pot fi aranjate crescator sau descrescator, prin marcarea prealabila a coloanei care serveste drept criteriu de sortare. Prin butoanele Sort Ascending si Sort Desscending toate inregistrarile tabelului sunt aduse in noua ordine.

2.2 Activitatea de filtrare

Filtrarea este activitatea prin care se selecteaza, din totalitatea datelor, numai acelea care au anumite proprietati. Aceste criterii trebuie sa fie stabilite de catre utilizator.

Filtrele pot fi:

simple - aplicate direct in tabel sau formular

complexe - in cadrul carora trebuie indeplinite simultan mai multe criterii; se recomanda utilizarea lor prin intermediul interogarilor (Lucrarea nr. 12).

In ceea ce priveste prima categorie, Microsoft Access dispune, in principiu, de trei tipuri diferite de filtre care pot fi utilizate intr-un tabel: Filter by Selection, Filter Excluding Selection si Filter For. Meniul din care se poate selecta unul din cele trei filtre se deschide printr-un clic cu butonul drept al mouse-ului pe un camp de date din tabel.

a)  - Filter by selection: un asemenea filtru selecteaza dintr-o multime de date, toate datele care corespund selectiei marcate (in acest caz UIP); sunt afisate numai inregistrarile care au UIP in coloana Sectia.

Prin urmare, prin acest exemplu se pun la dispozitie datele studentilor de la sectia UIP, rezultatul filtrarii fiind urmatorul tabel:

b) 
- Filter Excluding Selection: acest filtru retine din multimea de date pe acelea care nu corespund selectiei marcate.

In exemplul de mai sus raman datele din tabelul urmator:

c) - Filter For: acest filtru cere utilizatorului introducerea unui criteriu in campul corespunzator. In tabelul filtrat sunt afisate numai inregistrarile care corespund respectivului criteriu.

De exemplu, daca se doreste afisarea studentilor din grupa 1401, criteriul introdus este cel din figura alaturata iar rezultatul filtrarii este cuprins in tabelul de mai jos.

Criteriile filtru pot fi si foarte complexe, asa cum se arata in exemplele urmatoare:

Observatii:

Se poate folosi steluta (*) ca semn pentru rezervarea de locuri variabilelor din sirurile de caractere;

Se pot combina si mai multe filtre de la care tabelele filtrate sunt supuse altui filtru;

Indepartarea filtrului creat, in scopul reprezentarii tuturor inregistrarilor din tabel, se face prin alegerea din meniul de context a optiunii Remove filter/Sort.

3 Modul de lucru

Se deschide tabelul Adrese studenti din baza de date Aplicatie indrumar.

Se cauta in coloana Nume studentul "Panaitescu".

Care este prenumele studentului "Dinescu"?

Cati studenti sunt din judetul Brasov (Coloana Judetul)?

Ce oras are codul postal 1543?

Cati studenti sunt inregistrati la sectia UIP, cati la MIAIA si cati la MF?

Se sorteaza crescator tabelul dupa numele de familie (coloana Nume).

Se inchide tabelul Adrese studenti.

Se deschide formularul Rezultate studenti.

Se adauga 5 inregistrari complete, la alegere.

Se inchide formularul si se deschide tabelul Rezultate studenti.

Se ordoneaza tabelul crescator dupa media de admitere.

Se inchide tabelul.

Se deschide tabelul Adrese studenti.

Folosind optiunea Filter by Selection, se filtreaza toti studentii care locuiesc in judetul Brasov.

Se filtreaza, intr-un pas urmator, toti studentii care au domiciliul in localitatea Brasov.

Se indeparteaza toate filtrele.

Se intrebuinteaza un filtru care sa afiseze numai numerele de telefon care incep cu "+40 268".

Se indeparteaza din nou filtrul.

Se listeaza studentii al caror nume incepe cu litere cuprinse intre "I" si "Z".

Se listeaza numai studentii al caror nume incepe cu "M".

Se indeparteaza toate filtrele.

Se inchide tabelul fara a salva. Se inchide baza de date.